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EVITANDO AS ARMADILHAS

GERENCIAIS
(captulo 4 do livro)

Prof. Ivo Heinz

Universidade Anhanguera de So Paulo


Gesto de Projetos

7o. Semestre

O que sucesso de projeto?

Critrio que devem ser empregados na administrao e avaliao de


projeto:
1. conceito;
2. objetivos;
3. qualidade do resultado;
4. custo;
5. Tempo.

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Gesto de Projetos

7o. Semestre

O que sucesso de projeto?

Usando esses critrios, a avaliao crtica dos resultados de uma


amostra tpica de 100 projetos poderia produzir os seguintes
resultado:

Projetos fracassados, abandonados ou apenas parcialmente concludos*

37%

Projetos concludos mas com objetivos modificados, qualidade reduzida,


tempo adicional e/ou custo excessivo

34%

Projetos satisfatoriamente concludos

29%

*Este grupo inclui projetos nos quais um resultado que diferia da inteno original foi representado publicamente como
satisfatrio (projetos retocados).

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7o. Semestre

Por que os projetos fracassam

Objetivos no so alcanados no prazo, os custos sobem alm dos


limites aceitveis, ou os nveis estipulados de qualidade ou
realizao ficam comprometidos;

As importantes lies aprendidas nos ltimos anos

Administrao ad hoc e projetos repetitivos

Os adeptos da administrao ad hoc;

As artes visuais, como produo cinematogrfica;

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos

Alguns fatores comuns ao fracasso de projetos nos Estados Unidos


incluem:
Coordenao ineficaz de recursos e esforos;
Relaes humanas deficientes.

Os fracassos de projetos listados no Reino Unido apontam para


problemas um pouco diferentes. Incluem os seguintes:
Desempenho fraco com relao administrao de projetos em
tempo parcial na organizao do cliente, do consultor ou do
contratado

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos


Organizao inadequada;
Decises sobre estratgias de contrato tomadas tarde demais
(restringindo alternativas);
Fracasso em avaliar a viabilidade, calcular os riscos e elaborar
planos de contingncia;
Escalada de custos resultante do controle deficiente, fracasso
de programaes descontroladas ou expanso imprevista de
tarefas;

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos

Podem ocorrer isoladamente ou em conjunto:

Fase do conceito

Pelos patrocinadores e proprietrios do projeto:


1. Fracasso em dedicar tempo e recursos suficientes a um estudo
de viabilidade adequado;
2. Termos de referncia ou instrues imprecisos ou vagos para o
estudo de viabilidade;
3. Pesquisa e avaliao de riscos inadequados na fase do estudo
de viabilidade;

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos

4. Fracasso em garantir a cooperao de todos os interessados e


o acordo de rgos pblicos ou indivduos que, posteriormente,
podero opor-se ou entravar o projeto;
5. Respaldo administrativo e/ou capacidade especializada
inadequados nos estgios iniciais.

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Outras causas de fracasso dos projetos

Fase do planejamento

Pelos proprietrios, patrocinadores ou assessores:


1. Propsito invlido do projeto, como, por exemplo, prioridades
particulares da parte de polticos, empreiteiros ou outros no
sentido de promover o projeto em funo de publicidade ou
ganhos pessoais;
2. Capacidade inadequada de planejamento, objetivos mal
definidos e falta de planejamento das atividades;
3. Estrutura administrativa imprpria; delegao de autoridade
mal definida;

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos

4. Fracasso em consultar aqueles diretamente envolvidos nos


processos, pensar a totalidade dos processos, eventos e
oportunidades e planejar conforme os dados obtidos;
5. Fracasso em considerar impedimentos possveis,
analisar riscos e formular planos de contingncia;
6. Fracasso em fornecer previses financeiras,
oramentrias e de fluxo de caixa, elaborar planos
eficazes de recursos ou especificar corretamente os
requisitos tcnicos e de qualidade;
7. Negociao deficiente do contrato.

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Outras causas de fracasso dos projetos

Execuo/implementao do projeto

Pelos patrocinadores, gerente e lder de equipe:


1. M seleo de especialistas, lderes de equipes e gerentes;
2. Estilos imprprios de liderana;
3. Monitorao e controle inadequados pelos gerentes e lderes de
equipes;
4. Coordenao frgil da atividade e incapacidade de alcanar
cooperao plena do pessoal do projeto e/ou dos empreiteiros;

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos


5. Descuido com o treinamento e as necessidades de
desenvolvimento de equipes;
6. Deficincia na proviso de recursos; atraso na entrega de
materiais ou equipamentos essenciais;
7. Materiais ou equipamentos inferiores s especificaes tcnicas
ou de qualidade;
8. Fracassos na comunicao de procedimentos de emisso de
relatrios de acompanhamento;

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7o. Semestre

Outras causas de fracasso dos projetos

9. Relutncia em tomar medidas corretivas quando os resultados


concretos ficam aqum dos objetivos planejados;
10.Fracasso em realizar revises regulares e, caso seja necessrio,
reviso do projeto;
11.Intromisso ou interferncia de polticos ou membros mais
velhos da organizao do proprietrio.

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Outras causas de fracasso dos projetos

Fases de concluso

Pelo pessoal superior do projeto:


1. Fracasso em concluir no prazo;
2. Fracasso em alcanar os padres de qualidade requeridos;
3. Arranjos de entrega inadequados;
4. Avaliao e acompanhamento inadequados do projeto;
5. Falta de sustentao para os objetivos do projeto.

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7o. Semestre

Problemas de atraso na implementao

O atraso na aceitao de grandes projetos do setor pblico ou


internacionais;

Dificuldade em chegar a um acordo final;

Deve-se considerar:
Necessidade do projeto.
Mudanas nas circunstncias;
Tecnologia e especificao;

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Problemas de atraso na implementao

Finanas do projeto;
Cronograma;
Objetivos;
Recrutamento;
Disponibilidade e know-how

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7o. Semestre

Antecipando a mudana

Projetos de longo e mdio prazo so suscetveis a mudana


externa;

Antecipao das mudanas que tendem a produzir efeito grave no


resultado do projeto.

Oposio, mudana poltica e imprevistos

Oposio de indivduos ou grupos que podem achar que seus


interesses sero, de algum modo, prejudicados pelo projeto;

A dificuldade de prever oposio ou disputas que no dependam do


projeto;

Os acordos com clusulas em aberto para riscos previsveis.

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7o. Semestre

Fatores de sucesso e melhores prticas

Uma srie de estudos nos Estados Unidos indicam que a maioria


dos projetos de sucesso possua em comum os seguinte fatores:
estruturas organizacionais adequadas e convenientes; e
mecanismos de planejamento adequados e de controle
convenientes.

No Reino Unido, fatores comuns identificados em projetos bemsucedidos incluem:


compromisso da organizao matriz, cliente e gerente do
projeto com:
1. programaes organizacionais de atividades e procedimentos
de controle estabelecidos;
2. oramentos e controle de gastos estabelecidos; e
3. metas e marcos tcnicos vinculados ao tempo e ao custo;

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7o. Semestre

Fatores de sucesso e melhores prticas


estruturas organizacionais adequadas ao carter do projeto;
participao da equipe no planejamento e definio de
mtodos, programaes e oramentos;
ausncia de impedimentos legais;
minimizao do nmero de entidades burocrticas pblicas ou
rgos governamentais envolvidos;
apoio pblico entusistico.

Os projetos em ambiente estrangeiros exigem muito mais do que


um entendimento estrangeiro superficial das condies locais,
lngua, costume, atitudes e filosofias;

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7o. Semestre

Uma frmula para o sucesso

Uma frmula s vezes citada para o sucesso na propriedade e


administrao de projetos :
V(P + P) X (L C C) ou
Viabilidade de objetivos, planejamento e programao x (liderana, comunicao,
controle)

Os gerentes de projeto no podem contar com a boa sorte ou


recorrer a sentimentos pois no h atalhos na administrao de
projetos;

Os lderes de equipes devem combinar boa liderana com os


corretos sistemas e rotinas administrativos para progredir, etapa
por etapa, entre os marcos do projeto e alcanar os objetivos;

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7o. Semestre

Antes da designao as primeiras perguntas

Antes de aceitar a designao para um projeto que j foi


especificado, considere as respostas a estas perguntas:
1. Conceito. O conceito bom? O projeto tem um propsito
vlido e vivel?
2. Objetivos. Os objetivos esto claros e inequvocos?
3. Estruturas. A estruturas administrativa apropriada e
praticvel?
4. Planejamento. O projeto foi devidamente planejado em linhas
gerais e em detalhe?

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7o. Semestre

Antes da designao as primeiras perguntas

5. Programao. Todas as atividades foram programadas e os


recursos planejados?
6. Monitorao e controle. Todas as atividades, eventos e
gastos sero constantemente monitorados?
7. Competncia. A equipe do projeto competente, dedicada,
motivada e bem liderada?

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7o. Semestre