Introduccin a la Administracin Gerencial

ndice

Unidad 1 Introduccin a la Administracin Gerencial.3

1.1
Concepto de la Administracin gerencial..4
1.1.1 Nivel estratgico, tctico y operativo en la organizacin.5
1.1.2 Funciones del Administrador en la organizacin9
1.1.3 Relacin del Administrador Gerencial con las reas bsicas de la empresa..10
1.2
Concepto, fases y etapas del proceso administrativo.12

UNIDAD 1 INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN GERENCIAL

HISTORIA DE LA ADMINISTRACION DE GERENCIAL

Frederick Taylor y Henry Fayol (padres de la teora de la administracin moderna).
Plantearon los principios de la Administracin:

Planeacin
Organizacin
Direccin
Ejecucin
Control

En los aos 50s: Teora de los procesos estratgicos. Se inicia la definicin de las
variables estratgicas, Misin, Visin, Valores.
En los Aos 60s: La estrategia tena una acepcin de planes estratgicos donde lo
ms importante era saber el qu hacer y conocer. Hacia dnde se quera llegar,
como un objetivo de la gerencia.
En los Aos 70s: Teora de la Calidad (William Demin y Kaoru Ishikawa). Se
establecieron los grupos de calidad. La Estrategia fue la Calidad.
En los Aos 80s: Managment by Quality: Busca una gestin integral, que empieza a
enfocarse en el proceso, por medio del cual se obtiene la calidad y la capacidad de
competencia. Surge la ventaja competitiva o el diamante competitivo (Michael Porter,
Peter Drucker, Bill Crosby, Juran, y otros).
En los Aos 90s: Teoras con el tringulo de la gerencia (MichaelPorter) que hace
ms explcita la ventaja competitiva ,donde la estrategia estaba orientada a la
gerencia desde un punto de vista interno ya la ventaja competitiva vista por el cliente
desde un punto de vista externo.
Hacia el ao 1997 aparece el BALANCES CORE CARD (Rober Kaplany David
Norton).

Dicho mtodo es un cuadro que establece indicadores que califican el avance de la

estrategia, entendiendo la estrategia como una visin integral de satisfaccin de
objetivos internos y externos al cliente, a los empleados, a los productos ya los
accionistas.
1.1 Concepto de la Administracin Gerencial
La administracin Gerencial se puede definir como el proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el
conocimiento, etc.) una organizacin con el fin de lograr de alcanzar metas
establecidas. La definicin etimolgica de la palabra Administracin deriva
del latn AD MINISTRARE, donde Ad significa al y MINISTRARE significa servicio
de.
Dicha organizacin se dividir en diferentes "reas" de administracin segn sean
sus necesidades, a continuacin se enlistan algunos ejemplos de las reas
administrativas que apareceran en una empresa:
-Administracin financiera.
-Administracin comercial.
-Administracin de produccin.
-Administracin de recursos humanos

1.1.1 Nivel Estratgico, Tctico Y Operativo En La Organizacin.

El Plan Estratgico
4

Un plan estratgico es una visin general de alto nivel del negocio completo, su
visin, objetivos y valores. Este plan es la base fundamental de la organizacin y
dictar las decisiones a largo plazo. El alcance del plan puede ser de dos, tres,
cinco o incluso diez aos.
Los gestores de cada nivel se basarn en el plan estratgico para guiar sus
decisiones. Tambin influir la cultura dentro de la organizacin y cmo interactuar
con los clientes y con los medios de comunicacin. Por lo tanto, el plan estratgico
debe mirar hacia adelante, ser robusto pero flexible, y estar enfocado a acomodar
el crecimiento futuro.
Los componentes claves de un plan estratgico son:
1. Visin
Dnde quiere estar la organizacin dentro de cinco aos? Cmo quiere
influenciar el mundo? Estas son algunas de las preguntas que debe preguntarse
cuando perfile la visin de su organizacin. Est bien si esta visin es grandiosa e
idealista. Si hay un lugar para aadir algo de romanticismo en un plan, es aqu.
Aferrarse a ambiciones como dejar una huella en el Universo (Apple/Steve Jobs)
es aceptable, como lo es la versin ms realista de crear la compaa ms
centrada en el cliente de la Tierra (Amazon).
2. Misin
La declaracin de la misin es un punto de vista ms realista de la finalidad y las
ambiciones de la compaa. Por qu existe la empresa? Qu intenta conseguir
durante su existencia? Una empresa de ropa puede querer traer alta moda urbana
a las masas, mientras que una empresa sin nimo de lucro puede querer erradicar
la polio.
3. Valores
Inspirar. Llegar ms alto y ms all. Innovar. Rezumar pasin. Mantenerse
humilde. Divertirse. Estos no son fragmentos de un discurso motivacional, sino los
5

valores de Fab.com. como Fab, cada organizacin tiene sus propios valores. Estos
valores guiarn a los gestores e influenciarn el tipo de empleados que contrate. No
hay una plantilla en la que apoyarse cuando liste sus valores. Puede escribir un
ensayo de 1000 pginas, o algo tan sencillo como el No ser Malvado de Google
todo depende de usted.
Como puede ver, realmente no hay reglas para escribir el plan estratgico perfecto.
Es un documento abierto y vivo que crece con la organizacin. Puede escribir lo
que quiera en l, mientras que dicte el futuro de su organizacin. Si busca
inspiracin, slo tiene que buscar la declaracin de valores/misin/visin de sus
empresas favoritas en Google.
El Plan Tctico
El plan tctico describe las tcticas que la organizacin planea utilizar para
conseguir las ambiciones descritas en el plan estratgico. Es un documento a corto
plazo (p.e. con un mbito de menos de un ao), de bajo nivel que descompone las
amplias declaraciones de misin en trozos ms pequeos y ejecutables. Si el plan
estratgico es una respuesta al Qu?, el plan tctico responde al Cmo?
La creacin de planes tcticos se lleva a cabo normalmente por gestores de medio
nivel.
El plan tctico es un documento muy flexible; puede contener cualquier cosa y todo
lo necesario para conseguir las metas de la organizacin. Dicho esto, hay algunos
componentes compartidos por la mayora de planes tcticos:

1. Metas Especficas con Fechas Lmite

Suponga que el propsito de su organizacin es convertirse en el distribuidor ms
grande de zapatos de la ciudad. El plan tctico partir esta gran ambicin en metas
6

ms pequeas y procesables. Las metas debern ser muy especficas y establecer

plazos lmite para fomentar la accin expandirse a dos tiendas dentro de tres
meses, crecer al 25% por cuatrimestre, o aumentar los ingresos a $1mn dentro de
seis meses, y as sucesivamente.
2. Presupuestos
El plan tctico debe listar los requisitos presupuestarios para conseguir las metas
especificadas en el plan estratgico. Este debe incluir el presupuesto para contratar
personal, marketing, suministros, fabricacin, y ejecutar las operaciones del da a
da de la empresa. Listar los flujos de salida y de entrada tambin es una prctica
recomendada.
3. Recursos
El plan tctico debe listar todos los recursos de que pueda disponer para conseguir
los objetivos de la organizacin. Debe incluir recursos humanos, IP, recursos de
caja, etc. De nuevo, se aconseja ser altamente especfico.
4. Marketing, Financiacin, etc.
Por ltimo, el plan tctico debe listar la estrategia inmediata de marketing,
suministros, financiacin, fabricacin, distribucin, y PR. Su mbito debe estar
alineado con las metas descritas arriba.
El Plan Operativo
El plan operativo describe el da a da de conducir la empresa. El plan operativo
traza una hoja de ruta para lograr los objetivos tcticos dentro de un plazo realista.
Este plan es muy detallado y hace nfasis en los objetivos a corto plazo.
Incrementar las ventas a 150 unidades/da, o contratar 50 nuevos trabajadores,
son ambos ejemplos de objetivos de planes operativos.
Crear el plan operativo es responsabilidad de los gestores y supervisores de bajo
nivel.

Los planes operativos pueden ser de un solo uso, o de uso continuo, como se
describe a continuacin:
1. Planes de Uso nico
Estos planes son creados para eventos/actividades que slo ocurrirn una vez.
Esto puede ser un programa de ventas, una campaa de marketing, un proceso de
seleccin, etc. nicos y de carcter excepcional. Los planes de Uso nico suelen
ser muy especficos.
2. Planes Permanentes
Estos planes pueden utilizarse en mltiples configuraciones de forma permanente.
Los planes permanentes pueden ser de varios tipos, a saber:
- Polticas: Una poltica es un documento general que dicta cmo los gestores
deben abordar un problema. Influye en la toma de decisiones a nivel micro. Planes
especficos

sobre

contratacin

de

trabajadores,

finalizar

la

relacin

con

proveedores, etc. son ejemplos de polticas.

- Reglas: Las reglas son normativas especficas segn las cuales la empresa
funciona. Las reglas tienen un carcter rgido y deben ser cumplidas rigurosamente.
No fumar dentro de las instalaciones, o Los empleados deben presentarse a las 9
a.m., son dos ejemplos de reglas.
- Procedimientos: Un procedimiento describe un proceso paso a paso para alcanzar
un objetivo determinado. Por ejemplo: la mayora de las organizaciones tienen
directrices detalladas para contratar o dar formacin a los trabajadores, o para el
suministro

de

materias

primas.

Estas

directrices

pueden

ser

llamadas

procedimientos.
Los planes permanentes son creados con un carcter ad-hoc pero pueden repetirse
y ser cambiados segn sea necesario.

Los planes operativos alinean el plan estratgico de la empresa con el da a da de

la empresa. Aqu es donde lo macro se encuentra con lo micro.
Dirigir una empresa de xito requiere prestar igual atencin tanto a los objetivos
generales, como a los objetivos que deben cumplirse diariamente, de ah la
necesidad de una compleja planificacin.
1.1.2 Funciones Del Administrador En La Organizacin.

La funcin de un administrador depende de la compaa en la que trabaja. Sin

embargo, habilidades generales deben de existir que apliquen a la mayora de los
administradores en varias organizaciones. Uno de los deberes principales de un
administrador es asegurar que la organizacin opere con eficiencia. Esto requiere
que tenga un grupo de caractersticas para que pueda administrar a diferentes
personas y situaciones dentro de la organizacin. Las habilidades especficas,
esenciales para un administrador efectivo, incluyen buena comunicacin y que sea
organizado.

Definicin y funciones de la administracin

Podemos definir a la administracin como un proceso en el cual el administrador

desempea las funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de
personal, direccin y control, para alcanzar con eficiencia los objetivos de la empresa
mediante el diseo, creacin y mantenimiento de un ambiente laboral en el que las
personas puedan trabajar en equipo.

La administracin es aplicable en todo tipo de empresa u organizacin, y por todos

los administradores en cada uno de los niveles de la misma para alcanzar las metas
de sus departamentos y ultimadamente las metas comunes de la organizacin de la
manera ms eficiente, para as alcanzar rendimientos ptimos. Los administradores
deben, pues, utilizar sus recursos buscando siempre la mayor eficacia y eficiencia.

1.1.3 Relacin del administrador Gerencial con las reas bsicas de la

empresa.
En la actualidad, existe consenso, entre muchos autores, al sealar que el
trmino gerencia se puede definir como un proceso que implica la coordinacin de
todos los recursos disponibles en una organizacin (humanos, fsicos, tecnolgicos,
financieros

conocimientos),

para

de administracin (planificacin,

que

travs

del

proceso

organizacin, direccin y control)

se

logren objetivos previamente establecidos. Por lo tanto, se pueden distinguir tres

aspectos claves al definir la gerencia como un proceso:
1) La coordinacin de recursos de la organizacin;
2) La ejecucin de las funciones gerenciales o tambin llamadas administrativas
como medio de lograr la coordinacin y,
3) El establecer el propsito del proceso gerencial; es decir el dnde queremos llegar
o que es lo que deseamos lograr. Antes de seguir adelante es necesario saber por
qu y cundo es necesaria la gerencia, qu hace y cmo lo hace.
1) Nivel Superior. Es conocido como la Alta Gerencia y es la responsable de
administrar toda la empresa u organizacin. Establecen las polticas de las
operaciones y dirige la interaccin de la empresa con su entorno. Se requiere un
conocimiento extenso de las funciones de gestin y habilidades. Deben ser

10

conscientes de los factores externos, tales como el mercado. Sus decisiones se

toman en base a un anlisis directivo, conceptual o de comportamiento de procesos.
2) Nivel Medio. Esta gerencia media incluye varios departamentos o reas los
mismos que dirigen al nivel bajo. La responsabilidad d este gerencia media es dirigir
las actividades que sirven para poner en prctica las polticas de la organizacin y
equilibra

la demanda del

gerente

los

trabajadores.

Tiene

conocimiento

especializado de ciertas tareas de gestin. Son responsables de ejecutar las

decisiones tomadas por la gerencia del nivel superior o alto nivel.
3) Nivel Operativo. Son los responsables de los trabajos, cuyos responsables
dirigen a los empleados de la produccin de la planta fabril y de otras unidades.
Aseguran que los planes y decisiones adoptadas por los dos anteriores niveles se
lleven a cabo. Sus decisiones son normalmente de corto plazo. Tiene control directo
sobre la fuerza de trabajo en la fbrica, la oficina u otras reas de trabajo. Y las
responsabilidades de este grupo de trabajo son restringidas y ms especficas.

11

1.2 Concepto, fases y etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las

cuales se efecta la admn. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral.

Fases del proceso administrativo

Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica.
La fase mecnica, es la parte terica de la admn., en la que se establece lo que
debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsin,
Plantacin y Organizacin.

La fase dinmica, se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Y se

divide en: Control, Direccin e Integracin.

Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos conceptos, etapas y

principios.
12

PREVISION

La previsin administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La

que ser tanto mayor cuanto ms pueda apoyarse en experiencias pasadas propias
o ajenas y cuanto ms puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos estadsticos
o de clculo de probabilidad.

Etapas:
* Objetivos: Es la fijacin de metas.
* Investigacin: Es encontrar las tcnicas adecuadas, para el cumplimiento de los
objetivos.
* Cursos alternativos: Adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines
establecidos.

Principios:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las
previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se
incluyen tres situaciones bsicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.
2) Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en
opiniones subjetivas sin fundamento.

13

3) Principio de la Medicin: Las previsiones sern confiables, si se aprecian de una

manera tanto cualitativamente como cuantitativamente.

PLANEACION

Fija el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios para
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempos
y de nmeros necesarios para su realizacin.

Etapas:
* Propsitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
* Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines por
alcanzar, establecidos cuantitativamente.
* Estrategia: Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y
el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las
condiciones ms ventajosas.
* Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios lineamientos y no se
sancionan.
* Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la
empresa expresando en trminos econmicos, junto con la comprobacin
subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
* Pronsticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.
14

Principios:
1) Principio de la Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genricas, sino con la mayor precisin posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se
pudieran dar, tanto buenos como malos.
3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para
lograr la meta propuesta.

ORGANIZACIN

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de

los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.

Etapas:
* Divisin del Trabajo: Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de
realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo.
* Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de
rango, grado o importancia.

15

* Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y

actividades especficas, con base en su similitud.

Principios:
1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin deben
relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
2) Principio de la Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse hasta
donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarqua: Se deben de establecer centros de autoridad de los
cuales emane la comunicacin necesaria, para lograr los planes en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el
ms alto ejecutivo, al nivel ms bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido,
debe

corresponder

el

grado

de

autoridad

necesario

para

cumplir

dicha

responsabilidad.
5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin
para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no debern
reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de
ms de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito,
a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados
que deben reportar a un ejecutivo.

16

8) La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern de

mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

INTEGRACIN

Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la organizacin y la

planeacin, sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.

Etapas:
* Reclutamiento: Es recolectar informacin y as poder tener una bolsa de trabajo.
* Seleccin: Despus de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la
bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
* Induccin: Conocer todo lo necesario para desempearte en el trabajo.
* Capacitacin: Llegar a ser ms productivo y capaz

Principios De Las Cosas:

1) Carcter administrativos: Es tener especialistas en cada rea, conocedores y
prepararos para realizar sus actividades.

17

2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.

3) Instalacin y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.
4) Delegacin y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.

Principios De Las Personas:

1) Ecuacin de nombres y funciones: Poner en claro cules son las funciones que se
van a llevar a cabo, y que las personas sean las correctas para desempearlas.
2) Previsin de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir las
funciones.
3) Introduccin Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener
ningn tipo de incertidumbre.

DIRECCIN

Concepto:
Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la
gua de los esfuerzos del grupo social a travs, de la motivacin, comunicacin y
supervisin.

Etapas:
* Toma de Decisiones: Es la eleccin del curso de accin entre varias alternativas.
18

* Integracin: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios

para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los
planes
* Motivacin: Por medio de ella se logra la ejecucin de trabajos tendiente a la
obtencin de objetivos.
* Comunicacin: Proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un
grupo social.
* Supervisin: Checar que las cosas se estn dando de una manera correcta.

Principios:
1) De la Armona del Objetivo o Coordinacin de inters: La direccin ser eficiente
en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.
2) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen
como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados.
3) De la Supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes.
4) De la Va Jerrquica: Los canales de comunicacin deben de ser transmitidos a
travs de los niveles jerrquicos correspondientes.
5) De la Resolucin del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que
surjan, desde el principio y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se
visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.

19

CONTROL

Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y

prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Etapas:
* Establecimiento de Estndares: Representan el estado de ejecucin deseado, de
hecho nos es ms que los objetivos definidos de la organizacin.
* Medicin de Resultados: Es medir la ejecucin y los resultados, mediante la
aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estndares.
* Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva
para integrar las desviaciones con relacin a los estndares.
* Retroalimentacin: Mediante ella la informacin obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
* Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organitiva y
reflejar su eficacia.

Principios:
1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegacin.
2) De los Objetivos: El control existen en funcin de los objetivos, el control no es un
fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.
20

3) De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de

que se presente el error.
4) De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse
detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a
presentar.
5) Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y
tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la Excepcin: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a
fin de reducir costos y tiempo.
7) De la Funcin Controlada: La funcin que realiza el control, no debe de estar
involucrada con la actividad a controlar.

21