APUNTES PLANEACIN Y PRESUPUESTOS

QU ES UN PRESUPUESTO
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que se
necesita para lograr las actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita
generarse para cubrir los costos de finalizacin del trabajo (ingresos). Consiste en una
estimacin o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en trminos
monetarios para realizar un plan.
El presupuesto es un plan numrico para asignar recursos a actividades especficas
Estas son dos de las preguntas clave que debera ser capaz de contestar sobre la
elaboracin de un presupuesto:
? Por qu es necesario un presupuesto?
? Quin debera participar en la elaboracin del presupuesto?

POR QU ES IMPORTANTE PARA UNA ORGANIZACIN, PROYECTO O

DEPARTAMENTO TENER UN PRESUPUESTO?
El presupuesto es una herramienta administrativa esencial de planeacin. Sin un
presupuesto, la empresa es como un barco sin timn.
- El presupuesto indica cunto dinero se necesita para llevar a cabo las
actividades.
El presupuesto obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la
Planeacin de actividades.
- El presupuesto nos ayuda al control presupuestal El presupuesto te permite
controlar los ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de desviacin.
- El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia
financiera. Cuando todos pueden ver cunto debera haberse gastado y
recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
- No puedes recaudar fondos a travs de cualquier mecanismo a menos que
tengan un presupuesto.
Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
La coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.
Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y
determinar la direccin que se lleva en relacin con los objetivos establecidos.

VENTAJAS DE ELABORAR PRESUPUESTOS

1. - La Direccin posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y

resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones
ms
acertadas.
2. - Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se
desarrolla
de
acuerdo
a
un
plan
general
coordinado.
3. - Le posibilita la accin o adopcin de medidas con suficiente anticipacin

permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.

4.
Ayuda
al
manejo
financiero
de
la
Empresa.
5. Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.
6. - Hace participar en las tareas de programacin y direccin a una mayor
cantidad de responsables impulsndoles a actuar de manera eficaz en la
correccin
de
planes
que
son
suyos.
7.Facilita el control administrativo
8. - Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para
ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situacin de la
misma.
9. - Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino tambin
responsabilidad financiera.
10. - Obliga a mantener un archivo de datos histricos controlables.
DIFERENTES TCNICAS O MTODOS PRESUPUESTARIOS
Las dos tcnicas principales son la elaboracin de presupuesto incremental y la
Elaboracin de presupuesto de base cero
MTODO PRESUPUESTO INCREMENTAL
presupuesto que asigna fondos a los departamentos o reas de la empresa de
acuerdo a las asignaciones del ejercicio anterior
En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del
ao anterior, con un porcentaje aadido por el aumento de la inflacin del prximo ao.
ste es un mtodo sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo perezoso
y con frecuencia poco preciso. Esta tcnica slo es apropiada para organizaciones en
las que los aos varan poco en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas
organizaciones o proyectos dinmicos son tan estables para que esta tcnica llegue a
funcionarles de manera satisfactoria.
MTODO PRESUPUESTO BASE CERO
Un sistema en el cual las solicitudes de presupuesto parten de la nada sin importar
las asignaciones previas
En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de
partida.
El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las
actividades propuestas para el ao. El resultado es un presupuesto ms detallado y
preciso, pero su preparacin requiere ms tiempo y energa. Esta tcnica es esencial
para nuevas organizaciones y proyectos, pero quiz sea tambin la mejor va de
trabajo para una organizacin dinmica que es muy activa en la aceptacin de nuevos
retos.

PRESUPUESTO MAESTRO

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio econmico

prximo. Generalmente se fija a un ao, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el
programa coordinado para lograrlo.
Consiste adems en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando ms exacto
sea el presupuesto o pronstico, mejor se presentara el proceso de planeacin, fijado
por la alta direccin de la Empresa.

El punto de partida de un Presupuesto maestro es la formulacin de meta a largo

plazo por parte de la gerencia, a este proceso se le conoce como "planeacin
estratgica".
El presupuesto se usa como un vehculo para orientar a la empresa en la direccin
deseada, una vez elaborado el presupuesto, este sirve como una herramienta til en el
control de los costos.
El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronstico de ventas,
el proceso termina con la elaboracin del estado de ingresos presupuestados, el
presupuesto de caja y el balance general presupuestado.
Beneficios:
1. Define objetivos bsicos de la empresa.
2.

Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las

generaciones.

3.

Es oportuno para la coordinacin de las actividades de cada unidad de la

empresa.

4.

Facilita el control de las actividades.

5.

Permite realizar un auto anlisis de cada periodo.

6.

Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

:

Limitaciones:
El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que
suceder en el futuro.
El presupuesto no debe sustituir a la administracin si no todo lo contrario es una
herramienta dinmica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
Su xito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

 Es poner demasiado nfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede
ocasionar que la administracin trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.
CUADRO

COMPARATIVO

DEL

PRESUPUESTO

MAESTRO

Este Presupuesto es un modelo a seguir por las caractersticas de su aplicacin y de

obtencin de resultados, es directo, es medible, es comparativo y hasta cierto punto
asegura el retorno de la inversin.

DESARROLLO DEL PRESUPUESTO MAESTRO

El presupuesto maestro est integrado por dos reas que son: El presupuesto
Operativo y el Presupuesto Financiero. Al respecto es importante considerar y analizar
todas las variables micro y macro econmicas que afectan o Benefician el entorno de
la empresa y su repercusin dentro de ambos presupuestos.
Variables macro econmicas.- Son una serie de pautas econmicas, sociales, polticas
y financieras que marcan un escenario especfico a corto plazo.

Variables microeconmicas.- Son aquellas que se relacionan en forma especfica con

la empresa y que requieren una estrategia determinada de acuerdo con el medio en
que se encuentra la misma y representan acciones que se deben ejecutar durante un
ao determinado, pero que a su vez forman parte de la planeacin estratgica de la
empresa a largo plazo. Su consideracin y aprobacin de estas variables debe ser
fruto de una discusin y anlisis profundo por parte de los miembros de la empresa,
entre las mismas se tiene por ejemplo:
Estrategias de Precios.
Inflacin de los precios de los principales insumos
Crecimiento esperado del mercado
Diagnostico de la Liquidez.
Polticas de capital de trabajo.

PRESUPUESTO DE OPERACIN
Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte
Neurolgica de la Empresa, desde la produccin misma hasta los gastos que
conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este rubro:

Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)

Presupuesto de produccin (incluye gastos directos e indirectos)
Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto
partes etc.)
Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
Presupuesto gasto de fabricacin.
Presupuesto costo de produccin (sin el margen de ganancia)
Presupuesto gasto de venta (capacitacin, vendedores, publicidad)
Presupuesto gasto de administracin (requerimiento de todo tipo de mano de
obra y distribucin del trabajo)

PRESUPUESTO

DE

INVERSIN

DE

CAPITAL

Comprende todo el cuadro de renovacin de mquina y equipo que se han depreciado

por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones
realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso
productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.
Comprende:
-

Compra activo tangible.

Compra activo intangible

PRESUPUESTO FINANCIERO
Consiste en fijar los estimados de inversin de venta, ingresos varios para elaborar al
final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la empresa, comprende:

Presupuesto

de

ingresos

(el

Presupuesto

de

egresos

(para

Presupuesto

de

utilidad

total

bruto

determinar

(diferencia

entre

sin
el

descontar
liquido

ingreso

gastos)
o

neto)
egreso)

presupuesto de efectivo. Presupuesto que anticipa cuanto efectivo tendr una

empresa a la mano y cuanto necesitar para cubrir sus gastos,
PRESUPUESTO DE VENTAS (PRESUPUESTO DE INGRESOS)
Un presupuesto que proyecta las ventas futuras

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y
proyectado de una empresa, para determinar lmite de tiempo.
Componentes:
-

Productos

que

comercializa

la

empresa.

Servicios

que

prestar.

Los ingresos que percibir. Los precios unitarios de cada producto o

servicio.
El nivel de venta de cada producto.

- El nivel de venta de cada servicio.

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las dems partes del
presupuesto maestro, es el pronstico de ventas, si este pronstico ha sido
cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal
serian muchos ms confiables, por ejemplo:
l pronostico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:
-

Produccin

Compras

Gastos de ventas

Gastos administrativos

l pronstico de venta empieza con la preparacin de los estimados de venta,

realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada
gerente de unidad.
El presupuesto de ventas debe considerar:
-

Capacidad Instalada.

Capacidad financiera.

Plan de publicidad.

Polticas de crditos.

Plan de comercializacin.

Determinacin de la Demanda.

Determinacin
Otros efectos.

de

las

lneas

de

Produccin.

Anlisis de la relacin costo beneficio

La primera etapa que enfrentar la empresa ser la determinacin del comportamiento
de su demanda, es decir, conocer que se espera que haga el mercado, una vez
conocida tal situacin, se podr elaborar un presupuesto propio de produccin,
determinando claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de
ventas en un periodo determinado, realizando un estudio del futuro de la demanda
apoyado en ciertos mtodos que generen la objetividad de los datos, como anlisis de
regresin y correlacin.
La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y todas las dems partes
del presupuesto maestro, es el pronstico de ventas. Si este pronstico ha sido
preparado cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal son
confiables.
Sobre la base del pronstico de ventas realizado y el juicio profesional del personal de
Ventas, se podr elaborar el presupuesto tratando de dividirlo por meses, por zonas,
por lneas, etc. de tal manera que facilite su ejecucin.
Se debe considerar algunos factores especficos que pueden influir en la
determinacin de las ventas, son factores por causas fortuitas o de fuerza mayor
accidental o no consuetudinaria, pudiendo stas ser:
De efecto perjudicial.- Que motivan decremento en las ventas del periodo anterior,
debiendo tomarse en cuenta para el presupuesto de ingresos del ejercicio siguiente.
De efecto favorable.- Afectan en beneficio de la empresa incrementando las ventas y
que posiblemente no vuelvan a ocurrir; por Ej. Productos que no tuvieron
competencia, contratos especiales de ventas, situacin o relaciones polticas. Etc.
Influyen tambin fuerzas econmicas, para su determinacin se debe recurrir a
instituciones que proporcionan datos tales como Precios, ocupacin, poder
adquisitivo, finanzas, ingreso y produccin nacional, ingreso per cpita, etc.
Las decisiones Administrativas que deben tomar los ejecutivos de la empresa influyen
tambin en la elaboracin de los presupuestos. Por ejemplo cambiar el producto,
aplicar nuevas polticas de mercado, aplicar otras polticas de publicidad, produccin,
precios, etc.
El
presupuesto
P.V. = Q. x P.U.V.

de

ventas

Donde:
P:V: = Presupuesto de Ventas

esta

dado

por

la

siguiente

formula.

Q. = Cantidad
P.U.V. = Precio Unitario de Venta.
Presupuesto de otros ingresos.- Se refiere a todos los ingresos adicionales que puede
lograr la empresa en calidad de prstamos y otras operaciones financieras que
integran aspectos bancarios y otros ingresos extraordinarios para la empresa, tales
como venta de inversiones, venta de embalaje, venta de activos fijos, Etc
PRESUPUESTO

DE

PRODUCCION

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta

y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de produccin es el
presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero
hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el
presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de
obra ocupada.
Proceso:
Elaborando un programa de produccin. Presupuestando las ventas por lnea de
produccin.

En este aspecto deben considerarse los siguientes:

1. Inventarios
En base al presupuesto de ventas en unidades, se debe presupuestar la produccin
de artculos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el mismo, y
luego es indispensable predeterminar un inventario deseado capaz de cumplir una
posible modificacin en ventas o en produccin. Un inventario excesivo ocasionara
gastos innecesarios por su manejo y almacenamiento, inversiones ociosas, etc., y un
inventario insuficiente dara lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende
baja en las ventas.
Por lo tanto se debe determinar el inventario adecuado en el que se consideren varios
factores como la duracin del proceso productivo, fluidez de la fabricacin y de esa
forma mantener un ritmo en la produccin y proveer de cantidades suficientes de
inventarios para cumplir los pedidos y evitar la acumulacin excesiva de existencias en
la poca de poca demanda.
Para medir su eficiencia puede utilizarse la rotacin de inventarios que indica las veces
que los inventarios en existencia han dado vuelta en relacin con las ventas. La
relacin deseada entre las ventas de un ao y el inventario real en un momento
determinado es lo que se conoce como la rotacin estndar de inventarios para fines

de presupuesto, haciendo una comparacin de lo real con lo estndar, se puede

indicar si un inventario es excesivo o es insuficiente.
Ejemplo: Si las ventas de un ao son de 80.000 unidades y el promedio de inventarios
es de 20.000 unidades, la relacin de inventarios es de 4:
80.000 / 20.000 = 4
Si el inventario que se tiene es de 15.000 unidades, significa que no es suficiente para
mantener la rotacin de 4, ya que se requieren de 80.000 unidades para la venta.
El resultado de 4 muestra la rotacin estndar para el ejercicio siguiente y que es
bsica para determinar el inventario necesario que cubra el presupuesto de ventas
trazado, y el inventario debe estar dentro de las polticas administrativas que se
consideren mejores.
2. Produccin
Una vez determinado el presupuesto de ventas, se debe elaborar un plan de
produccin, aspecto muy importante puesto que de l depender todo el plan de
requerimientos de insumos o recursos que se utilizarn en el proceso productivo.
Su elaboracin debe considerar los siguientes aspectos:
- La capacidad productiva de la planta.
- Disposiciones y limitaciones financieras.
- Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones,
etc.
- Requerimientos y/o polticas sobre inventarios.
La determinacin de este presupuesto debe hacerse en dos partes: unidades y
valores.
En unidades
Debe calcularse tomando en cuenta el presupuesto de ventas en unidades y un
inventario final deseado o base.
Ejemplo:
Presupuesto
de
ventas:
1.600.000
Rotacin
Inventarios:
Semestral
(2
veces
Inventario real al final del ejercicio anterior: 825.000 unidades.
Rotacin estndar = 2
Rotacin estndar =

Ventas

al

unidades
ao)

Inventario Base 2

1.600.000

Inventario Base
Inventario Base

800.000 unidades

La obtencin del Presupuesto de Produccin ser igual a:

Presupuesto
de
(+)
Inventario
2.400.000
(-)
Inventario
Presupuesto de Produccin

Ventas
Base
Inicial
1.575.000

1.600.000
800.000
825.000

unidades
"
"
"

unidades

En valores
Una vez determinado el presupuesto de produccin en unidades se establece el costo
total, de acuerdo con la tcnica de costos estimados o estndar, cada una de las
cuales presenta su hoja de costos unitaria, por lo que solo con multiplicar se conoce el
costo de produccin, si se tiene la tcnica de evaluacin histrica, entonces es
necesario la experiencia para determinar estimativamente un costo unitario que
servir de base de aplicacin a la produccin presupuestada y as precisar su costo,
siendo antes necesario hacer el estudio de gastos constantes y variables en relacin
con la produccin presupuestada.
PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA (PMO)
Es el diagnstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de
satisfacer los requerimientos de produccin planeada.
La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de
fabricacin, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de
acuerdo a las distintas etapas del proceso de produccin para permitir un uso del
100%

de

la

Componentes:
; Personal diverso
; Cantidad horas requeridas
; Cantidad horas trimestrales
; Valor por hora unitaria

capacidad

de

cada

trabajador.

PRESUPUESTO DE GASTO DE FABRICACIN.

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del
proceso produccin, son gastos que se deben cargar al costo del producto.
Sustentacin:
; Horas-hombres requeridas.
; Operatividad de maquinas y equipos.
; Stock de accesorios y lubricantes.
Observaciones.- este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores
para

evitar

un

gasto

innecesario

que

luego

no

se

pueda

revertir.

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIN

Son estimados que de manera especfica intervienen en todo el proceso de fabricacin

unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de
materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de lnea producida la misma
que debe concordar con el presupuesto de produccin.
Caractersticas:
; Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada lnea o molde.
; Debe estimarse el costo.
; No todos requiere los mismos materiales.
; El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de
produccin.
PRESUPUESTO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES (PRM)
Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de produccin,
mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se
pueda fijar sobre un estndar determinado para cada tipo de producto as como la
cantidad presupuestada por cada lnea, debe responder a los requerimiento de

produccin, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde

con el presupuesto de produccin, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se
tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliacin oportuna y as cubrir
los

requerimiento

de

produccin.

PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTAS (PGV)

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su

influencia

en

el

gasto

Financiero.

Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso

de comercializacin para asegurar la colocacin y adquisicin del mismo en los
mercados de consumo.
Caractersticas:
; Comprende todo el Marketing.
; Es base para calcular el Margen de Utilidad.
; Es permanente y costoso.
; Asegura la colocacin de un producto.
; Amplia mercado de consumidores.
; Se realiza a todo costo.
Desventajas:
; No genera rentabilidad.
; Puede ser mal utilizado.

PRESUPUESTO

DE

GASTOS

ADMINISTRATIVOS

(PGA)

Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor

parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo
tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

Debe ser lo ms austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los
planes y programas de la empresa.

CARACTERISTICAS
Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad econmica de la empresa y no
en forma paralela a la inflacin.

Son gastos indirectos.

Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
Regir su aspecto legal en la legislacin laboral vigente.