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INFORMATICA II

SECCION 1101

Septiembre de 2015

Hoja electrnica o de clculo


Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador
los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir
variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As, si
empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3,
y as sucesivamente.
Un libro de trabajo est formado por una o varias hojas. En principio constar slo
de 1 hoja aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la
parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de
trabajo. Cada una de ellas, segn se vayan agregando, sern nombradas de la
forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por
ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran
agruparse en un solo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que

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trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u


operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576
filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un


conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el


nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila,
por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la
celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo
explicado anteriormente.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con
sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms
remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa,
y columna activa, columna de la celda activa.
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Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un


bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los
rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir
un rango.

TIPOS DE DATOS
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una
explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico sobre
los tipos de datos .
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica
bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece a continuacin:

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Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botn S o rechazar utilizando el botn No.
Dependiendo del error variar el mensaje que se muestra.
SELECCIN DE CELDAS
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con
Excel 2013, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos
que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos
de seleccin ms utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero
del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar CELDAS o realizar otra
operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste
en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuacin:

Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella.
Seleccin de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del


ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del
ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y
vers cmo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian
de color.
Tambin puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda
X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantn pulsada la tecla Mays (Shift) y
luego pulsa la otra.
Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la
columna a seleccionar.
Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

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Seleccin de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin de teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no
hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados
en la hoja basta para tenerla seleccionada.
AADIR A UNA SELECCIN
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva
seleccin manteniendo pulsada la teclaCTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo,
podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic
sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIN
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin
sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la
tecla MAYS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.

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Componentes de la pantalla principal de la hoja de clculo electrnica.


1.- Botn de control.
2.- Barra de herramientas de acceso rpido.
3.- Barra de ttulo.
4.- Botn de ayuda.
5.- Botn de opciones de presentacin de la
cinta de opciones
6.- Botn de minimizar.
7.- Botn de restaurar.
8.- Botn de cerrar.
9.- Botn opcin archivo.
10.- Barra de mens principal.
11.- Iniciar sesin
12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra de frmulas.

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15.- Botn de insertar funcin.


16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.
20.- Barra de navegacin de hojas.
21- Hoja activa.
22.- Indicador de hojas.
23.- Barra de desplazamiento horizontal.
24.- Barra de desplazamiento vertical.
25.- Barra de estado.
26.- Modos de presentacin de la hoja de
clculo
27.- Zoom.

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Ventajas de las Hojas Electrnicas


Al utilizar las hojas electrnicas de clculo, tenemos una gran ventaja para realizar
operaciones o clculos matemticos, estadsticos y financieros con mucha rapidez
y exactos. Con este software podemos elegir varias celdas para hacer
correcciones de manera automtica y con facilidad; adems nos ofrece la
capacidad de simplificar las formula complejas y de aplicar un formato
personalizado si as lo requerimos.
Debido a su organizacin de los datos se facilita el anlisis y la representacin de
los resultados en forma grfica, a su vez mediante el proceso de impresin se
obtienen reportes de toda o gran parte de la informacin, adems, nos ofrece una
gran interface o se ven claramente los datos que estemos procesando, esto ayuda
a la comprensin de los datos por parte del usuario.

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Aplicaciones.
Debido a las grandes ventajas que nos ofrecen las hojas electrnicas de clculo,
se ha diversificado su uso, desde su origen se centraba en el rea de econmica
pero con el paso del tiempo, su aplicacin se ampli a actividades como ventas,
finanzas, contabilidad, estadstica, industria, educacin, ingeniera, medicina y
cualquier campo en el que se manejen datos.

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