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Noviembre de 2012
Contenido
1.
INTRODUCCIN ................................................................................................... 4
2.
3.
4.
5.
COMPROMISO FRENTE AL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIN DEL
TERRORISMO ............................................................................................................... 7
6.
6.1
6.2
6.3
7.
7.1
Polticas generales ............................................................................................... 12
7.2
Revelacin de los conflictos de inters y procedimiento para la evaluacin y manejo del mismo . 13
7.3
Conflictos de inters en virtud de vnculos jurdicos y econmicos entre clientes, usuarios,
proveedores y contratistas con los accionistas, directores, administradores y funcionarios ................. 15
7.4
Conflictos de inters en operaciones con entidades relacionadas ....................................... 15
7.5
Situaciones especiales .......................................................................................... 15
7.5.1 Operaciones activas entre EPISOL y sus accionistas, sus administradores y parientes de
stos ............................................................................................................................................... 15
7.5.2 Negociacin de acciones por parte de los directores y administradores .............................. 16
7.5.3 Representacin de acciones en la Asamblea General de Accionistas ................................... 16
7.5.4 Composicin de la Junta Directiva ............................................................................................. 16
7.5.5 Negocios con mandatarios o administradores ......................................................................... 16
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
9.1
9.2
10
11
12
13
13.1
13.2
13.3
Institucionales ................................................................................................... 25
Procedimiento y medidas en caso de infracciones por parte de miembros de la Junta Directiva .. 26
Otras acciones ................................................................................................... 26
14
1. INTRODUCCIN
El presente Cdigo de tica y Conducta contiene las pautas de comportamiento que
deben observar en todas sus actuaciones los directores, administradores y funcionarios
de EPISOL, al igual que los contratistas y proveedores de la misma, en aquello que les
sea aplicable.
Este Cdigo recoge tambin el compromiso con el desarrollo efectivo de las polticas de
EPISOL y de su estructura de control interno, los valores y pautas de comportamiento
que se deben observar frente a los diferentes riesgos, as como los parmetros para el
manejo de conflictos de inters, los mecanismos para evitar el uso indebido de
informacin privilegiada o reservada, las instancias competentes para hacer
seguimiento al cumplimiento de este Cdigo y las consecuencias de su inobservancia.
El Cdigo de tica y Conducta es una referencia para las actuaciones de los directores,
administradores y funcionarios de EPISOL, y como tal no comprende todas las posibles
situaciones a las que se pueden ver abocados; por tanto, en cada caso, deben tenerse
en cuenta las circunstancias y el sentido comn.
Para efectos de este Cdigo, se entienden como directores los miembros de la Junta
Directiva de EPISOL, como administradores quienes ostentan la condicin de
representantes legales de la misma de acuerdo con los estatutos sociales y como
funcionarios, las dems personas que trabajan para EPISOL.
El presente Cdigo de tica y Conducta es parte integrante del contrato de trabajo
entre EPISOL S.A.S., sus administradores y funcionarios.
Se consideran extensivas las polticas contenidas en el presente Cdigo de tica y
Conducta a las filiales, debiendo aplicar procedimientos similares a los implementados
por la matriz, atendiendo en todo caso la naturaleza, objeto social y dems
caractersticas particulares de la actividad desarrollada por cada una de ellas.
caso de inobservancia.
As mismo, reportar por escrito y de manera inmediata a la Subgerencia,cualquier
comportamiento que conozca violatorio de las disposiciones establecidas en este
Cdigo de tica y Conducta por parte de las personas obligadas a cumplirlo.
4. TICA EMPRESARIAL
Como entidad, EPISOL y sus directores, administradores y funcionarios deben
garantizar el cumplimiento de las siguientes normas:
a) Las operaciones realizadas por EPISOL deben sujetarse siempre a los principios
de integridad, transparencia, seguridad y cumplimiento estricto de las normas
constitucionales, legales, estatutarias e institucionales.
b) Los libros y estados financieros, cuentas contables e informes emitidos por
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.
Utilizar los smbolos de otras entidades para actos irrespetuosos o de cualquier otra
ndole que afecten su imagen o buen nombre.
c) Conocer y cumplir los principios que rigen el control interno establecido por
EPISOL.
d) Guardar absoluto respeto y correcto tratamiento con los superiores jerrquicos,
compaeros de trabajo, con los clientes, contratistas y proveedores y usuarios o
visitantes de EPISOL.
e) Cumplir sus compromisos con EPISOL y con terceros, con el propsito de evitar
sanciones o reportes que deterioren su buen nombre y puedan llegar a afectar
la buena imagen de EPISOL.
f) Obrar con neutralidad frente a los accionistas, ya que ha sido y es poltica de
EPISOL el trato igualitario a todos ellos, garantizando su participacin efectiva
en la asamblea y el ejercicio de sus derechos. En concordancia con lo anterior,
todos los funcionarios de EPISOL deben abstenerse de cualquier prctica que
viole estos principios.
g) No realizar o encubrir actividades contrarias a la ley o a la tica o que puedan
comprometer el nombre o prestigio de EPISOL, ya sea por acciones directas en
el desempeo de las funciones propias del cargo o indirectamente.
h) No utilizar el nombre de EPISOL en la realizacin de actividades personales y
abstenerse de efectuar todas aquellas que interfieran con el horario de trabajo,
su rendimiento o el cumplimiento de sus labores.
i) Respetar los derechos de autor y propiedad intelectual. Por tanto, entre otros
aspectos, se abstendrn de utilizar los equipos de cmputo para instalar
programas o software cuya licencia no se haya adquirido a nombre de EPISOL.
Es obligatorio para todos los funcionarios conocer y seguir todas las normas y
procedimientos estipulados en el Manual de Seguridad Informtica de EPISOL.
j) No utilizar los crditos, ventajas y beneficios que otorga EPISOL a sus
administradores y funcionarios para favorecer a otras personas.
k) Respetar y no discriminar a cualquier persona, compaero, cliente, contratista o
proveedor, por diferencias de sexo, religin, raza, inclinacin poltica,
nacionalidad, nivel social o jerarqua.
l) No realizar o participar en actos que puedan perjudicar el cumplimiento de sus
obligaciones y/o la reputacin de EPISOL, los accionistas, los directores,
administradores, funcionarios, clientes, contratistas y proveedores.
m) Acatar las normas de seguridad emitidas por EPISOL, conforme a las cuales las
claves de acceso a cajas fuertes, sistemas transaccionales, sistemas de
computadores o de comunicaciones son personales e intransferibles y por
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.
operacin, salvo las que se celebren con los administradores para atender sus
necesidades de salud, educacin, vivienda y transporte.
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
POLTICA ANTIFRAUDE
8.4 .Alcance
La poltica antifraude est dirigida a toda la organizacin, al igual que a todos aquellos
que tengan algn tipo de relacin contractual o de negocio con EPISOL S.A.S. y se
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.
Reportes Fraudulentos
Malversacin de Activos
Corrupcin
Dentro de cada uno de estos grupos, se pueden presentar los siguientes tipos de
fraude:
TIPO DE FRAUDE
a) Manipulacin de
estados financieros
DESCRIPCIN
Se precisa como la generacin, alteracin o supresin
deliberada de registros, hechos de tal forma que se
distorsionen los estados financieros, como por ejemplo:
dos
de un perodo.
causacin, con el propsito de mejorar los resultados de un
perodo.
distorsionar ingresos o egresos significativos.
roveedores o acreedores
falsos.
b) Adulteracin de los
registros contables
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.
TIPO DE FRAUDE
c) Malversacin de
activos
d) Corrupcin
e) Incumplimiento de
obligaciones legales
f) Abuso tecnolgico
g) Apropiacin
indebida de activos o
uso indebido de la
posicin para
beneficio personal
DESCRIPCIN
entre otros sobornos, faltantes o realizar fraudes para el
beneficio personal o el de terceros.
Se define como el acto intencional o culposo de disponer de los
activos de la entidad o aquellos por los cuales sta sea
responsable, en beneficio propio o de terceros de tal manera
que ello cause un detrimento o una distorsin de los estados
financieros.
Es un acto ilegal que ocurre cuando una persona abusa de su
poder para obtener algn beneficio indebido para s mismo o
para terceros.
Hace referencia a presentacin de falsos reportes de orden
legal, u ocultamiento deliberado de violaciones legales,
incluyendo contables y tributarias.
Acceso no autorizado a sistemas de cmputo, incumplimiento
de licencias de software, implantacin de virus u otro cdigo
daino, o cualquier tipo de sabotaje.
Es el riesgo de que los funcionarios se apropien o utilicen
indebidamente activos de la compaa para el usufructo
personal o se aprovechen de su posicin en la compaa para
realizar tales actos.
8.7 Funciones
Las funciones y responsabilidades en la administracin del riesgo de fraude se definen
a continuacin:
8.7.1
Junta Directiva
Comit de Auditora
convenientes.
8.7.3
8.7.4
Representante Legal
Subgerente
Identificacin
8.8.2
8.8.3
Control
8.8.4
Medicin
Monitoreo
8.8.5
Herramientas Cualitativas
Indicadores
Plataforma Tecnolgica
EPISOL reconoce el valor estratgico de la informacin y, por tal motivo, tiene polticas
y procedimientos para su preservacin, manejo y utilizacin.
9.2 Deber de Confidencialidad y Reserva
Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL deben guardar la debida
reserva de la informacin. Por consiguiente no deben:
a) Divulgar o comunicar a personas no autorizadas:
10 CARGOS
QUE
PUEDEN
ENTREGAR
INFORMACIN
DE
CARCTER
RESERVADO
Los siguientes cargos son los autorizados para suministrar informacin reservada:
11 PROPIEDAD INTELECTUAL
Los funcionarios deben utilizar adecuadamente el nombre y la marca de EPISOL.
Los descubrimientos o invenciones y las mejoras en los procedimientos, lo mismo
que todos los trabajos y consiguientes resultados en la actividad de los
administradores y funcionarios o cuando por la naturaleza de sus funciones hayan
tenido acceso a secretos o investigaciones confidenciales, quedarn de propiedad
exclusiva de EPISOL. Adems tendr esta ltima derecho a hacer patentar a su
nombre o a nombre de terceros esos inventos o mejoras, para lo cual los
funcionarios accedern a facilitar el conocimiento oportuno de las
correspondientes formalidades y a dar su firma y extender los poderes y
documentos necesarios para tal fin, segn y cuando lo solicite EPISOL, sin que
sta quede obligada al pago de compensacin alguna.
12 PROTOCOLO DE COMUNICACIONES
Para que exista un manejo transparente y responsable de las comunicaciones, los
funcionarios de EPISOL debern tener en cuenta el siguiente protocolo de
comunicaciones:
a) La opinin de EPISOL S.A.S. ser expresada a terceros y medios de
Institucionales
El incumplimiento de lo previsto en este Cdigo por parte de cualquier
funcionario, constituye una falta que ser investigada y sancionada de
conformidad con lo contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo, en el
contrato de trabajo y en la ley.
Lo anterior, sin perjuicio de las acciones penales, administrativas, civiles o de
cualquier otra ndole a que d lugar el incumplimiento.
Para la calificacin de las faltas se tendrn en cuenta los siguientes criterios:
Faltas leves:
Las acciones u omisiones se considerarn como faltas leves cuando:
EPISOL.
En caso de presentarse una reincidencia de una falta considerada como leve,
esta ser sancionada de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno
de Trabajo Escala de Faltas y Sanciones Disciplinarias y siguiendo el
procedimiento para comprobacin de faltas y formas de aplicacin de las
sanciones disciplinarias.
13.2
13.3
Otras acciones
Otras acciones de carcter legal que se pueden originar en razn del
incumplimiento de las disposiciones del presente Cdigo de tica y Conducta, se
encuentran mencionadas en el documento Otras Acciones (Anexo 1) que
forma parte de este Cdigo y deber actualizarse sin necesidad de autorizacin
adicional alguna por parte de la Junta Directiva, cada vez que se produzcan
modificaciones en las disposiciones legales all citadas o se expidan nuevas
normas relacionadas con el tema.