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REGIONAL
PUNO
Gerencia
Regional de
Planeamiento,
Presupuesto y
DIRECTIVA REGIONAL N
-2014-GR PUNO
NORMAS GENERALES PARA COMUNICACIONES ESCRITAS EN EL GOBIERNO REGIONAL
PUNO
I.
FINALIDAD
Establecer lineamientos para la elaboracin y estandarizacin de las comunicaciones
escritas internas y/o externas y su uso en las dependencias del Gobierno Regional Puno.
II. OBJETIVOS
Contar con un documento gua que evite la diversidad de criterios en la elaboracin y
emisin de documentos externos e internos.
Identificar en las dependencias del Gobierno Regional la procedencia de las
comunicaciones escritas internas.
III. BASE LEGAL
IV. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicacin obligatoria para todas las dependencias del Gobierno
Regional Puno (Gerencias y/u Oficinas Regionales, Direcciones Regionales, Proyectos
Especiales, Redes de Salud, Unidades de Gestin Educativas, entre otros).
V. RESPONSABILIDAD
Es de responsabilidad de los titulares de los rganos, unidades orgnicas, direcciones
regionales y personal del Gobierno Regional Puno el cumplimiento de la presente directiva.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 Las dependencias del Gobierno Regional Puno debern considerar la presente
directiva en la elaboracin y generacin de los documentos que emitan.
6.2 Las dependencias del Gobierno Regional Puno consignarn en su documentacin el
escudo, instituido por Ordenanza Regional N 03-2012-GRP-CRP y tres pastillas como
mximo para lo cual cada rgano y/o unidad orgnica deber tener en cuenta la
estructura orgnica dispuesta en su Reglamento de Organizacin y Funciones.
La estructura a considerar es la siguiente:
-Escudo Regional Puno.
-( 1 ) Primer cuadro: Gobierno Regional de Puno
-( 2 ) Segundo cuadro: rgano correspondiente
-( 3 ) Tercer cuadro: Unidad Orgnica (Opcional)
Ejemplos:
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
Presidencia
Regional
(1) (2)
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
Gerencia Regional
de Desarrollo
Econmico
(1) (2)
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
Oficina Regional
de
Administracin
Oficina de
Recursos
Humanos
Direccin
Regional de
Educacin
Unidad de Gestin
Educativa Local Huancan
Direccin
Regional de
Salud
Direccin Regional
Agraria
(1) (2)
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
(1) (2)
Programa
Regional de Riego
y Drenaje
6.3 Cada organo y/o unidad orgnica deber numerar los documentos que son firmados
por el responsable del organo y/o unidad organica utilizando un correlativo distinto por
cada tipo de documento, seguido de siglas.
6.4 Toda documentacion de carcter externo que se emita deber consignar en la parte
superior del documento, la denominacion del Decenio y Ao correspondiente.
6.5 El organo responsable de la elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones
ser el encargado de actualizar las siglas de los rganos y unidades, cuando se
presenten cambios en la estructura orgnica.
VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
La documentacion oficial del Gobierno Regional Puno, comprende los siguientes:
7.1. Documentos oficiales de carcter externo: Documentos que cursa la alta direccion,
orgnos y unidades orgnicas del Gobierno Regional Puno a los organismos e
instituciones publicas y/o privadas, que son los siguientes:
a. Oficio.- Documento de carcter oficial generado por los organos y unidades
orgnicas, dirigido a diversos organismos del Sector Pblico y Privado. Se utiliza
entre entes no dependientes del Gobierno Regional Puno. (Anexo N 2).
b. Oficio Multiple.- Documento de carcter oficial generado por los organos y
unidades orgnicas, dirigido a diversos organismos del Sector Pblico y Privado. Su
uso se limita cuando un tema o texto va dirigido en forma simultnea a varios
destinatarios.
7.2. Documentos oficiales de carcter interno: Documentos que se cursan entre los
organos y unidades orgnicas, de las dependencias del Gobierno Regional, en el
ejercicio de sus funciones oficiales para tratar asuntos de su competencia y son los
siguientes:
a. Directiva.- Documento normativo emitido por la autoridad competente para alcanzar
un objetivo, en el que se disponen el cumplimiento de normas y la ejecucion de
procedimientos especficos (ANEXO N 03).
b. Memorndum.- Documento generado por los organos y unidades orgnicas para
comunicar aspectos administrativos, imparte rdenes cortas o para tramitar
gestiones especficas (informacin, pedido, justificacin, amonestacin, etc.)
considerando el nivel jerrquico del remitente y destinatario. Debe ser redactado en
forma breve y supone accin inmediata (ANEXO N 04).
c. Memorndum Mltiple.- Documento generado por los organos y unidades
orgnicas para comunicar aspectos tcnicos o administrativos considerando el nivel
jerrquico del remitente y destinatario. Se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra disposicion en forma simultnea a varios destinatarios.
d. Informe.- Documento que contiene una exposicin detallada de un asunto
determinado o conocimientos de tema especializado y es generado por un rgano o
unidad orgnica en respuesta a un pedido de informacin efectuado por otro rgano
de mayor o igual jerarqua dentro de la institucin o a iniciativa del informante, de
acuerdo a lo establecido en el artculo 172 de la Ley 27444 - Ley del Procedimiento
Administrativo General. Asimismo, en el informe no se debe incorporar a su texto el
extracto de las actuaciones anteriores ni reitera datos que obren en expediente,
pero referir para su folio los antecedentes que permita ilustrar para su mejor
resolucin. (ANEXO N 05).
e. Resolucin.- Es una disposicin de carcter especfica emanada por el titular de la
entidad o por un rgano autorizado para tal fin, norma asuntos de carcter
administrativo. Se expiden en segunda y ltima instancia administrativa; los niveles
de resoluciones son:
Resolucin Ejecutiva Regional.
Resolucin Gerencial General Regional.
Resolucin Gerencial y/o Administrativa Regional.
Resolucin Directoral (para actos resolutivos que resuelven peticiones y
diversos actos administrativos, a mrito de norma expresa). (ANEXO N 06).
f. Ordenanza Regional.- Documento emitido por el Consejo Regional en materia de su
competencia.
g. Acuerdo Regional.- Documento emitido por el Consejo Regional respecto a una
peticin.
h. Decreto Regional.- Acto administrativo que sanciona,
procedimientos necesarios para la Administracin Regional.
resuelve
regula
comunicacin
Nmero correlativo del documento: a todo documento que genera cada rgano y
unidad orgnica se le asignar un nmero correlativo, expresado por lo menos en
tres dgitos, Ej. N 012.
Sigla de la entidad: se anotar las siglas despus del ao en curso precedida por
un guion GR PUNO
Sigla del rgano: se colocarn las siglas que identifican al rgano, precedidas por
una lnea diagonal. (/). Ejemplo: OFICIO N 001-2014-GR PUNO/GRDS
Siglas del rgano siguiente: se colocarn las siglas que identifican al rgano
siguiente, precedidas por una lnea diagonal. (/). Ejemplo: OFICIO N 001-2014-GR
PUNO/GRDS/DIRESA.
Siglas del rgano subsiguiente: se colocarn las siglas que identifican al rgano
subsiguiente, precedidas por una lnea diagonal. (/). Ejemplo: OFICIO N 001-2014GR PUNO/GRDS/DIRESA/UE-401
En el caso que el documento proyectado por otro rgano y/o unidad orgnica se
indicar las siglas de la dependencia donde se firmar el documento.
El (los) responsables que generaron el documento, visarn las copias del mismo.
Corresponde al rea generadora del documento emisor conservar en archivo una
copia del documento emitido.
7.5. Sellos:
Sello circular para visto bueno: identifica al rgano y/o unidad orgnica que otorga
conformidad al documento. Est formado por dos circunferencias concntricas de 2.3
cm. de dimetro.
Sello circular oficial: Identifica y oficializa la documentacin emitida por el funcionario
representante de la dependencia que emite el documento. Est formado por dos
circunferencias concntricas de 2.3 cm. y 2.5 cm. de dimetro.
Sellos rectangulares: de recepcin 5.5 cm y 3.5 y provedo de 6 cm por 4 cm. (sellos
trodat)
Sellos Pos firma: Dimensin: 5 cm x 2.5 cm.
VIII.DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
8.1 Toda denominacin de la palabra rgano se referir tambin a las secretarias
tcnicas, comisiones, comits, programas, actividades y otras dependencias del Pliego
Regional 458 Gobierno Regional Puno.
8.2 Las oficinas de Imagen institucional, relaciones pblicas, comunicaciones o quien haga
sus veces, en las 33 unidades ejecutoras del Pliego 458- Gobierno Regional de Puno,
consignaran en su material informativo y comunicacional (protocolo, material de
difusin masiva, material audiovisual, multimedia, material promocional y/o publicitario,
etc.), la uniformizacin en el uso de los smbolos regionales (bandera y escudo)
instituidos por Ordenanza Regional N 03-2012-GRP-CRP.
8.3 La Oficina de Imagen Institucional del Gobierno Regional Puno, ser la encargada de
efectuar el seguimiento, coordinacin y evaluacin de lo precisado en la presente
disposicin.
8.4 Todos los documentos presentados por las dependencias del Gobierno Regional Puno
deben estar debidamente firmados por el titular de la institucin.
IX. ANEXOS
Anexo N 01 SIGLAS DE LOS RGANOS DEL GOBIERNO REGIONAL DEL PUNO
Anexo N 02 MODELO DE OFICIO
Anexo N 03 MODELO DE DIRECTIVA
Anexo N 04 MODELO DE MEMORANDO
Anexo N 05 MODELO DE INFORME TECNICO
Anexo N 06 RESOLUCIN EJECUTIVA REGIONAL
Anexo N 07 MODELO DE CARTA
ANEXO N 01
SIGLAS DE LOS RGANOS DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO
SIGLAS
GR PUNO
ENTIDAD
RGANO
RGANO SIGUIENTE
RGANO SUBSIGUIENTE
CR
CONSEJO REGIONAL
SCR
PR
PRESIDENCIA REGIONAL
GGR
DEPI
OII
ORCI
PPR
ORAJ
GRPPAT
RGANOS DE ASESORAMIENTO
SGP
SGPI
SGRDI
SGDT
SGIPCTI
ORSyLP
ORA
OC
OFICINA DE CONTABILIDAD
ORH
OBR
OASA
OT
OFICINA DE TESORERA
RGANOS DE LNEA
GRDE
SGGSN
SGIPC
DRA
DREM
DIRCETUR
DIRPRO
GRDS
SGGSN
SGAS
AR
ARCHIVO REGIONAL
AIAA
AIVC
AINSS
AAC
DIRTPE
DIRESA
UE-400
UE-401
UE-402
UE-403
UE-404
UE-405
Contina
SIGLAS
ENTIDAD
RGANO
RGANO SIGUIENTE
RGANO SUBSIGUIENTE
UE-406
UE-407
UE-408
UE-409
UE-410
UE-411
DREP
UE-301
UE-302
UGEL MELGAR
UE-303
UGEL AZNGARO
UE-304
UGEL HUANCAN
UE-305
UGEL PUTINA
UE-306
UGEL EL COLLAO
UE-307
UGEL CHUCUITO-JULI
UE-308
UGEL YUNGUYO
UE-309
UGEL CARABAYA-MACUSANI
UE-310
UGEL SANDIA
UE-311
UGEL PUNO
UE-312
UGEL LAMPA
UE-313
UGEL MOHO
UE-314
GRI
SGO
SGEM
DRTCVC
GRRNGMA
UGEL CRUCERO
GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA
SUB GERENCIA DE OBRAS
SUB GERENCIA DE EQUIPO MECNICO
DIRECCIN REGIONAL DE TRANSPORTES COMUNICACIONES, VIVIENDA Y
CONSTRUCCIN
GERENCIA REGIONAL DE RECURSOS NATURALES Y GESTIN DEL MEDIO AMBIENTE
SGRN
SGGMA
SGDNC
ZEEDEPUNO
PECSA
PETT
PRORRIDRE
PRADERA
Presidencia
Regional
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
ANEXO N 02
Decenio de las Personas con Discapacidad
(Denominacin oficial del ao)
Puno, (da, mes, ao)
OFICIO N 2014-GR PUNO/PR
Seor:
(NOMBRE Y APELLIDOS)
(CARGO QUE DESEMPEE)
LUGAR DE DESTINO.
Asunto: (Tema a tratar)
Referencia: (referencia del asunto a tratar)
De mi mayor consideracin,
(Texto o cuerpo del oficio)
Sin otro particular, expreso a usted mi consideracin y estima.
Atentamente,
ECO/gta (expediente N)
(PIE DE PGINA)
www.regionpuno.gob.pe
Gerencia
Regional de
Planeamiento,
Presupuesto y
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
ANEXO N 03
(DIRECTIVA N 001-2014-GR PUNO/GRPPAT)
(NOMBRE DE LA DIRECTIVA)
I. FINALIDAD
II.
III.
IV.
ALCANCE
V.
RESPONSABILIDAD
VI.
VII.
PROCEDIMIENTO
VIII.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
IX.
ANEXOS
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
Gerencia
Regional de
Desarrollo
Social
ANEXO N 04
MEMORNDUM N 001-2014-GR PUNO/GRDS
A
ASUNTO
(TEMA A TRATAR)
REFERENCIA :
(DE EXISTIR)
FECHA
Atentamente,
(Firma y Sello)
Nombre y cargo
ECO/gta
(Iniciales maysculas del Jefe del rgano y/o unidad orgnica y las iniciales minsculas de la
persona que redacta el documento)
c.c. distribucin de copias, indicando siglas de la dependencia
Oficina Regional
de
Administracin
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
ANEXO N 05
INFORME N 001-2014-GR PUNO/ORA/ORH
A
(NOMBRE)
(CARGO)
ASUNTO
(TEMA A TRATAR)
REFERENCIA
(DOCUMENTO ORIGEN)
FECHA
ANTECEDENTES
II.
ANLISIS
III.
CONCLUSIONES
IV.
GOBIERNO
REGIONAL
PUNO
Oficina Regional
de
Administracin
ANEXO N 07
Decenio de las Personas con Discapacidad
(Denominacin oficial del ao)
Puno, (da, mes, ao)
CARTA N 001-2014-GR PUNO/ORA
Seor:
(NOMBRES Y APELLIDOS)
Lugar de Destino
Asunto: (Tema a tratar)
Referencia: (de ser necesario)
TEXTO O CUERPO DE LA CARTA
Atentamente,
(Pie de pgina)
www.regionpuno.gob.pe