Curso 2010 JuFF

JULIO ERIC GONZALEZ PEREZ
COLEGIO DE BACHILLERES DE CHIAPAS PLANTEL 11
CURSO
MIICROSOFT
CURSO WORD 2010
INDICE
GENERAL
UNIDAD
NUM.
PAGI
NA
1.-Mi Primer Documento
2.-El Entorno Word 2010
14
3.-Edicin Bsica
23
4.-Guardar y abrir documentos
46
5.-Ortografa y gramtica
56
6. -Formato del documento
67
7. Estilos
91
8.- Diseo de pgina
106
9. -Impresin
119
10. -Tablas
129
11.-Imgenes y grficos
143
INFO. TOTAL EN AULACLIK
12. Organigramas y diagramas
161
13. Plantillas
177
14. Combinar correspondencia
188
15. Esquemas
213
16.- Documentos Maestros
223
17. Tablas de contenidos, de

ilustraciones e ndices
233
18. Marcadores, referencias cruzadas 252
y notas al pie
19. Seguridad
264
20. Macros
274
21. Compartir documentos
286
22. Word e internet
305
23. Pginas web con Word
315
24. Publicar en un blog con Word
327
Unidad 1. Mi primer documento (I)

Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2010,
si has utilizado alguna versin anterior puedes pasar a la Unidad 2. Aqu
aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te dars cuenta de
lo fcil que es Word 2010 y esperamos que te animes a seguir el resto del
curso.
Si no conoces funciones bsicas tales como manejar el ratn, el teclado o las

ventanas aqu puedes aprenderlas
1.1. Arrancar Word 2010

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2010 es, obviamente,
arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el men Inicio.

Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla y desde l se pueden arrancar prcticamente
todos los programas que estn instalados en el ordenador.
Al hacer clic sobre el botn Inicio

se despliega un men parecido al que
ves en la imagen. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versin de
Windows.
Pero sea como sea tu men, vers la opcin Todos los programas que al
desplegarse mostrar una lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador. Frecuentemente los programas se organizan en carpetas. La
carpeta llamada Microsoft Office contendr la opcin que buscamos: Microsoft
Office Word 2010.
Desde un acceso directo en el escritorio:

Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2010, haz doble clic sobre l
para iniciar el programa.
Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa

Word en el men Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con
el botn derecho del ratn sobre l. Se desplegar el men contextual. Sita el
cursor sobre la opcin Enviar a y selecciona Escritorio (como acceso directo).
Tambin es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de
tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa arranca
automticamente para permitirte visualizarlo.
En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word
. No
es necesario que las aprendas todas, con que sepas que tienes las opciones a
tu disposicin es suficiente.
Es conveniente que vayas poniendo en prctica lo que aprendes a la vez que
sigues el curso. Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas
a la vez: la del curso y la de Word. Si no sabes cmo alternar rpidamente
entre distintas ventanas o cmo asignar media ventana a cada programa, aqu
te lo explicamos
1.2. El primer texto
Al arrancar Word 20
10 aparece una pantalla inicial como sta.
En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo
en algunas cosas.
En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del ttulo. En ella
aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2010 sin abrir ningn documento, por defecto nos
abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer documento, y aprenders cmo
corregir los pequeos errores y cmo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de
lnea se realizan automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres
realizar un cambio de lnea de forma explcita, debers utilizar la tecla INTRO
(tambin se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande
situada en la zona derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo
suele ser una flecha con la forma que indica que baja la lnea y se sita al
principio de la siguiente (a la izquierda).
Una pequea barra vertical parpadeante es la que marca tu posicin en el

texto. Se llama punto de insercin, porque all donde est situada es donde se
introducir el texto que teclees. Observars que va avanzando segn vas
escribiendo.
No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn.
- El cursor tiene esta forma
cuando est dentro del rea de texto,
- esta otra cuando est encima de los mens, e incluso puede tomar otras
formas que iremos viendo ms adelante.
Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas
las teclas de direccin del teclado, mueves el punto de insercin.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en
ordenador tiene la ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto
disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima
de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla

RETROCESO una vez para que retroceda una posicin borrando la ltima letra
tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguir borrando letra tras letra hasta
que la sueltes, as que utilzala con cierto cuidado para controlar su efecto.
- Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito unas
cuantas letras ms. En ese caso no sera factible que borraras toda la frase por
un error que est al principio de la misma. Lo normal es que desplaces el punto
de insercin hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con
las flechas del teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del
teclado, cerca de la tecla INTRO.

- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de l, lo
mejor es hacer clic tras la letra que queremos borrar.
Es importante que lo hagas de esta forma por cuestin de tiempo. Dejar el
teclado para coger el ratn y hacer clic supone una prdida de tiempo, por lo
que slo utilizaremos el ratn en los casos en que el desplazamiento con
teclado nos vaya a costar ms.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la
derecha del punto de insercin.
Unidad 1. Mi primer documento (II)
1.3. Guardar un documento
Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si

apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando
Guardar quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un dispositivo
externo, como una memoria usb) de forma permanente.
Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas
CTRL+G y aparecer una ventana similar a esta.
Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres

guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que contendr
tu documento.
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone
Notas escolares.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de Word,
que ya viene escrito por defecto.
- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por
defecto normalmente se guardarn en la carpeta Mis documentos. Pero
siempre podrs elegir otra carpeta o incluso, como comentbamos, guardarlo
en un disco extrable.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn
Guardar. La barra de ttulo indicar el nombre que le hayas dado en lugar de
Documento1.
En la Unidad 4 veremos con ms profundidad todo lo que referente a guardar
documentos.
1.4. Cerrar documento
Despus de guardar un documento, Este contina en

nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l. Una vez que hemos
acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa
, y luego hacer clic
en Cerrar. Si hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la
ltima vez que lo guardamos, nos preguntar si queremos guardar los cambios;
contestar que S. Al cerrar el documento veremos cmo Este desaparece de la
pantalla y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto,
permitindonos crear un nuevo documento o abrir uno existente.
Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicacin Word, lo veremos
ms adelante.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio paso a
paso: Crear y guardar documento
1.5. Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello
hacer clic en la pestaa
y seleccionar la opcin Abrir, o bien pulsar las
teclas CTRL+A. Aparecer una ventana similar a la que vemos aqu.
Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de

seleccionar haciendo clic sobre l (quedar marcado de color azul) y luego
pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento es
haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en
nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que estn en la misma carpeta
que nuestro archivo Notas escolares. Pero tambin podra haber subcarpetas
que nos ayuden a organizarlos. Las carpetas tienen el siguiente icono y
hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o
subcarpetas) que contienen.
Otra forma de abrir archivos es mediante el listado de los ltimos
documentos utilizados, que encontraremos en Archivo > Reciente.
Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer
doble clic sobre l ser suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.
1.6. Cerrar Word
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello,
escogeremos la opcin
en el men Archivo. La forma de
proceder es la misma que cuando cerramos un documento, es decir, que
tambin nos preguntar si conservar los cambios no guardados. La diferencia
es que se cerrarn todos los documentos abiertos, en caso de que
estuvisemos trabajando con ms de uno.
Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.

Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la
mayora de ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior
derecha del programa.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar este ejercicio
paso a paso: Abrir y cerrar documentos
Ejercicios unidad 1: Mi primer documento
En este primer tema hemos practicado con ejercicios paso a paso las
operaciones bsicas para trabajar con documentos de Word. Tambin
hemos visto un video demostrativo de cmo hacerlo. A continuacin te
planteamos unos ejercicios muy similares para que intentes resolverlos
por tu cuenta.
Ejercicio 1: Escribir y guardar documentos
a) Escribir un documento.
Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto: Microsoft Word es
un programa de edicin de textos que me permite crear cualquier tipo de
escrito. Con l es muy sencillo dar una apariencia profesional a un
documento.
Luego, modifica el texto "es un programa de edicin de textos" por "es un
editor de texto". Recuerda utilizar las distintas formas de mover el punto de
insercin, con el ratn y con las flechas del teclado.
Por ltimo, convierte el punto y seguido en un punto y a parte de forma que
cada frase quede en una lnea distinta.
b) Guardar un documento.
Guarda el documento anterior con el nombre apuntes. Es recomendable que
a lo largo del curso utilices siempre la misma carpeta para guardar los
ejercicios, por ejemplo en Mis documentos.
Cierra el documento, pero no cierres Word.
Evaluacin 1: Mi primer documento
Slo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que
consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la
solucin.
Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.
1. Cmo sabemos el nombre del documento que tenemos abierto?
a) Mirndolo desde el Explorador de Windows.
b) Si no lo hemos guardado, no podemos saberlo.
c) Leyndolo en la barra de ttulo.
d) Leyndolo en la barra de estado.
2. El nombre del archivo...

a) Debe guardar la siguiente estructura: Documento1, Documento2...
b) Debe ser el nombre del autor del documento.
c) Puede ser cualquier texto que elijas. Normalmente representa el
contenido.
d) Es opcional, un archivo no necesita tener nombre necesariamente.
3. El punto de insercin es...

a) La forma que toma el cursor cuando estamos en la zona editable.
b) La forma que toma el cursor cuando estamos en la cinta de
opciones.
c) El icono que representa la posicin en que se introducir el texto
que se teclee.
d) Todas las opciones son ciertas.
4. El punto de insercin se mueve...

a) l solo, automticamente al escribir.
b) Si nosotros lo cambiamos de lugar, mediante las teclas de
direccin.
c) A y B son ciertas.
d) A y B son falsas.
5. La tecla INTRO se utiliza para...

a) Introducir texto.
b) Introducir tablas.
c) Introducir imgenes.
d) Hacer un retorno de carro.
6. La tecla RETROCESO se utiliza para...

a) Mover el punto de insercin hacia atrs, es decir, desplazarnos por
el texto.
b) Pasar a la pgina anterior.
c) Mover el cursor hacia la izquierda.
d) Borrar la letra situada a la izquierda del punto de insercin.
7. La tecla SUPR (suprimir) se utiliza para...

a) Borrar la letra situada a la derecha del punto de insercin
b) Suprimir una hoja.
c) Suprimir un documento abierto.
d) Todas las respuestas son falsas.
8. La pestaa Archivo contiene las opciones Salir y Cerrar, qu diferencia hay

entre ellas?
a) Cerrar cierra Word y Salir te permite salir del documento que tienes
abierto.
b) Salir cierra Word y Cerrar te permite cerrar el documento que tienes
abierto.
c) Salir slo te permite cerrar Word si no hay ningn documento
abierto.
9. Al Guardar un documento deberemos tener en cuenta...

a) El nombre que le vamos a dar, para encontrarlo posteriormente.
b) La carpeta en que lo vamos a guardar, para encontrarlo
posteriormente.
c) El tipo en que se guarda, que deber ser de tipo Word para poder
editarlo posteriormente con el mismo programa.

d) Todas las respuestas son ciertas.
10. Podemos guardar con las teclas...

a) CTRL+S.
b) CTRL+G.
c) ALT+F4.
d) ALT+G.
Unidad 2. El entorno de Word 2010 (I)

Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2010.
Aprenderemos cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin
veremos cmo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en
disposicin de empezar a crear documentos en el siguiente tema.
2.1. Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:
La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para

cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes
tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser
idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te

vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente
las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos trminos.
Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.
1. La barra de herramientas de acceso rpido
contiene,
normalmente, las opciones que ms frecuentemente se utilizan. stas son
Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para
recuperar la accin que hemos deshecho). Es importante que utilices con
soltura estas herramientas, ya que lo ms frecuentente cuando trabajamos,
pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rpido,
visita el siguiente avanzado donde se explica cmo hacerlo
2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del

documento abierto que se est visualizando, adems del nombre del
programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno
Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se
trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para
realizar acciones en Word. Se organiza en pestaas que engloban categoras
lgicas. La veremos en detalle ms adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no
cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos nicamente la vertical, si la
hoja fuese ms ancha que la ventana, tambin veramos una barra de
desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para
apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada
ser el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al
lado, arrastrndolo.
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del
documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa
que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimir.
7. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el
nmero de pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando.
Podremos modificar esta informacin si hacemos clic sobre ella, ya que
normalmente se trata de botones realmente.
Si quieres puedes visitar el siguiente bsico sobre las barras de Word
Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso

a paso: Elementos de la pantalla
2.2. La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque
contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.
Vemosla con ms detalle.
Las herramientas estn organizadas de forma lgica en pestaas o fichas

(Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo,
en la imagen vemos la pestaa ms utilizada, Inicio, que contiene los grupos
Portapapeles, Fuente, Prrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer
referencia durante el curso a la opcin Copiar, la nombraremos como Inicio >
Portapapeles > Copiar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su
correspondiente nombre de pestaa.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo
botn en su esquina inferior derecha. Este botn abre un panel o cuadro de
dilogo con ms opciones relacionadas con el grupo en cuestin. En la imagen,
por ejemplo, el cursor est situado en el botn que abre el panel Portapapeles.
En el grupo Fuente abriramos el cuadro de dilogo Fuente, y as
consecutivamente.
Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un

comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestaas
nicamente cuando son tiles, de forma que el usuario no se vea abrumado
por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla
no estar visible de entrada, nicamente se mostrar si insertamos una tabla
en nuestro documento y la seleccionamos.
sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en
algn momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma
manual, podremos hacerlo desde el men Archivo > Opciones > Personalizar
Cinta. Si quieres ver con detalle cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado de
personalizacin de la cinta de opciones
. Adems, si acostumbras a
personalizar los programas que utilizas es posible que tambin te interese

aprender cmo exportar e importar la personalizacin del entorno
En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al

programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa
opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para
disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el
momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes
mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que
encontrars en la zona derecha superior
2.3. La ficha Archivo
La pestaa Archivo se encuentra destacada en color azul, por qu?
Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la

modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bien
opciones referentes a la aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta
pestaa, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que
Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar a parte. Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha
como las que hemos visto, con agrupaciones. Estn situadas en forma de men
vertical. Esta pestaa equivala al botn Office en la versin Word 2007, y en
versiones anteriores era el men Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto
a sus orgenes, pero con un diseo mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
Tambin puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma
Reciente y Salir de la aplicacin. Las opciones Informacin, Imprimir y
Compartir las veremos ms adelante.
Contiene dos tipos bsicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque tambin
pueden mostrar un cuadro de dilogo que nos pide ms informacin para
realizar la accin.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeo
recuadro azul que no ocupa todo el ancho del men.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y
Salir.
- Opcin que despliega una lista de opciones.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul
que ocupa todo el ancho del men. Al hacer clic, quedan coloreados con un
azul ms intenso, de forma que sepamos qu informacin se est mostrando
en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Informacin, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaa o pulsar la tecla ESC.
a paso: Cinta de opciones y ficha Archivo
2.4. Ayuda de Word
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda en Microsoft Word.

Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el
interrogante de la zona superior derecha
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana
de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Tambin, como ya has visto, dispones de la opcin Ayuda en la pestaa
Archivo.
Sea cual sea el mtodo que utilices para acceder a la documentacin,

acceders a unaventana como la de la imagen.
En ella encontrars un men superior con diversos botones

.
- Botones bsicos de navegacin: Adelante, Atrs, Detener y Actualizar. Y la
opcin para volver a la pgina de Inicio.
- Y botones de accin que te permitirn Imprimir o Cambiar tamao de fuente,
que te ayudar a ver ms grandes (o pequeas) las letras de la
documentacin.
Pero posiblemente las opciones que ms te ayuden a la hora de explorar el
contenido de la documentacin sean:
1. Buscar. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa.
Nos mostrar una lista con los temas relacionados con el texto introducido, la
cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en Internet.
2. Mostrar tabla de contenido para examinar los artculos disponibles en una
especie de ndice que se mostrar en un panel lateral.
a paso: Ayuda de Word
Ejercicio 2: Abrir y cerrar documentos

a) Abrir un documento.
Abre el archivo apuntes que acabas de crear.
Ahora vuelve a convertir el punto y a parte en un punto y seguido.
b) Guardar un documento.
Cierra Word, guardando los cambios.
Puedes consultar aqu las soluciones propuestas.
Si no te han quedado totalmente claros estos procedimientos, repite el ejercicio
tantas veces como sea necesario para adquirir soltura. A lo largo del curso
debers ir trabajando con archivos y saber crearlos, guardarlos, recuperarlos
(abrirlos) y cerrarlos es la base imprescindible.
Ejercicios unidad 2: El entorno de Word

2010
Ejercicio 1: Identificar los elementos
Inicia Word e identifica los siguientes elementos: barra de herramientas de
acceso rpido, barra de estado, barra de ttulo, cinta y zoom.
Ejercicio 2: Vista Backstage
Qu es la vista backstage y dnde la encontramos?
Ejercicio 3: Ayuda de Word
Utiliza la ayuda para averiguar cmo guardar un documento en Word.
Puedes consultar aqu las soluciones propuestas
Evaluacin 2: El entorno de Word 2010

solucin.
1. La barra de acceso rpido se caracteriza por...
a) Disponer de atajos de teclado para ejecutar sus comandos.
b) Ser la nica barra personalizable de Word, permitindonos cambiar
sus botones.
c) Disponer de unos pocos botones de uso frecuente.
d) Variar en funcin de la versin de Windows del equipo.
2. Las barras de desplazamiento sirven para...

a) Desplazar el punto de insercin.
b) Desplazar el documento y ver el contenido que no cabe en la
ventana.
c) Desplazar la ventana de Word con respecto a la pantalla.
d) Desplazar la ventana de Word con respecto a otras ventanas
abiertas.
3. La herramienta Zoom nos permite...

a) Cambiar el tamao del texto, es decir, la fuente del documento.
b) Cambiar el tamao de la hoja para la impresin.
c) Cambiar el tamao de una imagen del documento.
d) Ver ms grande o ms pequeo el documento (acercar/alejar) sin
cambiar realmente su tamao.
4. La barra de Vistas permite...

a) Visualizar el documento de acuerdo con su finalidad. Lo habitual
ser verlos en vista de impresin, ya que esto dibujar una hoja con el tamao
de papel (por defecto DINA4).
b) Visualizar el documento en distintas perspectivas.
5. Dos reglas, una vertical y una horizontal, nos ayudan a ajustar los mrgenes
o alinear objetos.
a) S, as era en versiones anteriores, pero en Word 2010 se han
eliminado. Ahora estos ajustes se realizan de forma distinta con herramientas

especficas.
b) S, pero para utilizarlas deberemos mostrarlas antes, si no se
encuentran activas.
c) No, no existen tales reglas.
6. La cinta de opciones...
a) Es la que contiene todas las herramientas y acciones que se pueden
realizar en Word.
b) Se puede ocultar o mostrar, segn nos convenga.
c) Contiene opciones que son accesibles desde el teclado, sin
necesidad de utilizar el ratn.

7. Supongamos que te pido que pulses Inicio > Fuente > Negrita en la cinta de
opciones, qu significar?
a) Que debes hacer clic en los botones Inicio, fuente y negrita, en ese
orden.
b) Que debes hacer clic en la opcin Fuente, siempre y cuando las
opciones Inicio y Negrita estn activas.

c) Que debes hacer clic en la opcin Fuente, que est entre las
opciones Inicio y Negrita.

d) Que debes hacer clic en la opcin Negrita, situada en el grupo
Fuente de la pestaa Inicio.
8. La pestaa Archivo forma parte de la cinta de opciones, pero tiene una

estructura distinta al resto de pestaas.
a) Verdadero.
b) Falso.
9. Los comandos inmediatos de la pestaa Archivo despliegan, en ocasiones,

un cuadro de dilogo.
a) Verdadero.
b) Falso.
10. Word incluye documentacin con diversos artculos que te ayudarn a

comprender y utilizar el programa. Cmo se accede a ella?
a) nicamente desde la pgina web de Microsoft.
b) Desde un botn con forma de interrogante o la tecla F1.
c) Desde un botn con forma de exclamacin o la tecla F11.
d) Todas las respuestas son falsas, porque Word 2010 no incluye
documentacin de usuario
Unidad 3. Edicin bsica (I)

Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cmo desplazarnos,
seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. Tambin veremos cmo buscar

y reemplazar palabras y las distintas formas de ver un mismo documento.
3.1. Introduccin de datos
Hemos visto que escribir nuestro primer documento bsicamente se trata de
teclear el texto y controlar siempre dnde est situado el punto de insercin.
En este apartado vamos a ver algunas consideraciones tiles a tener en
cuenta, dejando de lado las cuestiones estticas y de formato que veremos
ms adelante.
En el documento podemos definir qu texto es el ttulo, cul el subttulo, y
cul los prrafos de contenido. sta distincin no es nicamente esttica, sino
que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a
la larga nos ayudar en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado
siempre es ms sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior
creacin de ndices.
Desde la pestaa Inicio> grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos
permite elegir el tipo de texto que vamos a introducir.
De este modo, si pulsas Ttulo 1 y a continuacin escribes algo, se considerar

que el texto introducido es un ttulo. De alguna forma es como etiquetar cada
uno de los elementos del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumir que quieres cambiar de elemento y pasar al
formato Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir
insertar un Ttulo 2 (que supone un nivel ms bajo en la jerarqua estructural)
para incluir un subttulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como prrafo, debers
elegir el estilo Prrafo.
Veremos en detalle los estilos ms adelante.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se
contenga dentro de unos mrgenes y pasa a la lnea inferior cuando alcanza el
margen derecho. Pero conviene saber que, si algn momento quieres realizar
un salto de lnea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinacin de
teclas MAYS+INTRO.
A primera vista el resultado ser el mismo que si pulsaras simplemente
INTRO, pero no es as. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de
lnea, sino la intencin de empezar un nuevo prrafo. En tus inicios esto
carecer de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato
estableciendo una distancia entre prrafos concreta o utilizando la sangra, s
que puede afectar al resultado final.
Los saltos de pgina se insertan automticamente cuando llegamos al

margen inferior de una pgina y seguimos escribiendo. Tambin se pueden
insertar de forma manual si queremos pasar a la pgina siguiente aunque no
hayamos llegado al final, desde la pestaa Insertar> grupo Pginas> opcin
Salto de pgina.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en
bloques mediante saltos de lnea o mediante prrafos. La encontrars en la
pestaa Inicio> grupo Prrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el
documento se llenar de marcas como las que ves en la imagen.
En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando

MAYS+INTRO para realizar un salto de lnea. Luego, hemos continuado
escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar un
prrafo nuevo.
Fjate que, adems de los saltos de lnea y los cambios de prrafos tambin se
muestran otros smbolos como un punto medio que seala que hay un espacio
separando las palabras, o una marca de salto de pgina.
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botn.
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que estn
inicindose en la utilizacin de Word es saber cmo afrontar las acciones que
Este realiza sin previo aviso ni autorizacin. Por ejemplo, si tratas de escribir
una nota aclaratoria y empiezas un prrafo con el asterisco (*) y a continuacin
un espacio y texto:
Word automticamente dar por sentado que lo que quieres hacer es crear una
lista, y que ests utilizando el asterisco como vieta.
Esto tiene varias implicaciones. El asterisco ser substituido por un punto y el

texto tendr una tabulacin, por lo que no estar al mismo nivel que el resto.
En estos casos, deberemos pulsar el pequeo icono flotante en forma de rayo

que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegar un men que nos permitir
deshacer la accin de Word si va en contra de nuestros intereses.
Pero Word no sirve nicamente para introducir texto. Se puede insertar

dibujos, fotografas, logotipos, tablas, grficos y muchos otros objetos que
enriquecern el documento. Cmo hacerlo lo iremos viendo a lo largo del curso.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso:
Introduccin de datos
3.2. Insertar smbolos
Insertar texto no tiene secreto, nicamente hay que escribirlo, pero qu
ocurre si queremos insertar algn smbolo o un carcter especial? O si
queremos insertar ecuaciones matemticas?
En tal caso deberemos ir a la pestaa Insertar > grupo Smbolos.
El botn Ecuacin nos permitir acceder a una herramienta especfica que

facilita la insercin de ecuaciones. Si deseas aprender cmo introducir
ecuaciones y frmulas en el siguiente avanzado te explicamos cmo utilizar el
editor.
Desde el botn
3.3. Desplazarse por un documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad
para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el
lugar donde vamos a efectuar la modificacin.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en
una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la
parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que
existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en
cada momento.
Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word
es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica
dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic,
el punto de insercin se colocar en ese lugar.
Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de
insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo
desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al
final de la lnea y la tecla INICIO al principio de la lnea.
Combinacin de teclas:
Para desplazarse
Presione las teclas
Una palabra a la izquierda
CTRL + flecha izquierda
Una palabra a la derecha
CTRL + flecha derecha
Un prrafo arriba
CTRL + flecha arriba
Un prrafo abajo
CTRL + flecha abajo
Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla
completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El
tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina
la definimos nosotros.
Combinacin de teclas:
Para desplazarse
Presione las teclas
Una pgina adelante
CTRL + AvPg.
Una pgina atrs
CTRL + RePg.
Al principio del documento
CTRL + Inicio
Al final del documento
CTRL + Fin
Nota: En los teclados en ingls las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,
Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn
Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical
representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su
interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos
desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en
la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si
arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina
10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o tringulo de la parte
superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si
mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida
hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la
barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto
que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que
al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una
pgina arriba/abajo.
Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto

pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.
Las barras de desplazamiento horizontal.
Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra
vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento
hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos
frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.
Puedes ver cmo desplazarse a travs del documento utilizando un ratn con
rueda
Panel de navegacin.
En la pestaa Vista tenemos la opcin Panel de navegacin que nos muestra
una especie de ndice en un panel que se situar a la izquierda del documento.
Para verlo, deberemos tener activada su casilla de verificacin, como se
muestra en la imagen.
Este ndice se genera automticamente con los ttulos que vayas incluyendo en
el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese ndice nos desplazaremos a la parte del
documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocers esta
opcin con el nombre anterior: Mapa del documento.
Ir a.
Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incmodo realizar el
desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que ests trabajando
con un documento de 350 pginas y quieres ir a la pgina 170. Sera una
prdida de tiempo ir pgina a pgina. En esas ocasiones debemos utilizar la
opcin Ir a. La encontraremos en la pestaa Inicio> grupo Edicin > men
Buscar. Una forma ms rpida de ejecutar el comando es con las teclas
CTRL+G o haciendo clic en el texto Pgina Y de N de la barra de estado.
A la izquierda puedes seleccionar dnde quieres ir, y a la derecha especificar el

valor. La opcin ms habitual es Pgina, aunque tambin podras, por ejemplo,
elegir un Ttulo (definido como tal), un Comentario, etc.
Desplazarse por el documento
3.4. Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.),
previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar;
en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente
porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en
azul o negro).
Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado:

Ratn. Para seleccionar con el ratn hay dos mtodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y,
sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa
quedar seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que el cursor cambia de
forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar
seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado.
- Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el
grfico quedar enmarcado por un recuadro negro.
Teclado
Para seleccionar
Presione las teclas
Un carcter a la derecha
Mays. + flecha derecha
Un carcter a la izquierda
Mays. + flecha izquierda
Palabra a la derecha
Ctrl + Mays.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda
Ctrl + Mays.+ flecha izquierda
Hasta el final de la lnea.
Mays. + Fin
Hasta el principio de la lnea.
Mays. + Inicio
Una lnea abajo
Mays. + flecha abajo
Una lnea arriba
Mays. + flecha arriba
Hasta el final del prrafo
Ctrl + Mays. + flecha abajo
Hasta el principio del prrafo
Ctrl + Mays. + flecha arriba
Una pantalla abajo
Mays. + AvPg
Una pantalla arriba
Mays. + RePg
Hasta el final del documento
Ctrl + E
Opcin Seleccionar.
En la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Seleccionar, podrs desplegar un
men que te permitir, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una
vez.
3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra
forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se
indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Presione las teclas
Un carcter a la izquierda
Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda
Ctrl + Retroceso
Un carcter a la derecha
Supr
Una palabra a la derecha
Ctrl + Supr
Un truco: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella
para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta,
automticamente se borrar la palabra seleccionada y podremos seguir
escribiendo en su lugar la palabra correcta.
3.6. Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si
acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el
prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la
cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin
errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones:
La ltima accin realizada.
Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono Deshacer,
barra de acceso rpido.
de la
Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Las ultimas acciones realizadas.

Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer
,
aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en
esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el
cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que
podemos deshacer, por ejemplo, Escritura " seleccionado, pero " significa que
deshar todo el texto de la frase, partiendo de ese punto.
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer

, de la misma forma, podemos
rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en
cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda
bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en
cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.
3.7. Copiar, cortar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar;
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un
lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos.
Mediante el ratn y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio:
1. Seleccionar el elemento (carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar.

2. Hacer clic en el icono copiar o cortar,
3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.
Mediante ratn:
Vamos a ver varios mtodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el

botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin
donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.
2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn

derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir
a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir
la opcin copiaraqu.
Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: conMAY+flechas, seleccionamos letras,
(conMAY+Ctrl+flechas, seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar,
pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms
cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger
el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido,
puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta
forma disponemos de los ltimas 24 elementos que hemos copiado y en
cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas. Si quieres ver ms
sobre el manejo del portapapeles, puedes verlo aqu
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso:
Copiar y pegar
3.8. Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato
que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao
18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin embargo, en
ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara
en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones
de pegado.
Cmo se usan estas opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si
hacemos clic en ella se despliega una lista con las opciones que puedes ver en
esta imagen.
De izquierda a derecha, las opciones permiten:
- Mantener el formato de origen (opcin predeterminada).
- Combinar formato.
- Mantener slo texto, que copiar el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se
observa a continuacin.
En ella te permite elegir cmo pegar el elemento de entre distintos formatos.

Por ejemplo, podras convertir un texto que hayas copiado a objeto de tipo
imagen.
Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripcin de la accin que
realizar cada tipo de pegado, simplemente seleccionndolo en la lista
superior.
3.9. Buscar
Mediante el botn Buscar
podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin Buscar o
con la combinacin de teclas CTRL+B.
Se abrir el panel de Navegacin que ya hemos visto anteriormente en el

apartado Desplazarse por un documento. Este funcionamiento es algo distinto
del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.
En el cuadro de bsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el

trmino que queremos localizar y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscar por defecto en todo el documento,
excepto si hay una seleccin realizada. Si hay texto seleccionado buscar
nicamente en la seleccin.
Tambin es importante que tengas en cuenta que la bsqueda por defecto no
es sensible a maysculas y minsculas. Es decir, que si buscas el trmino
apartado, tambin considerar como resultado vlido Apartado. Si quieres que
tu bsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has escrito en la
caja de bsqueda, debers introducir el trmino entre comillas, as: "apartado".
En el ejemplo de la imagen no obtendramos resultados, puesto que las 5
coincidencias estn escritas con A mayscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarn los
trminos encontrados con un fondo amarillo. Adems, Word nos situar en la
pgina y posicin donde se encuentre la primera coincidencia. Lo distinguirs
porque la palabra, adems de encontrarse con fondo amarillo, tendr el fondo
de seleccin azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fcilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre
ella en el panel de Navegacin del lateral izquierdo. O bien, utilizando las
flechas arriba y abajo para ir pasando de una coincidencia a otra, en orden de
aparicin.
La mayora de veces ser suficiente con esta bsqueda, pero si necesitas
refinarla dispones de ms opciones de bsqueda que puedes consultar en el
siguiente avanzado:
3.10. Buscar y reemplazar

Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que
utilizar el botn Reemplazar
.
Podemos ejecutarlo desde la pestaa Inicio > grupo Edicin > opcin
Reemplazar, o con la combinacin de teclas CTRL+L.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo

Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la
palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos
permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre
automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero
de ocurrencias que ha reemplazado.
Buscar y reemplazar
3.11. Las vistas
Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento,

o lo que es lo mismo, la vista
. Tambin puedes hacerlo desde la
pestaa Vista > grupo Vistas de documento.
Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la

mayora de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no
se ven los grficos ni los encabezados y pies de pgina.
Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la pgina tal y

como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.
En la parte superior se aprecia la siguiente barra, con botones para

desplazarnos ms cmodamente por el documento:
En esta vista, como puedes apreciar, desaparecen todas las barras, reglas, y
elementos de diseo. El documento se visualiza en dos pginas por pantalla en
forma de libro.
Al hacer clic sobre el botn central que indica la pgina en la que se encuentra,
se abre un men que permite seleccionar las opciones de Ir a la ltima pgina
de lectura, Ir a la primera pgina o seleccionar exactamente el nmero de
pgina al que se desea ir.
Tambin podemos utilizar el botn Buscar, ver miniaturas de las pginas del
lado izquierdo y habilitar la opcin Panel de navegacin.
Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como
se vera desde un navegador como Internet Explorer o Firefox si lo
publicramos.
Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarqua de los

apartados que conforman el documento. Profundizaremos en esta vista a lo
largo del curso.
Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes,

para facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de lnea
que en la versin impresa, pero elimina elementos como los encabezados o
pies de pgina, que suelen ser ms retoques para la publicacin que contenido
til en un borrador.
3.12. Ver varios documentos a la vez
En la pestaa Vista encontramos el grupo Ventanas, que nos ayudar a decidir
cmo organizar las ventanas de Word en caso de que estemos trabajando con
ms de un documento a la vez.
El botn Cambiar ventanas despliega un men con el nombre de cada uno de

los documentos abiertos, permitindonos elegir cul queremos ver en primer
plano.
Al pulsar el botn Organizar todo se situar un documento sobre el otro,

permitindote ver los dos de forma simultnea. Solo una de las ventanas es la
ventana activa: la que tiene la barra de ttulo ms coloreada. En el ejemplo de
la imagen, la inferior.
Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer
clic dentro del rea de la ventana.
Podemos variar el tamao y la posicin de cada ventana a nuestro gusto:
- Para modificar el tamao hay que situar el cursor en el borde de la ventana y
arrastrarlo cuando tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e
inferior alterarn la altura, los bordes laterales la anchura y las esquinas
ambas.
- Para cambiar la posicin, arrastra la ventana desde su barra de ttulo.
3.13. Dividir la pantalla
Podemos crear una lnea de separacin dentro de un mismo documento,
pudiendo utilizar la zona superior y la inferior de forma independiente y
trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase.
Esta opcin es especialmente til en documentos extensos en que necesitamos
ver dos partes del mismo a la vez constantemente, pero que distan mucho
entre s. As nos evitamos tener que ir cambiando de pgina una y otra vez.
En la pestaa Vista > grupo Ventanas > Dividir encontramos la herramienta
que nos permite esta funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde
queramos insertar la separacin. No te preocupes mucho por ajustarlo, ya que
luego podrs arrastrarlo.
Si te fijas, estamos visualizando a la vez la primera y ltima pgina del

documento. Cada una de las divisiones tendr su propia barra de
desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de la cinta en cambio son
comunes para ambas y los cambios se apliarn all donde se encuentre el
punto de insercin o la seleccin.
Cuando hayamos incluido una divisin, el botn se convertir en Quitar divisin
y al pulsarlo de nuevo la podremos eliminar.
Ejercicios unidad 3: Edicin bsica

Ejercicio 1: Escribir y guardar documentos
Abre un documento en blanco y escribe el siguiente texto. Para ello, debers
utilizar los estilos predefinidos.
La pgina 1 contendr:
La pgina 2 contendr:
Utiliza las barras de desplazamiento para pasar de una pgina a otra y, en caso
de necesidad, desplzate por el documento como hemos visto a lo largo del
tema.
Para finalizar, guarda el documento con el nombre Fiesta.
Ejercicio 2: Buscar y reemplazar
Reemplaza el nombre Mara por Mara Prez. No lo hagas a mano, sino con la
herramienta de reemplazo.
Ejercicio 3: Deshacer
Deshaz la ltima accin, de forma que vuelva a llamarse Mara.
Ejercicio 4: Desplazarse
Incluye el nombre Mara Fernndez en la lista de personas que participan en el
regalo comn, en la pgina 2.
Evaluacin 3: Edicin bsica
solucin.
1. Cmo nos desplazamos por los distintos elementos y pginas del
documento?
a) Utilizando el teclado. Existen distintas combinaciones de teclas
(CTRL+tecla) que permiten el desplazamiento.

b) Utilizando las barras de desplazamiento.
c) Utilizando el panel de navegacin.
2. Cmo seleccionamos texto de un documento?

a) Utilizando el teclado. Existen distintas combinaciones de teclas
(CTRL+tecla) que permiten el desplazamiento.
b) Arrastrando el ratn de principio a fin del rango a seleccionar.
c) Haciendo clic o doble clic sobre el elemento a seleccionar.
d) Todas las respuestas son ciertas
3. Cundo ser necesario seleccionar un elemento del documento?

a) Para sealar sobre qu texto queremos aplicar una determinada
accin, que elegiremos posteriormente.

b) Para resaltar con un fondo azul las partes importantes del
documento.
4. Qu tecla debemos pulsar para borrar texto?

a) RETROCESO. Es la tecla que normalmente est sobre la tecla INTRO.
b) SUPR.
5. Ante la siguiente situacin: Ho la, en que el punto de insercin est a mitad

de palabra... Qu pasara si pulsaras la tecla SUPR?
a) Se borrara la letra o. El resultado sera Hla.
b) Se borrara la letra l. El resultado sera Hoa.
c) Se borrara toda la palabra.
d) No sucedera nada, porque SUPR slo funciona si el punto de
insercin est al principio o al final de la palabra, no a mitad.
6. Ante la siguiente situacin: Ho la, en que el punto de insercin est a mitad

de palabra... Qu pasara si pulsaras la tecla RETROCESO?
a) Se borrara la letra o. El resultado sera Hla.
b) Se borrara la letra l. El resultado sera Hoa.
c) Se borrara toda la palabra.
d) No sucedera nada, porque RETROCESO sirve para desplazar el
punto de insercin, no para borrar.
7. Para qu sirve la combinacin de teclas CTRL+Z?

a) Para deshacer la ltima accin realizada.
b) Para rehacer la ltima accin deshecha.
c) Para ir al final del documento.
8. Las vistas del documento permiten cambiar la forma en que se muestra en

pantalla, pero cul es la vista que vemos de forma predeterminada?
a) Diseo de impresin.
b) Lectura de pantalla completa.
c) Diseo Web.
d) Borrador.
9. Cuando seleccionamos un texto y pulsamos CTRL+C (Copiar) o CTRL+X

(Cortar), qu ocurre?
a) Que el texto pasa al portapapeles de Windows.
b) Que el texto pasa al portapapeles de Office.
10. Al lanzar una bsqueda, bien desde su botn, bien desde las teclas
CTRL+F, las coincidencias...
a) Se mostrarn en el Panel de navegacin.
b) Se resaltarn en el propio texto, coloreando su fondo.
Unidad 4. Guardar y abrir documentos

(I)
4.1. Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar

como... de la pestaa Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rpido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo
como el que ves a continuacin que te permite cambiar el nombre del archivo,
el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya haba sido
guardado, lo que hars ser guardar las modificaciones realizadas en l en un
archivo diferente. De este modo podrs conservar el original y la copia
modificada por separado.
- Al utilizar el comando Guardar (tambin CTRL+G) o el icono no se abrir

ningn cuadro de dilogo, simplemente se guardarn los cambios. A excepcin
de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso s que se abrir el
cuadro de dilogo para que elijas el nombre y ubicacin que quieras darle.
En funcin de la versin de Windows que utilices, la ventana ser de una forma
u otra. An as, aunque la esttica y botones cambien ligeramente, la base es
la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:
- Dnde se guarda
- El nombre del archivo

- El tipo del archivo
Veamos cmo elegir estos parmetros:
Dnde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay
dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso.
Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la
tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que est destinada por
defecto a guardar los documentos. Pero tambin se puede cambiar la carpeta
predeterminada.
La imagen de muestra est basada en el cuadro que se presentara en un
sistema Windows 7. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra
carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central,
haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO
para volver al nivel superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el ttulo superior, en la imagen
Bibliotecas>Curso aulaclic. Para ello, deberas pulsar la flecha negra que
separa cada nivel de carpetas y elegir en el submen en cul te quieres situar.
O bien pulsar la flecha que seala hacia abajo, a la derecha del todo de la
direccin, para abrir los sitios recientes.
Si quieres, puedes pulsar el botn Nueva carpeta para crear una carpeta nueva
donde guardar el archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en
vez de pulsar sobre la flecha, debers utilizar el desplegable Guardar en para
elegir la carpeta.
Para crear una nueva carpeta deberas utilizar el siguiente icono
Puedes ver con ms detalle cmo funcionan las unidades, carpetas y archivos
en Windows, y cmo se organiza su estructura en el siguiente bsico:
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o

documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen
las primeras letras del contenido del documento.
El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto ser Documento de Word, pero desde el men
despegable podemos elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el
formato PDF y as evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda editar.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma
carpeta, aparece un cuadro de dilogo avisndonos, ya que no es posible que
esto suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser
sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el
cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo
que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que
estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos
combinados en un solo archivo.
Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogo
Guardar como.
Herramientas.
Junto al botn Guardar encontrars la opcin Herramientas. Si haces clic en
ella, vers que se abre un men que te permite conectar a una unidad de red
para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu equipo. Tambin
puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web
y Comprimir imgenes.
La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de dilogo
tambin puede variar de las imgenes del curso a tu caso particular. Pero en
este caso no se debe a la versin de Windows, sino que es algo fcilmente
personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrar un submen que te permitir
seleccionar cmo visualizar los elementos. Dependiendo de tu versin de
Windows, las vistas disponibles sern unas u otras, pero las opciones son muy
similares:
A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows

7.
La vista ms til normalmente es Detalles, porque muestra listadas las
propiedades de los archivos (como su fecha de creacin o modificacin, etc) y
adems te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas propiedades,
haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de
dilogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te
quedes con la que ms te guste.
Guardar documento
4.2. Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando
Abrir de la pestaa Archivo. Tambin podemos hacerlo pulsando CTRL+A.
Normalmente lo nico que deberemos hacer es localizar el documento que

queremos abrir en la lista que se nos muestra, y hacer doble clic sobre l para
abrirlo.
Bsqueda del archivo dentro de una carpeta.
Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferencia
principal es que el cuadro Nombre y el desplegable de tipo de archivo actuan
de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma,
sino seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de archivo nos permite
acotar la bsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si escribimos v, se
desplegar una lista con los archivos que empiecen por v que te permitir
hacer clic en l directamente. sto es til en carpetas que contienen gran
cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastar escribirlo en el campo

Nombre del archivo y hacer clic en el botn Abrir.
Tambin el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo
determinado. Si elegimos un tipo en concreto ocultar todos los archivos que
no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran Todos los

documentos de Word, pero podramos, por ejemplo, elegir Documentos de
Word 97-2003 para mostrar nicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qu carpeta est el archivo lo mejor es que
utilices el buscador que encontrars en el cuadro de dilogo.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas estn
unas dentro de otras, en orden jerrquico. De modo que si normalmente
guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis documentos, debers
situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de bsqueda,
ya que Este incluye las subcarpetas en su mbito de bsqueda.
Abrir documento
4.3. Eliminar y recuperar archivos
Desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como podemos borrar un
archivo o carpeta que est listado. Para ello haremos clic con el botn derecho
del ratn sobre el elemento y elegiremos la opcin Eliminar. O bien lo
seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
Pero, y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envan a una papelera.
Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde
sta.
1. Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el
icono de Papelera de reciclaje.
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son
elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla
MAYS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botn secundario del ratn sobre
uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar en el men
contextual.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban
antes de ser eliminados. Si no sabes dnde estaban anteriormente los
elementos a restaurar, lstalos en vista Detalle y fjate en la ruta que aparece
en la columna Ubicacin original antes de restaurarlos, ya que es ah donde lo
guardar.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no
se pueden recuperar los archivos por este mtodo.
Ejercicios unidad 4: Guardar y abrir documentos
Ejercicio 1: Abrir y guardar documentos
Abre el documento Probando cmo guardar que creamos a lo largo del tema.
Debera encontrarse en el Escritorio.
Una vez abierto, escribe tu nombre completo al final y guarda los cambios.
Luego, cierra el documento, pero sin cerrar Word.
Ejercicio 2: Eliminar y recuperar documentos
Inicia el cuadro de dilogo Abrir y sitate donde estn los archivos del tema, es
decir, en el Escritorio.
Desde ah, borra los dos archivos: Probando cmo guardar y Probando cmo
guardar Modificado.
Luego, recupera el archivo Probando cmo guardar. Comprueba que ha vuelto
a aparecer en el Escritorio y brralo de nuevo, ya que estos archivos no los
volveremos a utilizar a lo largo del curso.
Evaluacin 4: Guardar y abrir documentos
solucin.
1. Puede haber dos documentos con el mismo nombre?
a) No.
b) Si, siempre que esten en carpetas distintas.
c) S.
2. Cuando especificamos el tipo de archivo en el dilogo Guardar

como... podemos elegir:

a) Cualquiera de los tipos que aparecen en el men desplegable.
b) Cualquier tipo compatible con nuestro sistema operativo.
c) Cualquier tipo compatible con el documento que estamos editando.
d) Slo tipo "Documento de Word"
3. Para qu sirve pulsar la tecla F12?

a) Para cambiar a la vista Pantalla completa.
b) Para mostrar el cuadro de dilogo Guardar como.
c) Para mostrar el cuadro de dilogo Abrir.
4. Se puede borrar un documento o carpeta desde los cuadros de dilogo

Abrir o Guardar?
a) Los archivos s, pero las carpetas no.
b) Las carpetas s, pero los archivos no.
c) No se puede borrar nada.
d) Se pueden borrar, s.
5. La forma en que se visualiza la lista de archivos y carpetas en los cuadros de

dilogo Abrir y Guardar, viene determinada por:
a) El sistema operativo que se utilice.
b) La versin de Word.
c) La vista escogida.
d) La unidad en que nos encontramos.
6. Para qu sirve el cuadro de texto Nombre en el cuadro de dilogo Abrir?

a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que en
Guardar, se mantiene.
b) Para renombrar el archivo antes de abrirlo.
c) Para escribir el nombre del documento que queremos abrir, total o
parcialmente.
d) Para ocultar los archivos que no coincidan con el texto que
insertemos en l.
7. Y para qu sirve el desplegable Tipo de archivo en el cuadro de dilogo

Abrir?
a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que en
Guardar, se mantiene.
b) Para cambiar el tipo del archivo seleccionado, antes de abrirlo.
c) Para informarnos de los tipo de archivo que se pueden abrir en
Word, a fin de que no intentemos abrir un archivo que no se podr mostrar.

d) Para ocultar los archivos de la carpeta que no coincidan con el tipo
especificado en l, a fin de facilitarnos la bsqueda.
8. Podemos abrir un documento que se encuentre en...

a) Nuestro disco duro.
b) Una unidad compartida en red.
c) Una memoria flash, CD, DVD o cualquier dispositivo extrable.
9. Si pulsamos CTRL+S se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.
a) S, siempre.
b) S, pero slo si el documento an no ha sido guardado antes.
c) No, simplemente se guardar, pero sin abrir un cuadro de dilogo.
d) CTRL+S no sirve para guardar, para guardar pulsamos CTRL+G.
10. Podemos recuperar un documento que ha sido eliminado?

a) S, con herramientas especficas de recuperacin que slo pueden
utilizar especialistas.
b) S, desde la papelera, siempre y cuando no haya sido vaciada.
c) S, siempre y cuando siga en el portapapeles.
d) No.
Unidad 5. Ortografa y gramtica (I)

La revisin ortogrfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este
campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No
obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre
ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores
que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si
las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva
incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada
contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografa del gran escritor Miguel Delibes es
muy basta y Vasta ya de gritar!. Word no detectar ningn error puesto que
tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el
diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el
segundo caso "basta".
La revisin ortogrfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son errneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente
debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos
especial atencin a los posibles fallos gramaticales, que al depender del
contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez,
como veremos.
5.1. Revisar mientras se escribe
De forma predeterminada, Word ir subrayando con una lnea ondulada las

palabras que considere que contienen errores ortogrficos en rojo y las que
considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo har a medida que

vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisin de forma expresa.
stas lneas son nicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el

documento no se imprimirn.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y
pulsar el botn derecho del ratn. Entonces aparecer el men contextual que
nos permitir elegir una de las palabras sugeridas.
En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error

gramatical es Este. En la de la derecha vemos que hay varias sugerencias:
juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese.
Sabiendo esto ya estamos en disposicin de poder corregir nuestros
documentos sin problemas. Pero vamos a ampliar el tema con las distintas
formas de trabajar con el corrector y sus opciones.
Adems de las palabras sugeridas, en el men contextual encontramos
varias opciones interesantes:
- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos
utilizando nombres propios o marcas que no estn incluidos en el diccionario.
En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar
esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar
Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en s no tiene
ningn error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese
motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.
- Agregar al diccionario. Aade la palabra subrayada al diccionario
personalizado y no la volver a mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia.
Por ejemplo, trminos cientficos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prcticos. Si utilizamos constantemente el nombre de
nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo ms prctico es
incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los

documentos.
- Autocorreccin. La autocorreccin permite que Word substituya
automticamente la palabra errnea por otra de la lista de sugeridas mientras
la escribimos. La veremos con detalle ms adelante.
- Idioma. Al hacer clic aparecer una lista para que seleccionemos el nuevo
idioma.
- Ortografa... / Gramtica... Si hacemos clic aqu aparecer un el cuadro de
dilogo que nos ayuda a realizar la revisin de todo el documento sin
necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente
apartado.
- Buscar. Se trata de una nueva opcin de Word 2010. Permite realizar una
bsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, as como en
internet. Puede resultar til si pretendes utilizar palabras coloquiales no
aceptadas por los diccionarios pero s popularmente o en determinadas jergas.
Tener activada la opcin de revisar mientras se escribe puede causar que, en
documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. sto se debe a
que, al abrir el archivo, se revisar automticamente todo su contenido. Si
utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y
visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesar tener activa la
correccin. En ese caso, te recomendamos que la desactives. Puedes ver cmo
se hace en este bsico

Revisar ortografa durante la redaccin
5.2. Forzar la revisin
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos

recurrir a forzar la revisin una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos
desde la pestaa Revisar > grupo Revisin> opcin Ortografa y gramtica, o
bien pulsando la tecla F7.

Word comenzar a efectuar la revisin ortogrfica y cuando encuentre un
posible error se detendr y lo mostrar en el cuadro de dilogo Ortografa y
gramtica que nos permitir decidir qu hacer.
Este mismo cuadro de dilogo tambin se mostrar si elegimos las opciones
Ortografa o Gramtica en el men contextual del error resaltado mientras
escribimos.
Veamos cmo funciona:
En la parte superior de la ventana, en la barra de ttulo, nos informa del idioma

que se est utilizando en la correccin, en este caso, el Espaol. Lo podemos
cambiar desde el desplegable Idioma del diccionario que encontramos en la
parte inferior de la ventana.
El botn Opciones de la esquina inferior izquierda abre el cuadro de dilogo
que hemos visto en un bsico anterior, donde aprendamos cmo desactivar la
opcin de revisar mientras escribes. Si quieres ver con detalle las diferentes
opciones de configuracin que posee, visita el siguiente avanzado.
En la zona titulada No se encontr: aparece en color rojo la palabra no
encontrada en el diccionario (jugete) y la frase del texto en la que se encuentra
esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En
muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra
correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errnea por la sugerida nicamente debemos
cercionarnos de que est seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar
Cambiar. La mayora de veces la primera opcin ser la correcta, de modo que
ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos
modificarla directamente en el cuadro No se encontr.
Los botones disponibles dependern del tipo de error.
- Para errores ortogrficos, dispondremos de las opciones que ya hemos visto
anteriormente en el men contextual: Omitir, Agregar al diccionario,
Autocorreccin...
Si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores ortogrficos aqu
Y si quieres aprender ms sobre cmo Agregar al diccionario palabras que
sueles utilizar y que el corrector detecta como errores, visita el siguiente
avanzado
- Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, as como
pulsar Explicar para abrir un panel de ayuda con una explicacin sobre por qu
Word lo ha considerado un error. Ten presente que estos errores slo se
mostrarn si est activada la casilla Revisar gramtica de la zona inferior.
Si quieres puedes ver ejemplos de diferentes tipos de errores gramaticales aqu
Una vez finaliza la revisin de todo el documento, se muestra un mensaje de

aviso como el siguiente:
Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones

realizadas se pasarn por alto y volvern a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una
accin en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botn
Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna correccin,
no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la accin, para luego
proseguir con la revisin.

Revisar ortografa del documento
5.3. Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores obvios sin

previo aviso y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias
correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiar automticamente por
u once. O bien, si detecta que empiezas una frase con minscula, la cambiar
por mayscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y
desventajas:
- Por una parte es una forma cmoda de automatizar la correccin en errores
que solemos cometer frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiar
automticamente una palabra sin que nos demos cuenta y es posible que no
nos interese en algn caso en concreto. Por eso no recomendamos automatizar
demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no tengamos apenas
control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma
automatizada, lo ideal es mirar la pantalla a la vez que escribimos para
detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta prctica para
ello, es posible que te interese desactivar esta opcin de correccin.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorreccin segn nuestros
intereses. Para hacerlo:
1. Elegir la pestaa Archivo > Opciones.
2. Aparecer un cuadro de dilogo. All seleccionar en el men de la
izquierda, Revisin.
3. Hacer clic en el botn Opciones de Autocorreccin....
Aparecer un cuadro de dilogo como este, vamos a ver las posibilidades ms
interesantes.
Corregir DOsMAysculasSEguidas. Si activamos esta casilla cuando

aparezcan dos maysculas seguidas al principio de una palabra Word sustituir
la segunda mayscula por una minscula.
Por ejemplo: Corregir DOsMAysculasSEguidas se corregira a: Corregir Dos
Maysculas Seguidas.
Poner en mayscula la primera letra de una oracin. Pone en mayscula la
primera letra despus de un signo de puntuacin que indique el final de una
oracin, como por ejemplo un punto, un final de interrogacin, etc.
Poner en mayscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto
en una celda hace que empiece por mayscula.
Poner en mayscula los nombres de das. Pone en mayscula los nombres de
los das de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQmAYS. Cuando encuentra una palabra
con la primera letra en minscula y las siguientes en maysculas la cambia por
la primera en mayscula y las siguientes en minsculas y desactiva el bloqueo
de maysculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las

palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De
esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por
ejemplo, si la palabra cuanto va detrs de una exclamacin va siempre con
tilde.
Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.
- Para reemplazar algn trmino por otro, insertarlos en las cajas de texto
disponibles sobre el listado y pulsar Agregar.
- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podramos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U.
las reemplace por Organizacin de las Naciones Unidas.
Tambin tenemos disponible el botn Excepciones... que nos permite

especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorreccin.
Por ejemplo, podemos especificar No poner maysculas despus de
determinadas palabras, agregndolas a una lista para evitar que en esos casos
se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos pestaas para asignar excepciones en otros casos.
5.4. Ms funciones de revisin
Adems de la correccin de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la
hora de la redaccin y ayudarnos a crear documentos de valor. Para ello, nos
ofrece una serie de fuentes de informacin y consulta.
Pueden resultar muy tiles, especialmente si disponemos de conexin a
internet, ya que en tal caso tambin podremos consultar contenidos de la red
directamente en Word.
Para aprender ms sobre cmo utilizar los libros y sitios de referencia, visita el
siguiente avanzado.
Ejercicios unidad 5: Ortografa y gramtica

Ejercicio 1: Corregir un documento
Copia a Word el siguiente texto y corrgelo:
La revisin ortografica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo
que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil . No
obstante conviene saber que rebisar un documento y que Word no encuentre
ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea asi. Ya que hay errores
que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
Para detectar las palabras errneas, comprueva si las palabras de nuestro
documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas
reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer , por el momento, es
discernir el significado de las palabras en cada contexto.
La revisin ortogrfica consiste en comprovar que las palabras de nuestro texto
no son erroneas y la revisin gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el gnero del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisin ortogrfica, porque nicamente
debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos
especial atecin a los posibles falos gramaticales, que al depender del
contexto, son ms difciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisin ortogrfica, una gramatical o ambas a la vez,
como veremos.
No es necesario que lo guardes.
Evaluacin 5: Ortografa y gramtica

solucin.
1. La revisin ortogrfica detectar error en la frase: La hola rompi
en la arena?
a) No, porque todas las palabras que contiene estn contempladas en
el diccionario.
b) No, porque no hay ningn error.
c) S, detectar el error en la palabra hola, porque en la frase la
palabra adecuada sera ola.

d) S, detectar un error, pero no ortogrfico sino gramatical.
2. En qu color se destacan los errores mientras se escribe?

a) En verde.
b) En rojo.
3. Podemos elegir corregir la ortografa, la gramtica o ambas.

a) S, podemos activar una u otra forma de revisin para revisar
nicamente la ortografa o nicamente la gramtica, por ejemplo.

b) S, podemos desactivar la gramtica para corregir nicamente la
ortografa, aunque no al revs.
c) No, la ortografa y la gramtica se corrigen siempre a la vez.
4. Al abrir un documento, Word revisa toda su ortografa y gramtica.

a) S, siempre.
b) S, siempre que no desactivemos la opcin.
c) No, slo revisa la ortografa.
d) No, para revisar el documento hay que lanzar el revisor
expresamente.
5. El nombre de tu empresa sale constantemente en los documentos y no es

una palabra vlida, cmo evitaras que el revisor lo mostrara como un error?
a) Pulsando la opcin Omitir todas. De ese modo no volver a
mostrarse como error para ningn documento.

b) Desactivando la revisin automtica que comprueba el documento
al abrirlo.
c) Agregando la palabra al diccionario personalizado.
d) Todas las respuestas son vlidas.
6. Para substituir en un documento una palabra por otra, por ejemplo un

telfono por otro, qu sera ms acertado hacer?
a) Utilizar la Autocorreccin, para que Word la cambie a medida que
escribimos de forma automtica.

b) Utilizar la herramienta Buscar y reemplazar.
c) Ambas herramientas realizan la misma accin, as que ambas son
vlidas.
d) Ninguna respuesta es adecuada.
7. La herramienta autocorreccin...
a) Permite que Word cambie automticamente el texto del documento
mientras escribimos sin solicitar permiso explcito.

b) Se puede configurar para especificar qu tipo de correcciones
queremos que efecte.

c) Admite que el usuario indique una lista de trminos a substituir, de
modo que por ejemplo, siempre que se escriba ayto se substituya por
ayuntamiento.
8. Se puede deshacer una correccin ortogrfica o gramatical ya efectuada?

a) S, cada correccin es una accin ms susceptible de ser deshecha.
b) No, las correcciones no se pueden deshacer a menos que las
hayamos efectuado en la caja que muestra el error del cuadro de dilogo de

correccin. Porque en dicho caso aparece el botn Deshacer en el cuadro.
c) No, las correcciones no se pueden deshacer en ningn caso.
9. Qu tecla fuerza el inicio de la revisin ortogrfica y gramatical mediante el

uso de su cuadro de dilogo?
a) F5.
b) F7.
c) CTRL+R.
d) CTRL+5.
10. Has pulsado Omitir todas frente a una palabra marcada como error y te das
cuenta que no te interesa, porque en ocasiones s que puede estar realmente
mal empleada, qu haras para solventarlo?
a) Forzar a una nueva revisin del documento pulsando el botn
correspondiente.
b) Cerrar y abrir el documento de nuevo.
c) Realizar una pequea modificacin en el texto y volver a ejecutar el
revisor.
d) Resignarte, ya no tiene solucin, pero puedes utilizar la herramienta
Buscar para buscar la palabra en cuestin y revisar cada uno de los casos
concretos.
Unidad 6. Formato del documento (I)

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las
cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El
contenido en s seguir siendo el mismo.
La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino
tambin para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita
mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto
diseo, de las ms generales a las ms especficas:
Aprenderemos a aplicar un tema.
Luego a incluir una portada y cambiar el color de pgina.
A modificar el formato del texto.
Y el de los prrafos.
Adems, tambin veremos cmo utilizar las tabulaciones para mejorar la

maquetacin del documento y cmo copiar el formato de un texto a otro.
6.1. Los temas
Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de

los estilos, que introdujimos en el tema 3 de edicin bsica.
Como recordars, al definir cada texto con un estilo desde la pestaa Insertar>
grupo Estilos, indicamos a Word qu parte es un ttulo, qu parte un subttulo y
cul es el prrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a
travs de la aplicacin de estilos, definimos la estructura del documento.
Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y
elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define
que todos los ttulos sern de un determinado color, con un determinado
tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los estilos. De este modo
que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado

correctamente los estilos se cambiar su formato por completo con un nico
clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaa
Diseo de pgina> grupo Temas> opcin Temas.
Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga
lista de opciones (observa que puedes ver ms bajando la barra de
desplazamiento).
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas
personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a
lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay
junto al botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en
otros temas. De este modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el
tema principal Office, pero aadirle la combinacin de colores del tema Austin,
la combinacin de fuentes del tema Chincheta y los efectos del tema Ejecutivo.
Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos conservar
para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual....
Y por qu debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de

especificarlos nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al
completo el tema, si quieres ver cmo hacerlo te recomendamos que visites el
siguiente avanzado

Aplicar un tema
6.2. La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada:
proyectos, memorndums, informes... Word 2010 facilita mucho esta tarea, ya
que pone a nuestra disposicin una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas >
opcin Portada.
Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se
insertar una nueva pgina al principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados,
como el ttulo, el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos
campos se muestran con texto entre corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer
clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay que indicar el nuevo
texto.
Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven
influenciadas por el tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto
variar ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en
cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.
Crear una portada
6.3. Cambiar el fondo de pgina
Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es
cambiar el fondo de las pginas.
Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del
papel de impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la
impresin.
Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa
Diseo de pgina > grupo Fondo de pgina.
Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas

las pginas a la vez:
Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por
ejemplo Confidencial o Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente
que te permitir elegir el que quieras del listado:
Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar

marca de agua. Si lo que quieres es personalizarla porque ningn texto se
adapta a tus necesidades o quieres que la marca de agua sea una imagen (por
ejemplo el logo de tu empresa), en este avanzado explicamos cmo hacerlo
.
Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una
paleta de colores.
Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el

que quieres en la paleta, pulsa Ms colores.... Tambin puedes crear fondos
ms complejos, que no sean simplemente de un color sino que utilicen
degradados, texturas y tramas. Para aprender cmo hacerlo puedes visitar el
siguiente avanzado
Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el

siguiente:
La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a

derecha.
1. Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D
o Personalizado. El cuadro seleccionado es el que est enmarcado en
azul.
2. Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de lnea, podrs especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una
consecuencia de dibujos. Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y
en algunos casos el color (cuando el programa lo permita) porque el
color y forma son caractersticas propias del dibujo.
3. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma

predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando
y desactivando los botones que hay a su lado podrs decidir cules
mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn: todo
el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles.
Podrs utilizar las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta
que la marca de agua suele tener un color muy claro y es posible que no se
aprecie con segn qu colores de fondo.
Cambiar el fondo de pgina
6.4. La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan

cada una de las letras, nmeros y signos de puntuacin que se escriben como
texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del
documento a travs de los temas y estilos. Pero en este apartado
aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y precisa, para poder,
por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.
En versiones ms antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma
exclusiva para formatear todo el texto. sto supona mucho tiempo y esfuerzo
para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con la posterior
aparicin de herramientas tiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los
temas, stas se pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos
ms concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaa Inicio > grupo Fuente.
Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al

seleccionar una palabra o frase.
Vamos a comentar las herramientas ms importantes de estos paneles.

Fuente
De forma comn, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos
referiremos a elegir la tipografa. En la imagen vemos que la tipografa de
fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeo tringulo que hay a su
derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de

fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas
recientemente y Todas las fuentes. Esto es as para que el listado resulte ms
prctico y, si ests utilizando una fuente la encuentres fcilmente entre las
primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento
de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles,
tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista,
puedes escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de
la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes
el cuadro se va autorellenando con la fuente que cree que buscas, de modo
que es posible que al introducir nicamente dos o tres letras, ya se muestre la
que te interesa.
Tamao de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el

texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o
escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los
tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamao de fuente veremos dos botones en forma de A
que tambin nos permiten seleccionar el tamao de fuente, pero esta vez
de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha
hacia arriba aumenta el tamao, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.
Efectos bsicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un
texto.
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Al activarse

la opcin se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo
proceso. Como puedes apreciar en la imagen
, se pueden
activar varios a la vez: Ejemplo.

Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la lnea que dibuja los
caracteres.
-
Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una lnea simple bajo el texto. Si

pulsas la pequea flecha triangular de su derecha se despliega un men que te
permite cambiar el estilo de la lnea, pudiendo elegir entre lneas onduladas,
discontinuas, dobles, gruesas, etc.
-
Tachado: Dibuja una lnea sobre el texto.
- Subndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamao del texto y lo sita ms

abajo que el resto del texto.
- Superndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamao del texto y lo sita ms
arriba que el resto del texto.
Subndice y superndice son los nicos estilos que no se pueden aplicar a la
vez. Porque, obviamente, el texto se posiciona arriba o abajo, pero no en
ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la
cinta, dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes
utilizar en el cuadro de dilogo Fuente. Tambin puedes especificar qu fuente
quieres que se utilice de forma predeterminada en todos los nuevos
documentos que crees. Para saber ms visita el siguiente avanzado:
6.5. Cambio maysculas/minsculas
En la pestaa Inicio > grupo Fuente > opcin Cambiar a maysculas y
minsculas...
podemos desplegar un men desde la pequea flecha
triangular que nos permite cambiar el formato de maysculas a minsculas en
el texto seleccionado. Las opciones son:
Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el

resto en minsculas.
minsculas. Todas las letras en minsculas.
MAYSCULAS. Todas la letras en maysculas.
Poner en maysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en

mayscula y el resto de la palabra en minsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa.
Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando

MAYS+F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las
tres formas: maysculas, minsculas y tipo oracin.
6.6. Color y efectos de texto
Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas
tambin se pueden aplicar a la vez:
que
Color de fuente: Es el color del texto. La lnea que se dibuja bajo la letra
A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. Tambin dispone de
una paleta de colores que se muestra al pulsar su correspondiente flecha.
Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Ms colores... y

seleccionarlo de la paleta ms completa que se mostrar en un cuadro de
dilogo. Puedes ver en detalle la ventana en el siguiente bsico
Desde la opcin Degradado puedes desplegar un submen que permite dar

cierto efecto degradado al texto. El degradado tendr en cuenta todo el texto,
no cada una de las letras de forma independiente.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botn el cursor

cambiar y tomar la forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del
texto del color indicado, del mismo modo que resaltaramos sobre una hoja de
papel con un rotulador.
Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de
la paleta de colores disponibles.

Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color.
Para dejar el texto resaltado pero dejar de utilizar el lpiz especial y recuperar
el formato normal del cursor, pulsa Detener resaltado.
Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un
men con 20 formatos prediseados que incluyen sombreados, reflejos, letras
con bordes de un color distinto al fondo, y dems efectos.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opcin Borrar efectos de

texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo
debajo para crear un efecto personalizado. Si quieres ver en detalle cmo
hacerlo, visita el siguiente avanzado

Color y efectos de texto
6.7. WordArt
Con las opciones anteriores seramos perfectamente capaces de crear un rtulo

vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que
permite crear rtulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos
predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaa Insertar > grupo Texto y pulsaremos el
botn WordArt.
Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos
hacer es hacer clic sobre la que ms nos guste.
A continuacin se mostrar un texto en el documento listo para ser modificado.

Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo ya que
aparecer ya escrito.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaa Inicio
para cambiar aspectos como la fuente, el tamao, el color o los estilos, tal y
como lo haras con cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn
a medio camino de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos
seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaa de
Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no
detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir
las reglas de alineacin de los grficos.
6.8. Formato prrafo
Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con
seleccionarlo y modificar las caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras
unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante.
Las caractersticas ms importante de formato de prrafo son la alineacin y la
sangra, ambas estn disponibles en la pestaa Inicio.
Alineacin.
Estos son los botones
alineacin:
para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de
Izquierda
Centrada
Derecha
Justificada
Este prrafo tiene

establecida
alineacin
izquierda.
Este prrafo tiene

Este prrafo tiene Este prrafo tiene
establecida la
establecida
una alineacin
alineacin centrada. alineacin derecha. justificada.
Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su

alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos
alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra en
una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en el captulo
correspondiente.
Otra forma de definir la alineacin del prrafo que se va a escribir es Escribir al
Vuelo. Esta funcin permite escribir en cualquier parte de la pgina
directamente sin tener que insertar lneas en blanco. Puedes aprender cmo
hacerlo en el siguiente avanzado:
Sangra.
Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la
derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno
de estos botones
de la pestaa Inicio en el grupo Prrafo, segn
queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn,
pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo
se hace, junto con otras opciones de la pestaa Inicio, como la forma de variar
el espacio que separa los prrafos, y el espacio que separa las lneas o
interlineado.
Relacin entre saltos de pgina y prrafos.
Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto

no supone ningn problema, pero es posible que en un momento dado no
quieras que un prrafo quede dividido en dos pginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se
encuentra en el cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina.
Tambin hay otras opciones relacionadas con este tema que puedes ver aqu.
En ocasiones nos interesar que Word divida una palabra en dos lneas, o bien
que dos palabras no sean separadas en distintas lneas. Por ello, haremos una
especial mencin las funciones de guin y espacio de no separacin en el
siguiente avanzado.
Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a
paso Alineacin y sangra del prrafo
6.9. Listas con vietas y numeradas
En el grupo Prrafo de la pestaa Inicio tambin encontramos herramientas

para crear listas.
Una lista no es ms que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y
precedidos por un smbolo, dibujo o nmero. Utilizaremos una lista numerada o
por vietas dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial.
Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botn y empezar a escribir cada uno de los

elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word
la cree de forma automtica.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * )

Word entender que quieres introducir una lista de vietas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o nmeros

tambin crear una lista, en este caso numrica.
Ten presente que se inserta un nmero o vieta por cada prrafo, es decir, a
continuacin de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estn en la
misma vieta, debers separarlos por un salto de lnea, pulsando
MAYS+INTRO en vez de INTRO.
El resultado ser el siguiente:
Si quieres que un elemento de la lista numrica no empiece por 1 o no siga la

secuencia, utiliza la opcin Establecer valor de numeracin del submen que
despliega su correspondiente flecha.
Una caracterstica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar
alfabticamente. Lo haremos seleccionndolos y pulsando el botn Ordenar
que se encuentra tambin en la pestaa Inicio, junto a los botones de lista. En
el cuadro de dilogo lo nico que debemos hacer es escoger si queremos una
ordenacin ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este est
un nivel inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da
lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de vietas
como numricas.
Tambin encontrars la opcin Cambiar nivel de lista en cada uno de los

botones de lista
, si despliegas su submen pulsando la flecha
triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo nico que hay que hacer es desplegar la flecha
triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.
Podrs escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequea

muestra del men que se despliega. Tambin puedes crear un estilo de lista
personalizado pulsando Definir nueva vieta, Definir nuevo formato de nmero
o Definir nueva lista multinivel.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso
Listas
6.10. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulacin TAB.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles
las tabulaciones. Word2010 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25
cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos.
Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener
en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen.
Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes pulsar el
botn que hay justo sobre la barra de desplazamiento vertical.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la
alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos
irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda,
centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de primera lnea y
sangra francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos
establecer la tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la
tabulacin seleccionada.
Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en
el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.
Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes

tabulaciones:
Izquierda en la posicin 2,5
Centrada en la posicin 4,7
Derecha en la posicin 6,7
Barra de tabulaciones en la posicin 8,2
Decimal en la posicin 9,2
Tambin podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulacin de la
regla horizontal para que aparezca el cuadro de dilogo de tabulaciones que
vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones
de una vez o eliminarlas. Aprende ms sobre el cuadro de Tabulaciones en el
siguiente avanzado:
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una
tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.
Observar la alineacin de cada tabulacin: la columna de ctricos est alineada

a la izquierda, la de tipo al centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la
barra de tabulacin vertical y la alineacin decimal.
Para practicar la teora te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso

Texto tabulado
6.11. Copiar formato
En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para
Copiar formato
. Este icono permite copiar las caractersticas de formato de
un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a
la barra de herramientas y hacer clic en Copiar formato
, el cursor tomar la
forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el
formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer
doble clic en Copiar formato
, el cursor tomar la forma de brocha, a
continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar
volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras
o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o
lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el
formato caracter como el formato prrafo.
Ejercicios unidad 6: Formato del

documento
Ejercicio 1: Receta
Abre el archivo Plato de la semana de los ejercicios del curso y dale formato
para que quede como el siguiente, o al menos lo ms parecido posible:
Algunas consideraciones a tener en cuenta son:
El tema empleado en el ejemplo es Office, y los ttulos se han

formateado con sus estilos predefinidos.
El texto relativo a los comensales est en verde y negrita.
Las columnas correspondientes a los tiempos se han creado con

tabulaciones.
Los ingredientes son una lista de vietas.
Los pasos de realizacin son una lista multinivel.
La fuente se ha cambiado a mano al tipo High Tower Text. Si no est

disponible en tu ordenador puedes utilizar otra.
Guarda los cambios.


Ejercicio 2: Curso de SQL
Abre el archivo Curso bases de datos de los ejercicios del curso y aplica los
cambios siguientes:
El texto Curso de SQL pasar a ser el ttulo de la portada.
Utilizar las tabulaciones para que, en los ejemplos y ejercicios del texto
donde hay un SELECT y un FROM, aparezcan cada uno en una lnea, pero
a la misma altura, en columna. Observa un ejemplo:
Observa que, en el caso en que Ejemplo: est en la misma lnea que

SELECT, hacemos un retorno de carro para separarlo en distintas lneas.
Utilizar las tabulaciones para organizar bien la tabla de verdad, de forma

que los valores AND, TRUE, FALSE y NULL queden bien alineados.
Dar estilo de lista de vietas al texto Una constante, Una funcin de

agrupacin, Una columna de agrupacin y Una expresin basada en las
anteriores. Se encuentran en el apartado Determinacin de los valores
mnimos y mximos, al final de la pgina 3.
Tras la lista de vietas anterior, insertar un salto de pgina.
Los ejercicios de la ltima pgina estn mal numerados, por haber sido
numerados a mano y posteriormente modificados. Cambia la
numeracin por una lista numerada.
Adems, los ejercicios no presentan una homogeneidad. Los ejercicios

de consultas simples se resuelven tras el enunciado, y los ejercicios
multitabla y de sumatorias separan enunciados y soluciones en dos
bloques distintos. Modifica los ejercicios de consultas simples para que
sigan el mismo patrn.
Modificar la fuente de todo el texto por una que te guste ms. Por
ejemplo, Calibri.
Guarda los cambios.

Evaluacin 6: Formato del documento

solucin.
1. Los estilos...
a) Definen la finalidad de un texto y su formato.
b) Se refieren a la fuente que se emplea en un texto: Arial, Verdana,
Times New Roman, etc.

c) Se refieren al estilo de escritura: columnas periodsticas, poemas,
prosa, etc.
d) Aluden a la dificultad de comprensin de un texto.
2. Un tema es...
a) Una cancin que se puede incorporar en el documento para dotarlo
de elementos multimedia.
b) Una unidad o captulo del documento.
c) Un conjunto de formatos que se aplican a todo el documento.
d) Un conjunto de formatos que modifican la apariencia de Word.
3. Un cambio en el tema, modificar el aspecto de la portada de tu

documento?
a) S.
b) No.
4. El fondo de pgina del documento...

a) Permite cambiar el color de fondo.
b) Permite aadir bordes o rellenos a las pginas.
c) Permite insertar una marca de agua en el fondo de las pginas.
d) Todas las respuestas son correctas.
5. La fuente afecta...
a) A los dibujos.
b) A las autoformas.
c) Al texto.
d) Al color de fondo de pgina.
6. La herramienta de resaltado de texto...

a) Subraya un texto con una lnea.
b) Aumenta el grosor de la fuente, es decir, da un efecto de negrita al
texto.
c) Dibuja un crculo alrededor de un texto.
d) Colorea el fondo de un texto, normalmente con colores llamativos.
7. El formato de prrafo Justificado...

a) Alinea el texto a la derecha.
b) Alinea el texto a la izquierda.
c) Alinea el texto a derecha e izquierda.
d) Alinea el texto al centro.
8. Las listas con vietas son...

a) Listados de elementos introducidos por un nmero.
b) Listados de elementos introducidos por un smbolo o dibujo.
c) Listados de elementos dentro de bocadillos de estilo cmic.
d) Ninguna respuesta es correcta.
9. Las tabulaciones...
a) Sirven para crear una sangra al principio de cada prrafo.
b) Sirven para crear una estructura de columnas.
10. El botn
sirve para...
a) Ofrecer consejos sobre estilo de escritura o colores adecuados que
combinan bien.
b) Borar un texto.
c) Copiar un texto.
d) Copiar un formato.
Unidad 7. Estilos (I)

7.1. Introduccin
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cul es su funcin en
el mismo, o cul es su naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Ttulo 1, y el estilo Ttulo 2. Los nmeros no son
simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarqua. El
Ttulo 1 ser el ttulo principal, y el Ttulo 2 ser un ttulo situado a un nivel
inferior. Por lo tanto, no iramos desencaminados si decimos que los estilos
ayudan a definir la estructura del documento.
Adems, los estilos incluyen un formato que se aplicar al texto y que
cambiar aspectos como su color, su tamao o la distancia que mantendr con
los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos
predeterminados, o crear uno personalizado.
Los encontraremos en la pestaa Inicio> grupo Estilos de la cinta.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable

ver todos los estilos disponibles.
para
Tambin puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botn del

extremo derecho inferior del grupo Estilos o pulsando la combinacin de teclas
CTRL+ALT+MAYS+S.
La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarn una vista
previa de su formato como lo hacen en la cinta. Si queremos que as sea,
deberemos activar la casilla inferior Mostrar vista previa.
Iremos viendo ms diferencias y opciones del panel a lo largo del tema.

7.2. Aplicar y quitar estilos
Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic
sobre cualquier otro estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos
a continuacin. Tambin podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya
escrito. Para ello, debers seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.
Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada
elemento del documento: Cita, nfasis, Ttulo, Subttulo, Referencia, etc. Es
importante que no los escojas por motivos estticos, sino por ser la etiqueta
ms adecuada para el tipo de texto. El formato se puede modificar, as que no
debemos preocuparnos por l. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas
ventajas escogerlos en funcin de la verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podras seleccionarlo y
aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitir
cambiarlo, por ejemplo puede presentarte problemas cuando hayas
especificado estilos distintos en un mismo prrafo. En ese caso, hay que

seleccionar el texto en cuestin, desplegar el men que muestra todos los
estilos y pulsar Borrar formato.
Tambin dispones de la opcin Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona

exactamente igual.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso
Aplicar estilos
7.3. Apariencia de los estilos
Los estilos dependen del tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al
documento, se cambiar automticamente el formato de los estilos. De esta
forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con tan slo
un clic.
Si pulsamos el botn Cambiar estilos podremos combinar distintas
configuraciones de colores y fuentes que estarn definidos en los Temas de que
dispongamos.
Para utilizar la seleccin actual de estilos de forma predeterminada, haremos

clic en la opcin Establecer como valor predeterminado.
7.4. Crear, modificar y borrar estilos
Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre
tendremos la opcin de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos
dos sencillos pasos:
1. Lo primero ser crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal
es que partamos de un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por
ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1, partiremos de Este mismo.
Lo seleccionaremos en la cinta con un clic y desplegaremos el botn Ms de la
esquina inferior derecha.
Seleccionamos la opcin Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido.... Se

abrir una ventana donde podremos darle un nombre al nuevo estilo y al
Aceptar vers que se incluye en el listado junto al resto de estilos.
2. Ahora dispones de dos estilos iguales, lo que vamos a hacer es modificar el
nuevo estilo. Para ello, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre l y
seleccionamos la opcin Modificar....
Se abrir una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato:

fuente, tamao de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin,
interlineado, sangra, bordes... La vista previa y el cuadro de resumen de las
caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del resultado final.
Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se

crea. Para remediarlo, existen varios sistemas, que puedes ver en el siguiente
avanzado
Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de dilogo como son los
cuadros Estilo basado en, Estilo del prrafo siguiente, etc., visita este tema
avanzado sobre las Propiedades de los estilos
. El tema de estilos es un
poco ms complejo que lo que habamos visto hasta ahora en el curso, por lo
tanto te recomendamos practicar primero los conceptos sencillos antes de
empezar con los conceptos avanzados.
Tambin es posible crear un nuevo estilo desde el panel. Para ello,

simplemente aplicamos un formato a un texto determinado y a continuacin
pulsamos el botn Nuevo estilo.
Se abrira la misma ventana que hemos visto anteriormente, donde veramos

aplicados los formatos que hubisemos escogido para el texto y simplemente
deberamos darle un nombre y guardarlo. El problema de este sistema es que
este nuevo estilo no tendra definido su nivel jerrquico en el documento, sino
que simplemente sera un conjunto de formatos que aplicar rpidamente.
Debemos tener esto presente si decidimos hacerlo de esta forma.
Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo nico que debemos
hacer es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l en la cinta y
seleccionar la opcin Modificar....
Pero tambin podemos modificarlos
desde el panel. Para ello, situamos
el cursor sobre el nombre del estilo
sin hacer clic. Veremos que aparece
un tringulo en el lateral derecho.
Hacemos clic en l para desplegar
el men de opciones de estilo, entre
las que se encuentra Modificar....
En ambos casos se abrir la ventana que vimos anteriormente.
Un truco interesante que puede resultar muy til es aplicar una Lista multinivel
al estilo Ttulo 1. Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de
numeracin correcto a los subapartados de forma automtica, como Ttulo 2,
Ttulo 3, Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos apartados y
subapartados que se van creando se numeren automticamente.
Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese
utilizndolo quedar sin formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el tringulo de
la derecha del estilo en cuestin. Se desplegar el men con la opcin
Eliminar..., como puedes ver en la imagen.
Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que
vienen por defecto con Word.
Tambin es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes
hacerlo desde el panel como se ha explicado. Si eliges la opcin Quitar de la
galera de estilos rpidos desde el men contextual de un estilo de la cinta no
lo estars eliminando realmente. Simplemente estars quitando el acceso
directo a l de la cinta y el texto que utilice el estilo en cuestin no perder el
formato.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso
Crear un estilo
7.5. Preferencias entre estilos
Los estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede
modificar el formato de forma manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en
este curso. Entonces, Qu ocurre si un prrafo de un documento tiene
aplicado un estilo y queremos aplicarle adems un formato manual? Cmo
interactan los diferentes tipos de estilos entre s? Qu preferencias existen
cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento?
Planteado el tema as parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las
prioridades se adivinan, la mayora de veces, con un poco de sentido comn.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en ltimo lugar tiene preferencia sobre los
anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carcter sobre el formato prrafo.
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen
algunos conflictos que requieren un estudio ms detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo prrafo que
pone la letra en cursiva (adems de otras caractersticas), si ahora a cierta
palabra del texto le aplicamos un formato carcter que tiene la letra en cursiva
(adems de otras caractersticas) Cul ser el resultado? Pues esa cierta
palabra del texto no quedar en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razn es
que Word interpreta que el estilo carcter pretende diferenciar una palabra del
resto de texto, y como el resto del texto est en cursiva, para que se diferencie
la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lgico.
7.6. Ver los formatos aplicados del documento
Inspector de estilo y Mostrar formato.
El botn Inspector de estilo
abre un cuadro de dilogo que permite observar
el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.
Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los

estilos y formatos en funcin de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado de
aulaClic y adems un formato de prrafo que consiste en un sangrado de
1,25cm. Pero no slo esto, sino que tambin se nos indica que, en el texto
seleccionado, hay dos caractersticas de formato de nivel de texto que
tampoco formaban parte del propio estilo: un tamao de letra de 36pto y un
subrayado.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada
cuadro a su derecha
, podremos borrar un formato o estilo de forma
independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar todo.
Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn
aplicados, deberemos pulsar el botn Mostrar Formato
, que encontraremos
desde el propio inspector. De este modo se abrir un nuevo panel que, no slo
indicar explcitamente los formatos aplicados de forma manual, sino tambin
los que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veamos cambiar para mostrar lo siguiente:
Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin,

acompaada de un conjunto de especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso
Seccin. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y pasamos por alto
cmo fue aplicado cada formato, dando ms importancia a ver qu formato es
exactamente el que hemos aplicado.
Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir,
su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo.
Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que
podremos cambiar las caractersticas de una forma sencilla. Si hacemos clic
sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de prrafo, Alineacin, Mrgenes

o cualquiera de sus caractersticas, se abrir directamente el cuadro de dilogo
donde se edita, de forma que no ser necesario conocer a fondo dnde se
encuentra cada una de las herramientas de Word para poder modificar un

formato ya aplicado, por ejemplo, por otra persona en el documento.
Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante:
comparar el formato de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se
ocultarn y deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el
listado de caractersticas, veremos que nicamente aparecen las diferencias
entre uno y otro.
Ejercicios unidad 7: Estilos

Ejercicio 1: Curso de SQL
En este ejercicio combinaremos dos funciones que ya conocemos: la aplicacin
de estilos y las listas multinivel. Gracias a ello, lograremos crear una
numeracin a los ttulos que se adaptar de forma automtica si borramos o
incluimos apartados en el documento.
Abre el archivo Curso bases de datos y realiza los siguientes cambios:
1. Debes aplicar estilos a los ttulos para obtener la siguiente estructura:
Recuerda que el primer nivel son estilos Ttulo 1 y el segundo nivel Ttulo
2.
2. Aplica el estilo nfasis al texto:
Listar nombres, oficinas, y fechas de contrato de todos los

vendedores. Del apartado Lista de seleccin.
Mostrar todos los datos de la tabla oficinas. y Obtener todos los

datos de oficinas y el importe de ventas por encima o debajo del
objetivo. Del apartado Utilizacin del *.
3. Aplica una lista multinivel a uno de los ttulos. Observars que se

numeran automticamente, creando el siguiente efecto:
Guarda los cambios.

Ejercicio 2: Crear y modificar estilos
Si no lo tienes ya abierto, abre el archivo Curso bases de datos.
En l debes crear un estilo nuevo desde el panel de estilos. Este estilo debe
aplicar el efecto Negrita. Gurdalo con el nombre Resaltado propio.
Aplica ese estilo a los siguientes textos (los hemos resaltado en azul para que
los veas mejor):
Luego, modifica el estilo para que, adems de la negrita, el color de la fuente

sea verde.
Observa cmo se ha aplicado la modificacin a todos los textos del documento
que tenan este estilo. Esta es la ventaja de los estilos, poder cambiar
radicalmente el aspecto del documento, conservando la coherencia y la
homogeneidad sin apenas esfuerzo.
Guarda los cambios.

Evaluacin 7: Estilos
solucin.
1. Los estilos sirven para...

a) Dar un formato complejo a un texto con un slo clic.
b) Estructurar un documento indicando la naturaleza de los distintos
textos: ttulos, subttulos...

2. Escoge la afirmacin correcta.
a) Word permite crear estilos personales a partir de los estilos ya
predefinidos.
b) Un estilo personal debe definirlo el usuario partiendo desde cero.
c) Word no permite crear estilos personales.
3. Un estilo debe aplicarse...

a) Antes de escribir el texto. Seleccionamos un estilo y comenzamos a
escribir con l.
b) Despus de escribir el texto. Seleccionamos un texto ya escrito y
hacemos clic en el estilo para aplicarlo.

4. El Panel de Estilos...
a) Contiene las mismas opciones que podemos ver en la cinta. La
nica diferencia es que al ser flotante lo podemos mover a cualquier parte de

la pantalla.
b) Se abre desde el botn de la esquina inferior del grupo Estilos, en la
pestaa Inicio.
c) Tiene el inconveniente de que no muestra una vista previa de los
estilos como sucede con los que hay en la cinta.

d) Es una novedad de Word 2010.
5. Es posible crear y eliminar estilos?

a) S, se pueden crear, pero no borrar.
b) S, se pueden crear y eiminar.
c) S se pueden eliminar, pero no crear.
d) No, pero podemos modificarlos para cambiar radicalmente su
aspecto.
6. Cul de las siguientes formas de crear un estilo es correcta?

a) A partir de otro estilo ya existente.
b) A partir de un texto formateado.
d) A y B son falsas. No se pueden crear estilos.
7. Qu ocurre si cambiamos el tema de un documento con estilos aplicados?

a) Lo normal es que los estilos cambien para adaptarse al formato del
tema.
b) El texto pierde el estilo. Se aplica el estilo normal a todo el
documento.
c) No se puede cambiar el tema en un documento con estilos.
d) No ocurre nada fuera de lo normal, el tema se aplica sin afectar a
los estilos.
8. Si creamos un estilo en un documento, se podr utilizar en futuros

documentos?
a) De forma predeterminada no, pero podemos hacer que sea posible.
b) De forma predeterminada s, pero podemos hacer que no sea as.
c) No, los estilos son nicos para cada documento, en cualquier caso.
d) nicamente si son de tipo tabla o lista.
9. Podemos utilizar una lista multinivel para que Word se encargue de

numerar automticamente los apartados de nuestro documento?
a) No. S que podemos utilizar numeraciones, pero simples, por lo que
no se respetar la jerarqua en la numeracin de los subapartados.

b) No. Los estilos no pueden utilizar numeraciones.
c) S, pero slo en estilos creados por nosotros mismos.
d) S.
10. Cmo podemos ver las caractersticas de formato que tiene aplicado un
texto?
a) Utilizando el panel Mostrar formato.
b) Utilizando el Inspector de estilo.
Unidad 8. Diseo de pgina (I)
8.1. Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos

en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea
en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos
sobrepasar.
Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de

herramientas Configurar pgina, donde tambin podremos encontrar
herramientas para seleccionar la Orientacin, Saltos de pgina, Tamao,
Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes
predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opcin
Mrgenes Personalizados.
Tambin es conveniente especificar el tamao del papel que vamos a utilizar

en la impresin. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos
predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede
personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de
papel.
Tanto si escogemos la opcin de personalizar, como si pulsamos el pequeo

botn de la esquina inferior derecha del grupo Configuracin de pgina,
veremos la siguiente ventana:
En la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los

centmetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
Tambin el de Encuadernacin, que es un espacio adicional reservado para
encuadernar las hojas.
- Posicin del margen interno. Aqu indicaremos en qu posicin vamos para
aplicar el margen de encuadernacin.
- Orientacin. Indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o
horizontal (tambin llamada apaisada).
- Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias
opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente
en qu consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una
idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido
al diseo de la pgina.
- Si pulsamos el botn Establecer como predeterminado, los valores actuales
sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la
impresora: A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la
impresora, en caso de que tenga ms de una.
En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina.
Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una
excepcin; los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los

mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo
en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde
superior del papel y la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie
de pgina y el borde inferior de la pgina.
Para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos

visualizarlo con la vista de Diseo de impresin.
Si no ests seguro de estar visualizndolo as, selecciona la opcin en la
pestaa Vista. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de un
documento con encabezado y pie de pgina.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms
oscura que indica el tamao de los mrgenes.
Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona
del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen
inferior.
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar
el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde
acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la
forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del
margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado
en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn
tambin en la misma zona.
8.2. Encabezados y pies de pgina
Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de

cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del
trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
pgina, y suele contener los nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los
dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Se mostrar una nueva pestaa, Herramientas para encabezado y pie de
pgina > Diseo, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y

con los elementos que lo contienen en modo edicin:
Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos

conveniente, insertar numeracin de pgina, fechas o cualquier otro elemento
de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez
hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos
haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la
cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.

Elementos rpidos. Permite, desde la opcin Propiedad del documento,
escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta
opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el
autor del documento o la fecha.
La opcin de Elementos rpidos tambin est disponible directamente en la

pestaa Insertar, pero se incluye en la de Diseo de los encabezados y pies de
pgina porque es una herramienta muy til en este tipo de ocasiones. De
hecho, el elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a la
personalizacin para mejorar la comodidad de la redaccin en Word. As que
probablemente lo utilizars ms a menudo desde la pestaa Insertar
directamente. Con l podemos insertar rpidamente prrafos completos y
dems contenido que solemos repetir constantemente con un slo clic, como
cabeceras o despedidas en las cartas. Para aprender ms sobre el Autotexto
puedes leer el siguiente avanzado.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imgenes prediseadas.
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione.

Si no sabes lo que es la fecha del sistema, visita el siguiente bsico.
En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un

encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada
por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no
conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina.
Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir
un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo
para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas
impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.
Crear encabezado de pgina
8.3. Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas

para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda
de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el
documento
Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento

cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar,
desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que
aparezca el nmero.
Encontraremos la misma opcin en la pestaa Diseo de las Herramientas de

encabezado y pie de pgina, cuando tengamos un encabezado en modo de
edicin.
Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados

para que elijamos el que ms nos guste. Existe una gran cantidad de formatos
prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por
secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos.
En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones.
En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por
ejemplo con cinta:
En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales
se les aplica algn tipo de formato
En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra

Pgina o Pag, por ejemplo
En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del

documento, por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a

cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de
pgina dispone de ms formatos.
Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador
tenemos que estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un
tono ms claro que el texto normal. Una vez insertado el nmero de pgina
podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina. Al
seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.
Desplegando el men Formato de nmero veremos una lista con posibles

formatos predeterminados entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin
de las pginas:
1. Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la
primera seccin).
2. Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos
incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla
Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.
Numerar las pginas
8.4. Saltos de seccin

Los saltos de seccin de Word indican cundo acaba un determinado apartado
o seccin. Esto permite que los elementos que comnmente se aplican a todo
el documento por igual, como el pie de pgina o las tabulaciones, cesen en un
determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuacin.
Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las pginas de un
mismo documento o bien en distintas zonas de la misma pgina.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podramos:
Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos

columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno

de los temas o captulos.
Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo

documento.
Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto,

independientemente de los establecidos en el documento, etc.
Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la ficha

Diseo de pgina > grupo Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y
escogemos cualquiera de las opciones de la categora Saltos de seccin.
Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.
Para eliminar un salto de seccin debemos:

1. Cambiar a la vista Borrador desde la pestaa Vista.
2. Situar el cursor en la lnea que representa el salto.
3. Pulsar la tecla SUPR.
Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo
forma parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato especfico de
la seccin inmediatamente superior al salto para adoptar el de la seccin
inferior.
Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes
muestra una misma pgina con dos secciones; la primera con dos columnas y
margen estrecho y la segunda de una columna con margen normal.
Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador, la seccin
superior adquirir el formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo
tanto, de una nica columna con mrgenes anchos.
Ejercicios unidad 8: Diseo de pgina

Ejercicio 1: Encabezado de pgina

En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2 de la
carpeta ejercicios del curso.
Incluye un encabezado de pgina como el siguiente:
Se caracteriza por ser un encabezado predeterminado, concretamente el que

corresponde al motivo que estamos utilizando en este documento (Puzzle).
Debers utilizar los encabezados de pginas pares e impares para que la
alineacin del texto cambie en cada pgina de forma alternativa.
Globalmente se vera algo as:
Guarda los cambios.

Ejercicio 2: Pie de pgina
En este ejercicio trabajaremos sobre el archivo Curso bases de datos 2.
Incluye un pie de pgina como el siguiente:
Ser el mismo para todo el documento.

No olvides guardar los cambios.
Evaluacin 8: Diseo de pgina
solucin.
1. Para incluir mrgenes en nuestro documento, deberemos...

a) Elegir unos mrgenes predeterminados: Normal, Estrecho,
Reflejado...
b) Definir unos mrgenes personalizados.
2. Los mrgenes se definen en la pestaa...

a) Diseo de pgina.
b) Diseo de documento.
c) Diseo.
d) Configuracin de pgina.
3. El margen interno est especialmente pensado para...

a) Reservar un espacio para la encuadernacin.
b) Reservar un espacio para el encabezado y pie de pgina.
4. Para cambiar el tamao de papel con el que queremos imprimir...

a) Nos situaremos en la pestaa Papel del cuadro de dilogo
Configurar pgina.
b) Cambiaremos el papel de la impresora.
5. El encabezado y pie de pgina se sita...

a) Dentro del espacio de mrgenes.
b) Justo despus de los mrgenes.
6. En qu pestaa encontramos las opciones Encabezado y Pie de pgina?
a) Diseo de pgina.
b) Vista.
c) Insertar.
d) Inicio.
7. Qu elementos podemos aadir a un encabezado o pie?

a) Imgenes o fotografas.
b) La fecha actual.
c) Elementos rpidos, como el ttulo o el autor del documento.
8. Cmo evitamos que la portada tenga encabezado y pie?

a) Seleccionndolos de la primera pgina y pulsando SUPR.
b) No es necesario hacer nada, las portadas nunca los llevan.
c) Asegurndonos de marcar la opcin Primera pgina diferente en la
pestaa de Diseo de las Herramientas de encabezado y pie de pgina.

d) No se puede evitar, lo mejor es imprimir la portada antes de aplicar
el encabezado y a continuacin aplicarlo a todo el documento e imprimir a

partir de la segunda pgina.
9. El nmero de pgina slo se puede aplicar en el pie de pgina.

a) S.
b) No, tambin es posible incluirlo en el encabezado o en un lateral.
10. Podemos decidir desde qu valor empezamos a numerar las pginas? Y

rangos para numerar de forma independiente cada captulo?
a) S, ambos.
b) S, podemos decidir qu valor iniciar la cuenta, pero no utilizar
rangos.
c) S, podemos utilizar rangos, pero siempre empezarn desde el
nmero 1.
d) No, ninguna de las dos opciones es posible.
Unidad 9. Impresin (I)

9.1. Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del

documento para ver si est todo correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de
impresin. En la pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de impresin,
o bien deberemos comprobar que en la barra de estado est marcada esta
opcin
Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir, con
grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la
Vista preliminar. En Word 2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la
pestaa Vista las opciones ms interesantes, que son las de Zoom:
El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la pantalla,

para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos pginas, pero con
dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15, 30 o
500 pginas que tiene el documento?
Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom
Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.
Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un submen

donde podremos seleccionar cuntas pginas queremos ver y cmo debern
estar organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de
15 pginas, as que hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada una.
Seleccionamos las pginas del modo en que queremos. Justo bajo el men
indicar que vamos a mostrar 3 x 5 pginas.
En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar
veremos el resultado real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo,
si una pgina contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal sera intentar
ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y as ahorrar un papel.
Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los grficos o imgenes del
documento estn bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante ser que
volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar.
- La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana de Word.
- La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual sea el
tamao de la ventana de Word.
Vista previa a la impresin
9.2. Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la
pestaa Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las opciones de
impresin, tal y como se muestra en la siguente imagen.
A la derecha podrs ver una vista previa del documento tal y como se
imprimir. Si te gusta el resultado ser suficiente con pulsar el botn Imprimir y
ya dispondrs de tu copia impresa. Eso es todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de
configuracin que nos ayudarn a lograr el resultado deseado. Estas opciones
son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
9.3. Ventana de impresin
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la
pgina. En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a
visualizar:
- Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a

visualizar
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la

derecha de la vista previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la
pgina
. Lo haremos pulsando los botones - y + o
bien deslizando el marcador. El botn de la derecha permite ajustar la pgina

para que se vea entera con un slo clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de
configuracin de la impresin, que nos permitirn:
Elegir cuntas copias imprimir del documento.
Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento,

en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene
seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades
de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco y negro.
Opciones de Configuracin como:
- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin

realizada.
- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se
imprime X veces cada pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la
impresin de tres copias de un documento que ocupa cuatro pginas. En
cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez
tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientacin y el tamao del papel.
- Modificar los mrgenes.
- Escoger cuntas pginas se incluirn en cada hoja impresa.
- Acceder a la Configuracin de pgina.
Ventana de impresin
9.4. Configurar pgina
La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos tambin
en el cuadro de dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace Configurar
pgina.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y Diseo. No

vamos a verlas con detalle porque son opciones que ya hemos ido viendo en la
unidad de Diseo de pgina, pero s vamos a mencionar las opciones que
pueden resultar ms interesantes.
Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar
configuraciones en la impresin de un nico documento.
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en horizontal
el resto. En versiones anteriores de Word habras tenido que realizar dos
impresiones distintas, una de las pginas 1 a 5 y otra de las dems. Pero ahora
ya no es necesario. Si ests situado en la pgina 6 en la vista previa en el
momento en que accedes al cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin y
escoger la opcin De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a.
Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o cualquier otra
opcin configurable en el cuadro de dilogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros (mrgenes,
orientacin, tipo de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn Establecer como
predeterminado tras haber configurado la impresin. De esta forma se
imprimir siempre as por defecto.
Configurar impresin
9.5. Otras opciones de impresin
La configuracin de Word tambin afecta a la impresin, aunque a veces no
seamos conscientes de ello.
Si te paras a pensarlo, existen algunos elementos que por defecto no se
imprimen, como los colores e imgenes de fondo. Normalmente est
configurado as para ahorrar tinta en las copias impresas, pero podemos
cambiarlo.
En Archivo>Opciones abrimos la ventana de Opciones de Word. Deberemos
situarnos en la opcin Mostrar del men que se encuentra en el lateral
izquierdo y ah es donde encontraremos una serie de Opciones de impresin

que podremos activar o desactivar segn nuestras necesidades.
Desde la ventana de Configuracin de pgina que hemos visto en el apartado

anterior tambin podemos acceder a estas Opciones de impresin. Lo haremos
desde la pestaa Papel, pulsando su correspondiente botn.
9.6. La impresora
La impresora es uno de los perifricos ms utilizados del ordenador.
Hoy en da es muy fcil instalar nuevos dispositivos hardware, como
impresoras, ya que la mayora utilizan la tecnologa Plug&Play que hace que el
sistema operativo reconozca la nueva impresora nada ms conectarla al
ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es
especialmente aplicable en sistemas operativos ms actuales como Windows 7,
y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en
detalle sobre cmo instalar la impresora de forma manual, ya que con la
tecnologa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede
variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresin, podemos

seleccionar la impresora de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a
introducir un nuevo concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe fsicamente. Es
una especie de "engao" al sistema. Se trata de un programa que se hace
pasar por impresora, pero en vez de enviar la informacin que se imprime a la
bandeja de impresin, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que
aparecer un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo
normal es que dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS
DocumentWriter, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede
que no. Pero es interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir
que trates de imprimir y veas que tienes un listado de dos o tres impresoras
disponibles, cuando en realidad slo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.
Adems, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en
tu ordenador la utilices para realizar pruebas de impresin o los ejercicios. As
no gastars tinta ni papel.
Ejercicios unidad 9: Impresin

Ejercicio 1: Imprimir listados para la fiesta
En anteriores ejercicios creamos un documento llamado Fiesta con la lista de
invitados y de participantes en el regalo comn, para una fiesta de
cumpleaos.
Hemos decidido imprimirla. Lo haremos del siguiente modo:
Una copia impresa de todo el documento, que conservaremos nosotros y

llevaremos siempre encima, por si alguien ms se quiere apuntar, poder
incluirle.
En este caso necesitaremos que la hoja ocupe poco espacio, porque
sera incmodo ir con dos hojas casi en blanco. Un consejo: imprime
ambas listas en un mismo folio, y adapta el tipo de papel a un tamao
menor para que quepa fcilmente en la cartera. Hazlo sin modificar el
documento, jugando con la configuracin de impresin.
Tres copias de la pgina 2, donde se encuentra el listado de personas

que quieren participar en el regalo comn. As, dejaremos una copia en
clase, otra en el trabajo y otra en el gimnasio, que son los orgenes
principales de invitados. De esta forma si alguien desea participar y no
se ve reflejado en la lista, podr apuntarse directamente. Al final de la
semana recogeremos las hojas modificadas.
Ejercicio 2: Imprimir en impresora virtual
Imprime una copia simple del archivo Currculum vitae que creaste en
anteriores ejercicios.
No es necesario que modifiques ninguna configuracin, simplemente imprmelo
en un archivo XPS, y luego brelo para comprobar el resultado.
Evaluacin 9: Impresin
solucin.
1. Antes de imprimir, es recomendable que echemos un vistazo al aspecto

general del documento. Lo haremos utilizando...
a) La vista Diseo de impresin y herramientas como el zoom.
b) La Vista preliminar.
2. Cuntas pginas de nuestro documento podemos ver a la vez?

a) Slo una o dos.
b) Tantas como queramos, y organizadas de la forma que queramos.
3. Qu combinacin de teclas lanza la impresin del documento?

a) CTRL+I.
b) CTRL+P.
c) MAYS+I.
d) ALT+P.
4. Si imprimimos dos copias de un documento de tres pginas con

intercalacin...
a) Se imprimir una copia de cada pgina dos veces seguidas.
b) Se imprimir una copia completa del documento tras la otra.
5. Para cambiar la orientacin del papel en un documento...

a) Giraremos la impresora.
b) Giraremos el papel de la impresora.
6. Podemos aplicar una orientacin del papel horizontal a la primera pgina y

vertical al resto?
a) No. Todo el documento debe tener la misma orientacin.
b) No. La orientacin en Word siempre es vertical.
c) S. nicamente si lo imprimimos en dos veces.
d) S. Ajustando las opciones de la ventana Configurar pgina.
7. Dnde encontramos la opcin Imprimir?

a) En la pestaa Vista > Diseo de impresin.
b) En la pestaa Archivo > Imprimir.
8. Qu es una impresora virtual?

a) Una impresora que est conectada en red.
b) Una impresora que est instalada pero no se encuentra encendida.
c) Una impresora que no existe fsicamente, sino que imprime el
documento como un archivo.

d) Una impresora que slo se ve con unas gafas especiales.
9. Qu tecnologa es la responsable de que podamos trabajar con una nueva

impresora simplemente conectndola?
a) Plug&Play.
b) Pray&Play.
c) Glub&Play.
d) Play&Print.
10. En qu vista podemos modificar los mrgenes del documento?

a) Diseo de pgina.
b) Diseo de impresin.
c) Diseo web.
d) Presentacin.
Unidad 10. Tablas (I)

Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas.
En cada celda se puede insertar texto, nmeros o grficos.
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que
se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo,
obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos
ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus
casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas
Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que
utilizando las tabulaciones u otros mtodos.
10.1. Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar> grupo
Tablas> botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de crear
tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en
naranja la seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la seleccin
se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la
imagen estaramos creando una tabla de 3x3.
2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana

que permite especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma de
lpiz y simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta opcin
es ms lenta, pero puede resultar muy til para crear tablas irregulares o para
retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De
este modo veremos que disponemos de una pestaa de Herramientas de tabla.
En su pestaa Diseo> grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas
que nos ayudarn a dar la distribucin deseada a la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a
continuacin pulsar Dibujar tabla
para empezar a dibujar.
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiar el

dibujo del cursor y nos permitir eliminar cualquier lnea de la tabla
simplemente haciendo clic sobre ella.
Crear tabla
10.2. Anidar tablas
Una caracterstica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede
crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de
forma independiente a la otra. Lo nico que deberemos tener en cuenta es
que, si eliminamos la tabla principal, tambin se eliminar su contenido, y sto
incluye las tablas anidadas que podamos haber creado.
Cmo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que
queramos e insertar otra tabla.
10.3. Aplicar un estilo de tabla

Hasta ahora hemos visto cmo crear la distribucin de celdas, pero existe otro
aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa
Diseo> grupo Estilos de tabla.
Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el
resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a

distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir
pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y
columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello
simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
Aplicar estilo a tabla
10.4. Ajustar la tabla
Alineacin.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que
tengamos en cuenta su alineacin con respecto a la pgina y con respecto al
texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a
las Herramientas de tabla. En la pestaa Presentacin > grupo Tabla haremos
clic en el botn Propiedades.
O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el men contextual de la

tabla.
Se abrir la ventana que vemos en la imagen.
Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de
texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineacin (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es
el de poder moverla. Al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, veremos
que aparece un icono
en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en l y
lo arrastramos lograremos mover la tabla.

Ajustar tamao:
Tambin al pasar el ratn sobre la superfcie de la tabla, apreciaremos un icono
en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en l y lo arrastramos
podremos modificar de forma sencilla y visual el tamao de la tabla.
Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificar la altura del
borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posicin no
variar, ya que el punto que indica la posicin de la tabla es la esquina superior
izquierda.
10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en
ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o
fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de
las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden
incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace
normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de
movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las
celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de
desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a
continuacin.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse
Presione las teclas
Una celda a la izquierda
MAYS + TAB
Una celda a la derecha
TAB
Una celda arriba
flecha arriba
Una celda abajo
flecha abajo
Al principio de la fila
Alt + Inicio
Al final de la fila
Alt + Fin
Al principio de la columna
Alt + RePg
Al final de la columna
Alt + AvPg
Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.
Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de
celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada
hacer clic y la celda se colorear.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y

cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia
abajo hacer clic y la columna se colorear.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero
haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y
haciendo clic.
Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de

la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la
tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la
tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de
desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas
funciones desde la cinta.
Desplazamiento en tablas
10.6. Combinar y dividir
En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de
forma que, por ejemplo, una fila contenga una nica celda que ocupe lo mismo
que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto,
que una celda se divida en dos o ms celdas sin afectar al resto.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo
Combinar.
- El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda

seleccionada en la tabla. Esto es as, obviamente, porque antes de nada
debemos indicar cules queremos combinar.
- Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas secciones
dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una divisin en dos
columnas y una fila, pero perfectamente podramos haber realizado una
divisin horizontal en dos filas y una columna.
- Por ltimo, Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la
segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de
insercin.
10.7. Alineacin y direccin del texto
Ya hablamos anteriormente de cmo alinear la tabla con respecto al texto que
la rodeaba y a los mrgenes de la pgina. Nos queda ver la alineacin interna
de sus propios elementos, es decir, la alineacin del contenido de las celdas
con respecto a stas.
Lo haremos desde la pestaa Presentacin > grupo Alineacin.
- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones

posibles, que son las combinaciones de alineacin horizontal (izquierda, centro
y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo nico que hay que tener en
cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar la
alineacin estn seleccionadas con anterioridad.
Adems de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imgenes,
fotografas o formas. stas tambin se pueden alinear y ajustar en la celda
exactamente igual que se hara si estuviesen fuera de la tabla. Si necesitas
verlo con detalle puedes visitar la unidad de imgenes y grficos donde se
explica cmo trabajar con estos objetos.
- Con el botn Direccin del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto
aparezca en la direccin que sealen las flechas, que por defecto ser
horizontal hacia la derecha (direccin de lectura occidental). Las posibilidades
son tres:
- Por ltimo, comentar que desde el botn Mrgenes de celda podremos

asignar un margen fijo a las celdas de toda la tabla, as como definir el
espaciado entre celdas. Si no tienes muy clara la diferencia entre ambos
conceptos, aqu te los explicamos
10.8. Tamao de las celdas

Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser
siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el
tamao se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando.
Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar el
aspecto que tendrn las celdas.
- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele

ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamao deseado.
El nico inconveniente es que esto lo haramos totalmente a ojo y para cada
una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores
exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las flechas
que permiten ir cambiando el valor en cm.
- Las opciones de distribucin

tambin pueden resultar muy interesantes.
Toman como referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el nmero
de filas o columnas (segn el tipo de distribucin que utilicemos). De esta
forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la
opcin de ajustar el tamao al contenido de la celda.
10.9. Tratamiento de datos
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla,
lo ms importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso
es tanto o ms importante saber sacarles provecho. Las herramientas que
veremos a continuacin se encuentran en la pestaa Presentacin> grupo
Datos.
Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar

sus datos. No importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la
herramienta es vlida para todos ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo
de forma ascendente o descendente.
Al hacer clic en el botn
se abrir una ventana como la siguiente:
Como puedes observar, el proceso es sencillo:

1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado
encabezados de columna en la tabla detectar los nombre automticamente.
2. Especificar el tipo de datos (texto, nmero o fecha) de la columna en
cuestin.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si
dos personas tienen el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos
rellenando este mismo formulario en la seccin Luego por inmediatamente
inferior.
Repetir filas de ttulo.

En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico
problema de que los encabezados quedan nicamente en la primera y a veces
puede resultar molesto tener que "adivinar" a qu equivale cada una de las
columnas.
La solucin al problema es activar el botn Repetir filas de ttulo
. De
esta forma, el encabezado se mostrar en todas las hojas que ocupe la tabla.
Convertir texto a tablas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos
hacer es situarlos dentro de una tabla. Word 2010 dispone de una potente
herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo mediante
tabulaciones) a tablas. Si los datos estn bien organizados la facilidad para
pasarlos a tabla es sorprendente.
Tambin es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos
contenidos en una tabla a texto.
Si quieres ver cmo convertir texto en tablas y viceversa, en este tema
avanzado lo explicamos
Frmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el
uso de filas o columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de
forma automtica, a travs de una frmula. Lo nico que deberemos hacer es
colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar
el botn
. Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos
parmetros. Por defecto se utilizar la SUMA, pero en el desplegable Pegar

funcin podremos elegir otras frmulas, al igual que tambin podremos elegir
qu formato utilizar para mostrar el resultado.
Es
conveniente
tener
en
cuenta
algunas
consideraciones:
- Podemos especificar qu celdas se calcularn, pudiendo escoger entre las que

se encuentren arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la
izquierda (LEFT) de la celda que contenga la frmula. Por tanto, la sintaxis ser
=FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numricos el sistema suele ignorar los
encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras frmulas
como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo texto, es posible
que s que considere el encabezado como un valor ms a contar. Debemos
tener cuidado con este comportamiento.
- El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que
se han incluido en el clculo. Deberemos volverla a ejecutar.
Para practicar algunas de estas operaciones puedes realizar este ejercicio
paso a paso: Ordenar datos de una tabla
Ejercicios unidad 10: Tablas

En este conjunto de ejercicios trabajaremos sobre el archivo Notas Curso Word.
Ejercicio 1: Dibujar tabla
Haz que las celdas de la columna Comentarios se dividan en dos,
verticalmente. Es decir, que la celda de encabezado con el ttulo seguir
completa, pero el resto de celdas se dividirn en dos columnas. Hzlo con la
herramienta Dibujar tabla.
Guarda los cambios del documento.

Ejercicio 2: Desplazarnos por la tabla
Para el tema 1 de Mi primer documento, escribe dos comentarios, uno en cada
columna: Qu divertido! y Repetir evaluacin para mejorar la nota. El
resultado ser similar al de la imagen.
Luego, sitate en el ltimo tema e inserta el comentario Estupendo!

Supondremos que ya has repetido la evaluacin con un resultado excelente.
Borra el comentario de recordatorio del primer tema.
Ejercicio 3: Seleccin y alineacin
Borra la columna de comentarios, de forma que slo queden Temas y Notas.
Modifica la alineacin de la tabla para que quede centrada.
Ejercicio 4: Datos
Inserta una nueva fila al final de la tabla y escribe en la primer columna Media
de los resultados y en la segunda inserta una frmula que calcule el promedio
de todos los valores. No olvides indicar a Word que la tabla dispone de una fila
de totales.
Evaluacin 10: Tablas

solucin.
1. La herramienta Dibujar tabla sirve para:
a) Crear tablas dibujando a mano alzada, de forma que podamos crear
tablas de cualquier forma: redonda, cuadrada, triangular...

b) Crear y retocar tablas dibujando sus bordes como lneas rectas.
2. Qu significa que una tabla est anidada?

a) Que se ha utilizado la herramienta Combinar en una o ms de una
de sus celdas.
b) Que se ha anclado a una posicin fija determinada y no se puede
mover.
c) Que se ha creado a partir de datos en forma de texto.
d) Que se ha creado dentro de otra tabla.
3. Cmo se aplica un estilo de tabla?

a) Se selecciona la tabla y se aplica desde la pestaa Inicio.
b) Se selecciona la tabla y se aplica desde la pestaa Diseo.
c) Se selecciona la tabla y se aplica desde la pestaa Presentacin.
d) No existen los estilos de tabla. Hay que formatear las tablas con las
herramientas de dibujo.
4. Qu botn sirve para desplazar la tabla en el documento?

a) (De la esquina inferior derecha de la tabla)
b)
c)
(De la esquina superior izquierda de la tabla)
(De la cinta)
d) Ninguno de ellos.
5. Qu botn sirve para modificar el tamao de las celdas de una tabla?

a) (De la esquina inferior derecha de la tabla)
b)
(De la cinta)
c)
(De la cinta)
6. Para ajustar la tabla con respecto al texto que la rodea...

a) Utilizamos el botn Ajustar tabla.
b) Utilizamos las opciones de alineacin que encontraremos en las
propiedades de la tabla.
c) Utilizamos los estilos.
d) Utilizamos otra tabla para maquetar el documento, situando en una
celda el texto y en otra la tabla.
7. Podemos cambiar la direccin del texto en una celda?

a) S, podemos cambiarlo para leer de izquierda a derecha o de
derecha a izquierda.
b) S, podemos cambiarlo en tres direcciones: de izquierda a derecha,
de arriba a abajo y de abajo a arriba.

c) Slo si se trata del encabezado.
d) No.
8. Por defecto, cul es la distancia entre celdas al crear una tabla?

a) 0cm.
b) 0,19cm.
c) 1cm.
d) La misma que de margen.
9. Podemos convertir texto a tablas?

a) S, siempre y cuando el texto est bien estructurado dar buen
resultado.
b) S, cualquier texto nos dar buen resultado, gracias a las mejoras
incluidas en Word 2010.

c) S, siempre que el texto est con estilos.
d) No.
10. Las frmulas en las tablas...

a) Siguen la sintaxis =Frmula(Posicin)
b) No se actualizan automticamente si se modifica algn valor
empleado para el clculo.

Unidad 11. Imgenes y grficos (I)

11.1. Introduccin
En la mayora de casos, nuestro documento se ver muy enriquecido si
incorpora fotografas, grficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido
con material ms visual. Por eso cada nueva versin de Word se ocupa de ir
mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su insercin y su
retoque y ajuste.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaa Insertar>
grupo Ilustraciones, y son los siguientes:
- Imgenes prediseadas. Son imgenes que incorpora Word en una librera

organizada por categoras. Estas imgenes en su mayora estn construidas
utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin
perder resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las
forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que estn
basadas en una fotografa).
- Imgenes de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras
digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se
pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero
no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por
puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn
relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de
nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general,
nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.
- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses,
etc. Estos grficos tambin son vectoriales.
- SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
- Grficos. Representacin de datos en forma grfica.

Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones,
como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello
disponemos de varias pestaas que vamos a ir viendo a continuacin,
fundamentalmente la pestaa Formato para las imgenes y las pestaas
Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word
con una componente grfica atractiva.
11.2. Tipos de archivos
Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las
caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo
de archivo, y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo
llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se
utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos
tonos.
- GIF. Tambin se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresin
con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear
grficos animados.
- BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho
espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresin. Se suele utilizar en internet
como alternativa al GIF, porque tambin permite transparencias.
- WMF. Formato de la mayora de imgenes prediseadas de Word,
normalmente de las vectoriales.
11.3. Insertar imgenes prediseadas
Si hacemos clic en Imgenes prediseadas
aparece el panel lateral
Imgenes prediseadas.
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que
buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles.
Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imgenes que tengan relacin
con ese concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarn. En el ejemplo de la
imagen vemos que est seleccionada la opcin Todos los tipos de archivos
multimedia, pero podramos modificar esta opcin para seleccionar uno o
varios tipos de archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografas e
incluso vdeos y audio.
Todos estos contenidos estn en la Galera multimedia de Microsoft Office. La
galera es una herramienta externa que est disponible para los distintos
programas del paquete Office. Puedes aprender ms sobre ella en el siguente
avanzado
Si disponemos de conexin a internet y la casilla Incluir contenido de
Office.com est marcada, se listarn imgenes que no vienen incluidas con la
instalacin de Word, sino que constantemente se van actualizando e
incluyendo en su pgina web. Aqu lo explicamos con ms detalle.
En cambio, si no disponemos de conexin a internet, es posible que el sistema
solicite el disco de Word 2010 para poder utilizar alguna imagen.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a

paso: Insertar imagen prediseada
11.4. Insertar imgenes desde archivo
En este caso haremos clic en la opcin Imagen
. Se abrir una ventana
similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir un documento Word, y

que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botn que permite mostrar un
panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imgenes sin tener que
abrirlas, simplemente seleccionndolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn

Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesar que se inserte una copia de la imagen, sino
vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede
automticamente actualizada en el documento de Word. Para ello, deberemos
pulsar la pequea flecha en forma de tringulo que hay en el lateral del botn
Insertar y seleccionar la opcin Vincular al archivo.
Incluir imgenes de internet

Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso ser el mismo.
Lo nico que deberemos aprender es a guardar la imagen en el disco duro para
poder utilizarla como haramos con cualquier otra imagen.
Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar,
tenemos que hacer clic con el botn derecho del ratn en ella y elegir la opcin
Guardar imagen como... del men contextual. Dependiendo de tu navegador,
puede que se llame de forma ligeramente distinta. En la ventana que se
mostrar, escoge dnde guardarla y con qu nombre.
En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen
aparecen estos iconos
en una esquina de la imagen, si hacemos
clic lograremos el mismo resultado.

Incluir imgenes desde portapapeles
Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro
programa, como PaintoPhotoshop, la podremos Pegar en Word.
Insertar imagen desde archivo
11.5. Insertar captura de pantalla
Una opcin que puede resultar til es la de Captura de pantalla. La captura de
pantalla es una imagen exacta de lo que se est visualizando en la pantalla de
tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, normalmente
son:
1. Pulsar la tecla Imppant(Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de
lo que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaa Insertar y la opcin Imagen
desde archivo.
En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un
botn.
Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un men que permite
escoger qu captura queremos.
sto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una
de las ventanas abiertas no minimizadas.
Tambin dispone de la opcin Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta
Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qu zona concreta de la
ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no
aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos
disponer de las capturas sin preocuparnos por que Word nos tape zonas de la
ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarn en su tamao real, pero no te preocupes, porque
podrs manipular la imagen para cambiarle el tamao y otras propiedades.
Insertar captura de pantalla
11.6. Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella.
La imagen quedar enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que
disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas en la pestaa Formato.
Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas,
se pueden arrastrar para modificar simultneamente la altura y anchura de la
imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los crculos sirven para
modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos
estableciendo la altura y la anchura en centmetros.

Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con
slo una parte de la imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu con la
herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujar un borde negro que
rodea la imagen. Lo nico que debemos hacer es acercar el cursor al borde y
hacer clic e ir arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y
al hacer clic fuera de la imagen se aplicar el recorte.

En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo
ms amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a
la imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografa o
aplicar sombreados y relieves.
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botn Ms situado

justo en la esquina inferior derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los
botones Contorno, Efectos y Diseo de imagen podremos crear un estilo
personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustes
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero
en ocasiones con unos pequeos retoques ser suficiente. En el caso de las
fotografas las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo y contraste
de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores,
Word lo que hace es mostrar un conjunto de previsualizaciones entre las que
elegiremos cul nos gusta ms.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturacin y tono, as como
la opcin de colorear la imagen, tambin con el mismo sistema de
previsualizacin.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrs de
unas Opciones que abren un cuadro de dilogo donde podrs hacerlo.
Los Efectos artsticos tambin pueden dar un buen acabado a una imagen.
Aunque se suelen aplicar en contadas ocasiones porque distorsionan bastante
la imagen original, pueden resultar tiles para dar un efecto curioso a una
imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos
permiten posicionar, voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.
- Posicin ajusta la imagen respecto a la pgina. En cambio, Ajustar texto:

Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea.
- Girar. Muestra un men con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a

la imagen.
Las opciones de organizacin son especialmente tiles cuando trabajamos con
ms de una imagen a la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como
si fuesen una nica imagen, alinearlas o definir cul estar encima de cul con
las herramientas Traer al frente y Enviar al fondo.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre
dispondremos de las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y
tamao para devolver a la imagen su aspecto original.
Manipular imgenes
11.7. Insertar formas y dibujar
Word tambin dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros

propios dibujos.
Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, existen varias
formas predefinidas entre las que escoger. Y si te gusta realizar tus propios
dibujos tambin dispondrs de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano
alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginacin.
Para utilizarlas deberemos pulsar el botn Formas de la pestaa Insertar.
Selecciona la que ms te guste y haz clic sobre ella. Enseguida podrs volver al
documento
ajustar
sus
caractersticas
tu
antojo.
Existe una forma llamada Cuadro de texto
que es un tanto especial, porque
permite insertar texto en su interior. Sola utilizarse para incorporar texto en

otra forma, crendolo sobre ella y agrupando despus los objetos. Esto ya no
es realmente necesario, porque en las ltimas versiones de Word es posible
incorporar texto en cualquier forma, desde la opcin Agregar texto de su men
contextual. An as, es interesante saber de su existencia, ya que puede
resultarnos til en algn caso.
Aqu tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector

ortogrfico. Si lo recuerdas, sto no ocurra as con otras herramientas como
WordArt.
11.8. Manipular formas
Tamao, posicin y forma
Los grficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y
cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que
hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos
puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando

cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el
nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYS mientras se
arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se
ha hecho un poco ms grande que la original.
Para girar el grfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el crculo verde que
vemos en la parte superior central de la imagen. Moveremos el ratn y
apreciaremos con una figura semitransparente cmo quedar. Soltaremos el
clic cuando est en la posicin deseada. Adems, algunos grficos tambin
tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del
grfico. En este ejemplo un triangulo issceles se ha convertido en escaleno.
Formato
Desde la pestaa Formato podemos modificar aspectos estticos como el color
de su contorno o relleno, sombra o aadir efectos 3D. Adems de la mayora de
opciones
de
organizacin
ajuste
de
tamao
anteriormente.
que
ya
hemos
visto
En esta imagen se ha aplicado:

- Relleno azul.
- Contorno morado de guiones y ancho de 3 ptos.
- Y efecto de iluminacin verde.
Insertar y manipular form
11.9. Insertar grficos de Excel
Word 2010 utiliza Excel para representar informacin numrica de forma
grfica.
En la pestaa Insertar hacemos clic en el botn Grfico. Aparecer un cuadro
de dilogo desde donde podremos seleccionar el tipo de grfico que
necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar.
Aparecer el grfico y la hoja de Excel que nos servir como punto de partida.
Como puedes observar, el grfico que se ha insertado representa a la tabla de

datos de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastar
hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y
categoras. Nos desplazaremos a travs de las celdas de la hoja de clculo
igual que lo hacamos en las tablas de Word. El grfico se dibujar
automticamente a partir de los datos introducidos.
Podemos modificar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico
que aparece en la pestaa Diseo, cuando hacemos clic en un

grfico. Desde la pestaa Formato que hemos ido viendo a lo largo del tema
podremos establecer el estilo y visualizacin del grfico tanto globalmente
como de cada uno de sus componentes. Tambin aparece la pestaa
Presentacin desde la que podrs indicar muchos de las opciones de
presentacin del grfico, como sus ejes, leyenda, ttulos, etiquetas, etc.
Ejercicios unidad 11: Imgenes y grficos

Ejercicio 1: Imgenes prediseadas
Trabajaremos sobre el archivo Fiesta para lograr el siguiente resultado:
Ten presente que:
Se trata de una imagen prediseada que puedes encontrar buscando por

el concepto Fiesta.
En la hoja se sita arriba a la derecha.
Hemos decolorado sus colores para que se vea ms clara.
Se muestra detrs del texto.

Ejercicio 2: Imgenes desde archivo
Trabajaremos sobre el archivo Plato de la semana para lograr el siguiente
resultado:
Ten presente que:
La imagen incluida se encuentra en la carpeta ejercicios del curso. Se

llama berenjenas.jpg. Utilzala directamente o cpiala previamente en la
carpeta donde guardes los ejercicios.
No hemos utilizado la opcin Posicin para mover la imagen, sino que

hemos jugado con el Ajuste de texto y la hemos desplazado a mano.
Utiliza los estilos y las correcciones para darle el aspecto que presenta.

Ejercicio 3: Capturas de pantalla
Trabajaremos sobre el archivo Unidad 1. Vamos a completar el documento con
imgenes que conseguiremos haciendo capturas de pantalla del propio
programa de Word.
Para hacerlo, abriremos por un lado Word con el documento Unidad 1 y por otro
lado otro Word con el tpico documento vaco que se muestra al arrancar.
Recuerda que puedes abrir el programa tantas veces como quieras. Esto lo
hacemos porque al pulsar la opcin para capturar pantalla en Word, la ventana
se oculta, as que realizaremos las capturas sobre la otra que contiene el
documento en blanco.
Como mnimo el archivo deber contener:
Una imagen de toda la ventana de Word en el apartado El primer texto,

tras el texto Al arrancar Word 2010 aparece una pantalla inicial como
esta. El resultado ser:
Una imagen de la pestaa Archivo en el apartado Cerrar documento, tras

el texto Para cerrar un documento hacer clic en la pestaa
. La
misma imagen tambin estar en el apartado Abrir un documento, tras
el texto Para ello hacer clic en la pestaa.
Una imagen de la opcin Salir

en el apartado Cerrar
Word, tras el texto Para ello, escogeremos la opcin.

Ejercicio 4: Practicando lo aprendido
En este ejercicio partiremos de un documento en blanco para crear una
invitacin. Adems de la insercin de imgenes, se recordarn otras funciones
que ya se han estudiado anteriormente.
El efecto a lograr es el siguiente:
Consideraciones:
El tamao del papel ser 10x15cm.
El marco es un borde de pgina que se aplicara a todas las pginas, si

hubiese ms de una.
El ttulo principal est realizado con WordArt.
Hay cuatro imgenes prediseadas, que podrs encontrar buscando por

los trminos Fiesta, Fondo y Decoraciones.
Guarda los cambios con el nombre Invitacin.

Evaluacin 11: Imgenes y grficos

solucin.
1. Las imgenes prediseadas...

a) Se encuentran en la Galera multimedia de Microsoft Office.
b) Suelen ser de tipo WMF (Windows Media File), y por tanto la

mayora se pueden agrupar y desagrupar.
2. Dnde se consiguen las imgenes prediseadas?

a) En el CD de instalacin.
b) En internet.
c) En la galera multimedia.
3. En qu pestaa se encuentran los botones necesarios para incorporar

imgenes al documento?
a) Inicio.
b) Datos.
c) Archivo.
d) Insertar.
4. Qu significa vincular un archivo de imagen al documento?

a) Que la imagen realmente est en internet, no en nuestro ordenador.
b) Que la imagen se actualizar en el documento si el original sufre

cambios.
c) Que la imagen original est en otro documento de Word o de
cualquiera de los programas del paquete Office.
d) Que la imagen ha sido creada agrupando diversas formas.
5. Qu es una captura de pantalla?
a) Un fondo de pantalla.
b) Un salvapantallas creado con Word.
c) Una foto de lo que se ve en la pantalla.
d) Cuando la pantalla se queda colgada porque se ha estropeado la

tarjeta grfica.
6. Las formas son...

a) Lneas y figuras geomtricas o simples que ayudan a crear dibujos.
b) Opciones de formato que se pueden aplicar a las imgenes de

Word.
7. Una forma puede contener texto?

a) S, pero nicamente si se aplica un cuadro de texto sobre ella y
luego se agrupan ambos elementos.
b) S, deberemos aplicarlo con la herramienta de mano alzada,
escribiendo con cuidado con el ratn o ayudndonos de una tabla de dibujo.
c) S.
d) No.
8. Los grficos de representacin de datos...

a) Se crean a partir de tablas de datos de Word.
b) Se crean a partir de los datos de una hoja de clculo Excel.
c) Se crean a partir de los datos extraidos por consultas de Access.
d) Se realizan con un programa externo auxiliar de creacin de

grficos y luego se importan como imagen.
9. Se puede alinear una imagen o grfico?

a) S, con respecto a la pgina.
b) S, con respecto al texto que lo rodea.
c) S, con respecto a otros objetos o dibujos.
10. A qu objetos se puede aplicar estilos rpidos?

a) Grficos de datos.
b) Imgenes prediseadas.
c) Formas.
d) Todas las respuestas son ciertas
Unidad 12. Organigramas y diagramas

(I)
12.1. Introduccin
Al igual que en Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros tipos de
elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que representauna
organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo la organizacin de cargos
en una empresa.
Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser

obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde un
grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias
donde por medio de la representacin grfica se explica los pasos o
componentes con una secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para
poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas

especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
12.2. Crear un organigrama
Crear organigrama
Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaa Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrir este cuadro de dilogo, donde debers seleccionar el tipo de

diagrama que quieres insertar y pulsar el botn Aceptar. Nosotros
seleccionaremos el tipo Jerarqua.
Nos dibuja un organigrama bsico de 2 niveles, el nivel principal con 3

subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y
escribir el texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestaas Diseo y Formato.
Agregar formas
Este botn sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama,

pulsando sobre el tringulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo
de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos
insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es nico no puede
tener compaero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est claramente un nivel por debajo. Por

ejemplo B y C son subordinados de A.
Un Compaero se sita al lado del recuadro. Por ejemplo B es compaero de C
y viceversa.
Un Asistente est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por
ejemplo A1 es asistente de A.
12.3. Modificar el diseo
El botn Diseo
sirve para modificar el diseo del organigrama.
Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de

colocacin de los recuadros.
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el
aspecto que vemos en la imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin

se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitan o
bien a la izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin

se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros
se sitan a la izquierda.
Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin

se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros
se sitan a la derecha salvo los ayudantes.
Autodiseo. Tambin podemos seleccionar el recuadro que deseemos y

moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fcil como hacer clic,
arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un

elemento de derecha a izquierda.
Utilizando esta funcin podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama
con un solo clic:
Cambiar el diseo.
Debido
que
Word
organiza
los
diagramas
en
categoras,
podemos
intercambiar el diseo de nuestro diagrama por uno de su misma categora con

un solo clic. Lo haremos desde la pestaa Diseo> grupo Diseos:
Bastar con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuar

automticamente. Tambin podemos seleccionar la opcin Ms diseos para
abrir el cuadro de dialogo de Elegir un grfico SmartArt.
Ten en cuenta que cuando cambiamos de categora de diagrama, la estructura
puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas
coinciden en ella. Lo que se tomar en cuenta a la hora de convertir un
diagrama en otro ser su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con
este
botn
podemos
mostrar
el
panel
de
texto
correspondiente a nuestro diagrama.

Adems de aadir las formas como hemos visto hasta ahora tambin podemos
editarlo utilizando este panel.
Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el

panel y cambiar sus propiedades desde la pestaa Inicio. Como veremos ms
adelante tambin podrs cambiar su aspecto.
Para aadir nuevos elementos sitate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa
INTRO. Se crear un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para
subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.
Crear un organigrama
12.4. Modificar el aspecto del diagrama
Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado

veremos todo lo relacionado con cmo hacerlo. Con un poco de imaginacin
podrs crear organigramas, diagramas y grficos muy vistosos.
En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaa
Diseo.
SmartArt ofrece, adems de muchas formas de estructuras, un rango muy
amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar
esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la seccin Estilos
SmartArt:
Podemos escoger una combinacin de colores preestablecida para nuestro

grfico, para ello, simplemente despliega el men Cambiar colores y selecciona
el que ms te guste.
Vers que a medida que vas pasando el ratn por cada una de las opciones, tu
grfico mostrar la previsualizacin de cmo quedara si aceptases esa opcin.
Estos colores estan clasificados por diferentes categoras, por lo que lo ms
recomendable es que en un mismo documento todos los grficos que
introduzcas sigan la misma lnea para conseguir un aspecto ms homogneo.
Ms adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma
personalizada.
La segunda opcin que nos ser ms til todava es la de los estilos de grfico
predefinido.
Estos no cambian los colores del grfico, sino que modifican la forma en que se
visualizan.
Existen diferentes formas de visualizacin para cada uno de los grficos, de
hecho hay algunos que tienen un nmero sorprendente de posibilidades, y lo
mejor de todo: en esta ltima edicin de Word, los grficos 3D tienen una
calidad impresionante.
Para seleccionar un tipo de visualizacin despliega la lista y del mismo modo
que antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratn vers la
previsualizacin en tu grfico.
En cualquier momento puedes hacer clic en la opcin Restablecer grfico
de la pestaa Diseo para devolver el diagrama a su configuracin

inicial. La informacin se mantendr, pero se eliminarn los cambios en la
estructura y el estilo.
En la pestaa Formato tambin encontraremos opciones para configurar la

esttica del diagrama.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualizacin en 3D podremos

seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el grfico temporalmente a 2
dimensiones y poder trabajar con ms comodidad.
Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botn y el grfico
tomar de nuevo la apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la seccin Formas nos ayudarn a
diferentes tareas:
Mayor. Este botn aumenta el tamao de la forma en el organigrama.
Cuantas ms veces lo pulses ms grande se har.
Menor. Estre botn disminuye el tamao de la forma en el organigrama.
Cuantas ms veces lo pulses ms pequeo se har.
Cambiar forma. Este botn despliega un men desde donde podrs
cambiar la forma de un elemento cualquiera del diagrama, bastar con
seleccionarlo, desplegar este men y seleccionar la forma que quieres que
tome. Podrs escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Ms a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden
actuar sobre cualquier elemento del grfico o si est seleccionado en su
totalidad sobre el objeto entero.
Desde aqu podremos establecer rpidamente el relleno, color, bordes y

efectos de nuestros diagramas. Para ello, primero podemos optar por utilizar
uno de los estilos prestablecidos por Word desplegando los estilos de forma.
Selecciona uno de ellos y se aplicar automticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratn por cada uno de ellos vers la
previsualizacin en el diagrama del documento.
Este tipo de estilos rpidos slo pueden ser aplicados sobre los elementos del
grfico. Para modificar aspectos relativos al grfico completo utilizaremos los
desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear
otros estilos diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que en Relleno de forma, adems de poder escoger un color, podemos
hacer que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura.
Seleccionando la opcin Sin relleno, el elemento tendr un fondo transparente
y en el caso de que por ejemplo el grfico tuviese algn elemento detrs
(texto, imgenes, tablas....) seran visibles a traves de l.
Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde

que tendr el todo el diagrama o parte de l. Adems de poder elegir su color
tambin podremos modificar su grosor y el tipo de lnea (slida, a rayas,
punteada...). Observa que hay un desplegable dedicado a cmo se mostrarn
las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrars las opciones ms

jugosas en cuanto a la visualizacin del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cules son las que ms
te gustan.
An as diremos que al final de los desplegables que forman este men casi
siempre encontraremos una opcin para abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu se pueden modificar todas las caractersticas del formato del
grfico.
Este cuadro de dilogo tambin est accesible haciendo clic derecho sobre
cualquier parte en el grfico y seleccionando Formato de forma.
12.5. Tamao y organizacin
Tambin en la pestaa Diseo encontramos las opciones referentes a la
organizacin y tamao de los diagramas.
Como puedes ver, las opciones del grupo Tamao son muy fciles de
comprender. Con ellas puedes establecer el alto y ancho del grfico con un par
de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy til, pues a pesar de que podramos
definir el tamao del grfico colocando el cursor en uno de los bordes o
esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando. El
resultado que lograramos as no sera tan exacto pero es mucho ms visual.
El resto de opciones tienen que ver con cmo se comportar el grfico con el
resto del documento. Como observars, son las mismas opciones que se
utilizan para trabajar con los grficos e imgenes, que ya vimos en su
correspondiente tema. Posicin te permite seleccionar la ubicacin exacta del
grfico dentro de la pgina. Y en Ajuste de texto establecer cmo se
comportar el objeto grfico con respecto al resto del texto que lo rodea.
La opcin Ms opciones de diseo abrir el cuadro de dilogo Diseo avanzado.

Desde l podrs colocar el grfico en la posicin exacta que desees,
escogiendo la posicin vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos
(hoja, prrafos, caracteres, etc...).
Formato de un diagrama
Ejercicios unidad 12: Organigramas y

diagramas
Crea un nuevo documento y llmalo Diagrama de mi rutina.

Deber contener el siguiente diagrama:
El formato se ha modificado utilizando las herramientas de estilo de la cinta, no

es necesario colorear cada elemento individualmente.
Evaluacin 12: Organigramas y diagramas

solucin.
1. Selecciona la afirmacin verdadera.
a) Un diagrama es un tipo de organigrama.
b) Un organigrama es un tipo de diagrama.
c) Word no permite realizar diagramas.
d) Word no permite realizar organigramas.
2. Qu caracteriza a un diagrama?
a) Sus elementos estn jerarquizados.
b) Sus elementos estn relacionados entre s.
3. Cmo se llama la herramienta que utilizamos en Word para crear

diagramas?
a) Diagrama.
b) Organigrama.
c) WordArt.
d) SmartArt.
4. Para qu sirve el panel de texto?

a) Para crear el esquema de datos sobre el cual se formar la
representacin grfica.
b) Para insertarlo dentro de un elemento del diagrama.
5. Podremos aplicar estilos rpidos a un diagrama?

a) S, a un diagrama s pero no a un organigrama.
b) S.
c) No a un diagrama no, pero a un organigrama s.
d) No.
6. La forma Asistente...
a) Est en un nivel inferior al elemento del que cuelga.
b) Est por encima de los elementos subordinados de donde cuelga.
7. Para qu sirve el botn
a) Agregar un diagrama.
b) Agregar un elemento al diagrama.
8. Es posible cambiar un digrama de tipo una vez creado?

a) S.
b) No.
9. Qu aspectos referentes a la posicin se pueden modificar en un diagrama?

a) Su posicin con respecto a la hoja que ocupa.
b) Su posicin con respecto al texto que lo rodea.
c) La posicin de sus elementos.
10. Y con respecto a su formato?

a) Se puede modificar la forma de los elementos por cualquier
autoforma propia de Word.

b) Se pueden modificar los contornos y colores de relleno.
Unidad 13. Plantillas (I)

13.1. Introduccin
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya

viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr:
estilo y tamao de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de
pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a
generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un
fax, un currculum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar
guardada en formato .dotx (.dotm para las que contienen macros). Al crear un
documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que
apliquemos se guardarn en un documento normal de Word de tipo .docx, sin
alterarla.
Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cmo utilizarlas y
posteriormente veremos cmo modificarlas para adaptarlas a nuestras
necesidades. Tambin veremos cmo crear plantillas nuevas a partir de un
documento Word. Podramos crear plantillas basadas en formularios de
introduccin de datos con controles ms complejos, pero stos los veremos en
el tema Compartir documentos.
13.2. Elementos que se guardan en una plantilla
Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se
hayan definido en ellas. Pero tambin conservan otros elementos:
- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos
iconos estas modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.
- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en
la plantilla.
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en
este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ah
la potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word
2010.
13.3. La plantilla por defecto
En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de
ello.
Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya
establecidos, y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est
definido internamente en una plantilla Normal.dotm que se aplica por defecto.
De esta forma, cuando hacemos clic en el botn Predeterminar en alguna
opcin para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que
realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.
Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dotm abrindola normalmente

desde Word, como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber
dnde est. Averiguarlo es sencillo. En Archivo>Opciones>Avanzadas
encontraremos al final de todo el botn Ubicaciones de archivos.... Si hacemos
clic en l se abrir una ventana donde est la ruta de los archivos. Nos interesa
la ruta de las Plantillas personales. Luego lo nico que resta hacer es ir a
Archivo>Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar.
Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarn a los
nuevos documentos. Pero si por cualquier motivo queremos recuperar la
plantilla original que vena por defecto, lo nico que tendremos que hacer es
borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya que, de esta forma,
Word no la encontrar y crear una nueva.
Modificar la plantilla por defecto
13.4. Utilizacin de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo>Nuevo.
Normalmente dejbamos marcada la opcin Documento en blanco y

pulsbamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras
opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a
la hora de elegir una plantilla:
- Plantillas recientes permite elegir entre las ltimas plantillas utilizadas en el
ordenador.
- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.
- Mis plantillas es donde aparecern las que hayamos creado nosotros.
- Y ms abajo veremos una seccin completa de Plantillas de Office.com.

Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las
plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las podremos descargar
gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina.
Adems, las encontraremos perfectamente clasificadas en grupos: Actas,
Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son
susceptibles a variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la
pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categora
desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro
de bsqueda.
Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se
muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con
Microsoft para sugerirles plantillas que podran resultar de utilidad, de forma
que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez ms a
disposicin de los usuarios.
Si en cambio ests explorando las categoras para ver las plantillas debers
utilizar los botones de la zona superior, para ir atrs y adelante o volver a la
primera pgina haciendo clic en Inicio.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer
clic sobre ella y pulsar el botn Crear que aparecer a la derecha junto a la
previsualizacin. En el caso de las plantillas de Internet el botn se llamar
Descargar.
Observa que junto al botn Crear est marcada la opcin Documento. Esto
implica que crearemos un documento a partir de la plantilla, que es lo ms
normal. Pero si en algn momento queremos crear una plantilla a partir de
otra, simplemente deberemos pulsar el pequeo botn circular que hay en la
opcin Plantilla.
13.5. Trabajar con el documento creado

Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal
pero con la estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo
contiene un ttulo predeterminado como Documento1, propio de los archivos no

guardados.
Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto

que no debera, en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos
aplicado una plantilla de currculum ejecutivo. En l distinguimos varios
elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic
sobre ellos, como es el caso de la Direccin de correo electrnico. Al hacer clic
sobre el texto [Escriba su correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de
un borde azul etiquetado, en modo edicin, para permitirnos cambiar el texto.
Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente,
dndole nombre. La plantilla no se ver afectada.
Utilizar plantillas
13.6. Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos

modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos
nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el
punto anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de
ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elejido currculum
ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos
seleccionar la opcin Plantilla. As indicamos que lo que queremos crear no es
un documento a partir de ella, sino una plantilla. Por fin, hacemos clic en el
botn Crear.
Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de

diseo que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre
se repetirn, como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrnico,
direccin y telfono. As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin
cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la
plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un
cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.
Observar dos cosas importantes.

Automticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es
la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios (la misma
donde se encontramos Normal.dotm). Hay que guardarla en esta carpeta para
que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo > Nuevo.
El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es as
porque al abrir la plantilla elegimos Plantilla, si hubisemos escogido
Documento se estara guardando como un documento Word ordinario.
Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una
personalizada en Mis plantillas a partir de una original de las Plantillas de
ejemplo. Si quisiramos modificar una plantilla como tal, lo nico que
tendramos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo
directorio que la original.
13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word
2010 podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de
documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010
tendremos que:
1. Disear el documento Word 2010.
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos
incluir campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una
plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un

nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla.
2. Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento.
Como ya sabes, automticamente Word 2010 te propondr que la guardes en
la carpeta Plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego
aparezca en el apartado Mis plantillas.
Crear una plantilla
Ejercicios unidad 13: Plantillas

Crea una plantilla a partir de un documento en blanco. Se llamar Autorizacin
paterna y tendr el siguiente aspecto:
Gurdala en el lugar adecuado para que sea visible desde la opcin Mis
plantillas.
Ten en cuenta que:
La fuente es Courier New.
Las lneas de espacio para rellenar datos son el carcter barra baja _
El ttulo es un estilo ttulo 1.
El recuadro para la firma es una tabla de una nica celda.
Evaluacin 13: Plantillas

solucin.
1. Por qu es tan importante la plantilla Normal.dotm?
a) Porque es la nica que cumple los estndares para poderse ver en
cualquier versin de Word.

b) Porque es la base para crear otras plantillas.
c) Porque los nuevos documentos en blanco se basan en ella.
2. Qu elementos se guardan en una plantilla?

a) Los estilos.
b) Los botones de la cinta y barra de acceso rpido.
c) Las macros.
3. En qu carpeta se guardan las plantillas propias y Normal.dotm?

a) En Archivos de programa > Microsoft Office > Plantillas, siempre.
b) Para saberlo lo mejor es mirarlo en Archivo > Opciones >
Avanzadas porque es configurable.

c) En Mis documentos.
d) En en el men Inicio > Mis plantillas.
4. Cmo se crea un documento a partir de una plantilla?

a) Se selecciona la plantilla en Archivo > Abrir.
b) Se selecciona la plantilla en Archivo > Nuevo y con la opcin
Documento activada pulsamos Crear.

5. Qu son las Plantillas recientes?

a) Las ltimas plantillas que hemos creado.
b) Las ltimas plantillas que hemos utilizado.
c) Las ltimas plantillas que se han incorporado en Office.com.
d) Las ltimas plantillas que se han modificado.
6. Qu debemos hacer para conseguir ms plantillas?

a) Crearlas nosotros.
b) Descargarlas desde Word si disponemos de conexin a Internet.
7. Se puede convertir un documento en plantilla?

a) S, simplemente cambindolo al directorio donde se guardan las
plantillas.
b) S, simplemente cambiando su tipo de archivo.
c) S, utilizando el asistente de transformacin a plantillas.
d) No.
8. Necesitamos saber en qu carpeta se guardan nuestras plantillas?

a) S. Si no, cmo sabremos dnde guardarlas?
b) Realmente no es necesario porque al guardar un archivo de tipo
plantilla Word nos remite a la carpeta configurada como su ubicacin por

defecto.
9. Qu ocurre si borramos la plantilla Normal.dotm?

a) Se crea un agujero espacio-tiempo.
b) Se pierde la configuracin de Word y deberamos llamar a la
asistencia tcnica.
c) Word puede dar problemas en el arranque en algunos casos.
d) Nada, se crea sola otra vez al crear un nuevo documento.
10. Se puede modificar una plantilla que hemos creado nosotros mismos?
a) S, pero slo desde lnea de comandos, porque Word al abrirla
entiende que queremos crear un documento basado en ella y no nos permite

modificarla directamente.
b) S, lo nico que debemos hacer es seleccionar la opcin Plantilla
antes de pulsar el botn Crear. Luego la sobreescribiremos.

c) S, pero slo el texto, no el formato, los estilos, macros y dems
personalizaciones que pueda contener.

d) No.
Unidad 14. Combinar correspondencia

(I)
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir
en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo
escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se
encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn
la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los
datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin
de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.
14.1. Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento

principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de
Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes
de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos
sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los
datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
14.2. Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un

documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de
correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un

asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una
opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de asistentes, es muy
sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos
generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos
a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que

contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado.
Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada
en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haceremos clic en Siguiente para
continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos

utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en
otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin
Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de
datos.
- Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en
ella y elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar...
aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la
lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella
se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que
indicaremos de dnde coger los datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por

ejemplo, as que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre,
deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se
encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar
seleccionada la opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos
aceptados para la combinacin. Obviamente tambin podramos cambiarlo por
cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el men para examinar
las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios
de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y
podemos aadir opciones que veremos ms adelante. Dependiendo del tipo de
datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por
ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en
qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los
datos, etc.
En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules

utilizar. Lo normal es que estn todos seleccionados, pero si queremos
descartar alguno no tenemos ms que desactivar su casilla haciendo clic en
ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar,
filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms adelante. Cuando
terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el
asistente.
En el paso 4redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta
(si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello
debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el
campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas
sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones...,

una Lnea de saludo...,Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada),
o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos
los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a
insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para
seguir con el asistente.
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al
destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir
algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin

Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para
rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos
permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de
registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel
de tareas.
14.3. La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas

podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya
hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa
Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos
ms adelante.
. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal

como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como
vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de

datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est

activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen
resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la
detallamos ms adelante.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por
los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo
de error por tu parte en la creacin de la carta.
14.4. Insertar campos de combinacin
Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono

de la
pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin
con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a
insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los
campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre
<< y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor
cuando se ejecute la accin de combinar.
Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.
14.5. Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en
el botn
. Este botn permite ver el documento principal con los
nombres de los campos o bien con los datos.
La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco
complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fcil de
solucionar este problema es hacer clic sobre el icono

del origen de datos aparecern resaltados.
, los campos
14.6. Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios).
Al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen.
Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para
comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Primer registro del origen.

Registro anterior.
Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin
permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nmero de
registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos
ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
ltimo registro.
14.7. Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn
. Permite ir
a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo

tiene que buscar.
Al hacer clic en el botn
aparece el cuadro de dilogo Buscar
entrada que vemos en la imagen.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que
buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las
caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en
ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen
de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje
por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y

aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro
con las mismas caractersticas.
Opciones de la cinta Correspondencia
14.8. Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar
con ellos, no slo para mostrarlos en el documento, sino tambin para
manipularlos. Haciendo clic en el icono
se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones

interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se
combinarn
con
el
documento
principal.
Cada
fila
corresponde
un
destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta, mensaje

de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin
sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn
todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el
documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic
sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los
registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el
origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir
nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el
botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos
los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en el siguiente
apartado.
Editar destinatarios
14.9. Filtrar destinatarios

Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que
tengan un determinado valor en un campo de combinacin. Por ejemplo
podramos decidir utilizar nicamente los clientes de Alicante.
En la pestaa Correspondencia hacemos clic en
. En el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado

del campo correspondiente, en este caso Poblacin, y se desplegar una lista
con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.

Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen
en
el
campo,
en
este
caso
las
poblaciones
Valencia
Alicante.
Si
seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los
destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se

combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el
campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro tambin
se puede abrir haciendo clic en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se
inicia al pulsar
. La ventana es como la que se aprecia en la siguiente
imagen:
En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern

cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan
combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una
condicin.
Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de
comparacin a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el
valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar

con: cuando se compruebe si el valor est o no vaco. Por ejemplo si no
queremos
combinar
los
clientes
sin
direccin,
seleccionaremos
Campo:direccin y Comparacin:No est vaco. Veremos que Comparado con:

sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no
tendra sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: poblacin es
igual a Valencia, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de
Valencia.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para
formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y
direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el
campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de
su encabezado ya no se muestra negra, sino azulada.
Filtrar destinatarios
14.10. Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms
fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna
que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese
campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar
las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro
de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha
Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Recuerda que
accedemos a ella haciendo clic en el botn Editar lista de destinatarios y desde

ah ya podemos seleccionar Ordenar....
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos
ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a
mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y
dentro de una misma poblacin por cdigo postal.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
14.11. Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de
direcciones, una lnea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido
unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin,
poblacin, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que
tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la
utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cmo se
llama el campo estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda
luego realizar la asociacin necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones. Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir

siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares

que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el
nombre del campo del origen de datos con el que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un
campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de
los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a
asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a
utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta
realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida
nos lo preguntar o veremos que falta algo.
14.12. Combinar al imprimir

La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la
combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios

despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando
en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo
en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo
en blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
Combinar al imprimir
14.13. Combinar en correo electrnico

La opcin Enviar mensajes de correo electrnico permite enviar cada carta del
resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi
inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va
a ahorrar mucho trabajo.

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este,
adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin
Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a
enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la
direccin de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato
del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa
de correo electrnico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook
2010, ya que se iniciar para poder realizar el envo de correos.
14.14. Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin de

correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar
cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin. Frecuentemente, y
especialmente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos
en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes. En este
apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:
Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar con

una base de datos o crear un conjunto de registros de forma manual,
etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las
cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor

de correo electrnico de Microsoft Office.
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto.

Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la
pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos crear
Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el tipo
de material a generar en el panel lateral.
En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su

configuracin.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la

fuente y la posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es
interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado.
Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en la bandeja de
entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.
En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas

vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la
marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior,
seleccionar de qu tipo en concreto se trata. El listado es bastante
completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr
sus proporciones y ser capaz de imprimir el texto perfectamente
ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado
deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus
propiedades.
Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla
que dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a
simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas de
Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los
bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin
borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara
hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema,
personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e

imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva
utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la
pestaa Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es

que nos sitan en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en
forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems,
vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la
impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas
opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo
nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para
poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrnico,
aunque slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu oficina de
correos ms cercana de si es posible realizar tal operacin.
Ejercicios unidad 14: Combinar

correspondencia
En este ejercicio consultaremos el archivo Fiesta que creaste en ejercicios
anteriores. Como recordars, en ella haba un listado de invitados a una fiesta y
tambin un listado de quienes estaban interesados en participar en el regalo
comn.
Utiliza lo aprendido sobre combinar correspondencia para enviar un correo

electrnico a todos los invitados. Los datos de los invitados los encontrars en
la base de Access contactos.accdb con la que ya has trabajado en los ejercicios
paso a paso del tema. Recuerda que la base est disponible en la carpeta de
ejercicios del curso.
Debers seleccionar aquellos contactos que figuren en el listado del archivo
Fiesta y elaborar un correo donde les recordars la fecha, hora y lugar de la
misma. A aquellos que hayan solicitado colaborar con el regalo, les informars
del importe a abonar.
El resultado deber ser similar al que se presenta en las siguientes imgenes.
Los invitados confirmados que no participan en el regalo recibirn un correo
electrnico como este:
Y los invitados confirmados que s participan en el regalo, uno como este:
Es decir, que a groso modo las tareas a realizar son:
Crear y enviar un correo para todos los contactos de la base que

aparezcan en el listado Fiesta.
Crear otro correo (basado en el anterior) para los invitados que

participan en el regalo.
Ten presente que el texto del saludo es una Lnea de saludo que hemos
personalizado.
No es necesario que guardes el documento, una vez enviados los

correos.
Evaluacin 14: Combinar correspondencia

solucin.
1. Para qu sirve combinar correspondencia?
a) Para responder automticamente a los correos electrnicos que nos
llegan, en funcin de su contenido.

b) Para crear mensajes personalizados a partir de un texto fijo y los
datos almacenados de distintas personas.

2. Podemos enviar por correo electrnico los documentos generados?

a) S, Word lo enva directamente.
b) S, Word lo prepara y el gestor de correo que tengamos instalado
realiza el envo.
c) S, guardando los documentos en una carpeta y adjuntndolos a
mano en cada correo.

d) No.
3. Cmo se combina la correspondencia?

a) Desde las opciones de la pestaa Correspondencia.
b) Desde el asistente para combinar correspondencia.
4. De dnde sacamos los datos de origen a combinar con el documento?
a) De una tabla de datos de Word.
b) De un archivo externo como un libro Excel, una base Access o la
lista de contactos de Outlook, etc.

5. Podemos visualizar los registros que se van a utilizar en la combinacin?

a) S, podemos visualizarlos, pero no modificarlos.
b) S, podemos visualizarlos y modificarlos.
c) S, pero no desde Word, sino abriendolo con el programa
correspondiente.
d) No.
6. Es posible escoger en qu orden se realizar la combinacin de los

registros de los datos de origen?
a) S, pero nicamente si los ordenamos en su lugar de origen.
b) S, pero slo en base a un criterio.
c) S, desde Word los podemos ordenar, incluso por varios criterios.
d) No.
7. Es posible filtrar los datos de origen?

a) No, siempre se filtran todos los datos del origen.
b) S, estableciendo condiciones de filtrado o desactivando registros
concretos.
8. Para qu sirve la opcin Insertar campo combinado?

a) Para incorporar un desplegable al documento.
b) Para incorporar una lista de opciones al documento.
c) Para incorporar un dato del origen como el nombre o la direccin al
documento.
9. Para qu sirve la opcin Asignar campos?

a) Etiquetar los campos combinados en el documento.
b) Incorporar campos combinados en el documento.
c) Establecer la correspondencia entre los campos estndar y los que
incorporamos.
10. Para qu sirven los siguientes iconos?

a) Reproducir elementos multimedia del documento.
b) Pasar pginas en el documento.
c) Ver los documentos generados con los datos reales que se han
combinado.
d) Ver los distintos registros a combinar.
Unidad 15. Esquemas (I)

15.1. Introduccin
Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder
aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir
que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos
puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo
es este curso; el curso esta dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo
en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel.
Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los
esquemas.
Con un pequeo esfuerzo adicional nuestros documentos de Word quedarn
perfectamente estructurados.
Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.
Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos

cmo crearlo.
15.2. Conceptos previos

Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos
conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que
se puede asignar a un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una
alineacin a un prrafo, tambin podemos asignarle un nivel de esquema. Hay
nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de esquemas se basa
en los niveles de esquema, es decir, para crear un esquema previamente
debemos asignar los niveles de esquema es las partes adecuadas del
documento. Como iremos viendo a lo largo de esta unidad, los niveles de
esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica
normalmente a un ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1,
Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo tiene sus propias caractersticas de formato
(fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema definido. El
estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel de
esquema 2, y as sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo
tambin estamos asignando el nivel de esquema correspondiente.
Tambin es importante no confundir los esquemas con las tablas de contenidos
o el mapa del documento:
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de
esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo
similar a un esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema
ms rudimentario creado por Word segn unos criterios internos y que no
podemos modificar. Si el documento esta bien estructurado Word crear un
Mapa de documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una
estructura clara el mapa de documento creado por Word nos servir ms bien
de poco. Lo apreciamos al mostrar el Panel de navegacin, haciendo clic en
sta opcin de la pestaa Vista, y sirve bsicamente para ayudarnos a
desplazarnos por el documento. Ya lo vimos en la unidad 3.
Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas
similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en Espaa
solemos llamar un ndice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de
un documento con el nmero de pgina donde se encuentra dicho punto.
Adems tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en
cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin
tiene la capacidad de actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido

se explicar con profundidad en la Unidad 17.
15.3. Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema

disponemos de dos estrategias:
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento.
As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada
punto en el orden que deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la
pestaa Vista > Esquema o desde botn Esquema de la barra de estado
. Se abrir la pestaa Esquema, que veremos con detalle en
el punto siguiente.
- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos como
Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los
siguientes ttulos o puntos de nuestro documento asignndoles el nivel de
esquema que deseemos utilizando los botones
siguiente forma:
de la pestaa de la
- Despus de escribir un ttulo pulsamos la tecla INTRO y podremos escribir el

siguiente ttulo con el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si
queremos bajar un nivel pulsamos el botn
,y si queremos subir un nivel
pulsamos el botn
. Tambin puedes utilizar el resto de los botones de la
pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto.
- Una vez est creado el esquema, para intruducir el texto normal del
documento en el desplegable Nivel de esquema
seleccionar Texto independiente.
, hay que
2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel
correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Si no es as tendremos que ver cmo
estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para
convertirlos en el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos
nosotros en los ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo 1,
Titulo 2... Ttulo 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel
asociado que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene
el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.
El inconveniente de utilizar los ttulos predefinidos de Word es que tienen su

propio formato, por ejemplo el Titulo 1 es Cambria con tamao 14 y en azul, y
puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.
b) La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y

asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente.
En la unidad 7 puedes repasar cmo definir un estilo. Para asignar un nivel de
esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y
pulsar en el botn de la parte inferior izquierda llamado Formato. Se abrir un

desplegable, elegimos Prrafo y aparecer un cuadro de dilogo como el de la
imagen.
En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde
podemos elegir el nivel que deseemos.
Tambin podriamos aplicar un nivel de equema a un punto de nuestro
documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastara
seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para llegar a este cuadro de
dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo ms aconsejable es
definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.
c) La tercera opcin para asignar niveles de esquema, es utilizar los botones
de la pestaa Esquema, de los que hemos hablado hace un momento y que
veremos en el punto siguiente.
15.4. Pestaa de Esquema
Supongamos que hemos redactado el

documento y hemos aplicado a los ttulos correspondientes los niveles
adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaa Vista y
cambiar la vista a Esquema. O en la parte inferior izquierda de la pantalla
donde tenemos los botones de vistas pulsar sobre el cuarto icono como vemos
marcado en la imagen.
Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la
sangra adecuada a su nivel de esquema.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que
vemos en la imagen de abajo.
A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de

esquema de forma esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos
botones ms detalladamente:
Los botones
modifican el nivel del texto seleccionado.
Subir y
Bajar. Trasladan el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una
lnea arriba o abajo respectivamente. Estas funciones las veremos con ms
detalle.
Expandir y
Contraer. Expande el texto contraido, o contrae el texto
expandido. Es decir, muestra u oculta el texto de un determinado nivel.
. Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si
seleccionamos todos los niveles mostrar el documento al completo.
. Si tenemos el documento expandido completamente al
pulsar sobre este botn nos mostrar nicamente la primera lnea de los
prrafos.
. Por defecto est activada. Sirve para ver el texto con el
formato que tengamos definido.
. Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los

Documentos maestros, que veremos en la siguiente unidad didctica.
15.5. Modificar niveles de esquema
En la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a
manipular los niveles del texto.
Con el botn
conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel 1
independientemente del nivel que tena anteriormente.

Con el botn
conseguimos aumentar un nivel el texto seleccionado, es decir
si antes tena un nivel 2, al seleccionar el texto ( o simplemente colocar el

cursor ) y pulsar este botn pasa a tener nivel 1.
Este cuadro combinado
nos muestra el nivel de esquema que
tiene actualmente el texto y presionando sobre el tringulo de la derecha

podemos desplegar la lista de posibles niveles y aplicrselo directamente al
texto.
Con el botn
conseguimos disminuir un nivel el texto seleccionado, es decir
si antes tena un nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un
nivel de esquema 3.
Con el botn
conseguimos que el texto seleccionado pase a tener el nivel
ms bajo de todos (Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena
anteriormente. En realidad, el nivel "Texto independiente" equivale a no tener
ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto normal.
Establecer niveles de esquema
15.6. Desplazar, expandir y contraer texto
Desplazar texto utilizando los botones
Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema disponemos

de la barra que hemos visto en la pgina anterior y en sta barra tenemos
estos dos botones (el botn de subir
y el botn de bajar
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I)
es el primer punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto
denominado Desplazarse por un documento que tendr un nivel inferior al del
ttulo principal y Este a su vez tiene tres puntos en su interior que son
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla,Desplazamientos a lo
largo de todo el documento y Mediante las Barras de desplazamiento. que
sern del mismo nivel los tres pero evidentemente un nivel inferior al ttulo
Desplazarse por un documento.
En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de

desplazamiento vaya antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el
documento tendramos que seleccionar todo el texto de ese punto "cortar" y
situndonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de todo el
documento "pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacerde una forma ms fcil:
simplemente
seleccionado
el
ltimo
desplazamiento) y presionando el botn
punto
(Mediante
las
Barras
de
de la barra de esquema. Y con esto
desplazamos el ttulo y todo su contenido un lugar por encima de donde estaba

como podemos ver en la imagen.
Expandir y contraer el texto.
En las dos imgenes que podemos ver aqu tenemos el esquema nicamente
con los puntos claves del documento. Con la ayuda de los botones
podemos ampliar o reducir el contenido del documento, es decir podemos ir

introducindonos para ver el contenido del documento desde el nivel 1 hasta el
nivel texto independiente. Veamos un ejemplo:
Este es el nivel mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el nivel 1
solo podemos ver el ttulo principal del documento.
Si a continuacin pulsamos sobre el botn
estando con el cursor sobre este
ttulo conseguimos expandir el documento un nivel ms, es decir tendremos el

nivel 2 a la vista tambin.
Si volvemos a pulsar sobre el botn
estando de nuevo sobre el primer ttulo
conseguimos expandir un nivel ms en el documento, con lo cual tendremos a

la vista aquellos ttulos con el nivel 3.
Y volviendo a hacer clic sobre el botn
desde el ttulo 1 del documento
conseguiremos expandir un nivel ms sobre el documento, en nuestro caso ya

no existen ms niveles as que despliega el documento en toda su extensin
con el texto normal, como vemos en la siguiente imagen.
Trabajar con la ficha Esquema
Ejercicios unidad 15: Esquema

En este ejercicio trabajaremos con el archivo Curso bases de datos que se
encontraba en la carpeta de los ejercicios del curso y que has ido modificando
a lo largo de los temas.
Como recordars, se trata de un archivo que ya tiene los estilos aplicados.
Observa que cada ttulo de Nivel 1 contiene dos puntos dedicados a

Ejercicios y a Soluciones de los ejercicios. Su nivel actual es el 2,
disminyelo a un Nivel 3.
Luego, muestra slo los elementos del Nivel 2.
Muestra ahora hasta el Nivel 3 y utiliza esta vista para devolver a los
ejercicios y soluciones su nivel original, el 2.
Expande y contrae el apartado 3.1. Definiciones.
Muestra y oculta el formato de los ttulos.
Cierra la vista esquema y el documento sin guardar los cambios.
Evaluacin 15: Esquemas

solucin.
1. Qu es un esquema?
a) Un resumen estructurado en niveles jerarrquicamente
organizados.
b) Una lista numerada.
c) El ndice del documento.
2. Qu son los mapas de documento y las tablas de contenidos?

a) Tipos de esquemas.
b) Formas de visualizar un documento.
c) Herramientas similares a los esquemas, con distintas funciones.
3. Cundo debemos crear un esquema?

a) Antes de redactar el documento.
b) Despus de redactar el documento.
d) A y B son falsas, los crea Word automticamente.
4. Qu representa el siguiente botn pulsado?

a) Estamos viendo el Panel de navegacin.
b) Estamos utilizando la vista de ndice.
c) Estamos utilizando la vista de esquema.
5. Los estilos ayudan a definir la estructura del esquema.

a) Verdadero.
b) Falso.
6. Para qu sirven los siguientes botones?

a) Modificar el nivel jerrquico de un texto que forma parte de un
esquema.
b) Modificar la posicin de un texto dentro del documento.
c) Pasar de pgina.
d) Modificar los mrgenes.
7. Para qu sirven los siguientes botones?

a) Modificar el nivel jerrquico de un texto que forma parte de un
esquema.
b) Modificar la posicin de un bloque de texto.
c) Pasar de pgina.
d) Crear marcadores de pgina.
8. Para qu sirve el siguiente botn
a) Aadir un punto al esquema.
b) Aadir una pgina al documento.
c) Expandir un bloque del esquema.
d) Mostrar una pgina oculta.
9. Para qu sirve el siguiente botn
a) Eliminar un punto del esquema.
b) Eliminar una pgina del documento.
c) Contraer un bloque del esquema.
d) Ocultar una pgina.
10. Qu es una tabla de contenidos?

a) Una tabla de datos.
b) Una base de datos formada por varias tablas.
c) Un esquema con listas anidadas.
d) Un ndice.
Unidad 16. Documentos maestros (I)

16.1. Introduccin
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un
documento normal (grficos, tablas, formato de texto, etc) y adems contiene
enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden
tratarse independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas
automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene
son enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizarun documento que por
sus caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de
varios captulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar
documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles
de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de
trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos
individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la
realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del grupo realiza
diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se
pueden fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero y qu ocurre con los nmeros de
pgina, los ndices y dems caractersticas de los subdocumentos? El
documento final no estar organizado. En este sentido no hay problema ya que
el documento maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio
ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para
ordenadores que no tienen gran potencia de clculo, pues para estos
ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento
muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar
con estos subdocumentos agiliza la tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres

subdocumentos.
16.2. Botones del documento maestro

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que
vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas
que estn destinados al tratamiento de documentos maestros. En el ltimo
punto del tema explicaremos ms detalladamente el uso de estos botones.
Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante
la pestaa Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas
que est en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:
Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:
Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.
Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento

maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un
subdocumento a raz de un ttulo. Lo veremos con detalle ms adelante.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo
desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar
parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.
. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el
documento maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y
combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos
dividirlo en varios subdocumentos.
. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo
como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en
grupo.
La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.
16.3. Crear un documento maestro
Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

Crear un esquema de un documento maestro.
Esta opcin sirve cuando tenemos muy clara la organizacin, estructura y el

desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos
los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la seleccin de los
puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales.
Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y
sabemos el nmero de captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el
documento maestro con un esquema y destinar cada ttulo de un captulo a un
subdocumento.
Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:
- Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su nivel
correspondiente.
- Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.
- Presionamos sobre
para crear un subdocumento.
- A continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.
Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea

un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el
mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
Por ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento
maestro y 3 subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4
documentos estarn en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres
que les da por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. En este
ejemplo los documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.
Convertir documentos existentes en un documento maestro.
La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y
queremos fusionarlos en un nico documento maestro sin tener que estar
cortando y pegando. Adems, si creamos un documento cortando y pegando,
el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el
documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos
seguir los siguientes pasos:
- Crear un nuevo documento que ser el documento maestro.
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista>Esquema o
presionando
sobre
el
correspondiente
botn
en
la
barra
de
estado
.
Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los
captulos ya creados.
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Ttulo 1 para que tenga el
nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento (Captulo 1) presionamos sobre
.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos
que documento queremos insertar.
- Seleccionamos el Captulo 1.docx y pulsamos Abrir.

Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final
tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear documentos maestros
16.4. Manipulando documentos maestros
Contraer / expandir documentos.
Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de

esquema asociados a la manipulacin con documentos maestros, ahora los
veremos con un poco ms en detalle.
Con el botn
conseguimos contraer o expandir los subdocumentos
que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto

que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo.
Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que
muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho
documento.
Quitar subdocumento.
Situndonos
sobre
un
subdocumento
podemos
pulsar
sobre
el
botn
para quitar el documento como subdocumento del documento

maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento
maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no
se borra fsicamente de nuestro disco duro.
Combinar / dividir subdocumentos.
Combinar.
Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos
pequeos
en
nuestro
documento maestro puede

ser
conveniente
ir
combinando algunos subdocumentos de poca extensin para tener menos

subdocumentos, pero un poco ms extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos
presionando primero sobre el icono
que aparece a la izquierda superior del
primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYS (Shift) de nuestro

teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar
tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono
Se fusionarn todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar

habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.
Dividir.
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y
queremos dividirlos en varios subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del
ttulo
del
subdocumento
partir
de
donde
vayamos
crear
otro
subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn
, este botn
slo estar habilitado si estamos en la posicin correcta.

Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene
varios
subdocumentos,
automticamente
por
los
Word
subdocumentos
cuando
un
pueden
usuario
ser
est
bloqueados
utilizando
un
subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr acceso en

modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros
mismos
utilizando
el
icono
que
tenemos
en
la
barra
esquema
Cuando
tengamos
un
subdocumento
bloqueado,
en
subdocumento aparece un dibujo en forma de candado
la
izquierda
del
. A partir de este
momento no podremos modificar el subdocumento, slo tendremos acceso en

modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Manipular documentos maestros
Ejercicios unidad 16: Documentos

maestros
Has de entregar un trabajo de clase sobre las clulas. El trabajo lo habis

realizado en equipo, de modo que cada uno ha preparado su parte de forma
independiente. Tu tarea consistir en crear un nico documento, que ser el
que se le entregue al profesor, a partir de los archivos de las aportaciones de
todos.
Para realizar este ejercicio te proporcionamos, en la carpeta Clulas de los
ejercicios del curso, los archivos Historia y teora celular, Caractersticas,
Estudio de las clulas, La clula procariota y La clula eucariota, que son las
aportaciones de los miembros del equipo.
Crea el documento Clulas - grupo 2, que ser un documento maestro

que incluya los cinco archivos mencionados, en el orden indicado.
Trata de dar un aspecto homogneo al documento. Puedes modificar

cualquier caracterstica que consideres oportuna: el tema, los mrgenes,
aplicar un encabezado de pgina, una numeracin... la idea es que sean
caractersticas genricas que te hagan ver que el documento se
comporta como un documento nico.
Desvincula los archivos de modo que el documento maestro se convierta

en un documento independiente que contenga toda la informacin y que
pueda ser entregado sin que sea necesario adjuntar el resto de archivos.
Si lo deseas, puedes incluir una portada para lograr un resultado ms

elegante.
Evaluacin 16: Documentos maestros

solucin.
1. Un documento maestro puede contener...

a) lo mismo que un documento normal.
b) enlaces a otros archivos de Word.
2. Qu tipos de documentos es ms recomendable utilizar como maestros?

a) Las plantillas.
b) Los breves.
c) Los extensos.
d) Los que tienen muchos grficos.
3. El botn
sirve para...
a) Crear formularios.
b) Crear subformularios.
c) Crear documentos maestros.
d) Crear subdocumentos en el documento maestro.
4. Y el botn
a) Insertar un grfico en el documento.
b) Insertar una imagen en el documento.
c) Enlazar un documento ya existente con el documento maestro.
d) Insertar un documento nuevo en el documento maestro.
5. En qu vista debemos estar para poder trabajar con los documentos

maestros?
a) Vista resumen.
b) Vista esquema.
c) Vista indexada.
d) Vista pgina web.
6. Los subdocumentos de un documento maestro...

a) Se pueden contraer o expandir para decidir si ver o no su contenido.
b) Se pueden combinar.
c) Se pueden dividir.
7. Qu ocurre si abrimos un subdocumento para modificarlo?

a) Se genera una copia temporal para que varias personas puedan
modificarlo a la vez.
b) Se bloquea su acceso a slo lectura en el documento maestro
mientras est en edicin.

c) No ocurre nada especial.
d) No se puede abrir un subdocumento para modificarlo una vez se ha
integrado en un documento maestro.
8. Qu significa el siguiente icono
a) Documento protegido por contrasea.
b) Subdocumento protegido por contrasea.
c) Subdocumento bloqueado por motivos de seguridad.
d) Subdocumento bloqueado a slo lectura.
9. Qu ocurre si pulsamos el botn

subdocumento de un documento maestro?
estando situados en un
a) Desaparece del documento maestro pero sigue existiendo como un
documento fsico a parte.

b) Desaparece del documento maestro y es eliminado el documento
independiente.
c) Sigue vindose su contenido en el documento maestro pero se
elimina el archivo independiente del disco.

d) Sigue vindose su contenido en el documento maestro y sigue
existiendo el archivo, pero dejan de estar enlazados de forma que no es

actualiza el contenido del maestro al modificar el archivo.
10. Qu ocurre si pulsamos
a) Los subdocumentos se muestran como breves bloques sin mostrar
su contenido, slo la ruta donde est el archivo original.

b) Se bloquean los subdocumentos.
Unidad 17. Tablas de contenidos, de

ilustraciones e ndices (I)
17.1. Introduccin
Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo
que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa
conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros
llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las
diferencias entre ndice y tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la
localizacin rpida de algn punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y
colocar todos los trminos importantes del documento, para que
posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y

tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn
su bsqueda y consulta por parte de los lectores.
17.2. Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se
encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya
dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice
alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice
se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de
manera rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un ndice.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un

documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina
y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La
tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que
miramos cuando queremos saber qu temas tratar. Si hemos dado a los
ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver
Unidad 15) cas tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen
podemos parte de una tabla de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos

anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos
insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una
vista que est slo disponible en la versin digital del documento.
17.3. Insertar marcas de ndice
Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas

entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
Existen dos formas de marcar las entradas del ndice:
De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear
un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original
que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern
ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es Captulo 2. Tipos de
vehculos en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si
escribiramos capitulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est
en minscula y la i no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que
aparezca en el ndice.
- Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos
querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor
entonces en la segunda columna pondremos Captulo 2. Tipos de
vehculos:Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subndice de
Captulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca
en el ndice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de
uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista >Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las
entradas del documento automticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice
.
Aparece el dilogo de ndice.
- Hacemos clic en el botn Automarcar...

Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas
marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como
veremos en el siguiente apartado.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o
palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a
insertar una marca.
- Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o
presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos seleccionado el
texto aparecer ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos
introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer
en el ndice.
Podemos
crear
Subentradas
de
la
Entrada
principal,
las
subentradas
aparecern debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las

subentradas
se
utilizan
cuando
una
entrada
principal
tiene
trminos
estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento.

Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una
referencia cruzada (se estudiar en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un
intervalo de pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva.

Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o
palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de
Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase
de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.
17.4. Insertar ndice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automticamente, podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar,
al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele
poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice,
aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.
En
formatos
podemos
seleccionar
el
estilo
que
tendr
el
ndice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se
generar el ndice.
Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear un ndice de trminos.
Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice

presionando sobre el botn Modificar. Nos aparece un dilogo como el que
vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el
formato cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar....
17.5. Tabla de contenido
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que est formada
por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento.
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos
debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos
que aparezcan en la tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de ttulos
predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro
documento utilizamos estos estilos de ttulos al crear la tabla de contenidos
Word se fija en estos ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o
disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo
Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista > Esquema.
3. Crear estilos de ttulos personalizados.
Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que
Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un
documento y le hemos aplicado ttulos personalizados una vez estemos en la
pestaa de Tabla de contenido en el dilogo Tabla de contenido (que veremos a
continuacin) debemos pulsar sobre el botn Opciones...
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde debemos

seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel
de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Ttulo 1, Ttulo 2 , etc. lo
lgico es que le asignemos a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, a Ttulo 2 el Nivel de
TDC 2 y as sucesivamente.
Generar la tabla de contenido.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto
anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que formarn la
tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de
contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del
documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men Tabla de
contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se

generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene
predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que
deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin
Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir

viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado.
Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de
pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los
nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos
en lugar de nmero de pgina.
Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que

vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el
nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen,
pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que
nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo
3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba
podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el
men Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se
eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de
contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al
desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear tabla de contenido.
17.6. Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento
aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics
de ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaa Referencias disponemos del botn
- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men

emergente donde encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos
aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de
abajo. En l indicaremos si deseamos actualizar slo los nmeros de pgina o
toda la tabla.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Actualizar tabla de contenido.

17.7. Tablas de ilustraciones y otras
Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones,

grficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero
debemos marcar las entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para
marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:
- Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen,
grfico, etc.), acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen. Como podemos ver el
ttulo se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a
cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word
lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo adecuado.
La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de
la seleccin.
Adems vemos una serie de botones:
- Nuevo rtulo... Sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin.
- Numeracin... Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para
modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.
- Autottulo... Sirve para generar automticamente los ttulos de un

determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen
automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que
vayamos incluyendo en el documento.
- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier
tipo y los grficos, tablas, y dems objetos no son una excepcin. Por tanto
podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y
asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para
ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin
podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocer esos tipos personalizados.
En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones
queremos incluir la ilustracin.
Generar la tabla de ilustraciones.

Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos
acceder a la pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de
ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo

del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de
pgina y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar
hipervnculos en lugar de nmeros de pgina.
En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de

tabla vamos a crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba
vemos que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una
tabla de ilustraciones de tablas.
Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen

donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo
de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente
para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las
distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo
asignamos manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto
por duplicidad de identificadores de tabla.
La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que
generemos.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Crear tabla de ilustraciones.
Ejercicios unidad 17: Tablas de contenidos,

de ilustraciones e ndices
Ejercicio 1: Curso bases de datos
En este ejercicio trabajars con el archivo Curso bases de datos que ya has ido
modificando en ejercicios anteriores.
Crea una tabla de contenido que muestre los distintos apartados del
documento. Deber estar en una hoja en blanco donde no haya nada ms,
justo despus de la portada.

Ejercicio 2: Clulas
En este ejercicio trabajars con el archivo Clulas - grupo 2 que creaste en los
ejercicios finales del tema anterior.
Debers crear una tabla de ilustraciones en la ltima pgina del documento. En
una pgina nueva que no contenga nada ms. El resultado ser similar a este:
Ten presente que las imgenes tienen un pie de imagen escrito. Debers
realizar las modificaciones necesarias para que este pie de foto sea el ttulo de
la imagen que se muestre en la tabla de ilustraciones.
Evaluacin 17: Tablas de contenidos, de

ilustraciones e ndices
solucin.
1. Una novela contiene, en sus primeras pginas, una lista donde se indica en
qu pgina empieza cada captulo. Qu es esto, segn Word?
a) Un ndice.
b) Una tabla de contenidos.
c) Una tabla de imgenes.
d) Una tabla de grficos.
2. Decidimos que nuestro libro de recetas dispondr de un listado final de los

principales ingredientes utilizados. Qu utilidad de Word sirve a nuestro
propsito?
a) Un ndice.
b) Una tabla de contenidos.
c) Una tabla de imgenes.
d) Una tabla de grficos.
3. Qu deberemos valorar de un documento a la hora de decidir si vale la

pena incluir tablas de contenidos o ndices?
a) Si es lo suficientemente extenso como para que merezca la pena
hacerlo.
b) Si est bien estructurado.
4. Qu funcin tiene una marca de ndice?

a) Marcar el nmero de pgina que queremos incluir en el ndice.
b) Marcar la palabra que queremos incluir en el ndice.
c) Marcar el texto del propio ndice con un formato resaltado.
d) Insertar un smbolo de marca registrada en el pie de pgina del
ndice.
5. En qu pestaa encontramos las opciones a las tablas de contenidos e

ndices que hemos visto en esta unidad?
a) Inicio.
b) Insertar.
c) Referencias.
d) Correspondencia.
6. Qu significa TOC en Word?
a) Trastorno obsesivo compulsivo.
b) Table of Contents.
c) Tabla obsoleta de colores.
d) Tabla de obturacin de cabeceras.
7. Una tabla de contenidos se puede crear prcticamente de forma automtica

si disponemos de una buena estructura de documento...
a) con estilos de ttulo correctamente aplicados.
b) con los niveles de esquema correctamente aplicados en la vista
esquema.
8. Cmo actualizamos la tabla de contenidos de un documento?

a) No podemos. Debemos volver a generarla si modificamos el texto
original, pero como ya estar todo preparado no costar nada hacerlo.

b) Pulsando el botn Actualizar tabla de la pestaa Referencias o la
opcin Actualizar campos de su men contextual.
9. Qu opciones son posibles gracias a las tablas de ilustraciones?

a) Numerar y etiquetar todos los objetos del documento, como
imgenes o grficos, etc. para luego disponer de un "ndice" de este tipo de

material.
b) Generar automticamente ttulos para determinados tipos de
archivos.
c) Aplicar estilos personalizados a las ilustraciones.
10. Podemos elegir un formato de ndice de entre varios disponibles.

a) Verdadero.
b) Falso.
Unidad 18. Marcadores, referencias

cruzadas y notas al pie (I)
18.1. Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word
para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las
referencias cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al
pie y las notas al final.
Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y
sern ms fciles de utilizar.
Al redactar un documento, Cantas veces nos hemos encontardo con que
estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos
gustaria que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas
ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo.
Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un
enlace a la pgina donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el
nmero de la pgina corremos el riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el
documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo.
Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las referencia
cruzadas, como vamos a ver a continuacin.
18.2. Conceptos bsicos
Marcadores. Un marcador identifica una

posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para
futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un
documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el
mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital
tambin se puede hacer esto y de una manera ms elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder
acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para
crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador
permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de
Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra
la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.
Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve

para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por
ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en
algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin
podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna
imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre
otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el
documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la
pgina 4, la referencia se actualiza sola.
En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen

anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn
encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y
haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en
este caso el marcador "ratn").
Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir
informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto
desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando
se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quin es el
autor de esa cita.
En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice

con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda
imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como
en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo
la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho
se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final
de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final
de un captulo o bien al final del documento.
18.3. Insertar marcadores
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de

nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante
mediante una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien
sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl
+ Mays + F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el
nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe
comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no
puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es
decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin
del documento a la que est asociado el marcador.
Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.
Normalmente los marcadores permanecen

ocultos, a no ser que activemos la opcin para mostrar Marcadores ocultos. Lo
haremos desde el men Archivo>Opciones.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora
Avanzadas, en la lista de la izquierda. Deberemos bajar la barra de
desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de
documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro
documento aquellos marcadores que hemos incluido.
Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la

pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o
presionando Ctrl + I.
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en
la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos,
posteriormente slo debemos pulsar el botn Ir a.
18.4. Referencias cruzadas
Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relacin con

los marcadores.
Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares
adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto
anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el
que deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer
clic en el botn Referencia cruzada

. Aparecera el cuadro de dilogo
Referencia cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo
apareceran los marcadores que hayamos creado previamente.
Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un
hipervnculo.
Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro
documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias
cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...
En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que

vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos disponibles.
El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el
documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo,
seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al
marcador cuando lo creamos.
Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se
modifican adaptndose al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin.
Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos
del tipo en cuestin "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una
referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el
documento, sino que ademas hayamos creado un ttulo tipo Tabla. A
continuacin vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada
tipo.
Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo
predefinidos (Ttulo 1, Ttulo 2, ... Titulo 9) .Para crear un ttulo basta
seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo
que corresponda.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del
ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y
dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la
posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se
encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que
hemos visto en el punto anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo.
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la
posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se
encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Notas al pie o Notas al final.
Al final de esta unidad veremos como crear Notas al pie y Notas al final, una
vez creadas ya podremos asignarles una referencia cruzada sin ms
preparacin.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y
Notas al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la
nota al final.
adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con
respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en
el documento.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del
nmero de pgina con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero,
obviamente, debemos crear la ecuacin, ilustracin o tabla y luego debemos
colocar el cursor al lado del elemento e ir al men Insertar, Referencia, Ttulo...
y aparecera un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos selecionar entre Ecuacin,

Ilustracin o Tabla.
En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera

ilustracin que creamos, Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos
cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo rtulo. Lo que pongamos en el
campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn el campo
Referencia a.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos
un elemento al que asignar la referencia cruzada.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo
Referencia Cruzada, para los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar ms
adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la
posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra
en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Elemento numerado.
Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados
(creados utilizando las opciones de Numeracin y Vietas).
Es un poco ms complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cmo
hacerlo
visita
nuestro
avanzado
Referencias
cruzadas
de
numerados.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Referencias cruzadas
18.5. Notas al pie y notas al final
elementos
Crear una nota al pie.

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar
automticamente y no tendremos que relizar ms acciones, pero si queremos
configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y
notas al final haciendo clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha
del grupo Notas al pie.
Aparece
el
dilogo
que
vemos
en
Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.
la
imagen.
Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que
deseamos que se muestre como subndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo...
Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera
nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si
reinicia en cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar
de
formato
mitad
del
documento
aplicar
los
cambios
despus
seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn
encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al
final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie /
nota al final referente al superndice.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Notas al pie de pgina.
Ejercicios unidad 18: Marcadores,

referencias cruzadas y notas al pie
Ejercicio 1: Utilizar marcadores
En este ejercicio trabajars con el archivo Curso bases de datos.
1. El primer tema contiene unos ejercicios en el apartado 1.5 y sus
soluciones en el 1.6. Crea marcadores en cada una de las soluciones.
Luego, crea referencias en los enunciados de modo que al pulsar CTRL y
hacer clic sobre el texto Solucin ms adelante, Word nos dirija a su
correspondiente solucin.
2. Ve al final del documento y luego utiliza la opcin Ir a para situarte en la

solucin al ejercicio 2.
No es necesario que guardes los cambios.
Evaluacin 18: Marcadores, referencias

cruzadas y notas al pie
solucin.
1. Para qu sirve un marcador?
a) Resaltar un texto del documento.
b) Identificar una posicin o seleccin de texto.
2. Qu referencia una referencia cruzada?
a) Otro documento.
b) Parte del mismo documento.
3. Dnde se encuentran las notas al pie?

a) Al final de la pgina.
b) Bajo el trmino referenciado.
4. Dnde se encuentran las notas al final?

a) Al final de un captulo o documento.
b) En el mismo lugar que las notas al pie.
5. Cmo insertamos un marcador si ya tenemos el texto seleccionado?

a) CTRL+F5.
b) CTRL+MAYS+F5.
c) MAYS+F5.
d) ALT+MAYS+F5.
6. Los marcadores son elementos que no se aprecian a simple vista en el

documento.
a) Cierto, y no es posible verlos, pero es que en realidad tampoco es
necesario hacerlo.
b) Cierto, pero podemos decidir verlos modificando las opciones de
Word.
c) Cierto, pero s que vemos una marca especial de resaltado cuando
pasamos el cursor sobre uno de ellos.
d) No es cierto, los marcadores son perfectamente visibles.
7. Cmo nos situamos en un marcador ya existente?

a) Desde la opcin Ir a de la pestaa Inicio > Buscar.
b) Con las teclas CTRL+I.
8. Qu criterios se pueden utilizar para ordenar marcadores?

a) Por nombre o posicin.
b) Por nombre o prioridad.
c) Por prioridad o posicin.
d) No se pueden ordenar.
9. Qu tipo de elementos se pueden referenciar en una referencia cruzada?

a) Marcadores.
b) Notas al pie o notas al final.
c) Ttulos definidos con estilos de ttulo.
10. Cmo sabemos que una palabra tiene una nota de pie?
a) Normalmente muestran una numeracin, personalizable.
b) Muestran siempre la misma numeracin 1, 2, 3, 4... en forma de
superndice.
c) Se muestra subrayada.
d) Aparece en negrita.
Unidad 19. Seguridad (I)

19.1. Introduccin
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un
sistema de seguridad en el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de
un antivirus, especialmente si el sistema tiene acceso a internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas
veces se descuida. Es muy interesante disponer de herramientas para controlar
el acceso a los documentos en entornos de trabajo donde usuarios diferentes
pueden utilizar una misma mquina. Por ejemplo, en una empresa un
empleado puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debera
poder modificar porque pertenecen a otro empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros

documentos. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de
seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
Aadir contrasea a un documento.
Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un documento.
Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.
Proteger el documento contra virus de macros.
Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo

que conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy
importantes.
19.2. Aadir contrasea al documento
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro

documento es asignndole una contrasea para que nicamente la persona
que conozca esa contrasea pueda abrir y modificar el documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden
contener tanto letras como nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para
convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaa Archivo>Informacin pulsaremos el botn Proteger
documento y elegimos la opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente
cuadro de dilogo desde el que introduciremos la contrasea.
Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que
volvamos a repetir la contrasea. As el sistema se asegura de que se ha
introducido correctamente y sin errores tipogrficos.
Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta
misma ventana y cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser
eliminar la contrasea actual dejando el cuadro de texto en blanco.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Proteger con contrasea
Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que

puedan modificar el formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del
documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y
seleccionar Restringir edicin.Se abrir el panel de la imagen. La primera
opcin es la que nos permite aplicar podemos seleccionar qu tipo de formatos
restringimos Restricciones de formato en el documento.Pulsando sobre el
enlace Configuracin...
accedemos a un cuadro de dilogo donde.

Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una
casilla implicara dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir,
bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de
Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.
En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a aplicar.
Se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos
solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que

posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el
botn Suspender la proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo donde
debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.
Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos sobre
el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a
continuacin.
Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se

despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin.
Podemos seleccionar qu tipo de ediciones queremos habilitar sobre el

documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en
ocasiones
podremos
seleccionar
qu
usuarios
pueden
realizar
las
modificaciones.
Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones
sobre el documento, pero los cambios realizados sern resaltados.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir
comentarios sobre el documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las
reas de los formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn
cambio, equivale a slo lectura.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Restringir edicin
19.4. La firma digital

En la pestaa Archivo>Informacin>Proteger documento encontramos la
opcin Agregar una firma digital. Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos
explica en qu consiste firmar documentos y nos permite abrir el catlogo de
servicios de firmas recomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de
internet para conectar con la pgina web correspondiente.
Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una
autoridad certificadora como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta y
alguna otra compaa ofrecen certificados de firmas digitales, para ms
informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar una firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite

certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido
firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle pero en una firma digital existen 2 tipos de clave
para un mismo usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para
cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave privada que es la
que utiliza el usuario que firma el documento y que nicamente debe conocer
l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser
valida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso
que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.
Una
Si
vez
creada
queremos
la
cambiar
firma
la
firma
vers
digital
la
ventana
haremos
clic
de
en
la
imagen.
Cambiar
seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer

clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser
modificado. En caso de que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera,
pues no sera posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el
mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es

que cuando el documento este finalizado, al aadirle la firma, cada persona
que lo abra ver que lo hiciste t y no podr modificarlo sin romper la firma
digital.
19.5. Otras opciones de seguridad
Seguridad de macros.
En la pestaa Archivo>Opciones podemos escoger la categora Centro de

confianza. All encontraremos varios enlaces de informacin y un botn que nos
llevar a su configuracin: Configuracin del centro de confianza, en el que
podemos especificar el nivel de seguridad sobre los documentos.
Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las
macros. En ocasiones, una macro puede haber sido programada de forma
maliciosa, comprometiendo la seguridad de Word y del sistema al ser
ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad
que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad que
apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo puesto que
no permite la ejecucin de macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin de macros

a peticin del usuario. cuando abras el archivo saltar un aviso que debers
aceptar si quieres que las macros se ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permite la
ejecucin de las macros con firma digital.
Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por tanto el ms
peligroso puesto que no ofrece proteccin alguna sobre las macros.
En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmas
digitales de usuarios o compaas de las cuales permitimos ejecutar las macros
adjuntas en sus documentos.
En la categora Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones
de confidencialidad, como vemos en esta imagen:
Podemos seleccionar:
Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin al guardar el

documento en Word, eliminar la informacin relativa a la autora del
documento, es decir los campos relativos al autor del documento como nuestro
nombre y dems se dejarn en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos avisados antes de
imprimir, guardar o enviar un archivo con modificaciones.
Almacenar nmeros aleatorios... Word al guardar un documento le asigna un
nmero para posteriormente identificarlo, esta opcin genera un nmero
aleatorio para el identificador del documento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las marcas ocultas al
abrir o guardar un documento.
19.6. Gestin de derechos de informacin (IRM)
El IRM (InformationRights Management) permite gestionar los permisos de
acceso, impresin, copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una
forma bastante completa. Con l conseguimos un mayor control sobre la
seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y modificacin
completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros especifiquemos.
Es una herramienta independiente que viene, en el caso de Windows Vista, con
la instalacin del sistema operativo. En cambio en Windows XP hay que
instalarla de forma expresa.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma
que aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro
ordenador la seguridad seguir vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada
impide que por ejemplo la persona que visualiza el archivo haga una captura o
una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto
Ejercicios unidad 19: Seguridad

Ejercicio 1: Proteger un documento
Si lo recuerdas, el planteamiento del archivo Clulas - grupo 2 era que se
trataba de un trabajo en equipo cuya finalidad era entregarlo al profesor para
su valoracin.
Puesto que no nos interesa que el profesor pueda realizar cambios, debers
protegerlo para que no se pueda editar. Sin embargo, s que deber poder
incluir comentarios, si lo cree conveniente.
La contrasea para la proteccin ser aulaclic. No olvides guardar los cambios
que realices.
Evaluacin 19: Seguridad

solucin.
1. Qu es una contrasea?
a) Una combinacin exclusivamente numrica que permite el acceso
al documento.
b) Una combinacin de caracteres alfanumricos que permiten el
acceso al documento.
c) Una frase secreta que responde a una pregunta secreta que se
plantea al iniciar un documento y que permite su acceso.

2. Dnde encontramos la opcin de aplicar una contrasea al documento?

a) En la pestaa Archivo > Informacin.
b) En la pestaa Archivo > Proteger.
c) En la pestaa Revisar > Contrasea.
d) En la pestaa Revisar > Edicin.
3. Qu implica definir la edicin de un documento con el modo slo lectura?
a) No se podr imprimir.
b) No se podr reenviar.
c) No se podr guardar una copia.
d) No se podr modificar.
4. Qu tipo de restricciones admite Word?

a) De formato.
b) De edicin.
5. Qu garantiza una firma digital vlida en un documento?

a) Que el documento no ha sido modificado despus de su firma.
b) Que el texto no estaba protegido por derechos de autor.
c) Que el documento es compatible con todas las versiones de Word.
6. Dnde encontramos las opciones del Centro de confianza de Word?

a) En Archivo > Seguridad.
b) En Archivo > Informacin.
c) En Archivo > Confianza.
d) En Archivo > Opciones.
7. Y qu podemos configurar desde el centro de confianza?

a) La forma en que Word se enfrentar a un archivo con macros.
b) La informacin que se incluir del autor del documento.
c) Mostrar o no el marcado oculto al abrir el documento.
8. Qu es el IRM?
a) Internet Response Management.
b) Interface Research Management.
c) Information Right Management.
d) InformationReview Management.
9. Dnde encontramos el IRM?

a) Viene instalado en el sistema operativo, o bien lo deberemos
instalar nosotros.
b) Viene incluido en el paquete Microsoft Office, desde la versin 2003.
c) Es un programa de gestin que se adquiere a parte, aunque los
usuarios de Office disponen de un descuento.

d) En la pestaa Inicio de Word.
10. Para qu sire el IRM?

a) Para gestionar qu acciones se pueden realizar sobre un
documento.
b) Para decidir quin puede realizar determinadas acciones sobre un
documento.
Unidad 20. Macros (I)
20.1. Introduccin
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran
realizarse automticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un
orden que el usuario decide, actuando como una nica instruccin y que
pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
- Automatizar una serie de pasos.
- Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.
- Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el
eslogn de la empresa, si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos
una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que
funcionen como si fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de
herramientas o asociar cada macro a una combinacin de teclas especfica.
Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
20.2. Macros de Word
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una
serie de comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes
pasos:
- Accede a la pestaa Vista>Macros>Ver macros... Aparece el cuadro de
dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs
ver la lista con los comandos disponibles en Word.
Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma
normal o, si estn compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso.
Al ser propios de Word, no podremos modificarlos.
20.3. Crear macros con la grabadora
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro
que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta
almacenar todos los comandos (o acciones) que vayamos realizando. As pues
todo lo que hagamos se guardar y posteriormente al ejecutarla se llevar a
cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin que no
tiene porqu ejecutarse siempre con la macro que estamos creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente
que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al
grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de
grabar la macro, para que as salga sin ningn error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no
podemos utilizar el ratnpara desplazarnos por el documento, debemos hacerlo
mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad
3 de Edicin bsica.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar
la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en
la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores
documentos.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y deplegar
el men Macros y seleccionar la opcin Grabar macro.
Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen.
Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes
condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando
existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro
anterior o al comando de Word que haba antes. Por tanto debemos tener
mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la
macro, que podr ser un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre
el icono de Botn o el de Teclado aparecern unos nuevos cuadros de dilogo,
que vermos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde

este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente
asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a
guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm
que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones
de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese
momento podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra
de estado:
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero
del ratn se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos
efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de
estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es conveniente
asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a
continuacin.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Grabar una macro
20.4. Insertar la macro en la barra de acceso rpido

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rpido.
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa
Archivo > Opciones. Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos
situarnos en la categora del men izquierdo Personalizar cinta de opciones si
queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de herramientas de
acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.
- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern listadas

todas la macros que hayamos grabado.
- Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que se
aada a la barra. La macro se aadir al listado de comandos de la barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola y
haciendo clic en el botn Modificar.... Se abrir un cuadro de dilogo con
diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y adems
puedas modificar su nombre.
Asignar una combinacin de teclas a la macro.
En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del botn
Personalizar... en el cuadro de dilogo anterior, que es el que permite escoger
el acceso de teclado a la accin. Se abrir el cuadro de dilogo que vemos en
esta imagen, que es el mismo que veramos si pulsramos la opcin Teclado
del cuadro de dilogo Grabar macro que hemos visto anteriormente.
En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego

la macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar
la secuencia de teclado es donde deberemos especificar la combinacin de
teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos como si fusemos a
ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos
hacer clic en Asignar para que la combinacin se asigne a la macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro
tipo de comando.
Editar el cdigo de la macro.
Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems
puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programacin en
Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro pulsamos la combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del
dilogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y
pulsamos Modificar.
Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la
imagen.
Si deseas consultar el entorno de programacin del editor de Visual Basic

consulta nuestro bsico.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Cdigo de una macro
20.5. Ejecutar y eliminar macros
Para
llevar
cabo
la
ejecucin
de
la
macro
debemos:
- Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros.

- Seleccionar la macro de la lista.
- Pulsar Ejecutar.
Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic
sobre l, y si hemos creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la
combinacin de teclas.
Comentamos el resto de botones del dilogo.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de
Visual Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.

Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador... Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos
diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
Tambin podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas
opciones de autoejecucin:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla
donde tenemos la macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la
plantilla donde tenemos la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde
tenemos la macro.
Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos
asignarle el nombre ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que
abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro le
pondremos el nombre AutoNew.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Eliminar una macro
Ejercicios unidad 20: Macros

Ejercicio 1: Personalizar barra de acceso rpido
Incluye un botn personalizado con el siguiente icono
en barra de acceso
rpido. Al hacer clic en l, se crear una nuevo documento en blanco.
Comprueba que funciona correctamente.

Ejercicio 2: Crear y eliminar macros
Crea una macro asociada a la combinacin de teclas CTRL+ALT+F. Al
ejecutarla, escribir el texto:
Un cordial saludo,
aulaClic
Luego elimnala.
Si consideras que la macro del ejercicio anterior no te va a resultar de utilidad,
brrala tambin, as como el botn que la ejecuta.
Evaluacin 20: Macros

solucin.
1. Una macro sirve para...
a) Ejecutar varias instrucciones en lote, en un orden determinado,
como si se tratara de una sola.

b) Programar mensajes y avisos de usuario.
c) Crear un recuadro de prrafo o de pgina.
2. Una macro permite...

a) Automatizar tareas.
b) Crear botones de la cinta con nuevas funciones o combinaciones de
ellas.
3. Word dispone de comandos propios asignados a determinadas macros

predeterminadas.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. Cmo se crea una macro?

a) Debemos necesariamente conocer Visual Basic para escribir las
instrucciones que se realizarn en el editor de Visual.

b) Ponemos en marcha una grabadora de acciones y todo lo que
hagamos hasta el momento de parar la grabacin ser lo que ejecute la macro.

c) Con el editor de macros.
d) Las macros no se crean, sino que se modifican las ya existentes.
5. Si queremos crear un botn en la cinta o en la barra de acceso rpido que

ejecute una macro, cmo lo haremos?
a) Desde Archivo > Opciones.
b) Desde Archivo > Informacin.
c) Desde Insertar > Macro.
d) Desde Vista > Macro.
6. Cmo vemos qu macros hay creadas?

a) Desde Vista > Macros > Ver macros.
b) Desde Insertar > Macros > Ver macros.
c) Desde Archivo > Macros.
d) Desde Vista > Macros > Grabar macros.
7. Podemos ejecutar una macro pulsando una combinacin de teclas?

a) S, aunque no directamente. Con CTRL+ALT+1 abrimos la lista de
macros y ah seleccionamos la que queremos ejecutar.

b) S, siempre y cuando le hayamos creado un atajo de teclado.
c) No, al menos no las que nosotros creamos. Slo las que vienen
incluidas con Word.

d) No.
8. Qu ocurre si no queremos que se grabe una determinada accin en la

macro?
a) Debemos detener la grabacin y volver a empezar, por eso es
importante ensayar antes de grabar la definitiva.

b) Podemos utilizar el botn de pausa y proseguir con la grabacin
cuando queramos.
9. Podemos eliminar una macro que acabamos de crear?

a) S, claro.
b) S, pero slo si ha sido ejecutada alguna vez.
c) S, pero no directamente. Hay que exportar las macros a un archivo
de macros y eliminarlo del sistema de ficheros.

d) No.
10. Podemos hacer que una macro se ejecute automticamente?
a) S, indicando el tipo de evento sobre el cul ejecutarse.
b) S, llamndola con los nombres clave de macros que se ejecutan en
determinados momentos (al abrir, al cerrar, etc.)

c) S, pero slo si es una macro con acciones que no afecten a la forma
en que se visualiza la ventana.

d) No.
Unidad 21. Compartir documentos (I)
21.1. Introduccin
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo. Un documento puede ir
pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele
ocurrir, sobre todo, en empresa grandes y tamin en ambientes de teletrabajo,
a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en trabajos de
estudiantes.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un
documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios
pueden realizar cambios sobre l y dejar comentarios, que posteriormente se
pueden consultar para saber quin coment o modific el documento original.
Tambin existe la herramienta Resaltado que es como si marcsemos texto con
un rotulador. Por ltimo, veremos como manejar diferentes versiones de un
mismo documento.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del
aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para
facilitar la comparticin de documentos. No te asustes por lo que puede
parecer a primera vista, ya que hemos introducido todos los elementos muy
juntos para que se pudiesen ver en una imagen.
Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del
documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a
la derecha del documento con el comentario en su interior.
La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al

igual que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente.
Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante globos

informativos los diferentes cambios producidos en el documento.
En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de
cambios efectuados en el documento:
El primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la
herramienta de resaltar.
La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado.
Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido
por el corrector o la persona que ha hecho los comentarios.
21.2. La pestaa Revisar

La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a
compartir documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.
La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de

cambios que se encuentra en el grupo Seguimiento. A partir de ese momento
podrs resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histrico de los
cambios realizados.
La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de

herramienta en los grupos Comentarios y Cambios, segn muestran las
siguientes imagenes:
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme

estudiemos cada punto.
21.3. Herramienta de resaltado
Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar

Resaltar texto.
Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas pero igual de
efectivas.
La primera opcin es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
- Escoger el color del resaltado.

Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el
texto y hacer clic sobre
La segunda opcin es:

- Hacer clic sobre el botn
- El puntero del ratn tomar esta forma

quedar resaltado.
, ya podemos seleccionar el texto y
- Hacer clic otra vez sobre el botn

, para dejar de resaltar y que el
puntero del ratn tome su forma normal.
Quitar efecto resaltado.
Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el mismo procedimiento que
para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color debemos seleccionar Sin
color para que as quite el resaltado.
Si tenemos varios resaltados en el documento y deseamos eliminarlos todos
podemos presionar Ctrl + E para seleccionar todo el documento antes de hacer
clic en Sin color.
Buscar texto resaltado.
Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en nuestro documento lo que
podemos hacer es situarnos al inicio del documento y acceder a la pestaa
Inicio y desplegar el men del botn Buscar para seleccionar la opcin
Bsqueda avanzada.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa Buscar y
hacer clic en el botn Ms que despliega ms opciones de bsqueda. Pulsamos
sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para comenzar la bsqueda pulsamos
sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de forma habitual. Nos ir
encontrando los elementos resaltados del documento.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Herramienta de resaltado
21.4. Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un

documento con varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el
documento original pero quieres matizar o apostillar algn concepto, es muy
interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que
comparten el texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que
lo indiquemos expresamente a la hora de lanzar la impresin.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes
pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario
.
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del
documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese
globo es donde podemos introducir el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de

otra. Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece una seccin
lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con una
lnea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario nos ofrece informacin del autor. Lo primero que indica es que es
un comentario. Entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC de AulaClic) y
el nmero de comentarios que ha realizado este autor y a continuacin
muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para
poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisin.
Para ello deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar
donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la
izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos

en la imagen de abajo.
Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en el

centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la
fecha y hora de introduccin del comentario. Justo debajo vemos el texto del
comentario.
Podemos modificar el autor de los comentarios, si quieres ver cmo puedes
consultar este tema avanzado.
Veamos el resto de botones de la ficha de revisin que hacen referencia a
comentarios.
Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto
donde nos encontremos.
Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto

donde nos encontremos.
Elimina el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del

documento, desde la opcin que encontraremos desplegando el men
haciendo clic en la flecha triangular inferior.
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un
comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al
dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio, deplegando el men Buscar y
seleccionando Ir a..., o presionando la combinacin de teclas Ctrl+I o bien F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos
de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos
escoger el autor de entre los que han aadido comentarios en el documento.
Con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos
por los comentarios de ese autor.
Podemos modificar el formato por defecto que tienen los comentarios, visita
nuestro avanzado para aprender cmo hacerlo.
Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos

marcar o desmarcar la opcin que pone Comentarios. El hacerlos visibles u
ocultarlos es automtico, si la opcin est seleccionada los comentarios sern
visibles de lo contrario no se vern.
Imprimir comentarios.
Si
deseamos
imprimir los
comentarios podemos
indicar
dnde
deben
imprimirse.
En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar
opciones de seguimiento. Se abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin
donde pone Globos existe la opcin Orientacin del papel donde podemos
escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el

papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para
que quepan mejor los globos.
Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de

tener seleccionada la opcin Documento con marcas en la opcin Imprimir.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Comentarios

21.5. Control de cambios
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por
cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por
ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Word le
asigna un color diferente a cada miembro del equipo que realice algn cambio,
as
se
les
puede
identificar
fcilmente.
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones pero a
simple vista no sabemos cules. A continuacin estudiemos qu tipo de
modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las
representa.
Inserciones. Pone el texto del color asignado al revisor y lo subraya.
Cambios de formato. Muestra un globo con el prefijo Con formato: y despus

indica qu tipo de formato se ha aplicado.
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al

revisor.
Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea
vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado.
Esta visualizacin de los cambios puede ser modificada, visita nuestro
avanzado para aprender cmo personalizar los cambios.
Para activar el Control de cambios debemos pulsar el botn
de la
pestaa Revisar antes de hacer ningn cambio sobre el documento. Otra forma
de activar el control de cambios es pulsando Ctrl+Mays+E. Si lo activamos
cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente
podremos comparar el documento original con el documento final tras los
cambios.
Botones de la pestaa Revisar pertenecientes al control de cambios.
El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el

documento.
Final: Mostrar revisiones. Muestra el documento final con las marcas
informando de los cambios realizados.
Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los
cambios.
Original: Mostrar revisiones. Muestra el documento original y las marcas de los
cambios que se han realizado.
Original. Muestra el documento original sin marcas.
Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada
cambio que efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya
que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos.
En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos de revisin
mostrar u ocultar.
Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde
podemos ver los cambios y comentarios del documento principal clasificados
segn su localizacin: los cambios de encabezado y pie de pgina, cambios de
cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de encabezado y pie de pgina,
cambios de pie de pgina y cambios de notas al final.
Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.
Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y

ha activado el control de cambios, despus otro componente puede revisar el
documento con las herramientas de navegacin de cambios y aceptar o
rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
- Manualmente con los botones
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre
el documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.
Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar
para aplicar
el cambio propuesto.
- O automticamente
Deplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del
documento. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con
respecto al documento original.
Desde el men que tenemos en el botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar

podemos escoger qu tipo de marcas queremos ver y cules queremos ocultar,
Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc,
etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.
Dentro del submen Revisores nos aparece una lista despegable con los
componentes (revisores) que han modificado en documento con el color
asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos los
revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los revisores,
pero si nicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor
dejaremos seleccionado solamente ese revisor.
En el submen Globos disponemos de tres opciones para indicar cundo
queremos que se muestren los globos.
Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se
muestren.
Mostrar todas las revisiones en lnea. El caso contrario que aunque existan
globos que no se muestren, aunque s se mostrarn como tachados,
subrayados, etc.
Mostrar slo comentarios y formato en los globos. Mostrar solo los globos
pertenecientes a formatos o comentarios, el resto se mostrar en lnea.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Control de cambios

21.6. Comparar cambios sobre un documento
Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento

original sea modificado sin que antes se active la propiedad de control de
cambios. Esto quiere decir que en el documento se guardarn los cambios
efectuados pero no habr ningn registro sobre los cambios efectuados, por
tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que
tengamos una copia del documento original y lo podamos comparar.
Comparar el documento original con el documento modificado.
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es

recomendable tener guardada una copia de la ltima versin que tuvimos por
si algn miembro del equipo realiza algn cambio sin activar el control de
cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior podremos utilizar la
herramienta de comparacin que nos ofrece Word.
Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado sin el
control de cambios debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar, seleccionar la
opcin Comparar...
Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.
- Debemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los
ltimos cambios y pulsar Aceptar.
Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las
marcas de los cambios producidos con respecto al documento original.
Si hacemos clic en el botn Ms para ver ms opciones nos encontraremos con

una muy interesante que nos ofrece tres formas distintas de combinar los
documentos.
Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.
Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de
los cambios producidos.
Comparar en paralelo dos documentos.
Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo ambos
documentos el documento original y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento final).
- Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y seleccinamos
Ver en paralelo.
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad en
posicin vertical un documento al lado del otro.
En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones:

Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o desactivarse. Si

est activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el
otro documento tambin se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical
ambas ventanas de los documentos, por si las habamos modificado de
posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y volver a la
edicin normal.
21.7. Formularios
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que

otras personas los completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word
2010 permite la introduccin y uso de formularios en nuestros documentos.
Podemos, en un documento de texto, definir un formulario incluyendo cajas de
texto o cuadros de seleccin, donde el lector del documento podr rellenar los
datos que le solicitemos, de forma parecida a como rellenbamos los
documentos basados en plantillas.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que
debe ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir
controles, campos especiales que permiten introducir informacin de forma
muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos
activar la Ficha de programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las
Opciones de Word, en la pestaa Archivo. En la seccin Personalizar cinta de
opciones marcaremos la casilla Programador en el cuadro de la derecha que
muestra las fichas disponibles.
Aceptamos el cuadro de dilogo y ya disponemos de una nueva pestaa,

llamada Programador.
21.8. Propiedades comunes de los controles

En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles que
podemos agregar al documento.
Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar
el control y hacer clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.
Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades,
seleccionndolo haciendo clic sobre l, y pulsando en
Todos los controles comparten las siguientes propiedades:
El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el

ttulo Nombre: se mostrara
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est
activado el Modo Diseo.
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido,
impediremos que el lector pueda borrar el control, y marcando No se puede
editar el contenido, no podr editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los
usuarios que lo rellenen las vern.
Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles
estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece
para ser sustituido por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en
, hacer clic sobre el
control e introducir el nuevo texto. El texto que escribamos se mostrar como
ayuda.
21.9. Controles de contenido
Los controles Texto enriquecido

y Texto
permiten introducir un cuadro
de texto que el usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que slo el
control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo

disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se puedan
crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el
texto, este se crear como texto normal y el control desaparecer.
El control Imagen
pulsando sobre l.
, permite que el usuario pueda aadir una imagen
Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario

elegir entre una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es
que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al usuario
escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya desplegado y slo permite
elegir una opcin entre las existentes.
Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las
Propiedades del control.
El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.

Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y
Quitar respectivamente. Tambin podemos establecer el orden en que se
mostrarn con los botones Subir y Bajar.
El Selector de fecha
una fecha.
, despliega un calendario donde el usuario marcar
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para

especificar con qu formato queremos que aparezca la fecha.
21.10. Proteger formularios

Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario
normal, aplicando estilos y formatos, y aadiendo los controles
correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el
usuario podra editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente
pueda rellenar el formula
Ejercicios unidad 21: Compartir

documentos
Ejercicio 1: Resaltar
Abre el archivo Fiesta que creaste y modificaste en ejercicios anteriores.
Debers resaltar a Teresa, Beln y Gloria en la lista de personas que participan
en el regalo en comn de la pgina 2, para indicar que ya han entregado el
dinero.
Supn que la lista fuese muy larga, y quisieras saber si una determinada
persona ha pagado. Realiza una bsqueda en que slo se tengan en cuenta las
personas resaltadas para comprobar si Pablo ha pagado.
No guardes los cambios.
Ejercicio 2: Comentar
Abre el archivo Clulas - grupo 2. Si lo recuerdas, creaste este archivo bajo el
supuesto de que debas entregarlo al profesor como un proyecto escolar. En el
tema de seguridad lo protegiste para que slo se pudiesen realizar comentarios
sobre l.
Inserta un comentario en la portada con el texto No habis citado las fuentes,

aunque es evidente que ha sido la Wikipedia.
Si leste el avanzado sobre cmo cambiar el nombre del revisor, haz que el
comentario aparezca bajo el nombre de Profesor.
Luego, oculta los comentarios y guarda los cambios en el documento.

Evaluacin 21: Compartir documentos

solucin.
1. Cmo se activa la revisin?
a) Desde la pestaa Revisin > Control de cambios.
b) Desde la pestaa Vistas > Revisin.
2. El botn
sirve para resaltar texto.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. Qu debemos hacer para insertar un comentario en el documento?

a) Seleccionar el texto y acceder a la pestaa Revisar > Nuevo
comentario.
b) Escribir el comentario y acceder a la pestaa Insertar > Nuevo
comentario.
c) Seleccionar el texto y acceder a la pestaa Insertar > Nuevo
comentario.
4. El botn
sirve para editar un comentario.
a) Verdadero.
b) Falso.
5. Los globos de los comentarios pueden ser modificados.

a) Verdadero.
b) Falso.
6. El botn
sirve para...
a) Pasar a la siguiente pgina revisada.
b) Pasar al siguiente comentario.
7. El control de cambios se activa desde...
a) La pestaa Revisar pulsando sobre el botn
b) La pestaa Inicio > Control de cambios.
8. El botn
sirve para sincronizar el desplazamiento de dos
documentos.
a) Verdadero.
b) Falso.
9. Podemos tener comentarios de varios revisores en un mismo

documento.
a) Verdadero.
b) Falso.
10. Es conveniente comparar un documento revisado con el original

por si el revisor ha olvidado activar el control de cambios.
a) Verdadero.
b) Falso.
Unidad22. Word e internet (I)

22.1. Introduccin
Hoy en da es cada vez ms importante el uso de internet para compartir
documentacin, o trabajar en equipo desde diferentes situaciones geogrficas.
En los ltimos tiempos han proliferado muchas herramientas de gestin que se
basan en el uso de internet.
Sus ventajas son numerosas, ya que la centralizacin de los recursos:
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede

editar desde distintos puntos.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las

actualizaciones que ha sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive

desde algunos terminales mviles.
Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir

prdidas de informacin de forma local, la informacin se encuentra
tambin en un servidor.
Por todos estos motivos, la suite Office 2010 facilita la publicacin online.
En este tema veremos diferentes formas de compartir informacin y
aprovechar las nuevas tecnologas e internet para trabajar en red. Obviamente
la mayora de estas opciones no estarn disponibles si no tenemos conexin a
internet.
Antes de compartir el archivo con terceras personas es interesante preparar el
documento para compartir. Puedes aprender cmo en el siguiente avanzado:
.
22.2. Enviar documentos por fax o correo-e
Una tarea muy comn suele ser la de enviar el documento por correo
electrnico o por fax. Word 2010 facilita esta tarea.
Accede al men Archivo>Guardar y enviar. Y selecciona Enviar mediante correo
electrnico.
Las opciones de que disponemos son:
Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrnico con
una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este
sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa Word ni de
ningn lector de este tipo de archivos, no podr leerlo. Pero no te preocupes, lo
habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimtico capaz de
interpretarlo.
Enviar un vnculo, que lo que enva no es una copia, sino un enlace para
modificar a travs del correo electrnico un mismo documento. Sera ideal por
ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin
acabar generando varias versiones del mismo.
Enviar como PDF, es una opcin similar a la primera, se trata de enviar adjunta
la informacin, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de
formato ms comn para enviar informacin que no deseamos que se
manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no
necesitar tener Office para poder leer el documento.
Enviar como XPS tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF, pero
no es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que
utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener ms
dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un

servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que ms nos convenga y hacer clic sobre su
correspondiente botn.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar
el envo ordenando al programa gestor de correo electrnico lo que debe hacer.
Es decir, que ser necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook
o cualquier otro gestor.
22.3. Guardar en la Web: SkyDrive
Si por cualquier motivo lo que necesitamos no es enviar a alguien en particular

la informacin, sino que queremos subir la informacin a internet con el nico
fin de disponer de ella desde cualquier sitio o de compartirlo con ciertas
personas de forma controlada, entonces la mejor opcin es SkyDrive. Se trata
de
un
espacio
de
almacenamiento
gratuito
de
acceso
online.
Tambin desde la opcin Archivo>Guardar y enviar encontramos la opcin

Guardar en la Web.
Para utilizar esta funcin necesitamos una cuenta (tambin llamada ID) en
Windows Live.
Si no sabes lo que es un Windows Live ID, visita el siguiente bsico:
Pulsa Registrarse si quieres disponer de una cuenta de correo de Windows Live

y poder utilizar el servicio SkyDrive. Se abrir una pgina web en tu navegador
predeterminado, con un formulario que te permitir introducir tus datos para
proceder al registro.
Y si ya dispones de una, pulsa Iniciar sesin. Se abrir un cuadro de dilogo
que te preguntar tus datos de acceso.
Deberas indicar tu Direccin de correo y tu Contrasea. Si activas la opcin

Iniciar sesin automticamente, haciendo clic sobre la casilla de verificacin
que lo acompaa, no necesitars introducir los datos cada vez que inicies
Word.
Al hacerlo, el apartado Guardar en Windows Live SkyDrive cambiar y mostrar

las
carpetas
disponibles:
Pblica
Mis
documentos.
Estas carpetas no son carpetas de nuestro ordenador. Las nuevas carpetas que
creemos desde Este apartado se localizarn en nuestro espacio en la red, no en
el equipo.
Si pulsamos Actualizar, se refrescar la informacin, de modo que si le hemos
dado a alguien permiso para incluir documentos en nuestra carpeta Pblica,
por ejemplo, veremos los cambios aplicados.
El botn Guardar como es el que permite guardar el documento en la carpeta
que seleccionemos.
La gestin de esta informacin se realiza principalmente desde el navegador
web. Esto implica que podremos acceder a los datos desde cualquier punto en
que dispongamos de conexin. De hecho, cuando hacemos clic en Nueva

Carpeta, desde Word, nos remite al navegador web que utilicemos.
Bien si accedemos desde el enlace Ir a: SkyDrive, bien si accedemos de forma
autnoma al sitio web de Microsoft para SkyDrive, el resultado ser el mismo.
Podremos explorar las carpetas que hayamos ido creando, y descargar los
archivos que hayamos incluido en ellas. Tambin podremos crear carpetas
nuevas y establecer los permisos.
Para indicar quin tiene acceso a cada carpeta, necesariamente debemos
hacerlo desde la pgina web. Podemos hacerlo al crear una carpeta:
Le daremos un Nombre e indicaremos quin tiene acceso en la lista Compartir
con. La lista contiene las opciones:

Cualquiera (pblico): Lo ver todo el mundo.
Mi red: Lo vern todos los contactos que formen parte de tu red de Windows
Live.
Slo yo garantizar que el contenido de la carpeta no estar accesible para
nadie ms.
Y tambin puedes Seleccionar personas... para especificar qu personas en
concreto pueden descargar el archivo de la carpeta. Podrs elegir entre redes,
categoras (por ejemplo, la categora Clientes, si tienes a tus contactos
organizados) o bien usuarios especficos, indicando sus correos electrnicos.
Cuando elijas quin tiene acceso, vers un desplegable que te dejar elegir
qu tipo de permisos tiene sobre la carpeta: Pueden ver archivos o Pueden
agregar, modificar detalles y eliminar archivos. Podrs definir permisos
diferentes por cada usuario, categora o red. Por ejemplo, que la categora
empleados pueda modificar y eliminar los archivos, y los clientes puedan
simplemente visualizarlos.
Desde la web se puede gestionar tanto el espacio libre disponible (existe un
lmite de almacenaje, que actualmente son 25GB), como el nombre de los
archivos,
sus
propiedades,
cambiar
los
permisos,
incluso
generar
comentarios del archivo, como si se tratara de una entrada de un blog.

Adems, se pueden editar los archivos online, como veremos en el siguiente
apartado.
El nico inconveniente es que slo se puede compartir informacin de SkyDrive
con personas que tengan un Windows Live ID, es decir, una cuenta de correo
hotmail o live, o bien hayan adaptado los credenciales de su cuenta de correo
mediante Windows Live Passport, para poder acceder a los servicios de
Windows Live.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Almacenamiento en Skydrive
22.4. Office 2010 online
Cuando estamos manipulando archivos en SkyDrive, encontramos la opcin de

crear un Nuevo > Documento de Word.
Una de las grandes novedades que ofrece Microsoft en su versin 2010 de

Office es que existe una versin gratuita disponible online.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el
navegador, sin necesidad de instalar la suite Office en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario pues
que las personas con las que compartimos los archivos los descarguen y
modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la versin modificada.
Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del archivo
dispondr siempre de la informacin actualizada.
Para utilizarlo, slo debemos seleccionar la opcin Editar con el explorador, que
aparecer al situar el cursor sobre el archivo en la web. Se abrir la aplicacin
Word online en el navegador predeterminado. En nuestro caso, Internet
Explorer.
Si te fijas, tiene una apariencia muy similar a la de la aplicacin Word instalada

en el ordenador.
La principal desventaja de la versin Online es la lentitud del servicio. Por bien
que vaya, cada accin que realizamos la estamos enviando a travs de internet
a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de espera. Sobre todo si
disponemos de una conexin lenta. Por ello, Office 2010 online puede suponer
una herramienta muy til para realizar pequeas modificaciones, trabajar en
red, actualizar documentos o disponer de herramientas en lugares en que no
tenemos instalado el programa pero disponemos de conexin a internet, como
por ejemplo mviles con el sistema operativo Windows Mobile. Pero no es
recomendable para trabajar a diario, por ejemplo, en trabajos de oficina que
supongan una continua utilizacin de estas herramientas.
No olvides tampoco que, al utilizar un navegador para funcionar, es posible
sature la aplicacin y esto ralentice tambin la navegacin simultnea en otras
pginas web.
Otra desventaja es la reducida cantidad de herramientas disponibles. La
versin online de office no est pensada para sustituir a la aplicacin
instalable, sino para permitir pequeas ediciones online.
Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word 2010, te recomendamos que
las grandes modificaciones las realices desde ah, y no desde la versin online.
Al visualizar un archivo que est online, en SkyDrive, tienes la opcin de Abrir
en Word. De forma que editars el archivo en local (en tu ordenador), pero los
cambios se guardarn en la versin online (en internet), disponibles en la red
para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.
22.5. Guardar en SharePoint y publicar

Microsoft SharePoint Workspace, es una aplicacin de las incluidas en el
paquete Office 2010. Permite crear un entorno comn mediante el cual
compartir documentos, contactos, calendarios, etc. entre los diferentes
miembros de una misma organizacin.
Por ello, en Word 2010 disponemos de la opcin
en el men Archivo > Guardar y enviar.
As guardaremos el documento en una biblioteca de recursos de la empresa,
con las ventajas que ello supone:
- Centralizacin de recursos. Varias personas pueden trabajar simultneamente
sobre un documento.
- Ms material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores.
Pudiendo solicitar que se les enven notificaciones cuando se realizan cambios
sobre un determinado archivo.
SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen
delegaciones en distintos puntos geogrficos, porque les permite trabajar
contra un servidor comn.
Ejercicios unidad 22: Word e internet

Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet.
Ejercicio 1: Office online
Accede al archivo Primero de la carpeta Compartida que has creado en el
ejercicio paso a paso de la unidad. Hzlo desde el navegador, y escribe a
continuacin del texto existente el texto Qu fcil ha sido con aulaClic!
Guarda los cambios. Luego, abre ese mismo archivo, pero esta vez desde Word,
y comprueba que los cambios se reflejan.
Realiza un segundo cambio, esta vez desde el programa instalado. Por ejemplo,
resalta la palabra aulaClic con negrita.
Abre el navegador y comprueba que el archivo tambin se ha actualizado de
este modo.
Evaluacin 22: Word e internet

solucin.
1. Dnde encontramos las opciones para compartir un documento por correo,
sharepoint o skydrive?
a) Archivo > Publicar.
b) Archivo > Compartir.
c) Archivo > Enviar.
d) Archivo > Guardar y enviar.
2. Qu diferencia hay entre las opciones Enviar como datos adjuntos y Enviar
como PDF?
a) Con la primera opcin lo enviaremos por correo electrnico y con la
segunda por fax.

b) Con la primera opcin el archivo de Word se enviar en su formato
original y con la segunda se mostrar su contenido como texto del mensaje.

c) Con la primera opcin el archivo de Word se enviar en su formato
original y con la segunda se transformar previamente en un formato estndar

para compartir documentos.
d) Con la primera opcin enviamos archivos que incluyen imgenes o
grficos y con la segunda aquellos que tengan puro texto.
3. Para qu se utiliza la opcin Enviar un vnculo?
a) Recomendar pginas web.
b) Dar acceso remoto a un documento mediante correo.
c) Compartir un listado de correos electrnicos de la agenda personal.
d) Incluir un botn en el documento que servir para realizar envos
directos al correo que especifiquemos.
4. Cmo se realiza el envo de correos electrnicos desde Word?

a) Word se encarga de todo siempre y cuando tenga conexin a
internet.
b) Word prepara el mensaje para que sea enviado desde un gestor de
correo como Outlook.

c) Word muestra instrucciones detalladas para realizar cada una de las
acciones desde el servicio web de correo.

d) Word no dispone de opciones de envo por correo.
5. Qu operacin realiza la opcin Guardar en la web?

a) Publica el documento como una nueva entrada de tu blog.
b) Publica el documento como una nueva noticia de tu pgina web,
siempre y cuando est realizada con un gestor de contenidos como Joombla o

similar.
c) Almacena el documento como recurso en tu web o plataforma.
d) Almacena el documento en un espacio virtual propiedad de
Microsoft.
6. Qu necesitamos para poder utilizar Skydrive?

a) Disponer de un correo electrnico que sirva como Windows Live ID.
b) Pagar va Paypal o con tarjeta por este servicio.
c) Residir en Estados Unidos.
d) Justificar que el uso de este servicio ser nicamente empresarial.
7. La gestin del espacio skydrive se realiza fundamentalmente...

a) Desde Word.
b) Desde el navegador web.
c) Desde el correo electrnico.
d) Desde su servicio telefnico de atencin al cliente.
8. Qu acciones podemos realizar desde la web de skydrive?

a) Crear carpetas para organizar los archivos.
b) Crear nuevos archivos de Word.
c) Asignar permisos para indicar quin tiene acceso sobre cada
archivo.
d) Todas las respuestas son correctas.
9. En qu consiste la versin online de Office 2010?

a) Podemos abrir un documento desde el navegador directamente, as
como modificarlo y guardarlo. Esto nos permite mayor movilidad, pudiendo

hacerlo desde cualquier lugar y utilizando distintos dispositivos.
b) Se trata de una versin limitada de Office que consta de muchas
menos opciones que la versin instalable.

10. Qu es Sharepoint?
a) Una aplicacin incluida en Office que permite centralizar los
recursos, especialmente til para empresas con oficinas en distintos puntos

geogrficos.
b) Un espacio virtual de 25GB que ofrece Microsoft para almacenar
documentos.
Unidad 23. Pginas web con Word (I)

Microsoft dispone de un programa llamado Expression Web que est
especialmente diseado para crear pginas web, pero su utilizacin requiere un
cierto nivel de especializacin en el campo. Dado que una pgina web, en el
fondo, no es ms que texto, Word incorpora un editor de pginas Web bsico
para aquellos usuarios que necesiten publicar contenido en internet de una
forma sencilla. Esto nos permite transformar un documento de Word en una
pgina en lenguaje HTML sin conocimientos previos de programacin o diseo.
En esta unidad descubrirs lo fcil que es.
23.1. Crear o editar pginas Web
Para crear una nueva pgina, lo haremos creando un documento normal. Ya

nos preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web.
Para editar una pgina ya existente:
Si la pgina est en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como

un documento normal, a travs del dilogo Abrir. O buscar el archivo, y
hacer clic derecho sobre l, y en el men contextual, elegir Abrir
con>Microsoft Office Word.
Si la pgina est en internet, es decir, no disponemos de ella sino que

est alojada en un servidor, deberemos escribir su direccin web
completa (por ejemplo www.aulaclic.es/ejemplo.htm) en el cuadro de
dilogo Abrir. Lo haremos en la caja de texto donde normalmente se
indica el nombre del archivo.
Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la
barra de vistas o en la pestaa Vistas.
A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos
acostumbrados para el resto de documentos.
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no
soporta todos los formato de Word, y al guardarla, se modificarn.
23.2. Insertar y modificar hiperenlaces
Un hiperenlace (o hipervnculo) puede ser una palabra, frase o grfico. Se
caracteriza porque al hacer clic sobre l saltamos a la pgina web a la que
apunta el hiperenlace. Cuando pasamos el cursor por encima de un
hiperenlace, Este cambia de forma y toma la forma de una mano.
Los hiperenlaces pueden llevarnos a otra parte dentro de la misma pgina, a
otra pgina en el mismo servidor o en uno distinto, a una direccin de correo
electrnico, a un servidor ftp, etc.
Para insertar un hiperenlace ir a la pestaa Insertar, y pulsar el botn
Hipervnculo.
Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos

rellenar el campo Texto y el campo Direccin, veamos cmo hacerlo:
Texto.
Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento
con lo cual ya aparecer en este campo o escribirlo. En el caso de crear un
enlace a partir de una imagen, deberemos seleccionarla antes de hacer clic en
el botn de hiperenlace, y veremos que el texto que se muestra es <Seleccin
del documento>.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte
izquierda:
1.- Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una
direccin completa de Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de
Internet, por ejemplo, http://www.aulaclic.com/index.htm .
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo
servidor Web, por ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro
servidor no hace falta indicar la primera parte de la direccin
(http://www.aulaclic.com)
Si la pgina estuviese en otro directorio habra que indicarlo, por ejemplo,
Word2010/tema_14_word.htm.
2.- Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro
hipervnculo nos lleve a un lugar en el mismo documento donde nos
encontramos. Previamente deberemos haber insertado en nuestro documento
el marcador al que hacemos referencia, esto se hace colocndose en el lugar
donde queremos insertar el marcador y desde el pestaa Insertar, seleccionar
Marcador para que aparezca un cuadro de dilogo donde escribiremos el
nombre del marcador. Veremos ms detalladamente el uso de marcadores.
3.- Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevar al documento que

vamos a crear en este momento. En el cuadro de dilogo que aparecer
escribir el nombre del archivo nuevo en el campo Nombre del nuevo
documento. En el documento original se rellenar el campo Direccin con el
nombre de este nuevo documento, y se cerrar el cuadro de dilogo.
4.- Direccin de correo electrnico. En el campo Direccin escribiremos una
direccin de correo, como por ejemplo mailto:webmaster@aulaclic.com. Al
hacer clic en el hiperenlace se abrir el programa de correo del navegador (por
ejemplo, Outlook Express) ya preparado para enviar el correo a esta direccin.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a
ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que
introduzcamos el texto de la sugerencia. Cuando el usuario coloque el cursor
encima del hiperenlace y lo mantenga un cierto tiempo aparecer un cuadrado
amarillo (tooltip) con el texto que hemos introducido en la sugerencia.
Es una buena forma de dar una explicacin adicional sobre el contenido del
hiperenlace. Slo funcionan con IE 4.0 o superior.
Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este
botn podemos elegir ese archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana
como la que aparece cuando utilizamos el comando Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo
Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para
que busquemos la pgina a la que queremos que nos lleve el hiperenlace que
estamos insertando. La direccin (URL) de la pgina que estemos visitando se
copiar en el campo Direccin.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que
tenemos seleccionada (si es que los tiene). Basta hacer clic en uno de los
enlaces que se nos mostrarn en una ventana como esta para que el marcador
se aada a la direccin de la pgina. Cuando el usuario pulse en el hiperenlace,
el navegador se colocar en la posicin de la pgina en la que se insert el
marcador.
Marco de destino... Una pgina web puede estar dividida en marcos o frames,
aqu podemos elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada
por el hipervnculo. Al hacer clic en este botn se abrir un cuadro de dilogo
como el que ves aqu para que selecciones el marco de destino. Puedes elegir
entre las opciones que ves en la imagen.
Nota: Por defecto, si escribimos una direccin, como por ejemplo

www.aulaClic.es, Word genera automticamente un hiperenlace a esa
direccin.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn
derecho del ratn aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar
hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos
de ver, donde podemos modificar todas las caractersticas del hipervnculo.
23.3. Guardar la pgina

Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina
Web hasta que no lo guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina
directamente desde su servidor, deberemos guardarla en nuestro disco duro
para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar la pestaa Archivo y la opcin
Guardar o Guardar como. El proceso ser el mismo, tanto si se trata de una
pgina nueva como si queremos guardar un documento de Word como pgina
web.
El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo que debemos modificar es el tipo
de archivo, eligiendo Pgina web en el desplegable donde especificamos el
tipo:.
Podemos elegir varias opciones:
La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina
web, pero aade menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se
prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan
cada una en un archivo y estos archivos especiales en una carpeta con el
mismo nombre que la pgina web.
Si elegimos Pagina Web de un slo archiivo, se genera un nico archivo que
lleva incorporadas las imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las
imgenes incrustadas dentro del documento, en un archivo .mht las imgenes
estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto
donde se especifica el Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic
en el botn Cambiar ttulo.
Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos
cuando guardamos nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la
pgina Web. Este ttulo es el que se ver en la barra de ttulo del navegador y
en lista de Favoritos, cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos, y tambin
el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina.
Pulsando en el botn Herramientas, encontramos las Opciones Web, donde
podremos elegir algunas opciones ms avanzadas sobre la web.
Nota: Del mismo modo, podemos guardar una pgina Web en un formato de
documento de Word, escogiendo el tipo adecuado.
23.4. Convertir a HTML
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas
caractersticas de formato que no estn disponibles en HTML y, por lo tanto, no
sern visibles al ver la pgina en un navegador como Internet Explorer, Mozilla
Firefox o Netscape Navigator.
Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado
y el contorno no tendrn ningn efecto sobre los caracteres en HTML, es decir,
que en HTML estas caractersticas de formato desaparecen.
Hay otras caractersticas de formato que varan de aspecto en HTML, por
ejemplo, todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos
en HTML como borde simple; el texto en varias columnas es convertido en una
sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la pgina
HTML; la alineacin de los grficos y tablas respecto al texto tambin puede
variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los
nmeros de lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la
pgina.
Si surge alguna de estas incompatibilidades, Word nos lo comunicar en un
mensaje.
Para practicar lo visto hasta ahora realiza los ejercicios Crear una pgina web
y Convertir documento maestro a web
23.5. Publicar en Internet
Una vez tenemos acabada nuestra pgina Web podemos publicarla en Internet
y podr ser vista desde cualquier parte del mundo. Slo tienes que seguir los
pasos que te vamos a indicar, sin gastarte un duro.
Para que tu pgina se vea desde internet simplemente tiene que estar
almacenada en un servidor de internet.
Cualquiera puede tener un servidor de Internet, slo hace falta un ordenador,

una direccin IP fija, una conexin telefnica y un software adecuado, como el
servidor Apache que adems es gratuito. Esto explica el gran crecimiento
inicial de Internet. Han surgido miles de servidores que comparten su
informacin por el simple gusto de aprender y ensear. Y muchos ms que
esperan hacer negocio en la red.
De todas formas, crear un servidor es bastante ms complicado de lo que
vemos en este curso. Sin embargo hay una forma mucho ms fcil de publicar
en Internet: basta utilizar los servicios gratuitos que ofrecen algunos servidores
comerciales, a cambio de un poco de publicidad. A continuacin te vamos a
indicar cmo puedes hacerlo en Espaa, aunque en los dems pases es muy
similar.
Obtener espacio gratuito
Inscribirse en un sitio que ofrezca servicio de almacenamiento web gratuito
como Multimania o iespaa.
Colocar tus pginas en internet.
Una vez hayas elegido el espacio web donde hospedars tus pginas debes
seguir las instrucciones que te darn para transferir tus pginas web a su
servidor. Normalmente se hace mediante un programa de transferencia por
FTP,
como
Ws_Ftp,
utilizando
el
usuario,
contrasea
DSN
que
te
proporcionen. Una vez accedes vers dos ventanas, una con los ficheros de tu
ordenador y la otra con los ficheros en el servidor Web, y mediante unos
botones podrs pasar los ficheros de un lado al otro. As de fcil.
A partir del momento en que transfieras tus ficheros ya podrs ver tus pginas
en internet tecleando la direccin (URL) que te asignen. Por ejemplo.
http://members.es.tripod.de/tunombre/tupagina.htm. Si la direccin que te
asignan es larga y complicada puedes utilizar una ms corta mediante una
redireccin como la que ofrece CJB.net o bien utilizar un dominio gratuito como
los dominios Dot TK.
23.6. Consejos de diseo
Con lo visto hasta ahora ya podramos salir del paso si quisiramos crear una
pgina web sencilla y publicarla en internet. Sin embargo, vamos a darte
algunos consejos que te resultarn tiles en su diseo.
Conviene no hacer las pginas demasiado pesadas, cuanto ms grandes ms
tardarn en cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra
pgina. El material grfico y multimedia es el que ms espacio ocupa, por eso
no es recomendable sobrecargar las pginas con imgenes de alta resolucin.
Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de
tamao segn el monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor
utilizar dimensiones relativas (en porcentaje) que absolutas (en pixels).
Conviene utilizar tablas para contener las diferentes partes de la pgina y
lograr que se siten en el sitio que ms nos interese, es decir, para
maquetarla.
Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y
PNG.
Facilitar la navegacin con ndices o mens, ttulos en cada pgina y flechas
para avanzar y retroceder. Esto es fundamental, ya que un sitio web no es ms
que un conjunto de pginas y el usuario que la utilice siempre debe saber
cmo moverse de una a otra y en qu apartado est situado en cada momento.
Ejercicios unidad 23: Pginas web con

Word
Ejercicio 1: Guardar como pgina web
Crea una pgina web que contenga la informacin del archivo Curso bases de
datos. El ttulo de la pgina ser Curso de bases de datos.
Evaluacin 23: Pginas web con Word

solucin.
1. Qu es un editor de pginas web?
a) Un programa que permite crear y modificar pginas web.
b) Un glosario de ayuda en HTML para crear pginas web.
c) Un visor para navegar por las pginas web y modificar cualquier
pgina publicada.
d) Un asistente Word con los formatos que son compatibles con la web
y los que no lo son.
2. Es Word un editor de pginas web?

a) No, no sirve para eso. Para editar webs debemos utilizar Frontpage.
b) No est pensado para ello, pero est adaptado y posee algunas
funciones que permiten que se utilice con ese fin.

c) S, es el principal editor de pginas web de Microsoft.
3. Al pasar documentos Word a pginas web no se pierde ninguna

caracterstica.
a) Verdadero.
b) Falso.
4. La vista adecuada para visualizar una pgina web en Word es...

a) Diseo web.
b) Navegador web.
c) Diseo de impresin.
d) Vista de internet.
5. Qu cuesta y quin puede poner nuestras pginas web en Internet?

a) Es algo slo al alcance de empresas o de personas con
conocimientos avanzados de informtica.

b) Puede hacerse gratis y lo puede hacer cualquiera con un mnimo de
conocimientos informticos. Las pginas se podrn ver en todo el mundo.

c) Puede hacerse gratis y lo puede hacer cualquiera con un mnimo de
conocimientos informticos. Las pginas slo se podrn ver en tu pas.
6. Word nos permite escribir una pgina web sin saber nada de HTML.
a) Verdadero.
b) Falso.
7. Un enlace o hiperenlace puede estar en...

a) Un texto.
b) Una imagen.
8. Cul es el destino de un hiperenlace?

a) Siempre otra pgina.
b) Otra pgina o bien otro lugar dentro de la misma.
c) Siempre en la misma pgina.
9. Cmo se crea una pgina web con Word?

a) Se crea un documento normalmente y se guarda especificando
como tipo Pgina web (*.htm, *html). Luego podremos decidir dnde
publicarla.
b) Se crea un documento normalmente y se guarda como Word, pero
luego se publica en un servidor de internet a travs del FTP que nos indique el
proveedor.
10. Qu es importante tener en cuenta a la hora de crear una pgina web?

a) Que no ocupe demasiado para que se cargue rpidamente.
b) Que tenga enlaces y mens que faciliten la navegacin,
permitiendo al usuario saber siempre en todo momento dnde est y cmo

llegar a los distintos apartados.
Unidad 24. Publicar en un blog con

Word (I)
24.1. Introduccin
Hace unos aos quien quera estar a la ltima y tener presencia en internet
requera crear una pgina web. Los usuarios menos expertos trataban de
buscar soluciones como la que hemos visto anteriormente para crear sus
pginas personalizadas de forma sencilla y sin invertir demasiado capital en
ello. Fue la poca en que requeramos tener un pequeo informtico dentro, en
que sentamos que nos quedbamos atrs si no invertamos tiempo en
aprender informtica a nivel tcnico.
Hoy en da eso est quedando atrs. Existen muchas soluciones gratuitas y
fciles de utilizar que permiten la publicacin de contenidos en internet sin
necesidad de disponer de ningn conocimiento tcnico. El concepto ha
cambiado, ahora las grandes compaas especializadas son las que se
preocupan de disear buenas herramientas que estn a disposicin de los
usuarios de forma gratuita. As, nosotros nos preocupamos nicamente de
generar informacin. Un ejemplo de ello son los blogs.
Un blog no es ms que una pgina web donde se publican noticias (entradas)
que pueden ser comentadas por aquellos que las leen. Normalmente estas
publicaciones se ordenan automticamente en un rbol cronolgico que sirve
de archivo, como un cuaderno de bitcora. Tienden a ser espacios donde
compartir informacin muy concreta, sobre una empresa, una aficin o un
tema en concreto. Lo habitual es que su contenido sea pblico, es decir, est al
alcance de cualquier internauta, aunque dependiendo de nuestras necesidades
podremos hacer que su acceso est limitado a ciertas personas, por ejemplo
los empleados de una compaa.
La gestin de un blog es muy sencilla, nicamente hay que registrarse en un
sitio que ofrezca este tipo de servicio, como blogger.com (de Google) o
WordPress.com. Luego deberemos identificarnos con el usuario y contrasea
que hayamos escogido y ya podremos gestionar su contenido, diseo, formato
y preferencias de configuracin a travs de su pgina.
Y qu papel juega Word en todo esto?
Una vez ya tienes el blog funcionando, lo normal sera que cada vez que
quieras publicar una nueva entrada o noticia en l, iniciaras tu navegador web,
accedieses a la pgina del blog, te identificases y escogieses la opcin de
publicacin de entradas. Word pretende facilitarte este proceso, de modo que
configurando tu cuenta en el programa Word puedas escribir y publicar
entradas desde el propio programa sin necesidad de acceder a la web. Es
exactamente el mismo concepto que el del correo electrnico, que lo podemos
gestionar de forma online desde la pgina del proveedor o bien desde un
gestor de correo en local.
Esta opcin es muy cmoda, especialmente para las personas que estn
acostumbradas a trabajar sus documentos con Word y que ya manejan con
soltura las distintas opciones del programa.
24.2. Crear un blog
El primer paso, como hemos dicho, es disponer de un blog. Es decir, de un
espacio donde publicar.
Para quienes an no dispongan de uno, aprendremos a crearlo con WordPress.
Podramos utilizar cualquier otro, pero hemos escogido este por ser el servicio
de blogs al que est asociado Microsoft. Su portal en espaol es
es.wordpress.com. Debemos acceder y pulsar el botn que nos invita a
registrarnos.
Veremos un sencillo y breve formulario que deberemos rellenar correctamente.
Bsicamente se te solicitar el nombre para el blog, que constituir la direccin

URL de acceso al mismo y los datos bsicos de identificacin para tu posterior
acceso.
La direccin no debe de existir, debe ser nica en el mundo. Observa que junto
a ella se dibujar un aspa de color rojo si el nombre no es vlido y un tick de
color verde si s que lo es. Prueba nombres hasta conseguir una direccin
vlida y recuerda que debe ser sencilla de recordar y debe dar una idea clara
del contenido del blog. De esta forma conseguirs ms lectores.
Para el resto de campos, sencillamente lee los consejos que hay junto al
formulario, que te irn indicando los detalles y posibles errores en el proceso.
Por ltimo, ten presente que el hecho de hacer clic en Sign up, es decir, el
hecho de completar el proceso de registro implica que aceptas las condiciones
de uso del blog. Las puedes leer si sigues el enlace situado justo debajo. Esto
es algo que siempre se solicita cuando utilizamos un servicio online. No quiere
decir que no sea gratuito, simplemente son los trminos legales en los que se
basa el servicio, que impiden que los usuarios puedan hacer un uso indebido
del espacio.
Una vez enviado, debers comprobar el correo electrnico que has indicado.
All habrs recibido un mensaje de activacin de WordPress. Se trata de una
medida de seguridad que trata de evitar que se d de alta el servicio con datos
falsos o bajo la identidad de otra persona. Lo nico que debemos hacer es
hacer clic en el enlace que se encuentra en el interior del mensaje. El blog ya
est activo y se ha abierto su pgina. Desde ah podrs decidir si quieres ver el
blog tal y como lo vera un lector, o acceder a tu cuenta para empezar a
configurarlo.
No entraremos en detalles sobre cmo personalizar el blog, porque no es el
tema que nos ocupa. Es suficiente con que sepas que al introducir tus datos de
acceso como propietario del blog tendrs a tu disposicin un panel de control
con muchas opciones de personalizacin para cambiar radicalmente el aspecto
del mismo, as como para publicar contenidos.
Adems, tras la activacin se te enviar otro correo electrnico con enlaces
que contienen informacin para aprender a utilizar el blog y datos de acceso a
tu panel de control.
Es posible que de forma predeterminada el panel de control se muestre en
ingls. Si deseas cambiarlo de idioma para trabajar ms cmodamente debers
seleccionar en el men de la izquierda del panel la opcin Users>Personal
settings. Desde ah podrs establecer el Interface language, es decir, el idioma.
No olvides pulsar el botn de la zona inferior de la pgina Savechanges para
que los cambios se apliquen.
24.3. Enlazar el blog con Word
Para publicar en el blog desde Word, debers indicarle al programa tus datos
de acceso. De esta forma l acceder al servicio por ti y tendr va libre para
enviar las publicaciones que vayas redactando.
En Archivo > Nuevo encontrars la opcin Entrada de blog. Seleccinala y
pulsa el botn Crear del panel de la derecha. Tambin podras Publicar como
entrada de blog desde Archivo > Guardar y enviar. Se abrir una nueva
ventana de Word con un entorno ligeramente distinto, adaptado a este tipo de
publicacin. Y, como de momento no hemos configurado el acceso a ningn
blog, se mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir incluirlo.
Como ya disponemos del blog pulsaremos Registrar ahora. Una nueva ventana
nos pedir que escojamos el proveedor. Observa que hay distintas opciones y
luego selecciona la oportuna y pulsa Siguiente.
Este ser el momento de indicar la direccin, el usuario y la contrasea. Es

decir, los datos que habas indicado en el formulario a la hora de registrar el
blog. Lo ms importante en esta pantalla es no borrar la coletilla final
/xmlpc.php de la direccin.
Tras aceptar es posible que se muestre una advertencia de seguridad.

Indicaremos que deseamos continuar. Si no consigues conectar asegrate de
que has introducido correctamente los datos y que no tienes ningn Firewall
activado que impida la conexin.
Ya estamos listos para publicar!
24.4. Entorno de Word para la edicin de blogs
Antes de empezar a escribir el contenido de nuestra primera primera entrada,

conviene que nos familiaricemos con el nuevo entorno con el que trabajaremos
ahora.
La vista utilizada por defecto ser Diseo web. Recuerda que se trata de una
vista en que no hay lmite de tamao como en el caso de un folio que va a ser
impreso, ni mrgenes u otras caractersticas.
La cinta constar de dos pestaas: Entrada de blog e Insertar.
En la primera ficha es donde encontraremos la mayora de opciones: estilos,

revisin ortogrfica, opciones de formato de prrafo y herramientas del
portapapeles. Es decir, una seleccin de las herramientas que ya conocamos,
aunque en absoluto dispondremos de tantas como cuando confeccionamos un
documento de Word. Ten presente que el contenido que estamos generando
actualmente se va a publicar en una pgina web y por lo tanto habr muchos
elementos incompatibles que se han excluido en este entorno, como por
ejemplo las macros, los temas, las opciones de correspondencia o las de diseo
de pgina. Por otro lado, veremos un nuevo grupo denominado Blog. En l
encontraremos herramientas especficas que veremos ms adelante.
Desde la ficha Insertar podremos incluir en nuestra entrada tablas, imgenes,

grficos, organigramas, vnculos o rtulos de WordArt.
24.5. Publicar una entrada
Al igual que en cualquier otro tipo de documento que creemos en Word,
dispondremos de una zona para redactar el documento. La pequea
peculiaridad de la redaccin de entradas para blogs es que deberemos indicar

un ttulo para las mismas. Lo haremos en el espacio especialmente reservado
para ello.
Por lo dems trabajaremos normalmente, utilizando las herramientas de la
cinta para dar el formato deseado e incorporar los elementos que queramos.
Una vez tengamos nuestra entrada lista, deberemos pulsar el botn Publicar
del grupo Blog. Automticamente Word realizar la conexin y, tras unos
segundos, la publicacin estar disponible para nuestros lectores. En Word
apreciaremos un pequeo aviso en la zona superior del texto que nos
proporcionar informacin sobre la fecha y hora de la ltima publicacin.
Para comprobar que realmente se ha publicado, haremos clic en la opcin

Pgina principal. Esta opcin abre nuestro blog en un navegador. Al tratarse de
la ltima entrada publicada, la veremos inmediatamente tal y como la vern
nuestros lectores.
Publicar el contenido no es igual que guardarlo. En ningn momento se est
almacenando nada en nuestro equipo. Llegados a este punto es necesario
entender el concepto de trabajar en la nube, es decir, online. Al publicar
contenidos lo estaremos haciendo directamente en internet. Implica que se
insertar directamente en el blog a la vista de todos. Esto genera una duda, y
si quiero escribir una entrada pero an no est lista para su publicacin?
Para esos casos disponemos de la opcin Publicar como borrador que
encontramos haciendo clic en la pequea flecha triangular del botn Publicar.
La entrada en este caso se guardar en internet, en el servidor de nuestro
proveedor de blogs (en nuestro caso WordPress). La diferencia ser que no se
publicar y por lo tanto no estar a la vista de los lectores. Simplemente se
almacenar para poder seguir trabajando con ella ms adelante.
Para practicar este punto realiza el ejercicio Publica en tu blog con Word
24.6. Modificar una entrada existente
Bien se trate de una entrada ya publicada, bien de un borrador, siempre

podremos acceder desde Word a ella para modificarla y publicarla de nuevo.
Lo haremos desde la opcin Abrir existente, que inicia un cuadro de dilogo
con un listado de todas las entradas del blog seleccionado. El ejemplo de la
imagen muestra dos entradas: la nuestra y la de ejemplo que genera
automticamente WordPress cuando creamos el blog.
Si seleccionamos una y pulsamos Aceptar se abrir una nueva ventana de

Word con esa entrada para que trabajemos con ella.
24.7. Administrar cuentas
Hasta ahora no lo habamos mencionado, pero es una cuestin de lgica. Una
persona puede poseer varios blogs o participar en blogs de otras personas, as
que el sistema est preparado para que podamos configurar el acceso a cada
uno de ellos. Sabiendo esto cobra ms sentido el desplegable del apartado
anterior, en el que seleccionbamos de qu blog queramos listar las entradas.
Si hacemos clic en el botn Administrar cuentas podremos aadir, modificar o
quitar blogs. Eso s, deberemos Establecer como predeterminado slo uno de
ellos.
Recuerda que este panel sirve para administrar el acceso desde Word a tus
cuentas. En ningn caso eliminar un blog de esta lista implicar eliminar
realmente el blog. Cualquier cambio que se desee efectuar en la cuenta, por
ejemplo modificar la contrasea, deber hacerse desde el panel de control del

blog directamente, y no desde Word.
24.8. Organizar entradas en categoras
Cuando generamos grandes volmenes de entradas, en la mayora de casos
nos convendr organizarlas en categoras. Word no permite crear categoras,
esto es algo que se debe gestionar desde la pgina del blog. Lo que s permite
es asignar a una determinada entrada una categora ya existente.
Lo que Worde hace bsicamente es leer la lista de categoras que el proveedor
(como WordPress) le ofrece, y listarlas. A travs del botn Insertar categora
podremos mostrar bajo el ttulo un desplegable que nos permitir escoger una
de entre las disponibles.
Ejercicios unidad 24: Publicar en un blog con Word
Slo podrs realizar este ejercicio si dispones de conexin a internet.

Adems, damos por hecho que has realizado el ejercicio paso a paso de esta
unidad en que se enlazaba el blog con Word. De modo que si no lo has hecho o
si ests trabajando con un ordenador distinto, realiza el ejercicio antes de
proseguir con este.
Ejercicio 1: Publicar en blog
Realiza una publicacin en tu blog a travs de Word.
Te proponemos la siguiente como ejemplo, pero eres libre de introducir el texto
que desees.

Evaluacin 24: Publicar en un blog con Word
solucin.
1. Qu es un blog?
a) Un cuaderno donde escribir anotaciones y recordatorios, a nivel
personal.
b) Una pgina web donde realizar publicaciones peridicamente, que
pueden ser comentadas por sus lectores.

c) Una pgina web creada por Word.
2. Qu relacin guarda Word con los blogs?

a) Word crea blogs.
b) Word es un blog.
c) Word permite publicar en un blog.
d) Word sirve de lector de blogs ajenos.
3. Con qu blogs trabaja Word?

a) nicamente con los de Microsoft, no trabaja con marcas que no
sean la suya propia.

b) Con los principales: Blogger, WordPress, etc.
c) Con los principales: Blogger, WordPress... Y adems permite
configurar la conexin con otros.

d) Con ninguno.
4. Dnde indicamos que queremos escribir una entrada?

a) Archivo > Nuevo > Entrada de blog > Crear
b) Archivo > Guardar y enviar > Publicar como entrada de blog >
Publicar como entrada de blog

5. Cmo es el entorno de Word para la edicin de entradas de blog?
a) Las mismas pestaas que utilizamos normalmente, a las que se
incluye la ficha Entrada de blog.

b) El mismo de siempre. Redactaremos el documento como siempre y
luego en Archivo lo publicaremos como entrada. La nica diferencia es que

slo estar disponible la vista Diseo web.
c) Es un entorno personalizado al que se accede a travs del
navegador web, desde la pgina de Office.

d) Es un entorno con menos herramientas en la cinta de las
habituales, especficas para esta tarea, que se muestran en una ventana

nueva.
6. Qu diferencia hay entre Publicar y Publicar como borrador?

a) Publicar guardar la entrada en internet y Publicar como borrador
en local, en nuestro equipo.

b) Publicar hace pblica la entrada para los lectores del blog y Publicar
como borrador la almacena en el blog de forma oculta para seguir editndola

ms adelante.
c) Publicar utiliza todos los estilos a la hora de mostrar el documento
en el blog y Publicar como borrador muestra nicamente el texto, sin imgenes

ni grficos.
d) No hay diferencia.
7. Se puede modificar una entrada ya publicada?
a) S, si est an abierta simplemente la modificaremos y la
volveremos a publicar.
b) S, si no est abierta en Word, haremos clic en Abrir existente para
buscarla y luego la editaremos normalmente y la volveremos a publicar.

8. Se puede clasificar en categoras las entradas de un blog?

a) S, podemos crear y utilizar categoras desde Word.
b) S, podemos asignar categoras a una entrada, siempre y cuando
hayan sido creadas previamente desde el propio blog.

c) S, podemos crear categoras, pero no asignarlas directamente.
Debemos asignarlas desde el propio blog.

d) No, las entradas no se pueden clasificar.
9. Para qu sirve el botn Pgina principal?

a) Abrir el panel de control del blog.
b) Abrir el navegador web, mostrando la pgina principal que tengas
definida.
c) Abrir el blog en el navegador web, tal y como lo vera un lector.
d) Abrir la pgina web de Office, ms concretamente la ayuda sobre
blogs de Word.
10. Podemos gestionar diversos blogs desde Word?

a) S, configurando su acceso, siempre y cuando estn asociados con
Microsoft (como WordPress).

b) S, configurando su acceso. No tienen por qu estar en el mismo
servidor, pueden ser de diversas compaas e incluso de otras personas que

nos hayan permitido colaborar en su blog.
c) S, aunque hay una restriccin de hasta 3 blogs.
d) No, slo tendremos configurado uno a la vez, aunque podemos ir
cambindolo

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JULIO ERIC GONZALEZ PEREZ

COLEGIO DE BACHILLERES DE CHIAPAS PLANTEL 11

1.-Mi Primer Documento

2.-El Entorno Word 2010

4.-Guardar y abrir documentos

6. -Formato del documento

8.- Diseo de pgina

INFO. TOTAL EN AULACLIK

12. Organigramas y diagramas

14. Combinar correspondencia

16.- Documentos Maestros

17. Tablas de contenidos, de

21. Compartir documentos

22. Word e internet

INFO. TOTAL EN AULACLIK

23. Pginas web con Word

24. Publicar en un blog con Word

Unidad 1. Mi primer documento (I)

Si no conoces funciones bsicas tales como manejar el ratn, el teclado o las

1.1. Arrancar Word 2010

INFO. TOTAL EN AULACLIK

Desde el men Inicio.

Al hacer clic sobre el botn Inicio

INFO. TOTAL EN AULACLIK

Desde un acceso directo en el escritorio:

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa

1.2. El primer texto

INFO. TOTAL EN AULACLIK

10 aparece una pantalla inicial como sta.

INFO. TOTAL EN AULACLIK

Una pequea barra vertical parpadeante es la que marca tu posicin en el

cuando est dentro del rea de texto,

- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla

teclado, cerca de la tecla INTRO.

Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si

Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres

INFO. TOTAL EN AULACLIK

Despus de guardar un documento, Este contina en

INFO. TOTAL EN AULACLIK

Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de

Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.

INFO. TOTAL EN AULACLIK

a) Mirndolo desde el Explorador de Windows.

b) Si no lo hemos guardado, no podemos saberlo.

c) Leyndolo en la barra de ttulo.

d) Leyndolo en la barra de estado.

2. El nombre del archivo...

b) Debe ser el nombre del autor del documento.

c) Puede ser cualquier texto que elijas. Normalmente representa el

3. El punto de insercin es...

b) La forma que toma el cursor cuando estamos en la cinta de

INFO. TOTAL EN AULACLIK

c) El icono que representa la posicin en que se introducir el texto

4. El punto de insercin se mueve...

b) Si nosotros lo cambiamos de lugar, mediante las teclas de

5. La tecla INTRO se utiliza para...

d) Hacer un retorno de carro.

INFO. TOTAL EN AULACLIK

6. La tecla RETROCESO se utiliza para...

c) Mover el cursor hacia la izquierda.

d) Borrar la letra situada a la izquierda del punto de insercin.

7. La tecla SUPR (suprimir) se utiliza para...

b) Suprimir una hoja.

c) Suprimir un documento abierto.