SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de
Formacin Virtual y a Distancia
GUA DE APRENDIZAJE N3
1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:

Cdigo: 210601008

Legislacin Documental en el Entorno Laboral

Versin: 4

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Despachar los documentos y la correspondencia generados por

la empresa, teniendo en cuenta las polticas organizacionales y
la legislacin vigente.

Organizar los documentos de la unidad

administrativa, teniendo en cuenta
legislacin vigente.

Duracin de la gua (en horas): 10

La realizacin total de la gua abarca un

tiempo mnimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual y
colaborativo.
Se sugiere que para un adecuado
desarrollo de la gua, el aprendiz
destine 2 horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIN
Estimado aprendiz:
En la Legislacin Documental, existen normas, decretos, leyes, acuerdos y resoluciones que
complementan las disposiciones pertenecientes a los archivos de gestin. Por tal motivo, despus de
conocerlas, es importante aplicarlas en el mbito laboral.
A continuacin, encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje N
3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el contenido dispuesto para la tercera (3ra) semana de
estudio: Normas, decretos, Acuerdos, Resoluciones y Normas tcnicas, adems el material
adicional, dispuesto para la realizacin de esta gua.
Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para lograr un adecuado
proceso y culminacin del programa de formacin.

Gua de Aprendizaje

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial.

Descripcin:
Dentro de las normas, se encuentra la Ley 1409 de 2010, el cual regula la profesin de la archivista. Esta
Ley tiene como fin optimizar los procesos y establece los requisitos para las personas que quieren realizar
esta labor.
Despus de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que indague y reflexione acerca
de algunos aspectos claves de las temticas planteadas.
Por ello se presenta el vdeo denominado: El Rol del Profesional de la Informacin Archivstica el
Cual usted deber observar y mediante una sesin online, discutir los siguientes aspectos:
1. Por qu es importante el rol del profesional de la informacin archivstica?
2. Quin es el profesional de la informacin archivstica?
3. Cul es la funcin del profesional de la informacin archivstica?
4. Cul era la anterior funcin del profesional de la informacin archivstica?
5. Cul es la funcin actual del profesional de la informacin archivstica?
6. Cul es el fin ltimo del profesional de la informacin archivstica?

Recomendacin:
La sesin en lnea, se debe planear de comn acuerdo entre el tutor y los aprendices. Recuerde que es
muy importante su aplicacin, ya que permite la retroalimentacin y aclaracin de conceptos.

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.
Descripcin:
El Artculo 5 del Decreto 2609 de 2012, trata de los principios del proceso de gestin documental, escoja
uno de ellos y realice una presentacin en PowerPoint en donde explique su importancia y cmo debe
aplicarse en la empresa privada, emplee la primera diapositiva como portada y las siguientes para el
desarrollo de la temtica, no olvide tener en cuenta la relacin entre el texto y la imagen, el vocabulario, la
ortografa, un buen desarrollo del contenido, el fundamento personal y finalmente las conclusiones.

Gua de Aprendizaje
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta las lecturas
realizadas, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)
Descripcin:
El Decreto 2609 de 2012 habla del deber que tienen las empresas de realizar el Programa de Gestin
Documental (PGD).
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos bsicos aprendidos
durante la tercera semana, es importante reforzarlos a travs de la siguiente actividad:

Indague sobre las pautas para la elaboracin del PDG y cite el enlace que contenga la informacin que ms
haya sido de su agrado.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin
obtenida de la actividad, para el desarrollo de las de transferencia del conocimiento.
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin:
En el foro temtico, correspondiente al tercer contenido de estudio, de la respuesta de forma clara y
argumentada para el siguiente caso:
En la Empresa Los Guaduales el Gerente General no ha permitido elaborar el Programa de Gestin
Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo de la empresa, se le ha pedido que le explique
al Gerente las razones por las cuales debe permitir realizar el PGD.
Se pide que mnimo de 5 razones y socialice el enlace de su preferencia encontrado en la actividad de
apropiacin de conocimiento sobre las pautas para la elaboracin del PDG.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio
Actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.
3.5. Actividades de evaluacin
Evidencias de Aprendizaje

De Conocimiento :
Inicialmente, usted debe
recopilar la informacin obtenida
de la actividad de Apropiacin

Criterios de Evaluacin

Conoce la
importancia de la
legislacin
archivstica para la

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin
TCNICAS
S.S.= Simulacin de Situaciones

Gua de Aprendizaje
del Conocimiento y luego
complementarla con trminos o
conceptos que usted considere
pertinentes en la realizacin de la
misma.
De Desempeo:
Para desarrollar este tem de la
actividad de evaluacin, usted
debe realizar el siguiente
ejercicio:

gestin empresarial

F.P. = Formulacin de Preguntas

M. = Mapas

INSTRUMENTOS
C.T.= Cuestionarios
M. v. = Matriz de valoracin o rbrica

Complemente la informacin de
la actividad realizada en el
espacio de Actividades de
contextualizacin e
identificacin de
conocimientos necesarios
para el aprendizaje, teniendo en
cuenta lo visto durante la tercera
(3ra) semana de estudio.
Recomendacin:
No olvide la importancia de citar
y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.
De Producto:
Usted debe entregar la
presentacin en Power Point a
travs del espacio dispuesto para
ello en la plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVO
DE LA ACTIVIDAD.
PRESENTACIN EN POWER
POINT

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard

Contenido 3: NORMAS, DECRETOS, RESOLUCIONES, ACUERDOS Y NORMAS TCNICAS. /

Disponible en: Espacio material del programa

Gua de aprendizaje RAP N 3 / Disponible en: Espacio actividades 3

Gua de Aprendizaje

Video:

Lecturas sugeridas / Disponible en: Espacio actividades 3 en plataforma

El Rol del Profesional de la Informacin Archivstica / Enlace:

https://www.youtube.com/watch?v=1ETcRoUrno4 / Disponible en: Espacio actividades 3

Programa de Gestin Documental

Decreto 2609 de 2012

Norma ISO 15489

5. GLOSARIO DE TRMINOS

Administracin pblica: Es aquella funcin del Estado, que consiste en una actividad concreta, continua,
prctica y espontnea de carcter subordinado a los poderes del Estado y que tienen por objeto satisfacer
en forma directa e inmediata las necesidades colectivas y el logro de los fines del Estado dentro el orden
jurdico establecido y con arreglo a este.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para
dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
Archivo Histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente.
Expediente: Es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestin. Tambin
puede tratarse de la serie de procedimientos de carcter judicial o administrativo que lleva un cierto orden
ISO: ISO es la Organizacin Internacional para la Estandarizacin, que regula una serie de normas para
fabricacin, comercio y comunicacin, en todas las ramas industriales. Se conoce por ISO tanto a la
Organizacin como a las normas establecidas por la misma para estandarizar los procesos de produccin y
control en empresas y organizaciones internacionales.
Metadatos: Datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar, comprender o preservar
documentos archivsticos al largo del tiempo.
La Nube: La computacin en nube es un sistema informtico basado en Internet y centros de datos
remotos para gestionar servicios de informacin y aplicaciones. La computacin en nube permite que los
consumidores y las empresas gestionen archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de instalarlas en
cualquier computadora con acceso a Internet.
Poltica Pblica: Son las respuestas que el Estado puede dar a las demandas de la sociedad, en forma de
normas, instituciones, prestaciones, bienes pblicos o servicios. En este sentido, est ligado directamente a
la actividad del Estado en tanto ejecutor, es decir, aludiendo a la Administracin del Estado, centralizada o
descentralizada. Involucra una toma de decisiones y previamente un proceso de anlisis y de valorizacin

Gua de Aprendizaje
de dichas necesidades.

6. BIBLIOGRAFA/ WEB GRAFA

BIBLIOGRAFA

Luis Fernando Jan Garca. Los Sistemas Nacionales de Archivos de Amrica Latina: Anlisis de sus
Preceptos Legales.
CEBRIN SNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita Mara y SANTOS ANGULO,
Jhaciel.Modelo. Organizacional para un sistema nacional de archivos. 1998
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. 2 ed.
Santaf de Bogota: Archivo General de la Nacin, 1997
WEB GRAFA

Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012. Tomado de http://www.ala-archivos.org/wpcontent/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf, consultado 27 Marzo 2014.

Decreto 2609 de 2012 Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616, consultado

27 Marzo 2014.

Archivo General de la Nacin, 2013. Tomado de www.archivogeneral.gov.co, consultado 27 Marzo

2014.

JHDACLASE, Youtube, El Rol del Profesional de la Informacin Archivstica. 2010.

https://www.youtube.com/watch?v=1ETcRoUrno4

Gua de Aprendizaje

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Eliana del Pilar Ospina

Expertas temticas

Centro de Gestin
Tecnolgica de
Servicios

Diciembre 2013

Julin Andrs Mora

Lder de Lnea

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Marzo 2014

Leidy Diana Cullar

Serna

Asesor pedaggico y
metodolgico

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Febrero 2014

Editora y Guionista

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial - Lnea de
produccin - SENA
Girardot

Sandra Milena Montoya

Lpez

Ana Mara Beltrn

Hurtado

Marzo 2014