Manuel Rijalba Palacios

2do Ciclo

INTRODUCCION

Es importante conocer los diferentes documentos que se pueden utilizar para poder
comunicar algo hacia los dems, en este caso que va dirigido para autoridades es muy
importante, el oficio es un documento muy usado entre los trabajadores y autoridades de
una empresa, y de empresa a empresa etc.
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de
felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan
en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, profesionales, sindicatos y
oficinas de gobierno, entre otras.

EL OFICIO
1. ETIMOLOGA: Deriva del latn officium (funcin, cargo, magistratura)
2. CONCEPTO: Es un documento de carcter oficial utilizado por funcionarios que
desempean cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de
Seccin, en los organismos del estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la ms
alta jerarqua.
3. FUNCIN: Comunica disposiciones u rdenes, hace consultas, da respuestas, remite
documentos e informa.
Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitacin, felicitacin,
colaboracin, transcripcin, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural,

deportiva, artstica, profesional, poltica y social.

4. USOS: Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades pblicas,
particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos,
municipios, embajadas, etc
REA DE CIRCULACIN.
El oficio circular en dos niveles:
a. A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o reparticin relacionada a los mximos
representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
b. A nivel interno: Dentro de la institucin enlaza a los que ocupan cargos directivos.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:
Los oficios de circulacin externa son firmados nicamente para el mximo
representante legal de la institucin o por quien hace sus veces.
Si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos especficos de
trabajo, podrn los jefes de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados
hacindolos visar por la autoridad mxima.
Los oficios de circulacin interna son elaborados en la seccin o departamento
correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempean cargos directivos no estarn facultados a firmar
oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

PARTES DE UN OFICIO:
A. Encabezamiento.
o

Ao calendario

Membrete

Lugar y fecha

Cdigo o nmero correlativo

Destinatario

Asunto

Referencia

B.Texto o cuerpo
C. Parte firma

Ante firma

Firma

Post firma

Sellos redondo

Con copia

Iniciales

Encabezamiento:
1. Ao calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayscula y entre
comillas. Ejemplo: "Ao....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras maysculas
sealando el nombre de la institucin, su direccin, telfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ
HUARAZ
3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de la mitad del papel sealando la ciudad y la
fecha.
Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre
4. Nmero o cdigo. Se escribe con letras maysculas la palabra oficio seguida de
nmero correlativo, -el ao/y las iniciales de la institucin y se subraya todo.
OFICIO N 262-.../INC
OFICIIO N 005-.../DEMUNA PN
5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido
el oficio.
Seor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independencia
Huaraz
6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a
tratar en el documento.
ASUNTO: Pago de remuneracin.
7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se
requiere mencionar un documento recibido anteriormente. Tambin sirve para
mencionar un decreto, resolucin, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el

mensaje a transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/....
8.Texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la
comunicacin en forma clara, precisa y breve.
Existen algunas frmulas para iniciar el texto:
1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarqua).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarqua).
9. Despedida. Aqu debemos demostrar cordialidad, cortesa y ponderacin ejemplo:
Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideracin y estima personal.
Atentamente, (antefirma).
10. Firma y post firma. La firma se escribe a mano y se rbrica. Van acompaadas del
sello respectivo.
En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que enva el
documento.
Ejemplo:
Firma.
Post firma
Sr. Montes Collasos Jhoel
______________________________________
Gerente General de Conceptos Generales S.A.
11. Con copia. Seala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado
izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.
12. Iniciales. Se colocan iniciales con mayscula las que corresponden a la persona que
firma el documento; con minscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el
extremo izquierdo del papel.
MCY/zpz.
13. Anexo. Sirve para sealar toda la documentacin que se adjunta al oficio (catlogo,
programa, revista, tarjeta, etc).
14. Distribucin. Este elemento es usual en los oficios mltiples y en las
transcripciones, y no as en los directos o simples. Aqu se menciona, en trminos
generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

CLASES DE OFICIOS
1. Oficio simple o directo

2. Oficio mltiple
3. Oficio de transcripcin
1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una
sola persona. Se usa generalmente para una invitacin, agradecimiento, peticin,
felicitacin, informacin de eventos o actividades deportivas culturales.
2. Oficio Mltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a diferentes personas.
USOS:
Se usa para limitar rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, etc., a
diferentes oficinas o despachos simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es
decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o
jerarqua.
3. Oficio de Transcripcin. El nombre de transcripcin ya nos indica la finalidad de
este tipo de redaccin. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de
una comunicacin de manera original ntegramente y sin ninguna alteracin.
USOS:
Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos,
directivas, memorndums. El oficio de transcripcin circula de una autoridad hacia sus
subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerrquico dentro o fuera de la
institucin.
CARACTERSTICAS:
La estructura del oficio mltiple es bsicamente igual a la del oficio simple.
1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario.
Este espacio se llena con lneas de punto.
3. En el oficio mltiple necesariamente se escribe la palabra Distribucin en la
penltima parte del documento.

MODELO DE OFICIOS SIMPLES O DIRECTOS

CONCEPTOS GENERALES
CIBER@CENTRO
Jr. Simn Bolivar 480 Huaraz-Ancash
Telef. 426768/426476
"AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"
Huaraz,
31 de Octubre de 2011.
Seor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde del Distrito de Independencia Huaraz
CIUDAD.
ASUNTO: Invitacin a la Inauguracin del Estadio de Los Olivos.
Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin del
Estadio de Los Olivos de sta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte
generemos de parte de su persona y sus representantes como tambin la participacin
desinteresada de los moradores de dicho lugar.
Dicho evento se llevar a cabo el prximo 10 de noviembre del presente mes
a horas 10 de la maana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos contar
con su presencia que dar realce a sta ceremonia.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideracin y estima personal.
Atentamente,

........................................................
YOVER MONTOYA CASTILLO
Director de Conceptos
Generales S.A
YMC/zpz.

MODELO DE OFICIO MLTIPLE

"AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"

Huaraz, 31 de Octubre de 2011.

OFICIO MLTIPLE N 030/CONACI/11.
Seor:
..................................................................................
Gerente General de Mypes Perunanas S.A.C
Presente.ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FTBOL
"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederacin
Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo
campeonato nacional de ftbol "Intercomunidades Industriales", en colaboracin con el
Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarar inaugurado el Sr. Ministro de
Educacin, el da sbado 05 de noviembre a las 3 p.m., en el Estadio Nacional.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de
conocimiento pblico esta competencia, cuya fondos sern invertidos en la
remodelacin de nuestro campo deportivo.

Atentamente,

...........................................
Daniel Altamirano Torres
PRESIDENTE
Anexo:
Un programa completo (10 hojas).
05 entradas (invitacin de honor).
Distribucin:
Diarios
: 10
Radios
: 15
Revistas : 07
DAT/zpz.
MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIN

"Ao.........................................................................................."

Huaraz, 01 de Noviembre de 201....

OFICIO N 010-..../DSR
Seor: Leonel Fernndez
Gerente General de Marketing Efectivo S.A.C

ASUNTO: Transcripcin de Of Mlt. N 120-.../ME

Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
"Ao................................................................." Ministerio de Educacin.-Huaraz 25 de
Octubre de 201....-OF Mltiple 120.-/ME Seor Jos Infante Almedrades.-Director
Subregional Huaraz 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que
este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en
adelante ser a partir del 31 de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para expresarle
los sentimientos de mi especial consideracin y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis
Giraldo Ramrez.-Director Nacional de Economa.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento y dems fines.

Atentamente,

Jos Infante Almendrades

DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIN
DISTRIBUCIN:
Director del Colegio 01
Archivo
01.

CONCLUCION:
Por lo tanto se puede concluir que el oficio es un documento oficial de suma
importancia y que debe ser conocido por todos, ya que es muy posible que lo
lleguemos a utilizar en algn momento, pues su utilidad es primordial a la
hora de requerimientos con colegas o autoridades.

Bibliografa

https://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)
http://documentacion.tribunaempresarial.com/oficio
http://creacionliteraria.net/2012/05/clases-de-oficio/