Procdure gestion des ressources humaines

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PROCEDURE
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Sommaire
1. Domaine
2. Phases dtailles (objectif, responsables, rgle de gestion, tches effectues)
3. Contrles cl

07/05/14

Prpar par MB

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1. Domaine
Cette procdure a pour objet de dfinir les missions relatives aux ressources humaines, notamment les procdures ayant trait au
Module 1- Recrutement
Module 2- Traitement de la paie
Module 3- Traitement des absences et congs
Module 4- Traitement des avances accordes au personnel

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2. Phases dtailles
Module 1 :

RECRUTEMENT (traitement des candidats, recrutement, intgration)

Objectif

Responsable
Rgle de gestion

Droulement

a) Constitution dune base de donnes de demandes demploi.

b) Assurer le recrutement dans de bonnes conditions.
c) Veiller la bonne intgration du candidat recrut.
La DG et la RAF.
a) Les dcisions de recrutement doivent maner en dfinitive de la DG.
b) La socit doit disposer dun dossier administratif relatant toutes les informations concernant chaque employ.

Recrutement :
Le DG slectionne les meilleures candidatures reues et les convoque.
Le DG procde aux tests et entretiens des candidats.
Le DG procde au choix final et informe le candidat retenu.
Un dossier administratif est ouvert pour le nouveau collaborateur.
Le DG prsente le nouveau collaborateur aux diffrents membres de la socit et sassure que tous les moyens
matriels lui seront fournis pour travailler de manire correcte.
La RAF sassure que lemploy a pris connaissance de toutes les conditions de travail au sein de la socit.

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Module 2 :
comptes)

TRAITEMENT DE LA PAIE (paie, dclarations, enregistrement comptable et paiement, Paie des occasionnels, Suivi et analyse des

Etape 1 :

Etablissement de la paye

Objectif
Responsable

Sassurer que la paie est correctement tablie.

La RAF.
Ltablissement de la paie ne doit se faire quaprs contrle de tous les lments variables.
Traitement du fixe
Traitement des lments variables

Rgle de gestion
Commercial VN : salaire fixe + variable en fonction dune grille
SAV : salaire fixe + variable
Administration : salaire fixe

Droulement

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1. Les tats de suivi de prsence faits au niveau du SAV sont centraliss au niveau du service financier pour saisie et contrle.
2. La RAF tablit les relevs de prsence mensuels du personnel sur la base des tats de prsence. Le relev remonte tous
les lments variables de la paie : heures normales, heures supplmentaires, indemnits, nombre de jours de congs ou
dabsence.
3. La RAF est responsable du suivi de la paie de tout le personnel.
4. La RAF contrle et saisit les variables de la paie et les avances.
5. La RAF dite les tats de contrle des lments variables saisis et les valide, puis dite les bulletins de paie en 2
exemplaires.
6. La RAF contrle la concordance des diffrents documents et ordonne ldition des tats de virement, journal de la paie, tat
des cotisations CNSS, AMO, tat des cotisations des retraites (CIMR), tat des salaires bruts par employ.
7. La RAF contrle la concordance des tats avec le journal de paie et prsente les diffrents documents au DG pour
signature.
8. La RAF envoie la banque les ordres doprations sur la base des tats signs par le DG.

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Etape 2 :

Etablissement des dclarations sociales et fiscales

Permettre le respect des diffrentes obligations dclaratives vis--vis des partenaires sociaux.

Objectif
Responsable
Rgle de gestion

Droulement

Etape 3 :

AA

La RAF
Ltablissement des dclarations sociales et fiscales doit se faire en conformit avec la rglementation en vigueur.
1. La RAF tablit les dclarations sociales conformment aux rglements et contrats en vigueur sur la base des tats des
cotisations dites et assure le paiement dans les dlais.
2. La RAF tablit la dclaration dIR et liquide limpt d au vu du journal de paie.
3. La RAF, la fin de lanne, prpare ltat 9421 au titre du personnel titulaire, vrifie la cohrence de ltat 9421 avec les
donnes comptables et le dpose ensuite ladministration fiscale avant fin fvrier de chaque anne.

Enregistrement comptable et paiement

Objectif
Responsable
Rgle de gestion

Droulement

Sassurer que toutes les oprations relatives la paie sont correctement comptabilises.
Sassurer de la validit des salaires pays.
La RAF.
Les oprations de la paie doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.
La RAF, suite ltablissement du journal de paie, comptabilise :
- le journal de paie sur la base des fiches dimputation.
- les cotisations CNSS aprs rglement sur la base de lavis de dbit bancaire
- les autres charges sociales partir des talons de chque.

Etape 4 : Suivi et analyse des comptes

Objectif
Responsable
Rgle de gestion
Droulement

07/05/14

Sassurer que les comptes relatifs au personnel sont correctement suivis et analyss.
La RAF.
Les comptes personnel et organismes sociaux doivent tre toujours justifis et analyss.
La RAF tablit la fin de chaque mois un tat dtaill sur les mouvements des comptes du personnel ainsi quune analyse des
soldes des comptes de bilan.

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Module 3 :
ABSENCES ET CONGES
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode de suivi des absences autorises et le processus administratif de la gestion des congs annuels
Etape 1 :

Suivi des absences

Objectif
Responsable

Gestion et suivi des absences.

La RAF
Cas des absences justifies (prvues par le Code du Travail)

Rgle de gestion

Droulement

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Autres cas
Les absences demandes doivent tre obligatoirement vises par le responsable immdiat du demandeur.
La RAF doit s assurer que toutes les absences sont autorises et justifies par un document.
Les absences constates doivent faire lobjet a posteriori dun enregistrement administratif.
Ces absences ne doivent pas dpasser une journe, sauf accord du DG.
Ces absences peuvent selon la dcision du DG tre imputes sur le droit aux congs ou tre autorises sans dduction.
Le DG doit priodiquement sassurer de la bonne tenue des registres dabsences et contrler les absences cumules par
collaborateurs afin den matriser le volume annuel.
1. Les salaris dsireux de sabsenter pour diverses raisons doivent formuler leur demande par un bulletin dabsence.
2. La demande doit tre vise par le responsable hirarchique du demandeur avant dtre transmise la RAF pour
enregistrement et suivi.
3. Le service concern doit tre inform de la dcision prise avant lexcution de labsence.
4. Les demandes autorises sont inscrites par la RAF sur un registre dabsence.
5. Le RAF transmet priodiquement les demandes dabsences au DG pour dcision dimputation ou non sur les congs
annuels.
6. Les services concerns doivent tre rgulirement tenus informs de la synthse des absences et des droits aux congs
consomms et restants.

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Etape 2 :

Suivi des congs

Objectif
Responsable

Rgle de gestion

Droulement

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Gestion et suivi des congs annuels.

La RAF
La DG

Les demandes de congs annuels doivent tre obligatoirement tre autorises par le DG.
Les congs accords doivent tre planifis en fonction de lactivit gnrale.
La RAF doit sassurer que tous les congs sont autoriss et suivis administrativement.
La RAF doit sassurer que lintrim est assur pour les fonctions importantes en priode de congs annuels.
Les services doivent donner leur accord sur le planning des congs de leur personnel.

1. Les demandes de congs annuels doivent tre tablies par le personnel au moins un mois avant la date demande.
2. Ces demandes doivent tre vises par le responsable hirarchique en fonction des besoins oprationnels et des autres
demandes.
3. Les demandes vises favorablement ou dfavorablement sont transmises la RAF.
4. La RAF sassure que les congs demands correspondent un droit acquis. A la rception de lensemble des demandes
dune priode, la RAF prpare un planning gnral pour lensemble des priodes sollicites.
5. Cet tat est transmis au DG pour tude et validation en vue de veiller sur la bonne continuit de lactivit et dans lesprit de
respecter lintrt gnral de la socit.
6. Les services demandeurs sont en mesure de reconsidrer certaines demandes et de proposer des priodes dchange.
7. La validation finale revient au DG.
8. La demande autorise et vise est transmise la RAF pour enregistrement dans les livres des congs et suivi administratif.
9. La RAF informe et transmet alors les dcisions aux diffrents salaris.
10. Elle transmet la comptabilit une copie.
11. La RAF constate le retour effectif du salari au terme de ses congs.

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Module 4 :
TRAITEMENT DES DEMANDES AVANCES
Cette procdure a pour objet de dcrire le mode doctroi et de suivi des avances accords par la socit son personnel et de dfinir le dispositif comptable
correspondant.
Etape 1 :

Demandes de prts et avances

Objectif
Responsable

Permettre de classer les besoins par ordre de priorit.

La RAF.
Une Avance peut tre sur salaire, fte religieuse ou sur gratification.
Les modalits doctroi et de remboursement des avances figurent au niveau du tableau suivant :

Rgle de gestion

Droulement

07/05/14

Dlai de
remboursement
Fin du mois en
cours

Plafond de la
mensualit
30% du salaire

40% du salaire

2 mois

50%

DG

30% du salaire

Fin de mois

30% du salaire

DG

Objet

Montant maximum

Avance sur salaire

30% du salaire

Avance pour
fte religieuse

1.
2.
3.
4.

Conditions
La demande davance
est transmise avant le 15
du mois.

Circuit de
validation
DG

Les demandes parviennent la RAF avant le 15 du mois, qui les communique au DG pour autorisation.
Le DG valide les demandes.
La RAF informe le demandeur de lacceptation de sa demande une fois que le DG donne son aval.
Lavance est octroye aprs le 15 du mois de la demande pour tre rembourser lchance fixe (2 mois au plus)

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3. Contrles cls
Dfinition pralable : Il sagit dun contrle excut par une ou plusieurs personnes en vue de viabiliser un document, une donne, une procdure selon
diffrentes techniques ventuelles : approbation pralable par la Direction, rapprochement de documents issus de canaux diffrents, tablissement dtats de
synthse, validation hirarchique a posteriori.
Contrles
1

Contrle des recrutements

Autorisation des absences

Suivi des absences

Contrle du droit aux

congs

Finalit du contrle

tout contrat de travail est DG

sign par le DG.
absence autorise et
responsable
justifie.
hirarchique du
concern.
DG
Mesurer et apprcier le RAF
volume d'absence de
chaque collaborateur.
congs demands
acquis

congs autoriss et
dcisions vises par le
DG
Vrification de la validit
Eviter de saisir des
des lments variables de la lments de paie
paie
errons
Rapprochement des
Ralit et exhaustivit
diffrents tats de la paie
de la paie
dits
Autorisation de la dcision
de congs

07/05/14

Auteur du
contrle

RAF

DG
RAF
Service concern
RAF

RAF

Support du contrle
Dcision de
recrutement.
Titre dabsence

Logiciel

Matrialisation du
contrle
Visa de la dcision de
recrutement.
Visa de la demande
d'absence

Priodicit du
contrle
A l'occasion de
chaque recrutement.
A l'occasion de
chaque demande
d'absence

Une rcap des

Chaque mois
absences ou retards
non justifis est dite
et envoye au DG
Registre des congs Visa de la demande
A l'occasion de
de cong
chaque demande de
cong
Dcision de cong
Visa de la dcision de A l'occasion de
cong
chaque demande de
congs
Tableau de calcul des Visa sur le tableau de A l'occasion de
commissions aux
calcul
chaque prparation
commerciaux
de la paie
Journaux de paie
Visa des journaux de A chaque dition des
Bulletins de paie
paie
journaux de paie

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Contrles

Etablissement correct des

dclarations et paiement
dans les dlais

Concordance de la
dclaration annuelle des
salaires avec la comptabilit
et l'IR pay

07/05/14

Finalit du contrle

Auteur du
contrle
RAF

Eviter des erreurs dans

les dclarations et
s'assurer du respect des
dlais
Eviter des erreurs dans RAF
la dclaration 9421

Support du contrle
Dclarations sociales
et fiscales

Etat 9421

Prpar par MB

AA

Matrialisation du
contrle
Visa des dclarations

Priodicit du
contrle
Lors de chaque
prparation des
dclarations

Visa de l'tat 9421

Chaque anne