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El objetivo de la computacin
Un hotel, pequeo, mediano o grande puede ser manejado de forma tradicional y operar bien o
regularmente bien (de hecho la hotelera de hace unas dcadas se manej, creci y sali
adelante sin herramientas computacionales); esta valoracin siempre estar en relacin con los
requerimientos y las expectativas del dueo o de la operadora del hotel. El fin de un sistema de
cmputo integrado es optimizar el servicio al husped con base en la informacin que el hotel
dispone de su propia operacin y de su propia infraestructura; al mismo tiempo, su objetivo es
incrementar las utilidades teniendo como punto de partida la informacin de las distintas
operaciones e ingresos registrados; los cuales, perfectamente desglosados, permiten al hotelero
detectar los puntos donde est fallando la operacin y, as, poder optimizarlos.
Todas las innovaciones estn basadas, tanto por los desarrolladores de software como por los
usuarios, en resolver el problema primario: la atencin al husped, a su llegada darle un check
in rpido y al momento de su salida tenerle un check out con su cuenta desglosada en forma
clara y precisa; controlar los gastos que tiene en cada uno de los puntos de venta y evitar con
ello fugas de dinero.
Un sistema computarizado debe ofrecer un manejo y un control operativo completos de todos los
departamentos que intervienen en el front desk, basado en un funcionamiento simple y confiable
que tenga, de preferencia, un acceso restringido por terminales especficas y que permita llevar
un control de las actividades que realiza cada usuario.
Los niveles de seguridad o control existentes en un sistema de cmputo deben ser confiables no
solamente para controlar el servicio al husped, si no para checar el manejo de los mismos
usuarios; el sistema debe ser capaz, si no evitar al cien por ciento los malos manejos de algunos
usuarios, por lo menos de hacer un seguimiento de ese tipo de actividades mediante cruces de
informacin que se llevan a cabo en algunos puntos, y de detectar las operaciones donde exista
alguna fuga.
Para erradicar malos manejos, el software debe definir para cada usuario el rea especfica de
acceso que le corresponda sin que pueda romper su nivel de operacin o que otra persona use
su mdulo, para lo cual se le asigna un cdigo de acceso y una clave de seguridad.
Los mdulos actuales de software para el front desk convierten a ste en un auxiliar de la
contabilidad general y, de acuerdo a la capacidad de la compaa proveedora, permitirn en un
futuro una fcil interaccin con el rea administrativa y financiera del hotel.
Estos mdulos consideran las funciones del administrador de ventas para optimizar y maximizar
los ingresos de renta habitacin, el porcentaje de ocupacin y la tarifa promedio mediante una
interpretacin de los datos estadsticos que genera el sistema; las funciones de reservaciones,
para tener el control de espacios y ocupaciones en el hotel, sea por nmero, porcentaje o tipo de
habitacin; grficos de ocupacin a futuro o histrico; control de depsitos por reservas; control
de rooming-list; histrico de huspedes, y localizacin de reservas por husped, grupo, agencia
fecha u otra caracterstica.
De igual forma, la mayora de estos mdulos atienden el manejo de mltiples funciones en el
check in; como es el caso de tipo de tarifas y temporadas, la posibilidad de atender a grupos con
check in express, el control parametrizado de sobreventa por tipo de cuarto, las tarifas por
agencia, el control de agencias o empresas con las que el hotel tiene contrato de servicios, la
extensin manual y automtica de salidas previstas, el resumen de ocupacin actual y futura, y
consultas y reportes varios.
Referente a la auditoria nocturna, el sistema automticamente se encarga de aplicar los cargos
de renta y paquetes a la cuenta del husped, emitir los reportes consolidados de front desk y
Alimentos y Bebidas, resumen diario de ingresos y ventas, generando automticamente la pliza
de ingresos al mdulo de contabilidad; es conveniente, para evitar desviaciones de recursos, que
el sistema pueda verificar internamente la realizacin de las actividades programadas en su
men y que, en caso contrario, no permita la actualizacin del da.
Las funciones del software en el front desk deben considerar el control del estado fsico de las
habitaciones, por este motivo la facilidad de conectar a ste con Ama de Llaves es necesaria
para reconocer los diferentes status que se manejan tanto en recepcin como en este
departamento y tener as una definicin de status entre ambas partes; obtener un reporte de
discrepancias; un control de limpieza de habitaciones por fecha, hora y camarista, y hacer un
cargo automtico a habitaciones por concepto de uso del servicio de lavandera. Asimismo,
restringir el acceso a determinadas habitaciones en un determinado perodo de tiempo ya sea
por estar en proceso de mantenimiento o por cualquier otra contingencia y tener tambin un
control total de la central telefnica y automticamente manejar los telfonos de las
habitaciones.
En cuanto a costeo de recetas, el programa permite, previa inclusin del recetario manejado por
el hotel, saber en cualquier momento el costo de los insumos que componen cada platillo;
cuando
ocurre
algn
cambio
en
el
costo
de
los
ingredientes,
stos
son
detectados
las expectativas de inversin que tiene el hotelero, porque, en primer lugar el cliente no va a
estar dispuesto a hacer una inversin millonaria y en segundo trmino no existir un
aprovechamiento real de los recursos tecnolgicos.
Con una situacin de esta ndole, es probable caer en un abuso de los sistemas de cmputo
actuales. Aqu hay dos puntos claves que ayudan a identificar fcilmente si va a haber un uso o
un abuso en el uso de tecnologa de punta: analizar si en el hotel existe o no una persona que
conozca esta tecnologa y si la infraestructura del hotel permite administrar la misma; si las
respuesta son negativas, no es recomendable introducir esta tecnologa porque el hotelero
quedara totalmente dependiente del proveedor y, muy probablemente, sin ninguna capacidad
de reclamacin.
Es importante considerar que adquirir un software no es comprar un paquete en una tienda e
instalarlo posteriormente en una mquina; cuando se contrata el servicio de una compaa, sta
debe involucrarse y conocer los procedimientos de trabajo del hotel y, en trminos generales,
adaptar el producto a su funcionamiento. Esto no representa que cada software ser modificado
para cada hotel, sino que tiene que cumplir con los requisitos de funcionamiento estndar de
cada uno de ellos.
El software a utilizarse tiene que ser muy sencillo de manejar, funcional y permitir al usuario
final hacer su trabajo simplemente a travs de un teclado. En estas caractersticas reside el xito
en la automatizacin de las operaciones: sistematizar los procesos manuales sin hacer un
cambio de fondo en la forma de elaborarlos porque, a fin de cuentas, no se est inventando la
manera de llevar una cuenta por cobrar o un control de inventario, o la manera de hacer un
check in o un check out al husped. Es de mayor importancia atender el cmo se harn las
operaciones, que el sistema sea amigable para el usuario final y el considerar en ltima instancia
que, aunque las decisiones gerenciales son las que vuelven a un hotel exitoso, el personal de
lnea influye en el xito de un software por la eficiencia con que pueda manejarlo.
En la hotelera influye otro factor para tener en mente la adquisicin de un producto fcil de
conocerse: la gran rotacin de personal en todas las reas de trabajo.
Por lo delicado que es cambiar los procesos de atencin y administracin de un hotel, todas las
etapas de automatizacin deben ser paulatinas; aquellas empresas que venden el milagro de
que en un mes el hotelero tendr al cien por ciento computarizados sus procesos y tendr los
mximos resultados, son una absoluta farsa.
La capacitacin, un elemento de evaluacin
La compaa que vende un software hotelero debe tener un conocimiento del cien por ciento de
su producto para poder capacitar a los usuarios; adems, esto demuestra el grado de
conocimiento y de soporte que se tendr despus de la venta. Despus de fijado el da de
arranque del sistema y capacitado el personal, se debe considerar un proceso de adecuacin de
45 a 60 das para que la gente se adapte a su nueva herramienta de trabajo. Se estima un
perodo de tiempo de esta extensin porque no es slo una persona la que va a conocer los
nuevos procedimientos, se va a capacitar aproximadamente al 40 por ciento del personal de un
hotel: personal de reservaciones, recepcin, puntos de venta y dems. En la parte
administrativa, el proceso de aprendizaje es susceptible a ser acortado a 15 20 das por ser su
desempeo tareas secuenciales.
Los tiempos de capacitacin y adecuacin que maneje la casa o proveedor de software con la
que se trabajar, le proporcionarn al hotelero parmetros para evaluar su profesionalismo y
seriedad; pero, adems de estos puntos, debe considerarse que en la instalacin de un sistema
de cmputo la empresa proveedora debe proporcionar un plan muy detallado que incluya
instalacin elctrica, cableado de seal, conexin y prueba de hardware; un minucioso plan de
capacitacin que identifique claramente temas a tratar, mdulos y tiempos; un plan de arranque
calendarizado en el que se especifique cmo ser el soporte durante el arranque y despus del
arranque, con nombres de responsables y con instrumentos de evaluacin que permitan al
usuario final calificar a quien lo capacita o a quien hace determinada instalacin.
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caractersticas y sin contar con un sistema completo, brindar la posibilidad de conectar de forma
automtica un sistema de front desk y back office cuando as se requiera.
Un hotel pequeo es probable que no tenga algunas necesidades en el front desk, pero en la
parte administrativa su manejo es exactamente igual al de un hotel de mayores dimensiones,
debido a estas particulares caractersticas, es posible crear una versin reducida de software
para el front desk, pero no se puede hacer lo mismo con mdulos del back office como control
de almacenes o contabilidad. Aqu es cuando empieza a realizarse una integracin eficaz del
sistema.
El que cada rea sea independiente, le da la posibilidad al hotelero de manejar sus tiempos y
costos de automatizacin al planear una escalabilidad gradual.
Automatizar un sistema hotelero que incluya front desk, back office y Alimentos y Bebidas,
equivale a un promedio de 35 mil dlares. Para un hotel de 200 habitaciones, el costo por
habitacin de este sistema equivaldra a 175 dlares; si este hotel tiene 50 por ciento de
ocupacin anual, el costo por habitacin equivaldra a 0.97 dlares al da. Este mismo costo
puede reducirse al no contemplar ciertos aspectos como, por ejemplo, mdulo de manejo de
grupos y convenciones, y considerar la atencin a un slo punto de venta y el manejo de estados
financieros sencillo; puede llegar a valer 20 mil dlares, si este hotel tiene 80 habitaciones y una
ocupacin anual del 50 por ciento, el sistema le cuesta 1.40 dlares por habitacin.
La evaluacin de la recuperacin de una inversin en un software hotelero se tiene que ver
desde varios puntos de vista, en primer trmino, la satisfaccin del cliente es algo a lo que no se
le puede dar un valor real; con un sistema antiguo un check out de 50 cuartos en un domingo
mantendr llena la recepcin desde las diez de la maana hasta las cuatro de la tarde con
clientes molestos que no regresarn al hotel; con un sistema computarizado y dos empleados,
las salidas estn listas en una hora. Aqu es donde se empieza a recuperar la inversin: clientes
satisfechos que pueden aumentar los niveles de ocupacin; al cabo de un ao, es probable que
la ocupacin mejore en 5 puntos, simplemente por dejar clientes satisfechos.
Esto es por un lado, por el otro est el ahorro de personal: si en reservaciones necesitaba tres
personas, con un sistema computarizado slo es necesaria una; si para dar 100 salidas son
necesarias cuatro recepcionistas, de esta forma slo se necesitan dos. Se tiene que hacer una
serie de preguntas en cunto a los beneficios que puede obtener: Cunto personal me voy a
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Agradecimientos:
Manuel Enrique Garca, Director General, Anfytrol; Luis Flores Ortega, Contralor, Avndaro
Golf & Spa Resort; +++++++++, Director General, Compusistemas; Sergio Araya, Director
General, Miguel Valderrama, Gerente de Desarrollo y Andrs Vzquez, Director de Operaciones,
Serprodatos, y Francisco Garza, Gerente General, TCA Divisin Informtica.
Contesta lo siguiente:
Cual es el objetivo general de la implementacin de la tecnologa.
Cuales son los beneficios tangibles de la tecnologa en el hospedaje.
De acuerdo a la lectura cuales son los motivos por los que se puede ayudar de la
tecnologa en el centro de trabajo.
Adems de la infraestructura que otras necesidades se deben cubrir para una mejor
productividad en el centro de trabajo.
Genera de acuerdo a la infraestructura una propuesta y/o alternativas de
implantacin de tecnologa en la empresa.
Desarrolla tu trabajo en base al manual de investigacin.
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