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Unidad de Orientacin Legal y Derechos del Contribuyente
Departamento de Consultas
Intendencia de Asuntos Jurdicos
PROCESO PARA AUTORIZACIN,

USO Y EMISIN DE FACTURAS
A TRAVS DE MQUINAS O CAJAS REGISTRADORAS
Y MEDIOS COMPUTARIZADOS
Con el afn de incentivar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, la
Superintendencia de Administracin Tributaria considera importante proporcionar
orientacin legal, tributaria y procedimental, a efecto que la gestin fiscal est regida y
ejecutada con base a los principios de eficiencia, transparencia, responsabilidad y
equilibrio, razn por la cual pone a disposicin de los interesados el proceso
mencionado.
1
Este material solo puede ser utilizado con fines ilustrativos y no sustituye la consulta de leyes
y reglamentos correspondientes.
GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUTORIZACIN Y

EMISIN DE FACTURAS POR MEDIO
DE MQUINAS REGISTRADORAS O
SISTEMAS COMPUTARIZADOS
1. Se entender por mquina registradora (mecnica o computarizada) a todo aquel equipo que
emita facturas y que registre las transacciones de las ventas en un almacenamiento temporal por
medio de un chip de memoria y cuyo mecanismo no maneja ningn tipo de base de datos.
2. Para autorizar el uso de mquinas registradoras mecnicas o computarizadas no es necesario
realizar una revisin tcnica por parte de la SAT, slo se solicitar la certificacin de seguridad del
funcionamiento interno emitida por el proveedor de la mquina.
3. La SAT autorizar mquinas registradoras que cuenten con los dispositivos internos de seguridad
que garanticen que no pueda producirse la eliminacin o alteracin parcial o total de las
operaciones realizadas.
4. Cuando un contribuyente solicite la autorizacin para el uso de una mquina registradora mvil,
debe consignarla a un establecimiento comercial.
5. La Administracin Tributaria consultar por cualquier medio que considere oportuno, sobre la
validez o autenticidad de la certificacin de seguridad del proveedor de la mquina registradora.
2
REQUISITOS PARA LA AUTORIZACIN DE LA MQUINA

REGISTRADORA O SISTEMA COMPUTARIZADO A SER
UTILIZADO PARA LA IMPRESIN DE LOS DOCUMENTOS
El artculo 31 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, establece que la Administracin
Tributaria podr autorizar el uso de mquinas y cajas registradoras para la emisin de
facturas en forma mecanizada o computarizada, conforme lo regula el Reglamento de dicha
Ley.1
Para solicitar la autorizacin del uso de mquinas o cajas registradoras (mecnicas o
computarizadas), deber cumplir con los siguientes requisitos:
1. Llenar el Formulario SAT No. 0062 Solicitud de autorizacin de mquinas registradoras y
actualizacin de terminales para sistemas computarizado, versin vigente, el cual como
mnimo deber informar:
a.
b.
c.
d.
1
Fecha.
Si es autorizacin o actualizacin.
Nmero de Identificacin Tributaria del contribuyente.
Apellidos, nombres o razn social.
Artculo 36 del Acuerdo Gubernativo 5-2013, Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado
3
e. Domicilio Fiscal
f. Nombre del establecimiento y domicilio donde se encuentra la mquina a autorizar.
g. Descripcin de la o las mquinas registradoras a autorizar
1. Tipo de Mquina:
i. Mecnica
ii. Computarizada
iii. Sistema Computarizado
2. Marca o empresa proveedora si fuera sistema computarizado.
3. Modelo o nombre del programa y versin si fuera sistema computarizado.
4. Nmero de fbrica, serie o tamao en bytes si fuera sistema computarizado.
5. Si la solicitud es para autorizar sistema computarizado como mquina
registradora, deber indicar nmero de terminales.
h. Firma del propietario o representante legal.
2.
Presentar original (en buen estado) o fotocopia legalizada y fotocopia simple (legible y
completa) del documento personal de identificacin del propietario o representante legal, el
original se confrontar con la fotocopia.
3. Certificacin de seguridad emitida en hoja membretada por la empresa proveedora de la

mquina registradora, en la que constan los dispositivos internos, funciones y la grabacin de
datos, para efectos fiscales, as como el nmero de identificacin tributaria del proveedor, el
nmero de la factura con la que fue vendida la mquina y la fecha de la transaccin.
IMPORTANTE:
Toda mquina o caja registradora cuya utilizacin sea autorizada por la Administracin Tributaria,
debe tener adherido o grabado, en una parte visible, un distintivo emitido por la Administracin
Tributaria en el que se indique que la misma est autorizada para emitir facturas u otros documentos,
el nombre del contribuyente emisor, nmero de identificacin tributaria, domicilio fiscal, el nmero de
resolucin por medio de la cual se autoriza su uso, la direccin comercial en la cual se utilizar la
mquina o caja registradora o la indicacin que su ubicacin podr ser mvil, la marca, modelo y
nmero de fbrica y otros datos que individualicen e identifiquen la mquina o caja registradora. Si
por cualquier causa se desprende o deteriora el distintivo referido, el contribuyente emisor,
debe solicitar la reposicin gratuita del mismo.2
Artculo85 numeral 3 del Cdigo Tributario, Decreto 6-91 del Congreso de la Repblica de Guatemala
4
Para realizar este trmite, el interesado deber acudir a la agencia u oficina tributaria que le
quede ms cercana, para lo cual se proporciona el siguiente link, en donde encontrar la lista
de todas las agencias tributarias con su respectiva direccin.
http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/contactenos/oficinas-tributarias.html
Al ingresar al vnculo anterior, le aparecer la siguiente imagen en donde deber elegir cualquiera de
los vnculos que aparecen en color azul, dependiendo de su ubicacin.
5
El formulario en papel a utilizar para solicitar ante la Administracin Tributaria la autorizacin de

mquinas registradoras o actualizacin de terminales para sistema computarizado como mquina
registradora, es el que a continuacin se presenta:
6
REQUISITOS PARA SOLICITAR LA AUTORIZACIN

DE IMPRESIN Y USO DE DOCUMENTOS Y FORMULARIOS
Los requisitos descritos aplican tanto para las personas individuales o jurdicas que necesiten la
impresin de facturas, sin importar la forma en que las mismas sern emitidas, es decir manual o a
travs de mquinas registradoras o medios computarizados.
Los requisitos que se debern cumplir para realizar la solicitud en cualquier agencia u oficina
tributaria, son los siguientes:
1. Presentar debidamente lleno el Formulario SAT-0045 o versin vigente.
2. Presentar original (en buen estado) y fotocopia simple (legible y completa) del documento
personal de identificacin del propietario o representante legal, el original se confrontar con la
fotocopia.
3. Presentar original (en buen estado) y fotocopia simple (legible y completa) del pasaporte del
propietario o representante legal, en caso de ser extranjero, el original se confrontar con la
fotocopia.
Si la autorizacin que se realiza es para mquina registradora, debe autorizar previamente el uso de
la mquina registradora efectuando el proceso anteriormente descrito y consignar el nmero de
resolucin en el formulario SAT-0045.
En el presente caso, no es necesario acreditar imprenta ya que al presentar el formulario aludido con
anterioridad y ser autorizada por la Administracin Tributaria la impresin de documentos por medio
de caja registradora o computarizado, se asignan los nmeros correlativos que sern utilizados en la
emisin de cada factura, ya que al valerse de este procedimiento se define a quien lo usa como
AUTOIMPRESOR.
7
Se presenta a continuacin imagen del formulario SAT-0045 referido con anterioridad dentro de los
requisitos a cumplir para la solicitud de autorizacin de facturas.
8
9
GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUTORIZACIN Y USO DE

SOFTWARE PARA LA EMISIN DE FACTURAS
POR MEDIO DE SISTEMA COMPUTARIZADO
1. La Administracin Tributaria tiene la facultad de autorizar el uso de programas (software) que
controlen el funcionamiento de los sistemas computarizados como mquinas registradoras y
sistemas computarizados integrados de contabilidad, utilizados principalmente para la emisin de
facturas, notas de dbito y notas de crdito, entre otras funciones ms.
2. Adems de lo anterior, la Administracin Tributaria mantendr control sobre el uso de programas
computacionales que sirven para operar la facturacin en negocios que funcionan en el pas y que
utilizan sistemas computarizados.
3. Para el efecto, la SAT generar al contribuyente proveedor de sistemas computarizados, una
certificacin que garantice que el programa cumple con todos requisitos de seguridad que impidan
que se realicen anomalas en su operatoria y que le brinden al contribuyente usuario de estos
sistemas en su negocio, la seguridad que no se est infringiendo ninguna norma legal al adquirir
dicho sistema.
10
FUNCIONAMIENTO Y PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN DE

SOFTWARE DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS
PARA LA EMISIN DE FACTURAS
1.
Cuando se solicite autorizacin para sistemas computarizados y stos utilicen software preautorizado por la SAT, se obviar la revisin tcnica y en su lugar se solicitar al contribuyente
que presente la certificacin de pre-autorizacin del software emitida al proveedor.
2.
La SAT pre-autorizar los programas (software) que utilicen los sistemas computarizados tanto
como mquina registradora o los integrados de contabilidad, siempre que stos cumplan con los
requisitos de seguridad exigidos por la SAT.
3.
La pre-autorizacin del software a proveedores de sistemas computarizados ser llevada a cabo

por personal tcnico especializado de la SAT, el cual emitir un dictamen con el que avalar el
uso de dicho sistema.
4.
Cuando un contribuyente adquiera un software pre-autorizado, deber solicitar al proveedor,

copia de la certificacin de pre-autorizacin as como del dictamen que le emiti la SAT.
5.
El proveedor de sistemas pre-autorizados deber dar aviso a la SAT cada vez que venda un
sistema, por medio de un aviso que presentar en la Unidad de Recepcin de Documentos.
11
6.
El proveedor de sistemas pre-autorizados deber dar aviso a la SAT cada vez que realice
cambios a un sistema que afecte su estructura interna o el desarrollo de sus operaciones, por
medio de este aviso el contribuyente tambin solicitar que se le revise nuevamente el sistema
para confirmar la certificacin de seguridad emitida.
7.
El aviso que el proveedor de sistemas debe realizar cuando se hagan cambios en los mismos, se
presentar en la Unidad de Recepcin de Documentos de una Oficina o Agencia Tributaria e
implicar que se debe realizar nuevamente el procedimiento de Revisin Tcnica Formal por
parte del personal tcnico encargado de la SAT, para confirmar tanto que se mantienen las
medidas de seguridad como la certificacin de pre-autorizacin.
8.
Cuando se realice el procedimiento por actualizacin de sistemas pre-autorizados, el colaborador

encargado de la Revisin Tcnica Formal deber emitir nuevamente un dictamen en el que
confirme o desapruebe el sistema como pre-autorizado.
9.
La notificacin al contribuyente sobre el dictamen que emita como resultado de la revisin tcnica
del sistema se realizar por medio de una providencia si el dictamen es favorable y a travs de
una resolucin si ste es desfavorable.
10. Cuando se encuentren indicios que un sistema pre-autorizado ha sido alterado en la

informacin de las ventas realizadas u otros aspectos importantes de su operatoria sin
haber dado el aviso correspondiente a la SAT, se proceder a cancelar la autorizacin del
sistema y a presentar la denuncia penal correspondiente, conforme lo establecido en los
artculos 70 y 90 del Cdigo Tributario.
REQUISITOS PARA LA REVISIN DE ACTUALIZACIN DE PRE-AUTORIZACIN DE
SISTEMAS COMPUTARIZADOS:
1. Presentar un escrito solicitando a la SAT revisin del sistema e ingresarlo en la Unidad de
Recepcin de Documentos de las Oficinas y Agencias Tributarias del pas, indicando el nmero
de telfono, nombre y/o e-mail para programar revisin.
2. El sistema debe cumplir con las normas establecidas en el artculo 36 del Reglamento de la
Ley del Impuesto al Valor Agregado.
3. Fotocopia del documento personal de identificacin del Propietario o Representante Legal.
4. Fotocopia de nombramiento del Representante Legal en el caso de ser persona jurdica.
5. Certificacin en papel membretado de la empresa proveedora del software, indicando como
mnimo la informacin siguiente:
a.- Nombre completo Razn Social y NIT del adquirente.
12
b.- Fecha de la transaccin y nmero de factura con la que fue adquirido el programa.
c.- Nombre de los sistemas operativos en los que se puede ejecutar la aplicacin.
d.- Indicar los mecanismos de seguridad con los que cuenta el sistema y que haga constar que
cumple con los siguiente:
No debe permitir la eliminacin o alteracin parcial o total de las operaciones registradas.
No debe permitir la duplicidad en la numeracin de facturas utilizadas.
No debe permitir modificaciones despus de haber hecho cualquier registro.
No debe permitir la emisin de documentos no autorizados.
e.- Nombre del manejador de base de datos.
f.- Nombre del software de desarrollo.
g.- Nombre del programa y versin.
h.- Fecha, hora y tamao en bytes del programa o mdulo de facturacin.
i.- Indicar si opera inventario.
j.- Aval con el nombre, firma y sello del Propietario o Representante Legal.
6. El programa debe mostrar un historial de las transacciones realizadas indicando el nombre del
documento, correlativo, serie, monto de la transaccin, fecha de transaccin, estado del
documento (emitido, anulado, devolucin), en el caso de estar anulada no debe perder el valor
de la transaccin.
7. El programa debe contener un mantenimiento de resoluciones y poder mostrar un historial de las
resoluciones utilizadas de los documentos que maneje, debiendo dejar grabado adems de los
datos que se ingresan correspondientes a la resolucin, la fecha en que se ingresa al sistema.
8. Si el sistema es adquirido de un proveedor ubicado fuera del pas, debe adjuntar la pliza de
importacin.
9. Los medios de impresin pueden ser:
a.- De impacto.
b.- Lser.
13
En caso de ser trmico debe garantizar la visibilidad por 5 aos.

10. El sistema debe tener la capacidad de emitir Reporte/Bitcora de resoluciones y transacciones.
11. El sistema debe contener un proceso en donde se ingresen los datos relacionados a la resolucin
de facturas que van a ser emitidas por el sistema (Resolucin, fecha de autorizacin, serie,
nmero inicial, nmero final y tipo de documento), al momento de facturar, en proceso automtico
deben ser llamados los datos relacionados a la resolucin para que sean impresos en las
facturas, automticamente debe empezar a facturar desde el nmero inicial que se ingresa DEL
y terminar en el nmero final AL (al momento de utilizar serie se debe hacer la validacin
cruzando serie con rangos para cada tipo de documento en el caso utilizar notas de crdito y
notas de dbito).
14
MODELO DE CERTIFICADO DE PRE-AUTORIZACIN DE SOFTWARE

C E R T IF IC A D O D E P R E A U T O R IZ A C I N D E S O F T W A R E A P R O V E E D O R E S D E S IS T E M A S C O M P U T A R IZ A D O S IN T E G R A D O S
D E C O N T A B IL ID A D Y S IS T E M A S C O M P U T A R IZ A D O S C O M O M A Q U IN A R E G IS T R A D O R A P A R A E M IS I N D E F A C T U R A S ,
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C O N L O S A S P E C T O S L E G A L E S Y T C N IC O S D E U N S IS T E M A C O M P U T A R IZ A D O C O M O M A Q U IN A R E G IS T R A D O R A .
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TELEFONO :
FAX
23845888
E -M A IL
23323880
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D E S C R IP C I N D E L S O F T W A R E P R E A U T O R I Z A D O
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P O L T IC A S E S T A B L E C ID A S P O R L A
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C O N T R O L D E C A M B IO S A L S IS T E M A
P R E A U T O R IZ A D O , A S I C O M O L A V E N T A D E
L IC E N C IA S D E S O F T W A R E
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S A T -IR G -C R C -O T G -U R y A -D S P A -4 -2 0 0 5
F IR M A Y S E L L O
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JE F E D E L D E P A R T A M E N T O D E G E S T IO N
15
A continuacin se presenta un modelo de Informe de Revisin Tcnica Fiscal, sobre el estudio que la
Administracin Tributaria efecta de la operacin y funcionamiento del software y sistema que se
desea comercializar para ser usado por los contribuyentes que emitirn sus facturas a travs de
medios computarizados.
16
As mismo se presenta un modelo de Dictamen de Pre-Autorizacin de Sistema Computarizado, el

cual previa autorizacin de la Administracin Tributaria, podr ser utilizado por quienes se muestren
interesados en utilizar el procedimiento de emisin de facturas por este medio.
17
REQUISITOS QUE DEBERN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS IMPRESOS

POR MQUINAS REGISTRADORAS O SISTEMAS COMPUTARIZADOS
Conforme lo establece el artculo 29 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, las facturas emitidas
por mquinas o cajas registradoras autorizadas de forma mecnica o computarizada, debern utilizar
papel, tintas y sistemas que garanticen que sus caracteres sean claramente legibles y permanentes.3
La informacin mnima que deber contener es la siguiente:
1. La denominacin Factura o Factura de Pequeo Contribuyente. En el caso de facturas
de pequeo contribuyente, deber contener la frase "No genera derecho a crdito
fiscal".
2. Nombres y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si lo
tuviere, es persona individual; razn o denominacin social y nombre comercial, si es
persona jurdica.
3. Direccin del establecimiento u oficina donde se emita el documento.
4. Nmero de Identificacin Tributaria del contribuyente emisor.
5. Nmero de resolucin por la que la Administracin Tributaria autoriz la emisin de las
facturas y rango autorizado.
3
Artculo 33 del Acuerdo Gubernativo 5-2013, Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
18
6. Nmero de la factura, cuya secuencia consecutiva no debe interrumpirse por ningn

motivo, salvo cuando la caja o mquina registradora llegue a su mxima capacidad
numrica, desde cuyo punto debe solicitar nueva autorizacin para emisin de
facturas.
7. Serie del documento, la cual no puede repetirse en ninguno de los establecimientos
comerciales o similares de un mismo contribuyente.
8. Nombre y apellido del adquirente, si es persona individual; denominacin o razn
social, si es; persona jurdica, o en su defecto la indicacin siguiente: Nombre; un
espacio en blanco para que se consigne el nombre, razn o denominacin social,
segn sea el caso, del adquirente.
9. Nmero de Identificacin Tributaria del adquirente. Si este no lo tiene o no lo informa al
emisor, se consignar las palabras consumidor final o las iniciales C.F. En estos casos,
el NIT, deber ser escrito manualmente en el documento original, bajo la
responsabilidad del emisor.
10. Detalle de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores.
11. El precio total de la operacin, as como la indicacin de descuentos aplicados.
12. Fecha de emisin.
En cintas internas de auditora de la mquina o caja registradora autorizada quedar impresa cada
operacin, incluyendo propinas o gratificaciones, constituyndose en el duplicado del documento
emitido.
Dichas cintas deben ser conservadas por el contribuyente emisor por el plazo de prescripcin
que establece el Cdigo Tributario, que conforme a lo establecido en el artculo 47, es de
cuatro aos.
En el caso de personas individuales o jurdicas que realicen cobros por cuenta ajena, perciban
aportes o donaciones en beneficio de entidades no lucrativas debidamente registradas como tales
ante la SAT, y que tengan autorizacin de la SAT para el uso de mquinas registradoras
computarizadas o sistemas computarizados integrados de contabilidad para emitir facturas, deben
incluir estos montos inmediatamente despus de consignar en la factura la frase "FIN DE LA
FACTURA". Los montos recibidos por los conceptos indicados, debern registrarse en la contabilidad
en una cuenta especfica que permita su comprobacin.
A continuacin se incluyen modelos de facturas, en los cuales se pueden visualizar los requisitos
establecidos ya mencionados.
19
MODELO DE FACTURA
EMITIDA POR MEDIO COMPUTARIZADO
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