EVENTOS Y TIPOS DE EVENTOS

Es una actividad econmica, programada, especial e importante, con un objetivo

propuesto, donde se renen varias personas para celebrar un acontecimiento o suceso
social, corporativo, cultural, deportivo, entre otros, el cual se realiza fuera de la rutina
regular y proporciona, a aquellos que participan de l, una experiencia placentera que
llene plenamente las expectativas, necesidades y deseos que le dieron origen. Este
proceso implica concertacin, planeacin, organizacin, direccin, ejecucin, control y
evaluacin.
Los eventos son una herramienta de comunicacin y marketing, debido a que permiten a
los clientes transmitir sentimientos, emociones, informacin, conceptos, introducir y
posicionar marca e imagen, productos y servicios, modelos de trabajo, crear nuevos
sistemas de promocin y comercializacin y establecer contacto directo con los clientes
actuales y potenciales.
La industria de los eventos o reuniones se ha convertido en una fuente de ingresos,
trabajos y prestigio relativamente reciente para la comunidad. Su xito concierne a la
originalidad, audacia, a la capacidad de crear e innovar alternativas nuevas, para que los
eventos sean nicos e irrepetibles, por lo que se debe pensar en todos los detalles. "Un
evento es una oportunidad nica para generar una experiencia memorable"
Es por esto que la preproduccin o preevento es tan importante porque all se determina
qu se necesita, para qu se necesita y quin la necesita y de esta manera se puedan
desarrollar aquellas actividades que permitan proyectar un mensaje claro que la gente se
va a llevar a su casa para siempre. Sin embargo, hacerlo bien es muy difcil, por lo que, si
no se tienen los recursos para hacerlo bien, es mejor no acudir a ellos, ya que todo lo que
pase en el evento ser el reflejo de lo que es el cliente, la empresa o marca. "Si se pone
un equipo deficiente en iluminacin o sonido, la marca se va a presentar como deficiente.
El evento tiene la ventaja de reflejar una marca como poderosa frente a la competencia o
la desventaja de que la marca se vea inferior por no hacer una buena inversin"
Organizar un evento no es solamente la parte logstica, lo primero que se debe pensar es
en cmo lograr que se cumplan los objetivos de un evento, y es en este punto donde las
empresas muchas veces fallan.
Eso significa que todo evento, cualquiera que sea su tipo, debe cumplir con los siguientes
criterios:
1. Como todo proceso, tiene tres fases claves, bien diferentes en trminos de las tcticas
y metodologas a emplear en aras de su xito; nos estamos refiriendo al antes pre
evento, el durante - evento y el despus post evento.
2. Se hace con un propsito u objetivo.
3. Su realizacin tiene un costo.
4. Alguien debe planificarlo, organizarlo, llevarlo a cabo y evaluarlo.
TURISMO DE EVENTOS
Es una modalidad del turismo de negocios, que genera un conjunto de actividades
econmicas como consecuencia de la organizacin de encuentros en un destino a elegir y
cuyos motivos giran en torno a temas profesionales. Moviliza esencialmente a lderes de
opinin en distintas ramas del conocimiento, la ciencia, la tecnologa, las finanzas o el
comercio. Este segmento de eventos incluye congresos, convenciones, ferias,
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Tipologa de los eventos

exposiciones, viajes de incentivo y otras reuniones similares a estas convocados por

motivos profesionales y/o asociativos.
Se distinguen dos tipos de Turismo de Negocios:
Individual: comprende a los viajeros de negocios, que por cuestiones inherentes a
sus actividades, se desplazan de una ciudad a otra o de un pas a otro para desarrollar
actividades relacionadas con su profesin.
Grupal: comprende los eventos que conocemos como Congresos, Convenciones,
Incentivos y Exposiciones.
El Mercado de Eventos en Colombia
Las ciudades que ms eventos organizan en Colombia son: Bogot (52%), Cartagena
(22%), Medelln (15%)
La participacin promedio durante el ao 2005, fue de 350 personas
Las temticas ms comunes son: Medicina (30%), Administracin (16%), Mercadeo
(9%), Educacin (5%)
El 48% de los Eventos, se llevaron a cabo en Hoteles de ciudad, el 16 % en Centros
de Convenciones, el 7 % en clubes, el 4 % en Resorts y el 3 % en otras locaciones.
La duracin promedio de los eventos es de 2.25das.
CLASIFICACIN DE LOS EVENTOS
CRITERIOS DE CLASIFICACIN:
Por su Tipo o naturaleza

Por su alcance

Empresariales/Corporativos
Asociativos
Sociales
Religiosos
Populares o Masivos
Culturales
Deportivos
Polticos
Segn el tema o inters

Internacionales
Nacionales
Regionales
Locales

Cientfico -Tcnicos
Mdicos
Econmicos
Medio ambiente o verde
Tecnolgicos
Responsabilidad Social
Comercial
Ldicos
Poltico
Fiestas
Reunin

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Tipologa de los eventos

Por el lugar de
desarrollo
Aire
libre
(intemperie)
Espacios cerrados,
en la ciudad, en el
campo

De acuerdo
exclusividad
Pblicos
Privados

con

Por su tamao o
magnitud
Mini
eventos
(Hasta 45 personas)
Pequeos
(45
hasta
200
participantes)
Medianos
(200
hasta
499
delegados)
Grandes
(entre
los
500
hasta
2000
participantes)
Mega
eventos
(ms de 2000)

Por sus objetivos

la

Celebrar
Promocionar
Informar
Incentivar
Motivar
Concientizar
Sensibilizar
Formar-didcticos
Posicionar
Intercambiar experiencias
Refuerzos internos y
externos empresariales

TIPOLOGA DE LOS EVENTOS

1. EVENTOS EMPRESARIALES O CORPORATIVOS
Son aquellos eventos relacionados con el Ferias
ambiente laboral, su recurso humano y sus Cumbres
clientes. Van encaminados completamente a Congresos
incentivar, promover, capacitar, comercializar, Convenciones
promocionar, posicionar y comunicar, a sus
Exposiciones
diferentes pblicos (internos y externos). Este
requiere de una buena presentacin, se busca Seminarios
Lanzamientos de
una persona que guie el evento.
En una empresa se pueden dar dos tipos de productos
Ruedas de
eventos: los internos y los externos.
Los internos son responsabilidad del prensa
departamento de Recursos Humanos y estos Workshops
son: reuniones de trabajo, capacitacin, cenas Showrooms
de navidad, reuniones de jefes, entre otros. El Visita de
pblico objetivo son los empleados. El objetivo ejecutivos
del evento puede ser: comunicar cambios,
extranjeros a la
valores, misin, visin, procedimientos, nuevos
planes y paquetes,
alianzas con otras empresa
Inauguraciones
empresas, etc.
Los externos: son responsabilidad del Aniversarios de
departamento de Mercadeo y Publicidad; estos empresa
eventos pueden ser lanzamiento de producto, Family Day
posicionamiento de marca, visita a la empresa, Desayunos de
etc.
El pblico objetivo son clientes y trabajo
consumidores. Sirven para afianzar y estrechar Almuerzo de
lazos de amistad, promover las relaciones trabajo

Cena de trabajo
Jornadas de trabajo
Encuentros de negocios.
Fiesta de logros de
objetivos
Incentivos y Fidelizacin.
Eventos de integracin
Outdoors training
Concientizacin de
nuevos objetivos
Lanzamiento de Planes
Eventos recreativos
Jornadas de
capacitacin.
Asuncin o cambio de
autoridades.
Viajes de Incentivos

empresariales.

2. REUNIONES ASOCIATIVAS
Referentes
al
mbito Asambleas
empresarial o grupal.
Convenciones
Reuniones gremiales
Reuniones de comits
y junta directivas.

3. DEPORTIVOS Y CULTURALES
Son los eventos que Festivales
congregan a deportistas, Actos Culturales
de cualquier disciplina Conmemoraciones
deportiva,
activos
y Vernissage.
aficionados
en Espectculos artsticos.
campeonatos, torneos y Muestras de arte.
competencias.
Los Inauguraciones de
eventos culturales ms Centros Culturales
comunes
son
las Fiestas de Colectividades
exposiciones,
Presentacin de un libro
presentaciones culturales, Presentacin de una Obra
ferias y espectculos.
Espectculos callejeros

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Tipologa de los eventos

Exposiciones
Congresos
Ferias
Concursos
Mesas de debate
Torneos.
Competencias.
Olimpadas.
Panamericanos.
Intercolegiales.
Campeonatos interempresariales.
Clases abiertas.
Mundiales

4. SOCIAL
Estn
los
familiares,
empresariales
y
comunitarios. Destinados
a
la
diversin
y
esparcimiento
de
los
invitados.

6.

Nacimientos
Cumpleaos
Casamientos
Aniversarios
Bautizos
Fiestas Benficas.
Desfiles.
Encuentros de
egresados.
Fiestas de grupos de
pertenencia (Solos y
Solas, Gays, Gordos,
etc.)

5.
EVENTOS RELIGIOSOS
Caractersticos de cada
Pascuas.
religin.
Jubileo
Bautismo.
Bar y Bat Mitzv.
Comunin.
Santoral.
Navidad.
Retiros Religiosos
Convivencias
Estadas de descanso

Despedida de ao
Festejos infantiles
Despedidas de solteros
Fiestas de reencuentros
Cumpleaos de 15.
Cumpleaos de 18.
Fiestas Comunitarias
organizadas por Entidades
Civiles.
Pequeas Sorpresas.
Fiestas de Navidad y San
Silvestre.
Fiestas Privadas.
Da del Nio

Cursillos religiosos.
Seminarios religiosos.
Campamentos religiosos.
Ceremonias (bodas,
bautismos, aniversarios)
Ayunos

6.
EVENTO COLOQUIAL O POPULAR
Son eventos masivos; como ferias, festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre
otros.
7.
EVENTOS POLITICOS
Cumbres, Lanzamiento de Campaa, Nombramiento de Funcionarios, Debates,
Congresos, Cierre de campaa, Reuniones de trabajo, Desayuno, almuerzos y cenas
proselitistas, Eventos a beneficio, Inauguraciones, Firmas de Acuerdo, Actos
Conmemorativos, Viajes polticos, Recepciones diplomticas, Distinciones, Entrega de
premios, diplomas, Homenajes y Reconocimientos, Cenas de Gala, Conferencias de
prensa.
8. OTROS:
EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo, Cierre del ciclo lectivo, Fiestas Patrias,
Torneos y Encuentros Deportivos, Festivales, Ferias, Certmenes, Fiestas para recaudar
fondos para viaje de egresados, Reunin de ex-alumnos, Aniversario de la Institucin,
Fiesta de Graduacin.
GLOSARIO:
Asamblea: Reunin formal, estatutaria, ordinaria o extraordinaria de los miembros
pertenecientes a una misma Empresa o Asociacin. Convocadas para algn fin y dirigida
por un coordinador o presidente, quien orientar y estimular la participacin de los
asamblestas. De naturaleza jurdica, que requiere de qurum y de la elaboracin de un
acta, solo pueden participar los que tienen derecho adquiridos como accionistas o
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Tipologa de los eventos

miembros de un sindicato. Necesita de un temario u orden del da, porque los temas de
discusin y decisin no son libres, sino que deben ser previamente notificados a todas las
personas que van a participar. Una asamblea es el mximo rgano de decisin de una
institucin y rige su destino. Por lo general, las asambleas institucionales generales son
anuales. En ellas suelen elegirse tambin autoridades de una institucin.
Brindis De Honor: es un acto social en el que se ofrece alguna bebida alcohlica para
honrar u homenajear a alguna persona u organizacin o para conmemorar algn
acontecimiento. Se puede acompaar con aperitivos comestibles o pudin.
Conferencias: Exposicin oral en pblico, que consiste en disertar durante cierto tiempo
sobre un tema especfico con un objetivo y forma definida, previamente preparado, con el
propsito de ilustrar suficientemente a un determinado auditorio.
Exposiciones: Consiste en la presentacin de bines y servicios para darlos a conocer a
un pblico ya sea abierto o selecto, cuya finalidad es promover la imagen de una empresa
o estimular el mercadeo de los objetos
Coloquios: Conferencia o pltica entre dos o ms personas para intercambiar opiniones
y experiencias sobre problemas comunes, con el fin de contribuir a la solucin de los
mismos.
Comits / comisin: Reunin formal, de un rgano de control o consulta, en la mayora
de los casos prevista estatutariamente, para tratar un tema determinado. Sesin de
trabajo de una reunin, encargada de tratar una parte del programa ordinario y de trasmitir
las conclusiones a la plenaria, para su eventual aprobacin.
Congresos: Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy
calificadas en determinada especialidad, o entre miembros de diversos grupos y de
instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema comn basado en los
datos informativos que todos ellos aportan.
Convenciones: reunin de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya
sean comerciales, industriales, profesionales, polticos, privados, particulares, religiosos o
de otra ndole y que convergen en un lugar y fecha determinados previamente para
convivir, tratar asuntos de inters comn y tomar decisiones al respecto. Es un evento de
vocacin privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duracin
mnima de dos das y al menos cincuenta participantes. Las convenciones estn
orientadas a la generacin de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de
la empresa o empresas organizadoras.
Conversatorio: El objeto del Conversatorio en comunicacin es institucionalizar un
espacio para el intercambio de ideas, en el marco de la relacin entre diferentes partes.
Se trata de dinamizar ideas relacionadas a la comunicacin, enfocadas en las prcticas
de los participantes, retroalimentando las visiones e inspirando gradualmente un cambio
cualitativo de las intervenciones, de cada uno de los participantes. Este espacio se
construye a travs del dilogo y en s mismo, del ejercicio de conversar, entendido como
el libre intercambio de ideas, visiones, argumentos y opiniones compartidas,
contradictorias, conflictivas, provocadoras, novedosas para discutir y deliberar poniendo
en comn inquietudes que pueden ser afirmadas o relativizadas en un ambiente
constructivo por los participantes.
Cumbre: reunin del ms alto nivel cuyos integrantes son los ms altos dignatarios
representantes de diversos estados u organismos internacionales.
Feria: Son uno de los mejores instrumentos de marketing y la mejor manera de que
vendedores y clientes entren en contacto. Destinado a actividades de promocin de
mercadeo y servicios, usando para ello tcnicas y promocin de ventas, publicidad,
relaciones pblicas, cuyo objetivo es buscar compradores, consumidores y vendedores en
un mismo lugar y tiempo establecido.
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Tipologa de los eventos

 Festival: Reunin especialmente concebida para programas relacionados con las artes
escnicas de tipo promocional, que llevan un reconocimiento al final, casi siempre un
premio.
Foros: Participacin grupal para intercambiar ideas sobre un tema de inters general,
cuya finalidad es: permitir la libre expresin de ideas, fomentar el inters hacia el tema,
estimular la reflexin y la crtica, desarrollar el compaerismo, llegar a conclusiones y
acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.
Mesa Redonda: Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos, que intervienen
ante un auditorio. Sin embargo los expertos no son simples expositores sino personas que
entablan entre ellos una discusin informal, parecida a una conversacin agitada con
posiciones divergentes sobre el tema.
Panel: En el panel varios expertos se renen a dialogar sobre su especialidad y desde
su particular punto de vista; cada uno es experto en una parte del tema general.
Presentacin de Productos: Exposicin con objetivo de formular un proyecto, cuya
metodologa es el anlisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas, estrategias y
recursos necesarios para el desarrollo del mismo.
Reunin Corporativa: Es una reunin peridica de carcter obligatorio para todos los
funcionarios de una institucin, donde se plantea todo el quehacer de la empresa para
una puesta en comn.
Reunin De Ventas: Reunin para establecer polticas, estrategias, compromisos y
entrenamiento a los trabajadores con respecto a los productos y servicios que ofrece la
organizacin.
Reunin De Capacitacin: Evento que permite cualificar el talento humano para mejorar
su desarrollo laboral, social y personal en pro de la empresa.
Reunin De Accionistas: Reunin de socios accionistas de una empresa con el nimo de
definir polticas de inversin que le garanticen la rentabilidad de su capital.
Reunin De Juntas Directivas: Reunin de juntas directivas quienes reciben informacin
de gerencia y direccin de la empresa para que con base en esta se tomen decisiones
sobre polticas, administracin y operacin de la institucin que representan.
Rueda de Prensa: Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de
comunicacin (radio, Prensa y Tv.) con el propsito de formularle una serie de preguntas
de inters general sobre temas especficos. Hay un moderador que organiza las
intervenciones de los periodistas en forma ordenada e imparcial.
Seminarios: Dinmica en la que grupos de 5 a 15 personas planifican reuniones de
trabajo para investigar un tema desde fuentes originales en forma exhaustiva. Se renen
por varios das entre 2 y 4 horas diarias, concluyendo cada da con un resumen de trabajo
a fin de contribuir con proyectos, recomendaciones y sugerencias.
Simposios: Reunin grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores quienes
disertan e intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos aspectos de un
mismo tema para llegar a una conclusin.
Taller - Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o
profesin. Es en mbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas . Se realiza
si el objetivo de los organizadores es proponer actividades que requieran la interaccin e
intervencin del pblico a travs de diversas prcticas grupales.
Vernissage: El origen del trmino es francs. La "vernissage" es un tipo de recepcincelebracin utilizado en eventos, principalmente, cultural. En sus orgenes era una
celebracin previa a la inauguracin de una exposicin de pintura. Hay autores que
prefieren utilizar un trmino en castellano y le denominan "cctel de apertura" o "cctel de
bienvenida". Se ofrecen bocaditos, canaps, saladitos, y todo tipo de aperitivos que se

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Tipologa de los eventos

pueden tomar con la mano (lo que se conoce como "finger food") sin necesidad de utilizar
cubiertos.
Viajes de Incentivos (premios): Es una estrategia moderna gerencial utilizada para lograr
metas empresariales fuera de lo comn. Premian a los participantes con una experiencia
extraordinaria de viaje, una vez lograda las metas. El viaje de incentivo es un premio que
alcanzan los que demuestran un mejor desempeo en su trabajo. Es un estmulo o premio
a los empleados de una organizacin por el cumplimiento de metas propuestas por un
perodo determinado.
LOS EVENTOS MULTIDISCIPLINARIOS
Identificamos como Eventos Multidisciplinarios a las Convenciones, Exposiciones y
Eventos de competicin deportiva y/o cultural porque su realizacin implica la sumatoria
de mltiples eventos que se desarrollan de manera sucesiva y/o simultnea. Y este es el
motivo en el cual se basa su complejidad, ya que demandan una mayor cantidad de
acciones a considerar, controlar y coordinar.
La ejecucin de este tipo de eventos requiere:
Un mtodo de trabajo lgico y efectivo para organizar actividades interrelacionadas,
mediante un procesos sistemtico.
Trabajar por Comisiones o Comits.
Personal altamente capacitado por especificidad tcnica o especializacin acadmica.
Gran cantidad de personal por reas especficas
La realizacin de stos, en todo el mundo, constituye una industria en la que se gastan
muchos millones de dlares, por ello los organizadores y los expositores cada da
necesitan estrategias y tcnicas nuevas y perfeccionadas para tener mejores resultados.
Como cualquier proyecto, es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay
mucho riesgo de no alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y
esfuerzos.

Referencias
1 Sitio web del Bur de Convenciones de Cuba (www.cubameeting.co.cu), consultado el 3
de marzo del 2008.
2 Nodal, Leticia. Relaciones Pblicas: La Organizacin de Eventos. Espacio, EneroAbril, 2001, pp. 46-50.
http://tuorganizaciondeeventos.blogspot.com/2013/03/tipos-de-eventos.html
3 Rivero, Magda. Marketing Ferial. Instituto de Comercio Exterior, 2005.

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