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Carga de Comprobantes desde Excel

CONCAR CB/SQL
Versin:
Fecha:
1.0
01/12/2014

Carga de comprobantes desde excel

Caso:
Como cargar los comprobantes registrados en una hoja de Excel (con las versiones .xls o xlsx) bajo un
formato establecido
Solucin:
Exportar Formato del Archivo Excel
Utilitarios/Movimiento Datos/Carga de comprobantes desde excel y en la venta que aparece dar clic
en la opcin de Exportar Formato.

Donde:

Explorar: Seleccionar la unidad de disco y la carpeta para ubicar el archivo de Excel que
contiene los comprobantes a importar.

Lista de archivos: Filtra los archivos de Excel (versiones .xls y .xlsx) de la carpeta seleccionada.

Check Respetar numeracin de comprobante: Determina si al momento de la importacin

se mantiene la numeracin de comprobantes registrados en al archivo del Excel, estos validarn

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que no exista en la tabla de comprobantes. Si se encuentrara desactivado, el proceso generar,

en forma automtica el nmero de comprobante.

Botn Exportar Formato: El proceso genera el formato del Excel para la importacin de
comprobantes.

Botn Validacin: El sistema realiza una validacin del contenido del archivo del Excel.
Verifica que no falte algn dato obligatorio o exista inconsistencias.

Botn Importar: Se realiza una validacin, si la informacin del archivo del Excel est
correcta, inicia el proceso de importacin grabando estos comprobantes.

Botn Continuar: Restaura los controles del formulario para un nuevo proceso de
importacin.

Estructura formato del Archivo de Excel:

Al abrir el formulario de Carga de comprobante desde Excel, dar clic en el botn Exportar Formato, nos
genera el siguiente archivo de Excel:

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Mostrndose las siguientes columnas:

Columna B - Sub Diario: Columna con dato obligatorio. Ingresar el cdigo del subdiario para el
comprobante, debe repetirse por cada lnea del comprobante. Debe existir en la Tabla General
02.

Columna C - Nmero de Comprobante: Columna con dato obligatorio. Si el check Respetar

numeracin de comprobante se encontrara habilitado, no debera existir en la tabla de
comprobantes. En caso contrario deber ser un nmero de control para identificar a cada
comprobante.

Columna D - Fecha de Comprobante: Columna con dato obligatorio. Se debe ingresar la fecha
para el comprobante, debe ser una fecha vlida con formato DD/MM/AAAA

Columna E - Cdigo de Moneda: Columna con dato obligatorio. Se ingresa la moneda de la

operacin contable, debe existir en la Tabla General 03.

Columna F - Glosa Principal: Columna con dato obligatorio. Se ingresa la glosa de la cabecera
del comprobante, no debe exceder los 40 caracteres.

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Columna G - Tipo de Cambio: Se ingresa el tipo de cambio, slo si en el campo de Tipo de

Conversin se ingresara el valor C (Cambio Especial).

Columna H - Tipo de Conversin: Columna con dato obligatorio, solo se podr ingresar los
siguientes valores: C= Especial, M= Compra, V= Venta, F= De acuerdo a fecha.

Columna I - Flag de Conversin de Moneda: Columna con dato obligatorio. Slo se podr
ingresar los siguientes valores: S = Si se convierte, N= No se convierte

Columna J - Fecha Tipo de Cambio: En esta columna se ingresa la Fecha del Tipo de Cambio,
solo si en la columna de Tipo de Conversin se hubiera ingresado el valor de F (De acuerdo a
fecha).

Columna K - Cuenta Contable: Columna con dato obligatorio. Se ingresa el cdigo de la cuenta
contable; debe existir en el Mantenimiento de Plan de Cuentas.

Columna L - Cdigo de Anexo: En esta columna se ingresa el cdigo de Anexo, slo si la

cuenta contable tiene configurado un tipo de anexo. Este cdigo (y el tipo configurado en la
cuenta contable) debe existir en el Mantenimiento de anexos.

Columna M - Cdigo de Centro de Costo: En esta columna se ingresa un cdigo de Centro de

costo, slo si la cuenta contable tiene el flag activado de Centro de Costos

Columna N - Debe/Haber: Columna con dato obligatorio, slo debe contener los siguientes
valores: D (debe) o H (Haber)

Columna O - Importe Original: En esta columna se ingresa el importe en moneda original del
movimiento contable, el valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

Columna P - Importe en Dlares: En esta columna se ingresa el importe en dlares del

movimiento de la cuenta, slo si el flag de Conversin de Moneda es N. Este valor debe estar
comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

Columna Q - Importe en Soles: En esta columna se ingresa el importe en soles del movimiento
de la cuenta, slo si flag de Conversin de Moneda es N . Este valor debe estar comprendido
entre >=0 y <=99999999999.99.

Columna R - Tipo de Documento: En esta columna se ingresa un tipo de documento slo si la

cuenta contable tiene habilitado el flag de documento de referencia. Debe existir en la Tabla
General 06.

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Columna S - Nmero de Documento: En esta columna se ingresa el nmero del documento

(incluido la serie), slo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia.

Columna T - Fecha de Documento: En esta columna se ingresa la fecha del documento, slo si
la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia, debe ingresarse una
fecha vlida con formato DD/MM/AAAA.

Columna U - Fecha de Vencimiento, En esta columna se ingresa una fecha de vencimiento,

solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Fecha de Vencimiento, debe ser una fecha
valida con formato DD/MM/AAAA

Columna V - Cdigo de rea: En esta columna se ingresa un cdigo de rea, definidos en la

Tabla General 26. Slo se ingresa si la cuenta tiene habilitado el flag de rea.

Columna W - Glosa Detalle: En esta columna se ingresa la glosa para el detalle de

comprobante.

Columna X - Cdigo de Anexo Auxiliar: Se ingresa un cdigo de anexo auxiliar o de

referencia. Slo se ingresa si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo de referencia
debiendo estar registrado en Mantenimiento de anexos (Conjuntamente con el tipo de anexo de
referencia de la cuenta contable)

Columna Y - Medio de Pago: En esta columna se registra un cdigo de medio de pagos, slo si
la cuenta tiene habilitado el flag de Medio de Pago en el Mantenimiento de Plan de Cuentas; este
cdigo debe estar registrado en la Tabla General S1.

Columna Z - Tipo de Documento de Referencia: En este campo se ingresar un tipo de

documento de referencia slo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND. Este valor
debe estar registrado en la Tabla General 06.

Columna AA - Nmero de Documento Referencia: En esta columna se ingresa el nmero

(incluido la serie) del Documento de Referencia, slo cuando se ingresa un Documento de Tipo
NA o ND.

Columna AB - Fecha Documento Referencia: Se ingresa la fecha del documento de

referencia, slo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND. Debe ser una fecha
vlida con formato DD/MM/AAAA.

Columna AC - Base Imponible Documento Referencia: En esta columna se ingresa la base

imponible del documento de Referencia, slo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o
ND. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

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Columna AD - IGV Documento Provisin: En esta columna se ingresa el IGV del documento
de referencia, slo cuando se ingresa un Documento de Tipo NA o ND. Este valor debe estar
comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

Columna AE - Tipo Referencia en estado MQ: En esta columna se ingresa el cdigo MQ,
slo cuando se quiere informar sobre la mquina registradora. En la columna de tipo de
documento debe estar definido con documento tipo TK.

Columna AF - Nmero Serie Caja Registradora: En esta columna se ingresa la serie de la

mquina registradora, slo cuando en tipo de Referencia se ingresa el cdigo MQ y el tipo de
documento es TK.

Columna AG - Fecha de Operacin: En esta columna se ingresa la fecha de operacin, slo

cuando se quiere informar sobre la mquina registradora. En la columna de tipo de documento
debe estar definido con el tipo de documento TK. Debe de consignarse una fecha vlida con
formato DD/MM/AAAA.

Columna AH - Tipo de Tasa: En esta columna se ingresa el tipo de tasa de detraccin o

Percepcin. Si la cuenta contable se hubiera configurado en el tem Tasa 1 (Detraccin) o en el
tem 2 (Percepcin). Estos tipos de tasas deben estar registrados en la Tabla General 28 Detraccin o en la 29-Percepcin.

Columna AI - Tasa Detraccin/Percepcin: En esta columna se ingresa la tasa porcentual

correspondiente al tipo de tasa de detraccin o percepcin. Slo si la cuenta contable se hubiera
configurado en el tem tasa 1 (Detraccin) o 2 (Percepcin). Estos valores deben estar
comprendidos entre >=0 y <=999.99.

Columna AJ - Importe Base Detraccin/Percepcin Dlares: En esta columna se ingresa el

importa base de detraccin o percepcin expresados en dlares. Slo si la cuenta contable se
hubiera configurado en el tem tasa 1 (Detraccin) o 2 (Percepcin). Estos valores deben estar
comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

Columna AK - Importe Base Detraccin/Percepcin Soles: En esta columna se ingresa el

importa base de detraccin o percepcin expresados en soles. Slo si la cuenta contable se
hubiera configurado en el tem tasa 1 (Detraccin) o 2 (Percepcin). Estos valores deben estar
comprendido entre >=0 y <=99999999999.99.

En cada lnea de informacin se distribuye como sigue: Las primeras 9 columnas (A hasta J), contiene
informacin para la cabecera del comprobante (las cuales se van a repetir en cada lnea correspondiente

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al detalle del comprobante) y las columnas restantes contiene la informacin para el detalle de
comprobante (K hasta AK).
Ejemplo del registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel.

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Proceso de Validacin de Archivo de Carga de Excel

Este proceso slo valida el contenido del archivo de carga de Excel; al finalizar muestra en el resultado de
la operacin (Si tuvo inconsistencias o no). Al ejecutar el proceso de Carga de Comprobante desde
Excel, el usuario ubicar el archivo en el formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego
dar clic en el botn Validacin.

Si al realizar las validaciones no se hubieran encontrado inconsistencias, el proceso mostrar la siguiente

ventana de resultados, donde indica la cantidad de Comprobante Vlidos y el comentario de OK.

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Si el proceso encontrara algunas inconsistencias, mostrar los siguientes mensajes:

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Informar la cantidad de comprobantes inconsistentes, mostrando un mensaje de error en la columna

producida, el valor faltante o el valor errado y las filas donde se produjeron.
Para superar dichas inconsistencias, el usuario deber abrir el archivo de Excel y realizar las
modificaciones en las columnas y filas correspondientes.
Al dar clic en el botn Imprimir, el proceso imprimir el contenido de la ventana de resultados, tal como
se muestra en la siguiente pantalla:

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Proceso de Importacin de Archivo de Carga de Excel

En este proceso se ejecuta la validacin y al final si todo est conforme recin se procede a grabar los
comprobantes en las tablas correspondientes.
Al ejecutar el proceso de Carga de Comprobante desde Excel, el usuario ubicar el archivo en el
formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botn Importar.

Si no existieran inconsistencias en la informacin del archivo de Excel a cargar, el proceso grabar los
comprobantes, mostrando un resumen de la cantidad de comprobantes vlidos (grabados), finalizados y
pendientes.

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Ingresar a Consulta Situacin de Compronbantes para revisar el comprobante generado

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Ejecutamos el proceso d Carga de Comprobantes, donde se est informando 3 comprobantes (los que se
muestra en el ejemplo del Registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel), en esta ocasin
se est desactivando el check de Respetar numeracin de comprobantes, damos clic en el botn
Importar.

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Al finalizar el proceso (si lo informado en la hoja de Excel est Ok), mostrar la estadsticas del proceso,
adems informar los comprobantes generados con su situacin.

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Ingresar a Consulta Situacin de Comprobantes. En el primer caso mostramos el comprobante con la

informacin del detalle informado.

En este segundo caso, se informa los datos de la mquina registradora para una venta con Ticket:

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En el ltimo caso, se inform el documento de referencia de la Nota de Abono (Crdito):

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