INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTION

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INFORMACION GENERAL
ORGANIZACIN

CONTADURA GENERAL DE LA NACIN

SITIO WEB

www.contaduria.gov.co

LOCALIZACION
Carrera 7 No. 32-16 Pisos 34 a 40
Direccin del sitio diferente al principal

N.A.

Localizacin

N.A.

Actividades del alcance o

procesos desarrollados en
este sitio
N.A.

ALCANCE
Determinacin de las polticas, principios y normas de contabilidad para el sector publico
colombiano. Unificacin, centralizacin y consolidacin de la informacin contable y elaboracin del
balance general consolidado de la Nacin.

Identification of policies, principles and accounting standards for the Colombian public sector.
Unification, centralization and consolidation of accounting information and preparation of the
consolidated balance sheet of the Nation.

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestin de la calidad)

7.6 Control de equipos de seguimiento y medicin. Puesto que no se utilizan dichos equipos para
la prestacin de los servicios de la Contadura General de la Nacin.

CDIGO SECTOR: EA 36
REQUISITOS DE CERTIFICACIN: ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

Nombre:

Jos Manuel Zuluaga Acosta

Cargo:
Correo electrnico

Coordinador GIT Planeacin

jzuluaga@contaduria.gov.co

TIPO DE AUDITORIA: Otorgamiento

AUDITORIA ETAPA 2
AUDITORIA COMPLEMENTARIA (si
aplica)

FECHA

DURACIN
(total das auditor)

2010 -09- 29/30

2010 10 - 01

4,5

N.A.

--

EQUIPO AUDITOR

Auditor Lder:

Margarita Mara Becerra Otlora

Auditor:

Jos Fernando Ruiz

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a terceros
sin autorizacin de la empresa.
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Auditor:
Experto Tcnico:
DATOS DEL CERTIFICADO (si aplica)
Cdigo
Fecha de emisin inicial
Fecha ltima renovacin (si aplica)
Fecha vencimiento:

Yolanda Gmez

N.A.

N.A.
N.A.
N.A.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:

1.3
1.4

Determinar la conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora.

Evaluar la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos
contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestin y a la norma
de requisitos de gestin.
Determinar la eficaz implementacin y mantenimiento del sistema de gestin.
Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestin.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS:

1.1
1.2

El 26 de julio de 2010 se realiz la Etapa 1 de la auditora en las instalaciones de la Entidad, fecha en

la cual se revis el Manual de Calidad, las Caracterizaciones de los Procesos y dems
documentacin relacionada con el SGC; se intercambi informacin con el personal de la
organizacin con el fin de determinar su comprensin de los requisitos especificados, en particular en
lo que concierne a la identificacin del desempeo clave o de aspectos, procesos, objetivos y
operacin significativos del sistema de gestin y evaluar el estado de preparacin de la Organizacin
para la auditoria en Etapa 2. Se verific la adecuacin de la documentacin a los criterios de
auditora, y se confirm la realizacin de auditoras internas y las revisiones por la direccin del
Sistema de Gestin de Calidad. Se realiz el informe correspondiente en donde se incluyen los
resultados y conclusiones en relacin con la viabilidad de realizar la Auditoria en Sitio (Etapa 2), y de
acuerdo con la decisin de la Entidad de continuar hacia la siguiente fase, se elabor el plan de
auditora, con fecha prevista inicialmente para el mes de agosto y luego reprogramada para el mes de
septiembre de 2010.
El Plan de la Auditora se efectu con base en los objetivos establecidos para la realizacin de la
auditoria de Otorgamiento del Certificado de Gestin de la Calidad, segn los criterios de la norma
Internacional ISO 9001:2008, la Norma NTCGP 1000:2009 y los criterios contenidos en la
documentacin de la organizacin.
En la Etapa 2 se verific la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad, el
29 y 30 de septiembre y 1 de octubre de 2010, en las oficinas de la Entidad, ubicadas en Bogot,
Carrera 7 No. 32-16 Pisos 34 a 40.
Se verific que la organizacin ha identificado los requisitos legales aplicables al servicio y que ha
incluido en su planificacin disposiciones para dar cumplimiento a los mismos. Se incluyen entre
ellos la Constitucin Poltica de Colombia, Art 354, creacin de la CGN, la Ley 298 de 1996, por la
cual se desarrolla el artculo 354 de la Constitucin Poltica, se crea la Contadura General de la Nacin
como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, la Ley
190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin
pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa, la Ley 617 de 2000,
normas para racionalizacin del gasto pblico y el Decreto 143 de 2004, por el cual se modifica la
estructura de la Contadura General de la Nacin.
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La metodologa de la auditora se realiz de acuerdo al ciclo P-H-V-A, realizando un muestreo

selectivo de evidencias de las actividades de la organizacin, en los siguientes procesos del Sistema
de Gestin de la Calidad: Planeacin y Direccionamiento, Comunicacin Pblica, Administracin de
Riesgos, Normalizacin y Culturizacin Contable, Centralizacin de la Informacin, Consolidacin de
la Informacin, Gestin Humana y Ambiental, Gestin Administrativa, Gestin de Recursos
Financieros, Tecnologas de Informacin, Gestin Jurdica, Medicin Anlisis y Mejora, Gestin de
Procedimientos Documentados SGC y Gestin MECI- SDA.
Se evalu el nivel de cumplimiento de los objetivos planteados en la Ley 872 de 1993 relacionados
con la deteccin oportuna de desviaciones y la toma de acciones correctivas y los mecanismos de
publicacin de los resultados de la gestin de la Entidad, para facilitar el control poltico y ciudadano.
Durante la auditora se revisaron los mecanismos de participacin ciudadana y el tratamiento dado a las quejas

y reclamos de los usuarios del servicio.

Se evalu la metodologa para determinar, evaluar y controlar los riesgos, y se verific su
cumplimiento en los procesos del SGC.
Se llev a cabo la reunin de cierre, durante la cual se presentaron los resultados de la auditora,
aspectos relevantes y oportunidades de mejora. Se detectaron seis (6) No conformidades menores
sobre los requisitos 5.4.1 Objetivos de la Calidad (1); 5.6.2/5.6.3 Informacin de entrada para la
revisin /resultados de la revisin (1); 6.2.2.a /b/ c. Competencia, formacin y toma de conciencia (1);
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos (1); 8.4 Anlisis de datos (1) y 8.5.2/ 8.5.3 Accin
correctiva/ preventiva (1).
Entre el 7 y 14 de octubre de 2010 se realiz la revisin de los planes de acciones correctivas
presentados por la Entidad para dar solucin a las No Conformidades detectadas.

INFORMACION RELACIONADA CON LOS SITIOS AUDITADOS:

3.1

Nmero de sitios incluidos en el alcance de la certificacin

3.2

Nmero de sitios auditados diferentes a la sede principal

CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTION

4.1

Nmero de no conformidades detectadas en esta auditoria

4.2

Nmero de no conformidades solucionadas de esta auditoria

4.3

4.4

Mayores
Menores
Mayores
Menores

0
6
0
0

Nmero de no conformidades solucionadas que estaban pendientes

de la auditoria anterior.

Menores

N.A.

Nmero total de no conformidades pendientes

Mayores
Menores

0
6

Observaciones:
Ninguna

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ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

Los siguientes aspectos evidencian fortalezas del sistema de gestin pues apoyan el cumplimiento
de los requisitos y la eficacia del sistema.
REQUISITOS GENERALES
Gestin de Procedimientos Documentados SGC

El desarrollo de la documentacin de manera participativa con el personal, pues ello facilita el

cumplimiento de los procedimientos. Se destaca la experiencia y conocimiento del grupo de
trabajo sobre el qu hacer de la Institucin, y su buena disposicin para la prestacin de
servicios con seguridad, agilidad y oportunidad, lo cual manifiesta un adecuado nivel de
competencia que disminuye los riesgos de problemas originados por el recurso humano,
fundamental para el propsito de lograr la satisfaccin de los clientes.

RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN
Planeacin y Direccionamiento

La iniciativa del Sector y la organizacin en la Institucin para alinear la normatividad contable

Colombiana a las normas internacionales; como parte del efecto de la globalizacin de las
economas en el mundo, el comercio internacional y la inversin directa de empresas
multinacionales en Colombia. Esta evolucin hace que los equipos de trabajo de la
Contadura General de la Nacin en coordinacin con las diferentes partes interesadas,
establezcan los mecanismos a implementar y los planes de accin que conlleven a este
desarrollo necesario para el crecimiento econmico del pas.
El reconocimiento internacional que tiene la CGN, a nivel de pases de la regin y rganos
rectores de economa poltica, sobre el manejo de la cultura contable, lo que ha permitido que
sea tenida en cuenta y sea convocada e invitada a presentar los avances y a responder
consultas de informacin especfica en la materia.
El desarrollo del cuadro de mando integral, en donde se establecen en una matriz las
relaciones de los tres ejes estratgicos institucionales con los objetivos de calidad y los
procesos involucrados, de acuerdo con las perspectivas financiera, del cliente, de los
procesos y del aprendizaje, (BSC) lo que permite visualizar las interfaces y la coherencia en
todo el sistema de medicin. Es importante visualizar tambin en la matriz los indicadores de
gestin de cada proceso asociados a cada Objetivo estratgico o de calidad.
La sensibilizacin del personal hacia el cumplimiento del Declogo de Valores, promoviendo
la importancia de los mismos para la mejora del desempeo institucional y de las personas
vinculadas a la CGN, con sentido humanstico.

Comunicacin Pblica

La Publicaciones, libros, cartillas con ediciones de gran calidad, que apoyan la difusin y
promocin de la cultura contable. Se destacan las iniciativas para sensibilizar a los nios
mediante la cartilla la Contadura para nios".

GESTIN DE LOS RECURSOS

Gestin Administrativa

La lista de chequeo de documentos de contratacin; porque facilita mantener el control y

trazabilidad de los registros necesarios para desarrollar el proceso contractual, y hace parte
adems del cumplimiento de las especificaciones que dan lugar a la conformidad del proceso.
El conocimiento de la normatividad aplicable definida en el Manual de Contratacin de la
Institucin; asegurando su cumplimiento en las diferentes fases de la contratacin. La
coherencia y cumplimiento de lo establecido en los procedimientos y en particular sobre los
puntos de control en cuanto a convocatorias, invitaciones, licitaciones y los conceptos

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tcnico- jurdico y econmico de las propuestas, entre otros aspectos

Gestin Jurdica

La gestin del proceso Jurdico para atender con eficacia las actuaciones en las que el
proceso Jurdico debe desarrollar su labor con el fin de cuidar los intereses de la Institucin,
siempre dentro del marco legal y la normatividad aplicable.
El rea de Conciliacin; como oferta de servicios de valor agregado a los ciudadanos y desde
la cual se tratan diferentes temas de inters comunitario. Es importante destacar el aporte de
este proceso que sin ser parte del objeto fundamental de la Institucin, se han asignado los
recursos para que se cumpla el propsito que estableci la Institucin para esta gestin
social.

Gestin de Recursos Financieros

El cumplimiento de los objetivos del proceso, en trminos de ejecucin presupuestal, nivel de

ejecucin del PAC, y de los reportes financieros entregados por la CGN, lo cual se evidencia
en los indicadores del proceso porque da cuenta de una adecuada gestin de los recursos
asignados.

Gestin Humana y ambiental

La metodologa para la deteccin de necesidades de formacin, asociada a su importancia e

impacto en el cumplimiento de los objetivos estratgicos, determinando previamente qu se
espera fortalecer y qu resultados deben alcanzarse , porque evidencia el esfuerzo por
administrar adecuadamente el recurso destinado a la capacitacin . En la evaluacin de la
eficacia de la capacitacin es importante vincular el logro alcanzado en su relacin con la
eficacia, eficiencia o efectividad del SGC.

Tecnologas de Informacin

El procedimiento detallado para asegurar la confiabilidad del desarrollo de software, mediante

las etapas de revisin, verificacin, validacin y control de cambios. Sin embargo es
importante armonizar el lenguaje actual, con los criterios y etapas mencionadas, propias del
requisito 7.3. de GP 1000 e ISO 9001".

PROCESOS DE REALIZACION DEL SERVICIO

Normalizacin y Culturizacin contable

El enfoque por competencias adoptado en el establecimiento del plan de capacitacin para

Entidades Pblicas en los temas de la aplicacin de la Normatividad contable; como un
elemento que permite direccionar la metodologa hacia el logro de los objetivos planificados y
el propsito para el cual se determina realizar la capacitacin.
La estructura del plan de capacitacin por bloques temticos; con el fin de facilitar la
realizacin del plan y dirigir los temas segn sea el grupo de personas de las Entidades
Pblicas que asiste a los eventos de capacitacin.

Centralizacin de la Informacin

La entrega de mecanismos de evaluacin o criterios de evaluacin para que las entidades se

autoevalen antes de enviar los datos, porque ello permite una mayor eficiencia del proceso,
evitando errores y reprocesos de la informacin que llega a la CGN.

Consolidacin de la Informacin

La informacin de tipo estadstico que se produce en la Institucin; producto de la

consolidacin de la informacin contable proporcionada por las Entidades pblicas, la cual es
eficientemente manipulada, para obtener a partir de esta los diferentes tipos de informes que

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son solicitados por las partes interesadas. Esta labor ha satisfecho las necesidades y
expectativas de los clientes externos y ha sido sobresaliente a tal punto que se han logrado
reconocimientos importantes para el pas a nivel de los Pases Andinos y por Entidades del
orden internacional como es el Fondo Monetario Internacional.
El control operativo en el proceso Consolidacin de la Informacin; apoyado de manera
importante por el uso de las herramientas tecnolgicas y la competencia del factor humano,
para que se cumplan de esta manera las especificaciones del servicio en un alto grado de
conformidad y oportunidad. En cada una de las etapas de proceso es importante observar la
aplicacin de controles duales automticos y manuales, la segregacin de funciones y
responsabilidades, y la liberacin del servicio una vez confirmado que se han cumplido todos
los requerimientos establecidos.

MEDICION ANALISIS Y MEJORA

Gestin MECI- SDA.

La planificacin de las auditoras de gestin, por Control Interno, segn lo establecido en el

mbito legal para contribuir al mejoramiento institucional. El seguimiento constante a los
planes de la Contralora para asegurar su cumplimiento porque evita sanciones y promueve la
mejora continua. Se resalta el apoyo de la alta direccin para el cumplimiento de los planes
generados por la auditora de gestin en todos los niveles pertinentes.

Medicin anlisis y mejora

La capacitacin a todos los lideres de proceso y auditores en la actualizacin de la norma

NTCGP 1000, porque facilita la comprensin y aplicacin de los requisitos.
El apoyo de la alta direccin al proceso de Auditoras Internas de Calidad, logrando el reto de
desarrollar en un solo da la auditora a todos los diez procesos del SGC.

OPORTUNIDADES DE MEJORA

REQUISITOS GENERALES

Aunque se realiz el ajuste a la metodologa e identificacin de los riesgos relacionados con

cada proceso y su valoracin para determinar las prioridades a nivel institucional, es
importante un anlisis de mayor detalle en los procesos, basado en la revisin de los
controles implementados para todas y cada una de las actividades operativas que han sido
registradas en los subprocesos y procedimientos del Sistema de Gestin de calidad, de forma
que permita confirmar la mitigacin de situaciones potenciales de riesgo por el mismo uso
eficaz o no de tales controles. Para el efecto se sugiere revisar la metodologa del Sistema de
Administracin de Riesgo Operativo (SARO) propuesta por la Superintendencia Financiera de
Colombia, la cual provee elementos de mejora importante para la gestin del Riesgo en la
Institucin.

RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN

Los indicadores de gestin; para que se contine en la observacin de perfeccionar la

definicin de los mismos, considerando entre otros aspectos la relacin que debe existir entre
la Misin formulada de cada proceso en las caracterizaciones y las variables incluidas all,
con las mediciones que se realizan a travs de los indicadores, de tal forma que estos
permitan demostrar de manera objetiva que el proceso dirige sus actividades para el
cumplimiento los lineamientos de esta Misin. De otra parte tambin es importante la revisin
de la clasificacin de eficiencia, eficacia y efectividad, de tal manera que con base en estas
mediciones cada proceso pueda confirmar con evidencias objetivas su eficacia y eficiencia y
dentro del conjunto del SGC tambin su efectividad.
Continuar la calificacin de calidad de las actividades a partir de los entregables en los

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planes indicativos y planes de accin para asegurar que no solo se realicen oportunamente
las actividades, sino que se cumpla cabalmente con los objetivos planificados, evitando el
desgaste que implica realizar las actividades en el ltimo momento.
En el informe de control de Gestin, realizar un informe consolidado, que permita mostrar el
estado general de la gestin Institucional, no solo informes individuales por proceso. Reportar
si existe algn factor que limite el cumplimiento de los objetivos de las auditoras, tales como
la falta de recursos, problemas logsticos, humanos, metodolgicos etc, para promover la
mejora del proceso de auditora.

GESTIN DE LOS RECURSOS

La revisin de las habilidades funcionales del personal, definidas como complemento de las
habilidades comportamentales indicada en el decreto 2539 de manera que reflejen fielmente
las necesidades, con base en un anlisis pormenorizado de las funciones y responsabilidades
asignadas a cada cargo. Es necesario establecer criterios para la evaluacin de dichas
habilidades del personal, y facilitar la deteccin de oportunidades de mejora, promoviendo el
establecimiento de compromisos de autodesarrollo a cada persona que realiza trabajos que
afectan la conformidad del servicio, incluyendo los contratistas.
Continuar fortaleciendo los mecanismos para evaluar la eficacia de la formacin, asegurando
que se incluya la induccin y el entrenamiento como elementos claves de la formacin del
personal (incluyendo los contratistas) y que al igual que otros temas de capacitacin,
requieren una identificacin clara de objetivos, los cules deben alcanzarse en el tiempo y
con los recursos asignados. En caso de no lograrse los objetivos es necesario definir
actividades de refuerzo, incluyendo planes de autodesarrollo de conocimiento o habilidades,
con seguimiento peridico por parte de la Entidad.
Los conceptos de la calidad; para que mediante estrategias de capacitacin se promueva la
claridad que se debe tener en la aplicacin de los conceptos de la norma GP 1000, como son
accin correctiva, preventiva y de mejora, correccin, concesin, producto / servicio no
conforme, no conformidad, revisar, validar, verificar, entre otros, de manera que en los
procesos se apliquen de forma adecuada,.

PROCESOS DE REALIZACION DEL SERVICIO

El perfeccionamiento del protocolo aplicable para el control del proceso de Diseo de

Normas; en el cual es importante tener en cuenta hacer mencin en cada una de las etapas
establecidas para la ejecucin, los registros aplicables de cada actividad que soportan las
evidencias de la revisin y verificacin de los resultados de la prctica. Para el efecto es
importante definir el estndar de cumplimiento de este tipo de registros bien sea mediante la
aplicacin de listas de chequeo, actas de reunin con la participacin de las partes
interesadas y evaluaciones de los lderes de los procesos, entre otros.
La validacin del Diseo de normas; para que en la realizacin de estas actividades se
considere tener en cuenta no solo la aceptacin / aprobacin de las normas en el Comit
Tcnico, sino que se complemente tambin con la observacin en el tiempo de la validez y
logro de los objetivos inicialmente planteados para la expedicin de las polticas y normas
contables.
La metodologa de anlisis de las Solicitudes de las Entidades pblicas para emisin de
conceptos sobre la normatividad contable; para que en el Sistema de Gestin de Calidad se
fortalezcan los lineamientos a seguir que permitan asegurar que se dispone de la informacin
completa y clara de la fuente que solicita el concepto, para que as mismo sea la oportunidad
y sin lugar a dudas sea posible proporcionar la respuesta a las solicitudes, sin correr el riesgo
de suministrar una respuesta que por falta de claridad o informacin que no suministr la
Entidad, sea parcial o dirigida en sentido diferente al solicitado.
La evaluacin de la eficacia de la capacitacin suministrada a Entidades Pblicas; una vez
que se ha adoptado la metodologa de evaluacin propuesta por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica y la Escuela de Administracin Pblica en relacin con

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los niveles de impacto, es conveniente continuar con la iniciativa de buscar estrategias que
permitan llegar a evaluar tal impacto en los niveles superiores como son el III y el IV. Estos
resultados podran conllevar a la Institucin a identificar e implementar planes de accin que
aumenten la eficacia de la capacitacin, la cual debe verse reflejada en la observacin del
desempeo de las Entidades pblicas que hacen los procesos de Centralizacin y
Consolidacin, cuando estas Entidades hacen sus reportes de la informacin contable.
La metodologa para disear los Contenidos temticos de los Talleres de capacitacin; los
cuales pueden ser fortalecidos con el uso de las directrices que proponen los requisitos del
Diseo y desarrollo de la norma GP 1000. El uso de tales requisitos puede enriquecer el
mtodo aplicado y as mismo los resultados obtenidos, adems de las mejoras posibles a
identificar durante la prctica del proceso de capacitacin.
La validacin de las operaciones recprocas; para que se analice en conjunto con las
Entidades pblicas las causas por las cuales se generan tales operaciones, teniendo en
cuenta el registro que estas mismas deben hacer y la metodologa a aplicar. Para el efecto es
conveniente generar normas especficas que proporcionen los lineamientos a las Entidades
pblicas, considerando tambin la interaccin / comunicacin entre las mismas y el reporte a
generar en forma estandarizada a la Contadura General de la Nacin.
La parametrizacin del sistema CHIP; para que se considere la posibilidad de implementar en
el aplicativo una condicin que permita a las Entidades pblicas alimentar las cifras en pesos
y el mismo sistema tenga la capacidad de hacer la conversin a miles de pesos, lo cual
facilitara la labor en las Entidades en aras de mejorar la oportunidad del reporte de las cifras:
1) minimizara tiempo en el proceso de migracin de los informes, 2) mejorara la calidad de
la informacin que se tramite a la Contadura y 3) en el proceso de centralizacin y
consolidacin se simplificara mas el proceso

MEDICION ANALISIS Y MEJORA

Los anlisis de datos; para que en la consolidacin de informacin de los procesos se haga
uso de las tcnicas estadsticas, a fin de facilitar el ordenamiento de los datos recopilados
para su anlisis y posterior establecimiento de las prioridades de la gestin.
Si bien se destaca la elaboracin del manual de indicadores, que incluye las fichas tcnicas
de cada uno de ellos, porque facilita su medicin e interpretacin, es necesario revisar y
ajustar peridicamente tales indicadores para garantizar su utilidad en la toma de decisiones.
Continuar trabajando en la definicin y anlisis de indicadores de eficiencia.
El registro de errores / productos / servicios no conformes de los procesos que
eventualmente se pueden presentar como parte de las actividades del da a da y que son
identificados por los grupos de trabajo; que si bien en todos los casos se implementan las
acciones necesarias de correccin, mantener un registro de estos eventos permite elaborar
un anlisis de recurrencia, impacto o de caractersticas especiales, que conlleve a la
formulacin de planes de accin correctivas y preventivas que permitan trabajar sobre la
mitigacin / disminucin / eliminacin de los mismos y por ende la mejora continua del
desempeo. Es importante invitar a los colaboradores para que registren los propios errores y
de los dems procesos, para dar la oportunidad al Sistema de Gestin de Calidad de revisar
este tipo de situaciones a fin de estudiar cul es el comportamiento del error en la Institucin
y as mismo trabajar para su deteccin y control oportunos.
Si bien se dispone en el Sistema nico de Gestin de un formato adecuado y claro para
presentar los indicadores de gestin, es conveniente insistir en los grupos de trabajo de la
importancia de fortalecer la elaboracin del mismo con el diligenciamiento de los espacios
establecidos para registrar los anlisis de causas que dan respuesta al por qu de los datos
presentados, y los planes de accin que sean necesarios an cuando se cumplan o no las
metas de los indicadores
Las acciones correctivas; para que se mantenga la insistencia en la identificacin y
documentacin de las acciones en los procesos y reas de la Institucin en el tiempo preciso
en que suceden los eventos, utilizando diferentes fuentes como es el anlisis de los datos

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generados en el registro del producto no conforme / errores, la presentacin de quejas y

reclamos, los indicadores de gestin y en general las situaciones no deseadas que a diario se
pueden presentar en la realizacin de actividades de los procesos.
La identificacin de acciones preventivas; para que a partir de la implementacin de la gestin
del riesgo en todos los procesos de la Institucin se fortalezca la dinmica de las acciones
preventivas, registrando en la herramienta de calidad los planes de accin originados como
medidas de control para mitigar los riesgos identificados. De esta manera es posible brindar a
la Institucin un mayor enfoque hacia la prevencin y la mejora, y su adopcin puede
constituirse en una herramienta sistemtica para la identificacin de no conformidades
potenciales en todo el Sistema de Gestin de Calidad.

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA

SI

La auditora interna es confiable?

NO

Porque:
La Organizacin ha promovido la formacin de un equipo de 13 auditores, quienes recibieron
certificacin para la realizacin de auditoras internas de calidad. As mismo se brind capacitacin al
grupo directivo en los criterios de la Norma NTCGP 1000, en su versin actualizada 2009.
El ltimo ciclo de auditoras se realiz el 21 de julio de 2010, por parte de 11 auditores, programando
dos auditores por cada proceso. Se hizo una labor intensa de preparacin previa de formatos y
agendas del personal que permiti la entrega de los informes de auditora el mismo da.
Cada pareja de auditores elabor la lista de chequeo, con base en las caracterizaciones de los
procesos y finalmente present el informe de resultados, para la consolidacin del informe final, en el
cual se evidencia la contribucin de los auditores para el mejoramiento del SGC.
Como oportunidades para mejorar la eficacia del proceso de auditoras se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Promover la revisin y evaluacin de todos los requisitos aplicables a los procesos, asegurando la
verificacin del ciclo PHVA.
A pesar de la buena preparacin es importante permitir ms tiempo de auditora, dando espacio a los
auditores para confrontar las evidencias de cada proceso y la toma de muestras representativas que
conduzcan a conclusiones relevantes.
Considerar el acompaamiento de Especialistas para auditar procesos con un alto componente tcnico
o jurdico, asegurando la independencia del equipo auditor, entendida como la ausencia de
responsabilidades sobre los resultados del proceso evaluado.
Continuar promoviendo las auditoras combinadas, para mejorar el uso de recursos.
Fortalecer el soporte para el inicio y cierre de acciones hacia la mejora de la conformidad en los
niveles pertinentes, y para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad de dichas acciones para la
mejora del desempeo institucional.

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RESULTADO DE LA REVISIN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR

7.1

N.A.

INFORMACIN COMPLEMENTARIA

8.1

Reclamos:

La Entidad dispone de diferentes canales para el trmite de peticiones, quejas o reclamos de las
Instituciones y de la ciudadana: tres correos, un buzn de quejas y reclamos, una lnea telefnica
8000 y la pgina electrnica. De acuerdo con las declaraciones del personal, nunca se ha recibido
alguna queja o reclamo. El aplicativo se est ajustando para que las quejas o reclamaciones lleguen
por un solo canal, evitando un posible subregistro.
En los procedimientos de la CGN est previsto que si llegan Derechos de Peticin estos sean
respondidos dentro del marco jurdico.
Las Consultas Contables que llegan a la Entidad se dirigen desde la Secretaria General a la
dependencia responsable de emitir la respuesta. En cada rea se miden los tiempos de respuesta y
tienen su indicador en donde se cumple con la respuesta en tiempos de 2 das aproximadamente
para la informacin contable y que se encuentra disponible; para conceptos y consultas de mayor
complejidad se tiene una meta respuesta inferior a 20 das.
Uso del certificado de sistema de gestin:

8.2
N.A.

Cambios en la organizacin:

8.3
N.A.
8.4

Aspectos por verificar en la siguiente auditoria:

Verificar las acciones correctivas implementadas por la Entidad para eliminar las causas de las
no conformidades menores detectadas en la presente auditoria.
El fortalecimiento de la metodologa para dar cierre a las acciones correctivas y preventivas,
incluyendo las que surgen de los mapas de riesgos de los procesos, con base en los resultados
de la revisin.
Verificar los mecanismos para asegurar y evidenciar las competencias de formacin (induccin y
entrenamiento) y habilidades de los contratistas que realizan labores que afectan la calidad del
servicio de la CGN.

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a terceros
sin autorizacin de la empresa.
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.
11. Registro y Seguimiento de las No Conformidades
#

Descripcin
de la
No Conformidad
No se asegura la medicin de cada Objetivo de
Calidad de manera explcita a travs de
indicadores de gestin especficos.
Aunque se evidencia que los objetivos de calidad
se han distribuido en los procesos y niveles
pertinentes, la medicin del Objetivo de Calidad
No 2 "Posicionar los productos de la CGN como
medios de gestin y consulta por autoridades y
usuarios estratgicos especficos" no se demostr
de manera explcita.
La informacin de entrada para la revisin por la
direccin no incluye todos los aspectos
requeridos.
Los resultados de la revisin por la direccin no
incluyen todas las decisiones y acciones
relacionadas con la mejora del SGC.
En el acta de Revisin por Direccin realizada el
22 de julio de 2010 no se incluy el anlisis de la
conformidad del servicio, (o del Servicio No
Conforme) ni de las "Recomendaciones para la
Mejora".
No se evidencia la identificacin de los cambios
que podran afectar la eficacia, eficiencia y
efectividad del SGC, a partir de los criterios
establecidos,

No se han determinado habilidades funcionales

del personal que realiza labores que afectan la
conformidad del servicio.
No se evidencia el registro del entrenamiento
suministrado a los contratistas
Para el cargo de Subcontadora de Investigacin,
no se evidenci la determinaron las habilidades
funcionales requeridas para el desempeo del
cargo (D2539); solo se han definido habilidades
comportamentales.
Para las Contratistas Ana Mercedes Jurado, Zulay
Muoz e Ingrid Valentn, no se encontr evidencia
del entrenamiento o reentrenamiento
suministrado, ni de su eficacia para lograr la
competencia requerida.

Clasificacin
(Mayor o
menor)

Menor

Menor

Menor

Requisito(s) de
la Norma1

Correccin propuesta y fecha de

implementacin

Anlisis de causas
(indicar las causas raz)

5.4.1

Ajustar el cuadro de mando integral de tal

manera que se evidencie cmo impacta cada
uno de los indicadores de gestin especficos
a los diferentes objetivos estratgicos y de la
calidad de la CGN y de manera puntual al
Objetivo
de
Calidad
No
2.
Fecha: Noviembre 02 de 2010.

No est bien definida la metodologa utilizada a

travs del "Sistema Integral de medicin de
gestin - Manual de indicadores" para alinear los
indicadores actuales a cada Objetivo de Calidad
y lograr una medicin eficiente, eficaz y efectiva
a nivel estratgico, tctico y operativo de la CGN.

5.6.2 /
5.6.3

Plantear una Revisin por Direccin

extraordinaria
y
en
ella:
1) Analizar la no conformidad del producto y/o
servicio (o del Servicio No conforme).
2) Inclur las recomendaciones para la mejora
como elemento de entrada para la revisin
del
SGC.
3) Teniendo en cuenta el anlisis de cambios
que pueden afectar el SGC, evaluar la
viabilidad de aplicacin de los mecanismos de
control y su impacto en el SGC con miras a
mantener
su
integridad.
4) Documentar las decisiones y conclusiones
tomadas.
Fecha: Noviembre 02 de 2010.

6.2.2
.a /b/ c.

Mediante acto administrativo de octubre de

2010 se actualizar en el manual especifico
de funciones y competencias laborales, las
competencias comunes, comportamentales y
las funcionales requeridas para el cargo de
Subcontador General 0008-21 de la
Subcontadura General y de Investigacin.
1) Se realizar el registro de entrenamiento
para
las
contratistas
mencionadas.
2) A los contratos que se suscriban a partir
de la fecha de este plan de mejoramiento,
se incluir una clasula de obligatoriedad
dentro de los contratos de prestacin de
servicios
y rdenes de prestacin de
servicios, relacionada con el tema de
induccin, reinduccin, entrenamiento o
reentrenamiento al objeto contractual y el
supervisor del contrato entregar al
contratista el plan de entrenamiento y
expedir la respectiva certificacin de su
desarrollo y cumplimiento.

El instructivo "Revisin previa del SGC" no

contiene la totalidad de los insumos para revisin
por la Direccin exigidos por la NTCGP 1000:
2009, numeral 5.6.2.

Para la fecha en que se adopt el Manual

Especifico de Funciones y Competencias
Laborales de la Contadura General de la Nacin
se asumieron las competencias comunes y las
competencias comportamentales en forma
general para todo el Manual mediante acto
administrativo 559 de 2005, sin especificar las
correspondientes a cada nivel
de una parte en su mayora, son contratistas que
vienen vinculadas con la CGN desde hace ms
de 3 aos y por otra parte, especficacmente las
contratistas cuyas carpetas fueron revisadas, su
vinculacin se hizo despus de 6 meses de
haber realizado en nuestra entidad su pasanta,
tiempo despus del cual han transcurrido 5 aos.
.

Accin Correctiva propuesta y fecha de

la implementacin
Ajustar la formulacin y evaluacin de
indicadores en la metodologa definida
en el "Sistema Integral de medicin de
gestin-Manual de indicadores" que
permita medir los Objetivos de Calidad
y dems resultados de la gestin de la
CGN, en sus tres niveles estratgico,
tctico y operativo. Fecha: Noviembre
02 de 2010.
Revisar y ajustar el instructivo "Revisin
previa del SGC" y establecer una lista de
chequeo que permita realizar control en
la aplicacin de todos los insumos
necesarios para realizar la revisin por
la Direccin tal como lo estipula la
norma NTCGP1000:2009 en el numeral
5.6.2.
Establecer el mecanismo para que se
documenten las conclusiones y
decisiones tomadas y que estas se
reflejen en el plan de accin, numeral
5.6.3
Fecha: Noviembre 02 de 2010.
1. Se revisar el Manual Especifico de
Funciones y Competencias Laborales y
se actualizar la informacin
correspondiente a las competencias
comunes y comportamentales,
estableciendo, cuando apliquen,
competencias funcionales, para cada
uno de los cargos del personal del
Despacho y todos los de libre
nombramiento y remocin, a noviembre
02 de 2010.
2. Los dems cargos de planta de
personal de la Contadura General de la
Nacin, se actualizarn por niveles de
conformidad con lo establecido en el
Decreto 2539 de 2005. A enero 15 de
2011.
Se revisar y actualizar el instructivo
de contratacin del proceso de gestin
administrativa, asegurando que se
mantengan los registros de induccin y

Aceptacin
de plan
de accin
SI

X
Cerrada

NO
Fecha:
2010-10-14

SI

Aprobado 2010-07-01

Abierta

X
Cerrada

NO
Fecha:
2010-10-14

SI

Abierta

X
Cerrada

NO
Fecha:
2010-10-14

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicar despus de la auditoria nicamente a la empresa y no ser divulgado a terceros sin autorizacin de la empresa.
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Conclusin
sobre la
solucin

Abierta

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11. Registro y Seguimiento de las No Conformidades

#

Descripcin
de la
No Conformidad

No se aplicaron mtodos apropiados para la

medicin del proceso de Tecnologas de
Informacin.
No se tienen indicadores que permitan medir la
gestin del proceso de TI, en lo que se refiere a la
oportunidad y eficacia de la atencin de
requerimientos de desarrollo de software a
usuarios internos o estratgicos

No se realiza el anlisis apropiado de datos.

No se evidenci el anlisis y plan de mejora a
partir de los resultados de las encuestas de
satisfaccin de los usuarios que solicitaron
servicios de apoyo al proceso de Tecnologas de
Informacin. Periodo 2009
La metodologa para el desarrollo de acciones
correctivas y preventivas no establece
lineamientos para el "registro de los resultados" ni
la "revisin" apropiada de la eficacia de las
acciones tomadas.
La metodologa no incluye disposiciones acerca
de la "correccin" para eliminar las No
Conformidades encontradas.
Evidencia; El formato para el registro de las
acciones correctivas no contiene los espacios
para la correccin de las no conformidades.
No se evidenci el registro de resultados ni la
revisin de las acciones correctivas para
solucionar las No conformidades 1 y 2 del proceso
de Consolidacin y #1 del proceso de
Centralizacin de Informacin, detectadas en la
auditora interna de calidad realizada el 21 de julio
de 2010.
En el proceso de Consolidacin de informacin no
se evidencia que se hayan iniciado las acciones
preventivas necesarias ante el riesgo demora en
la produccin de los informes contables

Clasificacin
(Mayor o
menor)

Menor

Menor

Menor

Requisito(s) de
la Norma1

Correccin propuesta y fecha de

implementacin

8.23

Crear un indicador para medir oportunidad y

eficacia de la atencin de requerimientos de
desarrollo de software a usuarios Internos o
Estratgicos. Noviembre 02 de 2010.

8.4

Realizar los anlisis a todas las encuestas de

satisfaccin de los usuarios que solicitaron
servicios de apoyo al proceso de Tecnologas
de Informacin en el ao 2010 y en caso de
que surta un plan de mejora, levantar el
registro respectivo. Fecha: Noviembre 02 de
2010.

8.5.2 /
8.5.3

1) En los formatos "Solicitud de accin

correctiva de la Calidad", "Reporte y manejo
de accin correctiva" y "Reporte y manejo de
accin preventiva de la Calidad" se incluir
espacio
para
diligenciar
correccin.
2) En las acciones correctivas para solucionar
las no conformidades 1 y 2 del proceso de
Consolidacin
de la Informacin se
diligenciar en los respectivos registros el
numeral 6 "Confirmacin de la efectividad de
la
accin
implementada".
3) En el registro de accin correctiva del
proceso de Centralizacin de la Informacin
se incluir la actividad "Anlisis de la
informacin resultante de la encuesta sobre
evaluacin institucional" en los numerales 4, 5
y
6.
4) Realizar la accin preventiva para el
riesgo "Demora en la produccin de informes
contables" para el proceso de Consolidacin
de la Informacin. Fecha: Octubre 19 de
2010.

Anlisis de causas
(indicar las causas raz)

La CGN no consider dejar el registro respectivo,

dado que, Para medir la gestin en lo que se
refiere a la oportunidad y eficacia de la atencin
de requerimientos de desarrollo de software a
usuarios internos o estratgicos se consider
como metodologa el seguimineto al avance de
los requerimientos tratados en las reuniones del
equipo de trabajo ttico (ETT).

Falta aplicacin efectiva

"Anlisis de datos SGC".

del

procedimiento

Accin Correctiva propuesta y fecha de

la implementacin
entrenamiento y de su eficacia, para
toda persona que realice trabajos que
afecten la calidad del servicio. Fecha:
Noviembre 02 de 2010.
1) Incorporar en el Sistema de Gestin
de la Calidad el indicador creado
integralmente en toda la documentacin.
(Tiempo promedio de solucin de
incidencias a Sistemas de inofrmacin
y/o aplicativos )
2) Divulgacin y capacitacin de este
indicador. Fechas para 1) y 2):
Noviembre 02 de 2010.
3) Medicin, divulgacin de resultados y
en caso de que se requieran tomar
acciones para el mejoramiento continuo,
implementarlas. Fecha: Diciembre 16 de
2010.
Fortalecer la interiorizacin y aplicacin
del procedimiento " Anlisis de datos
SGC" en todos los procesos de la CGN.
Presentar informe del anlisis de datos y
plan de mejora a parir de las encuestas
realizadas a los clientes. Fecha: Hasta
noviembre 15 de 2010.

Aceptacin
de plan
de accin

SI

X
Cerrada

NO
Fecha:
2010-10-14

SI

Abierta

X
Cerrada

NO
Fecha:
2010-10-14

SI

Abierta

X
Cerrada

En los procedimientos de "Auditora interna de

calidad", "Acciones correctivas" y "Acciones
preventivas" no se incluyeron las acciones
necesarias para realizar correcciones y sus
respectivos anexos.

Revisin y actualizacin de los

procedimientos involucrados.
Socializacin y realizacin de talleres
con el personal
Evaluacin de la eficacia de la
formacin.
Revisin de todas las acciones
correctivas y preventivas vigentes y
presentacin de informe final
consolidado del estado de las acciones
y del cumplimiento del procedimiento.
Fecha: Octubre 19 de 2010.

NO
Fecha:
2010-10-14

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Conclusin
sobre la
solucin

Aprobado 2010-07-01

Abierta

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Pgina 13 de 13

12. CONCEPTO DEL AUDITOR

Se recomienda otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
X
Se recomienda no otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda renovar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda reactivar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda ampliar / reducir la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda no ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda suspender la Certificacin del Sistema de Gestin
Mantener la Certificacin del Sistema de Gestin
Se recomienda cancelar la Certificacin del Sistema de Gestin
COMENTARIOS: :
De acuerdo con los resultados de la auditora se recomienda otorgar el Certificado de Gestin de la
Calidad segn la Norma NTC GP1000:2009 y el Certificado de Gestin de la Calidad segn la norma
ISO 9001:2008 a la CONTADURA GENERAL DE LA NACIN de acuerdo con el alcance descrito en
el presente informe
Efectuar Auditora de Seguimiento de acuerdo con las disposiciones reglamentarias del ICONTEC.

Nombre auditor lder:

Margarita Mara Becerra Otlora

CONTROL DE AUDITORIAS
Fecha lmite para la prxima auditoria de seguimiento o renovacin, de
acuerdo con el reglamento ES-R-SG-001

FECHA:

2010

10

14

FECHA:

2011

08

29

13. REVISIN Y DECISIN SOBRE LA CERTIFICACIN

Otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
No otorgar la Certificacin del Sistema de Gestin
Renovar la Certificacin del Sistema de Gestin
Reactivar la Certificacin del Sistema de Gestin
Ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin
No ampliar la Certificacin del Sistema de Gestin
Suspender la Certificacin del Sistema de Gestin
Mantener la Certificacin del Sistema de Gestin
Cancelar la Certificacin del Sistema de Gestin
Otra
Nombre:

FECHA:

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