TABLAS

DINMICAS
Ficha insertar grupo tablas

Los informes de tablas dinmicas permiten al usuario resumir

la informacin por categoras y subcategoras, totalizar los valores
para facilitar la toma de decisiones y analizar los datos desde
diferentes puntos de vista, permiten manipular grandes cantidades
de datos y agregar nuevos campos con frmulas personalizadas. Es
muy gil el manejo de los formatos para presentar comparaciones,
facilitan la organizacin y el resumen de datos en bases de datos.

COMPONENTES

DE LAS

TABLAS DINMICAS

Campos de filas: Son los campos de base de datos ubicados en el rea

de Fila, que representan las categoras por las cuales se resume la
informacin.
Campos de columnas: Son los campos de la base de datos ubicados en
el rea de Columnas, que representan las categoras por las cuales se
resume la informacin
Campos de pgina: Son los campos de la base de datos ubicados en el
rea de Pgina, que permiten mostrar los registros que cumplen un
determinado criterio, muy similar al manejo de autofiltros.
Campo de datos: Es el campo de la base de datos ubicado en el rea de
Datos que se va a totalizar, con las funciones para realizar
totales. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, pero
tambin puede contener texto. Los valores numricos de forma
predeterminada utilizan la funcin de SUMA y los valores texto
tienen como funcin predeterminada CONTAR.

Elementos calculados: Son aquellas subcategoras de un campo en el

rea de filas o columnas basadas en frmulas creadas por los usuarios.
Campos calculados: Corresponden a los campos que se crean en el
rea de datos con frmulas creadas por el usuario.

OBJETIVO DE UNA TABLA

DINMICA
El objetivo de la tabla dinmica es aplicar herramientas de anlisis para
la toma de decisiones, (costos, presupuestos, inventarios, ventas) en
bases de datos robustas, grandes o complejas donde la manipulacin y
administracin de la informacin es compleja.

CREAR UNA TABLA

DINMICA
Al crear un informe de tabla o grfico dinmico, se conecta con un
origen de datos y luego se especifica la ubicacin del informe.
1. Seleccionar una celda de la base de
datos.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla
dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.

3. En el cuadro Seleccione una tabla

o un rango; si estaba ubicado en
una celda de la base de datos, el
rango se visualiza en este cuadro,
si la ubicacin es una celda vaca
se debe seleccionar el rango de
celdas o la referencia del nombre de
tabla.

4. Si los datos de origen se encuentran en otro archivo en una fuente

de conexin externa:
Hacer clic en Elegir conexin.
Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones existentes.

Seleccionar en la lista desplegable Mostrar, de la parte

superior del cuadro de dilogo una de las categoras de
conexiones existentes o, Todas las conexiones existentes
(que es el valor predeterminado).
Seleccionar una conexin del cuadro de lista Seleccionar
una conexin y hacer clic en Abrir.

5. En la parte inferior permite activar la ubicacin de la tabla dinmica.

Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo
nueva que empiece por la celda A1, hacer clic en Nueva hoja
de clculo.
Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo
existente, seleccionar Hoja de clculo existente y, a
continuacin, escribir la primera celda del rango de celdas
donde se desea situar el informe de tabla dinmica.
6. Hacer clic en Aceptar.
Excel crea una tabla dinmica en blanco para insertar los campos
en las diferentes ubicaciones.

Para ubicar los campos en la tabla dinmica se debe arrastrar los

Encabezados de las columnas situados en la Lista de Campos de tabla
dinmica con clic sostenido al rea de diseo donde aparecen los
campos de rtulos de fila, columna, o datos, dependiendo de la
informacin requerida.
Ejemplo:
1. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo artculos a rtulos
de fila parte inferior.
2. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo Ciudad a rtulos
de columna.

3. Del cuadro lista de campos, arrastrar el campo cantidad a valores.

En la Lista de Campos el botn

permite cambiar la
forma de visualizacin de los campos y las reas de la tabla dinmica.
Para organizar los campos una vez elaborada la tabla dinmica se
puede dar clic derecho en el nombre de campo en una de las reas y, a
continuacin, seleccionar la opcin Mover y elegir una de las opciones
siguientes:
MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINMICA
Subir

Sube el campo una posicin en el rea.

Bajar

Baja el campo una posicin en el rea.

Mover al principio

Mueve el campo al principio del rea.

Mover al final

Mueve el campo al final del rea.

Mover al filtro de informe

Mueve el campo al rea de filtro de informe.

MOVER CAMPOS EN UNA TABLA DINMICA

Mover a rtulos de fila

Mueve el campo al rea de etiquetas de fila.

Mover a rtulos de
columna

Mueve el campo al rea de etiquetas de

columna.

Mover a valores

Mueve el campo al rea de valores.

CONFIGURACIN
CAMPO

DE

Para cambiar el nombre de un campo se debe situar sobre el rea

de diseo y en la celda del ttulo del campo, ubicarse en la barra de
frmulas y escribir el nuevo nombre o en la ficha Opciones, en el grupo
Campo activo, hacer clic en el cuadro de texto Campo activo, escribir
el nuevo nombre.
Adems se puede modificar el nombre situndose en la celda del
nombre del campo y con clic derecho seleccionar la opcin
Configuracin de campo; esta posibilidad permite
controlar las
diversas configuraciones de formato, impresin, subtotales y filtros
de los campos de un informe de tabla dinmica. As
mismo
obtendremos el
cuadro
Configuracin
de campo en
la ficha
Opciones, en el grupo Campo activo al dar doble clic sobre un nombre
de un campo.
El cuadro Configuracin de campo cambia su aspecto dependiendo de
la ubicacin del campo en el diseo de la tabla dinmica.
Para campos de Fila, Columna o Pgina:
Nombre personalizado: Muestra el nombre del campo actual en el
informe de tabla dinmica, o el nombre del origen si no hay ningn
nombre personalizado
Subtotales
Automticos: Utiliza la funcin predeterminada para el campo.
Ninguno: Muestra el campo sin ningn subtotal.
Personalizados: Habilita la seleccin de una de las funciones
siguientes como subtotal.

FUNCIN
SUMA
CONTAR
PROMEDIO
MX
MN
PRODUCTO
CONTAR

DESCRIPCIN
La suma de los valores. Es la funcin predeterminada de los
valores numricos.
Cuenta las celdas que tengan un valor ya sea numrico o texto
El promedio de los valores.
El valor mximo.
El valor mnimo.
El producto de los valores.
Cuenta las celdas que tengan un valor numrico.

NMEROS

DESVEST

Un clculo de la desviacin estndar de una poblacin, donde la

muestra es un subconjunto de toda la poblacin.

Filtros:
Incluir
nuevos
elementos en el
filtro manual:
Activar o desactivar
esta
casilla
de
verificacin
para
incluir
o
excluir
nuevos elementos en
un informe de tabla
dinmica con un filtro
aplicado.

Diseo e impresin
Mostrar etiquetas de elementos en formato de esquema: Activar
esta casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en
formato de esquema.

Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna

(forma compacta): Activar o desactivar esta casilla de verificacin para
mostrar u ocultar los rtulos del campo siguiente en la misma columna
de forma compacta.
Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo: Si se
habilita esta casilla de verificacin permite mostrar los subtotales en la
parte superior de cada grupo.
Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular: Active esta
casilla de verificacin para ver los elementos de los campos en formato
tabular. Esta configuracin slo afecta a los campos situados en el rea
de rtulos de fila.
Insertar lnea en blanco despus de cada elemento: Activar esta
casilla de verificacin para insertar una lnea en blanco a continuacin de
cada elemento y aumentar el espaciado de elementos como los
subtotales.
Mostrar elementos sin datos: Al activar esta casilla de verificacin
muestra los elementos que no contengan datos.
Para campos de Valores
Nombre de origen:
Indicar el nombre del
campo en el origen de
datos.
Nombre
personalizado:
Muestra
el
nombre
del campo actual en
el informe de tabla
dinmica, o el nombre
del origen si no hay
ningn
nombre
personalizado.

Resumir Por muestra:

Representa la funcin utilizada para el resumen de los datos en los campos de
valor, si se desea modificar, se debe seleccionar nuevamente la funcin.

DEFINIR CAMPOS EN TRMINOS DE %

FUNCIN

RESULTADO
Muestra los valores como la diferencia del valor de

DIFERENCIA DE Elemento base en Campo base.

% DE
% DE LA

DIFERENCIA DE

TOTAL EN
% DE LA FILA
% DE LA

COLUMNA

% DEL TOTAL
NDICE
Funcin

Muestra los valores como un porcentaje del valor de

Elemento base en Campo base.

Muestra los valores como la diferencia de porcentaje

del valor de Elemento base en Campo base.
Muestra los valores de elementos sucesivos en
Campo base como un total.

Muestra el valor de cada fila o categora como

un porcentaje del total de la fila o categora.
Muestra todos los valores de cada columna serie
como un porcentaje del total de la columna serie.
Muestra los valores como un porcentaje del total
general de todos los valores o puntos de datos en el
informe.
Calcula los valores como se indica a continuacin:

Resultado
((valor en celda) x (Suma total de sumas totales))
/ ((Suma total de fila) x (Suma total de columna))

Ejercicio:
Determinar en trminos de %, las ventas por ciudad, para cada artculo.
1. En la tabla dinmica sobre el campo cantidad que se encuentra en
la seccin valor, hacer clic sobre la flecha desplegable.
2. Del men contextual seleccionar configuracin del campo valor.

3. En la ventana configuracin del

campo valor, hacer clic sobre la
pestaa mostrar valores como.
4.
De
la
lista
desplegable
seleccionar % de la fila.
5. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

De esta forma la tabla dinmica esta en trminos de porcentaje (%)

determinando que del 100% de los discos duros, en Bogot se ha
vendido el 44.44%

Agrupar y desagrupar datos

Esta opcin le permite agrupar por nmeros o textos una seccin de la
tabla dinmica.
Desagrupar celdas
1. Seleccionar todo el rango de celdas o clic en el rtulo
del campo artculos2.
2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar del men desagrupar
o en la ficha Opciones dar clic en Desagrupar que se encuentra en el
grupo de opciones Agrupar.

Se pueden agrupar los elementos de los campos para generar nuevos

subconjuntos de valores de resumen adicionales. Los niveles de
agrupamiento varan de acuerdo con el tipo de datos que se utiliza:

Agrupar elementos numricos

1. Seleccionar el campo numrico en el informe de tabla de dinmica
que se desea agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar
campos.
3. En el cuadro Comenzar en, escribir el primer elemento que se
desee agrupar.
4. En el cuadro Terminar en, escribir el ltimo elemento que se
desee agrupar.
5. En el cuadro Por, escribir un nmero que represente el intervalo
incluido en cada grupo.

Agrupar fechas u horas

1. Seleccionar el campo de fecha u
hora en el informe de tabla
dinmica que se desea agrupar.
2. En la ficha Opciones, en el grupo
Agrupar, hacer clic en Agrupar
campos.
3. Escribir la primera hora o fecha
que se desee agrupar en el
cuadroComenzar en y la ltima en
el cuadro Terminar en.
4. En el cuadro Por, hacer clic en uno o
ms perodos de tiempo para los
grupos. La opcin de das en la
parte inferior permite determinar el
Nmero exacto.

AGRUPAR ELEMENTOS SELECCIONADOS

Seleccionar los elementos del informe de tabla dinmica que
se deseen agrupar; para ello, hacer clic en los elementos y
arrastrarlos o presionar la tecla <Ctrl> o MAYS mientras se hace
clic en los elementos.
En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Agrupar
seleccin.
Ejemplo
1. En la tabla dinmica seleccionar el rango de celdas
que corresponde a memorias.
2. Hacer clic derecho del mouse y seleccionar Agrupar, o en la
ficha
Opciones dar clic en Agrupar seleccin que se encuentra
en el grupo de opciones Agrupar.

3. Se crea un nuevo campo a la izquierda llamado artculos2,

y un grupo llamado Grupo1. Cambiar el rtulo artculos2 por
Tipo Artculo, y el rtulo Grupo 1 por Memorias simplemente
ubicando el cursor en la celda con el rtulo y sobrescribir.
Desagrupar
elementos
Seleccionar los
desagrupar.

elementos

que

se

deseen

En la ficha Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en

Desagrupar. Tambin estas opciones de agrupamiento se pueden
realizar dando clic
derecho sobre el
desagrupar.

campo

agrupar o

MOSTRAR
DETALLES

U OCULTAR LOS
DE UN INFORME

Cuando existen diferentes categoras en los campos de fila o en los

campos de columna, es posible expandir o contraer hasta cualquier
nivel de detalle de los datos, e incluso todos los niveles en una sola
operacin. Si solo se tiene un campo, la opcin Expandir, permite
activar nuevos campos en el rea correspondiente.

Para expandir o contraer un campo se puede ubicar en la Ficha

Opciones de Tablas Dinmicas, en el Grupo Campo Activo y
seleccionar la opcin Expandir todo el Campo o Contraer todo el
campo segn corresponda. Tambin es viable si se da doble clic
sobre la categora del elemento situado en el rea de fila o
columna o utilizando el clic derecho del mouse sobre el
elemento
y seleccionar la opcin Expandir/Contraer con las
siguientes alternativas:
Para ver los detalles del elemento actual, hacer clic en
Expandir. Para ocultar los detalles del elemento actual,
hacer clic en Contraer.
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, hacer
clic en
Expandir todo el campo.
Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo,
hacer clic en Contraer todo el campo.
Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, hacer
clic en
Expandir hasta "<nombre del campo>".
Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel,
hacer clic en
Ocultar hasta "<nombre del campo>".

FORMATOS DE
TABLA DINMICA
Si se desea aplicar un formato a la tabla dinmica, estando en
una celda del rea del diseo, hacer clic en la ficha Inicio, del
grupo Estilos y en la opcin Dar formato como tabla
y
seleccionar un modelo.

Para dar un formato al rea de valores se puede utilizar el

cuadro Configuracin de Campo en la opcin Formato de
Nmero, si se est ubicado en una celda de esta rea, o tambin
es posible seleccionar las celdas a formatear y en la ficha Inicio en
el grupo Estilos, seleccionar la opcin Estilos de Celdas.

ORDENAR CAMPOS

EN

TABLAS DINMICAS

La opcin ordenar, permite organizar la informacin de

acuerdo al tipo de datos del campo, ubicado en cualquier rea
de la tabla dinmica.
As mismo la opcin Ordenar activa un cuadro de dilogo que
permite organizar los elementos de un nivel en una forma que
sean fciles de entender.

En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realizar uno

de los siguientes procedimientos:
Se debe ubicar sobre el rea a organizar, luego dar clic en los
conos Orden ascendente
u Orden descendente
para ordenar
un campo de la tabla dinmica. De acuerdo al tipo de datos se
organizan los datos en la tabla.
Para organizar tambin se puede utilizar la ficha Opciones, en el
grupo Ordenar, para esto se deben realizar uno de los siguientes
procedimientos:
Si el campo es de tipo Texto
Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en
Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, hacer clic en
Ordenar de Z a A.
Si el campo es de tipo Numrico
Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en
Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, hacer clic en
Ordenar de mayor a menor.

Si el campo es Fechas y Horas

Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en
Ordenar de ms antiguos a ms recientes.
Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, hacer clic en
Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

ACTUALIZAR TABLA
DINMICA
Esta opcin permite actualizar el contenido de la tabla dinmica
para que refleje los cambios en los datos de origen
correspondiente. Si la tabla dinmica est basada en datos
externos, al actualizarla se ejecutar la consulta para recuperar
los datos nuevos o los que hayan cambiado.

Con el teclado se pueden presionar las teclas <Alt> <F5> para

actualizar los datos.

CAMBIAR

ORIGEN DE DATOS

Si se aumentan registros o eliminan registros en la base de datos

que origina la tabla dinmica, se debe volver a seleccionar el origen
de datos.

Para modificar el rango de origen de los datos se

debe:
- En la ficha Opciones, en el grupo Datos, hacer clic en
Cambiar origen de datos y luego en Cambiar origen de
datos. Aparecer el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos
de tabla dinmica.
Para usar una tabla o rango de celdas diferente de Microsoft Office
Excel, hacer clic en Seleccione una tabla o rango y luego
especificar la primera celda en el cuadro de texto Tabla o rango.
- Para usar una conexin diferente, hacer clic en Utilice una
fuente de datos externa y luego en Elegir conexin.
- Se mostrar el cuadro de dilogo Conexiones
existentes.
- En la lista desplegable Mostrar, situada en la parte superior del
cuadro de dilogo, seleccionar la categora de conexiones para
la que desea elegir una conexin o seleccionar Todas las
conexiones existentes (opcin predeterminada).
- Seleccionar una conexin del cuadro de lista
una conexin y, a continuacin, hacer clic en Abrir.

Seleccione

ACCIONES

EN LA TABLA DINMICA

Si se requiere quitar todos los campos ubicados en el diseo de la

tabla dinmica, se debe dar clic en la ficha Opciones, en el grupo
Acciones, en la opcin Borrar Todo. Si en el campo de pgina hay
filtros activos la opcin Borrar Filtros del Grupo Acciones en la
ficha Opciones, quita los filtros mostrando nuevamente todos los
registros en el informe de tabla dinmica.

Para seleccionar informacin de una tabla dinmica se

debe:
Situar el puntero del mouse en la esquina superior del campo
hasta que cambie a una flecha descendente
y, a continuacin,
hacer clic.
En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, hacer
clic en Seleccionar y, a continuacin, hacer clic en lo que se
desee seleccionar:
Etiquetas y datos
seleccionar ambos.

para

Datos
para seleccionar slo los valores de
los elementos.
Etiquetas
elementos.

para seleccionar slo los rtulos de los

Si se desea cambiar la posicin de la tabla dinmica se debe

activar la Ficha Opciones en el Grupo Acciones y opcin
Mover Tabla dinmica, donde en el cuadro de dilogo se puede
cambiar la celda de inicio de la tabla dinmica si se quiere ubicar en
la misma hoja, o seleccionar la opcin Hoja nueva, para insertar
una nueva hoja con la tabla dinmica.

ELEMENTOS
DINMICAS

CAMPOS

CALCULADOS EN

TABLAS

Elemento Calculado: Es una categora adicional de un

campo de una tabla dinmica, situado en el rea de filas o
columnas que utiliza una frmula que haya creado el usuario.
Campos Calculados: Es un campo ubicado en el rea de
datos en la tabla dinmica que utiliza una frmula que se haya
creado. Los campos calculados pueden ejecutar clculos utilizando el
contenido de otros campos de la tabla dinmica.

Para crear un elemento calculado a un campo:

1. Si los elementos del campo estn agrupados, en la ficha
Opciones, en el grupo Agrupar, hacer clic en Desagrupar.
2. Hacer clic en el campo donde se desee agregar el elemento
calculado.
3. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer
clic en
Frmulas y, seleccionar la opcin Elemento calculado.
4. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el elemento
calculado.
5. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el elemento, en la
cual se pueden utilizar operadores y expresiones como en la
hoja de clculo iniciando con el =. Pueden utilizarse constantes
y hacer referencia a los datos de
la
tabla dinmica
(elementos), pero no pueden utilizarse referencias de celda
o nombres, posteriormente hacer clic en Agregar.

Para crear un campo calculado a un campo:

1. Hacer clic sobre un
tabla dinmica.

campo en el rea de datos del informe de

2. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer

clic en
Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Campo calculado.
2. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el
campo.
3. En el cuadro Frmula, escribir la frmula para el campo, en las
cuales se pueden utilizar operadores y expresiones como en
la
hoja
de clculo iniciando con el =. Pueden utilizarse
constantes y hacer referencia a los datos de
la
tabla
dinmica (elementos), pero no pueden utilizarse referencias de
celda nombres.
5. Hacer clic en Agregar.

Para modificar un elemento o campo calculado, hacer clic en

Frmulas que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha
Opciones, a continuacin, hacer clic en Elemento o Campo
calculado, en el cuadro nombre seleccionar de la lista el nombre
del campo a modificar y luego en el campo Frmula cambiar la
frmula.

Si se tienen varios elementos o frmulas calculados, ajustar el

orden de clculo haciendo lo siguiente:
1. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer
clic en
Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Orden de resolucin.
2. Hacer clic en una frmula y, posteriormente, hacer clic en Subir
o en
Bajar.
Para mostrar una lista de todas las frmulas utilizadas en el informe
de tabla dinmica actual.
En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, hacer
clic en
Frmulas y, a continuacin, hacer clic en Crear lista de
frmulas.
En Opciones de Tabla dinmica el ltimo grupo Mostrar u Ocultar
permite activar o desactivar la lista de campos, los botones para
expandir o contraer elementos y los rtulos de los campos.

GENERAR UN GRFICO
DINMICO
Los grficos dinmicos se pueden basar sobre tablas
dinmicas para observar los informes de una manera diferente,
ms clara y concisa.
1. Ubicarse
datos.

en

la

base

de

2. En la ficha insertar, en el grupo tablas, seleccionar de la

flecha desplegable tabla dinmica, grfico dinmico.

3. Aparecer una ventana en la cual se puede seleccionar el

origen de lo que se desea representar o bien de una base
de
datos externa, seleccionar el botn de opcin.

Seleccionar una tabla o rango y el botn de opcin nueva

hoja de clculo y hacer clic sobre el botn Aceptar.

4. Arrastrar el campo cantidad al rea de valores.

5. Arrastrar el campo artculos al rea de campos de ejes x.