COMUNICAO, CONFLITO E

CONTROLE
(captulo 11 do livro)

Prof. Ivo Heinz

Universidade Anhanguera de So Paulo

Gesto de Projetos

7o. Semestre

A importncia da comunicao no projeto

A importncia da comunicao ao individual e ao esforo

conjunto;

A qualidade dos relacionamentos, os nveis de satisfao e a medida

do sucesso ou fracasso;

A ruptura da comunicao como uma das principais causas de

discrdia ou conflito;

O planejamento e o esforo consciente para evitar ou sanar as

srias conseqncias do colapso da comunicao;

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7o. Semestre

Meios de comunicao e representao grfica

A comunicao visual como meio eficaz, e s vezes inequvoco, de

superar muitas barreiras de comunicao;

As recentes inovaes utilizadas no curso do trabalho do projeto:

A computao on-line;
Voice mail;
Correio eletrnico e fax;
Sistemas de posicionamento global;
Gravao de vdeo e teleconferncia;
As tcnicas grficas.

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Uso dos meios de comunicao de massa

Pacotes de informaes via Internet so um meio popular de

complementar a publicidade mundial do projeto;

Videoteipe ou CD-ROM um dos recursos mais versteis e

eficientes para a apresentao de um projeto;

Comunicao interpessoal

A dependncia da liderana, trabalho em equipe, cooperao e

entendimento mtuo;

A empatia, ingrediente vital da comunicao;

O stress como causa comum de ruptura na comunicao;

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Benefcios e conseqncias dos meios de

comunicao eletrnicos

A eliminao dos entraves da distncia;

Controles podem ser introduzidos para evitar o uso no-autorizado

ou no-experiente;

Repercusses no processo de comunicao pela excessiva

dependncia da troca de informaes;

Os meio eletrnicos como complemento, mas no substituto do

contato pessoal;

O desvio da ateno do gerente pelo uso excessivo dos meios

eletrnicos;

O impacto psicolgico e perda dos aspectos interativos da

comunicao devido ao reduzido contato pessoal;

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Lidando com o conflito

Um levantamento da intensidade do conflito em projetos, publicado

na Sloam Management Review, vero de 1975, abrangia as
seguintes causas em quatro estgios do ciclo de vida do projeto:
conflito em torno de horrios;
conflito em torno de prioridades;
conflito quanto fora de trabalho;
conflito em torno de opinies tcnicas;
conflito em torno de procedimentos;

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7o. Semestre

Lidando com o conflito

conflito quanto ao custo;
conflito de personalidades;

Anlise Transacional criado por Berne processo de anlise da

comunicao e respostas interpessoais;

O livro de Thomas A. Harris: Im OK Youre (1967), explica essa

teoria e identifica os estados do ego que influenciam a
comunicao:

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Lidando com o conflito

Os estados do ego dos participantes de uma transao;

Transaes cruzadas e paralelas

Transaes cruzadas

Transaes paralelas

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Lidando com o conflito

Reverso para trocas adultas e lgicas

P
1

3
C

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Aceitao da mudana

O projeto como uma mquina de mudana;

Raramente se podem prever todas as conseqncias de um projeto

ou o modo como sua implementao afetaria cada interessado;

A comunicao, alm se ser uma via para a inteligncia e controle,

a rota pela qual os obstculos mudana e s atitudes baseadas
em experincias passadas so superadas;

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Quem so os interessados (stakeholders)?

Pessoas envolvidas no projeto e aquelas que podem ser (ou se

consideram) afetadas por ele;

Quem so os interessados?
Patrocinadores
Avalistas

Proprietrios
Governos

Grupos da comunidade local

Entidades previdencirias
Funcionrios

Financiadores

Gerentes funcionais

Vizinhos

Fornecedores

Empreiteiros

Ambientalistas

Incorporadores

Sindicatos

Alianas polticas

Organizaes internas

etc.

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Comunicando a necessidade de mudana

Cinco estgios principais em comunicao para programas ou

projetos de desenvolvimento:

Matriz de comunicao preparao para mudana

Fase

Segmento

Antecedentes

Inteno

1. Informao

Perifricos (Cpia
para informao dos
interessados
internos)

Explicar necessidade,
como o projeto afetar
os interessados

Promover conscincia e
entendimento

2. Aceitao

Perifricos principais

Feedback sobre reaes

e intenes

Alcanar consenso ou acordo e

aceitao

3. Status

Esboo para todos os

segmentos,
detalhamento para
os internos

Objetivos, planos,
status e reviso

Explicar a situao corrente, avano

e trajetria frente. Explicar
medidas que esto sendo tomadas
para superar dificuldade ou conflitos
de interesse.

4. Monitorao e
controle

Todos os internos

Progresso e resultados

Trocar informaes sobre progresso,

comparar resultados concretos e
planejados. Fornecer uma base para
controle e coordenao.

5. Encerramento
e reviso

Informaes
detalhadas para os
internos; resumo
para os perifricos

Relatrio final e
avaliao

Confirmar aceitao de projeto

concludo, fornecer base para
avaliao.

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Arrolando os interessados

Entre os participantes internos incluem-se:

gerentes de projeto, membros da equipe e empregados;

Participantes externos, como, por exemplo:

rgos governamentais diretamente interessados no projeto,
avalistas, financiadores, banqueiros ou empreiteiros, tambm
estaro diretamente envolvidos;

A importncia de se descobrir, logo de incio, quem so as pessoas

interessadas;

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Segmentando os interessados

A identificao e agrupamento dos interessados .

Grupos tpicos de interessados

Patrocinadores
Proprietrios do
projeto
Gerente do projeto

Pblico externo e
participante:
Avalistas
Banqueiros
Empreiteiros
Fornecedores etc.

Pblico externo e
perifrico:
Governo
Grupos de bem-estar
social
Ambientalistas
Socilogos
Pblico interno:
Tecnlogos
Lderes de equipe
Alfndegas
Especialistas e
consultores
Operadores e outro
pessoal
Pessoal administrativo
e de apoio

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Compreendendo os interessados

A compreenso do gerente sobre quem so os interessados;

A relevncia do atendimento das diferenas individuais e culturais

que aparecem em todo os nveis de interessados;

A pertinncia das teorias estabelecidas, tais como a da hierarquia

das necessidades de Maslow e a da higiene-motivao de Hezberg;

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Conflito com ou entre interessados

O poder da comunicao eficiente contra os conflitos;

A comunicao com os interessados internos

O valor da comunicao entre os participantes;

O ciclo de vida do projeto como oportunidade para o gerente

estabelecer bons estilos de comunicao, planejar redes, conceber
sistemas e projetar novos padres de eficincia para levar a cabo o
projeto com sucesso;

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Comunicao de dados

A comunicao de dados vital para o minucioso controle e

coordenao;

Os pacotes de software e a integrao automtica de informaes

sobre atividade, recursos, materiais e pagamentos;

Comunicando-se com interessados perifricos

A diversidade de mensagens, detalhes, nfase, tempo, canais e

combinaes de meios de comunicaes com grupos de interessados.

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O plano de comunicao

A impossibilidade de se preparar o plano de comunicao de um

projeto;

A proposta de uma matriz de comunicao simples;

Controle do projeto

Est intimamente ligado aos planos, cronogramas e procedimentos de

apresentao de relatrios;

O gerente como timoneiro;

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Controle do projeto

O controle em nvel de gerncia normalmente ocasionado por um ou

mais dos seguintes itens:
Dificuldade ou risco inesperado para a consecuo dos objetivos;
Controle exigido por circunstncias especiais, como, por exemplo,
estouro nos custos, dficit no oramento ou atraso;
Uma situao de atividade na qual no seriam justificados
esforos adicionais ou despesas;

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7o. Semestre

Controle do projeto
Surgimento de algumas oportunidade nova ou inesperada que
reforce o resultado do projeto;
Inspeo peridica ou reviso do planejamento;
Mudana de interessados ou alterao de estratgia que afete os
objetivos e/ou planos.

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7o. Semestre

Controle do projeto

Situaes de controle, e a manipulao de trs variveis-chave:

Tempo: menos tempo = mais custo;
Custo: menor custo = mais tempo ou menor qualidade;
Qualidade: melhor qualidade = custo mais alto ou mais tempo.

Relaes entre tempo, custo e qualidade

Custo

Qualidade
Tempo

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7o. Semestre

Controlando os empreiteiros do projeto

A dificuldade do controle da atividade fornecida por empreiteiros ou

do trabalho de consultores;

Clusula contratual como mecanismo para o monitoramento do

progresso dos empreiteiros;

Os acordos contratuais que estipulam exigncia mnima de reportao

ao gerente de projetos;

Os Projetos complexos exigem habilidade especiais por envolverem

vrios empreiteiros.

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