Definicin

Se denomina Redaccin Documentaria al

proceso de redaccin (escribir) textos de
gestin administrativa vlidos para el desarrollo
de una administracin eficiente.
Todos los profesionales que aspiren a lograr el
xito en la gestin pblica o privada, no pueden
soslayar la importancia de este tema.

El Oficio

Definicin
Es el documento de gestin administrativa ms utilizado.
Generalmente se establece relacin de institucin a institucin.
Si la institucin es grande, las dependencias que la conforman
pueden enviarse oficios entre ellos.
Excepcionalmente, una institucin se puede dirigir a una
persona.
Una persona natural puede enviar un oficio a una institucin,
siempre y cuando sea una respuesta a un oficio institucional.
Deber consignarse Oficio sin nmero.

Clases de oficios
El oficio simple. De numeracin nica. Este documento
es el oficio comn que se emite institucionalmente. Slo se
elabora un ejemplar y su copia como cargo.
El Oficio circular. Es un documento de numeracin nica,
pero que se reproduce de manera mltiple a todas las
instancias e integrantes de una institucin; vale decir, es un
documento de redaccin interna.
El Oficio mltiple. Es un oficio de numeracin nica as se
reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisin externa
para las instituciones con la que se quiere relacionar.

Estructura del Oficio

Encabezamiento
Texto o cuerpo
Despedida

Membrete
Es la identificacin institucional. All van los datos ms
importantes de la institucin como nombre, direccin, telfono,
correo
Se escribe en la parte superior y central del papel (si es grande).
Si el membrete es pequeo, puede escribirse en la parte
superior izquierda del papel. En este caso, el centro del
membrete dar el margen para el lado izquierdo.
Generalmente se manda imprimir en una imprenta.
Con la modernidad, se puede configurar en la computadora
para que, automticamente, aparezca al momento de imprimir
un documento.

Ejemplos de Membrete

Nombre del Ao
Cada ao, el estado peruano, a travs de un
Decreto Supremo, nomina un ao con un nombre
especfico que marque la identidad de su labor
gubernativa o con el nombre de alguna efemride
importante.
Este ao se denomina Ao del centenario de
Machu Picchu para el mundo.
Debe escribirse debajo del membrete y centrado en
la parte superior del papel.

Lugar y Fecha
Debe escribirse alineada a la derecha. Si no se cuenta con
computadora, debe tomarse como referencia el centro del
papel hacia la derecha.
La forma de fechar debe empezar con el lugar donde se
emite el documento. En este caso sera: Trujillo,...
En el caso de la fecha se recomienda fechar de acuerdo
con las normas internacionales (mes, da y ao): Trujillo,
agosto 01 de 2010. La forma anterior presentaba una
cacofona o sonido discordante: Trujillo, 01 de agosto de
2010.

Numeracin
La numeracin empieza el 1 de enero de cada ao y
finaliza el 31 de diciembre del mismo ao.
Cada entidad que emite un oficio es responsable de la
numeracin consecutiva.
Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con
mayscula, negrilla o subrayada), seguido del nmero, los
dos ltimos dgitos del ao y el cargo institucional en forma
creciente (de menor a mayor). Ejemplo:
OFICIO N 00110/ DEEI-FE-UPAO

Destinatario
Debe escribirse el cargo de la persona de ms alta
jerarqua de la empresa a la que nos dirigimos. No
debemos escribir el nombre de la misma persona.
Slo se escribe el nombre y el cargo de la persona si
es que queremos dirigirnos a l en su condicin de
persona natural. Ejemplos:
Seor: Presidente de la Regin La Libertad.
Seor: Ing. Jos Murgia Zanier
Presidente de la Regin La Libertad

Destino
Es el nombre del lugar al que remitimos el
documento. Por ejemplo: Lima.
Si el destino coincide con la misma ciudad de
emisin, se debe escribir la palabra Ciudad.
El destino debe escribirse debajo de la palabra
seor del destinatario.

Vocativo
Es la frmula de tratamiento que marcar el
derrotero de todo el documento. Debe considerarse
su importancia en la medida en que de l depende
el tratamiento que se mantenga a lo largo del
documento. Ejemplos:
Estimado Seor.
Excelentsimo Seor:
Queridsima Su Santidad:
Dignsima Dama:

Universidad Privada Antenor Orrego

Trujillo
Ao del centenario de Machi Picchu para el mundo

Trujillo, junio 05 de 2010

Oficio N 001 10/ DEIC FI UPAO
Seor:

Ing. Jos Murgia Zanier

Presidente Regional de La Libertad

Ciudad.
Estimado Presidente:

Texto o cuerpo

Saludo
Se debe empezar saludando a la persona y a la gestin
que realiza.
En algunos casos se puede empezar mostrando adhesin.
Ejemplos:

Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi

ms cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable
xito de su gestin.
Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y expresarle mi
mayor muestra de solidaridad ante la reciente prdida ocurrida
en su representada.
Resulta grato para m, expresarle cordial saludo y felicitacin por
la labor que desempea al frente de su representada

Contenido
Es la parte donde debe escribirse el sustento o la razn de ser del
documento.
Se debe tener mucho cuidado con el aspecto de redaccin y la
pulcritud del mismo en sus aspectos de cohesin y coherencia.
El xito de un documento tiene mucho que ver con la buena
redaccin del mismo. Ejemplo:
El motivo de este documento es hacerle conocer que, el da 10 del presente
mes, estaremos inaugurando el nuevo pabelln de Ingeniera. Adems, hemos
dispuesto que en esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje
especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros ms connotados
de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted a este evento en
condicin de padrino del referido pabelln.

Despedida
Es la parte donde ratificamos la naturaleza del
pedido o comunicacin y nos despedimos del
destinatario. Ejemplo:
Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin
y presencia, me despido de usted, no sin antes
expresarle la seguridad de mi especial consideracin y
alta estima.

Atentamente

Firma y post firma

La firma es el nombre y la rbrica de cada persona.
La post firma es el nombre y el cargo de la persona que
emite el documento.

Pie de pgina
Se debe escribir las iniciales en maysculas de la
persona que firma el oficio.
Luego de una diagonal, se debe escribir, en
minsculas, el las iniciales de la persona que
redact el documento.
Si la misma persona que firma fue la que redact el
documento, debe evitarse el pie de pgina.
Ejemplo:
EEHP/ mpav.

Distribucin
En el caso de remitir copias a otras dependencias,
deben consignarse los nombres de las dependencias
que recibirn copia del documento.
Si no hay ms copias que aquella que se debe guardar
en el archivo de la misma dependencia, debe evitarse
escribir la consabida frase: cc. Archivo. Ejemplo:
Cc. Jefe Personal
Cc. Planillas
Cc Imagen Institucional

Universidad Privada Antenor Orrego

Trujillo

Ao de la Consolidacin Econmica y Social del Per

Trujillo, junio 05 de 2010

Oficio N 001 10/ DEIC FI UPAO

Seor:
Ing. Jos Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad
Ciudad.
Estimado Presidente:
Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi ms cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el
notable xito de su gestin.
El motivo de este documento es hacerle conocer que, el da 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo
pabelln de Ingeniera. Adems, hemos dispuesto que en esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje especial a
su padre, don Atilio Murgia, uno de los ingenieros ms connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted
a este evento en condicin de padrino del referido pabelln.
Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin y presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la
seguridad de mi especial consideracin y alta estima.
Atentamente
______________________________
Ing. Manuel Zrate Rodrguez
Director de la Escuela de Ingeniera Civil
UPAO
MZR/ear
cc. Rectorado
cc. Imagen institucional