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Governador do Estado de So Paulo

Geraldo Alckmin
Secretrio da Educao
Gabriel Chalita
Secretrio-Adjunto
Paulo Alexandre Barbosa
Chefe de Gabinete da Secretaria da Educao
Marila Nunes Vianna

Secretaria de Estado da Educao de So Paulo


Praa da Repblica, 53 - Centro
Telefone: (11) 3218-2000
www.educacao.sp.gov.br

Centro de Referncia em Educao Mrio Covas


Av. Rio Branco, 1260 - Campos Elseos
Telefone: (11) 3334-0100 e (11)3334-0666
www.crmariocovas.sp.gov.br

Catalogao na Fonte: Centro de Referncia em Educao Mrio Covas

S239m

So Paulo (Estado) Secretaria da Educao


Manual de trabalho em arquivos escolares / Secretaria da
Educao; elaborao de Teresa Marcela Meza Baeza. - So
Paulo : CRE Mrio Covas, IMESP, 2003.
p. : il.
Parte integrante do conjunto de aes do Projeto Memorial
da Educao Paulista do Centro de Referncia em Educao
Mario Covas, de autoria de Maria Aparecida Ceravolo Magnani
e Sidnei Sauerbronn. Coordenao geral do Projeto de Maria
Aparecida Ceravolo Magnani.
Inclui bibliografia.
1.Arquivos escolares 2. Conservao de documentos 3.
Preservao do patrimnio 4. Patrimnio histrico 5.
Arquivstica I. Meza Baeza, Teresa Marcela. II. Magnani, Maria
Aparecida Ceravolo. III. Ttulo.
CDU: 025.7

Projeto Nossa Escola tem Histria

Manual de Trabalho
Em Arquivos Escolares

2004

SUMRIO

Pg.

APRESENTAO ....................................................................................

PREFCIO ...............................................................................................

INTRODUO .........................................................................................

ARQUIVOS ESCOLARES .......................................................................

11

PROCESSAMENTO TCNICO ...............................................................

15

IDENTIFICAO DE FUNDOS .....................................................

19

CLASSIFICAO ..........................................................................

20

Separao por espcies e tipos documentais .....................

20

Registro e Definio conceitual ...........................................

22

Elaborao do Quadro de Arranjo .......................................

25

ORDENAO E NOTAO ..........................................................

32

HIGIENIZAO E ACONDICIONAMENTO ..................................

34

INSTRUMENTO DE PESQUISA E DESCRIO .........................

40

ATENDIMENTO A CONSULENTES .............................................

47

VOCABULRIO ......................................................................................

50

BIBLIOGRAFIA .......................................................................................

53

ANEXOS ..................................................................................................

54

APRESENTAO

ORGANIZANDO E DESCOBRINDO A HISTRIA DE CADA ESCOLA

O mais fascinante do trabalho com a Educao a ampla possibilidade


de abordagens que ele comporta. O limite deve ser o da imaginao, e a
melhor imaginao aquela que no tem limites. Embora a relao professoraluno dentro da sala de aula seja imprescindvel, ela deve ser cada vez mais
emparelhada com outras propostas de trabalho, capazes de motivar os
aprendizes a uma prtica mais atuante e participativa, j que crianas e jovens,
estimulados pelos mltiplos apelos tecnolgicos da modernidade, mostram-se
cada vez menos dispostos a sentar-se passivamente diante do professor e dele
receber o conhecimento pronto. Uma das mais importantes contribuies que o
professor pode oferecer a seus alunos nestes nossos tempos ensin-los a
procurar, a produzir e a organizar o conhecimento.
Este pequeno Manual de trabalho em arquivos escolares contm
preciosa informao tcnica, til e necessria para qualquer tipo de unidade
escolar, que tem a obrigao de guardar e zelar pelos documentos referentes
s diversas geraes de estudantes que por ali passaram. Apresenta tambm
uma proposta de trabalho que pode ser usada para transformar estudantes em
arquelogos locais e historiadores da sua comunidade, num tipo de atividade
capaz de agitar a imaginao dos jovens.
Tendo este Manual como guia de trabalho, a direo e os professores
podero interessar um grupo de alunos na tarefa de ajudar a organizar o
arquivo de sua escola. Alm do trabalho material com o arquivo, em que a
manipulao

responsvel

cuidadosa

dos

documentos

ter

grande

importncia, ser possvel lanar tambm a proposta de fazer um boletim


informativo a partir dos dados levantados: falar sobre a fundao da escola,
sua relao com a histria do bairro ou da cidade, as diferentes geraes que
por ali passaram, o destaque obtido por alguns ex-alunos como profissionais,
como artistas, como gente dedicada a alguma espcie de causa generosa.
Talvez professores e estudantes fiquem surpresos com as coisas que vo
descobrir, com a articulao pouco visvel mas muito enraizada entre a escola
4

e a comunidade. Se o trabalho ainda for complementado com entrevistas a exalunos, os jovens pesquisadores vero que todos tm uma histria, um
episdio inesquecvel a contar a respeito dos seus tempos de estudante.
Essa descoberta da escola em perspectiva histrica, a possibilidade de
olhar

para

esse

prdio

como

uma

personagem

que

testemunhou

acontecimentos, motivou descobertas e apontou caminhos, abenoou casais


que ali se conheceram, recebeu os filhos dessas unies como antes j havia
recebidos os pais, e tudo isso dar motivo a que se olhe com carinho renovado
para algo que mais que um prdio ou uma instituio, porque ser sempre
um importante foco aglutinador das melhores relaes humanas.

Gabriel Chalita
Secretrio de Estado da Educao

PREFCIO

Nas visitas que realiza s escolas, a equipe do CRE tem encontrado


acervos histricos preciosssimos, compostos por fotos, selos, moedas, livros,
discos, jogos, pronturios de alunos e professores, livros de atas, de ponto,
cadernos,

publicaes

da

escola,

hemerotecas,

mveis,

aparelhos,

equipamentos, museus pedaggicos, laboratrios, etc.


A organizao desses acervos, bem como a pesquisa e o registro da
histria da escola, alm de terem o objetivo primeiro da preservao da
memria e do nosso patrimnio cultural, podem

proporcionar aos alunos

situaes para exerccios tais como: observar, separar, contar, medir,


classificar, catalogar, comparar, descrever, higienizar, restaurar, acondicionar,
elaborar cadastros, tabelas, relatrios, etc, atividades que fazem parte das
abordagens cientficas e podem ser apropriadas, segundo sua natureza, pelas
diferentes disciplinas do currculo.
Por trs dessas atividades, no entanto, o aluno encontrar muito mais: a
iniciao ao conhecimento cientfico, o desenvolvimento do pensamento formal,
a valorizao da memria, o desenvolvimento de uma conscincia histrica
acerca da realidade, o fortalecimento da identidade e da auto-estima. Esses
so apenas alguns exemplos de contribuies que um projeto pedaggico pode
oferecer, alm dos conhecimentos especficos das reas nele envolvidas.
Descobrir como, quando e por que foi criada a escola; que pessoas por
ela passaram; que mudanas fsicas sofreu ao longo de sua existncia; a oferta
de cursos no decorrer dos anos ou dcadas; os diferentes modelos de
organizao de currculos e horrios; os mtodos e materiais pedaggicos que
utilizou; a importncia que teve e tem para a comunidade; esses so alguns
temas que possibilitariam uma explorao da histria da escola nas atividades
pedaggicas.
Para serem adequadamente iniciados nas habilidades necessrias ao
trabalho de investigao cientfica, desejvel e importante que os estudantes
tenham contato com documentos histricos, que saibam a diferena entre uma
pesquisa a fontes primrias e uma pesquisa a fontes secundrias, que tenham
oportunidade de preparar e realizar entrevistas, que possam se exercitar, por
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exemplo, na construo de tabelas, na formulao de relatrios e textos de


naturezas variadas.
Este manual, ao orientar leigos na organizao do acervo histrico
escolar, pretende ser um primeiro passo no suporte ao trabalho de preservao
da memria dentro das escolas. Outras publicaes se seguiro, pois
incentivar projetos dessa natureza constitui um dos objetivos do Memorial da
Educao/Centro de Referncia em Educao Mario Covas/SEE, pois eles
podem proporcionar aos jovens uma compreenso maior sobre seu meio, alm
de elev-los condio de protagonistas de aes concretas para a
preservao de parte da histria da educao paulista.

Maria Aparecida Ceravolo Magnani

INTRODUO

Voc, aluno, que estuda a histria do Imprio Romano, a histria da


Revoluo Francesa; voc, professor, que ensina sobre a abolio dos
escravos e sobre a Independncia do Brasil: sabiam que suas escolas tambm
tm histria e que muito importante conhec-la?
importante conhecer a histria de nossas escolas para saber em que
contexto elas foram criadas, como foram organizadas, que cursos vm
ministrando, quais tm sido as comemoraes promovidas, os campeonatos
disputados, quem foram seus diretores, etc. Mas... como podemos aprender
sobre a histria de nossas escolas se essa histria no est escrita nos livros?
Podemos aprender mais sobre a histria de nossas escolas conversando com
os funcionrios mais antigos, com os professores ou com os alunos mais
velhos, ou at, quem sabe, entrevistando o Diretor.

H ainda uma outra maneira de conhecer essa histria: atravs dos


documentos histricos. Os documentos so importantes porque registram o
dia-a-dia das atividades da escola; so "pistas" para se compreender, por

exemplo, como sua estrutura, a que tipo de pblico atende, qual o perfil do
corpo docente e dos funcionrios.
Com o passar do tempo, os documentos tendem a envelhecer e a se
deteriorar, e a maioria acaba indo parar no lixo; conseqentemente, algumas
informaes histricas se perdem para sempre! Para que isso no acontea,
necessrio tomar alguns cuidados importantes com esses documentos. Quem
que pode fazer isso? Voc sabia que, assim como h os profissionais
especializados em cuidar de bibliotecas (bibliotecrios) e de museus
(muselogos), tambm h os especialistas em cuidar de arquivos? Esses so
os arquivistas. Entretanto, no compete s aos arquivistas o cuidado com a
documentao histrica; cabe a todos ns zelar pela sua conservao. Por
isso, colabore sempre para preservar o patrimnio de sua escola: carteiras,
lousas, livros e demais bens pertencem a todos e servem como documento de
nossa prpria histria.
Pensando nisso, o Ncleo de Referncia em Memria da Educao,
vinculado ao Centro de Referncia em Educao Mrio Covas, sob a
coordenao da Prof. Maria Aparecida Ceravolo Magnani, est desenvolvendo
o projeto Nossa Escola tem Histria. Tendo como arquivo piloto o Arquivo da
Escola Caetano de Campos (AECC), esse projeto pretende realizar a
implantao de arquivos escolares na rede pblica do Estado de So Paulo,
para disponibiliz-los consulta de pesquisadores, estudiosos e interessados
em geral. Alm de preservar a memria da escola paulista, esse projeto busca
conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar pelo patrimnio cultural,
especificamente os acervos escolares, at agora pouco valorizados.
Com esse fim, apresentamos este Manual de trabalho em arquivos
escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos. Elaborado em
linguagem didtica, este manual est voltado para leigos na rea de
Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos
interessados em preservar a memria de suas escolas.
Procuramos inserir ao final deste trabalho um vocabulrio, com o
propsito de facilitar a compreenso de alguns termos tcnicos da
Arquivologia, alm de dicas, observaes, ilustraes e uma bibliografia que
pode ser til a quem deseje ampliar seus conhecimentos nessa rea.

ARQUIVOS ESCOLARES

Durante

nossa

vida,

produzimos

guardamos

uma

srie

de

documentos que passam a fazer parte de nossos prprios arquivos. Esses


arquivos recebem o nome de arquivos pessoais, por se referirem a pessoas
fsicas. Mas... o que so documentos? Quando abrimos uma conta bancria ou
nos matriculamos num curso, necessitamos apresentar nossos documentos:
RG, CPF, certido de nascimento, ttulo de eleitor, etc. Esses e outros
documentos servem para atestar nossos deveres e garantir nossos direitos.
Entretanto, para os historiadores, tudo aquilo que servir como registro de
informaes histricas tambm considerado documento: um decreto, uma
carta, um artigo de peridico, uma fotografia, um dirio, um caderno, uma pea
de vesturio, uma cadeira, etc.
Da mesma maneira, as instituies produzem uma vasta documentao,
que forma os arquivos de partidos polticos, de empresas, de bancos, de
universidades, de associaes religiosas, e tambm de escolas. Logo,
podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo
das atividades, por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
O arquivo corrente, tambm chamado de administrativo, aquele
composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas,
jurdicas e funcionais da instituio (considerados de primeira idade) e que
esto intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram gerados. Quando os
documentos ultrapassam os prazos de validade, mas ainda podem ser
consultados pelo produtor, so encaminhados a um arquivo intermedirio
(segunda idade), onde ser feita uma avaliao com o auxlio de uma tabela
de temporalidade, para determinar seu destino: guarda ou eliminao. Assim,
os documentos considerados de valor histrico, cultural e probatrio, sero
encaminhados para o arquivo permanente, tambm chamado de histrico
(terceira idade); os demais, sero descartados. importante que as trs fases
de "vida" dos documentos descritas acima sejam tratadas de maneira
sistemtica, normalizada e integrada, para realizar a passagem de um arquivo a

10

outro e a eliminao de documentos de acordo com os procedimentos


adequados.
muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua
gerao e gesto. Imprescindvel, tambm, que funcionrios, professores e
alunos conheam os cuidados que devem ser dispensados aos documentos
que fazem parte das atividades dirias da escola, j que muitos deles podem
se tornar histricos!
Os arquivos escolares so constitudos pelo conjunto de documentos
produzidos e recebidos em decorrncia das atividades dirias de professores,
funcionrios, alunos, pais de alunos e todos aqueles que de alguma forma
participam do funcionamento da escola. Entre os documentos escolares,
podemos citar: pronturios de alunos, cartilhas, discos de histrias infantis,
trabalhos feitos pelos prprios alunos, etc. Todos esses documentos contam
algo da histria da escola e, claro, da sua histria tambm!
Aps todas estas explicaes, provavelmente voc j pode responder s
seguintes perguntas: a sua escola tem um arquivo histrico? Voc j pensou
em como seria interessante guardar no arquivo escolar as fotografias daquela
divertida excurso que voc fez com seus colegas no final do ano passado? Ou
ainda preservar a maquete feita por seus alunos e exibida na exposio do Dia
dos Pais?

11

At aqui, voc j deve ter percebido que os acervos (ou fundos)


escolares podem reunir uma grande variedade de documentos nos mais
diversos materiais: papel, madeira, isopor, vidro, tecido, gesso, acrlico, etc. Os
arquivistas do o nome de suporte ao material sobre o qual as informaes
so registradas. Assim, podemos considerar como documento histrico tanto
uma cadeira em madeira do sculo XIX como um calado em couro que
pertenceu a um baro do caf, ou as dobraduras de papel feitas pelos alunos
nas aulas de Educao Artstica. Esses exemplos nos trazem informaes
histricas a respeito do mobilirio do sculo XIX, do vesturio dos bares do
caf, e das prticas escolares no Brasil do sculo XX. Podemos perceber,
ento, que documento no somente aquilo que registrado em papel. Assim
como h vrios tipos de suporte, tambm devemos lembrar que os documentos
podem pertencer a vrios gneros: udio, cinematografia, iconografia,
multimdia e texto. Nesse sentido, os arquivos escolares guardam uma
especificidade que os diferencia da maioria dos arquivos institucionais nos
quais

normalmente

encontramos

exemplares

nicos

de

documentos

manuscritos, impressos e audiovisuais. Os exemplares mltiplos (livros e


revistas) so, geralmente, guardados em bibliotecas; e os objetos bi e
tridimensionais (quadros, cadeiras, brinquedos, calados) conservam-se em
museus. Bom, em nossa escola ns temos tudo isso!!!
E agora, o que fazer?...

Pronturio de
alunos (AECC)

12

Cartilhas
(AECC)

Discos
(AECC)

Trabalho de
Aluno (AECC)

13

PROCESSAMENTO TCNICO
Quando a escola possui um acervo histrico, necessrio agir
rapidamente antes que a falta de conservao acabe com os documentos.
Antes de mais nada, recomenda-se a escolha de um local adequado para
guardar os documentos, onde eles possam ficar em segurana o maior tempo
possvel. Dependendo das condies materiais e financeiras de que dispe a
instituio responsvel pelo acervo, os arquivos podem ficar separados das
demais dependncias do prdio, protegidos por portas corta-fogo, em salas
equipadas com dispositivos contra incndio, controladores de umidade e
temperatura, estantes deslizantes, etc.
Se sua escola no tem esses recursos, no faz mal. Nada impede que
se tomem alguns cuidados que, por simples que paream, so necessrios
para prolongar a vida dos documentos. Primeiramente, deve-se instalar o
arquivo em local seguro: ao abrigo das goteiras de chuva, da umidade ou do
calor em excesso. Esses fatores climticos podem trazer srios prejuzos
documentao, j que so responsveis, inclusive, pelo desenvolvimento de
microorganismos, insetos e roedores que costumam atacar os documentos.

14

Livro danificado
pela ao de
insetos (AECC)

Livro
danificado pela
ao de
insetos (AECC)

O mofo
provocado por
fungos que se
propagam
causando manchas
nos documentos,
especialmente em
ambientes quentes
e midos onde falta
circulao de ar e
limpeza.

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Os fungos (que provocam mofo), traas, brocas, cupins e baratas


proliferam-se rapidamente, consumindo toda sorte de materiais: papis,
tecidos, couro, madeira, etc. Se o arquivo se localiza numa regio que corre
risco de alagamento, recomenda-se a guarda do acervo nos andares
superiores do prdio. Tambm, d preferncia a ambientes arejados e sem
poeira, onde o piso, as paredes e o mobilirio no sejam de madeira, j que a
madeira atrai cupins. Confira com um tcnico toda a fiao eltrica para afastar
o perigo de curto circuito, que pode provocar incndio. Por ltimo, h tambm o
fator humano, que pode ameaar os arquivos histricos: isso quer dizer que as
pessoas tambm podem, intencionalmente ou no, destruir irrecuperavelmente
a documentao. Por isso, uma das primeiras medidas a ser tomada o
estabelecimento de normas de conduta para orientar os procedimentos dos
tcnicos que iro trabalhar no arquivo. Sugerimos as seguintes regras:

Normas de conduta para arquivistas e auxiliares

01) No entrar no arquivo portando alimentos e/ou lquidos (gua, refrigerante,


suco, etc).
02) Depositar sombrinhas e guarda-chuvas midos longe da documentao.
03) No fumar no ambiente onde haja documentos.
04) Usar luvas e mscaras quando estiver em contato com a documentao.
05) Se fizer registros manuscritos, usar somente lpis ou lapiseira; jamais usar
canetas.
06) Ao fazer anotaes, deve-se depositar as folhas diretamente sobre a mesa;
nunca escrever em cima de outros documentos.
07) No dobrar, rasurar, recortar, grampear ou se debruar sobre os
documentos.
08) Ao consultar documentos avulsos, no tir-los da ordem em que se
encontram.
09) No utilizar como marcadores de pginas objetos de nenhuma espcie.
10) No recolocar a documentao nas estantes aleatoriamente: respeitar a
ordem em que se encontram os documentos no arquivo.
11) Os documentos no devem ser fotocopiados, pois a luz das mquinas
fotocopiadoras danifica os documentos.

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12) No permitido o emprstimo de documentos, a no ser com prvia


autorizao, por escrito, das instncias superiores.
13) Em hiptese alguma se devem descartar documentos. Aquele que destruir
documentos de valor permanente e de interesse pblico e social, ficar
sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal, de acordo com a
legislao em vigor.
14) No conservar no arquivo vasos com plantas, pois as plantas atraem
insetos e microorganismos que podem danificar a documentao.
15) terminantemente proibida a entrada de animais no arquivo.
16) Nunca deixar o recinto vazio. Em caso de ausncia, trancar a porta e deixar
a chave com o responsvel.
17) Em hiptese alguma permitida a circulao de pessoas estranhas nas
dependncias de guarda do acervo.
18) Seja responsvel e cuidadoso com seus materiais de trabalho: ao finalizar
o expediente, guarde em local apropriado as escovas, os pincis e outros
utenslios. No guarde materiais usados junto a materiais sem uso. Troque
constantemente aqueles materiais que estiverem gastos por outros novos e
fique atento para que estejam sempre limpos. Luvas, flanelas, pincis e
escovas em mau estado de higiene, ao invs de proteger o documento,
iro causar-lhe dano maior.
19) Ao finalizar o expediente, tranque a porta com chave, desligue os
equipamentos eltricos (ventiladores, computadores, impressoras, etc) e
apague as luzes.
20) Diante de qualquer problema ou dvida, comunique imediatamente s
instncias superiores de sua escola (Direo, Coordenao, Secretaria,
etc).
21) Oriente os futuros pesquisadores e usurios do arquivo para que
obedeam a estas ou outras normas que voc julgar convenientes. Aja
sempre com responsabilidade e critrio. No adianta um grande
empreendimento se ns mesmos podemos, por causa de nosso descuido,
comprometer documentos de valor histrico e cultural.

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Agora que ns j aprendemos o que documento, o que um arquivo,


vimos que nossa escola tem uma riqussima documentao que precisa ser
preservada, e definimos uma srie de normas para orientar os procedimentos
daqueles que iro trabalhar no arquivo, devemos realizar um trabalho de
processamento tcnico, em que uma srie de tarefas sero necessrias para
organizar, preservar e disponibilizar nossos documentos para os consulentes.
Ento... mos obra!

Identificao de Fundos
A primeira tarefa a ser realizada a identificao da massa documental,
para fazer uma avaliao de suas condies gerais: os documentos seguem
alguma organizao prvia ou se encontram totalmente misturados? Qual o
estado geral de conservao dos documentos? Que gneros documentais
compem o acervo? Qual o volume da massa documental? Os documentos
pertencem todos a um nico fundo ou constituem mais de um fundo?
Imaginemos, por exemplo, que estamos num grande depsito que contm mais
de um fundo, provenientes de escolas diferentes. De acordo com o princpio
da provenincia, cada fundo dever manter sua individualidade, sem ser

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misturado aos outros. J que cada fundo pertence a uma escola, deve ser
tratado separadamente dos demais.
Esse primeiro exame nos permite fazer uma estimativa do tempo de
durao do empreendimento, alm de prever os recursos materiais e humanos
que sero necessrios.

Classificao
Separao por espcies e tipos documentais

Nosso primeiro contato com o acervo pode nos apresentar uma


documentao organizada de acordo com as necessidades administrativas da
escola. Nesse caso, mantenha essa organizao at voc conhecer sua lgica.
Uma organizao preexistente pode ser uma importante "pista" para se
entender o contexto de produo da documentao. Por isso, recomenda-se
proceder

ao

mapeamento,

identificando

registrando

os

conjuntos

documentais e sua localizao no arquivo. Mesmo que posteriormente voc


decida organizar o acervo segundo outros critrios, voc poder recuperar as
informaes sobre seu estado original atravs dos registros feitos.
Por outro lado, voc pode se deparar com uma grande quantidade de
documentos totalmente misturados, guardados sem nenhuma ordem em caixas
de papelo, em sacos de lixo ou at mesmo amontoados em grandes pilhas.
Nesse caso, procure confront-los e agrup-los de acordo com a espcie
documental qual pertencem. Mas... olhando um documento, como saber a
que espcie ele pertence? A espcie se define pela natureza das informaes
e sua disposio nos documentos. Assim, como espcies documentais,
podemos citar: convites, atestados, certides, boletins, relatrios, etc. Logo,
voc ir identificar e agrupar separadamente os convites, os atestados, as
certides, e assim por diante.

19

A seguir, voc ir fazer uma segunda separao, desta vez por tipos.
Tomemos como exemplo a espcie documental "convites": se nos deparamos
com muitos convites, devemos analis-los quanto sua funo. Aps observlos atentamente, iremos reparar que, embora todos sejam convites, uns podem
ser convites de formatura; outros, de casamento; e outros, ainda, convites de
aniversrio. Logo, estaremos separando os convites de acordo com a funo
para a qual eles foram elaborados: formatura, casamento ou aniversrio. O
mesmo processo podemos fazer em relao aos atestados, aos relatrios e
aos demais documentos do arquivo. O seguinte quadro pode ilustrar o que foi
exposto acima:

20

ESPCIE

TIPO (funo)

Convite

convite de casamento, convite de aniversrio, etc.

Atestado

atestado de matrcula, atestado de participao em evento, etc.

Relatrio

relatrio de estudo do meio, relatrio de avaliao mdica, etc.

Boletim

boletim de rendimento escolar, boletim de freqncia, etc.

Assim, voc ter os documentos agrupados segundo a espcie e a


funo. Percebe como agora se torna mais fcil identificar a massa documental
que compe seu acervo?

Registro e definio conceitual

Voc j identificou e separou os documentos por espcies e por tipos.


Caso voc no possua nenhuma relao ou inventrio do que seu acervo
contm, ser necessrio, ento, elaborar uma relao de tudo. O importante
identificar, quantificar e mapear seu acervo para que voc saiba o que ele
contm, as quantidades e a localizao. O resultado desse inventrio pode ser
semelhante ao seguinte:

ARMRIO 1

ARMRIO 1

ARMRIO 2

Caixa 1

Caixa 2

Caixas 1 a 5

Brinquedos

Pronturios de alunos

Relatrios de estudo do meio

Data-limite: 1960-1970

Data-limite: 1955-1965

Data-limite: 1960 a 1965

Total: 18

Total: 20

Total: 180

21

A documentao
deve ser
armazenada em
mobilirio prprio
e em rea
destinada
especificamente
para sua guarda.

muito importante sabermos as datas-limite de nosso acervo. Data-limite


o perodo cronolgico compreendido entre a data mais antiga e a data mais
recente de um dado conjunto de documentos como os de um processo, de uma
srie ou um fundo. Por exemplo, imaginemos que temos dezoito relatrios
cuja data-limite 1960-1985. Isso quer dizer que o relatrio mais antigo de
1960 e o mais recente de 1985. O levantamento das datas-limite pode ser
muito til para a elaborao do quadro de arranjo, do qual trataremos mais
adiante.
Ao registrar os documentos de nosso acervo, devemos tomar cuidado com
a denominao que damos a eles. A etapa de registro dos documentos requer
muita ateno, porque nesse momento voc ir atribuir nomes aos
documentos. Alguns documentos j vm com nome, sabia? Por exemplo, a
secretria da escola, ao escrever uma certa correspondncia, digita no
cabealho da folha de papel: "Circular n ...". Pronto! Aqui ns sabemos que o
nosso documento uma circular. Ao abrir aquele livro administrativo, lemos em
letras bem grandes: "Registro de ponto". Aquela caixa na ltima prateleira
contm listas onde se l: "Atestados de freqncia", etc. At aqui foi fcil.
Porm, h documentos que "nasceram" sem o nome escrito. No significa que
no tenham nome, apenas que este no foi registrado. Por exemplo, quando
um colega lhe envia um bilhete para solicitar algo, dificilmente ele ir escrever
assim:

22

"Bilhete de solicitao"

Caro colega:
Peo-lhe

emprestado

livro

de

poesias que voc ganhou no Natal.


Abril de 2003
Paulo.

Certamente ele ir escrever o vocativo, o texto, possivelmente datar e


assinar. Entretanto, de acordo com a disposio e a natureza das
informaes, voc perceber que se trata de um bilhete.
Quando nos depararmos novamente com uma situao como essa,
deveremos recorrer ajuda de um bom dicionrio, que poder nos auxiliar na
definio dos conceitos mais difceis. Tambm a Diplomtica, disciplina que se
ocupa da autenticidade e da forma dos documentos legais e administrativos,
pode nos fornecer subsdios valiosos.

Ateno!
Ao nomear um conceito, cuidado com as sinonmias (palavras sinnimas).
Redobre o cuidado se o trabalho estiver sendo realizado por mais de uma
pessoa. Procure elaborar algum mecanismo de controle para a adoo de cada
termo, sigla ou cdigo adotado. Sempre discuta e partilhe informaes. Nunca
trabalhe sozinho!!!

23

Elaborao do quadro de arranjo

Conforme afirmamos no incio, os documentos so produto das


atividades dirias da instituio, so vestgios das funes escolares, pistas
para se entender a histria. No basta organizar os documentos em sries;
preciso classific-los de maneira que reflitam a estrutura e as funes da
instituio. Por isso, conhecer a escola, sua organizao, estrutura e
funcionamento extremamente importante para compreender o contexto de
produo da massa documental.

24

Imaginemos que a escola um grande bolo dividido em vrias partes, que


constituem a Direo, a Secretaria, a Coordenao, o Laboratrio, a Biblioteca,
o Grmio estudantil, etc. Essas unidades inter-relacionadas formam a estrutura
da instituio da mesma maneira que os vrios pedaos formam um bolo. Em
cada uma dessas partes h pessoas (diretor, professores, secretria, alunos,
etc) desempenhando funes que produzem documentos. Por exemplo,
bibliotecria compete elaborar fichas de leituras de livros; os professores fazem
registros das aulas, e a secretria envia e recebe correspondncias.

Uma maneira fcil de compreender a estrutura de uma instituio atravs


de um organograma, que a representao grfica indicadora dos arranjos e
das inter-relaes das vrias unidades da organizao. Em geral, todas as
escolas apresentam uma estrutura muito parecida, mas podem revelar
especificidades de acordo com sua organizao. Propomos o seguinte
organograma escolar, apresentado aqui de maneira simplificada, a ttulo de
exemplo:

25

Organograma Escolar1

Baseado no Decreto n 10.623, de 28 de outubro de 1977, complementado com as

mudanas a partir da Lei n 444/85.

27

Para

fazer

classificao

dos

documentos,

os

arquivistas

desenvolveram o mtodo estrutural e o mtodo funcional. Segundo o mtodo


estrutural, os documentos so classificados de acordo com a estrutura da
instituio. Isso quer dizer que devemos identificar a qual "parte" do
organograma (lembremos do bolo) nossos documentos pertencem, para ento
classific-los, de modo que toda a documentao produzida ou guardada pela
Direo ser classificada no setor referente Direo, valendo o mesmo
princpio para a documentao produzida ou guardada pela Secretaria,
Biblioteca, Museu escolar, etc.
De acordo com o mtodo funcional, como o nome j diz, devemos
classificar os documentos conforme as principais funes/atividades da
instituio. Uma escola, assim como uma empresa, uma ONG ou qualquer
outra organizao, possui uma srie de funes. Entre as principais, podemos
citar: matrcula de alunos, controle de freqncia de funcionrios, finanas,
concursos, festas comemorativas, distribuio de aulas, etc. Por exemplo, se
pelo mtodo estrutural o documento Edital de Cobrana de Impostos seria
classificado junto Secretaria (por ser de sua produo e/ou guarda), no
mtodo funcional esse documento ser classificado no grupo referente
funo de Finanas. Um segundo exemplo: se elaborarmos um quadro
funcional onde uma das funes seja Discncia, toda a documentao discente
ficar classificada nesse grupo; por outro lado, se o quadro for estrutural,
deveremos distribuir a documentao discente nas vrias partes da estrutura
que guardam ou produzem documentao de alunos: vamos encontrar sries
documentais de trabalhos discentes tanto na Biblioteca como no Museu
escolar.
Podemos representar visualmente as relaes hierrquicas e orgnicas
das classes de documentos atravs do j citado quadro de arranjo, (uma
espcie de organograma) onde a documentao disposta em nveis
hierrquicos.
A seguir, apresentamos um esquema bem simples de um quadro de
arranjo:

28

Quadro de Arranjo

FUNDO

s.g

s.g

s
s.s.

s.s.

s.s. s.s.

s.s. s.s.

Legenda:
G = grupo
s.g. = subgrupo
s = srie
s.s. = subsrie

Conforme podemos observar, o fundo divide-se em grupos definidos de


acordo com o mtodo estrutural ou funcional. Cada grupo pode ser dividido,
ainda, em subgrupos menores, compostos por sries documentais, que so a
seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. Por exemplo: dado
arquivo constitudo pelo grupo de "trabalhos de alunos", que formado pelas
sries "redaes", "desenhos" e "fichamentos de leitura". Cada uma dessas
sries pode ou no ser dividida em subsries.

Voc sabia?
Os arquivistas convencionaram chamar de quadro de arranjo aquele
aplicado a arquivos permanentes e de plano de classificao o destinado
a arquivos correntes.

29

Podemos esboar, a ttulo de exemplo, um possvel Quadro de Arranjo


de Classificao Estrutural e um Quadro de Arranjo de Classificao Funcional
de um arquivo escolar hipottico. Apresentamos a seguir ambos os quadros, de
maneira sinttica, para fins didticos:

Quadro de Arranjo de Classificao Estrutural

Direo (Grupo)
Sries documentais
Coordenao (Grupo)
Sries documentais
Docente (Subgrupo)
Sries documentais
Orientao Educacional (Grupo)
Sries documentais
Laboratrio (Grupo)
Sries documentais
Biblioteca (Grupo)
Sries documentais
Museu (Subgrupo)
Sries documentais
Secretaria (Grupo)
Sries documentais
Instituies Auxiliares (Grupo)
APM (Subgrupo)
Sries documentais
Grmio (Subgrupo)
Sries documentais
Congregao (Subgrupo)
Sries documentais

30

Quadro de Arranjo de Classificao Funcional

Administrao (Grupo)
Patrimnio (Subgrupo)
Sries documentais
Pessoal (Subgrupo)
Sries documentais
Finanas (Grupo)
Oramento (Subgrupo)
Sries documentais
Contabilidade (Subgrupo)
Sries documentais
Tesouraria (Subgrupo)
Sries documentais
Pedaggico-cultural (Grupo)
Cursos (Subgrupo)
Sries documentais
Eventos (Subgrupo)
Sries documentais
Programa (Subgrupo)
Sries documentais

A etapa de elaborao do quadro de arranjo e classificao dos


documentos lenta, j que demanda um estudo aprofundado sobre a histria
da instituio e sua legislao. um trabalho intelectual que requer muita
leitura, observao e anlise. Uma boa dica consultar o Dirio Oficial para
estudar a legislao. No se esquea de que a prpria documentao do
arquivo pode trazer pistas muito teis para recuperar a estrutura e as principais
funes da escola!

31

Dica:
No h uma receita nica para organizar a documentao de uma escola.
Cada arquivista deve seguir o mtodo que mais lhe convier, de acordo com as
caractersticas da instituio e da documentao disponvel no acervo. O
mtodo estrutural conveniente se voc conseguir recuperar a estrutura da
instituio. Entretanto, esta tarefa se torna mais difcil ao lidarmos com
documentos que cobrem um perodo muito longo (lembre-se de que as
estruturas mudam). Por outro lado, ao classificar segundo o mtodo funcional,
tome cuidado porque alguns documentos podem apresentar funes no
muito claras. Neste caso, procure definir qual era a principal funo que deu
origem ao documento.

Ordenao e Notao
Aps a classificao, necessrio ordenar os documentos. A ordenao
consiste em organizar fisicamente as sries documentais para facilitar a
localizao dos documentos. O conceito de ordenao definido, segundo o
Dicionrio de terminologia arquivstica2, da seguinte maneira:

"Disposio dos documentos de


uma srie a partir de
elemento convencionado
para sua recuperao."

Para proceder ordenao, devemos definir critrios que determinem a


disposio fsica dos documentos. So os principais critrios de ordenao:
cronolgicos: por ordem de data;
onomsticos: por ordem de nomes de pessoas;
geogrficos: por ordem de lugares;

BELLOTTO, Helosa Liberalli & CAMARGO, Maria de Almeida (orgs). Dicionrio de


terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional
de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

32

numricos: por ordem de nmeros. Vamos fazer um exerccio de


ordenao? Imaginemos que em nosso arquivo h uma grande quantidade de
cartas de diversos remetentes, 30 das quais redigidas por um certo Jos
Pereira em datas diferentes. Primeiro, vamos ordenar toda a correspondncia
em ordem alfabtica por sobrenome de remetente. A seguir, as cartas do Jos
Pereira sero ordenadas cronologicamente. Assim, quando voc desejar
localizar as cartas desse remetente, voc dever busc-las junto queles
remetentes cujos sobrenomes comecem com a letra P. Feito isso, voc ter
acesso a todas as cartas do Jos Pereira ordenadas de acordo com a data de
origem, da mais antiga mais recente. No ficou fcil?
Aps a ordenao, no se esquea de dar um "endereo" a cada
documento, para facilitar sua localizao no arquivo. Esse "endereo" em
forma de cdigo o que os arquivistas chamam de notao. Segundo o
dicionrio, notao a "Identificao das unidades de arquivamento, feita
atravs de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, para permitir
sua localizao (...)"3.

Ateno!
Ao criar siglas e abreviaturas, estabelea um critrio para evitar confuses.
Registre e comunique s demais pessoas envolvidas na elaborao do
trabalho para que cada sigla, abreviatura e/ou cdigo seja empregado
uniformemente por todos.

Imagine que voc est diante de uma carta do Arquivo da Escola Caetano
de Campos, classificada junto ao grupo Correspondncia Passiva, arquivada
na caixa 22, sob o nmero 50. Voc ir escrever essas informaes num canto
do documento, conforme o seguinte exemplo:

3 BELLOTTO, Helosa Liberalli & CAMARGO, Maria de Almeida (orgs). Dicionrio de


terminologia arquivstica. Op. cit., p. 55.
33

AECC, Cp. - Cx. 22, 50


So Paulo, 12 de maio de 1944
Senhor Diretor:
Parabenizo pelo sucesso das festas comemorativas
promovidas por sua escola.
Atenciosamente,
Prof. Paulo.

H documentos que podem constituir-se de folhas avulsas (cartas) ou


conter documentos agregados (dossis e pronturios). Nesse caso, o
documento recebe uma notao que deve ser registrada em todas as folhas,
alm de uma numerao seqencial conferida a cada folha. Isso lhe permitir
perceber mais facilmente possveis extravios de folhas. Assim, a notao ficar
da seguinte maneira:

AECC, Cp. - Cx. 22, 50,2

AECC = Arquivo Escola Caetano de Campos


Cp = Correspondncia Passiva
Cx. = Caixa n 22
50 = Documento n 50
2 = Folha n 2

Ateno!
Jamais se esquea: ao registrar qualquer informao diretamente no
documento, somente use lpis de ponta macia. terminantemente proibido
usar caneta!!

34

Higienizao e Acondicionamento
Conforme vimos, com o decorrer do tempo os documentos vo se
deteriorando, devido ao de microorganismos, do clima, de insetos, de
roedores, etc. Por isso, necessrio proceder a uma atividade denominada
higienizao, a fim de preservar os documentos.
A higienizao uma etapa muito importante do processamento
tcnico, pois alm de se preocupar com a conservao do documento,
emprega procedimentos destinados a proteger a sade daqueles que tero
contato com a documentao. Para realiz-la, o tcnico deve se prevenir
usando mscaras, luvas, toucas, aventais e culos de proteo. Mesmo assim,
h outros cuidados que so necessrios. Conserve o hbito de tomar leite ou
fazer gargarejo com um pouco de gua com sal e limo. A higienizao no
deve ser um trabalho contnuo e ininterrupto: faa pequenos intervalos a cada
duas horas de trabalho.

35

O tratamento de
higienizao
extremamente
importante para
conservar os acervos.
Para realizar essa
tarefa, o tcnico deve
se proteger usando os
equipamentos
adequados, j que
muitos
microorganismos
podem ser absorvidos
pela pele ou pelas
vias respiratrias,
provocando
enfermidades.

Principais instrumentos
utilizados para
higienizar e fazer
notao nos
documentos.

36

H duas maneiras de se proceder higienizao: a manual e a qumica.


A higienizao manual feita com escovas, pincis, flanelas, pinas,
borracha, cotonetes, etc. Primeiramente, retire os materiais oxidantes
(grampos, clipes, alfinetes). A seguir, limpe com um pincel a superfcie do
documento, fazendo movimentos suaves na direo contrria ao seu corpo.
Repare que o p e o mofo normalmente no se acumulam de maneira uniforme
na superfcie, mas deixam manchas desiguais. Nesses casos, troque de pincel
se for necessrio e limpe com maior cuidado cada concentrao de sujeira.
Nos livros, costuma-se higienizar as dez primeiras e as dez ltimas folhas.
claro, entretanto, que se o centro do livro apresentar sujeira, deve ser
completamente limpo. Superfcies planas (gravuras, impressos, partituras, etc)
podem ser limpas, tambm, com p de borracha, fazendo movimentos
circulares com a ajuda de algodo envolto em gaze.
A higienizao qumica pode ser feita em fotografias, fitas, materiais de
couro, madeira, metal, vinil, etc. Solventes especiais podem ser utilizados para
remover restos de cola, fitas adesivas, etiquetas, excrementos de insetos, etc.
Recomenda-se fazer um teste antes de utilizar produtos qumicos sobre os
documentos. Tambm, informe-se com um especialista a respeito de cada
produto a ser utilizado e preste muita ateno quando estiver manipulando os
produtos. Lembre-se de que um descuido pode causar danos irreversveis ao
documento.
Ateno!
Documentos com cupins, brocas ou outros microrganismos devem ser
imediatamente separados do restante da documentao e receber tratamento
especial, para que no se transformem em veculo de contaminao.

Aps higienizados, os documentos j esto prontos para serem


acondicionados. Cada suporte requer um acondicionamento apropriado:
caixas de arquivo, pastas de papelo, pastas de polionda, envelopes de papel
com PH neutro, plsticos de polister ou polipropileno (para fotografias), etc.

37

Embalagens usadas no
acondicionamento da
documentao.

Recomenda-se, tambm, intercalar documentos em folhas de papel


neutro antes de acondicion-los. Ao guardar documentos de papel, no
sobrecarregue demais a embalagem; deixe um espao de aproximadamente
dois dedos entre os documentos e a tampa da caixa, j que, devido s
mudanas de a temperatura, as fibras do papel sofrem alteraes. Ao
acondicionar plantas, mapas ou cartazes, deixe-os abertos e em posio
vertical. Os documentos nunca devem ser dobrados ou enrolados. Se
necessrio, confeccione pastas, envelopes e caixas do tamanho que julgar
adequado. No se esquea de identificar a embalagem. Por exemplo, a caixa
de n 22 que contm a correspondncia passiva do Arquivo da Escola Caetano
de Campos de ns 1 a 50, pode ser indicada da seguinte maneira:

Arquivo da Escola Caetano de Campos


Cp - Correspondncia Passiva
Caixa 22
Documentos n 1 a 50
Datas-limite: 1930 a 1940

38

A seguir, relacionamos os principais materiais utilizados para a


conservao de documentos:

Agulha mdia e grossa

Aspirador de p

Avental

Borracha macia

Caixa Arquivo (comum)

Caixa Arquivo (reforada)

Cotonetes

Clipes de plstico

Envelope

Escova tipo bigode

Estilete

Etiquetas auto-adesivas (diversos tamanhos)

Extrator de grampos

Flanela

Flanela anti-esttica

Lpis 6B (ponta macia)

Linha urso n 1 ou linha grossa forte (Percalux)

39

Lupa

Luvas descartveis (tamanhos P, M ou G)

Mscara cirrgica com elstico

culos de segurana (Leal)

Papel com PH neutro (vrias gramaturas)

Papel craft

Pasta polionda de cor branca (vrios tamanhos)

Pina

Pincel 1 Pinctore 188

Pincel bomba mdio ref. 10653-5

Pincel chato da Tigre ref. 815/20

Pincel tipo trincha macia n. 2

Polister

Rgua

Rgua de 100 cm metlica

Tecido 100% de polipropileno branco

Tesoura

Touca de proteo

de 30 cm transparente

Alm desses, no se esquea dos materiais para as atividades de


carter mais administrativo: apontadores, cadernos, barbante, cola para papel,
corretivos, disquetes, fitas adesivas, grampeador, papel sulfite A4, pastas com
elstico, com furos e suspensas, visores, pranchetas, etc. E, finalmente, dos
seguintes equipamentos: estantes (comuns ou deslizantes), arquivos, fichrios,
mapoteca, mesa de higienizao, computadores, impressora, controlador de
temperatura, etc.
Elabore um registro dos materiais, das marcas e dos fornecedores.
Controle os gastos e cuide do seu material: material em bom estado de
conservao indispensvel para realizar um bom trabalho.

40

Instrumento de pesquisa e descrio


Cumpridas essas etapas, nossa documentao se encontra quase
pronta para ser consultada. Lembremos que todo esse trabalho tem como fim
servir pesquisa. Imaginemos que um usurio tenha interesse em consultar
determinado documento. Como localiz-lo de forma rpida em meio a tantos
outros? Para isso necessrio elaborar um instrumento de pesquisa, que
uma ferramenta utilizada para descrever o acervo e informar o local exato onde
os documentos esto guardados, com o fim de disponibiliz-los para a
consulta.
H trs tipos de instrumentos de pesquisa, que podem ser impressos ou
virtuais:

Guia - contm dados gerais sobre a instituio guardadora do arquivo,


como: endereo, telefones, web site, dias e horrios de atendimento, etc.

Inventrio - trata especificamente de um fundo ou coleo. O inventrio


informa a respeito das datas-limite do fundo, a quantidade de
documentos, sua origem e estado de organizao, se h restries ao
acesso, quais so as sries, etc. Poder, inclusive, trazer palavraschave e uma breve descrio do fundo/coleo.

Catlogo - aborda especificamente unidades documentais (como sries,


subsries, etc), tratando documento por documento. Por exemplo, se
voc quer descrever determinada srie de correspondncia, seu
catlogo poder indicar os nomes do emissor e do destinatrio, os tipos
documentais, as datas tpicas, as datas cronolgicas e as notaes
de cada documento. Seu catlogo pode ser enriquecido, inclusive, com
palavras-chave e verbetes da correspondncia.

O Ncleo de Referncia em Memria da Educao est implantando um


Banco de Dados virtual que compila todos esses instrumentos, buscando,
inclusive, atuar na gesto de exposies escolares.

41

Para atender vasta gama de gneros documentais dos acervos


escolares, o Banco de Dados foi configurado de modo a utilizar pginas
especficas para cada gnero documental. Foram acrescentadas, ainda, duas
pginas para livros e peridicos. Em geral, as pginas apresentam estrutura
idntica, diferindo apenas em relao aos campos especficos a cada gnero.
Para inserir as informaes dos documentos no Banco de Dados, primeiro
temos que definir a qual gnero os documentos pertencem. Essa atividade, que
chamada de descrio, constitui um conjunto de procedimentos pautados
por normas tcnicas para transcrever e resumir as informaes dos
documentos nos instrumentos de pesquisa.

Vamos fazer um exerccio? Imagine que temos uma srie de relatrios


de alunos, pertencentes ao arquivo de uma Escola X, que precisam ser
descritos no Banco de Dados. O primeiro passo definir o gnero desses
documentos.

Se concebermos os relatrios como conjuntos de palavras e

frases escritas, ento eles pertencem ao gnero textual. A seguir, deve-se


proceder a uma leitura atenta de cada documento. Suponhamos que um dos
relatrios apresenta as seguintes informaes: o ttulo "Estudos geogrficos
da cidade de Paranapiacaba"; foi escrito pelos alunos Pedro e Paulo Santos,
na cidade e no Estado de So Paulo, em 20 de fevereiro de 1979, solicitado
42

pelo Prof. Jos Pereira, que ministra a disciplina de Geografia do Brasil. O


documento foi elaborado em folhas de papel, cuja conservao, apesar do
tempo, boa. Imaginemos, tambm, que no documento constem os nomes de
alguns professores e colegas dos alunos e que, graas leitura cuidadosa,
percebemos que se trata de trabalho de aluno, relativo a estudo do meio,
elaborado por ocasio da visita cidade de Paranapiacaba. No esqueamos,
ainda, que o documento pertence ao Arquivo da Escola X, foi classificado no
Grupo "Discncia" e no Subgrupo "Trabalhos de alunos", e recebeu a notao
"AX, D, Ta, 10, 25". Veja como ficaria a descrio desse documento em nosso
banco de dados:

Banco de Dados
TEXTO
Localizao
Fundo: Escola X
Grupo: Discncia
Srie: Trabalhos de alunos
Cdigo: AX, D, Ta, 10, 25
Ttulo
"Estudos geogrficos da cidade de Paranapiacaba"
Tipo documental
Relatrio de estudo do meio
Idioma
Portugus
Autorias
SANTOS, Pedro

Tipo de Participao
Redator

SANTOS, Paulo
Produo
Pas: Brasil
Cidade: So Paulo
Estado: SP
Data identificada (x)
20/02/1979

Redator

Data presumida ( )

Sem data (

Perodo de referncia

43

20/01/1979 a 20/03/1979
Descrio Fsica
Suporte: papel
Conservao:
boa (x)

regular ( )

m ( )

Descrio4
Relatrio dos alunos Pedro e Paulo Santos, referente visita de estudo do
meio realizada na cidade de Paranapiacaba, em 19 de fevereiro de 1979, como
tarefa da disciplina de Geografia do Brasil, ministrada pelo Professor Jos
Pereira.
Observaes
Os alunos Pedro e Paulo Santos pertencem 8 srie do Ginsio.
Onomstico
PEREIRA, Jos

(x) inserir ( ) buscar

) excluir
Lista de nomes
PEREIRA, Elias
PEREIRA, Luiz
PEREIRA, Marcos

PEREIRA, Jos
SILVA, Antonio
Palavras-chave
Estudo do meio

(x) inserir ( ) alterar ( ) excluir


Lista de palavras-chave
Escotismo
Ensino distncia
Ensino domstico

Geografia
Estudo do meio
Trabalho de aluno

Alguns campos merecem comentrios:

Localizao: serve, como o nome diz, para localizar o documento no


arquivo, de acordo com a notao (cdigo). O documento indexado
seguindo os nveis hierrquicos do quadro de arranjo (grupo, srie, etc) ao
qual pertence.

Serve como verbete.

44

Ttulo: o campo destinado ao ttulo do documento. Lembremos que h


documentos que no tm ttulo; nesses casos, o campo deve permanecer
em branco.

Autorias: campo que identifica os autores do documento. Se o documento


no apresentar autoria, o campo permanecer sem registro. No se
esquea de que h regras especficas para a indexao de nomes prprios.

Tipo de participao: informa-nos qual a participao que cada pessoa teve


na elaborao do documento, conforme foi ilustrado no exemplo.

Produo: o campo destinado a indexar informaes sobre o local e a


data de produo do documento. Repare que o subcampo "data" apresenta
trs opes de preenchimento. A "data identificada" se refere quela que
aparece registrada no documento e sobre a qual no h dvida. A "data
presumida" aquela que foi colhida atravs de pesquisa em outras fontes
ou no prprio documento. Leia atentamente o documento, pois ele pode
conter pistas sobre sua origem. A data identificada ou presumida deve ser
registrada no espao adequado. Finalmente, se o documento no apresenta
data e no conseguimos identific-la atravs da pesquisa, devemos indexar
como "sem data".

Perodo de referncia: um campo destinado a facilitar a busca do


documento, no que diz respeito poca em que foi produzido.

Descrio: nesse campo, deve constar um verbete sucinto, para que em


poucas linhas o leitor possa saber o assunto do documento. importante
ser claro e objetivo ao redigir o verbete. Se o documento tece comentrios
crticos ou expe juzos de valor, deixe bem claro que se trata da viso do
autor e no da sua. Uma boa dica ler o livro Arquivos permanentes:
tratamento documental, da Prof Helosa Bellotto, pois alm de ser um
clssico da Arquivologia essa obra discorre sobre a elaborao de verbetes.

Observaes: o campo destinado indexao de todas as observaes


complementares

colhidas

atravs

de

pesquisa.

Muitas

vezes,

os

documentos no trazem as informaes de maneira clara, como


gostaramos (especialmente se so de carter pessoal); h dados que vm
luz somente aps uma pesquisa histrica. Entretanto, seja ponderado: a

45

pesquisa somente bem-vinda se for realmente necessria. No se devem


indexar informaes redundantes ou obvias demais para o leitor.

Onomstico e temtico: esses campos permitem indexar nomes de pessoas


e temas citados nos documentos. Os nomes de pessoas devem entrar
sempre pelo sobrenome seguido do nome, obedecendo s regras da ABNT
Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Ao elaborar o TEMTICO,
tome estes cuidados:

Normalizao gramatical: padronize os termos. Pode-se optar pela


indexao de termos no masculino e no singular.

Sinonmias: diante de duas possibilidades para a indexao, opte pelo


termo mais procurado termos populares ou cientficos; estrangeiros ou
traduzidos; siglas ou expresses por extenso; regionalismos, etc.

Homonmias: acrescente uma qualificao que diferencie os termos


homnimos.

Uma dica para realizar a descrio utilizar um bom tesauro. O tesauro


um vocabulrio controlado de descritores especficos referentes a um ramo
do conhecimento. Na rea de Educao, temos o Thesaurus de educao,
publicado pela UNESCO em 1986, e o Thesaurus Brasileiro da Educao,
virtual, que pode ser consultado atravs do site do INEP Instituto Nacional de
Estudos e Pesquisas Educacionais.
A atividade de descrio requer o mximo de cuidado e ateno. Tenha
em conta que voc estar criando uma ferramenta para ajudar o pesquisador a
localizar

os

documentos

de

que

necessita.

Informaes

confusas,

contraditrias ou ausentes, ao invs de facilitar a pesquisa, transformam-se em


horas de trabalho perdidas, no s para o tcnico mas tambm para o
pesquisador. Nunca se esquea de que voc est criando uma "chave" para
permitir o acesso s informaes do arquivo, e no um labirinto.

46

Os instrumentos de pesquisa devem trazer campos destinados busca


das informaes indexadas. Os principais so: notao, tipo documental, ttulo,
autoria, onomstico, palavra-chave, data, cidade e pas. Isso quer dizer que
voc pode localizar um ttulo, um autor, uma palavra-chave ou qualquer outro
tipo de informao, apenas preenchendo o campo correspondente e solicitando
a busca. Uma busca eficiente previne contra o desgaste dos documentos
causado pelo manuseio desnecessrio, e permite acesso documentao de
forma mais rpida para atender aos consulentes.

47

Atendimento a consulentes
O atendimento a consulentes pode ficar a cargo de um ou mais
auxiliares, dependendo das necessidades do acervo e da instituio
guardadora. Esses auxiliares so responsveis por agendar as visitas, localizar
e separar documentos, receber o pesquisador, e retornar ao arquivo a
documentao consultada. Por isso, interessante que as funes sejam
definidas prvia e claramente. A consulta, por outro lado, tambm deve
obedecer a regras: a partir das normas elaboradas para tcnicos e arquivistas,
mencionadas anteriormente, voc pode criar outras regras voltadas para o
consulente.
Se seu arquivo no possui um instrumento de pesquisa que permita
localizar rapidamente os documentos, aconselhamos agendar a consulta com
antecedncia (via telefone, e-mail, etc). Durante o agendamento, convm
registrar em fichas (veja anexo 1) informaes sobre o consulente, o tema da
pesquisa solicitada e a data de agendamento. Tambm podem ser
relacionados nesse registro os documentos que voc localizou no arquivo,
referentes pesquisa solicitada.

48

Por ocasio da primeira visita do consulente ao arquivo, sugerimos que


voc elabore um cadastro onde sero registradas algumas informaes sobre o
usurio (anexo 2).
Se voc localizou um grande nmero de documentos que podem
interessar ao pesquisador, no os entregue todos de uma vez. V oferecendo
aos poucos para que no se acumulem na mesa do consulente e para que
voc possa exercer um controle maior sobre a documentao entregue. No se
esquea de anotar em ficha adequada os documentos em consulta (anexo 3).
Aps

consulta,

responsvel

pelo

atendimento

dever

conferir

cuidadosamente a documentao e retornar ao arquivo, em seguida, os


documentos que no sero novamente consultados.

Agora que estamos chegando ao fim do nosso processamento, podemos


perceber a importncia de cada uma das etapas. Todas so igualmente
necessrias: de nada vale uma boa classificao se no existe uma cuidadosa
ordenao dos documentos; pouco adianta um excelente instrumento de
pesquisa se no h uma eficiente descrio do acervo; no nos serve a
elaborao de normas para orientar os procedimentos de tcnicos e
consulentes no arquivo se no tratamos a documentao de maneira
cuidadosa e responsvel.
No se esquea de que todo esse trabalho prtico pode ser enriquecido
com leituras sobre arquivstica, histria da educao no Brasil, sobre as
prticas pedaggicas, etc. Esses estudos podem ser de grande ajuda, por
exemplo, para quem que for elaborar o Plano de Classificao, e mesmo para
aprimorar a qualidade do atendimento a pesquisadores e consulentes, uma vez
que o auxiliar de arquivo no apenas aquele que separa e guarda
documentos, mas tambm o profissional que deve conhecer o contexto
histrico da documentao com a qual trabalha, para poder dominar sua
gesto. O profissional de arquivo no pode trabalhar desvinculado da
informao, j que seu trabalho deve se tornar um aprendizado a ser
compartilhado.

49

Bonecas de
papel (AECC)

50

VOCABULRIO

Acervo: Todos os documentos de um arquivo.


Acondicionamento: Embalagem utilizada para guardar documentos.
Arquivo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas
fsicas, jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades.
Arquivo corrente: Conjunto de documentos conservados junto aos rgos
produtores, cujo valor administrativo encontra-se vigente.
Arquivo intermedirio: conjunto de documentos de uso no freqente,
aguardando destinao final.
Arquivo permanente: Conjunto de documentos que perderam o carter
administrativo

passaram

ter

valor

histrico.

Esses

documentos

normalmente passam a ser custodiados por instituies voltadas pesquisa.


Arquivos pessoais: Conjunto de documentos produzidos ou acumulados por
pessoas fsicas no decorrer de sua vida pessoal, familiar ou profissional. Esses
arquivos incluem, tambm, documentos de terceiros. Comeam, oficialmente,
com o nascimento do titular e finalizam com sua morte; h arquivos, porm,
onde so acrescentados documentos pstumos.
Avaliao: Processo para estabelecer a guarda ou o descarte dos documentos
segundo seus valores.
Classificao: Procedimento que permite distribuir os documentos de um
arquivo de acordo com as estruturas, funes e atividades da entidade
produtora.
Coleo: Coleo de documentos reunidos artificialmente e que apresentam
alguma caracterstica comum entre si.
Conservao: Procedimentos voltados a proteger os arquivos da deteriorao.
Consulente: Usurio, pesquisador.
Data cronolgica: Refere-se ao dia, ms e ano de produo do documento.
Data tpica: Refere-se ao local de produo do documento.
Data-limite: Identificao cronolgica de um perodo atravs dos anos de incio
e de trmino de processos, dossis, sries, fundos ou colees.

51

Descrio: Procedimentos voltados a identificar os documentos e elaborar


instrumentos de pesquisa.
Descritor: Ver: Palavra-chave.
Documento: Unidade constituda de informao e o suporte.
Eliminao: Destruio de documentos em fase prvia guarda permanente.
Espcie documental: Forma assumida pelos documentos de acordo com a
natureza e a disposio de suas informaes.
Estante deslizante: Estante construda de modo a economizar espao e
oferecer maior proteo aos documentos.
Fundo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas fsicas,
jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades e que, no
arquivo permanente, so guardados junto a outros arquivos.
Gnero: Forma assumida pelo documento de acordo com os signos utilizados
para comunicar seu contedo.
Grupo: Segmento ou diviso de um fundo, determinada de acordo com o
mtodo estrutural ou funcional.
Higienizao: Limpeza dos documentos por meio manual ou qumico.
Instrumento de pesquisa: Referncia destinada identificao, localizao e
resumo dos fundos, grupos, sries e unidades documentais, com o objetivo de
facilitar o acesso ao acervo.
Mesa de higienizao: Mesa utilizada para higienizar os documentos, dotada
de um mecanismo de aspirao para suco da sujeira.
Notao: Identificao dos documentos por meio de nmeros, letras ou
combinao de ambos, para possibilitar sua localizao.
Ordenao: Disposio fsica dos documentos, a partir de critrios
preestabelecidos, com o objetivo de facilitar sua localizao.
Organograma: Representao grfica da estrutura organizacional de uma
entidade.
Palavra-chave: Palavra ou expresso utilizada para expressar o contedo dos
documentos e facilitar sua busca.
Papel com PH neutro: Papel sem acidez, adequado para a conservao dos
documentos, por no se deteriorar facilmente.

52

Plano de classificao: Esquema de classificao voltado para arquivos


correntes.
Princpio da provenincia: Os arquivos originrios de uma mesma entidade,
seja fsica ou jurdica, devem manter sua individualidade sem serem
misturados a outros de origem diversa.
Quadro de arranjo: Esquema de classificao voltado para arquivos
permanentes.
Srie: Formada pela seqncia das unidades pertencentes a um mesmo tipo
documental.
Suporte: Material sobre o qual esto registradas as informaes do
documento.
Tabela de temporalidade: Instrumento que determina os prazos para a
eliminao ou guarda dos documentos.
Tesauro: Lista padronizada de termos, utilizada para permitir a localizao das
informaes dos documentos.
Tipo documental: Configurao assumida pela espcie documental de acordo
com suas atividades.
Verbete: Conjunto de informaes claras e concisas sobre o contedo do
documento.
Vocabulrio controlado: Ver: Tesauro.

53

BIBLIOGRAFIA

BARLETTA, Jacy Machado. Manual de conservao de acervos documentais.


s.n.t. Trabalho elaborado para o Projeto Memorial da Educao, coordenado
pelo CRE "Mrio Covas".

BELLOTTO, Helosa Liberalli; CAMARGO, Maria de Almeida (Orgs). Dicionrio


de terminologia arquivstica. So Paulo : Associao dos Arquivistas
Brasileiros/ Ncleo Regional de So Paulo, Secretaria de Estado da Cultura,
1996.

CASSARES, Norma Cianflone; MOI, Cludia.

Como fazer conservao

preventiva em arquivos e bibliotecas. So Paulo : Arquivo do Estado, Imprensa


Oficial, 2000.

FERREIRA, Aurlio Buarque de Hollanda. Novo Aurlio sculo XXI: o dicionrio


da lngua portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro : Nova Fronteira, 1999.

FILIPPI, Patrcia de. Como tratar colees de fotografias. So Paulo : Arquivo


do Estado, Imprensa Oficial, 2000.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So


Paulo : Arquivo do Estado, 1998.

ORGANIZAO de arquivos: processamento. So Paulo : Instituto de Estudos


Brasileiros/USP, ECA/USP, 2001.

SPINELLI, Jayme. Introduo conservao de acervos bibliogrficos:


experincia da Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro : Fundao Biblioteca
Nacional, s.d. Apostila.

54

ANEXOS

55

Anexo 1
SOLICITAO DE PESQUISA
Consulente:
_______________________________________________________________
Fone:__________________________________E-mail:__________________
Tema da Pesquisa:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Visita agendada para: ___/___/___
Atendente: ___________________ Data da solicitao: ____/____/____
Documentos:
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: __________________________ Obs.:_______________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: ___________________________ Obs.:______________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: ___________________________ Obs.:______________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao ____________________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao: ___________________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________________
Notao ____________________________

Obs.:______________________

56

Anexo 2
CADASTRO DE CONSULENTE
Nome:
____________________________________________________________
Endereo residencial:
Rua/Av.: _________________________________________________ n.____
Apto.: ____________ Bairro:________________________________________
Cidade: _____________________ Estado: ________ CEP:________________
Telefone: (
)___________________ E-mail:________________________
Formao:______________________________________________________
RG: _____________________________ CPF:_________________________
Tipo de pesquisa:
Graduao ( )
Mestrado ( )
Doutorado
()
Outro ( )
Especificar:______________________________________________________

Estou ciente e concordo com as Normas de Consulta do Acervo.


Data: ___/___/___

Assinatura:

57

Anexo 3
REQUISIO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA
Consulente:
_______________________________________________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Documento:
_______________________________________________________
Notao: _______________________ Obs.:_____________________
Assinatura do consulente:________________________
Rubrica do atendente: ______________
Data:___/___/___

58

Centro de Referncia em Educao Mrio Covas - CRE


Coordenadora
Maria Aparecida Ceravolo Magnani
Ncleo de Memria da Educao
Norma Luciano Codani
Pesquisa e autoria do texto
Teresa Marcela Meza Baeza
Fotografias
Paulo Csar Pereira
Fernando Barletta Simes
Desenhos
Adriano Trotta Barbeiro Cruz

Fundao para o Desenvolvimento da Educao - FDE


Diretoria Executiva
Tirone Francisco Chahad Lanix
Diretoria de Projetos Educacionais
Leila Rentroia Iannone
Gerncia de Projetos Pedaggicos
Devanil Aparecido Tozzi
Diretoria Administrativa e Financeira
Luiz Carlos Quadrelli
Departamento Editorial
Brigitte Aubert
Projeto grfico e editorao eletrnica
Glauber de Foggi
Kelli Fukui
Preparao de originais e reviso de texto
Luiz Thomazi Filho

Impresso e acabamento
Rettec Artes Grficas
Tiragem
15.000 exemplares

59

Visando a preservar a memria da escola paulista, o projeto Nossa Escola


tem Histria busca conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar
pelo patrimnio cultural, especificamente os acervos escolares, at agora
pouco valorizados. Com esse fim, elaboramos este Manual de trabalho em
arquivos escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos.
Redigido em linguagem didtica, est voltado para leigos na rea de
Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos
interessados em preservar a memria de suas escolas.

60