METODOLOGA CAMBIO

ORGANIZACIONAL

Actualizacin 04
(2013/10/18)

MANEJO DE IMPACTOS
ORGANIZACIONALES
Elaborado por:

Revisado por:

CHANGE AMERICAS

Ricardo Montoya
Director Acadmico

CONTENIDO

CONTENIDO ..................................................................................................................................... 1
1.

MATRIZ DE IMPACTOS ............................................................................................................ 3

2.

RESPONSABLE........................................................................................................................... 4

3.

ENTREGABLES ........................................................................................................................... 5
3.1.

Matriz de anlisis ........................................................................................................ 5

3.2.

Matriz de priorizacin de impactos ...................................................................... 5

3.3.

Mapa de ruta de impactos ..................................................................................... 5

4.

FLUJO DE TRABAJO ................................................................................................................. 6

5.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA .......................................................................................... 7

CMO NAVEGAR EN ESTE DOCUMENTO

Reconocimiento de conos.
A lo largo de este manual, usted encontrar una serie de
conos que le indicarn una accin concreta, estos son:

Para Recordar: Le comunica algo que debe comprender y memorizar,

ya que le va a ser importante tenerlo en cuenta posteriormente.

Recomendacin: Da una directrz especfica a tener en cuenta para

incrementar la efectividad de su ejecucin

Recurso externo: ndica que ese apartado o seccin del

documento, tiene un recurso anexo que debe emplear o cosultar
(archivo externo).

Para Reflexionar: Le sugiere una o varias preguntas para que usted se

auto-evale.

Cmo est estructurado

el manual? Cules son sus
conos?

1. MATRIZ DE IMPACTOS
Un impacto es el efecto que produce un cambio en la
organizacin. El objetivo del anlisis de impactos es preparar a
la organizacin para recibir dicho cambio.
El anlisis de impactos debe tener en cuenta el identificar esos
cambios y analizar el impacto que producirn en la
organizacin para definir qu acciones deben realizarse
antes, durante y despus de la salida en vivo de dicho
cambio.
Este anlisis busca pronosticar lo que pasar con las personas,
los recursos y la tecnologa de cualquier proyecto, y as
generar planes de accin concretos para el xito del mismo.
La metodologa de trabajo parte del modelo de comparacin
de la situacin actual con la situacin futura y se identifican
las brechas a superar (Impactos).

Existen los siguientes tipos de impactos:

Tenga en cuenta que:

Organizacin y Estructura
Se refiere a impactos macro en la estructura
organizacional, como por ejemplo en organigrama, reas,
dependencias, subcontratistas, dnde se requiera hacer
cambios.
Roles, perfiles y competencias
Se refiere a impactos ms especficos que abarquen
cargos o personas en relacin a cambios que impacten su rol
o carta descriptiva.
Tecnologa e infraestructura
Impactos que pueda tener la plataforma tecnolgica o la
infraestructura fsica y que requiere se informe para realizar un
anlisis tcnico de requerimientos.
Datos Informacin y Tiempo
Se refiere a impactos relacionados con informacin
adicional a la que se viene trabajando para interactuar con el
sistema, informacin valiosa adicional de salida del sistema o
tiempos de proceso que varan de manera importante.
Documentos
Se refiere a impactos relacionados con documentos tanto
fsicos como digitales y estndares de calidad que se deben
unificar.
Polticas y toma de decisiones
Se refiere a cambios en polticas y normatividades propias
de la organizacin.
Resistencia al cambio
Permite identificar quienes se pueden ver afectados
significativamente por el cambio en el proceso.
Mercados y Clientes
Cambios en la relacin con los clientes o cambio con
algn mercado potencial.
Productos y Servicios
Cambios en el portafolio de productos y servicios de la
compaa.

2. RESPONSABLE
Lder de impactos.

3. ENTREGABLES
3.1.

Matriz de anlisis

Submatriz que compone la Matriz de Impactos en la cual

se especifican los impactos:

Organizacin y estructura
Roles, perfiles y competencias
Tecnologa e infraestructura
Datos, informacin y tiempos
Documentos
Polticas y toma de decisiones
Resistencia al cambio
Bienes/servicios
Mercados/clientes

3.2.

Matriz de priorizacin de impactos

Esta es una submatriz de la Matriz de Impactos, diseada

para modelar todos los impactos que se producen por el
cambio deseado.
La herramienta le permitir al equipo de proyecto cuantificar
el cambio.
3.3.

Mapa de ruta de impactos

Hace parte de la Matriz de Impactos y tiene como objetivo

hacer el seguimiento sobre los impactos identificados en la
ruta de impactos de la herramienta, para valorar su avance
(expresado en porcentaje) y generar informes que permitan
ajustes.

4. FLUJO DE TRABAJO

5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Un impacto es un efecto general, positivo o negativo,

producido directa o colateral por un proyecto o
programa.
Los impactos no son riesgos, pero se pueden convertir
en riesgos si no se hace un plan de accin adecuado
para la salida en vivo.
El levantamiento de impactos se hace desde los
procesos y posterior a ello desde las transacciones y/o
procedimientos, que es donde se evidencian las
necesidades que arroja cada proceso para la salida en
vivo.
Al identificar impactos se debe analizar toda la cadena
de valor de la organizacin.
El impacto mide el grado de influencia interna y
externa que puede tener la ejecucin de un proyecto
o un cambio en una compaa.
Se recomienda analizar tambin los impactos a nivel de
clientes y proveedores
Actualizar el estado de avance de cada impacto,
cada vez que realice el seguimiento de avance de
actividades.
Para un adecuado monitoreo de actividades se
recomienda realizar el seguimiento como mnimo 1 vez
al mes.
Los lderes de procesos son quienes identifican los
impactos, ya que conocen sus procesos y cmo
quedarn con el cambio deseado. Se deben apoyar
en los documentos de rediseos de procesos.
El taller de impactos permite al usuario funcional
entender sub procesos e integraciones con otros
procesos.
Cada rea impactada debe tener conocimiento de los
cambios nuevos
El taller de impactos evidencia nuevas actividades o
procesos que no existan antes en las entidades.
Los impactos necesitan ser redactados como planes de
accin con un verbo de accin en infinitivo.
Al levantar la matriz de impactos, la definicin NO SE
es aceptada pues genera un plan de accin.
Es la gerencia del proyecto quien decide qu hacer
con cada impacto y a quin se debe comunicar.
No olvide el principio KISS (Keep it simple and short /

Mantngalo simple y concreto).