Avis d'appel de candidatures

LUNICEF Bureau Pays recrute :

Titre du poste : Assistante Executive auprs de la Reprsentante
Catgorie et Grade : Niveau GS 6 de la grille de classification des Nations Unies
Dure du contrat : 1 an
Lieu daffectation : Dakar
Mission
Sous la supervision gnrale du Reprsentant, fournir un soutien administratif de haut niveau en effectuant des
recherches, prparer des rapports statistiques, le traitement des demandes d'informations, et assumer les
fonctions administratives qui consistent prparer la correspondance, la rception des visiteurs, lorganisation
des confrences tlphoniques et des runions de planification. Coordonne la prparation des runions et des
visites, y compris l'laboration de kits d'informations et le matriel d'introduction en anglais et en franais.
Rpond une grande varit de demandes de renseignements des acteurs internes l'organisation (bureau de
pays, bureau rgional, sige) ainsi que les acteurs externes (presse, partenaires, reprsentants du
gouvernement).
Tches
1. Fournir un soutien administratif de haut niveau en effectuant des recherches, prparer des rapports
statistiques et effectuer des tches de bureau telles que la prparation de la correspondance, recevoir
des visiteurs, organiser des confrences tlphoniques et des runions de planification. bauches de
projet de correspondance ou finalis avec le superviseur; reoit et traite la correspondance entrante
(courrier, courriel); collecter des documents de rfrence.
2. Appuyer le Reprsentant dans la coordination des activits, et la prparation des exposs et des
documents de position. Coordonner les runions hebdomadaires et celles du Comit de Gestion du
Bureau. Prendre des notes dtailles, suivre les discussions et prparer les rapports, les listes de points
d'action, et des protocoles pour les archives. Tenir les dossiers et suivre les lments d'action du
Reprsentant, y compris son calendrier. Analyser et collecter des informations relatives aux activits
marquantes.
3. Rpondre une grande varit de questions gnrales et de fond pour des informations en anglais et en
franais. Rpertorier les demandes, si possible rpondre ou se rfrer un large ventail de sources
possibles ( l'intrieur du bureau). S'entretenir avec le Reprsentant pour les demandes qui peuvent
avoir besoin d'tre mentionns en dehors du bureau.
4. Organiser et entretenir le Bureau du Reprsentant, tablir des systmes de classement de fichiers,
l'exploitation des systmes de suivi, le courrier et la liste de contacts. Identifier les besoins en
quipements et fournitures et coordonner l'action pour l'approvisionnement avec la section
administration. tablir et maintenir des collections de documents, dossiers et rapports. Identifier la
demande et rpertorier les documents
5. Prendre diverses dispositions administratives pour le travail du Reprsentant notamment pour
lorganisation de ses voyages, des rendez-vous, des runions et rceptions officielles, des confrences
de presse, interviews. Coordonner le calendrier du Reprsentant, les rendez-vous, liquider les factures,
recueillir et diffuser la documentation.

6. Slectionner et compiler la documentation et les informations pour les runions, voyages, confrences,
la collecte de fonds etc . .. pour le Reprsentant et d'autres fonctionnaires selon les demandes.
7. Grer le calendrier des grands vnements du Bureau. Surveiller et tenir au courant des vnements,
des activits et des articles d'intrt, et en informer le Reprsentant.
8. Effectuer toute autre tche qui pourrait lui tre demand par le Reprsentant

Formation
De niveau secondaire minimum, diplme universitaire hautement souhaitable, en particulier dans les domaines
de la gestion et de lorganisation (BAC, BTS, DUT ou quivalent).
Exprience professionnelle
Au moins six annes d'exprience de haut niveau administratif est requise avec une exprience pertinente dans
un poste de haute visibilit et de coordination active de prfrence dans une organisation internationale et / ou
un organisme humanitaire
Langues
Matrise du Franais et de lAnglais, la connaissance dune ou de plusieurs langues locales serait un atout.
Comptences et aptitudes
Etre capable dvoluer dans un environnement multiculturel, faire preuve dengagement et dintgrit.
Avoir des comptences en communication, travail avec les autres, recherche de rsultats, en analyse,
application de lexpertise technique, en planification et organisation, respect des instructions et des procdures,
adaptation et raction aux changements.
Des comptences en informatique sont fortement exiges, y compris la navigation Internet et diverses
applications de bureau
Dossier de candidature
Les candidats sont invits fournir :

- Une lettre de motivation,

- un curriculum vitae
- Un formulaire P11 dument rempli et sign accessible sur le lien internet :
http://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc

NB : pour les candidats internes fournir les 02 derniers rapports dvaluation de performance.
Dpt des candidatures
Les candidatures sont envoyes uniquement par courrier lectronique ladresse suivante :
dakarerecruitment@unicef.org au plus tard le 07 Dcembre 2015. Seuls les candidats prslectionns
recevront une rponse et devront justifier leurs diplmes et qualifications.
Les candidatures fminines sont vivement encourages, lUNICEF est un environnement NON FUMEUR.