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Lista para validacin de datos en Excel

Cuando compartes tus libros de Excel con otras personas y ellos introducen informacin
en las hojas que has preparado con tanto esfuerzo, es de suma importancia validar los
datos de manera que puedas prevenir cualquier error con las frmulas o alguna
interpretacin equivocada al momento de realizar un anlisis de la informacin.
Afortunadamente Excel tiene herramientas de validacin de datos que nos permitirn
validar la informacin al momento que es introducida en una celda. Este grupo de
comandos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
En esta ocasin centraremos nuestra atencin en una de las opciones de la Validacin de
datos que es conocida como la lista de validacin de datos y que convierte una celda
comn en una lista de opciones de las cuales el usuario podr elegir alguna.

Beneficios de la lista de validacin


Antes de explicar la creacin y uso de las listas de validacin de datos, me gustara dar
un ejemplo de los beneficios de utilizar este tipo de control. Supongamos que has
compartido tu libro de Excel con varias personas y les has pedido que en una celda
ingresen su da favorito de la semana.
Imaginemos que el da mircoles es el da favorito de 5 personas, pero han ingresado el
nombre de diferentes maneras:

Mircoles
Miercoles
Mercoles
Miercole
Miecoles

Si tuviramos que contar la cantidad de personas que han ingresado el da mircoles


como su da favorito, sera imposible de hacerlo con frmulas porque cada cadena de
texto es diferente y Excel no podra ayudarnos fcilmente con esta tarea.
Para nuestro ejemplo la solucin sera realizar un anlisis visual para homologar los
datos, pero si tuviramos un caso donde fuera necesario revisar la respuesta de cientos o
miles de usuarios, estaramos frente a un problema que podramos haber evitado.
Las listas de validacin de datos en Excel son de mucha utilidad para evitar que un
usuario introduzca cadenas de texto con errores de captura y en su lugar le permite
elegir una opcin dentro de un listado de opciones. De esta manera se evita cualquier
error en el ingreso de la informacin que podra ser costoso posteriormente.

Crear una lista desplegable en Excel


Las listas de validacin de datos son ampliamente conocidas como listas desplegables
ya que al seleccionar la celda que contiene dicha lista, se mostrar un control en su

extremo derecho que al pulsarlo desplegar la lista de valores disponibles. La siguiente


imagen muestra un ejemplo de una celda que contiene una lista desplegable con los das
de la semana.

Para crear una lista de validacin de datos como la anterior debemos seleccionar la
celda que contendr la lista. Posteriormente debemos ir a la ficha Datos y hacer clic
sobre el comando Validacin de datos.

Esto abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers asegurarte de


seleccionar la pestaa Configuracin y en la primera lista desplegable debers
seleccionar la opcin Lista.

Posteriormente, en el recuadro Origen, podrs colocar los valores de la lista desplegable


separndolos por una coma. Algo importante a resaltar en este paso es que, si en tu pas
se utiliza el punto y coma (;) como el separador de listas, entonces debers separar los
valores de la lista con dicho carcter.

Una vez que has ingresado todos los valores de la lista, debers hacer clic en el botn
Aceptar y se vern reflejados los cambios en la celda.

El ingreso de texto manual sobre la celda que contiene la lista desplegable seguir
siendo posible, pero si se ingresa un valor diferente a los valores de la lista, se mostrar
un mensaje de error como el siguiente:

Lista desplegable con valores de un rango


Utilizando el mtodo anterior podemos crear cualquier lista que necesitemos, pero si la
lista tiene muchos elementos, ser un tanto ineficiente el ingresar todas las opciones en
el cuadro de Origen.
Una alternativa que tenemos para indicar los valores de una lista es colocarlos dentro de
una hoja de Excel y especificar dicho rango de celdas dentro del cuadro Origen. Excel

tomar los valores de las celdas indicadas y los integrar como las opciones de la lista
desplegable.
En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado los das de la semana bajo la
columna E de la hoja. El rango con los cinco das de la semana que deseo incluir en la
lista es E1:E5 y ser la referencia que introducir como el Origen de la lista.

Lista desplegable con rangos nombrados


Una tercera alternativa para definir los valores de la lista desplegable es utilizar un
rango nombrado. Si no sabes lo que es eso, te recomiendo leer el artculo Asignar
nombres a celdas o rangos. En la siguiente imagen puedes observar que he colocado los
das de la semana en el rango A1:A5 y lo he nombrado como Semana.

Al momento de crear la lista de validacin podremos indicar el nombre del rango como
el origen de los datos de la siguiente manera:

El resultado ser exactamente el mismo que con las alternativas descritas anteriormente
y a final de cuentas tendremos una celda con una lista desplegable con los cinco das de
la semana que hemos definido.

Celda con lista desplegable


Hablemos ahora sobre una de las opciones que se muestran al momento de definir
nuestra lista desplegable y me refiero a la opcin Celda con lista desplegable.

Esta opcin es la que habilita la lista desplegable al momento de seleccionar una celda
que contiene la validacin de datos. Por lista desplegable nos referimos al botn con una
flecha que aparece en el extremo derecho de la celda y que nos permite desplegar las
opciones de la lista.
Si removemos la seleccin de esta opcin, la celda seguir validando los datos pero no
permitir al usuario ver las posibles opciones. La realidad es que para la gran mayora
de los casos, queremos dejar esta opcin seleccionada.

Omitir blancos en la lista desplegable

Otra opcin que tenemos al momento de definir nuestra lista desplegable es la de Omitir
blancos la cual funciona de manera peculiar y es probable que te confundas un poco
cuando hagas algunas pruebas. Mi recomendacin es dejar siempre seleccionada esta
opcin pero si quieres saber un poco ms sobre las implicaciones de quitar dicha
seleccin, entonces sigue leyendo.
En primer lugar, cuando dicha opcin est seleccionada, es posible entrar en el modo de
edicin de una celda que tiene una lista desplegable, pulsar la tecla Entrar sin ingresar
texto y Excel dejar la celda en blanco. En caso de que no lo sepas, el modo de edicin
de una celda se puede activar de tres maneras posibles: al seleccionar una celda y hacer
clic en la barra de frmulas, al hacer doble clic sobre la celda o al seleccionar una celda
y pulsar la tecla F2.
Si desmarcamos la opcin Omitir blancos, al entrar al modo de edicin de la celda que
contiene la lista desplegable, si pulsamos la tecla Entrar sin haber introducido texto
alguno, se mostrar un mensaje de error indicndonos que hemos ingresado un valor no
vlido.
Este es el primer comportamiento de la opcin Omitir blancos sobre las celdas que
tienen una lista de validacin de datos. Pero existe otro comportamiento muy peculiar
para aquellas listas que fueron creadas con un rango nombrado y lo mostrar a
continuacin.
En la siguiente imagen tengo una lista en la celda C1 la cual fue creada basndome en el
nombre de rango Semana que a su vez hace referencia al rango A1:A5. Sin embargo, en
este ejemplo el rango tiene vaca la celda A3 y por lo tanto la lista desplegable se
muestra de la siguiente manera:

Antes de hacer la prueba te mostrar la configuracin de la lista de validacin de datos


de la celda C1.

La opcin Omitir blancos est seleccionada y el origen es el rango nombrado Semana.


Ahora observa lo que sucede si introduzco el valor Domingo en la celda C1.

Esto sucede porque el rango Semana tiene una celda vaca, lo cual abre la posibilidad
de introducir cualquier otro valor que tomar el lugar de dicha celda vaca y Excel
nos dejar hacerlo sin enviar alguna alerta. Si quiero evitar este problema, debo ir a la
configuracin de la lista y desmarcar la opcin Omitir blancos.

Si vuelvo a intentar ingresar manualmente la cadena de texto Domingo, Excel mostrar


un mensaje de error:

Recuerda que he descrito dos comportamientos diferentes de la opcin Omitir blancos.


El primero aplica para todo tipo de listas desplegables, pero el segundo lo vers
reflejado solamente en las listas que tienen un rango nombrado como su origen.
La realidad es que pocas veces te vers frente a este tipo de situaciones tan peculiares,
pero es importante conocer el significado de dichas configuraciones al momento de
crear listas de validacin de datos. En la gran mayora de los casos, lo mejor ser dejar
seleccionadas tanto la opcin Omitir blancos como la opcin Celda con lista
desplegable.

Remover lista de validacin de datos

Finalmente te mostrar cmo remover una lista de validacin de datos de una celda. Lo
primero ser seleccionar la celda que contiene la lista y en seguida pulsar el comando
Validacin de datos para abrir las opciones de configuracin de la lista. Para remover la
lista de la celda debers seleccionar la opcin Cualquier valor y pulsar el botn
Aceptar.

Con esto la celda dejar de tener validacin de datos y se comportar de la misma


manera que el resto de las celdas de la hoja.
No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar la funcionalidad de validacin
de datos a nuestras hojas de Excel, en especial las listas desplegables que nos evitarn
muchos problemas ya que solo permitirn el ingreso de valores previamente validados.