Guia de Aplicacion Politica de Gestion de Documento Electronico

POLTICA DE GESTIN DE
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Gua de aplicacin de la Norma
Tcnica de Interoperabilidad
TTULO: Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos
Elaboracin y coordinacin de contenidos:
Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica
Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0
Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
1 edicin electrnica: julio 2012
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):
http://administracionelectronica.gob.es/
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
NIPO: 630-12-167-9
NDICE
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS .............................................................................. 5
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................... 6
2.
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE GESTIN DE

DOCUMENTOS ELECTRNICOS......................................................................... 10
2.1. Qu NO incluye la NTI ................................................................................... 10
3.
MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS ................................................... 12
4.
GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .................................................. 13

4.1. Requisitos de recuperacin y conservacin ................................................... 13
4.2. Propiedades del documento electrnico ........................................................ 14
4.3. Ciclo de vida del documento electrnico ........................................................ 15
4.4. Sistema de gestin de documentos electrnicos ........................................... 17
5.
POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS........................... 19

5.1. Contenido y contexto ..................................................................................... 19
5.2. Actores involucrados en la poltica de gestin ............................................... 22
6.
PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ............ 23
7.
PROCESOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ....................... 24

7.1. Captura.......................................................................................................... 25
7.2. Registro ......................................................................................................... 25
7.3. Clasificacin .................................................................................................. 26
7.4. Descripcin .................................................................................................... 27
7.5. Acceso .......................................................................................................... 27
7.6. Calificacin .................................................................................................... 28
7.6.1.Determinacin de los documentos esenciales .........................................................28
7.6.2.Valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de conservacin ......29
7.6.3.Dictamen de la autoridad calificadora .......................................................................29
7.7. Conservacin ................................................................................................ 29

7.8. Trazabilidad ................................................................................................... 31
7.9. Destruccin o eliminacin de documentos ..................................................... 32
8.
ASIGNACIN DE METADATOS ........................................................................... 33
9.
PROCESOS HORIZONTALES DE GESTIN DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS ................................................................................................... 36
9.1. Documentacin.............................................................................................. 36
Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos
9.2. Formacin ..................................................................................................... 37

9.3. Supervisin y auditora .................................................................................. 37
9.4. Actualizacin ................................................................................................. 38
10.
DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................ 39

10.1. Definiciones ................................................................................................... 39
10.2. Acrnimos ..................................................................................................... 44
11.
REFERENCIAS ...................................................................................................... 45
11.1. Legislacin .................................................................................................... 45
11.2. Estndares y buenas prcticas ...................................................................... 46
11.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................ 49
ANEXO I - REQUISITOS DE INTEROPERABILIDAD DEL DOCUMENTO

ELECTRNICO ..................................................................................................... 53
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO............................................... 57
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Resumen del ciclo de vida de un documento electrnico. .....................................15
Figura 2. Procesos y acciones en el ciclo de vida de un documento electrnico. .................16
Figura 3. Componentes de un sistema de gestin de documentos. ......................................18
Figura 4. Contexto de la Poltica de gestin de documentos en la organizacin. ..................21
Figura 5. Actores involucrados en la poltica de gestin y responsabilidades asociadas. .....22
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Requisitos del documento electrnico. ...................................................................55
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Nombre del documento
Fecha
20120726_ENI_GuiaAplicacion_
NTI_PoliticaGestionDocElect
26/07/2012
Descripcin
Primera versin.
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS
Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

de Poltica de gestin de documentos electrnicos (en adelante NTI), y como tal, su objetivo
es servir como herramienta de apoyo para la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en
la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como
explicaciones y contenidos complementarios a aqulla.
Para facilitar su manejo y comprensin, esta gua incluye diferentes recursos grficos cuya
leyenda se muestra a continuacin:
Cita textual de la NTI.
Indicador de contenido considerado de especial
importancia o relevancia.
Advertencia o aclaracin para la correcta
interpretacin del contenido.
A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras normas que
incluyen informacin relacionada con la gestin del documento electrnico y que es
necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las normas
con contenido relacionado son:
i.
Catlogo de Estndares.
ii. Documento Electrnico.

iii. Digitalizacin de Documentos.
iv. Expediente Electrnico.
v. Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin.
vi. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
1.
INTRODUCCIN
1.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1

del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a
los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de
seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las
aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la
toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad.
2.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010
ENI) fija, en su Disposicin adicional primera, el desarrollo de las siguientes Normas
Tcnicas de Interoperabilidad:
a) Catlogo de estndares.
b) Documento electrnico.
c) Digitalizacin de documentos.
d) Expediente electrnico.
e) Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
f) Protocolos de intermediacin de datos.
g) Relacin de modelos de datos.
h) Poltica de gestin de documentos electrnicos.
i)
Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas

espaolas.
j)
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

l)
Reutilizacin de recursos de informacin (aadida por R.D. 1495/2011).
Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del mismo R.D. 4/2010 ENI:

m) Declaracin de conformidad con el ENI.
3.
Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad (en adelante NTIs) se aprobaron en aplicacin

de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI,
fruto de un proceso de elaboracin en el que participaron todas las Administraciones
Pblicas a las que les son de aplicacin, y fueron informadas favorablemente por la
Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y el Comit
Sectorial de Administracin Electrnica.
4.
Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas
de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que
se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su
implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una
orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso
de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la
evolucin tecnolgica.
5.
En particular, la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece los

conceptos relacionados con el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos
por parte de las Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica,
incluyendo los aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los

requisitos y procesos de la gestin de los documentos electrnicos.
6.
La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos fue publicada en el Boletn Oficial

del
Estado
Nmero
178
del
jueves
26
de
julio
de
2012
(http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048), y est disponible para su
consulta en el Portal de Administracin electrnica (http://administracionelectronica.gob.es/),
junto al resto de normas tcnicas del ENI.
7.
El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se

incluyen a continuacin:
El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42

de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el
adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y
aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de
derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios
pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su
disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de
Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
pblicas.
Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas
cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico,
copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos,
modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de
comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el
intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios
para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las
Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de
Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al
progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los
apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3
de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas
al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en
soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de
gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del
documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el

documento electrnico a lo largo del tiempo.
En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de
polticas de gestin de documentos electrnicos, identifica los procesos de la gestin de
documentos en el marco de la administracin electrnica y establece los principios
necesarios para el desarrollo y aplicacin de polticas de gestin de documentos
electrnicos por parte de todos los rganos de la Administracin y Entidades de Derecho
Pblico vinculadas o dependientes de aqulla.
La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las
Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada
favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin
Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.
En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,
Esta Secretara de Estado resuelve:
Primero.
Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos, cuyo texto se incluye a continuacin.
Segundo.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da
siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo
dispuesto en la disposicin transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por
el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la
Administracin Electrnica.
Madrid, 28 de junio de 2012. El Secretario de Estado de Administraciones Pblicas.
Antonio Germn Beteta Barreda.
8.
El texto completo de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos est formado

por los siguientes once apartados:
NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE POLTICA DE GESTIN DE
ndice
I. Objeto.
II. mbito de aplicacin.
III. Contenido y contexto.
IV. Actores involucrados.
V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
VII. Asignacin de metadatos.
VIII. Documentacin.
IX. Formacin.
X. Supervisin y auditora.
XI. Actualizacin.
9.
Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores

para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones
el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de
la radiodifusin sonora digital terrenal; en el sector de la edificacin el Real Decreto
314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en
el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto 637/2007, de 18 de mayo, por el que
se aprueba la norma de construccin sismorresistente: puentes (NCSP-07).
2.
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE

GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
10.
El objeto de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos parte de lo establecido

en la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, donde se indica que dicha NTI
incluir directrices para la asignacin de responsabilidades, tanto directivas como
profesionales, y la definicin de programas, procesos y controles de gestin de documentos
y administracin de repositorios electrnicos, y la documentacin de los mismos, a
desarrollar por las Administraciones pblicas y por las Entidades de Derecho Pblico
vinculadas o dependientes de aqullas.
11.
Dicho objeto se plasma en el apartado I de la NTI:

I. Objeto.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos tiene por objeto establecer las directrices para la definicin de polticas de
gestin de documentos electrnicos.
12.
Por lo tanto, la NTI incluye los elementos que recoger la poltica de gestin de documentos
y define una serie de directrices para que las Administraciones pblicas desarrollen sus
propias polticas de gestin de documentos a reconocer dentro de sus mbitos
competenciales. Segn esto, cada rgano de la Administracin y Entidades de Derecho
Pblico vinculadas o dependientes de aqulla, (en adelante, organizaciones), cumplira las
directrices especificadas en la NTI, pudiendo establecer restricciones especficas para su
mbito.
13.
Atendiendo a lo anterior, y con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de

lo dispuesto en la NTI, esta gua desarrolla:
i.
Principios necesarios para la gestin de documentos electrnicos: requisitos de gestin

documental, propiedades y ciclo de vida del documento electrnico y sistema de gestin
de documentos electrnicos.
ii. Contenido y contexto de una poltica de gestin de documentos electrnicos as como

las responsabilidades relacionadas.
iii. Procesos de gestin de documentos electrnicos incluyendo la asignacin de metadatos.
iv. Procesos horizontales de gestin de documentos electrnicos.
2.1. Qu NO incluye la NTI

14.
La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos a la que da soporte esta gua, no

debe considerarse como:
i.
Una poltica de gestin de documentos electrnicos en s misma, ya que slo define las
directrices generales y el contenido mnimo para el desarrollo de polticas especficas por
parte de los diferentes rganos de la Administracin.
ii. Especificaciones sobre requisitos funcionales de software para gestin de documentos.

stos pueden consultarse en normas consolidadas a nivel nacional e internacional
existentes y que se han incluido como referencias.
10
iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad a aplicar en la gestin de

documentos electrnicos. stas se aplican segn lo establecido a tal efecto en el
Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
11
3.
15.
MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS
El mbito de aplicacin de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos se

define en el apartado II de la NTI:
II. mbito de aplicacin.
II.1 El contenido de esta norma ser de aplicacin para el desarrollo de polticas de
gestin de documentos electrnicos en el mbito establecido en el artculo 3 del Real
Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
II.2 Las directrices establecidas en esta norma se podrn aplicar en el desarrollo de
polticas de gestin de documentos en entornos hbridos en que convivan documentos en
soporte papel y documentos electrnicos.
16.
Por tanto, las indicaciones contenidas en la NTI son de aplicacin para el desarrollo de
polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de todas las organizaciones.
17.
Adems, atendiendo a las mejores prcticas de gestin de documentos, el apartado II.2

refleja que los principios y procesos recogidos en la NTI tambin se podran aplicar sobre
documentos en soporte papel en convivencia con documentos electrnicos en sistemas
hbridos. Los documentos analgicos y digitales son similares en funcionalidad, por lo que
cabra contemplar un tratamiento integrado.
18.
Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la
NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, y por lo tanto de esta gua de
aplicacin, son los siguientes:
i.
Directivos y mximos responsables en la aprobacin de polticas de gestin de

documentos electrnicos en las organizaciones.
ii. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de

interoperabilidad de las mismas.
iii. Responsables de creacin, produccin, gestin, conservacin y uso de documentos
electrnicos, en cuanto partes fiables.
iv. Desarrolladores de aplicaciones de creacin, produccin, gestin, conservacin y uso de
documentos electrnicos.
12
4.
19.
GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Aunque describir los principios de gestin documental as como los requisitos del documento
electrnico no sea objeto directo de la NTI de Poltica de gestin de documentos
electrnicos, de cara a su correcta interpretacin, a continuacin se definen los aspectos
relacionados con la recuperacin y conservacin del documento electrnico, as como los
procesos y acciones presentes a lo largo de su ciclo de vida.
4.1.
Requisitos de recuperacin y conservacin
20.
El R.D. 4/2010 ENI establece en su artculo 21: Las Administraciones pblicas adoptarn
las medidas organizativas y tcnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en
relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su
ciclo de vida.
21.
Estas condiciones para la recuperacin y conservacin de documentos se indican en el

citado artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI y pueden resumirse en los siguientes puntos:
i.
Definir una poltica de gestin de documentos.
ii. Inclusin en los expedientes de un ndice electrnico (ver NTI de Expediente

Electrnico).
iii. Dotar a los documentos de una identificacin nica e inequvoca dentro del sistema de
gestin, que permita clasificarlos, recuperarlos y referirse a los mismos con facilidad.
iv. Asociar al documento electrnico los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, los
complementarios o necesarios para asegurar su gestin y conservacin a lo largo del
ciclo de vida.
v. Clasificacin, de acuerdo con un cuadro de clasificacin adaptado a las funciones, tanto
generales como especficas, de cada una de las organizaciones.
vi. Conservacin de los documentos durante el periodo establecido por las comisiones
calificadoras que correspondan, de acuerdo con la legislacin en vigor, las normas
administrativas y obligaciones jurdicas que resulten de aplicacin en cada caso,
especificando las medidas que aseguran dicha conservacin.
vii. Acceso completo e inmediato a los documentos, en funcin del esquema de tipos de
acceso a los mismos, a travs de mtodos de consulta en lnea que permitan la
visualizacin de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperacin
exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en lnea en los formatos
originales y la impresin en papel de aquellos documentos que sean necesarios. El
sistema permitir, al menos, la consulta durante todo el periodo de conservacin de la
firma electrnica, incluido, en su caso, el sello de tiempo, y de los metadatos asociados
al documento.
viii. Adopcin de medidas para asegurar la conservacin del documento electrnico a lo
largo de su ciclo de vida.
ix. Coordinacin horizontal entre los responsables de la gestin de documentos y los
restantes servicios interesados en materia de archivo.
13
x. Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios

electrnicos a efectos de conservacin, de acuerdo con lo establecido en la legislacin
en materia de archivos, de manera que se pueda asegurar su conservacin, y
recuperacin a medio y largo plazo.
xi. Si el resultado del procedimiento de calificacin documental as lo establece, borrado de
la informacin, o en su caso, destruccin fsica de los soportes, de acuerdo con la
legislacin que resulte de aplicacin, dejando registro de su eliminacin.
xii. Formacin tecnolgica del personal involucrado en la ejecucin y gestin documental.
xiii. Documentacin de los procedimientos que garanticen la interoperabilidad a medio y
largo plazo, as como las medidas de identificacin, recuperacin, control, tratamiento y
conservacin de los documentos electrnicos.
4.2. Propiedades del documento electrnico

22.
Atendiendo a la definicin recogida en el R.D. 4/2010 ENI, una poltica de gestin de

documentos electrnicos establece orientaciones o directrices que define una organizacin
para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del
tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias.
23.
Por tanto, cabe contemplar las siguientes definiciones para cada uno de los requisitos
establecidos para el documento electrnico:
i.
Autenticidad: Propiedad que puede atribursele como consecuencia de que puede

probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la
cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el
momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de modificacin.
ii. Fiabilidad: Propiedad o caracterstica que indica que su contenido puede ser
considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, las actividades o
los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores
actuaciones o actividades.
iii. Integridad: Propiedad o caracterstica que indica su carcter de completo, sin alteracin
de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la
identidad.
iv. Disponibilidad: Propiedad o caracterstica del mismo que permite que ste pueda ser
localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe sealar la
actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la informacin necesaria para la
comprensin de las actuaciones que motivaron su creacin y utilizacin, identificar el
contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacin y mantener los
vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de
actuaciones.
24.
Estas propiedades acompaan al documento electrnico a lo largo de todo su ciclo de vida,

a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las
actividades y procedimientos.
14
4.3. Ciclo de vida del documento electrnico

25.
Para facilitar la comprensin sobre la gestin del documento electrnico, este punto
desarrolla una descripcin genrica del ciclo de vida del documento electrnico en el que se
localizan los procesos y acciones a considerar para su gestin y que se relacionan con los
requisitos de interoperabilidad que se deducen del marco normativo existente y que se
resumen en el 0 de esta gua.
26.
El R.D. 4/2010 ENI define el ciclo de vida de un documento electrnico como el conjunto
de las etapas o periodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin
en un sistema de gestin de documentos, hasta su seleccin para conservacin
permanente, de acuerdo con la legislacin sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o
para su destruccin reglamentaria.
27.
Segn esto, una descripcin genrica del ciclo de vida del documento electrnico constara
de tres fases:
i.
Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su
incorporacin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
ii. Fase de mantenimiento y uso. Una vez finalizada la tramitacin administrativa, los
documentos mantienen su validez administrativa y estn disponibles.
iii. Fase de conservacin y seleccin. Los documentos de valor efmero se eliminan
reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en atencin a su
utilidad administrativa, jurdica, archivstica, histrica o de investigacin y social, y segn
establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente.
28.
Estas fases se desarrollan como un ciclo continuo, por lo que los procesos de gestin de
documentos pueden renovarse en funcin de las necesidades que puedan producirse, a
instancias de los diferentes agentes, a lo largo del ciclo de vida.
29.
En ocasiones la diferenciacin entre las fases ii y iii puede no existir; el documento

permanece indefinidamente, incluso habiendo acabado su etapa administrativa inicial
porque pudiera ser solicitado para otro procedimiento o simplemente porque no ha lugar, de
momento, su eliminacin.
30.
La Figura 1 muestra las fases principales en que se puede dividir el ciclo de vida de un
documento electrnico en una organizacin.
Figura 1. Resumen del ciclo de vida de un documento electrnico.
15
31.
Sobre este esquema, pueden localizarse los procesos o acciones en los que puede verse
envuelto un documento, y que conllevan cambios en su estado o generan informacin a
conservar como parte o propiedad del documento. Los principales procesos y acciones a
tener en cuenta aparecen en la Figura 2.
Figura 2. Procesos y acciones en el ciclo de vida de un documento electrnico.
16
32.
La figura muestra, a grandes rasgos, el marco en el que se desarrollan los procesos y

acciones de gestin de documentos a travs del ciclo de vida del documento electrnico en
las organizaciones. Este escenario se compone de cinco momentos secuenciales,
correspondientes a:
i.
La creacin del documento, a iniciativa bien del ciudadano, bien de la organizacin, por
va de entrada del registro (papel o electrnico) u otras posibles vas de entrada segn
actividades propias de cada organizacin, como pueden ser, por ejemplo, los procesos
de incautacin de documentos derivados de inspecciones o revisiones. Los documentos
pueden presentarse en soporte papel o en soporte electrnico. Adems, los documentos
electrnicos presentados por los ciudadanos pueden ir acompaados de una firma
electrnica que, estando sujeta a las condiciones establecidas en la NTI de Documento
Electrnico, en la NTI de Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la
Administracin y en su normativa aplicable, sera conservada, al igual que el resto de
componentes del documento, por la organizacin ante la que se presenta.
ii. La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin.

Incluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de
gestin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia,
incluira la asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte
de la organizacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un
Registro de Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una
digitalizacin (segn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un
proceso de conversin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en
caso necesario.
iii. La gestin del documento en el contexto de la tramitacin administrativa. Durante este
proceso pueden generarse copias autnticas de los documentos para su puesta a
disposicin del ciudadano, producirse cambios de estado, as como conversiones de
formato (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de copiado autntico y
conversin entre documentos electrnicos), y es el momento en el que tiene lugar la
generacin de expedientes electrnicos (segn lo dispuesto en la NTI de Expediente
Electrnico).
iv. La gestin del documento en un sistema de repositorio electrnico, una vez finalizada la
tramitacin administrativa con el fin de conservar de forma segura los documentos
electrnicos, y su integracin en el sistema para la gestin del archivo de la organizacin
con el fin de garantizar el derecho de acceso de los ciudadanos a la informacin y
documentos pblicos.
v. La salida y acceso a los documentos archivados bien por parte de otras organizaciones
o por parte de ciudadanos en el ejercicio de sus derechos.
4.4.
33.
Sistema de gestin de documentos electrnicos
El desarrollo de una poltica de gestin de documentos al mximo nivel por parte de una
organizacin tiene como consecuencia directa la implantacin de un sistema de gestin de
documentos electrnicos. En este sentido, el sistema de gestin de documentos
electrnicos de una organizacin se integra, como un sistema de gestin ms, en el
conjunto de los sistemas de gestin de la organizacin.
17
34.
Un sistema de gestin de documentos electrnicos podra definirse como la aplicacin del

marco definido por la poltica de gestin de documentos electrnicos de una organizacin en
el que se disean, implantan y desarrollan las prcticas de gestin de documentos
electrnicos establecidas en forma de programa de actuacin, dotndose de los recursos
oportunos para su funcionamiento.
35.
El sistema de gestin de documentos se articula sobre las fases del ciclo de vida de los
documentos y se nutre de los documentos incorporados a travs del proceso de captura,
con independencia de que los documentos hayan sido creados dentro o fuera de la propia
organizacin.
36.
Los componentes del sistema de gestin de documentos electrnicos seran los siguientes:
i.
La poltica, como elemento normativo o regulador, que actuar como habilitador para el
establecimiento del sistema.
ii. Los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para el correcto
funcionamiento del sistema.
iii. Un programa de tratamiento para la gestin de documentos electrnicos.
iv. Los propios documentos y expedientes electrnicos, una vez validados e incorporados al
sistema.
Figura 3. Componentes de un sistema de gestin de documentos.
18
5.
37.
POLTICA
DE
ELECTRNICOS
GESTIN
DE
DOCUMENTOS
Los apartados III y IV de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos,

establecen el contenido y contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos, as
como los actores involucrados en su desarrollo, gestin e implementacin, con el fin de
homogeneizar las cuestiones ms bsicas de la gestin de documentos.
5.1.
Contenido y contexto
38.
Para garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los

documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida, tal y como establece el mencionado
artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI, las organizaciones adoptarn las medidas organizativas y
tcnicas necesarias para tal fin, entre las que se encuentra la definicin de una poltica de
gestin de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y
procedimientos especficos que se hayan de utilizar en la formacin y gestin de los
documentos y expedientes.
39.
El R.D. 4/2010 ENI, define, en su anexo, la poltica de gestin de documentos electrnicos

como el conjunto de orientaciones o directrices que define una organizacin para la
creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de
acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La poltica se aprueba al ms
alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin,
aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de
su ciclo de vida.
40.
El apartado III.1 parte de dicha definicin e incluye los elementos que recoger la poltica de
gestin de documentos electrnicos:
III.1 La poltica de gestin de documentos electrnicos ser un documento que
incluir:
1) Definicin del alcance y mbito de aplicacin
2) Roles de los actores involucrados.
3) Directrices para la estructuracin y desarrollo de los procedimientos de gestin
documental.
4) Acciones de formacin relacionada contempladas.
5) Actuaciones de supervisin y auditora de los procesos de gestin de documentos.
6) Proceso de revisin del contenido de la poltica con el fin de garantizar su
adecuacin a la evolucin de las necesidades de la gestin de documentos.
III.2
41.
Ntese que dado que la poltica se entiende como un conjunto de orientaciones o directrices
de aplicacin sobre los documentos electrnicos, su contenido debe ser considerado junto a
las NTIs relacionadas con especial atencin a la NTI de Documento electrnico.
19
42.
Por tanto, toda poltica de gestin de documentos electrnicos contendr:

i.
Alcance y mbito de aplicacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
ii. Roles o funciones de gestin documental de cada actor involucrado, segn lo dispuesto
en el apartado IV desarrollado en el punto 5.2 de esta gua, definiendo para cada uno,
los deberes y responsabilidades del cargo, as como el procedimiento para su
designacin y renovacin.
iii. Directrices para la generacin de la documentacin relativa al programa de tratamiento,
a los procesos y procedimientos de gestin documental segn lo establecido en el
apartado VIII desarrollado en el punto 9.1 de esta gua.
iv. Plan de concienciacin y formacin segn lo establecido en el apartado IX desarrollado
en el punto 9.2 de esta gua.
v. Procedimiento de supervisin y auditora de los procesos de gestin documental definido
en el apartado X desarrollado en el punto 9.3 de esta gua.
vi. Proceso de revisin y actualizacin de la poltica de gestin de documentos segn lo
establecido en el apartado XI desarrollado en el punto 9.4 de esta gua, con el fin de
garantizar su adecuacin a las necesidades reales de gestin de documentos
electrnicos de cada organizacin.
43.
El apartado III.2.1 establece el contexto de la poltica de gestin de documentos dentro de

una organizacin, y su integracin con el resto de polticas implantadas.
III.1
III.2 La poltica de gestin de documentos electrnicos:
1. Se integrar en el marco general de gestin de documentos y en el contexto de cada
organizacin junto al resto de polticas implantadas para el desempeo de sus
actividades.
2. Aplicar los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos,
as como los estndares y buenas prcticas nacionales e internacionales aplicables para
la gestin documental, atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Catlogo de estndares
44.
El siguiente grfico muestra el contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos

en una organizacin como una ms entre el conjunto de polticas adoptadas por la
organizacin en el desempeo de sus actividades.
20
Figura 4. Contexto de la Poltica de gestin de documentos en la organizacin.
45.
Adems, en sus distintos aspectos, la poltica de gestin de documentos electrnicos de una

organizacin estara basada en buenas prcticas y normas consolidadas a nivel nacional e
internacional. Por ejemplo:
i.
ISAAR CPF International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies,
Persons and Families.
ii. ISAD (G) General International Standard Archival Description.

iii. ISDF Norma internacional para la descripcin de funciones.
iv. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office
environments:
v. MoReq2 y MoReq2010.
vi. UNE-ISO 15489 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
vii. UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los
documentos. Fundamentos y vocabulario.
viii. UNE-ISO 30301:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los
documentos. Requisitos.
ix. UNE-ISO 23081 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.
x. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.
xi. UNE-ISO/TR 26122:2008 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de
trabajo para la gestin de documentos.
21
5.2. Actores involucrados en la poltica de gestin

46.
La disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI establece que la NTI de Poltica de
gestin de documentos electrnicos incluir, entre otros aspectos, las directrices para la
asignacin de responsabilidades, tanto directivas como profesionales.
47.
Con tal finalidad, el apartado IV de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos

refleja los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de
Los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de
gestin de documentos electrnicos en una organizacin, sern, al menos, los siguientes:
1. La alta direccin que aprobar e impulsar la poltica.
2. Los responsables de procesos de gestin que aplicarn la poltica en el marco de los
procesos de gestin a su cargo.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del
programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e
instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo,
implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.
4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos que aplicar
lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.
48.
La Figura 5 muestra los roles asociados a cada uno de los actores involucrados en la
definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
Figura 5. Actores involucrados en la poltica de gestin y responsabilidades asociadas.
22
6.
49.
PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS
El apartado V de la NTI, establece cmo la gestin de documentos electrnicos se concreta

en un programa de tratamiento especfico para la gestin de documentos electrnicos de
una organizacin, de aplicacin tanto en entornos puramente electrnicos como hbridos, en
los que documentos en soporte papel conviven con los documentos electrnicos.
V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.
V.1 El diseo, desarrollo e implantacin de los procesos, tcnicas y operaciones de
gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa de tratamiento
especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos.
V.2 Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las
etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los
que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad;
permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y
su contexto.
50.
La aplicacin de los procedimientos o la secuencia coordinada de procesos, tcnicas y

operaciones de gestin de documentos a lo largo del ciclo de vida de los documentos
(descrito en el punto 4.3 de la presente gua) atiende a lo establecido en el artculo 21 del
R.D. 4/2010 ENI permitiendo:
i.
Identificar los documentos precisos en cada proceso de actividad.
ii. Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser creados y
posteriormente incorporados al sistema de gestin de documentos electrnicos de la
organizacin.
iii. Determinar los metadatos que deben ser asignados al documento electrnico, tanto en el
momento en que es incorporado al sistema (captura) como a lo largo de su ciclo de vida.
iv. Establecer los pasos a seguir para la formacin de expedientes o agrupaciones de
documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o series concretas.
v. Establecer la estrategia para garantizar la conservacin de los documentos y las
condiciones de acceso, uso y reutilizacin correspondientes, incluyendo la conversin de
formatos y las migraciones.
vi. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, especialmente en
cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos
de carcter personal, as como a la ejecucin de los procesos relacionados con la
interoperabilidad y de las acciones dictaminadas sobre los documentos electrnicos.
vii. Proporcionar informacin en modo de pistas de auditora que permitan acreditar que los
documentos estn protegidos frente a cualquier acceso, modificacin y destruccin no
autorizados.
viii. Garantizar, en ltima instancia, la creacin, la captura en el sistema y el mantenimiento
de documentos electrnicos autnticos, fiables, ntegros y disponibles.
ix. Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos derivados de la
23
7.
51.
PROCESOS DE
ELECTRNICOS
GESTIN
DE
DOCUMENTOS
El apartado VI de la NTI, establece los procesos de gestin de documentos electrnicos

mnimos necesarios que se implementarn en cada organizacin.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos
obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento
Electrnico.
2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la
posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y
agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Expediente electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de
clasificacin de la organizacin.
4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de
esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.
5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de
dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de
ellos.
6. Calificacin de los documentos, que incluir:
i. Determinacin de los documentos esenciales.
ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.
iii. Dictamen de la autoridad calificadora.
7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la
autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.
8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia
entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.
9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable
en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las
medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin
Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de
informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la
informacin [mp.info].
52.
A continuacin se describe cada uno de estos procesos de gestin de documentos

electrnicos.
24
7.1.
Captura
1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos
obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento
Electrnico.
53.
La captura del documento electrnico, dotndolo de un identificador, seala su entrada en

un sistema de gestin de documentos electrnicos y garantiza su identificacin unvoca. En
el momento de la captura se establece una relacin entre el documento, su productor o
creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asignacin de los
metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico, lo que
permite, entre otras cosas:
i.
Situar el documento en relacin con el proceso de gestin donde se origin o al cual se

incorpora.
ii. Asociarlo a otros documentos, pasando ste a formar parte de un expediente electrnico
o una agrupacin documental.
iii. Identificar los plazos de las acciones dictaminadas pendientes de ejecucin que se
asocian al documento, o en su caso, al expediente o agrupacin documental.
54.
La captura de un documento electrnico se completa con otros procesos y operaciones de

gestin de documentos, tales como el registro, la clasificacin o su inclusin en el ndice de
un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expediente Electrnico.
7.2.
Registro
1.
2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la
posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
55.
El proceso de registro es un requisito legal definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,

de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que marca la incorporacin de un documento al sistema de gestin de documentos
de una organizacin.
56.
El proceso de registro es relevante puesto que proporciona rastro evidente de la entrada y la

salida de un documento de una organizacin, lo que asegura su existencia, y sirve para
facilitar informacin al ciudadano respecto a su estado de tramitacin.
25
57.
Registrar consiste en la introduccin de una breve informacin descriptiva o de metadatos

sobre el documento (el asiento), y la asignacin de un identificador dentro del sistema. Esta
informacin descriptiva obligatoria se detalla en la legislacin de Procedimiento
Administrativo en vigor.
58.
Habida cuenta de que la iniciativa en la presentacin de documentos ante cualquier

organizacin corresponde al ciudadano, la Ley 11/2007, de 22 de junio, establece la
posibilidad de digitalizar documentos en papel coincidiendo con el proceso de registro, con
el fin de facilitar la gestin de los documentos mediante su conversin a un formato digital.
Por esta causa deber tenerse en cuenta la NTI de Digitalizacin de Documentos.
7.3.
Clasificacin
2. ...
3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y
agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Expediente electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de
clasificacin de la organizacin.
59.
La clasificacin funcional consiste en agrupar documentos segn criterios de actividad, lo

que sirve para:
i.
Establecer vnculos entre diferentes actuaciones representadas en documentos y

expedientes electrnicos constituyendo agrupaciones..
ii. Ayudar a la recuperacin de documentos electrnicos referentes a una funcin o una

actividad concreta.
iii. Definir niveles de seguridad y acceso para documentos, expedientes y otras
agrupaciones de documentos, en aplicacin de las polticas de acceso y las actuaciones
de calificacin, lo que le permite atribuir permisos de acceso a los usuarios.
iv. Asignar a las agrupaciones documentales los plazos de conservacin correspondientes
en atencin a los valores de los documentos y a los calendarios de conservacin
existentes.
v. Facilitar la definicin de dictmenes de la autoridad calificadora y realizar acciones de
conservacin coherentes.
60.
La clasificacin de cada organizacin se concreta, en la prctica de la gestin de los

documentos, en los denominados cuadros de clasificacin de documentos, que pueden
definirse como una estructura de categoras funcionales organizadas de manera codificada,
jerrquica y lgica, sobre la base del conjunto de las actividades desarrolladas por la
organizacin en el cumplimiento de sus fines.
61.
La clasificacin de documentos puede completarse mediante la definicin de lenguajes o

vocabularios controlados, como los tesauros, destinados a explicitar las definiciones y el uso
especficos de los trminos en la organizacin o grupo de organizaciones afines, e ndices.
26
62.
En el caso de expedientes electrnicos1, agregaciones y series de documentos electrnicos,

en esta fase se indicarn los criterios de formacin de dichas agrupaciones incluyendo los
patrones de creacin de ndices electrnicos correspondientes.
7.4.
Descripcin
3.
4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de
esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.
63.
Una adecuada gestin de documentos permite a las organizaciones identificar y recuperar

los documentos electrnicos cuando sean requeridos. Por ello, cada organizacin define su
propio modelo de descripcin de documentos.
64.
La descripcin es un proceso de gestin documental que se nutre principalmente de la

informacin aportada durante la asignacin de los metadatos necesarios para la gestin de
los documentos electrnicos.
65.
El proceso de descripcin se orienta especficamente a la recuperacin de la informacin,

por lo que incluye la definicin de normas y reglas para la representacin de entidades (por
ejemplo, documentos, agentes y funciones) y de los lenguajes documentales que facilitan la
organizacin de la informacin a nivel lgico (por ejemplo, ndices de materias y tesauros
especializados).
66.
Para definir su propio modelo de descripcin de documentos, la organizacin podra tener

en cuenta las diferentes normas existentes para la representacin de entidades, tanto
internacionales como nacionales, obligatorias o de referencia, que en todo caso
documentara en su manual de procesos de gestin de documentos conforme a sus
necesidades y normativa especfica.
7.5.
Acceso
4. ...
5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de
dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de
ellos.
Vase la Gua de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico.
27
67.
La poltica de gestin de documentos de una organizacin establece directrices para el

acceso a los documentos, en funcin de sus caractersticas, sus valores y lo sealado en la
legislacin de aplicacin en cada caso, tanto general como reguladora de su actividad.
68.
Los valores y las caractersticas de los documentos varan con el paso del tiempo y segn el
ciclo de vida de los documentos, por lo que el uso de los metadatos es esencial en la
automatizacin de la gestin del acceso a los documentos electrnicos. El control de los
permisos de acceso y las responsabilidades vinculadas a esas funciones es un proceso
constante en los sistemas de gestin de documentos electrnicos, que los responsables del
sistema realizan de forma coordinada con los responsables de la gestin y conservacin de
los documentos.
69.
El control de acceso est llamado a garantizar que:

i.
Los documentos se dividen en categoras de acuerdo con su nivel de seguridad en un

momento dado.
ii. Acceso y uso restringido a los documentos a los agentes correspondientes en las formas
autorizadas.
7.6.
Calificacin
5.
6. Calificacin de los documentos, que incluir:
i. Determinacin de los documentos esenciales.
ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.
iii. Dictamen de la autoridad calificadora.
70.
El proceso de calificacin de los documentos incluye la valoracin, la determinacin de los

plazos de conservacin y transferencia de los documentos que se establezcan en el
dictamen que determine las acciones que se les van a aplicar a lo largo de su ciclo de vida.
71.
En este proceso se determinan tambin los documentos que son esenciales para la
organizacin, en funcin de su importancia para el desarrollo de sus fines.
72.
En algunas organizaciones, el proceso de calificacin de los documentos incluye la

determinacin de los plazos de acceso.
7.6.1. Determinacin de los documentos esenciales

73.
La determinacin de los documentos esenciales sirve a los efectos de procurar una especial
proteccin a aquellos documentos que tienen una singular relevancia en relacin a las
funciones que desarrolla una organizacin.
74.
Los documentos esenciales se determinan en el marco del proceso de calificacin de los

documentos de una organizacin.
75.
En un programa de tratamiento para la gestin de documentos electrnicos, la gestin de los

documentos esenciales consiste en los siguientes pasos:
28
i.
Obtencin de una copia autntica, de acuerdo con lo especificado en la NTI de

Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
ii. Conservacin de la copia autntica obtenida en un servidor adecuado con el fin de

minimizar los riesgos que pudieran ser producidos en caso de siniestro y con las
medidas de seguridad adecuadas segn el ENS. Dicha conservacin puede consistir en
la transferencia de responsabilidad de su custodia a otra organizacin.
7.6.2. Valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de

conservacin
76.
Los plazos de conservacin de los documentos se determinan de acuerdo con el marco

legal o normativo, las necesidades de gestin y el valor a corto, medio y largo plazo de la
informacin que contienen.
77.
La competencia y autoridad en cuanto a la determinacin de los plazos de conservacin de

los documentos corresponde a las comisiones calificadoras, creadas en el marco de la
legislacin reguladora del Patrimonio Documental del Estado2 y de las Comunidades
Autnomas, por lo que las Administraciones pblicas estarn sujetas a lo que determine la
legislacin que les afecte en cada caso.
7.6.3. Dictamen de la autoridad calificadora

78.
El dictamen puede definirse como regulacin de las transferencias o la eliminacin de los

documentos de los sistemas en uso, cuando los valores probatorios han prescrito y/o han
transcurrido los plazos que la legislacin vigente ha establecido para su conservacin.
79.
El tipo de dictamen con mayor impacto es la eliminacin, cuyo proceso se describe en el

punto 7.9.
7.7.
Conservacin
6.
7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la
autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.
80.
El ritmo acelerado del cambio tecnolgico hace que los documentos electrnicos precisen,
en algn momento, ser convertidos de un formato a otro o movidos de un sistema a otro
para asegurar su uso adecuado y mantener la capacidad de procesamiento. Para hacer
frente a esa necesidad existen mtodos como la conversin y la migracin
(fundamentalmente), as como la emulacin, el refresco y la replicacin, entre otros, si bien
en este momento ninguno de ellos garantiza totalmente una ptima conservacin a largo
plazo de estos documentos.
Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre (http://www.boe.es/boe/dias/2002/11/15/pdfs/A40139-40143.pdf)
29
81.
En este marco, las organizaciones precisan adoptar una estrategia de conservacin

digital, en la que se describan los requisitos y los procedimientos para llevar a cabo los
procesos y operaciones orientados a la conservacin de sus documentos electrnicos, en
funcin de la importancia otorgada a los documentos y del nivel de riesgo que cada
organizacin pueda asumir en funcin de sus necesidades y normativa especfica. Esta
estrategia se documenta y se somete a auditora o evaluacin peridica segn lo
establecido en los apartados VII y X de la NTI.
82.
Algunos ejemplos de situaciones que requieren el empleo de mtodos de conservacin

digital seran los siguientes:
i.
Cuando el soporte de almacenamiento y el formato de los documentos necesitan ser

renovados.
ii. Cuando exista la necesidad de migrar documentos de una estructura a otra, por ejemplo,
los documentos existentes en una base de datos residual (legacy) precisan
reestructurarse en una nueva base de datos consolidada.
iii. Cuando la plataforma en que los documentos fueron creados cambia y stos se migran a
la nueva plataforma.
iv. Cuando, desde una perspectiva de mejora en la gestin, se implanta un nuevo sistema
para adecuarlo a nuevas funcionalidades.
v. Cuando, desde la perspectiva del actual estado de la tcnica, es imposible la
conservacin de la firma electrnica a largo plazo.
83.
El objeto de la estrategia consiste en evitar cualquier degradacin o prdida de las

caractersticas de los documentos, de acuerdo con un procedimiento que garantice el
mantenimiento del contenido, contexto y componentes del documento y su valor probatorio y
su fiabilidad como evidencia electrnica a lo largo del tiempo. Este procedimiento incluye
sistemas de copia, las operaciones concretas orientadas a la conservacin de los
documentos electrnicos y la funcionalidad de los repositorios, as como la conversin de
formatos analgicos a digitales y viceversa y la conversin de formatos por obsolescencia
tecnolgica. Todos estos procedimientos se disean e implementan segn lo establecido en
la NTI de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
84.
Algunas referencias significativas para el desarrollo de un procedimiento de conservacin de

documentos electrnicos son:
i.
ARMA Internationals The Digital Records Conversion Process: Program Planning,

Requirements, Procedures (ANSI/ARMA 16-2007), March 2007.
ii. DigitalPreservationEurope (DPE).

iii. ISO 14721:2003, Space data and information transfer systems Open Archival
Information System Reference model. Geneva, Switzerland: International Organization
for Standardization, 2003.
iv. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta Book. Issue
2. June 2012. CCSDS
v. Retention Management for Records and Information. (ANSI/ARMA 8 2005). Lenexa, KS:
ARMA International, February 2005.
85.
Por otra parte, las organizaciones protegen los documentos contra el acceso y la
destruccin no autorizados, la prdida y el robo segn lo dispuesto en el ENS. Del mismo
30
modo deben protegerse frente a los desastres, por lo que establecen planes de
contingencia, segn el anlisis y la gestin del riesgo del ENS, que tienen en cuenta tanto
las actuaciones a desarrollar en el momento de la emergencia, como las que de deben
implantar para superar las consecuencias de un siniestro hasta que la organizacin recupere
la normalidad en el ejercicio de su actividad.
7.8.
Trazabilidad
7. .
8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia
entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.
86.
El control de la trazabilidad es un proceso esencial de la gestin de documentos en una

organizacin en caso de que se produzcan movimientos dentro del repositorio o archivo
electrnico o transferencias a cualquier otra organizacin. Este proceso es llamado para
facilitar el seguimiento del movimiento y uso de los documentos dentro del sistema de
gestin de documentos, y por lo tanto debera quedar documentado por medio de los
metadatos de trazabilidad en los documentos electrnicos.
87.
Por lo tanto este proceso es de especial relevancia para el proceso relativo a la

transferencia de documentos electrnicos.
88.
La trazabilidad es necesaria para:

i.
Identificar una accin pendiente de ejecucin.
ii. Permitir la recuperacin de un documento.

iii. Prevenir la prdida de documentos.
iv. Supervisar el uso y mantener un sistema de auditora de las operaciones relacionadas
con los documentos.
v. Mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los documentos
individuales cuando los sistemas se han fusionado o migrado.
89.
La trazabilidad de las acciones sobre los documentos hace que sea necesario:
i.
Definir dentro del sistema de gestin de documentos electrnicos los pasos que han de
darse sobre un documento o agrupacin documental para su creacin o uso.
ii. Asignar en el sistema de gestin a una persona o unidad determinada de la organizacin

la responsabilidad de las acciones ejecutadas.
iii. Registrar los siguientes pasos, con plazos o fechas, en los que tienen que efectuarse las
acciones predefinidas en el sistema para ejecutar la accin determinada.
90.
Por ltimo destacar que la NTI de Documento Electrnico en su apartado VII.5 sobre el
intercambio de documentos electrnicos, establece que En caso de intercambio de
documentos electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de
custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de documentos que deban conservarse
31
permanentemente, el rgano o entidad trasferidora verificar la autenticidad e integridad del

documento en el momento de dicho intercambio.
7.9.
Destruccin o eliminacin de documentos

8.
9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable
en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las
medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin
Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de
informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la
informacin [mp.info].
91.
El proceso de eliminacin de documentos constituye un proceso clave en la gestin de

documentos y tiene como objetivo impedir su restauracin y posterior reutilizacin. Para ello,
es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacin (el propio
documento y sus metadatos) como la destruccin fsica del soporte, en funcin de las
caractersticas del formato y las del propio soporte.
92.
De forma general, para la seleccin de los documentos que sern sometidos a un proceso
de eliminacin es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:
i.
Siempre se ejecuta con autorizacin expresa de la entidad u organizacin competente

en cuanto a la calificacin de los documentos.
ii. No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y

obligaciones de las personas fsicas o jurdicas o cuando no hayan transcurrido los
plazos que la legislacin vigente establezca para su conservacin.
iii. No se eliminan documentos calificados como de valor histrico o de investigacin.
iv. Se preserva la confidencialidad de cualquier informacin que contengan los documentos
durante todo el proceso de eliminacin.
v. Todas las copias de documentos cuya destruccin est autorizada (incluidas las copias
de seguridad) son eliminadas.
93.
Cada organizacin disear su proceso de eliminacin de acuerdo con la legislacin

especfica que resulte de aplicacin. El proceso a seguir, as como las circunstancias de la
ejecucin concreta cada vez que se lleve a efecto, ser documentado conforme a lo
establecido en el apartado VII de la NTI.
94.
En cualquier caso, se tendrn en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionadas tal
y como indica el apartado.
32
8.
ASIGNACIN DE METADATOS
95.
El R.D. 4/2010 ENI define los metadatos de gestin de documentos como informacin
estructurada o semiestructurada que hace posible la creacin, gestin y uso de documentos
a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin. Los metadatos de gestin de
documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo
modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y
utilizan.
96.
Adems, los metadatos proporcionan cobertura a los diferentes procesos que tienen lugar a
lo largo del ciclo de vida del documento electrnico. As, mediante la asignacin de los
metadatos se facilita que los documentos:
i.
Puedan probar que son genuinos.
ii. Sean exactos y se pueda confiar en ellos.

iii. Permanezcan completos e inalterados.
iv. Se mantengan seguros frente al acceso, la alteracin o el borrado no autorizados.
v. Se puedan encontrar, recuperar y leer.
vi. Estn relacionados con otros documentos pertinentes.
97.
Concretamente, la descripcin de los documentos electrnicos mediante la incorporacin de

metadatos permite:
i.
Asegurar que se registra en los documentos la informacin contextual adecuada a los

procesos y actuaciones.
ii. Ayudar a descubrir y recuperar documentos mediante la aplicacin de vocabularios

controlados, esquemas de valores y otros esquemas descriptivos normalizados.
iii. Controlar el acceso a los documentos, sealando en el momento de su creacin e
incorporacin al sistema la categora de seguridad o legal de los documentos o cualquier
otra advertencia acerca de su conservacin o uso.
iv. Facilitar el acceso a, o la transferencia de, documentos entre organizaciones cuando
cambian las responsabilidades funcionales o de custodia.
v. Reducir el riesgo de acceso no autorizado o uso fraudulento de los documentos.
vi. Hacer posible la ejecucin de las acciones dictaminadas sobre los documentos.
vii. Asegurar que no se pierden los documentos esenciales cuando se implantan nuevos
sistemas.
viii. Ayudar a planificar la migracin de datos y otras necesidades de conservacin.
ix. Proporcionar una referencia para evaluar la calidad de la gestin de documentos dentro
y entre organizaciones, a efectos de auditora y control.
x. Integrar de manera eficaz la informacin acerca de documentos electrnicos y
documentos analgicos en los sistemas de control intelectual y en los instrumentos de
recuperacin.
98.
El apartado VII de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece la

manera en que las organizaciones han de gestionar los metadatos, y define una herramienta
33
de apoyo para facilitar a las organizaciones su adecuacin a los requisitos de

interoperabilidad en materia de gestin de documentos electrnicos.
VII. Asignacin de metadatos.
VII.1 Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos
de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre
cada documento y sus metadatos.
VII.2 La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para
su tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a
sus necesidades, criterios y normativa especfica.
VII.3 Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en
esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades
especficas de gestin de cada organizacin.
VII.4 El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (eEMGDE), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, que incluye los
metadatos mnimos obligatorios, definidos en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de
Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos
complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos
electrnicos, podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestin documental.
99.
Tal y como establece el apartado VII.2, la forma de implementacin de los metadatos de los
documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno es libre3, y como tal,
ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa
especfica. Este diseo debe atender en cualquier caso a la responsabilidad de cada una de
ellas de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos
electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus
metadatos.
100.
Las posibilidades de implementacin a nivel interno van por tanto desde la integracin total
de los metadatos en los ficheros de los documentos electrnicos hasta la distribucin de
stos en diferentes aplicaciones de gestin de documentos que interactan con los ficheros
del documento, pasando por mltiples soluciones intermedias. En cualquier caso las
organizaciones habran de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus
documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el
documento y sus metadatos.
101.
El apartado VII.3 hace referencia a que los metadatos se articulan en esquemas de

metadatos, definidos por el R.D. 4/2010 ENI como instrumentos que definen la
incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los
documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
102.
Tal y como apunta el apartado VII.4, el esquema de metadatos recomendado por el ENI es
el e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, y puede ser utilizado
como herramienta de apoyo para la adecuacin de cada organizacin a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestin de documentos, si bien cada una de ellas
Slo en el caso en que un documento electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus
metadatos, junto al resto de sus componentes, deber realizarse segn lo establecido a tal efecto en la NTI de Documento
electrnico.
34
establecer sus aplicaciones particulares, de acuerdo con sus propias necesidades de

gestin de documentos complementarias a la interoperabilidad.
103.
El esquema e-EMGDE constituye un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos

como herramienta de gestin global dentro de una organizacin a travs de una
aproximacin multi-entidad en la que las relaciones entre documentos y el resto de
elementos del sistema son tratadas como una entidad ms.
104.
El e-EMGDE est compuesto por una serie de elementos y sub-elementos definidos en un

marco multi-entidad.
35
9.
105.
PROCESOS HORIZONTALES
GESTIN
DE
Los procesos de gestin de documentos tratados en el punto 7 de la presente gua son

procesos que tienen lugar de forma secuencial y articulada sobre las fases del ciclo de vida
de los documentos. Sin embargo, existen otros procesos como son la documentacin,
formacin, supervisin y auditora y actualizacin, que se desarrollan de manera horizontal a
toda la gestin de documentos en una organizacin.
9.1.
106.
DE
Documentacin
El apartado VIII de la NTI de Poltica de gestin de documentos establece las tareas en

relacin al proceso de documentacin de los procedimientos de gestin de documentos de
una organizacin.
VIII. Documentacin.
Cada organizacin elaborar y mantendr actualizados y documentados los
procedimientos de gestin de documentos a seguir en los distintos procesos de gestin
documental.
107.
Por lo tanto, en relacin a los procesos de gestin de documentos que desarrolla, cada
organizacin elaborara un manual de procesos de gestin de documentos que podra
definirse como el conjunto de procedimientos para llevar a cabo los distintos procesos de
gestin de documentos.
108.
Concretamente, dicho manual abordara cuestiones como la siguientes:

i.
Qu documentos deben capturarse y, en su caso, registrarse.
ii. Qu criterios rigen la formacin de expedientes y agrupaciones de documentos.

iii. Cmo se lleva a cabo la prctica de la clasificacin funcional, de acuerdo con el cuadro
de clasificacin de los documentos.
iv. Definicin del proceso de descripcin y asignacin de metadatos, as como la redaccin
del esquema institucional de metadatos.
v. Durante cunto tiempo deben conservarse los documentos en funcin de sus valores y
su tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios
de conservacin de los documentos.
vi. Transferencia de documentos entre diferentes repositorios, y la responsabilidad en
cuanto a su custodia.
vii. Determinacin e identificacin de los documentos esenciales.
viii. Regulacin institucional de la prctica del acceso a los documentos.
ix. Cmo se desarrollar la estrategia de conservacin de los documentos electrnicos, de
cara a su mantenimiento a lo largo del tiempo.
109.
A la hora de documentar todas cuestiones, las organizaciones tendran en cuenta los

procedimientos establecidos por las autoridades calificadoras y archivsticas competentes,
de acuerdo con la legislacin de archivos que les sea de aplicacin en cada caso.
36
9.2.
Formacin
110.
El artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI incluye, entre sus medidas para garantizar la
interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos
electrnicos, la formacin tecnolgica del personal responsable tanto de la ejecucin y del
control de la gestin de documentos electrnicos, como de su tratamiento y conservacin en
repositorios o archivos electrnicos. Esta necesidad se reafirma en la disposicin adicional
segunda del R.D. 4/2010 ENI, en el sentido de que el personal de las organizaciones
recibir la formacin necesaria para garantizar el conocimiento del ENI.
111.
Como respuesta a esta necesidad, la NTI de Poltica de gestin de documentos establece

en su apartado IX los aspectos a cumplir por parte de las organizaciones a este respecto.
IX. Formacin.
IX.1 El personal de las organizaciones recibir la formacin especfica y adecuada a
su rol necesaria para la gestin y conservacin de documentos y expedientes
electrnicos.
IX.2 Las organizaciones exigirn, de manera objetiva y no discriminatoria, que
aquellos que les presten servicios relacionados con la gestin y conservacin documental
cuenten con unos niveles idneos de gestin y madurez en los servicios prestados.
9.3.
112.
Supervisin y auditora
El apartado X de la NTI de Poltica de gestin de documentos define el proceso horizontal

relacionado con la supervisin y auditora de los procesos de gestin de documentos de una
organizacin.
X. Supervisin y auditora.
X.1 Los procedimientos y acciones seguidos en los distintos procesos de gestin
documental generarn registros con las evidencias de la correcta aplicacin de dichos
procedimientos atendiendo a las necesidades de cada documento y organizacin.
X.2 Las organizaciones realizarn evaluaciones o auditoras peridicas,
convenientemente documentadas, que garanticen la adecuacin de la poltica de gestin
documental y que los procesos de gestin de documentos electrnicos se realizan
conforme a lo establecido en la poltica.
X.3 Los resultados de dichas evaluaciones sern considerados para la actualizacin
de la poltica, programa de tratamiento y procesos de gestin de documentos electrnicos.
113.
En este sentido, cabe contemplar que los resultados de las evaluaciones y auditoras de los
procesos de gestin de documentos, deberan documentarse teniendo en cuenta el
rendimiento de la organizacin y la satisfaccin de los usuarios del sistema.
114.
El sistema de gestin de documentos (ver punto 4.4), la poltica de gestin de documentos

electrnicos y los procesos vinculados a dicho sistema deberan modificarse en caso de que
los resultados de las evaluaciones o auditora se consideren inapropiados o ineficaces.
37
9.4. Actualizacin
115.
Por ltimo, la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, en su apartado XI,

establece las pautas para llevar a cabo una correcta actualizacin de la poltica dentro de
una organizacin atendiendo a prcticas habitualmente establecidas en sistemas de gestin
enfocados a la mejora continua.
XI. Actualizacin.
La poltica de gestin de documentos electrnicos, programa de tratamiento y procesos
de gestin documental sern convenientemente actualizados con el fin de garantizar su
adecuacin permanente a las necesidades reales de gestin de documentos electrnicos
y normativa aplicable.
38
10. DEFINICIONES Y ACRNIMOS

10.1. Definiciones
Acceso: Facultad que tienen los ciudadanos y el personal de las organizaciones para
localizar, recuperar y consultar los documentos electrnicos.
Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribursele como
consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido
creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de
modificacin.
Calificacin: Proceso de gestin de documentos que tiene por finalidad, en base a un
anlisis de los valores de los documentos, establecer los plazos de permanencia de los
documentos en el sistema de gestin, de transferencia y eliminacin en su caso, as como
los plazos de acceso y la eventual calificacin como documento esencial de una
organizacin.
Captura: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento
a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre
el documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su
ciclo de vida.
Ciclo de vida de un documento electrnico: Conjunto de las etapas o periodos por los
que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin en un sistema de gestin de
documentos, hasta su seleccin para conservacin permanente, de acuerdo con la
legislacin sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o para su destruccin reglamentaria.
Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que
se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Pblicas.
Clasificacin: Proceso destinado a organizar los documentos y a su codificacin de
acuerdo a las categoras o clases contempladas en el Cuadro de Clasificacin de la
organizacin permitiendo que sean gestionados dentro de un sistema de gestin de
documentos.
Conservacin: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia
intelectual y tcnica de los documentos a lo largo del tiempo.
Conversin: Proceso de transformacin de un documento u otro objeto digital de un
formato, o versin de formato, a otro.
Copia autntica: Documento expedido por un rgano con competencias atribuidas para
ello, y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al
documento original.
Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproduccin.
Creacin: Referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la
creacin con la captura de un documento (vase captura).
39
Cuadro de clasificacin: Estructura de categoras funcionales organizadas de manera

codificada, jerrquica y lgica, comprehensiva de todas las actividades desarrolladas por la
organizacin en el cumplimiento de sus fines.
Dato: Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y
adecuado para su comunicacin, interpretacin o procesamiento por medios automticos o
humanos.
Descripcin: Proceso de gestin de documentos por el que se recogen datos significativos
de los mismos, con el fin de que estos puedan gestionarse y recuperarse de manera gil,
pertinente y exhaustiva. Incluye la elaboracin de estructuras de lenguaje controlado, como
tesauros, e ndices, como auxiliares del proceso de clasificacin de los documentos. En el
mbito electrnico, la descripcin se asimila a la asignacin de metadatos.
Dictamen: En el mbito del proceso de calificacin, decisin de la autoridad calificadora que
establece, en base al proceso previo de valoracin, los plazos de permanencia de los
documentos en el sistema de gestin, las transferencias, el acceso y la eliminacin o, en su
caso, conservacin permanente.
Digitalizacin: Proceso tecnolgico que permite la obtencin de uno o varios ficheros
electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra de un documento papel a
travs de tcnicas fotoelctricas de escaneado.
Disponibilidad: Referido a un documento, indica propiedad o caracterstica del mismo que
permite que ste pueda ser localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento
debe sealar la actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la informacin
necesaria para la comprensin de las actuaciones que motivaron su creacin y utilizacin,
identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacin y
mantener los vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de
actuaciones.
Documento: Informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado.
Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica,
archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado.
Documento esencial: Documento para el que, en el marco de un proceso general de
calificacin, se ha determinado un proceso especial de duplicacin, como una garanta
frente a los riesgos que correra una organizacin en caso de que dicho documento no
estuviera disponible.
Emulacin: Recurso a un sistema de proceso de datos que imita otro, de manera que el
segundo acepta los mismos datos, ejecuta los mismos programas y consigue los mismos
resultados que se obtienen en el primero.
Especificacin tcnica: Conjunto de requisitos que figuran en un documento en el que se
definen las caractersticas requeridas de un producto, tales como los niveles de calidad, el
uso especfico, la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables al
producto en lo referente a la denominacin de venta, la terminologa, los smbolos, los
ensayos y mtodos de ensayo, el envasado, el marcado y el etiquetado, as como los
procedimientos de evaluacin de la conformidad.
40
Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporacin y gestin de los

metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo largo de
su ciclo de vida.
Estndar: Especificacin tcnica aprobada por un organismo de normalizacin reconocido
para una aplicacin repetida o continuada cuyo cumplimiento no sea obligatorio y que est
incluida en una de las categoras siguientes:
i.
Norma internacional: norma adoptada por una organizacin

normalizacin y puesta a disposicin del pblico.
internacional de
ii. Norma europea: norma adoptada por un organismo europeo de normalizacin y puesta a
disposicin del pblico.
iii. Norma nacional: norma adoptada por un organismo nacional de normalizacin y puesta
a disposicin del pblico.
Expediente electrnico: Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un
procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.
Fiabilidad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica que su
contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones,
las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso
de posteriores actuaciones o actividades.
Firma electrnica: Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o
asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante.
Firmante: Entidad, ya sea persona fsica o legal, que crea la firma electrnica segn las
reglas definidas en una poltica de firma electrnica o un marco legal concreto.
Formato: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o
almacenar datos en memoria.
Gestin de documentos: Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemtico
de la creacin, recepcin, uso, valoracin y conservacin de los documentos, incluidos los
procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha
organizacin, en forma de documentos y sistemas de informacin.
Identidad: Conjunto de caractersticas de un documento que lo identifican de manera nica
y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, un componente de la
autenticidad.
Integridad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica su carcter de
completo, sin alteracin de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la
autenticidad junto a la identidad.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los
procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio
de informacin y conocimiento entre ellos.
Interoperabilidad en el tiempo: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la interaccin
entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnolgicas; se manifiesta
especialmente en la conservacin de la informacin en soporte electrnico.
Interoperabilidad organizativa: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la capacidad
de las entidades y de los procesos a travs de los cuales llevan a cabo sus actividades para
41
colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios
que prestan.
Interoperabilidad semntica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a que la
informacin intercambiada pueda ser interpretable de forma automtica y reutilizable por
aplicaciones que no intervinieron en su creacin.
Interoperabilidad tcnica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la relacin entre
sistemas y servicios de tecnologas de la informacin, incluyendo aspectos tales como las
interfaces, la interconexin, la integracin de datos y servicios, la presentacin de la
informacin, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza anloga.
Medidas de seguridad: Conjunto de disposiciones encaminadas a protegerse de los
riesgos posibles sobre el sistema de informacin, con el fin de asegurar sus objetivos de
seguridad. Puede tratarse de medidas de prevencin, de disuasin, de proteccin, de
deteccin y reaccin, o de recuperacin.
Metadato de gestin de documentos: Informacin estructurada o semi-estructurada que
hace posible la creacin, gestin y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto
de su creacin. Los metadatos de gestin de documentos sirven para identificar, autenticar y
contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas
que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos
segn su aplicacin.
Migracin: Proceso que consiste en trasladar documentos electrnicos de un sistema,
repositorio o hardware a otro, sin necesidad de cambiar el formato de conservacin.
Organizacin: Cualquier rgano de la Administracin pblica o Entidad de Derecho Pblico
vinculada o dependiente de aqulla.
Original: Referido a un documento, que posee las cualidades de genuino y eficaz (que
produce efectos), que se remonta directamente a su autor y que no ha sido copiado ni
imitado de otro.
Poltica de gestin de documentos electrnicos: Orientaciones o directrices que define
una organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles
a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La
poltica se aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades
en cuanto a la coordinacin, aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento
de los documentos a travs de su ciclo de vida.
Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurdicamente para la toma de
decisiones por parte de las Administraciones Pblicas para garantizar la legalidad, eficacia,
eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolucin en la
que se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurdicamente regulado se
implementa en la prctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor
medida con el formal.
Proceso operativo: Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir
un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un
resultado.
42
Programa de tratamiento de documentos: Secuencia coordinada de tcnicas que permite

la aplicacin de los procesos de gestin de documentos sobre los documentos producidos
por una organizacin a lo largo de su ciclo de vida.
Refresco: Migracin electrnica cuyo objeto es reemplazar un soporte mediante una copia
cuyo grado de exactitud respecto al original es tal que el hardware y software para su
conservacin a largo plazo sigue funcionando como antes.
Registro: Proceso de gestin de documentos paralelo al de la captura, establecido como un
requisito legal, definido en la legislacin de procedimiento administrativo como dotado de fe
pblica, que marca la incorporacin de un documento al sistema de gestin de documentos
de una Administracin pblica, mediante la adjudicacin de un identificador nico en el
momento de su entrada en el sistema.
Repositorio electrnico: Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y
documentos electrnicos, y sus metadatos.
Sellado de tiempo: Acreditacin a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de
realizacin de cualquier operacin o transaccin por medios electrnicos.
Sello de tiempo: Asignacin por medios electrnicos de una fecha y hora a un documento
electrnico con la intervencin de un prestador de servicios de certificacin en funcin de
autoridad de sellado de tiempo, que acta como tercero de confianza, que asegure la
exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
Serie: Grupo de documentos creados o mantenidos por una organizacin o persona que,
con independencia de su actualidad, valor, o custodia presente, estn en la misma
secuencia identificable o son resultado del mismo proceso de acumulacin o archivado, y
son de similar funcin, formato o contenido informativo.
Sistema de gestin de documentos: Marco definido por la poltica de gestin de
documentos de una organizacin donde se integran los recursos y se implantan las
prcticas de gestin de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en
una organizacin. Integran el sistema, adems de la poltica, los recursos, el programa de
tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema.
Sistema de informacin: Conjunto organizado de recursos para que la informacin se
pueda recoger, almacenar, procesar o tratar, mantener, usar, compartir, distribuir, poner a
disposicin, presentar o transmitir.
Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
Tesauro: Vocabulario especializado, formado por palabras y frases comnmente utilizadas
para indexar contenidos. Define las relaciones entre los distintos trminos e identifica el
trmino preferente entre sus sinnimos.
Trazabilidad: Propiedad o caracterstica consistente en que las actuaciones de una entidad
pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad. En el mbito de la gestin de
documentos, proceso que facilita el seguimiento de la creacin, incorporacin, movimiento,
uso y eventual modificacin de los documentos dentro de un sistema de gestin de
documentos.
Valoracin: Proceso de gestin de documentos que tiene como finalidad juzgar los valores
de los documentos, estableciendo plazos de conservacin y determinando su accesibilidad,
decisin sobre su destino al final de su ciclo de vida y eventual calificacin como documento
esencial de una organizacin.
43
10.2. Acrnimos
ARMA: Association of Records Managers and Administrators.
e-EMGDE: Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico.
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad.
ENS: Esquema Nacional de Seguridad.
ISO: International Organization for Standardization.
MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records.
NTI: Norma Tcnica de Interoperabilidad.
UNE: Una Norma Espaola.
44
11. REFERENCIAS
11.1. Legislacin
i.
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios

Pblicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
ii. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios
pblicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOE-A-2009-18358.pdf
iii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.
iv. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
v. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
vi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169
vii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
viii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de
Documentos.
ix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de
copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
x. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma
Electrnica y de certificados de la Administracin.
45
xi. Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter

Personal.
xii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de
desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de
carcter personal.
11.2. Estndares y buenas prcticas

i.
AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0.

National Archives of Australia. Canberra, 2008.
http://www.naa.gov.au/records-management/publications/AGRkMS.aspx
ii. ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd ed.
Lenexa, KS: ARMA International, 2007.
iii. ARMA International. The Digital Records Conversion Process: Program Planning,
Requirements, Procedures (ANSI/ARMA 16-2007).
iv. Assistant Secretary of Defense for Networks and Information Integration/Department of
Defense Chief Information Officer: DoD 5015.02-STD: Electronic Records Management
Software Applications Design Criteria Standard: April 25, 2007. Washington D.C.
http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf
v. Ayre, C., and A. Muir. The Right to Preserve: The Rights Issues of Digital Preservation.
DLib Magazine, 10, no.3 (2004).
http://www.dlib.org/dlib/march04/ayre/03ayre.html
vi. Consultative Committee for Space Data Systems. Reference Model for an Open Archival
Information System (OAIS). Washington, D.C.: National Aeronautics and Space
Administration, January 2002.
http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf
vii. Cornell University Library/Research Department. Digital Preservation Management:
Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems. Ithaca, NY: Cornell
University Library, April 2005.
http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/
viii. Digital Preservation Coalition. Heslington, York, UK.
http://www.dpconline.org/graphics/
ix. DLM Forum. @ccess and Preservation of Electronic Information: Best Practices and
Solutions. Proceedings of the DLM-Forum 2002, Barcelona, 6-8 May 2002. Luxembourg:
Office for Official Publications of the European Communities, 2002.
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/dlm-proceed2002.pdf
x. EAC (Encoded Archival Context).
http://www.library.yale.edu/eac/
46
xi. EAD (Encoded Archival Description).

http://www.loc.gov/ead/
xii. Eppard, P. B., et al. (US-InterPARES Project Researchers). Findings on the Preservation
of Authentic Electronic Records, Final Report. Vancouver, BC: US-InterPARES Project,
September 2002.
http://www.gseis.ucla.edu/us-interpares/pdf/InterPARES1FinalReport.pdf
xiii. InterPARES Project.
http://www.interpares.org
xiv. ISAAR (CPF) (International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies,
Persons and Families)
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
xv. ISAD (G) (General International Standard Archival Description)
http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf
xvi. ISDF (Norma internacional para la descripcin de funciones).
http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf
xvii.
ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).
http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf
xviii. ISO 14721:2012: Space data and information transfer systems -- Open archival
information system -- Reference model. Geneva: International Organization for
Standardization.
xix. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office
environments:
a. Part 1: Overview and statement of principles.
b. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management
systems.
c. Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.
xx. ISO 20652:2006. Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS).
xxi. Kansas State Historical Society. Kansas Electronic Records Management Guidelines.
Topeka, KS: Kansas State Historical Society August 17, 1999.
http://www.kshs.org/government/records/electronic/electronicrecordsguidelines.htm
xxii.
METS (Metada Encoding and Transmission Standard).
http://www.loc.gov/standards/mets/
xxiii. Ministerio de Cultura. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica:
Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las
descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1: Tipos de
entidad.
http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html
47
xxiv.
Modelo de metadatos Dublin Core Cualificado.
http://dublincore.org/
xxv. MoReq 2010 Especification: Model Requirements for the management of electronic
records.
http://www.moreq2.eu/other/moreq2010-anouncements
xxvi. Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The
Society of American Archivists, 2005.
http://www.archivists.org/glossary/index.asp
xxvii.
PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies).
http://www.loc.gov/standards/premis/
xxviii. Ragan, C. R., et al. The Sedona Guidelines: Best Practices and Commentary for
Managing Information and Records in the Electronic Age. Sedona, AZ: The Sedona
Conference, September 2005.
http://www.arma.org/pdf/articles/SedonaRetGuide200409.pdf
xxix. RLG/OCLC Digital Archive Attributes Working Group. Attributes of a Trusted Digital
Repository: Meeting the Needs of Research Resources (draft for public comment).
Mountain View, CA: The Research Libraries Group, Inc., August 2001.
http://www.oclc.org/uk/en/news/events/presentations/2001/preservation/dale.htm
xxx. Rounds, Shawn and Robert Horton. Electronic Records Management Guidelines, version
4. St. Paul, MN: Minnesota Historical Society, State Archives Department, March 2004.
http://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/erguidelinestoc.html
xxxi. S-6 Archives New Zealand's Standard for Digitising Non-Electronic Records for
Recordkeping Purposes and Retention of Non-Electronic Records in Electronic Form
Only. Wellington: Archives New Zealand, 2007.
http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s6.pdf
xxxii. UK National Archives. Brown, A. Digital Preservation Guidance Note 2: Selecting
Storage Media for Long-Term Preservation. UK: The National Archives, 2008.
http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_storage_media.pdf
xxxiii. UNE-ISO 15489-1:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos:
Parte 1. Generalidades.
xxxiv. UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos:
Parte 2. Directrices
xxxv. UNE-ISO 23081-1:2008. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
xxxvi. UNE-ISO 23081-2:2008. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de
implementacin y conceptuales.
xxxvii. UNE-ISO/TR
15801
IN:
Imagen
electrnica:
Informacin
almacenada
electrnicamente: Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: AENOR, 2008.
48
xxxviii. UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en

documentos. Madrid: AENOR, 2008.
xxxix. UNE-ISO/TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de
trabajo para la gestin de documentos. Madrid: AENOR, 2008.
xl. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos. Madrid: AENOR, 2008.
xli. VERS: Forever Digital.
http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/default.htm
xlii. VERS: Glossary.
http://www.prov.vic.gov.au/vers/toolkit/glossary.asp
xliii.
VERS: The Victorian Electronic Records Strategy (VERS) (PROS 99/007). North
Melbourne, VIC: Public Record Office Victoria, July 31, 2003.
http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/
11.3. Documentos de trabajo y referencias

i.
AGLS Metadata Element Set. Canberra: National Archives of Australia, 2007.

http://www.naa.gov.au/records-management/publications/AGLS-Element.aspx
ii. Appraisal Methodology: Macro-Appraisal and Functional Analysis. Library and Archives
Canada, 2001.
http://www.collectionscanada.gc.ca/government/disposition/007007-1034-e.html
iii. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas (CENATIC).
http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf
iv. Arquitecturas orientadas a servicios para la preservacin de objetos digitales.
http://xml-utils.com/arquitecturas.pdf
v. AS 5090-2003: Work process analysis for recordkeeping. Canberra: Standards Australia,
2003.
vi. Australasian Digital Recordkeeping Initiative.
http://www.adri.gov.au/
vii. Australian Society of Archivists, Committee on Descriptive Standards: Describing
Archives in Context: A Guide to Australian Practice. Australian Society of Archivists,
2007.
viii. Consejo Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestin en Entorno
Electrnico: Documentos electrnicos: manual para archiveros Madrid: Ministerio de
Cultura, 2006.
http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf
ix. Cook, Terry: Macroappraisal in Theory and Practice: Origins, Characteristics and
Implementation in Canada, 1950-2000. En: Archival Science. N. 5 (2005). P. 101-161.
49
x. Caron, Daniel J., Brown, Richard: "The Documentary Moment in the Digital Age:
Establishing New Value Propositions for Public Memory". En: Archivaria. N. 71 (Spring
2011). P. 1-20.
xi. Creating and Managing Digital Content. 2002. Canadian Heritage Information Network.
http://www.chin.gc.ca/English/Digital_Content
xii. Digital Imaging for Archival Preservation and Online Presentation: Best Practices. 2001.
Michigan State University.
http://www.historicalvoices.org/papers/image_digitization2.pdf
xiii. Digital Longevity.
http://www.digitaleduurzaamheid.nl/index.cfm?paginakeuze=286
xiv. Digital Preservation and Storage. 2004. Technical Advisory Service for Images.
http://www.tasi.ac.uk/advice/delivering/digital.html
xv. Digital Preservation Europe (DPE).
http://www.digitalpreservationeurope.eu/
xvi. Digital Repository Audit Method: Based on Risk Assessment: DRAMBORA. Draft for
Public Testing & Comment. Version 1.0 (draft). Digital Curation Centre (DCC):
DigitalPreservationEurope (DPE), 2007.
xvii.
DigitalPreservationEurope, (April 2008), DPE Repository Planning Checklist and
Guidance DPED 3.2.
http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/reports/Repository_Planning_Checkl
ist_and_Guidance.pdf
xviii.
DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information.
http://www.naa.gov.au/records-management/systems/dirks/index.aspx
xix. Documentos electrnicos: Manual para archiveros. ICA, 2005.
http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf
xx. Domea Concept: Organisational Concept 2.0: Document Management and Electronic
Archiving in Electronic Courses of Business. Bundesministerium des Innern, 2005.
xxi. Domea Concept: Requirement Catalogue 2.0. Bundesministerium des Innern, 2005.
xxii.
Duranti, Luciana, (ed.): La conservacin a largo plazo de documentos electrnicos
autnticos: hallazgos del Proyecto InterPARES. Cartagena: Ayuntamiento; 3000
Informtica, 2005.
xxiii. Duranti, Luciana, Preston, Randy (eds.): International Research on Permanent
Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and
Dynamic Records.
xxiv.
EAG (Encoded Archival Guide).
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm
xxv.
Electronic Document Management in the University of Murcia.
http://eunis.dk/papers/p45.pdf
50
xxvi. Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software:

Exposure Draft. National Archives of Australia, 2006.
xxvii.
Glossary of Recordkeeping Terms.
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeepingmanual/introduction/glossary-of-recordkeeping-terms/glossary-of-recordkeepingterms/?searchterm=glossary
xxviii. Gua para la aplicacin de la Ley 11 en materia de gestin de documentos
electrnicos, expediente electrnico y archivo electrnico del Ministerio de la
Presidencia.
xxix. Guidelines for Implementing the Functional Specifications for Electronic Records
Management Systems Software: Exposure Draft. National Archives of Australia, 2006.
xxx. iARXIU: Servicio de archivo electrnico desarrollado por la Agencia Catalana de
Certificacin (CATCert).
xxxi. International Records Management Trust: Training in Electronic Records
Management / General Editor, Laura Millar. Module 3: Managing the Creation, Use and
Disposal of Electronic Records. London: IRMT, 2009.
xxxii. LIBRARY OF CONGRESS. Preservation Directorate: Digitizing Libray Collections for
preservation and archiving. A handbook for curators. Washington, DC. (1997).
xxxiii. Llans, Joaquim (Dir.); Costanilla, Luca; Garca, Olivia; Zabalza, Itziar: Buenas
prcticas en gestin de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos
archivsticos de la Universidad pblica de Navarra.- Pamplona: Servicio de
Publicaciones.
http://www.unavarra.es/servicio/archivo.htm
xxxiv. LUPOVICI, C. & MASANS, J.: Metadata for the long term preservation of electronic
publications. The Hague, Koninklijke Bibliothek. NEDLIB report series 2, 2000.
xxxv. Manual de documentos administrativos. Editorial Tecnos, S.A., 1994.(ISBN: 84-3092503-1) .
xxxvi. Metadata in Preservation: Selected Papers from an ERPANET Seminar at the
Archives School Marburg (2003, septiembre, 3-5). Revista del Instituto de Archivstica de
Marburgo, n 40.
xxxvii. Modelado de documentos de la Administracin Pblica.
http://www.tcs.uni-luebeck.de/downloads/papers/2004/studienarbeit-johannes-textor.pdf
xxxviii. NARA Code of Federal Regulations. Part 1234 Electronic Records Management.
http://www.archives.gov/about/regulations/part-1234.html
xxxix. National Archives of Australia: Australian Governments' Interactive Functions
Thesaurus (AGIFT). Canberra: NAA, 2007.
http://www.naa.gov.au/records-management/create-capturedescribe/describe/agift/index.aspx
xl. National Archives of Australia: Secure, Store & Preserve.
http://www.naa.gov.au/records-management/secure-and-store/index.aspx
51
xli. National Library of Australia: PADI: Preserving Access to Digital Information. Canberra,
2003.
http://www.nla.gov.au/padi/topics/32.html
xlii. NOARK-4: Norwegian recordkeeping system Version 4. The National Archives of
Norway, 1999.
xliii.
Planets, Preservation and Long-term Access through Networked Services.
http://www.planets-project.eu
xliv.
Preservation exclusively in electronic form of permanent records in case management
systems. National Archives of Finland, 2005.
xlv. Preserving Digital Information: The CASPAR Way.
http://www.casparpreserves.eu/publications/deliverables
xlvi.
Proyecto UK-GovTalk: e-Government Metadata Standard Version 3.1.
xlvii.
Recordkeeping Metadata Project.
http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/index.html
xlviii. SITTS, M.K.: Handbook for digital projects: A Management tool for preservation and
access. Andover, MA. Northeast Document Conservation Center. 2000
xlix.
State Records Authority of New South Wales: The DIRKS Manual - Strategies for
Documenting Government Business. State Records Authority of New South Wales, 2003.
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual
l.
Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the
implementation of Art. 8 of the Services Directive.
http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32145
li. The Joint Information Systems Committee.

http://www.jisc.ac.uk/
lii. The National Archives: Guidelines for management, appraisal and preservation of
electronic records.
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm
liii. University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for
Evidence in Recordkeeping.
http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/
liv. Vocabularis de Metadades. Departament de Cultura i Mitjans de Comunicaci,
Generalitat de Catalunya, 2008.
lv. Workflow Management Coalition: XPDL Support and Resources.
http://www.wfmc.org/xpdl.html
52
ANEXO I - REQUISITOS DE INTEROPERABILIDAD DEL

DOCUMENTO ELECTRNICO
116.
Con carcter meramente informativo y a modo de resumen, la siguiente tabla recoge las
caractersticas o requisitos para el documento electrnico definidos en el marco normativo
del ENI y su correspondencia con los procesos en un ciclo de vida genrico.
117.
Estos requisitos asociados a distintos procesos y/o acciones implican la necesidad de

proporcionar metadatos al documento electrnico, y por tanto, son la base para la
identificacin de los tipos de metadatos asociados al documento.
NORMATIVA
Ley
11/2007
Art. 27 y 28
R.D. 1671/2009
Art. 28 al 30.
Ley
11/2007
Art. 6.2.g,h,i
R.D. 1671/2009
Art. 10 y ss.4
Ley
11/2007
Art. 6.2.k
R.D.
Art. 11
4/2010
Ley
11/2007
Art. 29
R.D. 1671/2009
Art. 47
R.D. 1671/2009
Art. 42
Ley
Art. 3
11/2007
DESCRIPCIN
Recibir documentos electrnicos del ciudadano, generando

recibos de aceptacin y /o rechazo relacionados con los
documentos recibidos.
Reconocer las firmas electrnicas incorporadas por los

ciudadanos (DNIe u otros sistemas de las Administraciones
Pblicas) y firmar documentos electrnicos generados.
Admitir y procesar documentos de ciudadanos en diferentes

formatos, incorporando los metadatos correspondientes.
Crear documentos electrnicos administrativos que incluyan

referencia temporal tipo marca de tiempo o sellado
(certificada por prestadores de servicios), incorporando los
metadatos correspondientes.
Identificar el contexto (rgano, funcin y procedimiento

administrativo) de documentos electrnicos que formen
parte de un expediente electrnico as como la informacin
relativa a la firma del documento y referencias temporales,
incorporando los metadatos correspondientes.
Garantizar el reconocimiento de los documentos

electrnicos intercambiados entre organizaciones, a travs
de sus metadatos.
PROCESO / ACCIN RELACIONADA

-
Captura.
Registro.
Clasificacin.
Descripcin.
Calificacin.
Firma electrnica de documentos.
Indicacin de la norma de conservacin.
Generacin de copias autnticas.
Captura.
Registro.
Descripcin.
Captura.
Descripcin.
Conversin de formato.
Digitalizacin.
Captura.
Registro.
Descripcin.
Captura.
Descripcin.
Captura.
Descripcin.
Existen ms referencias a la firma electrnica que se desarrollan en la Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de firma
electrnica y de certificados de la Administracin.
53
NORMATIVA
DESCRIPCIN
R.D. 1671/2009
Art. 535
Los documentos electrnicos pueden formar parte de uno o

ms expedientes. Estos expedientes pueden incluir
asimismo otros.
Ley
11/2007
Art.: 6.2.f, 31.1
Ley
11/2007
Art. 31.3
R.D. 1671/2008
Art. 23
R.D. 1671/2009
Art. 51
R.D.
4/2010
ENI Art. 216
Almacenamiento de documentos electrnicos utilizados en

actuaciones administrativas por medios electrnicos y
conservacin por parte de las Administraciones pblicas de
los documentos electrnicos que formen parte de un
expediente, en formato electrnico, gestionados mediante
metadatos.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos,

debern contar con medidas de seguridad que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin
y conservacin de los documentos almacenados. En
particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el
control de acceso, as como el cumplimiento de las
garantas previstas en la legislacin de proteccin de datos,
definido a travs de los metadatos.
Con el fin de garantizar la conservacin, el documento se
conservar en el formato en que haya sido elaborado,
enviado o recibido, y preferentemente en un formato
correspondiente a un estndar abierto que preserve a lo
largo del tiempo la integridad del contenido del documento,
de la firma electrnica y de los metadatos que lo
acompaan.
Conservacin de documentos electrnicos de forma unitaria,

o mediante la inclusin de su informacin en bases de datos
siempre que, en este ltimo caso, consten los criterios para
la reconstruccin de los formularios o modelos electrnicos
origen de los documentos, as como para la comprobacin
de la firma electrnica de dichos datos, a travs de los
metadatos.
Adoptar medidas organizativas y tcnicas que garanticen la

conservacin y recuperacin de documentos electrnicos,
as como la expedicin de copias autnticas.
Consulta de documentos electrnicos

tramitacin por parte del ciudadano.
Ley
11/2007
Art. 6.1, 6.2.d
R.D. 1671/2009
Art. 20, 38.
estado
Clasificacin.
Descripcin.
Relacin con otros documentos.
Descripcin.
Acceso.
Conservacin.
Relacin con otros documentos.
Descripcin.
Acceso.
Calificacin.
Conservacin.
Trazabilidad.
Documentacin.
Descripcin.
Acceso.
Conservacin.
Desmaterializacin.
Documentacin.
Descripcin.
Acceso.
Conservacin
Trazabilidad.
Documentacin.
Descripcin.
Acceso.
Trazabilidad.
Documentacin.
de
Integracin en un documento electrnico de Cdigos

Seguros de Verificacin que sirvan para verificar la
autenticidad de la consulta, conservando la informacin de
cmo y cundo se ha producido.
Este documento puede ser utilizado como notificacin a
travs de su puesta a disposicin.
Existen ms referencias legales al expediente electrnico que se desarrollan en la Gua de aplicacin de la NTI de
Expediente electrnico.
6
Existen ms referencias legales a la copia autntica que se desarrollan en la NTI de Procedimientos de copiado autntico y
conversin entre documentos electrnicos.
54
NORMATIVA
DESCRIPCIN
Ley
11/2007
Art. 6.2.b
Derecho del ciudadano a no aportar documentos que ya

obran en poder de la administracin.
Trazabilidad.
Digitalizacin.
Descripcin.
Conservacin.
Aplicacin
de
conservacin.
Descripcin.
Conservacin.
Aplicacin
de
conservacin.
Obtener copias autnticas en formato papel o electrnico a

partir de documentos electrnicos u otros soportes.
Ley
11/2007
Art. 6.2.e, 30.1
R.D. 1671/2009
Art. 43, 44, 45
Ley
11/2007
Art. 31.2
R.D. 1671/2009
Art. 52
R.D.
4/2010
ENI Art. 23
Ser considerada copia electrnica autntica de

documentos electrnicos presentados conforme a sistemas
normalizados o formulario el documento electrnico,
autenticado con la firma electrnica del rgano u organismo
destinatario, resultado de integrar el contenido variable
firmado y remitido por el ciudadano en el formulario
correspondiente empleado en la presentacin.
Realizar, conservar y registrar copias autnticas con cambio

de formato que aseguren la conservacin de los
documentos electrnicos, quedando reflejo en los metadatos
del documento.
Los documentos electrnicos susceptibles de ser integrados

en un expediente electrnico, debern tener asociados
metadatos que permitan su contextualizacin en el marco
del rgano u organismo, la funcin y el procedimiento
administrativo al que corresponde.
R.D. 1671/2009
Art. 42, 43, 44
Adems, se asociar a los documentos electrnicos la

informacin relativa a la firma del documento as como la
referencia temporal de los mismos, en la forma regulada en
el presente real decreto.
En caso de cambio del formato original, para que una copia
electrnica de un documento electrnico tenga la condicin
de copia autntica, deber cumplirse, entre otros, que
incluya su carcter de copia entre los metadatos asociados.
las
las
normas
normas
de
de
Tabla 1. Requisitos del documento electrnico.
55
56
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO

Coordinador del proyecto
Amutio Gmez, Miguel A.
MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PBLICAS
Grupo de expertos:
Administracin General del Estado
Agurruza Mutuberra, Jokin
Alburquerque Pernas,
Francisco
lvarez-Cienfuegos Rico,
Carmen
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
Amores Molero, Felipe
FBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE
Aragons Arribas, Flix Jess
Arancn Carnicero, Concha
Arranz Pumar, Candelas
AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Arribas Tiestos, Manuel
MINISTERIO DE DEFENSA
Ballesteros Arjona, Juan Jess
MINISTERIO DE FOMENTO
Barrn Basterrechea, Jos Luis
Beriso Gmez-Escalonilla, Pilar
MINISTERIO DE EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL
Berral Lpez, Alfonso
MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE TRFICO
Cabezas Manso, Laura
Cancio Meli, Jorge
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y TURISMO
Candau Romero, Javier
CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL
Del Cao Gil, Cristina
Caero Villegas, Ismael
MINISTERIO DEL INTERIOR
Carrascal Bravo, Guillermo
MINISTERIO DE JUSTICIA
Casado Robledo, M Jess
Cvicos Villa, Noem
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
Cornejo Zahonero, Carlos
MINHAP - TRIBUNAL ECONMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL
Corral Guinea, Myriam
Crespo Snchez, Juan
MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE LA POLICA
Cubo Contreras, Aitor
Cueva Calabia, Jos Luis
Desantes Fernndez, Blanca
MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE
Daz Fraile, Eduardo
MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIN Y MEDIO AMBIENTE
Eguluz Gauna, Jess
TESORERA GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL
Escapa Castro, Luca
Escudero Rivas, Carlos
GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
Esteban de la Torre, Alfredo

Eusamio Mazagatos, Jos
Antonio
Fabeiro Sanz, Jorge
Fernndez, Luis
CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL
Fradua Garcia-Soto, Idoia
Franco Espino, Beatriz
Galindo Alonso, Olga
Garcs Prez, Juan Carlos
CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL
Garca Celada, Joseba
Garca Garca, Emilio
MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE LA POLICIA

57
Garca Jimnez, Alfonso
Garca Martn, Jos Aurelio
Garca Martn, M Jess
Gendive Rivas, Miguel
Gijn Romero, Francisco
MINISTERIO DE FOMENTO
Gmez Raya, Jos Ignacio
Gonzlez Corral, Isabel
Gonzlez Rufo, M ngeles
Gonzlez Brea, Julio
AGENCIA ESTATAL DE METEOROLOGA
Hernndez Carrin, Jos Luis
Hernndez Gallardo, Diego
Hernndez Jimnez, Francisco
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA
Hernndez Lpez, Juan Pablo
Hernndez Maroto, M Dolores
Hernndez Vicente, Severiano
Iglesias Quintana, Manuel
Igualada Gmez, Rafael
SERVICIO PBLICO DE EMPLEO ESTATAL
Iniesta Snchez, Fernando
Jaqueti Fuster, Francisco Javier
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
Lapuente Perea, Jos Luis
Lpez Crespo, Francisco
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIN
Lpez Montilla, Borja
Lucas Vegas, M Jos
Manuel de Villena Cabeza, Luis
MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIN Y MEDIO AMBIENTE
Martin Gordo, Flix Alberto
Martn Lzaro, Francisco Jos
Martn Marcos, Miguel
Martnez Muoz, David
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIN
Martnez Vidal, Miguel ngel
MINISTERIO DE ECONOMA Y COMPETITIVIDAD
Merchn Arribas, Montaa
Moliner Aznar, Flix
Montes Antona, Javier

Muoz Montalvo, Juan
Fernando
FBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE
Muoz Salinero, Elena
Nieto Barrantes, Prado
Ortiz Tovar, Eva Mara
Otheo de Tejada, Josefina
De la Paz Rincn, Antonio
Prez Galindo, Rafael

Prez de Lema Senz de
Viguera, Andoni
Prez-Olea Meyer-Doner,
Claudio
Prez Fernndez, Francisco
Prez Vzquez, Manuel Carlos
Quesada Peas, Juan Luis
Quintero Villarroya, Jos Luis
Ramos, Juan Francisco
Requejo Zalama, Javier
Robledo Pascual , scar
MINISTERIO DE SANIDAD, SERVICIOS SOCIALES E IGUALDAD

58
Rodrguez Hervs, Francisco

Javier
MINISTERIO DEL INTERIOR
Rodrguez Escolar, Nimia
Rodrguez Ramos, Miguel ngel MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y TURISMO

Romera Iruela, Luis Enrique
Ruiz del Corral, Manuel
Ruiz Madueo, Eloy
Snchez Abad, M Pilar
Snchez Dorronsoro, Gabriel
Snchez Valle, Juan Norberto
Santiago Freijanes, Marta
Sanz Pulido, Antonio
Serrano Merinero, Ana Mara
Sim Ruescas, Leopoldo
Triguero Garrido, Mario
Turn Turn, ngeles
Valcrcel Lucas, Pedro-Castor
Valdivieso Snchez, Jos Luis
Vallejo Echevarra, Maite
Vega Fidalgo, Luis Miguel
Vlez Fraga, Santiago
Vinagre Bachiller, Jos Mara
MINISTERIO DE SANIDAD, SERVICIOS SOCIALES E IGUALDAD
Viado Villuendas, Pilar
Zapico Alonso, Alberto
Comunidades Autnomas
Larraaga Uyarra, Antonio
GOBIERNO VASCO
Sez de Vicua Ortueta, Asier
GOBIERNO VASCO
Espejo Martnez, Enric
GENERALITAT DE CATALUA
Soler, Montse
GENERALITAT DE CATALUA
Garca Sexto, Mara Jos
XUNTA DE GALICIA
Forjn Gmez, Carlos
XUNTA DE GALICIA
Ojeda, Juan Sebastin
JUNTA DE ANDALUCA
Perera Domnguez, Manuel
JUNTA DE ANDALUCA
Berjano Tartiere, Brbara
GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS
Lpez Gonzlez, Mara Rosario
Martnez Pelayo, Paula

Rodrguez Rodrguez, Juan
Carlos
Saro Baldor, Fco. Javier
GOBIERNO DE CANTABRIA
Briones, Luis Miguel
LA RIOJA
Martnez Tobas, Eduardo
LA RIOJA
Olivares Snchez, Pedro
GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA
Ferrer Ripolles, Carmen
GENERALITAT VALENCIANA
Gil Herrero, Francisco Javier
GENERALITAT VALENCIANA
Puyoles Hernandez, Santiago
GOBIERNO DE ARAGN
Cantabrana Gonzlez, Ricardo
GOBIERNO DE ARAGN
Lozano Cantn, Mara ngel
GOBIERNO DE ARAGN
Pascual Nobajas, Ana
JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA
Aznar Palenzuela, Ana
GOBIERNO DE CANARIAS
59
Castellano Alayon, Jos Enrique GOBIERNO DE CANARIAS

Cruz, Jos Miguel
Daz Ascanio, Marta
Ferrer Quintana, Jos Damin
Eugenio Baute, Francisco
Garca Alberto, Juan Carlos

Navasa Martnez, M de los
ngeles
Prieto, Juan Jess

del Rosario Verd, Rafael
Carlos
Ruz Bentez de Lugo y Mrmol,
Mara del Carmen
Toral Hernndez, M Victoria
Arlegui Ochoa, Luis
GOBIERNO DE NAVARRA
Sebastin Romero, Javier
GOBIERNO DE NAVARRA
Vzquez, Jos Manuel
GOBIERNO DE NAVARRA
Fernndez Requejo, Antonio
JUNTA DE EXTREMADURA
Zorita Pacheco, Antonio
JUNTA DE EXTREMADURA
Font Bibiloni, Andreu
GOVERN DE LES ILLES BALEARES
Marn, Pepa
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Snchez Melero, Arturo
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Barras, Juan Antonio
JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Galn Huertos, Pilar
Ords Alonso, Jorge
Corporaciones Locales
Gonzalo Muoz, Javier
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Serrano Quintana, Juan Manuel
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Universidades
Ario, Luis Alfons
CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPAOLAS,

UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel
TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Con la participacin especial de los expertos

Delgado Gmez, Alejandro
AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA
Llans Sanjuan, Joaquim
UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
Consultor externo
Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin S.A. (INTECO)
60

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POLTICA DE GESTIN DE

CONSIDERACIONES PREVIAS .............................................................................. 5

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE GESTIN DE

MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS ................................................... 12

GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .................................................. 13

POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS........................... 19

PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ............ 23

PROCESOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ....................... 24

7.7. Conservacin ................................................................................................ 29

ASIGNACIN DE METADATOS ........................................................................... 33

PROCESOS HORIZONTALES DE GESTIN DE DOCUMENTOS

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

9.2. Formacin ..................................................................................................... 37

DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................ 39

ANEXO I - REQUISITOS DE INTEROPERABILIDAD DEL DOCUMENTO

Histrico de versiones del documento

Nombre del documento

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

ii. Documento Electrnico.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas

Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.

k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

Reutilizacin de recursos de informacin (aadida por R.D. 1495/2011).

Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del mismo R.D. 4/2010 ENI:

Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad (en adelante NTIs) se aprobaron en aplicacin

En particular, la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece los

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

incluyendo los aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los

La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos fue publicada en el Boletn Oficial

El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el

El texto completo de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos est formado

Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE

El objeto de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos parte de lo establecido

Dicho objeto se plasma en el apartado I de la NTI:

Atendiendo a lo anterior, y con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de

Principios necesarios para la gestin de documentos electrnicos: requisitos de gestin

ii. Contenido y contexto de una poltica de gestin de documentos electrnicos as como

2.1. Qu NO incluye la NTI

La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos a la que da soporte esta gua, no

ii. Especificaciones sobre requisitos funcionales de software para gestin de documentos.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad a aplicar en la gestin de

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS

El mbito de aplicacin de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos se

Adems, atendiendo a las mejores prcticas de gestin de documentos, el apartado II.2

Directivos y mximos responsables en la aprobacin de polticas de gestin de

ii. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos

GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Requisitos de recuperacin y conservacin

Estas condiciones para la recuperacin y conservacin de documentos se indican en el

Definir una poltica de gestin de documentos.

ii. Inclusin en los expedientes de un ndice electrnico (ver NTI de Expediente