Otimizao de Processos

Este contedo se baseia no livro Gerenciamento de Processos de Negcios, Editora rica.

Roquemar Baldam, Rogerio Valle, Humberto Pereira, Srgio Hilst, Maurcio Abreu, Valmir Sobral

Modelagem AS IS
Davenport (1994), Harrington, Esseling & Nimwegen
(1997), Smith & Fingar (2003), Jeston & Nelis (2006),
etc, concordam que o primeiro passo em qualquer
projeto de BPM (exceto, evidentemente, em caso de
um processo novo) entender o processo existente e
identificar suas falhas ou, no jargo dos especialistas,
fazer a modelagem As Is, de modo a:

No voltar a cometer os erros do passado;

Evitar rejeio imediata dos atuais usurios do processo;
Conhecer melhor os pontos de melhoria;
Ter em mos mtricas que permitam identificar, com
clareza, quais as melhorias proporcionadas pelo estado
futuro.

Por que fazer?

Discutir e compreender os processos;
Apoiar a melhoria contnua (anlise eficincia
e de eficcia);
Simular alternativas;
Treinar os operadores dos novos processos;
Especificar os sistemas de informao que
devero suportar o negcio.

Diferentes perspectivas para

modelagem
Perspectiva funcional: representao com foco nas
atividades envolvidas;
Perspectiva comportamental: representao da
sequncia e dos estados de atividades e de objetos
envolvidos;
Perspectiva organizacional (orientada ao agente):
representao de responsabilidades, de dependncias
e da autoridade de quem participa do processo;
Perspectiva informacional: representao da
informao manipulada, produzida ou transformada ao
longo do processo.

Etapas para modelagem AS IS

1) Preparao do projeto de modelagem:
envolver as diversas atividades
de compreenso de escopo (qual processo ser
modelado, propsitos, mtricas, verificar
alinhamento estratgico, prazos, entregveis, etc.),
composio de equipe envolvida,
definio de documentao necessria,
planejamento das reunies (pessoas envolvidas,
datas, agenda, infraestrutura necessria reunio),
consulta documentao do processo,
ou que rege o processo previamente disponvel
(normas, leis, regulamentos, referncias, etc).

Etapas para modelagem AS IS

2) Entrevista e coleta de dados com usurios
(especialistas de negcio e facilitadores):
poder incluir entrevistas (em aberto ou
dirigidas).

Etapas para modelagem AS IS

3) Modelagem de Processos propriamente dita.
4) Validao do processo: deve-se testar o modelo
em uma instncia real do processo, para checar
se realmente est coerente.
Em alguns casos, a validao impossvel, ou porque
o tempo de processamento muito longo, ou
porque exigiria um grande deslocamento, ou porque
seu custo seria alto demais. Por exemplo, um
processo de compra por licitao pblica, quando
envolve grandes somas, pode se desenvolver por
meses.

Etapas para modelagem AS IS

5) Correo da documentao: so corrigidas
eventuais distores percebidas durante a
validao do processo.

Resultados da modelagem AS IS
Modelo do processo atualmente em uso;
Mtricas apropriadas (indicadores) e suficientes para
estabelecer uma base para futuras medidas de
melhorias de processos, priorizao e seleo na fase
seguinte de anlise do To Be;
Mtricas e documentao do atual desempenho do
processo;
Documentao do que trabalha bem e o que precisa
funcionar melhor;
Identificao dos itens mais significativos e de ganho
rpido que podem ser rapidamente implementados.

Modelagem TO BE
A modelagem do estado desejado do processo
(To Be) um segundo momento, distinto do
primeiro tanto no tempo, quanto na lgica.
Porque...
Temos dificuldades em descrever um processo
sem imaginar mudanas desejveis;
Ento, quem levanta as informaes para modelar
deve prestar ateno se o stakeholder est
descrevendo o processo como ou de uma
maneira idealizada.

Redesenho de processos
No redesenho de processos, um modelo de simulao do
processo atual construdo. A seguir, tenta-se:

Eliminar burocracia;
Analisar o valor agregado;
Eliminar tarefas duplicadas;
Simplificar mtodos;
Reduzir o tempo de ciclo;
Testar para reduzir erros;
Simplificar os processos por reestruturao organizacional;
Usar linguagem simples;
Padronizar;
Realizar parcerias com fornecedores;
Usar automao, mecanizao e tecnologia da informao.

Reengenharia de processos
(Inovao)
A inovao (reengenharia) consiste em quatro passos principais:
Anlise do cenrio em alto nvel: foco no resultado desejado,
alinhado a misso e estratgia da organizao. Desafiar todas as
restries e atitudes assumidas como inabalveis, gerando assim a
especificao geral;
Uso da Teoria do Um: definido o que precisa ser feito para entregar
ao cliente o produto desejado. necessrio questionar por que no
se pode entregar o produto pronto em apenas uma atividade, com
apenas uma pessoa executando, em apenas um lugar, em um mesmo
tempo, ou melhor, sem interveno humana. Se isso no for possvel,
mais um recurso adicionado ao processo e o fluxo refeito. O
objetivo sempre usar o mnimo de recursos para entrega do produto.
Simulao do processo: pronto o modelo terico, simulaes so
feitas para validar o modelo.
Modelagem do processo: uma vez testado e aprovado, o modelo
finalizado e feito uma implantao-piloto.

Resultados da modelagem TO BE
Redesenho do processo ou mesmo um novo processo;
Documentao de suporte ao processo redesenhado ou novo
processo;
Requerimentos de alto nvel para as novas opes observadas;
Confirmao que as novas opes atendem s expectativas dos
envolvidos;
Confirmao que est alinhado estratgia;
Um relatrio das diferenas que precisam ser atendidas para
cumprir os requerimentos;
Plano de desenvolvimento e treinamento da equipe;
Relatrio de impactos na organizao e em outras esferas
(ambiental, social, etc.);
Detalhes do plano de comunicao do novo processo.