UNIVERSIDAD CENTRAL DEL

ECUADOR
Facultad de Comunicacin Social
TRABAJO DE COMUNICACIN
INSTITUCIONAL II

La Sesin Solemne

Christian Naula Fandez

29-09-2009

La sesin solemne es un acto pblico o privado, que tiene por motivo realizar un homenaje ya sea
por aniversario o para reconocer a una persona o una institucin. Estos actos se caracterizan por
su formalidad y el protocolo que suele aplicarse para su realizacin.
Para Jeanette Razo, docente de la Escuela de Turismo de la Facultad de Filosofa, la sesin solemne
es un evento bastante complejo ya que implican factores como logstica y protocolo, y estos son
los que determinan el xito del evento.
En logstica intervienen: seleccin del escenario donde se llevar a cabo la sesin; seleccin de los
invitados, la confeccin de las invitaciones y su seguimiento (envo y respuesta); adecuacin del
escenario (flores, manteles, sistema de audio y video, colocacin de los invitados en la mesa
directiva y en los asientos, espacios especiales para prensa, coro, etc.); elaboracin de un guion
para el evento; elementos para el brindis. El protocolo comprende una serie de diferentes normas
que se hay que tener en cuenta para la realizacin del evento, adems de normas de
comportamiento personal.
Mario Bedoya, ex Vicepresidente de la Junta parroquial de Perucho, coincide en esta apreciacin,
pero aade que: esta (la sesin) debe ser lo ms sencilla posible, para no aburrir a los asistentes.
No debe extenderse mucho, ni complicarse con largos nmeros.
Para una mejor explicacin se ha dividido al evento en un antes, un durante y un despus.

Antes del Evento: Logstica

Antes de seleccionar el sitio de reunin, debe tenerse en cuenta la cantidad de personas invitadas
para la sesin, las necesidades de espacio que haya (sitio para prensa, coro, escenario principal,
equipo de audio y video, etc.). Dependiendo de estos datos se tomar la decisin sobre el sitio
adecuado para realizar la sesin.
Una vez realizada la lista de invitados se realiza las invitaciones, en las cuales debe constar los
siguiente: logotipo o identificacin de la Institucin u Organizacin que realiza la sesin, el motivo
de la reunin, el lugar (que en caso de no ser muy conocido, deber adjuntarse la direccin
exacta), la fecha y la hora. Ambos entrevistados coincidieron que no es importante adjuntar el
programa de la sesin o recalcar en el atuendo apropiado para asistir a esta, es algo que esta
sobreentendido al decir solemne apunta el Sr. Bedoya. En caso de invitacin a personajes de
mucha importancia, esta se realizar en sobre cerrado, donde constar su ttulo, nombre y cargo

que ostenta. Se recomienda tambin adjuntar un oficio en caso de que se desee que estos den un
discurso, donde se explicar el tema del mismo. Tambin es necesario realizar un seguimiento
para confirmar su asistencia.
El montaje del escenario debe realizarse con varias horas de anticipacin al evento y si este se
realiza temprano por la maana, el montaje debe realizrselo la noche anterior. En el montaje
constan: pruebas de sonido, adecuacin de los espacios destinados para el escenario principal,
para la prensa y para un coro, si es necesario. Tambin se realiza un ensayo de sesin para evitar
contratiempos. A continuacin analizaremos ms en detalle cada parte.
Escenario Principal.- Es el sitio desde estar colocada una Mesa Directiva, un atril, y otros
elementos necesarios. La Mesa Directiva es el sitio donde se coloca a los invitados especiales y
principales directivos del ente organizador con el fin de presidir la sesin. La Mesa estar
conformada por un mnimo de cinco y un mximo de nueve personas las cuales estarn sentadas
en orden jerrquico. Para esto debe tenerse en cuenta lo que en Protocolo se denomina
Precedencia. Segn esto, en el centro de la mesa se colocar la persona de ms alta jerarqua
dentro de la Institucin u Organizacin que realiza el evento. A su izquierda se ubicar al principal
invitado y su comitiva en orden jerrquico; y a su derecha se ubicarn otros miembros de
importancia dentro del ente que organiza la sesin, tambin en orden jerrquico.
Frente a ellos se colocar una mesa lo bastante larga como para que entren en el mismo lado los
miembros de la Mesa Directiva. Sobre esta no se colocar ningn objeto que obstaculice
identificarlos y por el contrario deber existir membretes e identificadores donde constarn los
nombre y los cargos que ocupan cada uno. En la mesa se colocar frente a cada uno, un vaso de
vidrio para que se sirvan agua y junto a los vasos se ubicarn servilletas de tela. Los vasos debern
estar llenos a de su capacidad antes de iniciar la sesin. La Lcda. Razo precis que es mejor
colocar una jarra con agua y de esta se sirva a los miembros de la Mesa Directiva cuando lo
soliciten. El Sr. Bedoya aadi que tambin se puede usar botellas de agua, pero esto depender
de la solemnidad de la ocasin.
En el escenario tambin se colocar un atril o pedestal donde se ubicar el Maestro de
Ceremonias o quien conduzca el evento, as como ser el sitio desde donde se den los discursos;
este contar con un micrfono y tambin del Petitorio, que es un documento donde constan los
nombre de los principales invitados y autoridades presentes en el evento y su lectura se la
realizar al inicio de cada discurso.

Otros elementos decorativos como banderas o flores se colocarn en otros puntos del escenario.
Un consejo prctico del Sr. Bedoya es colocarlos de tal manera que oculten daos o desperfectos
del escenario, pero cuidando que haya cierta armona. En el caso de las banderas estn deben
colocarse en un sitio visible y tambin en jerarqua. La de mayor rango es la Bandera Nacional la
cual debe de la ms grande tanto en dimensin como en largo del asta y a la izquierda de esta se
colocarn por orden territorial las correspondientes a la provincial y la ciudad en donde se realiza
el evento. Despus se colocarn otras banderas institucionales siempre a la izquierda.
Elementos Audio-Visuales.- Con respecto al sonido, hay que tener en cuenta que el sonido no
afecte a los asistentes en especial a aquellos que estn ubicados cerca de los parlantes. Por esto
hay que realizar una calibracin de los equipos para evitar problemas.
Si se va a presentar videos o diapositivas, hay que cuidar que todos los asistente las vean; por
estos es necesario que en caso de que si la pantalla est en el fondo del escenario, la mesa
directiva est colocada hacia un lado de este, y as evitar que los miembros de la Mesa tengan que
acomodarse para ver la pantalla. Otra opcin es colocar un monitor a un costado del escenario
para que las personas de la Mesa puedan observar cualquier proyeccin audiovisual.
Los medios de comunicacin deben estar colocados en sitios estratgicos tanto para que realicen
su labor con comodidad as como para que no interrumpan el normal desarrollo de la sesin. Si el
local cuenta con galera o segundo piso, ese es un buen sitio para que se coloquen las cmaras de
los medios. Caso contrario, se pueden ubicar a un costado del escenario cerca del atril cuidando
que no molesten a los asistentes.
Lo mismo ocurre con el Coro; este puede colocarse en una galera, siempre y cuando se tenga un
buen sistema de amplificacin. Sino, se pueden destinar unos puestos al inicio para que los ocupen
los miembros del Coro. Hay que considerar que si se va a invitar a un Coro para cantar los himnos,
estos deben solo constar de una pista musical sin las liricas (letra cantada); el ambiente se
saturara con el ruido de un Coro compitiendo con la pista por demostrar quien canta ms alto y
mejor.
La Vestimenta.- Si bien es obvia que la vestimenta debe estar acorde con la ocasin, sirva la
ocasin para realizar las siguientes puntualizaciones:
El Sr. Bedoya aconseja que los hombres deban asistir de terno el cual debe ser de tonos oscuros,
evitando colores claros y llamativos, salvo que la sesin se lleve a cabo en regiones clidas donde
se aconseja ternos claros sin llegar a ser llamativos. La camisa deber ser de manga larga y esto es
fcil de notar, ya que la camisa debe sobresalir ms o menos un par de centmetros por debajo del

puo del saco de terno. La corbata debe estar bien combinada con el terno, su nudo estar bien
realizado y no debe tener ningn estampado. El calzado tiene que ser de cuero, evitando el charol,
y puede ser tipo mocasn o cordn
La Lcda. Razo sugiere para las damas el uso del llamado traje de sastre, ya sea de falda o pantaln,
evitando que el modelo sea demasiado llamativo (faldas muy cortas o pantalones muy apretados).
Los accesorios (aretes, cadenas, collares, anillos, pulseras, etc.) deben ser elegantes, procurando
que no sean llamativos, es decir, grande y coloridos. La Lcda. recomienda que estos deben
combinar con la vestimenta. Con respecto al calzado, hay que apuntar que se prefiere el zapato de
taco alto, pero se puede usar zapatos de taco medio, si estos son elegantes.

Durante el Evento: La Sesin en S

El evento deber empezar a la hora fijada en punto; si alguno de los invitados especiales llega
tarde deber esperarse a que el nmero en desarrollo termine para que ingresen. Si la persona
atrasada es alguien de menor rango y que estaba destinada para la Mesa Directiva, este sitio
deber ser ocupado por un miembro ya sea de la comitiva invitada o por algn directivo de menor
rango del ente organizador.
El personal de protocolo debe acompaar a los invitados especiales a sus lugares correspondientes
los cuales deben estar identificados para evitar inconvenientes; entrarn primero los de menor
rango que pertenecen al ente organizador, luego por jerarqua la comitiva del invitado y
finalmente quien preside el acto junto con su invitado especial.
Al momento de cantar el himno, debe cuidarse de no arrugar el traje; la posicin ms aconsejable
es pararse erguido, con los brazos estirados a los costados o cruzados enfrente y con las manos
juntas.
El orden de los discursos es el siguiente: primero tomar la palabra quien preside la sesin
solemne con el fin de dar la bienvenida a los invitados y asistentes en general. El ltimo en tomar
la palabra ser el invitado especial o la mxima autoridad presente en el saln.
La postura de los presentes es algo que el protocolo tambin norma; as se aconseja sentarse
derecho con los dos pies en el suelo y dado que es difcil mantener esta posicin por ms de cinco
minutos, se recomienda cruzar la pierna pero manteniendo contacto pantorrilla con pantorrilla y
evitando mostrar la suela del zapato. Se puede ladear el cuerpo y apoyarse sobre el respaldo de la
silla, pero sin encorvarse ni resbalarse por la silla. Las manos deben colocarse juntas en el regazo

ya sea cruzando los dedos. Es necesario que en el caso de que se use saco de terno este no se vea
arrugado al sentarse ni enfrente ni por la nuca.
Si las mujeres traen una cartera grande, esta no debe colgarse del respaldo de la silla; deber
colocrsela en el regazo o en el suelo a los pies de la duea.
Si bien en algunas sesiones solemnes se evita los nmeros artsticos, estos no estn vedados de
realizarse, siempre y cuando guarden correspondencia con el acto. As, el Coro puede interpretar
un nmero artstico ya sea de msica nacional o de arias clsicas, o se puede invitar a un artista.
Como se anota, esto no est vedado, pero hay que estar a tono con la solemnidad del evento.
El acto cerrar con un el himno de la cuidad donde se realiza el acto o con el de la Institucin que
organiza la sesin.

Despus del Evento: El Brindis o Recepcin

Una vez clausurado el acto, la salida de la Mesa Directiva ser a la inversa del ingreso, es decir,
primero saldr quien preside la reunin acompaado de su invitado de honor y luego saldrn de
acuerdo a la jerarqua primero la comitiva del invitado y luego los dems miembros de la Mesa.
El brindis o recepcin deber realizarse en un espacio diferente ya que no todos los asistentes a la
sesin son invitados al brindis.
El Sr. Bedoya nos manifest que el brindis se suele realizar con champaa, aunque puede usarse
vino blanco. El brindis debe ser dirigido por una persona diferente de las que actuaron durante la
sesin solemne. En este acto se suele brindar tambin bocaditos, que pueden ser dulces y salados.
Se puede colocar msica de fondo durante el brindis, para lo cual hay que cuidar que esta no
sature el ambiente y provoque que los asistentes tengan que hablar a gritos; este fondo musical
tambin debe estar acorde con la solemnidad de la sesin.

Consejos finales:

Procurar que los asistentes reciban una buena impresin para lo cual debe trabajarse
sobre los cinco sentidos:
o La Vista: Se debe jugar con la luces ya que se debe destacar los espacios ms
importantes (Mesa directiva, atril) y se debe ocultar espacios poco trascendentes
para la sesin en s.

o El Odo: La prueba de sonido es bsica para el correcto desarrollo del acto. As se

evitar problemas al pblico por un sonido defectuoso. La msica de fondo debe
estar bien seleccionada ya que no queremos que el brindis termine en baile.
o El Tacto: La seleccin de los asientos tambin es importante, ya que por ms
brillantes que estn los discursos, las personas se acordarn del acto por los
incmodos asientos.
o El Olfato: hay que cuidar que los servicios higinicos este en ptimas condiciones,
as como la ventilacin. Es buena idea usar aromatizantes o velas para evitar
olores que desagraden a los asistentes.

Fuentes:

Entrevistas:
o Lcda. Jeanette Razo, Docente de la Escuela de Turismo de la Facultad de Filosofa
(UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR).
o Sr. Mario Bedoya, ex Vicepresidente de la Junta Parroquial de Perucho (20012009), funcionario pblicos relacionado con organizacin de actos solemnes.

Bibliografa:
o CHUMANIA, Gladys, et al (comps.). Cmo se hace?, Actividades para el
comunicador institucional, Quito, 2005. Biblioteca Facso.
o JIJENA SANCHEZ, Rosario. Organizacin de eventos: Problemas e imprevistos.
Soluciones y sugerencias. Ugerman, Buenos Aires, 2007. Biblioteca UTE- Campus
Occidental

GUION SESIN SOLEMNE POR INAGURACION DEL CICLO LECTIVO 2009-2010

Jonathan:

BIENVENIDAS Y BIENVENIDOS A LA SESIN SOLEMNE CON LA QUE LA FACULTAD

DE COMUNICACIN SOCIAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
DECLARA INAGURADO EL CICLO LECTIVO 2009- 2010

Agradecemos a todos quienes se han dado cita a esta celebracin y que nos
honran con su presencia.
Les invitamos a entonar las sagradas notas del Himno Nacional.

Jonathan:

Nuestra Facultad se apresta a comenzar un nuevo periodo de estudios que

esperamos nos depare triunfos y alegras. A continuacin les presentamos el video
Institucional de la Facultad.

Jonathan:

A continuacin invitamos a la Dra. Alizon Urdnigo, Decana de la Facultad de

Comunicacin Social.

(Intervencin Decano)

Jonathan:

Formar profesionales con conciencia social ha sido el principal anhelo de la antes

Escuela de Periodismo, hoy Facultad de Comunicacin Social. Ante los nuevos
retos que la sociedad plantea, nuestra Facultad ha asumido el reto de
modernizarse mediante reformas, innovaciones y constantes procesos de
actualizacin.

Jonathan:

Es por eso que invitamos a Alfredo Espinosa, Vicedecano y docente de nuestra

institucin.
(Intervencin Vicedecano)

Jonathan:

La excelencia acadmica es una de las prioridades en nuestro Centro de Estudios.

Por eso es este momento pasamos a otorgar a los alumnos que obtuvieron las
mejores calificaciones, el presente diploma con el siguiente texto:

La Facultad de Comunicacin Social de la Universidad Central del Ecuador confiere

el presente DIPLOMA, por su gran aprovechamiento acadmico
Quito, 29 de septiembre de 2009
Firman:
Lcda. Alizon Urdnigo Decana
Mst. Alfredo Espinosa Vicedecano

Jonathan:

A continuacin les invito a recibir con un aplauso a:

Luis Vsquez.
Maritza Hidalgo.
Daro Villacrs.
Tamara Lpez.
Jacqueline Torres.

Jonathan:

Ahora la Srta. Jacqueline Torres dirigir unas palabras de agradecimiento en

nombre suyo y de sus compaeros.

(Intervencin Jacqueline)

Jonathan:

El apoyo de las autoridades de la Universidad es fundamental para que nuestra

Facultad se posicione como una de las mejores del pas. A continuacin palabras
del Rector de la Universidad Central del Ecuador, Doctor Fabricio Cuenca.

(Intervencin Rector)

Jonathan:

Para finalizar, les invitamos a entonar el himno a Quito.

Jonathan:

Les agradecemos a todos por acompaarnos en esta celebracin y los invitamos a

acompaarnos en el brindis que se realizar en el Decanato.