Aplicacin de la sistematizacin en los informes y

manejo de formas

Que es sistematizacin en los informes:

Informe es una comunicacin que proporciona datos acerca de un
asunto determinado y que se transmite de una oficina a otra, bien
sea oralmente, por escrito, por medio de cuadros, etc. y que puede
utilizarse para tomar una decisin.
Los informes son las comunicaciones formales requeridas por un
superior con autoridad para decidir sobre el tema del informe. Se
refieren a las razones para la naturaleza de: los resultados de; las
conclusiones de; un mtodo de accin o investigacin en particular,
etc. En quienes requieren el informe, existe la obligacin implcita
de definir el uso que se le va a dar. Por parte de la persona que
escribe el informe, existe la obligacin de dar toda la informacin
adecuada en forma clara. Siempre sucede que la persona que
escribe el informe sabe mucho ms del tema que aquellos que lo
leern. Consecuentemente, el informe debe orientarse al usuario.
Debido a la gran variedad de informes que se pueden producir, para
tratar este tema, tomaremos de modelos los informes de
sistematizacin. No obstante, su contenido puede ser usado en
otras materias. Los informes se utilizan para persuadir a
determinada persona o personas para que comiencen a, o dejen de
hacer ciertas cosas; por lo que los mismos debern estar orientados
a las personas que los van a recibir.
Esto no quiere decir que no resulte necesario que los hechos
citados sean ciertos o que las opiniones no correspondan o no sean
honestas, sino que el informe y el lenguaje utilizado deber ser de
tal manera que cause una buena impresin y satisfaga al
destinatario del mismo. La retrica en los informes se justifica
ticamente slo cuando el contenido es sincero.
Los informes deben ser objetivos. Se acostumbra escribirlos en
estilo impersonal. Uso de oraciones cortas, concisas, aun cuando se
entre en conflicto con los gramticos, pero generalmente no se
escriben informes en las oficinas para ellos.

Como se aplica:
Existe una gran variedad de informes, pero para los propsitos de
nuestro estudio, podemos clasificarlos bajo los tipos siguientes:

a) Informe peridico: Es un informe que cubre esencialmente cierto

tipo de informaciones, por lo regular a ciertos intervalos de tiempo
(diario, semanal, mensual, anual, etc.).
b) Informe obligatorio: Es un informe prescrito que debe prepararse
cuando se dan ciertas circunstancias. (Un caso de accidente, por
ejemplo).
c) Informe nico: Es un informe especial que se prepara solamente
una vez
(Ejemplo: el informe de liquidacin de una empresa).
d) Informe por excepcin: Se produce cuando a la direccin le
preocupa ms conocer y mejorar las condiciones anormales de
operacin de la empresa.

Fundamentalmente, la finalidad de un programa de manejo de

informes es la preparacin de un sistema ordenado y completo de
informes en el cual se sigan los procedimientos ms eficaces y ms
econmicos.
Los objetivos que se persiguen para la implantacin de un
programa de manejo y control de informes son:
a) Crear los mtodos ms econmicos y eficaces para la
preparacin de informes.
b) Investigar y evaluar las peticiones de informes.
c) Disminuir el nmero y el costo de los informes al mnimo.
d) Eliminar los informes no esenciales y no autorizados.
e) Mejorar la calidad de los informes.
f) Comprobar peridicamente los informes para determinar la
utilidad que tienen para quienes lo reciben.
g) Identificar los informes con un nmero y un ttulo, y
h) Determinar el costo de cada uno de los informes y el costo total
de proporcionar informacin.

El informe de sistematizacin debe ser presentado a la alta

direccin (gerencia), as como al personal involucrado, tanto en su
aprobacin como en su ejecucin. Para hacer la presentacin es
conveniente ensayar, promoviendo reuniones, conferencias, de
preferencia con ayudas audiovisuales, en donde el nfasis sea en

los beneficios que el personal obtendr con los nuevos

procedimientos y mtodos.

Manejo de formas
Que es:
Herramienta o medio de comunicacin impresa, usada para llenar
informacin variable, con objeto de homogeneizar las formas y
racionalizar el trabajo. Permite ordenar, sistematizar, y orientar el
manejo de recursos en trminos escritos, tambin es un documento
til para efectos legales y/o consultas. Disminuyendo las cargas y
costos organizacionales.
Las formas representan el vehculo de transmisin de datos e
informacin organizacional ms sencillo, claro y funcional, ya que
permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier
otro recurso en trminos escritos. Normativamente, constituyen un
documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos.
Manejo de formas en las organizaciones
Contar con las formas adecuadas en funcin de las necesidades de
la organizacin.

Como se aplica:
Para uso interno
presentacin de resultados.
Productos de un consultor externo
De uno comercial comn
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y
reporte de acciones.
Requeridas para una instancia externa para su uso exclusivo.
El instrumento jurdico.

 Desegregacin de funciones derivadas de su base legal.

La determinacin de objetos y programas
Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.
La traduccin en procedimientos.
La definicin de estrategias.
El proceso de toma de decisiones.
EXTERNOS:
Cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones tendientes a la globalizacin.
Pactos o convenios nacionales o internacionales.
En atencin a demandas de clientes, usuarios o proveedores.
GENERALIDADES:
Los sistemas de seleccin no existen aislados de su entorno, sino
que estn condicionados por los distintos factores econmicos,
polticos, sociales del medio donde se desarrolla.
reside en el grado de organizacin que se le imprima a dicho
proceso.
ESQUEMA ESPACIAL
Se basa en los sentidos especialmente odos, vista y tacto;
agregndole las concepciones del espacio propio de cada cultura a
la que se pertenece, ms las variables individuales.
Proxenia
Es la estructura del espacio que hace el hombre en forma
inmediata, a partir del entorno corporal macro espacio, que es la
distancia que media entre los congneres y la organizacin del
espacio habitable.
Proxenia = Categoras de espacio.
Fijo antropolgico
Dimensin oculta, visible no determinado por el medio social,
satisface necesidades como dormir, comer, disposicin de las
ciudades.
Espacio semifijo

Determinado por el agrupamiento de las personas, favorece la

conversacin, por ejemplo: salas de espera, salas de clases,
asientos, metro, bus, salas con movilidad de sillas.
Espacio informal
Este comprende las distancias con los dems, es inconsciente y
regula la interaccin. Comprende las distancias