Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

ESCUELA CIENCIAS
FACULTAD DE
ADMINISTRACIN
OBTENCIN,
REGISTRO Y

VALIDACIN DE INFORMACIN
GRUPO:

c
CURSO:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DOCENTE:
SANCHES VERA, Luis

ALUNMOS:
CASTILLO COLLANTES, Diana
CASTILLO TUESTAS, Manuel
FERRER REYES, Andreina
JINEZ GUARNIZ, Keyla
LLAJARUNA QUIONES,
Maritza
LLAURE ORBEGOSO, Katty
LOJA VEGA, Milagros
SANCHEZ CACHI, Carmen

TRUJILLO
PERU

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

OBTENCIN, REGISTRO Y VALIDACIN DE

INFORMACIN
OBTENCION OPORTUNA DE INFORMACION
En realidad, para obtener, revisar y utilizar en
forma prctica la informacin se sigue un
proceso, pues se requiere seguir una
secuencia lgica, clara y ordenada. Para lo
cual se presenta las siguientes etapas:
- Obtencin de informacin.
La diligencia en solicitar y recibir informacin
es uno de los aspectos claves en una auditoria
en esta etapa la actitud de amabilidad y
cortesa del auditor y la prontitud de respuesta
del auditado repercuten en la rapidez con que
se realice esta tarea.
- Registro
Tras obtener la informacin, se hace el registro
respectivo; este consiste en dejar inscrito en
documentacin propia de la auditoria, lo
relevante de los temas evaluados, ya que ms
adelante en el proceso son de utilidad.
- Revisin inicial
Es la documentacin inicial que recibe el
auditor y entre la cual deber seleccionar
aquella
que
rena
las
caractersticas
aceptables, de acuerdo con los requerimientos
del caso.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

- Adiciones y aclaracin
En ocasiones, la documentacin con que se
cuenta inicialmente requiere completada, esto
debe hacerse en el momento y no esperar a
que transcurra el proceso para ello.
Igualmente, el auditor administrativo debe
solicitar la aclaracin de los aspectos que lo
requieran, para evitar que dichas situaciones
entorpezcan el desarrollo de la actividad.
- Depuracin
No toda la informacin reunida tiene la misma
relevancia en la auditoria, por ello se requerir
realizar una nueva seleccin, a efecto de
disponer solamente de lo que en verdad tiene
valor, en esta tarea resulta decisivo el juicio ,
la preparacin y el sentido comn del auditor
administrativos.
- Anlisis de la informacin
Con la informacin seleccionada, y de ser
posible registrada, se procede al anlisis de la
misma, la cual consiste en descomponer un
todo en sus partes e interrelacionar, de
acuerdo con el conocimiento del auditor
administrativo, los diferentes aspectos del
tema evaluado para que el examen sea
integral.
- Utilizacin de datos

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En esta etapa el proceso se capitaliza lo que

se ha realizado en la evaluacin, ya que se
cuenta con el anlisis de los diferentes
registros su revisin e interpretacin y, si es
necesario, es posible replantear algn aspecto
con el auditado en beneficio de la calidad de
la auditoria.
- Elaboracin de conclusiones
Luego de haber seguido el proceso adecuado,
EL auditor administrativo estar en disposicin
de formular conclusiones de su trabajo, no sin
antes corroborar con su equipoque se haya
efectuado lo estipulado en el programa de
trabajo original, asi como las adecuaciones a
este.
ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO
El estudio y evaluacin del control interno
tiene relacin con la planeacion y ejecucion de
la propia auditoria. En su estructura, se
identifica su ambiente, sistema contable, y
procediminetos de control, lo cual comprende
la contadura pblica en sus normas y
procedimientos, y que tiene aplicacin en las
diferentes especialidades de auditoria, entre
ellas, la auditoria administrativa
- Ambiente de control

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Enfatiza la relacin de aspectos que afectan

las politicas y procedimientos de una
organizacin o entidad y que, por lo tanto
apoyan o perjudican a los controles; entre
ellos se distingue el papel de la alta gerencia y
su grado de identificacin
- Sistema contable
Es el mtodo de registro que la organizacin o
entidad tiene establecido para identificar,
agrupar y registrar operciones, de tal forma
que a la administracin le resulte facil acceder
a ellas para utilizarlas en el momento que lo
requiera.
- Procedimientos de control
Representa los mecanismos adicionales que se
establecen para lograr los objetivos que la
organizacion y entidad se fijaron, y que
brindan una seguridad razonable al utilizarlos.
Adems de los 3 elementos de la estructura
de control que se han mencionado, el auditor
administrativo debe considerra lo siguientes
aspectos: las dimensiones de la organizacin,
identificacion y caracteristicas del sector, y
especialidad en la que opera, directreices
organizacionales,
controles
especficos,
problematicas particulares del caso, asi como
el marco juridico en el cual se desemvuelve.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UTILIZACIN DE TCNICAS DE AUDITORIA

Para obtener informacin relacionada a una
operacin, funcin o tema en particular, es
necesario considerar que la investigacin de la
auditoria conlleva una metodologa definida
(la de la implantacin), que requerir de la
utilizacin de tcnicas de auditoria:
- Entrevista:
Consiste en entablar una conversacin con la
finalidad de obtener informacin de una
actividad. Dicha conversacin se realiza en
forma directa con el personal indicado,
preferentemente de nivel directivo, esto es,
con el director o gerente, y en su caso con
personal de niveles supervisor y operario.
En el empleo de esta tcnica es recomendable
crear una atmosfera de confianza que permita
conseguir, sin mayores rodeos, informacin
que refleje las inquietudes de la organizacin
en sentido general o especfico. En esta
retroalimentacin
entre
el
auditor
(entrevistador) y el empleado (entrevistado9
es importante estar libre de prejuicios y
presiones para que todo fluya con naturalidad
y la entrevista cumpla su cometido.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Tcnicamente la entrevista es dirigida o no

dirigida. La primera, caracterizada por su
rigidez, va encaminada a un objeto del estudio
determinado y esta previamente diseada; la
segunda, denominada tambin abierta, no
est sujeta a una estructura predeterminada,
por lo que el entrevistado se expresa con total
libertad, e inclusive llega a tomar la iniciativa.
- Observacin directa:
Representa la tcnica ms natural y se
relaciona con la habilidad y predisposicin
para percibir los hechos acontecidos en la
organizacin y que se relaciona con el tema
de evaluacin y con el clima de trabajo
imperante.
Permite percatarse en forma directa, personal,
abierta o indiscriminadamente, de lo que
acontece en un medio determinado, y
especficamente de las funciones, actividades,
procedimientos,
prcticas
de
trabajo,
actitudes y disposicin al trabajo de equipo.
- Cuestionario:
Representa un formulario diseado ya sea con
antelacin o al momento de su utilizacin,
para recabar informacin sin lmites, tanto del
tema a evaluar como aspectos generales de la
organizacin.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Entre las ventajas de utilizar cuestionarios

estn las siguientes:
o Agilidad para obtener informacin.
o Optimizacin de actividades derivadas
de la auditoria.
o Confirmacin de hechos y sucesos
diversos.
- Investigacin documental:
Consiste en examinar, indagar, descubrir y
averiguar detalles de un tema determinado
por medio de documentos pertenecientes a la
organizacin, los cuales al ser analizados
aportarn elementos de juicio en la evaluacin
que se practica.
La documentacin en general se puede
clasificar en dos grandes segmentos: legal y
administrativo. Dentro de la documentacin
legal se encuentra lo relacionado a la
constitucin de la organizacin, as como sus
adecuaciones, el marco jurdico que la
reglamenta,
contratos
mercantiles,
reglamentos, contrato colectivo de trabajo,
informes presentados a la asamblea general
de
accionistas,
decretos
y
legislacin
particular; por su parte, en la documentacin
administrativa se encuentran los manuales de
organizacin y procedimientos, los sistemas
administrativos documentados, planta de

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

personal, estados financieros, presupuesto

operativo, sistemas de control, inventarios de
diferente ndole, informes de auditoras ,etc.
- Anlisis administrativo:
Se basa en tcnicas variadas, que se aplican
segn el tema evaluado, el tiempo y la
disposicin de la organizacin; entre ellas se
encuentran las de tipo administrativo y las de
carcter operacional.
Dentro de las tcnicas de tipo administrativo
estn aquellas que tienen una relacin directa
con esta disciplina, como son los diagramas,
graficas, organigramas, punto de equilibrio,
anlisis marginal, rbol de decisiones, calidad
total y reingeniera.
Los diagramas representan un lenguaje
grafico por medio del cual se indican de
manera sucesiva y ordenada las etapas de
una actividad o proceso que se desarrolla
en la organizacin.
Las grficas constituyen un documento
que ilustra en forma concreta una
organizacin o, en su defecto, la
composicin de un hecho o el anlisis de
una actividad.
Tcnicamente el organigrama representa
un grfico que ilustra la estructura de una
organizacin, as como nivel de autoridad,
jerarqua y responsabilidad.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El punto de equilibrio representa una

tcnica administrativa que permite a la
alta gerencia establecer relaciones entre
sus ingresos, costos y sus utilidades; para
ello es indispensable conocer el precio
unitario de venta, el costo variable por
unidad y finalmente el costo total de los
costos fijos.
El anlisis marginal tiene relacin con el
costo adicional de una decisin, no con el
costo promedio. En ocasiones se utiliza
para decidir sobre el hecho de agregar una
caracterstica al producto.
En la tcnica de rbol de decisiones, los
puntos de decisin, hechos fortuitos y las
viabilidades existentes en los diferentes
cursos de accin se presentan, en la forma
de un rbol, lo cual permite que se
aprecien las alternativas ms efectivas.
Por otra parte, entre las tcnicas de tipo
operativo se encuentran las siguientes:
La programacin lineal es utilizada para
la asignacin de recursos limitados.
La teora de filas de espera ayuda en la
decisin para encontrar un equilibrio
entre el costo de tener una fila de espera
y su costo de servicio.
La estimulacin consiste en crear un
escenario real y con base en l manipular

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

a discrecin diferentes variables, como

precios, ventas, costos y personal.
La teora de juegos sirve para decidir la
seleccin de una estrategia positiva en un
escenario de competencia.
El modelo de inventarios tiene una
relacin con el estudio de existencias, su
cantidad optima, pedios y disposicin
justo a tiempo, a efecto de satisfacer la
demanda de los clientes, que es a
quienes va dirigida la atencin.
REGISTRO FORMAL DE INFORMACIN

AUDITORIA

Como ya se ha mencionado, la etapa

destinada a obtener informacin es muy
importante, porque a partir de ella es que se
conforma la evidencia escrita, documental y
grfica.
La informacin generada, incluidos los
resultados de las pruebas aplicadas, deber
integrarse formalmente mediante el empleo
de un conducto de registro apropiado y
confiable, de esta manera se evita la
dispersin y el extravo involuntario de
material, que repercutir negativamente en la
auditora, as como en las actividades
subsecuentes.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El documento que utiliza para captar la

informacin relacionada con la auditora se
denomina cdula de trabajo u hoja de anlisis
y est integrado por esquemas o formularios
que en su diseo se incorporan campos,
casillas, columnas o bloques, los cuales
facilitan el agrupamiento de la informacin
para su anlisis conducente. Aunque en l se
colocan los datos en forma estructurada, no es
un modelo acartonado, ya que permite que el
auditor realice las adecuaciones necesarias.
La cdula de trabajo con su modelo
prediseado, no suele representar ningn
problema en s interpretacin, pero para ello
resulta fundamental delinear su contenido, es
decir idear los conceptos genricos que
conformen su informacin.
La cdula de trabajo como documento formal
tiene los siguientes rasgos distintivos en su
diseo: encabezado, cuerpo o contenido y
anotaciones especficas.
Dichos rasgos en realidad son compatibles con
los que encontramos en otros documentos,
pero la distincin est en que son de uso
particular de la auditora. Enseguida se
comenta cada uno de ellos.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

- Encabezado: Representa el inicio de todo

documento y se utiliza para indicar
informacin general, tal como:

Nombre se la organizacin o entidad.

Identificacin de la cdula.
Fecha de elaboracin.
Fecha de revisin.
Auditores que la elaboraron y revisaron

- Cuerpo o contenido: Es el campo que se

utiliza para representar la informacin
recopilada sujeta a anlisis, ya que se
capture o se anexa algn documento o
copia del mismo.
- Anotaciones especficas: Este campo se
localiza al calce de la cdula, es decir, en
su parte final. En l se apuntan notas
relevantes o aclaratorias sobre algn
concepto referido en el contenido, as
como recordatorios.
Adems de emplearse en el rea de la
auditoria administrativa, donde gozan de una
aceptacin amplia, las cdulas de trabajo
tambin se utilizan en otras reas de la
organizacin o entidad, aunque en forma muy
particular,
como
por
ejemplo
en
la
contabilidad,
recursos
humanos
y
la
produccin.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Las cedulas reciben diferentes connotaciones

segn la especialidad de la auditoria; las ms
comunes
en
lo
correspondiente
a
administracin son: generales, analticas y
subanalticas.
Las cedulas indicadas tienen un uso y
caractersticas especficas, por lo cual se
comentar brevemente cada una de ellas.
Cedula general. Es la que se utiliza
para
presentar
los
documentos
administrativos
principales
de
la
organizacin (como los manuales de
organizacin y procedimiento, y las
grficas),
as
como
documentos
especficos que constituyen el tema
propio de auditora.
Cedula Analtica. Se utiliza para
ampliar, identificar y analizar aspectos
ya contenidos en las de tipo general; por
lo tanto, deben detallarse con una
profundidad mayor.
Cedula Subanaltica. Presenta anlisis
especficos de algn concepto incluido
previamente en alguna de tipo analtico;
suele generarse en virtud de la
ampliacin de un procedimiento o bien

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

de la aplicacin de uno no seleccionado

con oportunidad.
Es indudable que los diferentes tipos de
cdulas ya explicados cumplen su cometido
como documentos de registro, apoyado y
evidencia; aspecto que es necesario efectuar
en todos los casos.
DISEO Y UTILIZACIN DE PAPELES DE
TRABAJO
Al utilizar las cedulas de trabajo, el auditor
administrativo mantiene el orden y la
disciplina en su trabajo, y en virtud de ello de
da coherencia. Por ello, el conjunto de
cdulas, programa de trabajo de auditora,
ndice, notas especficas y documentacin
relevante constituyen lo que se conoce como
papeles de trabajo, los cuales avalan las
pruebas efectuadas, a partir de las cuales se
desprenden las conclusiones.
Los papeles de trabajo representan la fuente
sustancial para la elaboracin del proyecto de
informe o en su defecto el informe final; de ah
la importancia de su elaboracin, archivo,
interpretacin, anlisis, estudio y hasta su
custodia.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TIPO LEGAL
Escrituras
constitutivas
y
reformas.
Decretos
Actas de Asamblea
General
de
Accionistas
Contrato colectivo de
trabajo
Reglamento
interior
de Trabajo
Programa
de
capacitacin
Tabulador salarial

TIPO ADMINISTRATIVO
Organigramas
generales
y
especficos.
Estados financieros
Manuales
de
Organizacin
Diagramas de flujo
Estadsticas de fuerza
de Trabajo
Nmina

Evaluacin
de
contrato interno
Cumplimiento
de Manual
de
obligaciones fiscales
procedimientos
Informes
del Oficios y circulares
comisario
internas
Reglamento del medio Programa de calidad y
ambiente
excelencia
Marco legal general
Presupuesto

Existen aspectos de forma que es conveniente

observar
en la integracin
de
estos
documentos; entre ellos, la elaboracin de
cdulas individuales (preferentemente en

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

hojas sueltas y cuidando su uniformidad), su

identificacin
conceptual,
numrica
o
alfabtica (o la combinacin de ambas) y la
integracin en una carpeta de hojas
intercambiables que facilite su manejo.
El expediente que se indica, preferiblemente
debe ser archivado en un equipo o dispositivo
de cmputo (para agilizar su consulta y
modificaciones) e imprimirse, ya que es
necesaria
la
presencia
fsica
de
los
documentos. Tambin es pertinente que en el
proceso de la auditora administrativa se
utilice software especfico, ya que esto
repercute en tiempo, eficiencia y eficacia.
En la auditora administrativa los papeles de
trabajo
revisten
caractersticas
muy
especficas segn el tema sujeto a revisin,
pero en general son: claridad, limpieza,
precisin y referencia.
A continuacin se comenta en forma general
cada uno de ellas.
- Claridad: esta caracterstica facilita en
primera instancia la lectura de los papeles
de trabajo y, como aspecto de fondo, su
anlisis e interpretacin.
- Limpieza: por su trascendencia, es
recomendable que los papeles de trabajo

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

no presenten informacin con alteraciones

que dificulten su interpretacin.
- Precisin: la informacin debe describir
con certeza y de la forma ms exacta.
- Referencia: los papeles de trabajo deben
indicar la fuente de informacin, es decir,
deben aludir a un documento o suceso de
la organizacin.
La supervisin es necesaria al momento de
elaborar e integrar esta documentacin, ya
que permite constatar la aplicacin del
programa y los resultados obtenidos. En el
campo de la auditora en general, es comn
emplear ndices y marcas. Los ndices
representan claves expresadas en letras y/o
nmeros o bien de la combinacin de ambos
en el margen superior derecho de la cedula, lo
cual facilita su localizacin dentro del
expediente de los papeles de trabajo. Las
marcas son diferentes seales que se colocan
junto a la informacin obtenida para
confirmarla.
La importancia de los papeles de trabajo se
debe principalmente a que:
Constituyen un soporte de la actividad
resaltada.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Representan apoyo para consulta de

informacin.
Auxilian auditoras posteriores.
Permiten aclarar dudas del auditado.
Son la base a partir de la cual se
desprenden las conclusiones.
Los papeles de trabajo son de tipo discrecional
y confidencial, pero hay casos en los que el
auditor se ve en la obligacin de mostrarlos,
como cuando se trata de una aclaracin o una
investigacin en donde esta documentacin es
til.
Como en el proceso de integracin de los
papeles de trabajo ya se han identificado los
hallazgos y, por supuesto, las evidencias que
los sustentan, esto le permitir al auditor
desahogar con diligencia su cometido.
Los requisitos que deben reunir las evidencias
para ser tomadas son: competencia (confiable
y con cualidades), pertinentes (congruente y
oportuno), relevante (notable) y suficiente
(idneo y necesario).
Ha quedado evidenciado a lo largo de este
punto lo relevante del proceso de acopio de
informacin por parte del auditor, as como el
cuidado del contenido de sta.
Aunque no existe un modelo especfico de
papeles de trabajo (ya que ello se ve

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

influenciado por las prcticas de trabajo del

propio auditor o bien por los despachos
profesionales,
firmas
de
consultora
y
entidades de gobierno que establecen su
normatividad), s existe compatibilidad de
criterios en las diferentes corrientes en este
sentido.
El archivo de los papeles de trabajo, as como
custodia,
corresponde
generalmente
al
auditor,
por
lo
que
debe
mostrar
responsabilidad al respecto.
ANLISIS Y SELECCIN DE INFORMACIN
En un sentido amplio, analizar significa
descomponer un todo en las partes que lo
integran. Sin embargo, sin duda no basta con
identificar, sino que es necesario revisar la
informacin, relacionarla e inclusive depurarla
y simplificarla, para lo cual el auditor
administrativo deber utilizar su capacidad
analtica.
As como el anlisis representa un medio para
obtener informacin, sntesis significa integrar
en forma condensada las partes; ambas son
necesarias
en una auditora
para la
elaboracin de diagnsticos, identificacin de
deficiencias, confirmacin de prcticas de
trabajo y sealamiento de recomendaciones.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En ocasiones por medio del anlisis se

identifican aspectos que es posible simplificar
en la realizacin de actividades, situacin que
se informar a la organizacin para su estudio
y decisin final.
En el sector pblico y en el privado existen
verdaderos esfuerzos tendientes a alentar la
simplificacin administrativa; en el caso del
sector pblico existe la participacin activa de
ciudadano y las fuerzas vivas de la sociedad,
mientras que en el sector privado se da en
mayor grado la participacin del empleado y
del trabajador.
En el proceso que se comenta de anlisis y
depuracin de informacin, resulta en gran
utilidad
la
obtenida
por
medio
de
cuestionarios de control, anlisis funcional u
operacional, formatos para anlisis de
procedimientos,
condiciones
de
trabajo,
descripciones de formas administrativas y
actividades, entre otros.
Luego de obtener y analizar la informacin de
manera objetiva, e interpretarla con acento
crtico, es preciso optimizarla y aprovecharla
al
mximo,
mediante
las
pruebas
e
interrelaciones finales que el auditor considere
adecuadas para cerciorarse de la calidad de la
misma.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La informacin final (revisada, depurada y

aceptada) ser utilizada para la elaboracin
del preinforme o del informe definitivo.
OBSERVACIONES ESPECFICAS
En sentido general, las observaciones
involucran el sealamiento y deficiencias o
aspectos atpicos (expuestos siempre en un
sentido constructivo, ya que lo que se desea
es
apoyar
administrativamente
a
la
organizacin), pero tambin es acertado
indicar, de acuerdo con el criterio del auditor,
los aspectos positivos de una actividad,
funcin, evento, procedimiento o prctica de
trabajo,
en
donde
no
se
detectan
deformaciones administrativas u operativas,
sino ms bien un curso normal y respeto a la
normatividad establecida.
En el desarrollo de la auditora es
recomendable
registrar,
a
manera
de
recordatorio, las observaciones que se han
detectado en las diferentes etapas del proceso
evaluativo para incorporarlas al final del
trabajo o para corroborarlas, ya que se
tomarn medidas al respecto.
Las observaciones se realizan a medida que se
avanza en la realizacin de la auditora; para
ello, se toman como referencia los objetivos

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

por alcanzar previamente determinados por la

empresa, y se hace una comparacin con los
resultados obtenidos por la utilizacin de las
tcnicas seleccionadas y la revisin de hechos
no contemplados en la planeacin inicial.
En la observacin dentro de la auditora
administrativa es deseable describir el tipo de
deficiencias e impacto de stas en la vida
organizacional, adems de presentar las
recomendaciones de perfeccionamiento y su
grado de implementacin.
Dentro
de
las
caractersticas
de
las
observaciones se encuentran la claridad
(fciles de interpretar) y el enfoque mesurado
(directas al asunto y no extremistas); esto
permitir
darles
el
seguimiento
correspondiente.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA