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Missão do Programa Sol

Trabalhar em Equipe buscando eliminar Acidentes, Atos e


Condições Inseguras, e oferecer uma satisfatória qualidade
de vida no trabalho, com ambiente Seguro, Organizado,
Limpo e Padronizado.

No que é baseado o programa SOL?

O Programa SOL é baseado essencialmente no conhecido método


5S’s, com o diferencial de abordar também a questão da segurança.
Além disso, o Programa Sol se diferencia pelo fato de possuir um
sistema de pontuação e auditorias constantes, fundamentais para sua
manutenção.

O 5S’s parte-se de conceitos básicos de organização, arrumação,


limpeza, padronização e disciplina com o objetivo de melhorar a
organização dos ambientes de trabalho, graças à mudança de atitude
das pessoas ao seguirem os 5 passos recomendados pelo programa.
Este é o primeiro e o principal passo para qualquer programa de
gestão da qualidade.
O “5S´s” torna os processos mais eficientes e melhora o bem estar do
trabalhador. Sua principal contribuição é a redução do desperdício de
materiais, de tempo e de espaço. Foi desenvolvido por Kaoru
Ishikawa, no Japão após a Segunda Guerra Mundial, provavelmente
devido ao grande caos em que se encontrava o país. O nome 5S
provém de cinco palavras do idioma japonês, iniciadas com a letra "S"
e que designam cada um dos princípios a serem adotados:
Projetos Internos do Programa:

Projetos “Sol em Ação”

O Objetivo é padronizar e conscientizar sobre as atividades do


programa, para abranger todos os setores com os mesmos temas.
As ações do projeto "Sol em Ação" deverá acontecer uma vez por
mês, sendo aplicadas, ações de melhorias durante uma semana. A
execução das ações propostas acarretará em pontuação, que será
avaliada a cada 12 meses, sendo considerado vencedor o setor que
obter maior pontuação.
O setor vencedor será premiado e entrará para o quadro do CPS -
COLABORADOR DO PROGRAMA SOL.
Os setores que não concluir as ações no período proposto terão seu
nome divulgado no quadro do SPPS - SERVIÇO DE PROTEÇÃO AO
PROGRAMA SOL e perderá 100 pontos.

Projeto “Sol em Parceria”

O objetivo deste projeto é influenciar e incentivar os funcionários


através da atuação dos integrantes diretamente nas áreas apoiando
implantação de melhorias.
Os setores e equipe são divididos em quatro grupos, cada integrante
é responsável por um grupo de setores.
Os grupos deverão levantar as dificuldades dos setores, junto aos
responsáveis e propor melhorias, sugestões e levar para as reuniões
semanais. Os assuntos serão avaliados caso necessário será
solicitado aprovação da Gerência e Superintendência.

“Rodizio de Sol”

O objetivo deste projeto é envolver maior número de funcionários


possíveis no programa sol e resgatar novas idéias para promover
melhorias para o programa sol. O rodízio poderá acontecer em
período trimestral, podendo ser realizados em função de funcionários,
voluntários ou convidados a participar das atividades do Programa
Sol.

Coluna Informasol:

Promover uma divulgação mais intensiva dos aspectos do Programa


Sol. Fazer um informativo mensal da Equipe SOL com últimos
acontecimentos da empresa, fotos, mensagens, opiniões,
cruzadinhas, destaques, entrevistas.
Atividades que deverão ser desenvolvidas:

• Gincana - período: A cada dois anos;


• Semana SOL - período: A cada dois anos;
• Visitas aos setores - período: A cada 03 meses;
• Notificações - período: diário;
• Reuniões do sol - período: Semanal.

Etapas da implantação:

a) Sensibilização dos gestores: é preciso apresentar a ferramenta,


seus objetivos e resultados para que os gestores tomem a decisão se
irão apoiar e se comprometer com a proposta, só assim esta terá
chance de sucesso.
b) Formação do comitê: é fundamental que um grupo composto de
funcionários de vários setores sejam os responsáveis pela gestão e
implementação do programa. Este comitê discutirá a melhor
estratégia de implantação na empresa e a forma de ação.
c) Sensibilização dos funcionários: esta etapa prevê a elaboração de
material didático para informar os funcionários e sensibilizá-los a
comprometer-se com o programa. São realizadas reuniões setoriais
ou gerais para passar informações e abrir um canal de comunicação
do comitê gestor do programa com todos na empresa.
d) Implantação do programa: devem-se separar áreas de descarte,
fazer o dia do “bota fora”. Registrar em fotos ou filmes as mudanças
conquistadas.
e) Avaliação dos resultados e divulgação: após a implantação medir o
que foi realizado. Deve-se fazer um balanço geral, sendo fundamental
a divulgação dos filmes e fotos.
f) Viabilização de novas edições do programa: deve-se
necessariamente prever novas edições para que a proposta seja
incorporada na cultura da empresa e não apenas um programa de
ação pontual. O comitê discutirá com os gestores a forma mais
adequada de continuidade. No final, quando todos tomarem
conhecimento dos conceitos da prática do programa, eles parecerão
simples e rotineiros, porém é fundamental o rompimento com alguns
conceitos arraigados. É preciso demonstrar que se pode melhorar o
ambiente de trabalho, e por conseqüência, melhorar o meio ambiente
como um todo.

Precauções para não fracassar


O estado participativo e colaborativo quanto às questões
relacionadas à QUALIDADE tendem a cair no esquecimento se não
houver freqüentemente novos encontros e palestras. Uma pesquisa
realizada em 2000, pelo Sebrae, sobre Gestão pela Qualidade Total
nas pequenas e médias empresas verificou-se que 72% dos
programas relacionados a Qualidade fracassaram.

Entre os motivos desse fracasso estão:

* Os funcionários, gradualmente, deixam de conversar, questionar


sobre o tema; os avaliadores do programa deixam de realizar
algumas auditorias, o que faz com que o programa perca a
credibilidade, ocorrendo falta de planejamento das ações para as
etapas seguintes.

* A impossibilidade de reunir todos os colaboradores, em muitas


situações, é um entrave à condução do programa.

* Outro fator relevante, na dificuldade de implantação, consiste na


difícil quebra de paradigmas organizacionais. Esses criados no
decorrer da história da organização provocam uma resistência quanto
às mudanças.

Assim, o programa deve ser realimentado sistematicamente, com


palestras, divulgação de resultados, treinamentos, entre outras
formas.

Custos

O custo da não-qualidade é sempre maior e, mais significativo do que


uma implantação, tendo em vista que esse tipo de programa é capaz
de prover postura empresarial adequada aos novos desafios de uma
economia globalizada e altamente competitiva, onde as mudanças
ocorrem em alta velocidade provendo à empresa a capacidade de
sustentar a sua posição no mercado.

Grupo Gestor do Programa

Deverá ser criado um grupo gestor cuja função básica é fomentar as


atividades por toda a empresa. Para tanto, esse grupo deve conhecer
profundamente os conceitos, e possuir uma capacidade de liderança
devidamente reconhecida. Serão esses componentes os responsáveis
pela elaboração do plano diretor, pelo treinamento das pessoas que
irão liderar o processo de implantação nos diversos ambientes e pela
própria promoção integrada do Sol.

O Planejamento
Deverá ser elaborado um plano macro, incluindo um calendário com a
definição de todas as etapas, procedimentos, responsabilidades,
cronogramas e metas (utilização da ferramenta 5W2H. No
planejamento deverá constar também uma previsão de gastos,
devidamente alinhada ao cronograma. Ele pode ser flexível em
função das dificuldades e avanços encontrados, mas não pode ser
facilmente alterado, sob o risco de ser desrespeitado.

Proposta de Diagnóstico Inicial:

No diagnóstico inicial se utilizará um “check-list”, elaborado


especificamente para o tipo de ambiente avaliado (fábrica, escritório,
almoxarifado, pátio, banheiro, vestiário, refeitório, etc.). O registro
fotográfico e/ou filmagem é de fundamental importância durante todo
o processo de implantação, pois é a melhor forma de evidenciar os
diversos estágios, motivando a equipe a persistir em busca de uma
melhoria contínua, e de incentivar outras áreas que ainda não
deflagraram o processo.

Dia da Apresentação do Plano

O grupo gestor apresentará, para todos os envolvidos, os conceitos


do Sol, os benefícios de sua prática, e as particularidades do
programa.

I
Abertura oficial do SOL

Abertura oficial do Sol, denominado “Dia da Grande Limpeza” deverá


incluir um discurso com palavras de incentivos e a importância sobre
o evento a ser proferidas pelos participantes e pelos representantes
da direção da empresa, aos convidados.

No dia seguinte será importante promover uma avaliação visando


aproveitar a experiência vivenciada, para definir as próximas
atividades e metas.

Após o “Dia da Grande Limpeza”, será delimitadas as áreas para cada


colaborador zelar. A delimitação de áreas e a identificação dos
responsáveis permitem criar um comprometimento maior com a
prática do Sol.

Definição do “Dia da Grande Limpeza”

O programa começará com o “Dia da Grande Limpeza”. Este evento é


de suma importância, devido a ser um marco do início do Sol num
determinado ambiente, área ou até em toda a empresa. Deverá ser
escolhido um dia que não provoque transtornos para a empresa,
empregados, fornecedores e clientes.
Um programa das atividades do dia deve ser elaborado para que as
ações sejam coordenadas, definindo-se as atribuições dos
participantes. Deve ser prevista uma listagem onde serão registradas
as pendências que não puderam ser solucionadas no “Dia da Grande
Limpeza”, para posterior definição.

Divulgação do “Dia da Grande Limpeza”

Por ser um evento de muita importância e para que o programa


entre com o “pé direito”, este dia deverá ser gerador de expectativas,
através de ferramentas de endomarketing como o jornal internos,
quadros de avisos, faixas, cartazes, adesivos, camisetas, concursos,
gincanas, etc.

É importante a emissão de convites para outras áreas da empresa,


com uma antecedência que permita a programação dos convidados.
Isto é uma forma de comprometer todos os que participam do
ambiente, com o sucesso do evento.

Preparativos

A prática do Sol não se inicia propriamente no “Dia da Grande


Limpeza”. Toda a preparação para este dia já é, automaticamente, o
seu início. Os preparativos devem ser providenciados não só para o
evento, mas para a continuidade do Sol. Seria interessante
providenciar os seguintes itens:

a) Lixeiras e recipientes para materiais descartáveis (por tipo de


material e por destino);
b) Reservar uma área para descarte de material (“área do descarte”.
Esta área tem um impacto motivacional muito forte, pois o volume de
material que nela é colocado simboliza o resultado do esforço da
equipe, e é o primeiro reflexo prático do Sol;
c) Vassouras, baldes, sabão, desengraxante, mangueiras, álcool,
rodos, flanelas;
d) Bombas de alta pressão para desencrustação de pisos;
e) Equipamentos de proteção individual adequados;
f) Equipamentos de movimentação de cargas;
g) Máquina fotográfica e/ou filmadora.

MATERIAL PROVIDÊNCIAS
Necessário e de uso freqüente Manter mais próximo possível do
usuário
Necessário e de uso esporádico Manter em um local central que
permitam uma otimização do seu uso.
Necessário, porém precisa recuperar Negociar em função do custo/benefício
Desnecessário, porém útil para Fornecer para os interessados
outras pessoas
Desnecessário, porém útil para ouros Adaptar ou vender
fins
Desnecessário e inútil Expor o material por um tempo definido
para possíveis interessados. Descartá-lo.

Realização da “Grande Limpeza”

Ao final do dia que antecederá ao da “grande limpeza”, deverá se


debater e analisar todos os detalhes da programação, com as devidas
atribuições.

Treinamentos

A tabela abaixo apresenta um plano de treinamentos para todos os


níveis hierárquicos sobre a melhoria de qualidade, administração
participativa, incremento de eficiência, eliminação do desperdício,
melhoria no ambiente de trabalho, otimização de espaço, prevenção
de acidentes, mudança de comportamento e hábito, melhoria nas
relações humanas, espírito de equipe, autodisciplina, eliminação do
stress das pessoas, padronização dos processos, confiabilidade dos
dados de controle, redução/eliminação das condições inseguras,
redução/eliminação dos atos inseguros, prevenção da poluição e
motivação das pessoas:

TREINADOS
DIREÇÃ GESTO COORD COMITÊ EQUIP
ESCOPO O R
COMITÊ
E-
NADOR
S
LOCAIS
ES

CENTR ES
AL
Fatores
Motivacionais
Conceitos do SOL
Benefícios do SOL
O programa
detalhado
Estratégia de
implantação
Plano de execução
Sistemática de
avaliação
Visitas à empresas
com SOL
implantado
• - COM MAIOR ÊNFASE
• - COM MENOR ÊNFASE

Manutenção do SOL

Por ser uma atividade intrinsecamente ligada ao homem, o Sol


necessita ser permanentemente promovido. Mesmo quando a
disciplina já está consolidada, um incremente de incentivos deve ser
utilizado, sob o risco de o “status” alcançado retroceder ao longo do
tempo. Há diversas estratégias que, se utilizadas podem promover o
Sol, tanto na fase de implantação quanto na de consolidação.

Avaliação

Uma tática eficiente para a promoção do Sol é a avaliação dos


ambientes. Para tanto, o comitê ou os coordenadores deverão
elaborar formulários de avaliação, critérios de pontuação, sistemática
de aplicação, e estabelecer metas. O gestor do programa poderá
padronizar tais formulários como o objetivo de servir como uma
ferramenta comum para toda empresa.

Formulários de avaliação

Para realizar a avaliação dos ambientes, devem-se criar formulários


de avaliação. Pode-se ter um formulário para cada letra da sigla do
programa ou um formulário que aborde o Sol de maneira genérica.
Nestes formulários deve-se constar a identificação do ambiente
avaliado; o seu respectivo responsável; a data da avaliação; os itens
que serão avaliados; um espaço para pontuação do item (e o peso do
item quando necessário); um total de pontos possíveis, o obtido e o
desejado; e a identificação do(s) avaliado(s) e do(s) acompanhante(s).
É importante ressaltar que a pontuação máxima não significa a
perfeição. Porém, com a prática do Sol e a mudança de paradigmas a
pontuação passará a ser cada vez mais rigorosa.

Divulgação

A divulgação do progresso do Sol deverá ocorrer sempre, mostrando-


se os pontos positivos, e destacando-se as áreas que mais avançaram
no processo. Pode-se criar e divulgar um “ranking”. A divulgação de
fotos que mostrem situações negativas das áreas não será divulgada,
pois pode causar um aspecto “policialesco” às avaliações. Porém,
fotos que demonstrem uma evolução do ambiente, provocam uma
sensação de conquista para a equipe daquela área e deverão ser
amplamente demonstradas como exemplos a outras áreas.

Visitas internas e externas

A visita às áreas ou empresas que tenham o Sol num estágio mais


adiantado é um fator motivacional para os comitês, coordenadores e
equipes, pois é a partir da experiência e das dificuldades enfrentadas
por estas áreas ou empresas que o Sol pode ganhar vida, ou ter seus
planos revisados. Mesmo as visitas internas merecem certa
formalidade para ganharem seriedade.
O depoimento de profissionais de outras empresas possibilita um
custo bastante reduzido em relação às visitas, embora se reconheça
que, geralmente, o efeito não é o mesmo que o provocado pelas
visitas.