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CUADERNOS

de Archivistica
Direccin:
Vctor Hugo Arvalo Jordn

Mundo Archivstico
http://mundoarchivistico.com/index.asp

CUADERNOS - ARCHIVISTICA

Direccin:

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Cuadernos

Archivstica
1

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta


publicacin, incluido el diseo de la cubierta, puede
reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma,
ni por ningn medio, sea ste elctrico, qumico, ptico,
de grabacin o de fotocopia, sin la previa autorizacin
escrita por parte del director.
Las opiniones vertidas en el Cuaderno, no siempre reflejan el
pensamiento de la Direccin.

AO I - Santa Fe - 1987, 1998, 1999. 2005, N 1


Direccin: Vhaj / vhaj@arnet.com.ar
Una Edicin de Mundo Archivstico,
http://mundoarchivistico.com/index.asp
Edicin virtual, Ediciones del Sur, abril de 2007.
Hecho el depsito que marca la ley 11723
ISBN 987-9176-02-2
Distribucin gratuita.
Vistenos y disfrute de ms libros gratis en:
http://www.edicionesdelsur.com

EDITORIAL

Despus de la creacin de la asociacin, fue siempre


un anhelo contar con un medio de expresin de las distintas inquietudes de socios y simpatizantes de la rama
que nos ocupa. Lamentablemente, por razones econmicas o responsabilidades que nos complican el quehacer archivstico, no pudimos cumplir con este anhelo, y
hoy, despus de muchas idas y venidas, de marchas y
contramarchas, optamos por reiniciar publicaciones que
fueron solicitadas permanentemente, tanto por su material contenido, como por la necesidad de actualizacin.
Considero que este reinicio de actividades, no solo debe
mejorar, sino que debe superar nuestras expectativas,
y para ello, respetando siempre (de eso estamos convencidos), el pensamiento ajeno, pretendemos desde esa
pluralidad de ideas, llegar a contribuir con el perfeccionamiento de esta noble profesin.
La mejor forma de contribuir, es generando ideas
permanentes que queden registradas en los documentos, verba volant, las palabras vuelan. El carcter cien-

tfico y especulativo de una disciplina, se observa en el


desarrollo de sus ideas a travs de medios de difusin, y
ese es el nico mrito que queremos lograr.
Este nmero, reimpreso, muestra una clara diferencia en su presentacin del realizado en 1987. Esto se pudo
realizar gracias a la aplicacin de medios tecnolgicos,
por lo dems, siendo casi histrico aquel primer nmero
que se agot apenas sali a la luz, hemos preferido respetarlo en la originalidad de sus artculos. Nos sorprende, adems, la vigencia de muchos artculos publicados
en ese entonces.
vhaj

NDICE

Editorial ..................................................................................... 5
La Archivologa y la Teora de Sistemas ................................. 8
Vctor Hugo Arvalo Jordn
Importancia de los archivos privados en la historia
de un pas .................................................................................. 2 7
Liliana Montenegro de Arvalo
Los archivos privados: papeles particulares ......................... 34
Ana M. Cecchini de Dallo
Crnica de una labor archivstica .......................................... 40
Liliana Montenegro de Arvalo
Desarrollo de archivos y microfilmacin .............................. 4 7
Alcides Aliaga Encinas
Sobre la importancia de los archivos
en los estados modernos .......................................................... 5 2
Liliana Montenegro de Arvalo
Situacin de los archivos en Santa Fe .................................... 5 7
Vctor Hugo Arvalo Jordn

La Archivologa
y la Teora de Sistemas
Vctor Hugo Arvalo Jordn

Cuando hablamos del trmino archivo, se nos presenta como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto,
existe una relacin intrnseca entre el documento y el
ser humano, y especialmente con su evolucin.
La historia se fundamenta esencialmente en documentos que se producen como consecuencia de la actividad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases
del conocimiento para las generaciones posteriores.
La base del desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para ello la idea necesariamente tiene que petrificarse en algn soporte para que no sufra
alteraciones propias del tiempo y de la interpretacin
errnea.
Todo esto constituye una cadena de desarrollo que
influye en el pensamiento, cada vez ms amplio, y de
sus formas esenciales: el filosfico y el cientfico.
Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las tcnicas
de comunicacin masiva. Vivimos en un mundo de investigadores que permanentemente demandan informacin. Pero al mismo tiempo comprendemos que las
ciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarrollar por s solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.

Se modifica continuamente la metodologa que nos


permite una interpretacin ms adecuada del universo.
La Archivologa tambin ha sido afectada por estos
cambios, es ms, para lograr un conocimiento ms amplio se auxilia de otros conocimientos, de las disciplinas
administrativas, de la Paleografa, esencialmente de la
Diplomtica, de la Historia. Al mismo tiempo que se relaciona con conocimientos afines como la Biblioteconoma y la Documentologa, estas ltimas similares a la
Archivologa, formando un sistema de conocimientos y
aplicaciones cuyo objetivo principal es la informacin.
Etimolgicamente la palabra sistema deriva de los
vocablos griegos syn- justamente y stesai- causa,
forma; trminos empleados por Platn y Aristteles.
Pero no adquiere importancia hasta la edad moderna,
con actualizacin de Linneo, y de Kant que aproxima a
una definicin del sistema como la unidad del conocimiento bajo una sola idea, concepto aparentemente simple, pero que puede aplicarse a la Archivologa.
Existen en la actualidad una multitud de definiciones sobre el sistema, por la misma razn que existen
aplicaciones de la teora en todos los campos cientficos.
La definicin ms comn lo considera como el conjunto ordenado de entes (o componentes) independientes en s mismos, que estn en interrelacin
entre s y el medio que los rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos
determinados.
Si aplicamos este concepto a las ciencias de la documentacin, obtenemos como conjunto a la Archivologa,
Biblioteconoma, Documentologa, que son independientes por s mismas, independientes en el sentido que cada
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una subsiste y desarrolla independientemente, con sus


mtodos caractersticos; que se encuentran interrelacionadas por tener similitudes en las tcnicas documentales y sobre todo por estar ntimamente unidas por un
aspecto; los documentos.
Son interactuantes por las similitudes y diferencias
que se prestan en cada componente, sobre todo la finalidad de lograr objetivos determinados que es un factor
comn para las tres ramas: la informacin.
Hechos que generan documentos
Archivologa

Biblioteconoma

Documentologa

Sistemas de Ciencias de la Documentacin


Informacin
Sistemas de las Ciencias de la Documentacin

De la misma forma, se puede aplicar la definicin de


sistemas a la Archivologa, especficamente, el archivo
es un sistema, veamos: las mltiples actividades que se
realizan en el mbito administrativo son fuentes generadoras de documentos, estos documentos alimentan
al archivo. El conjunto ordenado de componentes es una
clara referencia a las operaciones tcnicas que se realizan dentro del Archivo, como ser las tcnicas de almacenamiento, las tcnicas interpretativas, descriptivas,
documentales entre s, teniendo por finalidad principal
el servicio al usuario.
11

Para profundizar un poco ms observemos otras


definiciones: S. J. Dronick, en su trabajo Teora de Sistemas (System Theory), se refiere al sistema como un
dispositivo que capta una o ms entradas y que genera
una o ms salidas. Quizs esta definicin es ms cercana
a la realidad archivstica. El vocablo dispositivo como de
lo que dispone no siempre implica mecanismos automticos, por lo que correspondera a las tcnicas empleadas en los archivos para obtener resultados satisfactorios, siempre en funcin del servicio al usuario, o
salidas de la informacin.
Actividades que producen documentos
Entradas
Tcnicas
de gestin

Tcnicas de
almacenamiento

Tcnicas
descriptivas

Tcnicas
documentales

Sistema de archivo
Usuario
Servicio
Salida

Sistema de archivo

EL

SISTEMA DEL ARCHIVO

Conviene detenernos un poco ms en este aspecto.


Comencemos primero por el concepto de que toda organizacin es susceptible de ser un sistema, por el mismo hecho de que organismo, responde a organizacin,
12

rgano, es un conjunto ordenado de entes (ministerios,


gobierno, o los tres poderes, ejecutivo, judicial), interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr
el bien comn. Pero este sistema est integrado por
otros sistemas que lo componen, como ser cada uno de
los poderes, los cuales a su vez se constituyen en sistemas; podemos desmenuzar de esta manera hasta llegar
a una unidad no desmenuzable, no divisible. Dentro de
esta organizacin es que se encuentra el archivo, sea histrico, sea intermedio, central o como quiera llamrsele,
por la misma razn que la documentacin como producto de actividades involucra a los diferentes sistemas que
componen el Estado. De esta forma, el archivo se encuentra en relacin interna y externa; considerndose
un sistema abierto, observamos posteriormente estos
detalles.
Cada una de las tcnicas empleadas por el archivo
tambin constituyen sistemas o subsistemas, para ello
es necesario analizar hasta qu punto podemos decir sistema.
Recepcin. Como conjunto de actividades para efectuar la recepcin, control del trmite y distribucin del
documento.
Control de recepcin,
foliado, numerado, etc.
Recepcin
(entrada)

Distribucin
(salida)
Control de trmite,
registro de trmite, etc.

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Ordenacin y clasificacin. Como el conjunto de


actividades que se realizan para acondicionar los documentos de acuerdo a normas establecidas. Veamos cada
una de estas actividades.
Unidades mayores

Ingreso

Unidades intermedias

Ordenacin

Unidades menores

Acciones

Ingreso

Funciones

Clasificacin

Actividades

Descripcin. Como apertura de sistemas de recuperacin del documento y de la documentacin.


Inventarios
Guas
Documento

Informacin
Catlogos
Indices

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Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituye microsistemas, por la variedad de elementos que
se emplean para conformar una informacin adecuada.
Seleccin. Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos por su contenido:
Plazos precautorios
Decantacin de valores
Documento
seleccionado

Documento
Tcnicas de muestreo
Expurgo

Por cualquier ngulo que observemos a la Archivologa, constatamos que se trata de un sistema conformado por microsistemas, lo que hace que su naturaleza
como cuerpo de estudio tenga un carcter especial dentro de las Ciencias de la Documentacin. Lo que implica
que sea aceptada dentro del concepto moderno de sistema como conjuntos organizados, pertenecientes a campos cientficos diferentes, que muestran estructuras y
compartimentos isomorfos, reducibles a un tratamiento comn.

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LAARCHIVOLOGA
EN LA CLASIFICACION DE SISTEMAS
En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas por
su naturaleza que pueden ser dos:
Sistemas naturales: son aquellos en los cuales no
interviene la mano del hombre como productor del sistema, p.e. sistema circulatorio, respiratorio, etc.
Sistemas creados: son aquellos en los cuales interviene el hombre como ente productor del sistema,
p.e. sistema educativo, religioso, deportivo, etc.
La Archivologa, tpico producto humano, corresponde entonces a los sistemas creados.
Estos sistemas creados o naturales, sern a su vez,
por su contenido simples y complejos.
Sistema simple: cuando sus partes son perfectamente identificables y unitarias, p.e. la familia.
Sistema complejo: cuando sus partes son susceptibles de conformar sistemas y subsistemas.
Por el concepto que tenemos del sistema tambin
podemos clasificar en sistemas principales y en subsistemas.
Sistemas principales: cuando se considera al sistema como un todo generalizado.
Subsistemas: cuando sus componentes son susceptibles de descomponerse en otros subsistemas de menor jerarqua, hasta llegar a un elemento nico no descomponible, el cual denominamos unidad bsica del sistema.
La Archivologa sera entonces un sistema complejo
y principal. La unidad bsica del sistema, propiamente
sera el dato, el conjunto de datos que conforman la in16

formacin. El documento resulta ser un microsistema


puesto que es susceptible de ser descompuesto en componentes.
Analicemos:
Informacin
Hecho

Documento
Soporte

Por otro lado, para que un sistema sea considerado


como tal, debe cumplir con algunos requisitos independientes de la estructura:
Entes: que son los componentes o elementos bsicos; en el caso del documento los elementos base sern
el soporte y la informacin. Si tomamos en cuenta a la
Archivologa como sistema principal, tendremos como
elementos de base a documentos, o como unidades bsicas del sistema de archivos.
Medios: como elementos manipulables, de modo que
los elementos interactuantes tengan los medios adecuados para conformar el todo organizado. Los elementos
manipulables de la Archivologa estaran compuestos en
su mayora por los principios, de unificacin, de procedencia, de seleccin.
Condiciones: como elementos no manipulables. En
las Ciencias de la Documentacin tenemos elementos no
manipulables por los cuales los documentos se identifican en razn de la actividad productora de documentos;
concretamente en la Archivologa, los elementos no
manipulables conforman las tcnicas que integran la es17

tructura sistemtica. Esencialmente seran, la recepcin,


la ordenacin y clasificacin y la descripcin.
Fines: como elemento consecuente, lo cual presenta esencialmente dos aspectos: el servicio y la informacin.
Estas condiciones nos permiten ingresar en otras clasificaciones de los sistemas: los sistemas abiertos y los
sistemas cerrados.
Sistemas abiertos: estos sistemas consideran las
siguientes necesidades o particularidades:
- Establecen relaciones con el medio, lo cual es manifiesto en la Archivologa, puesto que est ntimamente ligada a la entidad productora en la recepcin documental como en la distribucin de la informacin.
- Tienen la comunicacin como un factor esencial. Los
archivos, una vez efectuada su labor documental, cumplen ampliamente con este factor al proveer la informacin a una gama de usuarios, establecindose as una
comunicacin continua.
- Tienden al equilibro dinmico; al efectuar una recepcin documental, realizar las operaciones de modo
que lo substancial de la informacin se pueda proyectar
al medio social que los rodea, los archivos tienden al equilibrio dinmico, logrando superar el estatismo del concepto tradicional que se tena de ellos.
- Los sistemas abiertos, crecen, decrecen y se autodestruyen; crecen cuando los ingresos documentales
exceden a la estructura interna. Cuando los ingresos
documentales son menores a la estructura, el sistema
decrece. Si las estructuras no son capaces de modificarse,
de acuerdo con estos ndices de crecimiento y decrecimiento, el archivo se autodestruye, se convierte en ele18

mento estanco, obsoleto para cumplir los fines a los que


est destinado.
- Los sistemas abiertos son autorregulables y selectivos, en razn de las necesidades de crecimiento o decrecimiento, la estructura puede ser regulable utilizando inclusive la seleccin como medio para cubrir las deficiencias estructurales.
Los sistemas cerrados: como es de suponer, los
sistemas cerrados son lo opuesto a los abiertos, no establecen relaciones con el medio que los rodea, si bien son
autorregulables, no son selectivos porque no tienen los
elementos susceptibles de la seleccin. Al no tener un
equilibrio en cuanto a ingreso de documentacin y salida de informacin, tienden a transmutarse, y necesariamente estn destinados a cumplir un fin prefijado.
Concluimos entonces que un archivo es un sistema
abierto.
Al hablar de los sistemas, continuamente enunciamos los trminos estructura y actividades, en los sistemas abiertos o cerrados, es necesario entonces conceptuar:
La estructura de un sistema: como la dimensin
organizativa; esta dimensin organizativa est constituida por elementos o componentes esenciales que internamente cumplen una interrelacin de modo que no
existan elementos o componentes superficiales.
La conducta de un sistema: como dimensin de
funcionamiento, conformando el conjunto de actividades producidas dentro del sistema para relacionar y
mantener la dimensin estructural y para lograr los estados de receptabilidad y comunicacin del medio.

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Una organizacin es un todo integrado donde sus


componentes estn relacionados por la operacin total.
Esa estructura total est creada por mltiples sistemas
arreglados por orden jerrquico, en donde la salida de
un determinado sistema es la entrada de otro sistema.
Estos elementos se interrelacionan en el proceso, coincidiendo hacia una salida o producto que hace coincidir
con la esencia del sistema, es decir, de un archivo slo
pueden salir documentos o informacin en cualquiera
de sus formas. La eficacia de ese sistema estar controlada o regulada en razn de la alimentacin que tengan,
si su archivo no recibe la documentacin en forma permanente, menos puede servir la informacin que de l
se requiere. Todo este fenmeno se unifica en un medio o ambiente como conjunto de circunstancias y condiciones externas e internas que influyen en el sistema,
siendo enorme la gama de factores o variables que ejercen su influencia, hasta convertir a cada archivo en una
unidad identificable y distinta de los dems de su especie.
Tenemos entonces nuevos elementos a ser estudiados en el sistema.
Entrada: es todo elemento que se incorpora al sistema para contribuir al logro del objetivo prefijado. El
ingreso documental tendr por objeto preparar la informacin adecuada a las necesidades de la entidad productora, y la investigacin posteriormente.
Proceso: es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su interaccin para transformarse en el producto esperado. Bsicamente el proceso en
el archivo se identifica con las tcnicas operacionales.
Salida: como producto del sistema.
20

Retroalimentacin: o alimentacin, proceso en el


cual toda informacin referente al desempeo del producto se compara con el objetivo esperado para analizar
nuevamente las entradas y el proceso del sistema, regulando orientando y evaluando las entradas y procesos. El objetivo bsico de la retroalimentacin es mantener o retroalimentar un resultado para que satisfaga
los requerimientos del sistema.
Por la forma del sistema tambin tenemos una clasificacin, en sistema reticular y sistema celular.
Sistema reticular: como su nombre lo indica, el
sistema est conformado por elementos que forman una
red, los componentes se denominan nodos, cubiertos slo
por una entrada y una salida.
Sistema celular: que es el ms apropiado para los
archivos, este sistema tiene la caracterstica de que los
nodos tienen ms de una entrada y ms de una salida, lo
que les permite unirse a otros sistemas celulares hasta
conformar un rgano (organismos).
Por su jerarqua y de acuerdo con la complejidad del
sistema, podemos clasificar como:
Hipersistema
Supersistema
Macrosistema
Mesosistema
Sistema
Subsistema
Microsistema
Lo cual se considera que despus del microsistema
tendremos la unidad bsica del sistema.

21

Por su evolucin, los sistemas se clasifican como sistema individual, social, ecolgico, correspondiendo a la
Archivologa el sistema social.
No nos corresponde ingresar en otros tipos de clasificacin por no ser de inters para la rama que tratamos, si bien existen posibilidades de analizar otras clasificaciones, pero se considera suficiente para el fin propuesto, el de establecer las relaciones existentes entre
la Archivologa y la teora de sistemas.
Diversos sistemas estudiados, cientficamente, han
dado lugar a que plantearan aspectos tericos que fueron conformando la teora de sistema que debe ser considerada como un proceso analtico-sinttico para el objeto y sujeto que estudia las relaciones con su entorno.
Como observamos al principio, el enfoque no es nuevo.
Platn, en su obra La Repblica utiliza un enfoque sistemtico para lograr un modelo de la ciudad-estado, en
la actualidad se puede considerar al enfoque de sistemas como una aplicacin del anlisis y la sntesis del sistema, dentro de un proceso coherente y lgico para analizar en forma ordenada las necesidades y sus posibles
soluciones.
Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los
sistemas, ser necesario efectuar algunos pasos que nos
permitan satisfacer los objetivos determinados, tenemos:
1) Identificacin: consiste en aislar las necesidades reales que demandan soluciones para la buena ejecucin del sistema.
2) Definicin: es necesario tener definidos los objetivos principales y los secundarios que puede brindar
el sistema. Tambin es conveniente definir limitaciones,
jurisdiccin y presiones del sistema, sea en forma glo22

bal, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos componentes del sistema y del ambiente en el cual se desenvuelve.
3) Anlisis: de los recursos humanos y econmicos,
cuando se trata de sistemas en los que intervienen estos sistemas.
4) Seleccin: primeramente debern formularse las
diversas alternativas que pueden brindar soluciones en
los distintos campos del sistema, posteriormente seleccionar hasta lograr un resultado ptimo. Esta alternativa ser implementada en la medida que los resultados
cumplan los objetivos trazados.
5) Control y evaluacin: el control y la evaluacin
debern realizarse en el desempeo del proceso y de los
resultados obtenidos.
De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar
un sistema es estudiar tcnicas analticas de planificacin, estructuracin y control, pudiendo ser aplicados a
las distintas funciones de administracin, trmites y el
desarrollo que se efecta en los archivos.
PROCESOS DE ANLISIS Y SNTESIS
Cuando se habla de anlisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la creacin de sistemas para cubrir necesidades vigentes, o la mejora de uno existente
porque no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En los procesos de anlisis se consideran esencialmente tres aspectos:
Estructural,
Funcional,
Relacional.

23

Como su nombre lo indica, el anlisis estructural consistir en un medio de estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del archivo, es efectuar un estudio de las caractersticas de una
de las tcnicas operacionales y su relacin con el conjunto. Los costos que suponen cada una de estas tcnicas,
el personal adecuado que ha de desarrollar las actividades, los medios econmicos, edificios y de equipo sern
considerados como factores que pueden afectar a la estructura del sistema.
Al efectuar el estudio estructural, necesariamente se
presentarn los problemas de funcionamiento, lo que nos
llevar al anlisis funcional, el cual necesariamente nos
conducir a los fines de servicio e informacin como objetivo principales del archivo.
Una vez concretadas las estructuras y su funcionamiento, se ampla hacia el anlisis relacional, es decir,
las relaciones internas y externas con el medio ambiente, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso,
el archivo. Conviene especificar esta parte, el anlisis se
realizar sobre:
los modos de recepcin de fondos,
los tipos de informacin proporcionados,
estudio de sectores que utilizan la informacin,
publicidad y edicin de cuerpos documentales,
conocimiento de los usuarios.
De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta
para el anlisis de sistemas, en relacin con los archivos,
es necesario considerar:
el tipo de sistema a emplear en archivos,
determinacin concreta de los objetivos,
estructuracin del sistema,
24

funciones del sistema,


objetivos primarios y secundarios,
utilizacin del sistema,
planificacin a corto, mediano y largo plazo,
posibilidades de modernizacin del sistema.
En forma detallada, al efectuar el anlisis del sistema tendremos en cuenta:
Identificacin de los componentes del sistema,
Estudiar las estructuras, sectorial y total, interna
y externa, internacional o independiente del sistema.
Investigar los procesos, analizando la funcionalidad
y fluidez de actividades.
Identificar factores, relaciones y problemas relevantes o importantes para el sistema.
Analizar tareas, mtodos y medios.
Reunir y clasificar toda la informacin correspondiente a la sistematizacin del archivo.
Proporcionar criterios que puedan derivar en alternativas del sistema.
Una vez realizada la labor de anlisis, pasamos al
proceso de sntesis del sistema, que, al igual que el anlisis, estar compuesta por tres aspectos esenciales, incluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:
Sntesis estructural,
Sntesis funcional,
Sntesis relacional,
Sntesis histrica.
Durante el proceso de sntesis se estudian las diferencias entre las combinaciones de los elementos y sus
relaciones por separado, pero considerado siempre como
partes de un todo.

25

Se incluye la sntesis histrica, como medio de comprensin del desarrollo del sistema, se realizar su propio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las
experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados.
Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y
sus procesos, utilizando modelos de simulacin sistemticos, es decir, utilizando modelos sobre bases reales,
para determinar el comportamiento del sistema por
aplicarse.
No agotamos completamente la teora de sistemas,
lo cual nos llevara ms all de los objetivos de este trabajo; pero, nos permite una comprensin ms amplia de
las posibilidades de la Archivologa.

26

Importancia de los archivos


privados en la historia de un pas
Liliana Montenegro de Arvalo

En otras ocasiones hemos sealado la importancia


de los archivos en las sociedades contemporneas. Hoy
quisiramos insistir sobre los riesgos que entraa la posible desaparicin de importantes archivos privados en
nuestro pas, especialmente los que pertenecen a organizaciones de ndole econmica. En este caso, consideramos los archivos que refieren a los aspectos productivos de la actividad (agro, ganadera e industria), y aquellos que refieren a los aspectos distributivos de la misma (firmas comerciales, auxiliares de transporte y elementos monetarios).
El riesgo que mencionamos proviene bsicamente de
dos situaciones; una de tipo general, creada por la coyuntura que atraviesa el pas, y otra de tipo particular,
provista por las caractersticas que revisten los archivos privados, perteneciendo stos a organizaciones de
menor continuidad institucional que las pblicas.
Es conocido que la adversa situacin econmica prolongada en el tiempo motiva la desaparicin de firmas
comerciales, empresas industriales y financieras, algunas de amplia y extensa trayectoria; esto es lo que ha
ocurrido desde hace tiempo en nuestro pas. Obviamente
esta situacin incide sobre los respectivos archivos. Los
responsables de las firmas estn obligados a guardar por
diez aos la documentacin perteneciente a cada una de

ellas, sea la producida o recibida en funcin de sus respectivas actividades o, en general, la relacionada con su
vida administrativa. El Cdigo de Comercio contempla
la posibilidad de una prescripcin ms corta si as se
modificare la normatividad legal sea por el propio Cdigo o por leyes especiales.1
Una vez vencido el plazo prescripcional establecido
por la legislacin vigente para conservar los respectivos
archivos, la existencia de stos depende en forma exclusiva de la decisin de sus dueos. Una rpida verificacin en nuestro pas indica que por lo general se deterioran o se pierden irremediablemente.
Es necesario que entidades y personas privadas comprendan la importancia que tiene la conservacin de estos archivos.
En el mundo contemporneo la crisis econmica de
1930 intensific la corriente de inters hacia las investigaciones econmicas en los pases que ms arduamente
la sufrieron, inters que fue acrecentando por las facilidades que se ofrecieron para la recogida de empresas
privadas cuando situaciones de cierre empresarial comprometieron su existencia.
Nuevos estudios dieron insospechadas perspectivas
a la historia econmica, facilitando la toma de decisiones
de los gobiernos.
Para estos pases la necesidad de proteger y conservar los archivos privados sigui siendo tan importante
1 Cdigo de Comercio de la Repblica Argentina y sus leyes y
decretos complementarios. Vctor P. Zavala - Editor. Bs. As., 1969,
p. 216/218 (Libro Segundo. Ttulo XIV) y cfr. Cdigo Civil y Leyes
Complementarias. Lajouane Editores. Bs.As., 1956, p. 776/796.
(Seccin III. Ttulos I y II).

29

que se llev hasta los congresos internacionales de archivos: Pars (1950), Florencia (1956) y Madrid (1968);
as como en la mesa redonda de Wiesbaden (1958)2
En la mayor parte de los pases occidentales3, la documentacin de las empresas privadas no es transferida a los depsitos del gobierno y no existe una legislacin especfica al respecto como no sea la fijacin de plazos jurdicos o comerciales. Las opiniones discrepan respecto de la injerencia que el Estado debe tener en esta
documentacin. En la Repblica Federal Alemana, los
archiveros se han inclinado por la no intervencin del
Estado en este sentido, porque suponen que se provocara la desconfianza de los empresarios, lo que en definitiva perjudicara los contactos entre los archivos estatales y las empresas privadas.
En Francia los Archivos Nacionales pueden recibir
en depsito archivos de empresas. La entrega es voluntaria porque no existe reglamentacin que obligue a las
finanzas, a la industria o al comercio. No reciben todos
los fondos ofrecidos sino aquellos con mayores riesgos
de deterioro o desaparicin, de un comit integrado por
representantes de los archivos nacionales y de las firmas.
En los pases del este europeo la situacin ofrece un
panorama distinto. En la mayora de estos pases existen archivos centrales econmicos que no slo reciben
documentacin oficial sino tambin documentacin de
2 Archivum, Vol. I, 1951, Vol. VI, 1956;Vol. XVIII, 1968 y cfr.
Boletn Interamericano de Archivos. Vol. I. Universidad Nacional
de Crdoba. Crdoba, 1974.
3 Marquant, R.:Los Archivos y las investigaciones modernas
econmicas y sociales. Traduccin de Matilla Tascn, A. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Crdoba, s/f.

30

empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En


el rea de las nacionalizaciones la legislacin ha reglamentado la conservacin y las remesas de los archivos
de empresas, equiparndolas a los archivos pblicos.
Pero la concentracin de archivos trajo aparejados tales
problemas desde el punto de vista del volumen
documentario que en algunos pases, como Hungra y la
Repblica Democrtica Alemana, no se ha obligado a las
empresas.
Grandes empresas de Alemania, Italia y Estados
Unidos han ido ms all de la mera conservacin de sus
archivos y han creado centros de investigacin en torno
de ellas.
Generalmente los archivos mejor organizados son los
que han pertenecido mucho tiempo a una familia, y los
peor organizados son los que han cambiado frecuentemente de propietarios, constituyendo una situacin intermedia los archivos de sociedades por acciones.
En Estados Unidos la sociedad norteamericana Mac
Cormick, empresa familiar en su origen, especializada
en la fabricacin de mquinas agrcolas, y cuyos archivos se remontan al ao 1830, ha dado una organizacin
cientfica a sus archivos, los ha abierto a investigadores
desde 1919 y ha fundado y subvencionado en Chicago
desde 1912 a la Mac Cormick Historial Association. Existen otros ejemplos conocidos como el caso de la Sociedad Ford, y las grandes empresas Krupp y Siemens, estas
dos ltimas de origen alemn.
Lo deseable siempre es que se cumpla la doble condicin de asegurar la conservacin y facilitar el acceso al
investigador.

31

El problema que plantea la facilidad en proporcionar


la consulta, no es tan sencillo. A menudo los investigadores se quejan por las barreras que encuentran para la
consulta en los archivos de las empresas. Esas resistencias hacia el investigador pueden originarse en la indiferencia de la firma hacia los trabajos cientficos, en razones aducidas sobre la necesidad del secreto o la reserva
en los negocios o en el temor a investigaciones fiscales.
Muchas veces, las reservas pueden ampararse en los
plazos que fija el Estado para la consulta de archivos oficiales.
A pesar de todo hay una evolucin hacia una mayor
apertura por parte de los grupos empresariales. Tal situacin se observa particularmente en los Estados Unidos donde las sociedades histricas han logrado interesar a los hombres de negocios en la historia de las empresas.
Por otra parte, son cada vez ms numerosos los hombres de negocios que efectan estudios de economa y
pueden comprender ms adecuadamente las inquietudes de los historiadores.
Corresponde ahora a los pases latinoamericanos y a
la Repblica Argentina en particular, comenzar a preocuparse por el destino de sus archivos econmicos.
La complejidad del problema en nuestro pas no puede resolverse con propuestas unitarias. Una mayor
factibilidad podra lograrse estudiando soluciones de tipo
regional, que poseyeran suficiente flexibilidad en su
implementacin. As por ejemplo centros econmicos
regionales pblicos o privados, subvencionados con fondos de iguales procedencias, podran contar con el apoyo inicial de las distintas empresas de la regin. Esa pri32

mera coincidencia facilitara la bsqueda de soluciones


en una tarea comn.
De esta manera las empresas privadas podran recibir asesoramiento estatal sobre la organizacin, mantenimiento y conservacin de sus archivos y el Estado tendra la seguridad suficiente sobre la eficiente custodia
de papeles de inters nacional que realizaran las mismas empresas.

33

Los archivos privados:


papeles particulares
Ana M. Cecchini de Dallo

Concepto: son aquellas colecciones de papeles que


han pertenecido a un hombre pblico (poltico, cientfico, literato, artista en general, etc.) o a una familia de
importancia histrica notoria.
ARCHIVOS PRIVADOS: Son aquellos grupos documentales que han pertenecido a una institucin o a un
hombre pblico (poltico, cientfico o literato, artista en
general, etc.) o a una familia de importancia histrica
notoria que presenta de modo ms o menos completo la
actividad o la vida del personaje, institucin o grupo familiar al que pertenecieron.
Coleccin: Es un grupo de papeles pertenecientes
a una institucin, persona o grupo familiar que slo rene documentos dispersos de la vida del individuo, institucin o grupo que le origin.
Trascendencia histrica: Al definirlos ya queda
precisado el inters y destacado papel que tales archivos o colecciones poseen para el estudio de la historia en
cualquiera de sus reas. Estos documentos reflejan las
relaciones polticas, comerciales, de amistad, protocolares, la ideologa, los sentimientos, o la obra que el causante, mantuvo, produjo y/o provoc durante su vida.
Ingreso al archivo oficial: Puede darse por donacin, compra o traslado al dejar de existir, una institucin en cumplimiento de la Ley 5516.

Denominacin de las colecciones y archivos


privados: Debe procurar asignrseles nombres que
respondan al contenido de las mismas, nico modo de
que al mencionarlos en guas, ndices o catlogos, el investigador capte rpidamente las posibilidades heursticas que ella brinda.
Sucede con frecuencia que el donante no se llama de
igual modo que el causante, y la coleccin o archivo toma
el nombre del primero que no se corresponde con los
documentos que la integran. Este problema puede y
debe solucionarse, designando como coleccin... Donacin... o Archivo... Donacin: Ejemplo: Archivo Jos Rodrguez - M. Galisteo, Donacin, Esmeralda R.G. de
Pujato.
Tipos documentales: Las colecciones y archivos
particulares pueden ofrecer infinita variedad de modelos documentales, tanto como presenta a lo largo de la
vida de un individuo o de un grupo familiar. Se trata de
presentar a continuacin los ms comunes:
Correspondencia recibida.
Correspondencia remitida.
Documentos oficiales en los que el causante es parte interesada.
Artculos periodsticos escritos por el causante.
Artculos periodsticos coleccionados por el causante.
Artculos periodsticos escritos sobre el causante.
Borradores y/o apuntes.
Telegramas.
Tarjetas.
Diario personal.
Documentos comerciales.
36

Documentos judiciales.
Documentos notariales.
Documentos polticos.
Escrito por l y del causante (discursos, conferencias, otros)
Escritos sobre el causante.
Fotografas, etc.
Libros de actas. Reuniones y/o asambleas.
Serie de notas.
Ordenamiento: Estas colecciones o archivos de tan
variada composicin pueden llegar ordenadas, aunque
generalmente no es as. En ambos casos debe, ineludiblemente, respetarse su unidad. La unidad, en el caso
de los archivos privados es identificable con el principio
de la procedencia. La separacin de elementos documentales del todo que es el archivo o coleccin origina
un desmembramiento con el cual se pierde el reflejo de
la personalidad del causante.
Dentro de esa unidad puede drsele un orden en legajos que constituyen pequeas series, es decir que se
integren por un mismo tipo documental. Ejemplos:
Correspondencia recibida
Correspondencia remitida
Recortes periodsticos de...
Recortes periodsticos sobre... etc.
A la vez, cada uno de estos legajos recibir un orden
interno: alfabtico, cronolgico o ambos combinados. Una
vez efectuada esta clasificacin se procede al foliado completo de la coleccin.
Este sistema clasificatorio permite hacer una correcta descripcin del contenido de la coleccin al reflejar en
37

el catlogo la variedad documental, fechas, nombres y/


o cualquier otro elemento que favorezca la investigacin
Tratamiento de las publicaciones: A stas se
procurar ubicar junto con toda la coleccin, a la vez que
para permitir su uso independiente se ubicar una ficha
de referencia en el catlogo bibliogrfico que indicar la
presencia en la obra de coleccin. Con esta norma se evita
la prdida del valor unitario del libro y se conserva la
unidad de la coleccin.
En caso de que inevitables razones de uso justifiquen la ubicacin de la pieza bibliogrfica en la Seccin
Biblioteca del repositorio, es imprescindible dejar constancia de la extraccin, tanto en los legajos como en el
catlogo del archivo o coleccin. Idntico criterio debe
adoptarse con fotografas, mapas, sellos u otros objetos
que por sus caractersticas posean un valor intrnseco
propio que mueva a registrarlo o ubicarlo fuera de la
coleccin.
Registro de archivos privados y/o particulares: Este se ubicar para aquellos archivos que estn en
poder de instituciones culturales, econmicas, polticas,
etc. y constituye un medio de proteger la Archivologa
de cada una de ellas en beneficio de la investigacin. Para
organizarlo se remitir a cada archivo una ficha registral
que solicitar los siguientes datos: nombre, institucin o
persona, domicilio, telfono, personera, fines, documentacin existente, tipo, aos tope (ms antiguo y ms moderno), estado de conservacin, estado de ordenamiento, de clasificacin, existencia de auxiliares descriptivos,
posibilidades de consulta y horario.

38

El Archivo General de la Provincia ser el encargado


de llevar el registro a la vez que proporcionar normas
para la correcta conservacin de los referidos archivos
que permanecen en poder de las instituciones.
Conclusin: El proporcionar a las colecciones privadas un prolijo y preferencial tratamiento posibilitar
la toma de conciencia por parte de los poseedores de
documentos, de la seguridad que les brinda su conservacin en un archivo, adems, ello significa un aporte
trascendente para los fondos de los repositorios oficiales y para el inters de los investigadores que encontrarn en ellas numerosas respuestas a sus interrogantes
histricos. Finalmente, la conservacin de esos documentos de manera ordenada y segura con la aplicacin
de reglas tcnicas por parte del historiador redundar
en beneficio de la historia como tal.

39

Crnica de una labor


archivstica
Liliana Montenegro de Arvalo

La formacin profesional y tcnica del personal que


se desempea en el archivo constituye una preocupacin constante entre los archiveros de todo el mundo.
Pinsese que de ellos depende el recupero de la informacin para la toma de decisiones. Si bien se trata de
una tarea basada en mtodos empricos que en muchos casos han dado buenos resultados los distintos
progresos tcnicos requieren una preparacin profesional.
Como eco de esta inquietud, a principio de este ao
se realiz en Bs. As., el coloquio de la Asociacin Latinoamericana de Archivos organizada por el Archivo
General de la Nacin, contando con el auspicio del Consejo Internacional de Archivos. En el mismo, como tema
central se trat la formacin profesional de archiveros.
En esa oportunidad el Dr. Csar A. Garca Belsunce, director del Archivo General de la Nacin, manifest que
el problema se torna pavoroso si nos limitamos a las
disponibilidades del continente aludiendo a un reciente
informe de la UNESCO en donde consta que la necesidad de formacin en Amrica Latina es del orden de
1.090 archivistas y 367 tcnicos, y de ellos tienen necesidad de formacin inmediata entre 218 y 290 personas. Si bien stas son tentativas y personalmente las
considero inferiores a la realidad su significacin est

en su proporcin con las plazas de enseanza disponibles. Un solo dato revela la gravedad de la situacin. Latinoamrica necesita formar inmediatamente 73 tcnicos, lo que representa el 73 por ciento de las plazas de
enseanza disponibles en todo el mundo1
En nuestro pas la formacin profesional de archiveros no ha recibido estmulos suficientes que permitan
cubrir las necesidades en la materia. Solamente existe
la Escuela de Archiveros en la ciudad de Crdoba que
depende de la Universidad Nacional, la que desde su
creacin en 1959, se encuentra bajo la direccin del Dr.
Aurelio Tanodi.
En nuestro medio de capacitacin de los archiveros
de la administracin pblica ha sido creada por el Servicio de Organizacin y Mtodos de la provincia, quien en
el ao 1975 dio comienzo a sus cursos sobre Tcnicas de
Archivos.
En 1978 las autoridades municipales organizaron las
Jornadas Archivsticas Municipales en las que participaron representantes de las distintas municipalidades
de la provincia. Las Jornadas contaron con el auspicio
de la Secretara de Accin Comunal, la colaboracin del
Archivo General de la provincia y el Servicio de Organizacin y Mtodos. Hubo sesiones de estudio y elaboracin de conclusiones. El tema central de la disertacin
fue Clasificacin y ordenacin archivstica.
Por su parte el Archivo General de la provincia y la
Comisin de Asesores de Documentacin Administrativa desde 1979 vienen realizando las Jornadas de Archiveros. En dicho ao se abordaron cuestiones fundamen1 La Prensa, sbado 9 de mayo de 1981, primera seccin.

42

tales sobre la disciplina archivstica: legislacin archivstica en la provincia, elementos de guarda y expurgo, ordenamiento y clasificacin de la documentacin y funcionamiento del archivo intermedio.
Importantes conclusiones y ponencias tuvieron lugar, entre los cuales se cuenta la Realizacin anual de
jornadas de trabajo de los archiveros y Realizacin de
cursillos con profesores de la Universidad Nacional de
Crdoba.2
Acorde con las inquietudes de los archiveros el Archivo General de la Provincia puso todo su empeo en
mantener la continuidad de los mismos. As en 1980,
realiz las II Jornadas de Trabajo. El temario vers sobre la Organizacin de archivos vivos; habindose desarrollado un debate entre los asistentes, ponindose
de manifiesto las inquietudes y aspiraciones de los archiveros por realizar ms eficazmente sus tareas en cada
uno de sus repositorios.3
Este ao, por decreto N 1126, suscrito por el gobernador de la provincia, fueron declaradas de inters
provincial las III Jornadas de Trabajo de los Archiveros
del Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados habindose invitado tambin a los archiveros del Poder
Judicial, reparticiones nacionales, archivos municipales
y comunales, as como as archiveros del mbito privado. Las jornadas consistirn este ao en cuatro clases
tericas a cargo de docentes de la Escuela de Archiveros
de Crdoba y los temas fueron: La ordenacin, La clasificacin, La seleccin y expurgo.
2 El Litoral, martes 2 de octubre de 1979.
3 La Capital, mircoles 3 de setiembre de 1980.

43

Por su parte la Asociacin Amigos del Archivo, entidad de apoyo al Archivo General de la Provincia, ha programado en conmemoracin del Da del Archivero una
conferencia acerca de la Importancia del conocimiento
de las instituciones hispanoamericanas para los archiveros.
Mucho es lo que se ha hecho en nuestra provincia en
el campo archivstico pero, dadas las necesidades para
la formacin profesional del archivero, estos esfuerzos
no son suficientes. Para el caso una solucin en trminos
de corto o mediano plazo sera la implementacin de terminales en tcnicas archivsticas dentro de carreras que
por su naturaleza pudieran absorberlas (Abogaca, Historia o Ciencias de la Administracin). Otra solucin sera la organizacin de carreras universitarias de Archivstica, que influyera la totalidad de las posibilidades
tcnicas y humansticas que esta profesin requiere.

44

EL INSTITUTO SUPERIOR N 12, hace llegar a su conocimiento que, mediante Decreto N 0110/85 se crea en la
Provincia de Santa Fe la carrera de ARCHIVSTICA que tiene
por finalidad la profesionalizacin de la funcin archivera.
La carrera funciona bajo la dependencia de la Direccin de Enseanza Superior, Media y Tcnica del Ministerio de Educacin y Cultura, en el Instituto superior N 12
Gustavo Martnez Zuvira, calle Salvador Caputto y Saavedra.
PLAN DE ESTUDIOS.
La carrera completa tiene una duracin de tres aos.
Los estudios son tericos, con asistencia obligatoria y
prctica en archivos.
CONDICIONES DE INGRESO.
Certificado de estudios de nivel medio completo. Partida de nacimiento. Documento de identidad. Dos fotos
4x4 fondo blanco. Certificado de salud (oficial o particular estampillado.)
TTULOS A OTORGAR.
Dos aos: Tcnico de Archivos.
Tres aos: Archivero.

MATERIAS DE LA CARRERA DE ARCHIVSTICA.


1 Ao:
Tcnicas Descriptivas I; Teora Archivstica; Clasificacin y Ordenacin; Historia Institucional Argentina I;
Antropologa; Ingls; Prctica en archivos.
2 Ao:
Tcnica Descriptivas II; Restauracin y Conservacin; Administracin y Organizacin; Archiveconoma;
Metodologa de la Investigacin; Ingls; Antropologa;
Historia Institucional Argentina II; Prctica en Archivos.
3 Ao:
Informtica; Planificacin Archivstica; Seleccin Documental; Ingls; Legislacin Archivstica; Seminario
Nacional; Prctica Archivstica; Ciencias de la Documentacin.

Desarrollo de archivos
y microfilmacin
Alcides Aliaga Encinas

Antes de referirse al objeto mismo de esta informacin, creo un deber efectuar somera resea de los objetivos de toda tcnica moderna para la conservacin de
documentos y consiguientes archivos que constituyen
invalorables tesoros histricos para un pas, para una
institucin o para una persona.
En toda poca aun desde tiempos remotos la conservacin de documentos ha constituido un principio, un
objetivo y una necesidad.
Se utilizaron medios y mtodos que creyeron ms
adecuados y seguros para su poca en materia de catalogacin y conservacin de esos documentos conceptuados como la propia de entidades grandes o pequeas.
Esos mtodos antiguos han sido siempre deficientes.
Lo demuestra el deplorable estado de prdida o destruccin de valiosos documentos por factores del tiempo transcurrido, por la presencia de factores primarios
de destruccin como corrosin por humedad, por la presencia de insectos y alimaas que tienen fcil acceso all
donde existe inadecuada proteccin.
En todos los pases, incluyendo el nuestro, se han intentado campaas para la preservacin de documentos.
La lucha ha sido desigual contra esos factores adversos.
La madre naturaleza tambin prdiga en factores
negativos de destruccin, por una parte; la indolencia

humana, la falta de medios econmicos y tcnicos por


otra, han contribuido a la prdida o destruccin de
invalorable material escrito de archivos y bibliotecas.
Al presente, alguna parte de ese material an utilizable puede ser restaurado; sistema que por constituir
tcnica moderna, significa fuerte inversin econmica,
sea para el adiestramiento de personal o para pago a
organizaciones especializadas en la materia.
Concepto de organismos internacionales: Organizaciones internacionales conocidas dan cuenta mediante grficos y fotografas, del lamentable estado en
que se hallan algunos archivos en Amrica Latina, mostrando desorden, hasta hacinamiento de documentos.
Prudentemente no se dan nombre de esas entidades o
pases donde se maneja as el material archivable.
Tambin se demuestra el estado de deterioro de
antiguos documentos rutinariamente empastados, cuya
restauracin constituye un problema casi insoluble en
lo que concierne al contexto literario daado o un trabajo de alta categora y costo.
Hablando del pas, no se puede soslayar la deprimente realidad en que se hallan aun calificados archivos y
bibliotecas en los que descansan valiosas pginas, de la
historia patria, de entidades pblicas y privadas que tambin en ellas tienen su historia.
Desde tiempos atrs, ese inters por conservar la
documentacin ha sobrepasado los lmites de cada entidad, de cada pas, hasta convertirse en problema multinacional.
As la Asociacin de Archiveros de Caracas, Venezuela, bajo el patrocinio del Gobierno ha realizado el Pri49

mer Congreso Boliviano de Archiveros entre el 13 y 17


de diciembre de 1967, al que fueron invitados delegados
del Instituto de Investigaciones de la Facultad de Derecho de la Universidad de San Simn de Cochabamba y
del Archivo Nacional de Sucre (Bolivia).
Hablando siempre de una conformacin regional de
pases latinoamericanos interesados en colocarse a tono
con la cultura general, se puso en prctica uno de los
mandatos de la Declaracin de Presidentes latinoamericanos reunidos en Punta del Este (Uruguay) en el ao
1971 y con l se manifest tal determinacin con claves
internacionales como ser la V y VI Reunin del Consejo
Interamericano de Maracay, Colombia, en 1968 y en
Port Spain, Trinidad, Tobago, en 1969 bajo los auspicios
de la Organizacin de Estados Americanos (OEA). Las
bases positivas del llamado Programa Nacional de Desarrollo Cultural son concretadas en la VI Reunin de
Trinidad Tobago, con lo que comienza una accin concreta con el Proyecto de Desarrollo de Archivos dentro
del rea de Conservacin y Fomento del Patrimonio
Cultural de la OEA.
En tal proyecto se seala la necesidad de conservar
los documentos y libros valiosos para el desarrollo del
continente, esto sin duda, mediante la utilizacin de
tecnologas modernas para tambin la modernizacin de
los archivos y bibliotecas de los Estados Miembros.
La preparacin del personal para la direccin y organizacin de archivos histricos y administrativos, para
conservar el patrimonio histrico y cultural de los pueblos de Amrica es otro de los objetivos inmediatos.
Segn se declara, la Reunin Tcnica sobre Desarrollo
de Archivos efectuada en julio de 1972 en Washington,
50

fue la fuente inspiradora de las actividades del Proyecto


Multinacional mencionado, y la unificacin de esfuerzos
entre las bibliotecas y centros de documentacin constituye otro objetivo primordial. Asimismo se recomienda en tal proyecto, la designacin de la Escuela de Archiveros de la Universidad de Crdoba, Argentina, como
Centro Multinacional de Formacin de Archiveros y se
da cuenta de la Organizacin del Consejo Interamericano de Archiveros (CIDA). Como se ve, abundan las consideraciones para hacer positivo el funcionamiento del
Proyecto Multinacional de Desarrollo de Archivos bajo
condiciones de estmulo econmico, legislacin adecuada, ayuda oficial para edificios de Escuelas de Archiveros y equipamiento necesario en cada pas.
La existencia de archivos y bibliotecas en los actuales momentos de la era atmica que determina el avance prctico en todas las actividades humanas, mediante
modernos sistemas de desarrollo que es base de lo pueblos, no cuenta con el revolucionario sistema de la
microfilmacin.
El constituye la ltima palabra en materia de organizacin de centros de documentacin como son esos
archivos y bibliotecas.

51

Sobre la importancia
de los archivos
en los estados modernos
Liliana Montenegro de Arvalo

En los ltimos aos con la expansin socioeconmica,


se ha producido al mismo tiempo una mayor complejidad tcnico-administrativa, tanto estatal como privada,
que genera un mayor nmero de documentos destinados en su faz final, a los archivos.
La repercusin que esto ha provocado en la dinmica
interna de las administraciones estatales, se ha traducido
en un aumento del valor atribuido a la informacin.
De ah que los archivos se hayan ido configurando,
como un centro de produccin de informacin. Estos
deben continuar recogiendo los hechos que han tenido
lugar, como las actuaciones referentes a la evolucin y
desenvolvimiento de la administracin pblica, registros
contables que reflejan la situacin econmico-financiera
del Estado, etc. Pero adems de registrarlos debe interpretarlos, para elaborar convenientemente aquella informacin que deber servir de antecedente para las
ms importantes decisiones que el estado ha de tomar.
En mayor o menor medida los pases desarrollados,
han asumido este salto, cualitativo y han modificado la
estructura de los archivos, adaptndolos a las nuevas
exigencias.
Siguiendo a G. Continolo en El archivo en la organizacin Moderna, esa estructura debe permitir entre
otras cosas:

a) disponer de personal capacitado o en suficiente


nmero,
b) instalar archivos en lugares idneos,
c) capacitar de mobiliarios que respondan a las exigencias de su funcin,
d) emplear un sistema racional de clasificacin de
documentos, y
e) establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo y atenerse a ellas en todo momento.
Con respecto a la instalacin del archivo en lugares
idneos segn publicaciones de la Asociacin Archivstica Argentina esto est condicionado al destino
propio del archivo. Se debe constituir en el centro administrativo del que dependen, pero con personalidad propia.
La arquitectura debe ser moderna, funcional y limpia, alejndose de las inspiraciones tradicionales.
Esto, que aparentemente puede parecer utpico, es
una inmediata de todo Estado que se precie de moderno
y tendra que figurar entre los proyectos de mediano
plazo. Porque existe una relacin directa entre el edificio y la accin de los ms grandes enemigos de los documentos: el fuego, la humedad, la luz, la temperatura, los
insectos, los roedores y una instalacin defectuosa.
Acorde entonces con las tendencias ms actuales, el
archivo tiene que dejar de estar relegado a ser un mero
depsito de documentacin que perdi vigencia, para
pasar a ser los ordenados y depurados archivos que permiten la recuperacin de la informacin, la consulta en
los ms altos niveles de decisin y la investigacin cientfica y tcnica.

54

As estaremos preparados para el funcionamiento del


banco de datos o centros de informacin por medio
de la computacin.
De estas inquietudes se hizo eco la Organizacin de
las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la
Cultura (UNESCO), en la reunin de Expertos para el
desarrollo de los Archivos Nacionales de Amrica Latina, realizada en Bogot (Colombia) en 1976. En su documento principal de trabajo, se inclina por una legislacin
de carcter general y uniforme para esta parte del continente, poniendo fin al mosaico de leyes sobre la base
de las cuales se desenvuelven los distintos organismos.
Por su parte, la Asociacin Archivstica Argentina se
ha preocupado por conseguir plasmar una ley Nacional
de Archivo, integral, concreta sobre todo aplicable, ya
que la ley N 15.930 no habra sido reglamentada y su
aplicacin parcial no permitir apreciar sus beneficios.
Las provincias cuentan con sus propias reglamentaciones al respecto. En el caso de Santa Fe, la ley que la
rige en este sentido es la N 5516 de 1961. La referida
ley jerarquiza al archivo santafesino, transformndolo
de histrico general.
Pero para que se produzca su plena vigencia, es necesario dotarlo de la infraestructura adecuada que permitir la recepcin de la documentacin de las ltimas
dcadas; aquellas que por sus caractersticas no se conservan en los archivos de la administracin pblica, ni
en los intermedios (en proyecto an).
Nuestro archivo provincial, por su importancia, ocupa el primer lugar dentro de los archivos provinciales y
el segundo luego del Archivo General de la Nacin.

55

Es de destacar tambin los investigadores extranjeros que a menudo visitan no slo el Archivo General de
la Nacin, sino tambin los archivos provinciales.
Con respecto a estos ltimos en el siglo pasado, en
muchas provincias no hubo una preocupacin sistemtica por conservar la archivara de las instituciones coloniales.
Recin por el siglo XX, merced a las inquietudes de
los investigadores, se produjo un progresivo inters por
dotarlos de una reglamentacin adecuada. Es necesario,
entonces, tomar conciencia del valor atribuido a la informacin que en los ltimos aos ha llegado a ser sinnimo de poder.

56

Situacin de los archivos


en Santa Fe

Vctor Hugo Arvalo Jordn

Aprobado por las VII Jornadas De Archiveros del


Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados de la
Provincia de Santa Fe.
Santa Fe, 1985.
En agosto de 1983, al trmino de las V Jornadas de
Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos descentralizados de la provincia de Santa Fe, se distribuy entre los asistentes el Cuestionario de Archivos. Posteriormente, el cuestionario a funcionarios archiveros que no
asistieron a las jornadas citadas, con el objeto de lograr
un panorama completo de la situacin de los archivos de
la Provincia. Respondieron al cuestionario, de 34 entidades, las que enumeramos de acuerdo al orden de llegada:
Ministerio de Salud, Medio Ambiente y Accin Social.
Ministerio de Educacin y Cultura. Direccin Provincial de Educacin Primaria y Preescolar.
Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y
Procuradores.
Ministerio de Gobierno, Archivo General de la Provincia.
Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. Archivo
Administrativo de la Direccin Provincial de Energa.

Ministerio de Educacin y Cultura. Recopilacin


de normas legales.
Ministerio de Gobierno. Archivo General de la Provincia. Archivos Histricos.
Ministerio de Hacienda y Economa.
Cooperativa del Personal de la Provincia.
Ministerio de Gobierno. Polica de la Provincia. Estadsticas y Archivos.
Ministerio de Hacienda y Economa. Direccin Provincial de Rentas. Archivo de Inspectora del Departamento de Fiscalizacin.
Ministerio de Educacin y Cultura. Certificados de
Estudios.
Ministerio de Hacienda y Economa. Direccin General de Rentas.
Ministerio de Hacienda y Economa. Direccin Provincial de Rentas.
Poder Legislativo.
Jefatura de Polica de la Provincia y de la Capital.
Departamento Judicial.
Archivo Municipal de Santa Fe.
Ministerio de Gobierno. Archivo Central de la Provincia.
Ministerio de Accin Social y Salud Pblica.
Ministerio de Educacin y Cultura. Museo Histrico Provincial de Santa Fe.
Gobierno de la Provincia. Fiscala del Estado.
Ministerio de Gobierno. Archivo Intermedio.
Ministerio de Accin Social y Salud Pblica. Caja
de Asistencia Social.
Ministerio de Obras y Servicios Pblicos.
Ministerio de Hacienda y Economa.
59

Ministerio de Educacin y Cultura. Archivo del Departamento de Estudios Etnogrficos y Coloniales.


Ministerio de Agricultura y Ganadera. Despacho.
Ministerio de Agricultura y Ganadera. Asuntos
Jurdicos.
Ministerio de Agricultura y Ganadera. Administracin.
Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. Direccin Provincial de Obras Sanitarias.
Ministerio de Obras y Servicios Pblicos. Direccin Provincial Vialidad.
Ministerio de Accin Social y Salud Pblica. Instituto Autrquico Provincial Obras Social. (IAPOS)
Ministerio de Gobierno.
Con el fin de obtener un mayor acercamiento a la
realidad archivstica de la Provincia de Santa Fe, se utiliz el cuestionario sobre la base del trabajo efectuado
por el doctor Gunnar Mendoza. Este cuestionario presenta aspectos principales del quehacer archivstico,
siendo a nuestro juicio uno de los ms completos y
comprensibles para un trabajo como el efectuado.

60

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO


EDIFICIO: El espacio que ocupa el archivo est concentrado:
a) En un local nico, b) En varios locales.
Respuestas afirmativas: 1 7
Equivalente al
50%
Respuestas negativas:
13
Equivalente al 38.23%
Sin respuestas:
4
Equivalente al 11.76%
De los 34 cuestionarios respondidos, se obtiene un total de 43
archivos relevados.
c) El espacio que ocupa el archivo:
1. Es especial para archivos?:
Respuestas afirmativas: 6
Equivalente al 17.64%
Respuestas negativas:
23
Equivalente al 67.64%
Sin respuestas:
5
Equivalente al 14.71%
2. Es adaptado?:
Respuestas afirmativas: 1 9
Respuestas negativas:
14
Sin respuestas:
1

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

55.88%
41.17%
2.94%

3. Es fiscal?:
Respuestas afirmativas: 24
Respuestas negativas:
6
Sin respuestas:
4

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

70.58%
17.64%
11.76%

4. Es alquilado?:
Respuestas afirmativas: 2
Respuestas negativas:
26
Sin respuestas:
4

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

5.88%
76.47%
11.76%

5. Permite una distribucin racionalizada y diferenciada de reas


para trabajo personal, para investigar, para exposicin, y para
almacenamiento de documentos?:

61

Respuestas afirmativas: 1 2
Respuestas negativas:
19
Sin respuestas:
3

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

35.29%
55.88%
8.82%

6. U obliga por su estrechez a una promiscuidad de esas y otras


funciones?:
Respuestas afirmativas: 1 4
Equivalente al 41.27%
Respuestas negativas:
16
Equivalente al 47.05%
Sin respuestas:
4
Equivalente al 11.76%
7. Cuenta con superficies suficientes para recibir en custodia
nuevas documentaciones?:
Respuestas afirmativas: 1 1
Equivalente al 32.35%
Respuestas negativas:
21
Equivalente al 61.76%
Sin respuestas:
2
Equivalente al
5.88%
Solamente 6 archivos respondieron la cantidad de metros lineales que pueden an recibir de documentacin, sumando una cifra de 216 ml.
8. Es satisfactorio desde el punto de vista de la salud y de la
integridad fsica del personal?:
Respuestas afirmativas: 1 8
Equivalente al 52.94%
Respuestas negativas:
14
Equivalente al 41.17%
Sin respuestas:
2
Equivalente al
5.88%
9. Es satisfactorio para la preservacin del fondo documental?:
Respuestas afirmativas: 1 3
Equivalente al 38.23%
Respuestas negativas:
16
Equivalente al 47.05%
Sin respuestas:
5
Equivalente al 14.71%
d) Qu superficie total en metros cuadrados tiene todo el espacio que ocupa actualmente el archivo?:
Respondieron slo 24, de los cuales se obtiene una cifra de 2.756,5
metros cuadrados, existiendo variantes de archivos que poseen
2.10 metros cuadrados hasta 730.98 metros cuadrados, este l-

62

timo corresponde al Archivo Histrico, correspondiente al Archivo General de la Provincia.


e) Existe alguna posibilidad efectiva y pronta de obtener para el
archivo un local propio?:
Respuestas afirmativas: 1
Equivalente al
2.94%
Respuestas negativas: 2 7
Equivalente al 79.41%
Sin respuestas:
6
Equivalente al 17.64%
EQUIPO
Limpieza y desinfeccin
Cuenta el archivo con este equipo para tratar los documentos a
su ingreso?:
Respuestas afirmativas: 3
Equivalente al
8.82%
Respuestas negativas:
29
Equivalente al 85.29%
Sin respuestas:
2
Equivalente al
5.88%
Estantera
1. Es de madera?:
Respuestas afirmativas: 2 5
Respuestas negativas:
8
Sin respuestas:
2

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

73.52%
23.53%
5.88%

2. Es de metal?:
Respuestas afirmativas: 20
Respuestas negativas:
10
Sin respuestas:
4

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

58.82%
29.41%
11.76%

3. Es de altura mxima adecuada


Respuestas afirmativas: 2 1
Respuestas negativas:
10
Sin respuestas:
4

(2.20)?:
Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

61.76%
29.41%
8.82%

4. Abastece para todo el fondo en custodia en este momento?:


Respuestas afirmativas: 2 1
Equivalente al 61.76%
Respuestas negativas:
10
Equivalente al 29.41%
Sin respuestas:
3
Equivalente al
8.82%

63

5. Si no abastece, cuntos metros suplementarios y lineales se


necesitaran en ese momento?:
Respondieron 8 de los cuales se obtiene una cifra de 1352 metros
lineales.
6. Hay al presente, material documental que se conserva sobre
mesas o sobre el suelo por falta de estantes?: En caso afirmativo
cuntos metros lineales?:
Respuestas afirmativas: 1 0
Equivalente al 29.41%
Respuestas negativas:
22
Equivalente al 64.70%
Sin respuestas:
2
Equivalente al
5.88%
De las respuestas obtenidas se deduce que 625 metros lineales se
conservan fuera de estanteras.
Reproduccin
1. Cuenta el archivo con equipo de micropelcula para toma?, y
lectura?,
Respuestas afirmativas: 0 0
Equivalente al
00
Respuestas negativas: 3 0
Equivalente al 88.24%
Sin respuestas:
4
Equivalente al 11.76%
2. Copias fotostticas?:
Respuestas afirmativas: 2
Respuestas negativas:
28
Sin respuestas:
4

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

3. Otros medios de reproduccin?:


Respuestas afirmativas: 5
Equivalente al
Respuestas negativas:
25
Equivalente al
Sin respuestas:
4
Equivalente al
Las respuestas afirmativas se refirieron sobre todo
tos producidos por ordenadores.

64

5.88%
82.35%
11.76%

14.71%
73.52%
11.76%
a documen-

4. Existe alguna posibilidad efectiva de adquirir alguno de estos


equipos?:
Respuestas afirmativas: 1
Equivalente al
2.94%
Respuestas negativas: 2 7
Equivalente al 79.41%
Sin respuestas:
6
Equivalente al 17.64%
PRESERVACION Y RESTAURACION
1. Existe un equipo de encuadernacin?:
Respuestas afirmativas: 1 0
Equivalente al
Respuestas negativas:
21
Equivalente al
Sin respuestas:
3
Equivalente al

29.41%
61.76%
8.82%

2. Existe un equipo de restauracin?:


Respuestas afirmativas: 1
Equivalente al
2.94%
Respuestas negativas: 3 0
Equivalente al 88.24%
Sin respuestas:
3
Equivalente al
8.82%
La respuesta afirmativa corresponde al Ministerio de Educacin.
3. En caso contrario, hay posibilidades de adquirirlo?:
Respuestas afirmativas: 2
Equivalente al
5.88%
Respuestas negativas:
Equivalente al 76.47%
Sin respuestas:
Equivalente al 17.64%
Las respuestas afirmativas corresponden a:
- Caja de Jubilaciones y Pensiones de Abogados y Procuradores.
- Poder Legislativo.
4. Si existen estos equipos, de qu elementos constan?:
Las respuestas afirmativas al 1) corresponden generalmente a
organismos que cuentan con imprenta.
La respuesta afirmativa al 2) corresponde a material escritorio
empleado en las restauraciones: tijeras, cintas, adhesivas, etc.
5) Se restauran documentos de todas maneras, aun no existiendo un equipo especial?:

65

Respuestas afirmativas: 1 3
Respuestas negativas:
18
Sin respuestas:
3

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

38.23%
52.94%
8.82%

FONDO DOCUMENTAL
Clases
El fondo documental, est constituido por documentos:
l. Textuales:
a) Manuscritos?
Respuestas afirmativas: 1 9
Equivalente al 55.88%
Respuestas negativas:
10
Equivalente al 29.41%
Sin respuestas:
5
Equivalente al 14.71%
b) Dactilogrficos?:
Respuestas afirmativas: 3 0
Respuestas negativas:
2
Sin respuestas:
2

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

88.24%
5.88%
5.88%

c) Impresos?:
Respuestas afirmativas: 24
Respuestas negativas:
6
Sin respuestas:
4

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

70.58%
17.64%
11.76%

d) Producidos por otros medios?:


Respuestas afirmativas: 8
Equivalente al
Respuestas negativas:
15
Equivalente al
Sin respuestas:
00
Equivalente al

23.53%
44.12%
00

2. Audiovisuales:
a) Fotografas fijas?
Respuestas afirmativas: 4
Respuestas negativas:
23
Sin respuestas:
7

11.76%
67.64%
20.59%

66

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

b) pelculas mviles?
Respuestas afirmativas: 1
Respuestas negativas:
26
Sin respuestas:
7

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

2.94%
76.47%
20.59%

La respuesta afirmativa corresponde al Archivo Intermedio.


c) Cintas magnetofnicas?:
Respuestas afirmativas: 0 0
Equivalente al
00
Respuestas negativas: 2 7
Equivalente al 79.41%
Sin respuestas:
7
Equivalente al 20.59%
d) Discos?
Respuestas afirmativas: 0 0
Respuestas negativas: 2 7
Sin respuestas:
7

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

00
79.41%
20.59%

3. Cartogrfico: a) mapas, b) planos, c) croquis?


Respuestas afirmativas: 9
Equivalente al
Respuestas negativas:
18
Equivalente al
Sin respuestas:
7
Equivalente al

26.47%
52.94%
20.59%

Alcance cronolgico:
Los documentos comprenden:
1. Documentacin histrica (antes de l953)?
Respuestas afirmativas: 1 5
Equivalente al
Respuestas negativas:
7
Equivalente al
Sin respuestas:
12
Equivalente al

44.12%
20.59%
35.29%

2. Documentacin administrativa
Respuestas afirmativas: 2 5
Respuestas negativas:
1
Sin respuestas:
8

(despus de 1953)?
Equivalente al 73.52%
Equivalente al
2.94%
Equivalente al 23.53%

Cantidad: Cul es la longitud total en metros lineales de la documentacin que conserva el archivo?:

67

De las 23 respuestas obtenidas, se desprende la suma de 17.252.25


metros lineales. Mnima cantidad de 4.20 metros, cantidad mxima de 11.324 metros lineales.
Procedencia: Los documentos que se conservan en el archivo
son:
1. Oficiales?:
Respuestas afirmativas: 28
Equivalente al 82.35%
Respuestas negativas:
2
Equivalente al
5.88%
Sin respuestas:
4
Equivalente al 11.76%
2. Privados?:
Respuestas afirmativas: 8
Respuestas negativas:
21
Sin respuestas:
5

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

23.53%
61.76%
14.71%

Transferencia
1. Su entidad transfiere sus documentos al Archivo General de
la Provincia?
Respuestas afirmativas: 9
Equivalente al 26.47%
Respuestas negativas:
22
Equivalente al 64.70%
Sin respuestas:
3
Equivalente al
8.82%
2. Esta transferencia es: a)continua, b) ocasional?
Para a) obtenemos solo un caso afirmativo, correspondiente al
Ministerio de Educacin y Cultura, recopilacin de Normas Legales.
Para b) se obtuvieron 6 casos afirmativos solamente, equivalente a 17.64%
Seleccin y eliminacin
1. Se practica en el archivo la seleccin y eliminacin de papeles
superfluos?
Respuestas afirmativas: 7
Equivalente al 20.59%
Respuestas negativas:
25
Equivalente al 73.52%
Sin respuestas:
2
Equivalente al
5.88%

68

2. Los documentos estn:


a) en cajas de cartn?:
Respuestas afirmativas: 1 7

Equivalente al

50.00%

b) en paquetes?:
Respuestas afirmativas: 1 5

Equivalente al

44.12%

c) en empastados?:
Respuestas afirmativas: 1 2

Equivalente al

35.29%

d) en cartapacios?:
Respuestas afirmativas: 1 0
Respuestas negativas:
Sin respuestas:

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

29.41%

e) en hojas sueltas sin proteccin?:


Respuestas afirmativas: 7
Equivalente al

20.59%

3. Qu proporcin aproximada del total de la documentacin se


encuentra en mal estado por cualquier causa de deterioracin?
De los 16 casos que respondieron se obtiene un promedio del
19.56% de documentacin deteriorada.
4. Cules son los principales agentes de deterioracin?:
Micro-organismos:
De 9 casos se obtiene el promedio de 2.88
Insectos:
De 17 casos se obtiene el promedio de 2.05
Roedores:
De 10 casos se obtiene el promedio de 3.3
Murcilagos:
De 2 casos se obtiene el promedio de 2.5
Fuego:
De un caso se obtiene el promedio de 1
Calor:
De 8 casos se obtiene el promedio de 2.62

69

Humedad:
De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.56
Polvo:
De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.62
Suciedad:
De 11 casos presentados se obtiene un promedio de 2
Manipulacin:
De 14 casos presentados se obtiene un promedio de 2
Contaminacin atmosfrica:
De 4 casos presentados se obtiene un promedio de 1
Mala calidad de papel:
De 6 casos presentados se obtiene un promedio de 1.66
Mala calidad de tinta:
De 7 casos presentados se obtiene un promedio de 1.57
Ordenacin
Las documentaciones inactivas han ingresado al archivo y se
conservan en l separadas segn su procedencia administrativa?:
Respuestas afirmativas: 1 5
Equivalente al 44.12%
Respuestas negativas:
12
Equivalente al 35.29%
Sin respuestas:
7
Equivalente al 20.59%
Ingresaron esos documentos con sus procedencias mezclados
y confundidos?:
Respuestas afirmativas: 7
Equivalente al 20.59%
Respuestas negativas:
22
Equivalente al 64.70%
Sin respuestas:
5
Equivalente al 14.71%
Si ellas se conservan en el archivo separadas segn su procedencia administrativa, se conservan tambin, dentro de cada grupo
documental, los subgrupos y series originales?:
Respuestas afirmativas: 1 4
Equivalente al 41.17%
Respuestas negativas:
10
Equivalente al 29.41%
Sin respuestas:
10
Equivalente al 29.41%

70

Las documentaciones que se conservan en el archivo son:


a) Completas y continuas?:
Respuestas afirmativas: 1 8
Equivalente al 52.94%
Respuestas negativas:
9
Equivalente al 26.47%
Sin respuestas:
7
Equivalente al 20.59%
b) Fragmentarias?:
Respuestas afirmativas: 1 3
Respuestas negativas:
12
Sin respuestas:
9

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

38.23%
36.29%
20.59%

Se han hecho en el archivo separaciones de ciertos documentos


(segregndolos de sus grupos originales) por atribuirles algn
carcter especial?:
Respuestas afirmativas: 6
Equivalente al 17.64%
Respuestas negativas:
24
Equivalente al 70.58%
Sin respuestas:
4
Equivalente al 11.76%
Descripcin: Existen auxiliares descriptivos de todo el fondo
documental que se conserva en el archivo?
Respuestas afirmativas: 2 1
Equivalente al 61.76%
Respuestas negativas:
9
Equivalente al 26.47%
Sin respuestas:
4
Equivalente al 11.76%
Las respuestas afirmativas corresponden en su generalidad a inventarios, suman 228 metros lineales sin auxiliares descriptivos.
Se aplica en el archivo la tcnica de:
a) descripcin colectiva, por grupos, subgrupos, o
mentales?:
Respuestas afirmativas: 9
Equivalente al
Respuestas negativas:
17
Equivalente al
Sin respuestas:
8
Equivalente al

71

series docu26.47%
50.00%
23.53%

b) descripcin de pieza por pieza?:


Respuestas afirmativas: 9
Equivalente al
Respuestas negativas:
12
Equivalente al
Sin respuestas:
13
Equivalente al

26.47%
35.29%
38.23%

Existe una gua general de archivo?:


Respuestas afirmativas:
5
Equivalente al

14.71%

Los catlogos o instrumentos descriptivos estn en:


a) Fichas; 11 afirmaciones, equivale al 32.35%
b) En pginas; 18 afirmaciones, equivale al 52.94%
c) Publicados; 2 afirmaciones, equivale al 5.88%
d) Inditos; 6 afirmaciones, equivale al 17.64%
Publicacin
Referente a la publicacin, permanente u ocasional respondieron afirmaciones slo 2 casos.
SITUACION ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
No existe uniformidad en cuanto a la ubicacin de los archivos
dentro de las estructuras administrativas, existiendo desde simples oficinas hasta el nivel de divisin. Lo mismo sucede en cuanto a la estructura interna de los archivos mismos.
Slo 4 archivos afirmaron tener un reglamento interno, equivale
al 11.76%
Se encuentra el archivo comprendido dentro de la
de la oficina?:
Respuestas afirmativas: 1 5
Equivalente al
Respuestas negativas:
9
Equivalente al
Sin respuestas:
10
Equivalente al

planificacin
44.12%
26.47%
29.41%

Existe cualquier otro proyecto de reforma o racionalizacin


administrativa relativo al archivo?:
Respuestas afirmativas: 3
Equivalente al
8.82%
Respuestas negativas:
10
Equivalente al 29.41%
Sin respuestas:
21
Equivalente al 61.76%

72

PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO


Situacin econmica
Existe una variedad no uniforme de niveles de empleados del
archivo, desde el nivel 19 hasta el 10. Correspondiendo en 70.58
de los casos a escalas preestablecidas y generales de sueldos dentro de la administracin pblica?:
Situacin Profesional: El ingreso del funcionario al personal
del archivo est sujeto a:
a) Concursos?:
Respuestas afirmativas: 1 3
Equivalente al 32.23%
Respuestas negativas:
14
Equivalente al 41.17%
Sin respuestas:
7
Equivalente al 20.59%
b) Examen de idoneidad?;
Respuestas afirmativas: 7
Respuestas negativas:
19
Sin respuestas:
8

Equivalente al
Equivalente al
Equivalente al

20.59%
55.88%
23.53%

c) A alguna otra norma de competencia profesional?


Respuestas negativas:
24
Equivalente al 70.58%
Sin respuestas:
10
Equivalente al 29.41%
Cuntos miembros del personal poseen ttulo profesional o han
seguido cursos ocasionales?
Aproximadamente 20 personas de 8 archivos han seguido cursos dictados por el Archivo General de la Provincia, o por Organizacin y Mtodos de la Gobernacin, y asistencia a las jornadas. El Archivo General de la Provincia posee tres profesionales
que han seguido becas en Espaa y en Crdoba.
Situacin cuantitativa
El nmero de funcionarios tcnico-administrativos
con que cuenta el archivo:
1. Es suficiente para sus necesidades presentes?
Respuestas afirmativas: 1 2
Equivalente al
Respuestas negativas:
18
Equivalente al
Sin respuestas:
4
Equivalente al

73

y de servicio

35.29%
52.94%
11.76%

2. Cuntos funcionarios ms seran necesarios:


De 5 respuestas afirmativas se desprende el total de 12 empleados necesarios.
PRESUPUESTOS Y GASTOS
a) Aparte del presupuesto de retribuciones al personal, cuenta
el archivo con el presupuesto ordinario de gastos?
Slo 5 respuestas afirmativas (14.71%)
b) Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades
actuales del archivo?:
1 respuesta afirmativa (2.94%)
c) Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, cuenta el
archivo con algunas asignaciones extraordinarias?
4 casos afirmativos (11.76%)
SERVICIO AL PUBLICO
Consulta general
Utiliza el pblico en general las documentaciones del archivo
para trmites personales?
14 casos afirmativos (41.17%)
Se exigen requisitos especiales a los usuarios para este servicio?
11 casos afirmativos (82.35%)
Todos los casos exigen documentacin de identificacin.

Santa Fe, 24 de agosto, 1985.

74

Hechos que generan documentos


Archivologa

Biblioteconoma

Documentologa

Sistemas de Ciencias de las Documentacin


Informacin

Actividades que producen documentos


Entradas
Tcnicas
de gestin

Tcnicas de
almacenamiento

Tcnicas
descriptivas

Tcnicas
documentales

Sistema de archivo
Usuario
Servicio
Salida

Control de recepcin,
foliado, numerado, etc.
Recepcin
(entrada)

Distribucin
(salida)
Control de trmite,
registro de trmite, etc.

75

Unidades mayores

Ingreso

Unidades intermedias

Ordenacin

Unidades menores

Acciones

Ingreso

Funciones

Clasificacin

Actividades

Inventarios
Guas
Documento

Informacin
Catlogos
Indices

76

Plazos precautorios
Decantacin de valores
Documento
seleccionado

Documento
Tcnicas de muestreo
Expurgo

Informacin
Hecho

Documento
Soporte

77