Windows y Office

Asesoras y Adiestramientos Empresariales
Taller de Microsoft Windows y

Microsoft Office
Ing. Nerio Espina - Instructor
Microsoft Windows
Alguna vez te has detenido a pensar Qu es Microsoft Windows? Bueno, no es muy sencillo
definir un sistema operativo, pero vamos a analizar las siguientes ideas:
Es un sistema operativo
Su nombre hace alusin a las ventanas que en l se utilizan para delimitar el espacio
grafico de una aplicacin.
Representa aproximadamente el 80% de los usuarios de computadores personales a
nivel mundial.
Aclarando el trmino sistema operativo, este es el software que gestiona la informacin entre el
usuario y el equipo, es decir, es el programa que le da vida a los componentes electrnicos de tu
computador y nos ofrece un entorno, generalmente una interfaz intuitiva, a travs de la cual
podemos realizar nuestras actividades de una forma muy cmoda.
En consecuencia tenemos la siguiente definicin de Microsoft Windows:
Es un sistema operativo muy utilizado a nivel mundial cuya principal caracterstica perceptible
mediante observacin directa es una interfaz donde predomina el uso de ventanas organizadas
a travs de una barra de tareas muy intuitiva. Es un software de propietario, lo que significa que
para adquirir una licencia de uso legtima es menester pagar por este privilegio a Microsoft. Su
versin reciente ms estable es Windows 7, destacndose por un excelente aprovechamiento de
los recursos respecto a su predecesor, Windows Vista.
Saliendo ya de la teora vamos a conocer Windows mediante la seleccin de 4 puntos claves:
1. El Escritorio de Windows

Es ese amplio espacio que ocupa casi la totalidad de nuestra pantalla, en l estn contenidos los
iconos de las aplicaciones que hayamos deseado tener a mano, creando un acceso directo de
escritorio.
Nota: Para crear un acceso directo basta con hacer click secundario sobre nuestra aplicacin,
sealar la opcin Enviar a y en el men desplegable clickear la opcin Escritorio (crear acceso
directo).
2. La Barra de Tareas
Debajo del escritorio observaremos una barra tal como se muestra en la imagen anterior. A la
izquierda contiene el Botn Inicio, seguidamente de las aplicaciones ancladas para inicio rpido,
as como tambin los iconos correspondientes a las aplicaciones activas en el momento. Del lado
derecho encontramos el reloj, el botn mostrar escritorio y una serie de iconos que generalmente
respectan a aplicaciones en segundo plano e informacin.
Nota: Para anclar una aplicacin a la barra de tareas es necesario arrastrar el acceso directo hacia
ella y colocarlo al lado del botn inicio.
3. El men inicio
Al hacer click sobre el Botn Inicio nos encontraremos con el Men Inicio, muy similar al que se
muestra en la imagen, en el existen una serie de elementos que nos llevarn a encontrar todas las
aplicaciones y archivos que contenga nuestro equipo.
En la parte inferior izquierda nos presenta un cuadro de bsqueda rpida, en ese cuadro
podemos escribir el nombre de cualquier archivo o aplicacin que deseemos encontrar y
Windows nos proporcionara un vinculo directo para acceder rpidamente.
Sobre el cuadro de bsqueda tenemos el men Todos los programas, este contiene
todas las aplicaciones que han sido instaladas en nuestro equipo, las cuales estn
generalmente organizadas en subcarpetas.
Sobre este men encontraremos un conjunto de accesos a las aplicaciones ms utilizadas,

esta lista es creada automticamente por el sistema. En adicin podemos anclar otros
programas mediante la opcin: Anclar al men inicio, disponible en el men contextual
que se obtiene al hacer click con el botn derecho del mouse.
El Panel derecho est conformado por los directorios propios del sistema, as como las
opciones inherentes al mismo, desde arriba hacia abajo tenemos:
o El nombre del usuario: este permite identificar en que sesin de Windows
estamos trabajando.
o Documentos: nos lleva a la carpeta Mis documentos diseada especialmente
como contenedor principal de nuestros documentos de las diferentes
aplicaciones.
o Imgenes y Msica: al igual que el anterior, nos llevan a carpetas especialmente
configuradas para organizar nuestros contenidos multimedia, en este caso
imgenes y msica.
o Equipo: corresponde al antiguo acceso a Mi PC disponible en versiones de
Windows anteriores a Vista, este nos brinda el acceso a las unidades de
almacenamiento que se encuentren conectados a nuestro equipo. Generalmente
el disco duro, unidades pticas y medios extrables (usb, sd cards, etc)
o Panel de Control: en l se encuentran disponibles las diferentes opciones de
configuracin del equipo, nos muestra una pantalla as:
Dispositivos e impresoras: mientras que en Equipo se despliegan los dispositivos

de almacenamiento disponibles, aqu se encuentran disponibles los diferentes
dispositivos de entrada y salida (adems de unidades de almacenamiento
extrables) conectados a nuestro computador.
Programas predeterminados: permite determinar cules programas abrirn un
tipo de archivos especfico, por ejemplo: el programa predeterminado para abrir
archivos de texto sin formato (txt) es el bloc de notas de Windows.
Ayuda y soporte tcnico: tambin disponible mediante la tecla F1, y de ah que F1
en informtica generalmente est relacionado con los contenidos de ayuda, nos
lleva al centro de ayuda y soporte tcnico de Microsoft Windows.

o
Apagar: este botn apaga el equipo de la forma correcta, y nos ofrece mediante
un men (al hacer click en la flecha) las opciones de cierre de sesin, bloqueo,
reinicio, hibernacin y suspensin de Windows.
4. Explorador de Windows
El explorador de Windows es el medio a travs del cual accedemos a todos los archivos presentes
en nuestro equipo, incluidos los archivos ms ntimos del sistema operativo. Esencialmente nos
muestra como pantalla inicial una coleccin de carpetas correspondientes a la Biblioteca, dichos
directorios son: Documentos, Msica, Videos e Imgenes. Adicionalmente, en el panel izquierdo
nos ofrece las diferentes ubicaciones de nuestro equipo, pudiendo navegar a travs de ellas hacia
la ruta de acceso que deseemos.
El explorador en ocasiones viene pre-anclado a nuestra barra de tareas, en caso que este no sea el
caso podemos ubicarlo muy sencillamente haciendo click en el Men Inicio y escribiendo en el
Cuadro de bsqueda rpida las palabras Explorador de Windows, tal como se muestra en la
figura:
Para anclarlo a la barra de tareas, lo cual es muy recomendable, basta con arrastrarlo al lado del
botn inicio.
Microsoft Office
Es un paquete de aplicaciones ofrecido por Microsoft que incluye herramientas de trabajo ideales
para la oficina u hogar, est compuesto por un poderoso procesador de textos, una excelente
aplicacin de hojas de clculo, un gestor de bases de datos, un diseador de presentaciones, entre
otras aplicaciones que se irn desarrollando a lo largo de este curso.
La versin ms reciente de este paquete es Microsoft Office 2010 para el entorno Windows y 2011
para el sistema operativo Mac OS X. Existen adems, diferentes distribuciones de office entre ellas
la versin profesional y la versin empresarial, cada una de ellas est orientada a diferentes
formas de trabajo, conservando su apariencia y potencia.
Ahora es necesario empezar con la descripcin de sus aplicaciones, las cuales seguirn el siguiente
orden: Word, PowerPoint, Publisher, Excel y Access.
Microsoft Word
Microsoft Word es el procesador de textos ms popular de todos los tiempos, efectivo por su
potencia y diversidad de herramientas. Su primera versin fue publicada en 1983, y ha ido
evolucionando de forma increble hasta su actual versin 14 (Word 2010). Se encuentra disponible
tanto para Windows como para el sistema operativo de Apple, Mac OS X. El formato actual de
Microsoft Word es aquel que tiene por extensin .docx, cuya ventaja principal sobre el formato
anterior (doc) es la compresin del contenido, esto significa que los documentos que maneja
Word hoy da representan una fraccin en memoria de lo que ocupaban sus predecesores.
En la esquina superior izquierda tenemos el Botn Office, que al hacer click nos muestra
un men con las opciones equivalentes al tradicional men Archivo presente an en
muchas aplicaciones comerciales. El botn office es comn en todas sus aplicaciones
(versin 2010) y en l encontramos lo siguiente:
o
o
o
o
o
o
o
o
Nuevo: crea un nuevo archivo del tipo correspondiente a la aplicacin abierta, en

caso de Word un documento de texto.
Abrir: lleva al cuadro de dialogo que permite abrir archivos previamente creados
para ser manipulados y editados por la aplicacin en cuestin. En este caso Word
abrir documentos por l soportados.
Guardar: guarda el archivo actual, en caso que sea primera vez debemos
proporcionar el nombre del archivo, el formato y la ubicacin donde ser
guardado. Si se ejecuta este comando por segunda vez, la accin ejecutada es
guardar los cambios hechos al archivo previamente creado y almacenado.
Guardar como: suponiendo que hemos guardado un archivo y luego de haberlo
modificado deseamos crear otra versin en lugar de guardar los cambios, este
comando nos permitir crear un nuevo archivo con el nombre, formato y
ubicacin que le sea proporcionada.
Imprimir: despliega el cuadro de dialogo de impresin, a travs del cual es posible
imprimir el archivo actual.
Preparar: nos brinda la posibilidad de mostrar y modificar las propiedades del
archivo abierto.
Enviar: si tenemos configurado el software de forma correcta para el envo de
faxes y correos electrnicos, esta opcin nos permite hacerlo de una forma muy
rpida.
Publicar: contiene las opciones referentes a la publicacin de nuestro archivo en
caso que tengamos el software adecuado disponible en nuestro ordenador.
Cerrar: cierra el documento actual sin salir de la aplicacin.
Archivos recientes: es una lista automtica que contiene los ltimos archivos a los
cuales la aplicacin ha tenido acceso.

o
Opciones del programa: contiene las diferentes opciones de configuracin del

programa en cuestin.
o Salir: este botn cierra la aplicacin actual.
Al lado del botn office tenemos la barra de herramientas de acceso rpido, cuyos
botones pueden ser modificados acorde a nuestras necesidades.
Las Cintas de herramientas son aquellas bandas que ofrecen los comandos agrupados por
categoras y brindan acceso a las funciones del programa.
La Barra de estado proporciona informacin referente al archivo actual, en caso de Word,
el nmero de pgina, conteo de palabras e idioma definido para el documento.
Funcin Zoom: son los controles que alejan o acercan el documento proporcionando la
vista que al usuario ms le convenga.
Funciones de Microsoft Word

Formato
En Microsoft Word, las opciones de formato nos permiten aplicar caractersticas
especficas al texto que se est manipulando, estudiaremos las siguientes:
Fuente
Est disponible con la combinacin de las teclas Control + M y permite cambiar los
atributos de la fuente actual: tipo, tamao, estilo, color, subrayado y efectos. Los
comandos disponibles a la opcin fuente se aplican al texto previamente seleccionado.
Prrafo
Son un conjunto de opciones para el ajuste de las caractersticas propias de un prrafo:
alineacin, sangra, espaciado, interlineado, tabulaciones, vietas y esquema; algunas de
ellas las tenernos disponibles en la ficha Prrafo de la cinta inicio.

Se observan en primera instancia las opciones de esquema y vietas, seguido de las
sangras, la opcin ordenar datos, el botn para mostrar marcas de prrafo; en la parte de
abajo tenemos las 4 opciones de alineacin disponibles: izquierda, centro, derecha y
justificado; seguidamente la seleccin de interlineado, relleno y bordes de prrafo. Al
hacer click sobre la flecha inferior derecha de esta ficha accedemos al cuadro de dialogo
con las opciones de una forma ms avanzada:
Estilos
Los estilos aunque en las versiones actuales de Word aparecen muy visibles, dispuestos
algunos de ellos en vistas previas sobre la banda inicio, tambin formaron parte de
versiones anteriores. No son solamente una opcin de formato rpido, el uso de estilos
permite a la aplicacin guardar cierta informacin muy til para la creacin de tablas de
contenido, es decir, a travs de estos es posible generar un esquema automtico del
documento que incluya nmeros de pgina.
Entre las opciones de Estilos tenemos:

o
Borrar formato: convierte nuestra seleccin en texto sin formato, til

cuando no podemos acceder a alguna propiedad del texto que deseemos
cambiar.

o
Cambiar estilos: nos lleva a un men de seleccin de nuevos

estilos, los cuales se aplicarn automticamente sobre los estilos
actuales, convirtiendo nuestro documento en uno nuevo con
opciones de formato diferentes.
Modificacin y Administracin de estilos: estas opciones estn

disponibles al hacer click sobre la flecha inferior derecha de la ficha estilos
y permite la modificacin del paquete de estilos que se encuentre activo,
as como la creacin de nuevos estilos rpidos.
Copiar formato
Opcin disponible desde la ficha Portapapeles, permite copiar el formato de un texto o
prrafo seleccionado y aplicarlo a otro texto o prrafo al seleccionado.
Cinta Insertar
Esta recoge las opciones de incrustacin de objetos que van desde saltos de pgina hasta
las herramientas ms especificas de un rea determinada, tal como el editor de
ecuaciones.
Portadas, pginas y Saltos de Pgina
En la ficha Pginas encontraremos estas opciones y sus funciones
respectivas son las siguientes:
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Portada: crea una pgina automtica de portada ideal cuando el tiempo

juega en contra de nosotros, sin perder la elegancia de una buena
presentacin.
Pgina: inserta una pgina completa, en blanco, a partir de la ubicacin del

cursor.

o
Salto de Pgina: a diferencia de la opcin anterior, un salto de pgina lo

que hace es desplazar el texto inmediato despus del cursor hacia la pgina
siguiente sin necesidad de producir una pgina en blanco. Tambin es
posible ingresar un salto de pgina con la combinacin de teclas
Control + Intro
Tablas
Microsoft Word es la aplicacin ms optimizada en la suite de office para
crear y manipular tablas con grandes contenidos de texto, aqu se puede
editar de una forma muy intuitiva cada una de las caractersticas de la
tabla hasta lograr el resultado deseado.
Al hacer click sobre el comando Tabla de la cinta insertar, se despliega un
men con las opciones de insercin. Para crear rpidamente una tabla
basta con sealar entre los recuadros el rango de filas y columnas
deseado, as:
Este es el resultado
En este momento es donde nos gustara cambiar el diseo y el estilo de la tabla, esto lo
logramos al hacer click sobre la tabla, entonces apareceran como cintas adicionales en la
barra de seleccin de bandas las opciones:
Herramientas de tabla: Diseo, Presentacin.

En la banda Diseo nos tenemos las opciones de estilos y de trazado de tabla.
Permite crear nuevas lineas dentro de la tabla, tal cual tuvieramos un
lapiz en la mano y empecemos a dibujar lineas.
Al contrario de la anterior, este comando nos proporciona un borrador,
que al hacer click sobre alguna de las lineas de la tabla la elimina.
Estilos de tabla
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Nos brinda los comandos pertinentes al estilo de tabla, sombreados y

tipos de bordes as como sus colores.

Por su parte, la cinta de Presentacin contiene botones referentes a la edicin de la tabla,
propiedades, insertar y eliminar celdas, entre otras opciones.
Ilustraciones
Esta ficha, ubicada en la cinta Insertar, dispone de las siguientes opciones:
Inserta una imagen directamente desde un archivo guardado en el
ordenador.
Inicia el cuadro de bsqueda de imgenes prediseadas con opcin de
bsqueda en la web de Microsoft Office.
Despliega el men de formas bsicas (anteriormente llamadas autoformas)
y al hacer click sobre alguna de ellas nos permite dibujarla.
Abre el men de insercin de diagramas, contiene una galera con
diferentes tipos de diagramas automticos.
Tal como el icono lo sugiere, esta opcin nos da la posibilidad de crear
grficos estadsticos y en general cualquier grfico de comparaciones
porcentuales.
Dado que las primeras 4 opciones son de hecho, bastante intuitivas, en este documento se
explicara con detalles solamente la creacin de grficos:
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Al hacer click sobre el botn Grfico se abre el menu de seleccin de tipo de

grfico, elegiremos el ms adecuado a nuestros datos.
Inmediatamente despues de haber seleccionado nuestro tipo de grficos,

nuestra pantalla se acomoda en cascada con una nueva ventana de Excel
donde colocaremos los datos del grfico.
Introducimos los datos en la planilla de Excel. Culminado este procedimiento

cerramos la ventana de Excel y nuestro grafico se actualizar con los valores
nuevos. Ejemplo:
Encabezado y Pie de pgina

Permite determinar el encabezado y pie de pgina comn en las pginas de nuestro
documento, aunque existen formas de personalizarlo para cada seccin de un documento,
generalmente se utiliza en el campo empresarial para personalizar todas las pginas del
mismo.
Sus opciones permiten editar el rea correspondiente a la parte superior e inferior del
documento, pudiendo as predeterminar un membrete para todas las hojas del
documento, como tambin un pie de pgina con informacin adicional (generalmente
nmeros de pgina, los cuales son automticos). En el modo de edicin de encabezados y
pie de pginas podemos incrustar autoformas, imgenes y los recursos que consideremos
necesarios y que estarn presentes en todas las pginas, por ejemplo el logo de una
empresa.
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Otros Objetos
Tambin es posible colocar en nuestros documentos otro tipo de objetos tales como
ecuaciones, texto con estilo de forma y efectos especiales (WordArt), as como tambin
documentos de otras aplicaciones, lo cual lograremos a travs del botn Objeto, que nos
lleva al siguiente men:
En este men disponemos de muchsimos objetos los cuales podemos insertar, nuevos o
tambin directamente desde un archivo.
Diseo de pgina, Referencias y Comentarios.
Diseo de pgina
La configuracin de pginas en Microsoft Word no se limita a las opciones propias del
papel como tamao, orientacin y mrgenes, sino que ofrece dos comandos muy
importantes: Columnas y Saltos. A continuacin definimos los 5 comandos ms utilizados
de esta banda.
En este comando seleccionamos los mrgenes de pgina a utilizar,
pudiendo personalizarlo segn nuestras necesidades.
A travs de esta opcin definimos la orientacin de la pgina, vertical u
horizontal.
Al presionar este botn se despliega un men con los diferentes
tamaos de pgina en el cual elegiremos el del papel que se utilizar en
la impresin.
Este comando no est relacionado con el papel sino con el diseo de la
pgina en s, en especfico de la porcin de pgina que hayamos
seleccionado. Al aplicar esta opcin el texto se divide en tantas partes
como nmero de columnas seleccionemos y posteriormente se
mostrar dividido por saltos de columna.
Proporciona una serie de opciones para insercin de saltos, cada una
con su respectiva descripcin, sin embargo, para efectos de este curso
explicaremos la opcin Salto de Seccin > Pgina siguiente.
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Salto de Seccin > Pgina Siguiente
En primer lugar es conveniente definir Seccin, una seccin es una porcin de documento
con caractersticas particulares en cuanto a diseo de pginas, es decir, puede ser
diferente del resto del documento en cuanto a tamao de pgina, orientacin, mrgenes,
encabezados y pie de pgina.
Un salto de Seccin: Pgina Siguiente, indica que en la siguiente pgina se inicia una nueva
seccin del documento, para la cual se podr configurar las caractersticas mencionadas
anteriormente sin afectar la seccin actual.
Referencias
Cuando necesitamos hacer una monografa requerimos hacer citas de autores, notas al pi
del documento, y al final construir una bibliografa. Con la herramienta de gestin de
referencias de Microsoft Word esta labor deja de ser tediosa para convertirse en nuestra
herramienta amiga en el trabajo. Las opciones ms importantes y tiles que se tienen en
esta banda son las siguientes:
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Tabla de contenido: crea tablas de contenido automaticas, de

acuerdo con los niveles de ttulos sealados en los estilos
previamente utilizados, estas incluyen nmero de pginas y
tambin pueden ser creadas de forma manual.
Notas al pie: agrega un superindice de identificacin de la nota al

pie, adems de colocar el mismo indice en la parte inferior del
documento listo para aadir acotacines o referencias.
Insertar Cita: despliega un men con las fuentes previamente

ingresadas, asi como la opcin de agregar nuevas fuentes, al
seleccionar alguna de dichas citas, esta se aadira de forma
automatica al documento con el estilo especificado, comnmente
APA.
Bibliografa: crea una bibliografa de forma automatica a partir

de las fuentes ingresadas.
Insertar ttulo: es la forma correcta de insertar el titulo de una imagen

o ilustracin, de esta manera podrmos crear, a travs de la opcin
Insertar Tabla de ilustraciones, un indice de dichos elementos del
documento, adems de ser cargadas entre las opciones de referencias
cruzadas.
Las referencias cruzadas permiten citar un texto en otra parte del documento.

Revisin
La banda Revisar agrupa las opciones inherentes al anlisis del documento, desde el punto
de vista gramatical y de contenido. Sus opciones ms utilizadas son:
o
Ortografa y gramtica: ejecuta la revisin gramatical del

documento, detectando los errores y ofreciendo sugerencias de
correccin.
Comentarios: si estamos en un escenario donde nos toca corregir

un documento digital en Microsoft Word, la opcin comentarios
nos permite aadir globos de comentarios para la seleccin de
texto deseada. Ejemplo:
Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint es una aplicacin de creacin de presentaciones que ha revolucionado las
formas de exponer y mostrar informacin por medio de diapositivas. Fue introducido al mercado
por primera vez en el ao 1987 en su versin 1.0, estando disponible en la actualidad para los
sistemas operativos: Windows y Mac OS X en las versiones 2010 y 2011 respectivamente. Maneja
como extensin de archivos .pptx al igual que Word, el nuevo formato lleva consigo mejoras en
la gestin de informacin; adems, permite la creacin de archivos pps o ppsx, al ser guardados de
esta manera su vista principal es la vista de presentacin, es decir, al abrirlos solo se mostraran las
diapositivas en pantalla completa.
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La interfaz es muy similar a la de microsoft Word, de hecho toda la suite de office resulta
homogenea en sus estilos visuales. En este caso los unicos elementos nuevos son: las diapositivas
en lugar de las pginas, y la vista de miniaturas de las diapositivas en el panel izquierdo.
Las diapositivas en PowerPoint no son como las pginas de Word, en las cuales podiamos ingresar
texto directamente, en este caso el texto se ingresa en las formas y cuadros de texto que hayamos
insertado en la diapositiva.
El botn office se mantiene igual, es por ello que fue descrito con detenimiento en el apartado de
Microsoft Word.
Funciones de Microsoft PowerPoint

Cinta Inicio
Adicin y diseo de diapositivas
En PowerPoint las diapositivas no se agregan automticamente como las
pginas de Word, en esta aplicacin se cuenta con una herramienta para
crear nuevas diapositivas, podemos ubicarla en la cinta inicio.
Al hacer click sobre la imagen se crea una diapositiva
automticamente, en cambio al hacer click sobre la etiqueta
Nueva diapositiva se despliega un men en el cual debemos
seleccionar el diseo de la diapositiva. Ms adelante se explicar
como modificar los diseos preestablecidos.
Al lado del botn nueva diapositiva estn los comandos: Diseo,
que permite cambiar el diseo de la diapositiva actual;
Restablecer, que devuelve el estilo original de la diapositiva en caso que haya sufrido
modificaciones manuales; y por ltimo Eliminar, este elimina la diapositiva actual.
Formato de fuente y prrafo
Estas opciones se manejan de la misma forma que en Microsoft Word. La ficha fuente nos
brinda las opciones para elegir el tipo, tamao, estilo y efectos de letra a utilizar, mientras
que la de prrafo permite definir la alineacin, interlineado, sangra, esquemas, y direccin
de texto.
Adicin de autoformas
En esta aplicacin, dado que la pgina no es un campo directo para escritura, las
autoformas resultan imprescindibles, y dada su importancia han sido ubicadas en la ficha
inicio de PowerPoint. Su manejo es igual que en Microsoft Word.
17

Se hace click sobre la autoforma deseada, luego
se hace click sobre la diapositiva, dejando
presionado el botn del mouse, se arrastra
ajustando al tamao deseado y nuestra
autoforma estar lista para usar.
Estilos y edicin rpida de autoformas
Para cambiar el formato de la autoforma seleccionamos la forma y se activarn sus
opciones en la ficha dibujo:
Los nombres de las opciones hablan por s solos. El relleno de autoforma admite adems
de colores, otro tipo de recursos tal como degradados e imgenes. Los Estilos rpidos
comprenden bonitos colores y efectos de autoforma predefinidos y acordes al tema (de
colores) seleccionado para la presentacin.
Insertar Objetos
La banda insertar es similar a la de Microsoft Word, las acciones
que en ella se ejecutan estn descritas en el apartado anterior.
En PowerPoint, una de las ventajas es la posibilidad de
introducir sonidos y videos para su reproduccin durante la
presentacin de las diapositivas. Es la nica caracterstica
particular respecto a las otras aplicaciones.
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Diseo
La banda diseo permite al usuario determinar la orientacin de las diapositivas, tamao,
temas y estilos de fondo.
Los temas son una serie de compilaciones de estilos, diseos y colores, que al ser
seleccionados modifican la estructura de todas las diapositivas, hagamos la prueba
aplicando el tema de nuestro agrado:
Al cambiar los colores, el tema se ajusta a la nueva configuracin y as obtenemos una

forma muy dinmica de elegir el diseo final de nuestra presentacin. Asimismo, las
fuentes y efectos pueden personalizar al mximo la herramienta temas que a su vez da
forma a las diapositivas. Existe la forma de crear temas personalizados pero esto lo
veremos ms adelante en el patrn de diapositivas.
Existe tambin la opcin Estilos de fondo, esta permite colocar un fondo a las diapositivas
que puede ir desde los sencillos degradados preestablecidos, hasta ser totalmente
adaptados con imgenes de archivo.
Personalizacin y Animacin de las Diapositivas
En muchas ocasiones resulta til sacar el mximo potencial que nos ofrecen ciertas
opciones incorporadas en PowerPoint, algunas de ellas son:
o
Patrn de diapositivas: se encuentra disponible en la banda Vista, a travs de

este se puede modificar el diseo de los diferentes tipos de diapositivas.
19

Si deseamos modificar el diseo de algn tipo de diapositiva (diapositiva de ttulos,
en blanco, etc) solo debemos situarnos sobre dicha diapositiva en la vista Patrn,
aadimos, movemos, eliminamos o cambiamos los elementos que sean
necesarios, teniendo la oportunidad de insertar imgenes de fondo, crear fondos
personalizados, etc. Para terminar con los cambios debemos salir de esta vista,
para ello hacemos click en el botn:
Personalizacin de Animacin: las animaciones son aquellos efectos de

movimiento, desvanecimiento y formas de aparecer que pueden darse a los
objetos de cada diapositiva. En otros trminos, cada objeto insertado en la
diapositiva puede ser configurado de forma distinta para hacer su aparicin en
el momento de la presentacin. Para ello hagamos unas cuantas practicas
usando el botn:
Este est disponible en la cinta Animaciones y despliega el siguiente men:
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Comenzando con la prctica creamos cualquier autoforma y luego de creada la

seleccionamos, hacemos click en Agregar Efecto y as vamos probando los
diferentes efectos que ofrece PowerPoint.
Transiciones: se encuentra en la misma cinta que la opcin anterior, su
funcin es determinar la forma en que una diapositiva da paso a una nueva, es
decir, la transicin ente una y otra, el efecto se aplica sobre la diapositiva
actual al hacer click sobre alguna de las opciones. Si deseamos aplicar el
mismo efecto para todas las diapositivas hacemos click en la opcin Aplicar a
todo.

Microsoft Publisher
Es una aplicacin de autoedicin, lo que quiere decir que facilita de sobremanera la creacin de
cierto tipo de documentos. Utilizando palabras ms sencillas, Publisher es un proveedor de
plantillas rpidas para la creacin de documentos generalmente destinados a la publicacin. Su
primera versin sali al mercado en el ao 1991, solo disponible incluso en la actualidad para el
entorno Windows, esto se debe tal vez a la poca popularidad de Publisher frente a otras
aplicaciones mucho ms potentes en su gnero. Soporta formatos .pub, propio de Publisher, asi
como doc, html, entre otros.
En la versin 2010 del paquete de Office se incluye con la interfaz Ribbon. Al iniciar Publisher la
primera pantalla que nos ofrece es la siguiente:
En ella debemos seleccionar el tipo de publicacin que deseemos crear y automticamente

Publisher nos provee de una serie de plantillas predefinidas en las cuales ingresaremos los textos
correspondientes a nuestro caso.
Tenemos plantillas como las siguientes:
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Anuncios
Boletines
Calendarios
Catlogos
E-mails
Currculos
Diplomas
Etiquetas
Folletos
Formularios
comerciales
Letreros
Membretes
Mens
Pancartas
Postales
Programas
Prospectos
Sobres
Sitios web
Tarjetas de
presentacin
Tarjetas de
invitacin
Tarjetas de
felicitaciones
Vales de regalos
Publicaciones
rpidas
Por su simplicidad, Publisher no se recomienda para ciertas aplicaciones, recordando que su

esencia es una aplicacin dirigida a publicaciones rpidas, de ah su nombre.
Sus funciones destacadas son:
Plantillas predefinidas
Cuadros de Texto entrelazados
Opciones rpidas para impresiones mltiples
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En este programa no se desglosa teora como lo hicimos para PowerPoint y Word, bsicamente
porque sera redundar sobre lo anterior, es por ello que para efectos de esta aplicacin nos
dedicaremos directamente a la creacin de una pgina web rpida, tal como la que se muestra a
continuacin:
23

Microsoft Excel
Una curiosidad sobre el origen de Excel, es que su primera versin estuvo disponible para Mac y
fue en el ao 1982, fecha en que Windows no exista. Excel es una potente aplicacin de hojas de
clculo que ofrece grandes funcionalidades para diferentes reas tales como: ingeniera,
economa, gestin de proyectos, etc. Integra adems una herramienta de desarrollo de
aplicaciones dentro de su entorno bajo el lenguaje Visual Basic, desarrollado tambin por
Microsoft. Sus versiones actuales son 2010 y 2011 para Windows y Mac OS X respectivamente.
Admite los formatos xlsx (Excel 2007 en adelante), xls (anteriores a 2007), xlsm (archivo de Excel
habilitado para macros), entre otros.
Su interfaz es similar a las dems aplicaciones, y es que fue Excel quien determin el diseo de las
aplicaciones de Office en un momento de su historia en el cual la popularidad de esta hoja de
clculo alcanz niveles mximos y los usuarios se encontraban tan familiarizados con esto que
Microsoft se vio en la obligacin de adaptar las interfaces del resto de las aplicaciones a un
entorno ms parecido a Excel.
Como elementos resaltantes en la interfaz tenemos la Navegacin entre hojas, en la cual
podemos copiar, aadir y eliminar hojas del libro de clculo; El Nombre de la Celda, que viene
dado por un sistema de coordenadas, donde su el primer digito viene del nombre de la Columna
(identificadas en orden alfabtico) y el segundo dgito corresponde al nmero de fila, as pues el
nombre de la primera celda es A1; y por ultimo tenemos la Formula o Valor de Celda, en esta se
muestra el valor o la formula que contenga la celda, para entenderlo de una mejor forma se
explican luego los tipos de datos en Excel.
24

Tipos de datos en Microsoft Excel
Formula
Indican operaciones aritmticas, lgicas, algebraicas, relacionales, entre otras. Las
formulas se identifican en la Barra de formulas porque empiezan con el signo = (sin las
comillas). Ms adelante se explica el uso de las formulas
Valores numricos
Incluyen diferentes tipos de nmeros: fechas, cantidades de dinero (moneda), notacin
cientfica, porcentajes y otros. En el apartado siguiente se explica la forma de dar formato
a nmeros.
Texto
Una celda puede incluir texto, adems pueden insertarse saltos de lneas con la
combinacin de teclas: Alt + Intro. La cuestin del texto vara cuando se usa dentro de
formulas, para evitar un error, es necesario que el texto vaya entre comillas, ejemplo:
Formula: =Hola
Referencias
Una celda puede hacer uso de la informacin de otra, para ello solo se proporciona el
nombre de la celda que contenga el valor deseado y este puede ser usado para otras
operaciones que se explican adelante.
Formato
Formato de Celdas
Parte de sus opciones se encuentran en la banda Inicio, sin embargo al presionar la
combinacin de teclas Control + 1 emerge un men en el cual encontramos todas las
opciones agrupadas por categora:
25
26
Nmero
Se muestran las siguientes opciones y en este men es posible escoger el formato ms
adecuado al tipo de dato que estemos manejando.
Alineacin
Nos ofrece opciones para determinar la alineacin horizontal y vertical del texto, la
sangra, orientacin y ajuste del mismo.
Fuente
Al igual que en el resto de las aplicaciones, el men fuente permite configurar el tipo
de letra que deseemos utilizar, su estilo, tamao y efectos.
27
Bordes
Aqu estn contenidas las opciones para dar contornos a las celdas, y se puede
establecer el estilo de borde, color y las lneas a trazar.
Relleno
Excel permite tambin sombrear las celdas con un relleno que puede variar entre:
colores solidos, tramas y degradados, todos ellos los encontramos en la ficha relleno
del cuadro de dialogo formato de celdas.
Proteger
Determina si la celda estar bloqueada cuando la hoja de clculo se encuentre
protegida. Revisin, Cambios, Proteger Hoja.

Estilos
Este grupo de opciones, disponible en la cinta de Inicio, ofrece tres opciones, la primera es
formato condicional, el cual ser explicado ms adelante, las otras dos son Dar formato
como tabla y Estilos de celda. Ambas permiten dar un formato rpido y elegante a
nuestras celdas, adicionalmente si seleccionamos dar formato como tabla se aaden
opciones de filtro automtico en el encabezado de nuestra tabla.
Edicin de Celdas
Comprende las opciones Aadir o Eliminar: Filas, Columnas y Hojas, adems de definir la
altura y anchura de la celda:
Formulas generales
Es momento de comenzar con las formulas generales, automatizacin de clculos, entre otras
cosas.
Autocompletado de series
Si tenemos dos elementos que siguen una secuencia y seguiremos introduciendo valores
de la misma secuencia, Excel nos facilita el trabajo con el Autocompletado de series, asi:
28
Aritmtica en Microsoft Excel

Como se dijo en un principio, para escribir una formula debemos empezar utilizando el
signo = tal como se muestra en el ejemplo a continuacin. De esta manera estaremos
consiguiendo como valor de celda 16,66 correspondiente a las operaciones aritmticas
que se escribieron en la formula, tal cual lo haramos en una calculadora cientfica.
Referencias de celda
Hasta el momento Excel solo nos haba servido de calculadora, sin embargo, con la
posibilidad de hacer referencias a otras celdas se destaca su potencia como hoja de
clculo, de ah que en el ejemplo existe un producto entre el valor referido de la celda
A1 por un nmero entero, en este caso el 2. Tambin pudiera hacerse referencia a otra
celda, y en general tantas como el calculo implique.
Grficos en Microsoft Excel

Para producir grficos en Excel basta con seleccionar los datos a graficar y hacer click en Insertar
Grfico, seleccionar el tipo adecuado y nuestro grfico estar listo. Hagamos el siguiente ejemplo:
29
Formato Condicional y Saltos de Pgina

Formato Condicional
Supongamos que estamos transcribiendo las notas de un grupo de 20
alumnos y deseemos sombrear en rojo las notas de exmenes aplazados,
ser necesario ir buscando las notas inferiores a 10 para sombrear
dichas celdas? La respuesta es: Definitivamente No. La herramienta formato condicional
tiene las opciones que necesitamos para estos casos:
Seleccionamos el conjunto de datos y luego aplicamos el formato condicional que

corresponda, teniendo adems como posibilidad las Escalas de Colores, las cuales
Aplicaremos en las notas definitivas del ejercicio.
30

Saltos de Pgina
Es muy probable que las personas que hayan utilizado Excel se hayan visto en el conflicto
de que las celdas la hoja no caben en la hoja de impresin. Ese problema se resuelve con la
opcin: rea de Impresin
Esta herramienta se encuentra en la banda Diseo de pgina. Para usarla seleccionamos

las celdas que componen nuestra hoja, damos click en rea de Impresin y luego en la
opcin: Establecer rea de Impresin.
Desde este momento el rea queda delimitada por un borde distinto que indica a la
impresora la porcin a imprimir, as como un ajuste del zoom para optimizar dicha
impresin. Para visualizar de una mejor forma los cambios en la hoja y tener la opcin de
modificar los saltos de pgina hacemos click en la cinta Vista, luego en la opcin: Vista
previa del Salto de Pgina
Que nos deja el documento as:
Teniendo como opcin al hacer click secundario sobre una celda: Insertar Salto de Pgina.
31
Microsoft Access
Microsoft Access es la aplicacin de gestin de bases de datos ofrecida por Microsoft en su
paquete Office, es un programa relativamente sencillo que ofrece creacin automtica de bases
de datos para cierto tipo de proyectos as como la posibilidad de crear bases de datos ms
sofisticadas de una forma sencilla. Access fue introducido en el mercado en el ao 1991 y desde
entonces su uso es exclusivo del sistema operativo Windows. Access sigue formando parte de
Office, sin embargo en la actualidad Microsoft ha incluido herramientas que facilitan la
manipulacin de bases de datos SQL en su suite de programacin Visual Studio. La versin ms
actual de Access es la 14.0 mejor conocida como Microsoft Access 2010.
Su pantalla de bienvenida contiene las plantillas preestablecida de Access, de la cual podemos

seleccionar una opcin, o tambin crear una base de datos en blanco y abrir una base de datos
existente.
Tablas
Son los principales contenedores de informacin de las bases de datos, en ellas se contiene toda la
informacin y de all se enva a los dems elementos que la componen, para crear una tabla en
Access tenemos las siguientes opciones disponibles en la ficha Crear:
32
La opcin tabla nos lleva directamente a una tabla en blanco, en ella podremos aadir campos y
registros. La segunda es plantillas de tabla, en esta encontramos plantillas predefinidas de Access
como se muestran en la figura. Por ltimo tenemos Diseo de tabla, en esta opcin determinamos
los nombres de los campos y el tipo de datos que contiene cada uno de ellos, es ideal utilizar esta
opcin para ahorrar espacio en memoria.
Formularios
Creada la tabla con sus respectivos campos procedemos a llenarla, pero no agregando registros
directamente a la tabla, esto sera un completo error dadas las grandes posibilidades de confusin
que se produciran al manejar bases de datos grandes. Para eso fueron diseados los formularios,
los cuales en Access se disean de forma automtica de acuerdo con la tabla en cuestin. En este
caso nos ubicamos en la tabla que deseamos llenar y damos click en el icono:
De inmediato se crea un formulario con los mismos campos de la tabla. Para utilizar el formulario
basta con hacer click en el icono Ver en la cinta inicio y seleccionar Vista Formulario. En ese
momento obtendremos nuestro formulario listo para empezar a introducir registros en una
pantalla similar a la siguiente:
33
Iniciamos con la introduccin de los registros, para desplazarnos entre los campos del formulario
utilizamos el tabulador del teclado (Tecla TAB), al llegar al ltimo campo presionamos la tecla Intro
para guardar el registro e ingresar otro.
En este momento los datos introducidos estn en la cache del programa, para que se guarden en
la tabla basta con ir a dicha table y presionar el botn actualizar todo:
Informes
Para imprimir la base de datos necesitamos generar un informe, este es el archivo que Access nos
proporciona con la posibilidad de impresin. Los pasos a seguir son similares a los del formulario:
nos ubicamos en la tabla correspondiente y hacemos click en el icono Informe ubicado en la cinta
Crear
34

Automticamente se crea un Informe del cual podemos quitar elementos hasta optimizarlo para
su impresin. Tambin podemos aplicar opciones de filtrado a travs del icono Filtro:
Hecho lo anterior tendremos un informe como este, listo para imprimir y aplicar estilos:
35

Windows y Office

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