Teoria Consultas

ACCESS
CONSULTAS: Tipos de Consultas
Tipo de Consulta
Descripcin
Consulta de Seleccin
Recupera los datos de una o ms tablas y

muestra el conjunto de registros en una hoja de
datos. Tambin puede utilizar una consulta de
seleccin para agrupar datos y para calcular
sumas, recuentos, promedios y otros tipos de
totales. Es el tipo de consulta ms habitual.
Consulta de Parmetros
Muestra un cuadro de dilogo cuando se

ejecuta, que pide al usuario que escriba la
informacin que ste desea que se utilice como
criterio de la consulta. Puede disearse este
tipo de consultas para que solicite ms de un
dato de un tipo de informacin, por ejemplo,
para que pida dos fechas. Access recuperar
todos los datos con valores entre ambas fechas.
Consulta de tabla de Referencias

Cruzadas
Organiza un conjunto de registros para que su

presentacin sea ms clara, mediante
encabezados de fila y de columna. Los datos
pueden verse incluidos en dos categoras a la
vez.
Consulta de accin
Crea una nueva tabla o modifica una existente

agregando, eliminando o actualizando datos de
la misma. Debido a ala eficacia de las consultas
de accin, sobre todo a la hora de modificar
datos, es aconsejable realizar una copia de
seguridad de los datos, antes de ejecutar una
consulta de accin.
Consulta SQL
Se crea utilizando una instruccin SQL (Lenguaje

de consulta estructurado). El lenguaje SQL
constituye una forma avanzada de consultar,
actualizar y administrar bases de datos
relacionales. Access puede crear instrucciones
SQL por s solo al crear ste tipo de consultas o
hacerlas uno mismo.
Jos Bascn Camacho
jueves, 30 de septiembre de 2010
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ACCESS
CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.
Mostrar slo los valores inferiores y superiores

Deseamos conocer los valores superiores
o inferiores de algo, como los productos
ms costosos de la compaa, los
vendedores con las ventas trimestrales
ms altas o los alumnos con el promedio
de notas ms bajo?
La consulta de valores nos proporcionar
los medios necesarios.
Podremos especificar un nmero, como
10 vendedores, o un porcentaje, como el
20% inferior de los promedios de notas.
Es posible recuperar algunos de los valores

inferiores o superiores de los datos.
1
Se puede seleccionar el nmero o

porcentaje de registros que se desea
recuperar.
Para ello haremos clic en la celda
Ordenar, desplegamos la lista y, a
continuacin, en Ascendente para
recuperar los valores superiores, o
en Descendente para recuperar los
valores inferiores.
Jos Bascn Camacho
En la vista Diseo, haremos clic en la

flecha situada junto a Todos en el cuadro
Valores superiores y, a continuacin, clic
en uno de los nmeros o porcentajes
predefinidos. Por ejemplo, hacemos clic
en 25% si deseamos mostrar el 25%
superior o inferior de los promedios de
notas en una base de datos acadmica.
En la vista Diseo, tambin podemos
escribir un valor o porcentaje en el cuadro
Valores superiores.
Para especificar que deseamos obtener
los valores ms altos o ms bajos,
haremos clic en la celda Ordenar en la
cuadrcula de diseo de la consulta, clic en
la flecha que aparece y, a continuacin, en
Ascendente para recuperar los valores
ms altos, o bien, en Descendente para
recuperar los valores ms bajos.
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ACCESS
Limitar los resultados mediante criterios

Si bien las consultas se pueden usar para
extraer datos de algunos campos de una
tabla grande (por ejemplo, se puede
recuperar slo el nombre y el cargo de
una tabla de empleados grande que
contiene 30 campos),
ampos), el uso de criterios
limita an ms los resultados.
Los criterios ayudan a limitar los resultados

de una consulta ya que se especifica con
exactitud lo que se desea obtener. En este
caso las canciones de Dulce Pontes.
Jos Bascn Camacho
Por ejemplo, se pueden recuperar los

empleados de un director especfico o que
han sido contratados despus de una
fecha determinada.
En la vista Diseo,, se especifican los
criterios en la celda Criterios para definir
una condicin que deben cumplir los
datos. Esta condicin se conoce a veces
como un valor simple (texto simple,
nmeros o fechas) o como una expresin
(valores y funciones combinados con
comparaciones y clculos).
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ACCESS
Tipos de criterio
Se pueden usar diferentes tipos de datos, e
incluso clculos o comparaciones, en los
criterios. A continuacin se incluyen
algunos ejemplos comunes.
Tipo
Texto
Ejemplo
Chayanne
Nmero
Fecha
#04/03/06#
Expresin con
un operador
de
comparacin
<Ahora()
Expresin con
un clculo
([UnidadesRecibidas])<
([UnidadesPedidas]-3)
Ejemplos de criterios
Jos Bascn Camacho
Descripcin
Busca todas
las canciones
de Chayanne
Busca todas
las canciones
n 3.
Busca todas
las fechas
que
coincidan
exactamente
con el cuatro
de marzo de
2006.
Utiliza la
funcin de
fecha
denominada
Ahora() para
recuperar
todas las
fechas
anteriores a
la fecha
actual.
Utiliza un
clculo en los
criterios.
Texto: incluiremos las palabras o frases

especficas entre comillas. Teniendo en
cuanta que Access aplica automticamente
las comillas a los criterios de texto cuando
se ejecuta la consulta, pero puede que las
comillas no se coloquen correctamente
cuando se tuilizan criterios complejos que
contienen varias palabras o puntos. Por
ejemplo: Nueva York, N.Y. o Sao Paulo.
Nmeros: podemos utilizar nmeros y
clculos en los criterios. Los nmeros no se
escribirn entre comillas cuando los datos
estn incluidos en un campo numrico (un
campo que slo contiene nmeros), pero
los escribiremos entre comillas cuando
estn considerados como texto.
Fechas: puede comparar los datos con
fechas de varias formas. Incluiremos las
fechas entre el signo almohadilla (#). Al
igual que en el caso de los textos Access
incluir las almohadillas automticamente
pero deberemos asegurarnos siempre que
su posicin es correcta.
Expresiones con comparaciones y clculos:
se pueden utilizar combinacin de textos,
nmeros, fechas y funciones con
comparaciones y clculos.
Nota si pretendemos recuperar nmeros o
fechas y no obtenemos los resultados
previstos, tal vez sea conveniente
comprobar el tipo de datos del campo. Por
ejemplo, puede que algunos nmeros se
hayan tratado como texto y que algunas
expresiones (como mayor que) no se hayan
comportado segn lo previsto. Para
determinar el tipo de datos, deberemos
consultar la tabla que contiene el dato en la
vista de Diseo de la misma.
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ACCESS
Utilizar expresiones con criterios

Escribiremos un texto, un nmero o una
fecha en la celda Criterios cuando
deseemos buscar registros que contengan
datos iguales a (=) los criterios
especificados. Aunque especifiquemos un
valor simple, Access formular una
expresin sin que lo advirtamos.
Una expresin combina valores (texto o
nmeros) con funciones integradas,
campos, clculos, operadores (como
mayor que >) y constantes. Sirve, entre
otras cosas, para calcular nmeros, definir
criterios, comparar datos con un valor
predefinido, definir una condicin (si x es
verdadero, entonces hacer y) y unir
cadenas de texto, como el nombre y los
apellidos (lo que a veces se denomina
concatenacin).
Ejemplo de una expresin utilizada como

criterio. Esta expresin buscar pedidos
que an no se hayan satisfecho, menos tres
unidades que ya se sabe que vienen con
retraso.
Podremos crear nuestras propias

expresiones, desde una simple
comparacin (como las ventas superiores
a 100.000) hasta valores que oscilen entre
dos valores especificados o un clculo
(buscar las fechas de entrega que sean
posterior en tres das a la fecha de
pedido).
Para crear una expresin, podemos
combinar texto, nmeros, fechas,
identificadores (como nombres de
campo), operadores (como = o +),
funciones integradas y constantes (un
valor predefinido que no cambia, como
Verdadero).
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
El Generador de expresiones
Aunque podemos escribir expresiones
sin ayuda, tambin podemos utilizar el
Generador de expresiones para que nos
ayude a crearlas.
El Generador de expresiones se utiliza
en la vista Diseo. En la cuadrcula de
diseo de consultas, haremos clic con el
botn derecho del ratn en la celda
donde deseamos crear la expresin,
como la celda Criterios de un campo y, a
continuacin, haremos clic en Generar
en el men contextual.
1
En la seccin superior del Generador

de expresiones hay un cuadro donde
se crean las expresiones.
En la seccin central se encuentran los
botones para los operadores utilizados
con ms frecuencia.
En la seccin inferior figuran los
elementos de datos que podemos
seleccionar para utilizarlos en la
expresin.
Jos Bascn Camacho
Si conocemos la sintaxis de la expresin,

es probable que deseemos escribirla
nosotros mismos en la cuadrcula de
diseo de consultas. Sin embargo, el
Generador de expresiones nos resultar
til si no conocemos la sintaxis de la
expresin que deseamos crear. Tambin
podemos utilizarlo para crear la
estructura bsica y despus realizar
todos los ajustes necesarios.
Nota podemos utilizar tambin el
Generador de expresiones para crear
campos calculados.
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ACCESS
Utilizando operadores
Los operadores son smbolos y palabras
que especifican la accin que se debe
realizar con los datos especificados.
Los operadores pueden comparar datos
con un valor, realizar operaciones
matemticas, utilizar varios criterios,
combinar campos de texto (lo que
tambin se denomina Concatenacin) y
muchas otras cosas.
Veamos una descripcin general de los
tipos de operadores bsicos.
Comparacin: estos operadores
comparan datos de la base de datos con
valores o con otros campos. Un ejemplo
sera recuperar todos los productos con
inventarios de 100 artculos o ms (>=100)
o todas las notas inferiores a 7 (<7).
Los operadores pueden comparar,

combinar y realizar operaciones
matemticas con datos y criterios.
Aritmticos: estos operadores realizan

operaciones matemticas, como sumar
los valores de varios campos (Subtotal +
Propina) o multiplicar un campo por un
descuento especificado ([Tarifa]*0,50).
Lgicos: estos operadores aplican criterios
lgicos para determinar si las condiciones
son verdaderas o falsas; algunos de los
ms utilizados son Y, O y NO. Por ejemplo,
podemos recuperar una lista de
empleados que trabajen en las oficinas de
Madrid y vivan en Segovia.
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Comparar valores: mayor que, menor que

Es muy fcil recuperar datos en funcin de
cmo se comparan con un valor, como
todas las notas iguales o menores a 7.
Slo tenemos que escribir el operador de
comparacin, como <= (menor o igual
que), antes del valor en la celda Criterios
en la cuadrcula de diseo de consultas.
Esta consulta realizada con un operador de
comparacin
Por ejemplo, para buscar todos los

productos con un precio de 60 dlares o
superior, escribiremos >60 como criterio
para el campo Precio unitario de una
consulta de productos.
Operadores de comparacin comunes
recupera los productos con precios

superiores a 60 dlares.
Jos Bascn Camacho
=
>
<
>=
<=
<>
Igual a
Mayor que
Menor que
Mayor que o igual a
Menor que o igual a
Distinto de
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ACCESS
Atrapado entre dos valores

Y si se desea encontrar un valor que est
comprendido entre dos valores?
Supongamos, por ejemplo, que deseamos
buscar todas las casas en una base de
datos de viviendas que cuesten entre
150.000 y 250.000 euros o todos los
productos que cuesten entre 25 y 40
euros.
Podremos utilizar el operador llamado
Entre del modo siguiente: Entre un valor
inferior Y un valor superior. Slo hay que
escribirlo tal y como lo pensamos, es
decir:
Entre 25 y 40
Se recuperan los productos que cuestan

entre 25 y 40 dlares, incluidos los que
cuestan exactamente 25 o 40 euros..
Adems de buscar valores comprendidos

entre dos nmeros , la expresin buscar
tambin los valores que coinciden con el
nmero inferior y el superior. Por
ejemplo, la expresin anterior recuperara
tambin los productos que cuestan 25 y
40 euros, si la base de datos contiene
alguno.
Nota el operador Entre se suele utilizar en
consultas de parmetros (un tipo de
consulta de seleccin en el que se le pide
al usuario que escriba los criterios), pero
tambin se puede utilizar en otras
consultas de seleccin.
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Utilizar expresiones con clculos

Para calcular datos, como ver el flete total
por pas, agregar dos campos
conjuntamente o multiplicar un precio por
un incremento porcentual, deberemos
utilizar una consulta de totales.
stas pueden llevar a cabo varios clculos,
incluidos el clculo del promedio y el
recuento del nmero de registros que
cumplen determinados criterios.
Se calculan los totales de una serie de

cargos en la consulta y no se almacenan en
la tabla.
Jos Bascn Camacho
Asimismo, se pueden crear campos

calculados, que aparecen junto a los
dems campos en la base de datos.
En ambos casos, los clculos no se
almacenan en la base de datos, lo que
ayuda a controlar su tamao y eficacia.
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ACCESS
Clculos mediante Consultas de Totales

Si se desea realizar clculos en un grupo
de elementos, podemos usar lo que se
conoce con el nombre de consulta de
totales.
No debemos dejarnos engaar por el
nombre consulta de totales; se puede
hacer mucho ms que calcular el total de
los datos. Una consulta de totales puede
calcular el promedio de un grupo de
elementos, contar el nmero de
elementos, buscar el nmero mnimo o
mximo y mucho ms
La consulta utiliza funciones integradas
que calculan promedios, efectan
recuentos y realizan otras operaciones.
Para obtener un listado completo de lo
que las consultas de totales pueden
hacer, consulta las tarjetas de referencia
rpida...
Esta consulta mostrar el total de cada pas
en la tabla Pedidos.
1
Es importante saber por qu campo se

van a agrupar los datos, como el campo
PasDestinatario en el caso del ejemplo.
El botn Totales
Empezaremos por mostrar la fila Total;

para ello haremos clic en el botn Totales
Los cculos disponibles en la celda

Total.
de la barra de herramientas Diseo

de la consulta.
A continuacin haremos clic en la celda
Total del campo por el que se desea
agrupar los datos y, despus haremos clic
en el desplegable. En la lista Agrupar por
haremos clic en el clculo o la funcin
que deseemos aplicar.
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Crear un campo calculado

En la leccin anterior vimos como utilizar expresiones
como criterios. Tambin podemos utilizarlas para crear
campos calculados.
Un campo calculado es un nuevo campo que se crea en
una consulta para indicar los resultados de un clculo.
De forma predeterminada, los campos calculados
aparecen con el resto de los campos en los resultados
de la consulta; tambin pueden aparecer en
formularios e informes basados en la consulta.
Se pueden realizar clculos numricos y combinar
texto (como los campos Nombre y Apellidos para crear
un nico campo para el nombre de un cliente). En este
apartado, nos centraremos en los clculos numricos.
A diferencia de los campos reales de la base de datos,
los resultados de los campos calculados no se
almacenan en realidad como datos. El clculo se
ejecuta cada vez que se ejecuta la consulta.
Para crear un campo calculado, lo primero que
tenemos que hacer es asignarle un nombre como a
cualquier campo de la base de datos.
Un ejemplo de un campo calculado sera Importe en la
siguiente expresin:
Aplicar zoom a un campo calculado pulsando
MAYUSCULAS+F2
1
El campo calculado aparece con los dems

campos en la cuadrcula de diseo de
consultas.
El cuadro Zoom proporciona un rea mayor

para escribir el clculo.
Importe: [Cantidad] * [PrecioPorUnidad]

Si no asignamos un nombre al campo y escribimos la
ecuacin, Access asignar el nombre Expr1, Expr2, y as
sucesivamente, para cada campo calculado.
Para especificar una expresin en la vista Diseo, se
puede:
Escribir la expresin directamente en la cuadrcula de
diseo de consultas.
- o bien Escribirla en el cuadro Zoom haciendo clic con el botn
secundario del mouse (ratn) en la celda y haciendo
clic despus en Zoom en el men contextual.
- o bien Utilizar el Generador de expresiones haciendo clic con
el botn secundario del mouse en la celda y haciendo
clic despus en Generar en el men contextual.
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Ejemplos de campos calculados

Expresin
Finalidad
CantTotal:
[CantEnviadaAhora] +
[EnviadaHastaAhora]
Muestra en el campo
CantTotal la suma de los
valores de los campos
CantEnviadaAhora y
EnviadaHastaAhora, lo
que puede ayudar a
determinar qu
cantidad del pedido se
ha satisfecho.
Importe: [Cantidad] *
[PrecioPorUnidad]
Muestra en el campo
Importe el producto de
los valores de los
campos Cantidad y
PrecioPorUnidad.
FletePrioritario:Flete*1,1
Muestra en el campo
FletePrioritario el costo
del flete ms un
aumento del 10 por
ciento.
Total: [SubTotal] +
[Impuestos] + [Propina]
Muestra en el campo
Total la suma de los
SubTotal, Impuestos y
Propina.
TotalSalarioSemanal:
[SalarioPorHora] *
[DasDeLaSemana] *
[HorasAlDa]
Muestra en el campo
TotalSalarioSemanal el
salario semanal total
multiplicando la tarifa
por hora, el nmero de
horas trabajadas al da y
el nmero de das
trabajados en una
semana.
Un campo calculado puede sumar,

restar, multiplicar, dividir y realizar otras
operaciones con los datos. Puede
contener campos de datos, como Precio
por Cantidad, adems de nmeros y
funciones integradas.
Por ejemplo, se puede calcular la tarifa
de un servicio prioritario (para un
trabajo urgente o para una circunstancia
especial) multiplicando el costo de flete
aplicable por un aumento del 10 por
ciento.
Ejemplos de campos calculados
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Operadores aritmticos y su prioridad

Operador
Finalidad
Las expresiones utilizan operadores

aritmticos. Los operadores son
smbolos o palabras que realizan
acciones en los datos.
Suma.
Resta.
Multiplicacin.
Divisin.
Divisin con las expresiones numricas

y el cociente redondeados.
Eleva la primera expresin numrica a la

potencia de la segunda.
Mod
Redondea las expresiones numricas a

nmeros enteros, divide el primer entero
por el segundo y devuelve solamente el
resto. Sirve para devolver el ensimo
registro, como el sptimo registro.
Algunos operadores aritmticos se

pueden utilizar tambin para combinar
(o concatenar) campos de texto.
Probablemente se utilizar los
operadores sobre todo para sumar (+),
restar (-), multiplicar (*) y dividir (/),
pero es til conocer los dems
operadores y su finalidad.
Operadores y su prioridad
Prioridad de operadores
Operador
Orden
Exponencial (^)
Negacin: un signo menos (-) inicial
Multiplicacin y divisin (*,/)
Divisin entera (\)
Mdulo (Mod)
Suma y resta (+,-)
Tabla de operadores comunes y su orden

de prioridad.
Jos Bascn Camacho
Si la expresin contiene varios operadores

aritmticos, Access evala determinadas
operaciones antes que otras. Esto se conoce con el
nombre de prioridad de los operadores.
Puede reemplazarse el orden colocando parntesis
en la parte que se desea que Access evale primero.
Si hay varios parntesis incluidos unos dentro de
otros, Access trabaja desde dentro hacia fuera. Si hay
varios operadores al mismo nivel, Access los evala
de izquierda a derecha.
Teniendo en cuenta que Access evala la
multiplicacin y la divisin antes que la suma y la
resta, consideremos la siguiente expresin:
[Cantidad]*([PrecioActual]-[PrecioInicial])
Si Cantidad fuera 500, PrecioActual fuera 40 y
PrecioInicial fuera 35, el resultado sera 2.500. Sin
parntesis, el resultado sera 19.965. Como se puede
ver, la diferencia es considerable
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ACCESS
Calcular fechas
Expresin
Finalidad
HoraRecogida:
AgregFecha("h", 3,
[HoraLlegada])
Muestra una hora que es

tres horas despus de
HoraLlegada.
Edad: DifFecha("aaaa",
[Cumpleaos], Ahora())+ Int(
Format(ahora(), "mmdd") <
Format( [Cumpleaos],
"mmdd") )
Calcula la edad de una

persona a partir de la
fecha de su nacimiento en
relacin con la fecha
actual.
TiempoDemora: DifFecha("d",
[FechaPedido], [FechaEnvo])
Muestra el nmero de
das entre las fechas de
los campos FechaPedido y
FechaEnvo.
AoContratacin:
ParcFecha("aaaa",
[FechaContratacin])
Muestra el ao en el que
se contrat al empleado.
NMes: ParcFecha("M",
[FechaPedido])
Muestra el nmero de
mes, como 8 para agosto.
EsteMes: Format(Ahora(),
"mmm")
Muestra el mes abreviado

que representa la fecha
actual, donde mmm es de
Ene a Dic.
Algunos ejemplos de expresiones de fechas
Jos Bascn Camacho
Podemos trabajar con fechas en los

clculos, como restar una fecha de
otra o recuperar todas las fechas
anteriores a la fecha actual.
En Access, las fechas y las horas se
almacenan como nmeros
decimales para que puedan
utilizarse en ecuaciones
matemticas. Pero para clculos de
fechas simples, no es necesario
preocuparse de lo que ocurre en
segundo plano, ya que Access realiza
los clculos matemticos
automticamente.
Con Access, se pueden hacer otras
muchas cosas adems de sumar y
restar fechas. Con ParcFecha,
podemos mostrar parte de una
fecha, como el ao en que se
contrat a una persona.
En la tabla de la izquierda pueden
observarse algunas expresiones de
fechas as como en las Tarjetas de
referencia rpida.
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ACCESS
Cmo los valores NULOS afectan a las consultas

Cuando no se especifican datos para un
campo, se considera que el campo es nulo.
Si se intenta realizar clculos, ejecutar una
consulta de totales u ordenar por un campo
que contiene algunos valores nulos, es posible
que no se obtengan los resultados previstos.
Por ejemplo, la funcin Promedio omite los
campos que contienen valores nulos.
Expresin
Finalidad
PlazoEntrega:
Silnm(EsNulo(
[FechaEntrega] [FechaEnvo]), "Comprobar
la fecha que falta",
[FechaEntrega] [FechaEnvo])
Muestra en el campo
PlazoEntrega el mensaje
"Comprobar la fecha que
falta" si el valor de los
campos FechaEntrega o
FechaEnvo es nulo; de lo
contrario, muestra la
diferencia.
PasActual:
Silnm(EsNulo([Pas]), "",
[Pas])
Muestra en el campo
PasActual una cadena
vaca si el campo Pas es
nulo; de lo contrario,
muestra el contenido del
campo Pas.
=Silnm(EsNulo([Regin]),
[Ciudad]&""&
[CdigoPostal], [Ciudad]&"
"&[Regio]&""
&[CdigoPostal])
Muestra los valores de los

campos Ciudad y Cdigo
Postal si Regin es nulo; de
lo contrario, muestra los
Ciudad, Regin y
CdigoPostal.
Algunos ejemplos de expresiones Es Nulo.
Los valores nulos afectarn tambin a los

resultados si se cuenta el nmero de alumnos
a partir del campo Notas y an no se han
registrado algunas notas. El recuento no
reflejar el nmero total de alumnos ya que
no se incluirn los alumnos que an no han
sido calificados.
Podra ser interesante excluir los valores
nulos de los resultados o limitar los resultados
a slo los registros con valores nulos. Por
ejemplo, buscar los alumnos que an no
tienen notas.
Para ello utilizaremos los operadores Es Nulo
y No Es Nulo. Slo se tiene que escribir el
operador en la cuadrcula de diseo de
consultas en la celda Criterios del campo
cuyos valores deseamos comprobar.
Es posible tambin que deseemos manejar los
valores nulos utilizando una expresin y
realizando una accin diferente en esos
registros. Podemos utilizar la expresin
integrada llamada Es Nulo. En la tabla de la
izquierda se muestran algunos ejemplos, as
como en las Tarjetas de referencia rpida
Algunos tipos de campos (los campos de
texto, memo e hipervnculo) pueden contener
tambin una cadena de longitud cero, que
indica que se sabe que el campo no contiene
ningn valor. Por ejemplo, puede que un
alumno haya abandonado el curso, por lo que
sabe que no ha sido calificado.
Las cadenas de longitud cero se especifican
escribiendo dos comillas dobles sin espacios
en medio ("").
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
CONSULTAS: Trabajar con criterios complejos.
Especificar dos o ms condiciones para un criterio

Supongamos que deseamos enviar un
boletn a los clientes franceses que tienen
comercios propios.
Como tenemos clientes en muchos
pases, y muchos de ellos con negocios
propios, no podemos recuperar estos
datos con una nica condicin.
Podemos definir varias condiciones en la
cuadrcula de diseo de consultas
utilizando la celda Criterios para el campo
al que se aplica la condicin. Por ejemplo,
podramos escribir "Francia" en el campo
Pas y "propietario" en el campo
CargoContacto, como se muestra en el
ejemplo de la izquierda.
Esta consulta buscar todos los clientes que
viven en Francia Y tienen sus propios
comercios.
Access utiliza el operador Y para

combinar de forma lgica las dos
condiciones. Los operadores son palabras,
caracteres o smbolos especiales que
comparan, calculan o realizan otras
acciones con los datos.
Nota En todos los ejemplos que veremos
en esta seccin se utilizan criterios
complejos para recuperar datos de la
misma tabla. Si deseamos definir criterios
para varias tablas, debemos configurar
relaciones entre las tablas.
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Especificar ms de una condicin para un solo campo.

viven en Francia, Blgica, Alemania O
Dinamarca.
Cmo podemos ampliar nuestra consulta

a ms de un criterio, como recuperar
todos los clientes que viven en Francia,
Blgica, Alemania o Dinamarca?
Si las condiciones se aplican al mismo
campo, podemos escribir la primera
condicin en la celda Criterios y escribir
luego las dems condiciones en una celda
o bajo la celda Criterios. O, de otra forma,
podemos escribir todas las condiciones,
separadas por el operador O, en la misma
celda Criterios: por ejemplo, "Francia" O
"Blgica" O "Alemania" O "Dinamarca".
Esta consulta buscar tambin todos los

clientes que viven en Francia, Blgica,
Alemania O Dinamarca. En lugar de escribir
en celdas distintas, puede especificar los
valores de los criterios en la misma celda y
separar cada valor con O.
Jos Bascn Camacho
Pgina 18
ACCESS
Aplicar varias condiciones en campos distintos

Si hay varias condiciones, y cada
condicin se aplica a un campo distinto,
podemos seguir utilizando las celdas o
para cada campo de la condicin.
Si deseamos buscar, por ejemplo, los
clientes que trabajan en Francia o en
Londres, como Francia est en el campo
Pas y Londres est en el campo Ciudad,
deberemos escribir los criterios en sus
respectivos campos.
trabajan en Francia o Londres.
Jos Bascn Camacho
Podramos escribir "Francia" en la celda

Criterios bajo el campo Pas y "Londres"
en la celda o bajo el campo Ciudad, como
se muestra a la izquierda.
Pgina 19
ACCESS
Diferencia entre Y y O
Cuando se especifican varias condiciones,
es importante comprender la diferencia
entre utilizar Y y utilizar O en las
consultas.
Cuando se utiliza Y, los datos no se
recuperan a no ser que se apliquen todas
las condiciones, por lo que la consulta es
ms restrictiva. Cuando se utiliza O, los
datos se recuperan si se aplica alguna de
las condiciones.
La ilustracin de la izquierda muestra la
gran diferencia que existe entre ambos
operadores.
Cuando se utiliza el operador Y,

debe cumplirse ambas condiciones
y, por tanto, se devuelven menos
resultados.
Cuando se utiliza el operador O,
puede aplicarse cualquier condicin
y, por tanto, se devuelven ms
resultados.
Jos Bascn Camacho
Conocer la diferencia puede ayudarnos a

solucionar problemas en caso de que
obtengamos resultados imprevistos,
como demasiados resultados o
demasiado pocos.
Si se obtienen pocos resultados o
ninguno, quizs se haya utilizado por
error Y en lugar de O. Supongamos, por
ejemplo, que deseamos buscar todos los
clientes de Alemania y todos los clientes
de Francia. Si escribisemos "Alemania" Y
"Francia" en la celda Criterios del campo
Cliente, no obtendramos ningn
resultado porque no hay ningn cliente
que viva en los dos lugares a la vez.
Pgina 20
ACCESS
El operador En
Hay varias condiciones O que se aplican
al mismo campo? En lugar de escribir
valores en muchas celdas, o de escribir O
entre cada valor de la misma celda, puede
utilizar el operador En.
Para ello escribiremos el operador En una
sola vez e incluiremos los valores de los
criterios entre parntesis y con los valores
separados por comas.
Por ejemplo, para buscar clientes de
varios pases diferentes, podramos
escribir En(Francia, Blgica, Alemania,
Dinamarca) en la celda Criterios del
campo Pas.
Esta consulta buscar los clientes que

trabajan en Francia, Blgica, Alemania o
Dinamarca.
Nota Se deben escribir las palabras o

frases especficas entre comillas. Si no se
incluyen las comillas, Access las aplicar
automticamente a los criterios de texto
cuando se ejecute la consulta, pero puede
que no se inserten correctamente si se
utilizan criterios complejos que
contengan varias palabras o puntos como,
por ejemplo:
Nueva York, N.Y. o San Juan
Tras agregar Access las comillas, la
consulta resultante sera:
En (Francia, Blgica, Alemania, Dinamica)
Jos Bascn Camacho
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ACCESS
Cmo utilizar caracteres comodn en las consultas
Smbolo
*
Descripcin
Ejemplo
Equivale a cero o ms
caracteres. Puede utilizarse
como primer o ltimo carcter
de la cadena.
qu*
encontrar
qu, qu,
quin y quizs
Equivale a un carcter
alfabtico.
b?la
encontrar
bola, bala y
bula
[]
Equivale a un carcter dentro de b[ao]la

los corchetes.
encontrar
bola y bala,
pero no bula
Equivale a cualquier carcter

que no est incluido en los
corchetes.
b[!ao]la
encontrar
bula, pero no
bala ni bola
Equivale a un carcter de un
intervalo. Debe especificar el
intervalo en orden ascendente
(de la A a la Z, no de la Z a la A).
b[a-c]r
encontrar
bar, bbr y bcr
Equivale a un carcter numrico. 1#3

encontrar
103, 113 y
123
Jos Bascn Camacho
Puede utilizar caracteres comodn en las

consultas cuando slo conozca parte de un
valor, cuando desee buscar un valor a partir
de algunas de las letras o nmeros que
contiene o cuando desee recuperar datos que
coincidan con un modelo.
Los criterios de consulta simples, como
escribir "propietario" en el campo
CargoContacto, slo buscan coincidencias
exactas. Si alguien es un
"propietario/empresario", este registro no se
recuperar. Los caracteres comodn pueden
ampliar la eficacia de las consultas ms all de
los criterios simples.
Los caracteres comodn son smbolos y
caracteres que representan los datos que
busca. Por ejemplo, un carcter comodn de
almohadilla (#) representa cualquier carcter
numrico.
Cuando utilice caracteres comodn, puede
utilizar tambin el operador Como. Por
ejemplo, Como A* buscar todos los clientes
de la base de datos cuyo apellido comience
por "A".
Nota La sintaxis de los caracteres comodn
debe ser compatible con el motor de base de
datos que utilice. La sintaxis de la tabla de la
izquierda funciona con las bases de datos de
Access predeterminadas, que se basan en el
motor de base de datos Microsoft Jet y
utilizan caracteres comodn ANSI-89.
Pgina 22
ACCESS
Cmo utilizar caracteres comodn en las consultas

Hay varias situaciones en las que puede resultar til usar caracteres comodn en las consultas.
Los caracteres comodn pueden ayudarnos cuando los criterios coincidan con parte de los datos, pero no con
todos ellos.
Consideremos aquellas situaciones en las que los datos no se escriben exactamente del mismo modo. Cada
registro puede tener algunas palabras, letras o nmeros en comn, pero los registros no son exactamente
iguales.
Por ejemplo, si se desea buscar los ingenieros de una empresa, pero no todos ellos se llaman simplemente
"ingeniero". Los cargos pueden ser Ingeniero II, Ingeniero de calidad, Ingeniero jefe e Ingeniero de fabricacin.
Situacin
Ejemplo
Algunas personas se llaman Como "propietario*" o

"propietarios" y otras
Como "*propietario*"
"propietarios/empresarios".
Algunas personas escriben
incorrectamente los
nombres cuando
especifican datos, como
"Adrien" en lugar de
"Adrin".
Como "Adri?n"
Desea buscar los clientes

Como "[a-h]*"
cuyo apellido comienza con
una letra comprendida
entre la A y la H para, por
ejemplo, un envo de correo
masivo.
Desea encontrar nmeros
de pieza que tengan los
mismos dgitos salvo el
segundo y el tercer dgito.
Como "R??083930"
Desea enviar invitaciones

para una fiesta del
vecindario en el bloque
1000 de la calle Crcega.
Como "1* Crcega"
Ejemplos de situaciones en las que pueden ser

tiles los caracteres comodn. Los ejemplos se
basan en el motor de base de datos Jet
predeterminado.
Jos Bascn Camacho
Si se utilizara simplemente "ingeniero" como

criterio, no se recuperaran los dems
resultados. Sin embargo, los caracteres comodn
pueden ampliar esta bsqueda y encontrar
todos los cargos que contienen la palabra
"ingeniero", aunque contengan ms palabras.
Los caracteres comodn pueden ayudarnos
tambin a encontrar coincidencias a partir de
un modelo. Supongamos que deseamos
organizar una fiesta para el vecindario e invitar
a todos los que viven en el bloque 1000 de la
calle Crcega. Podramos utilizar caracteres
comodn para recuperar todas las direcciones,
en lugar de tener que buscar cada uno de los
domicilios y escribirlos exactamente como un
valor del criterio.
En la tabla de la izquierda se muestran ms
ejemplos en los que pueden ser tiles los
caracteres comodn.
A veces puede ser difcil averiguar cul es el
carcter comodn correcto que debe utilizarse
en una situacin especfica, y los caracteres
comodn no sirven para todas las situaciones.
Por ejemplo, si alguien abrevia el cargo
"ingeniero" como "Ing." en lugar de escribirlo
con todas las letras, y busca *ingeniero*, no
obtendremos ese resultado.
Puede resultar muy til tener una idea bsica de
lo que contienen los datos. Si los datos son
demasiado extensos para conocerlos en detalle,
se debera probar con varias combinaciones de
caracteres comodn diferentes para asegurarse
de que se obtienen los resultados correctos.
Pgina 23
ACCESS
Buscar un carcter coincidente en cualquier lugar de los datos

El carcter comodn de asterisco es el ms
general de los caracteres comodn. Es til
cuando se conoce un carcter o nmero
especfico, o un grupo de caracteres o
nmeros, y el resto del campo (como su
longitud o modelo) no es importante.
Supongamos que deseamos recuperar una
lista de todos los clientes que poseen su
propio negocio, pero algunos de ellos figuran
como "propietario/empresario".
Si buscsemos slo "propietario" en el campo
CargoContacto, recuperara solamente los
registros que coinciden exactamente con el
valor del criterio.
Si escribisemos Como "propietario*" en la
celda Criterios, la lista resultante incluira
tambin los propietarios/empresarios.
Esta consulta utiliza la expresin Como

propietario*...
El carcter comodn de asterisco puede

representar cualquier nmero de caracteres,
tanto alfabticos como numricos. Sin
embargo, el lugar donde se coloca el asterisco
es importante. La tabla siguiente muestra
cmo obtener instrucciones sobre dnde
colocar el asterisco en funcin de si los datos
pueden contener caracteres desconocidos
antes o despus del valor del criterio
conocido, o en ambas posiciones.
Expresin
para buscar los clientes que figuran

como Propietario/Empresario.
Resultado
Como
"*propietario"
Recupera tienda,
propietario, pero no
propietario/empresario
Como
"propietario*"
Recupera
propietario/empresario,
pero no tienda,
propietario
Como
Recupera tienda,
"*propietario*" propietario y
propietario/empresario
Jos Bascn Camacho
Pgina 24
ACCESS
Buscar un carcter coincidente en un lugar especfico de los datos

Tal vez deseemos buscar datos en los
que una letra o nmero aparezca en
una posicin especfica de los datos.
Quizs tengamos nmeros de
productos, nmeros de identificacin
de tienda, cdigos de identificacin
de seguimiento o nmeros de pieza
en los que determinados dgitos son
significativos.
Supongamos que deseamos
recuperar todos los nmeros de
pieza de los remaches. Sabemos que
la base de datos de piezas contiene
algunos remaches, pero sus nombres
fueron especificados por personas
diferentes y algunos de ellos estn
abreviados, por lo que no se puede
hacer una consulta con el trmino
"remache" como carcter comodn.
Esta consulta recupera nmeros de pieza que

coinciden con todos los caracteres salvo con el
segundo.
Jos Bascn Camacho
Lo que s sabemos es que los

nmeros de pieza son similares,
salvo por el segundo carcter. Por
ejemplo, algunos nmeros son
RC083930, RF083930, etc.
Podemos utilizar un signo de
interrogacin como carcter
comodn en la segunda posicin para
indicar que el carcter variable slo
puede aparecer en la segunda
posicin y que el resto del nmero
debe coincidir exactamente.
Pgina 25
ACCESS
Buscar un intervalo de caracteres coincidentes, como A-H

Supongamos que estamos preparando un
envo de correo masivo. Nuestra base de
datos es grande, por lo que no deseamos
crear las etiquetas para todos los clientes el
mismo da.
Podramos dividir la correspondencia
alfabticamente y procesar un da el correo
de los clientes cuyo apellido comienza por
una letra comprendida entre la A y la H, y otro
da el de los clientes cuyo apellido empieza
por una letra comprendida entre la I y la Z.
El carcter comodn de guin (-) permite
escribir un intervalo de valores, como Como
A[1-3] para buscar A1, A2 y A3, o Como B[ao]la para buscar las palabras bala y bola.
Cuando utilice el carcter comodn de guin,
debe incluir el intervalo de letras o nmeros
entre corchetes.
Para recuperar todas las empresas cuyo
nombre empieza por una letra comprendida
entre la "A" y la "H", escribira esta expresin
en la celda Criterios:
Como "[a-h]*".
Esta consulta recupera todos los clientes cuyas

empresas empiezan por una letra comprendida
entre la A y la H.
Observe que en esta expresin se utiliza

tambin el asterisco como carcter comodn
para el resto del campo, ya que desea buscar
todos los registros coincidentes cuyo nombre
de empresa comience por una letra
comprendida entre la "A" y la "H".
Nota El intervalo debe especificarse en orden
ascendente; por ejemplo, a-z o 1-20 en lugar
de z-a o 20-1.
Jos Bascn Camacho
Pgina 26
ACCESS
Cuando los caracteres son caracteres comodn

Carcter
Sintaxis necesaria
asterisco *
[*]
signo de
interrogacin ?
[?]
Y si, por ejemplo, el nombre de una

empresa contiene un signo de
interrogacin o corchetes? Una
empresa podra aparecer, por ejemplo
como Fabrikam Inc. [GmbH].
Signo de almohadilla [#]

#
Guin -
[-]
Conjunto de
corchetes de
apertura y cierre []
[[]]
Corchete de
apertura [
[[]
Corchete de cierre ]
No requiere un
tratamiento especial
Signo de
exclamacin !
De forma predeterminada, Access trata

el signo de interrogacin, los corchetes
o cualquier carcter comodn como un
carcter comodn real y no como el
carcter que desea buscar. Pero no se
preocupe: existe una solucin.
No requiere un
tratamiento especial
Sintaxis para recuperar caracteres que se

utilizan como caracteres comodn.
Jos Bascn Camacho
Y si se desea buscar un carcter que se

utiliza como carcter comodn, como *
o ?, como parte de un valor o solo?
La mayora de los caracteres que se

utilizan como caracteres comodn
deben incluirse entre corchetes si desea
que Access los trate como datos reales
en las bsquedas. Para saber cmo
debe tratar cada carcter comodn (para
la sintaxis ANSI-89), consulte la tabla de
la izquierda.
Pgina 27
ACCESS
Jos Bascn Camacho
Pgina 28

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CONSULTAS: Tipos de Consultas

Recupera los datos de una o ms tablas y

Muestra un cuadro de dilogo cuando se

Consulta de tabla de Referencias

Organiza un conjunto de registros para que su

Crea una nueva tabla o modifica una existente

Se crea utilizando una instruccin SQL (Lenguaje

Jos Bascn Camacho

jueves, 30 de septiembre de 2010

CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Mostrar slo los valores inferiores y superiores

Es posible recuperar algunos de los valores

Se puede seleccionar el nmero o

Jos Bascn Camacho

En la vista Diseo, haremos clic en la

jueves, 30 de septiembre de 2010

CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Limitar los resultados mediante criterios

Los criterios ayudan a limitar los resultados

Jos Bascn Camacho

Por ejemplo, se pueden recuperar los

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CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Jos Bascn Camacho

Texto: incluiremos las palabras o frases

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CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Utilizar expresiones con criterios

Ejemplo de una expresin utilizada como

Podremos crear nuestras propias

Jos Bascn Camacho

jueves, 30 de septiembre de 2010

CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

En la seccin superior del Generador

Jos Bascn Camacho

Si conocemos la sintaxis de la expresin,

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CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Los operadores pueden comparar,

Aritmticos: estos operadores realizan

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CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Comparar valores: mayor que, menor que

Por ejemplo, para buscar todos los

recupera los productos con precios

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CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Atrapado entre dos valores

Se recuperan los productos que cuestan

Adems de buscar valores comprendidos

Jos Bascn Camacho

jueves, 30 de septiembre de 2010

CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Utilizar expresiones con clculos

Se calculan los totales de una serie de

Jos Bascn Camacho

Asimismo, se pueden crear campos

jueves, 30 de septiembre de 2010

CONSULTAS: Limitar los datos y calcular valores.

Clculos mediante Consultas de Totales