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Contenido
Presentacin.
Objetivos del curso.
Captulos
1.
2.
3.
4.
Conclusiones.
Presentacin.
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de Archivos fue realizada
Produccin e integracin de la
informacin archivstica.
Para quin?
Objetivos
Qu son?
Para qu?
cin.
Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descrip
En el presente curso se aborda un tema central en la organizacin y gestin
de documentos: la descripcin archivstica. Consideraremos sus aspectos
metodolgicos medulares, con base en los cuales es posible determinar los
criterios e instrumentos bsicos resultantes de la descripcin.
Los procesos e instrumentos de descripcin documental constituyen una de las
piedras angulares de la actividad que nos atae, pues determinan la organizacin
de los archivos, sobre todo en la vinculacin de estos con sus usuarios tanto
institucionales como sociales.
CAPTULO 1
CAPTULO 2
CAPTULO 3
CAPTULO 4
CONCLUSIONES
El contenido que analizar a continuacin, se sustenta en la administracin de
documentos como marco terico y metodolgico para la operacin de los archivos,
por lo que sirve como gua tcnica para integrar las acciones de planeacin,
capacitacin y formulacin de los sistemas, mtodos e instrumentos descritos.
No constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema de estudio, ni
pretende abarcar todas las situaciones y contingencias que se presentan en las
instituciones gubernamentales, dadas las diferencias jurdico-administrativas
existentes entre las instituciones pblicas.
Reconocer
La importancia de la descripcin archivstica como funcin esencial
para la organizacin de archivos.
Describir
La estrecha relacin que hay entre la descripcin archivstica y otros
procesos de organizacin y la gestin documental.
Destacar
La funcin de la descripcin como facilitadora del manejo de la
informacin archivstica y del mejoramiento de los servicios de
referencia y consulta de archivos.
Los aspectos bsicos para la formulacin de un plan de descripcin
archivstica documental en las organizaciones gubernamentales.
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Referir
Las principales tendencias de la descripcin en el mbito internacional
de cara a la normalizacin de sus procesos e instrumentos.
Conocer
Los principales instrumentos de descripcin archivstica, de conformidad
con el ciclo vital de los documentos.
1
Descripcin
archivstica:
10
Clasificar
Ordenar
Describir
11
Administracin de documentos
Procesos archivsticos
Produccin e
integracin de
documentos
Clasificacin
y ordenacin
Descripcin
Valoracin
Conservacin
12
Difusin
13
14
15
16
17
18
19
20
La descripcin es:
21
22
23
La incorporacin de tecnologa.
24
2
Normalizacin
de la descripcin archivstica.
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26
27
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28
En sntesis:
29
30
a)
Garantizar la elaboracin
pertinentes y fiables.
b)
c)
d)
de
descripciones
coherentes
31
Identificacin
Identifica la Unidad de
Descripcin (UD)
Contexto
Contenido y
estructura
Acceso y
utilizacin
Identifica accesibilidad de la
UD
Documentacin
asociada
Identifica relaciones
significativas con la UD
Notas
Informacin que no se ha
podido incluir en otras reas
Control de
descripcin
32
33
a) Fondo
b) Subfondo
a)
b)
c)
c) Serie
d) Subserie
d)
e)
34
f)
Constituye un instrumento de
descripcin simple de las series,
basado en la ISAD(G), con algunas
adecuaciones.
35
36
2.2.2. isaar(cpf).
La Norma isaar(cpf) se estableci
fundamentalmente para elaborar registros
de autoridad de archivos que proporcionen
descripciones de entidades (instituciones,
personas y familias) asociadas a la produccin
y gestin de archivos.
Identificacin
Descripcin
Relaciones
Control
2.2.3. La isdf.
Es la base para la
clasificacin, descripcin
y valoracin documental,
en la medida en que el
anlisis y descripcin de las
funciones de las entidades
permita identificarlas
y contextualizarlas en
su relacin directa con
la produccin de los
documentos.
La Norma Internacional
para la Descripcin de
Funciones (isdf)
Contribuye a identificar y
contextualizar las razones de
las que se deriva la creacin
de fondos, series, expedientes
y documentos, como
resultado directo del ejercicio
de las instituciones en cuanto
entidades productoras y
usuarias de informacin
archivstica.
39
Funciones
realizan
Instituciones
se documentan en
producen y gestionan
40
Documentos de archivo
41
reas de informacin
de la ISDF
rea de Identificacin
En la que se incluye la informacin que
identifica unvocamente la funcin y que
define un punto de acceso normalizado
rea de Relaciones
En la que se consignan y describen las
relaciones con otras funciones
42
rea de Contexto
En la que se recoge informacin sobre la
naturaleza y contexto de la funcin
rea de Control
En la que se identifica de forma unvoca
la descripcin de una funcin y se incluye
informacin sobre cmo, cundo y por
cul institucin fue creada y actualizada la
descripcin
43
44
45
3
Los instrumentos
de descripcin
archivstica:
consideraciones
metodolgicas.
46
47
Archivos
Instrumentos descriptivos:
guas, inventarios,
catlogos
Usuarios: institucionales o
sociales de los archivos
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Guas
Inventarios
Catlogos
49
50
51
1
2
52
a
b
c
d
53
54
de trmite.
nugatorio, ria.
(Dellat.nugatorus).
1.adj.p. us.Que burla la
esperanza que se haba concebido
o el juicio que se tena hecho.
55
56
Los archivos de
concentracin constituyen
las reas encargadas de
la administracin de los
documentos en la fase
semiactiva del ciclo vital.
57
1)
2)
De transferencia secundaria
3)
De depuracin de archivos
58
59
60
La prctica descriptiva en
archivos histricos requiere:
61
62
4
Hacia un plan de
descripcin archivstica.
63
64
La formacin de un grupo ad
hoc para el diseo, desarrollo,
implantacin y actualizacin, de
los instrumentos de descripcin a
elaborar.
65
Actividades
bsicas:
66
Instrumentos de descripcin en
el uso de los archivos de trmite,
concentracin y, en su caso,
histricos.
67
68
69
70
Conclusiones.
71
Conclusiones.
La descripcin archivstica constituye uno de los principales
procesos para la gestin de documentos. Se liga sustancialmente
a la clasificacin y la ordenacin archivstica, en las que se apoya
y encuentra su condicin esencial para la ejecucin ordenada de
otros procesos archivsticos, como la valoracin y la difusin de la
informacin documental.
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Conclusiones.
Muestra de este desarrollo lo revelan los mltiples esfuerzos,
particularmente encabezados por el Consejo Internacional de
Archivos, para normalizar la funcin descriptiva. El resultado ha
sido la generacin de normas y metodologas como la isad(g), para
la descripcin de los documentos de archivo; la isaar(cpf), para la
descripcin de autoridades en cuanto entidades productoras; y la
isdf para la descripcin de funciones que dan lugar a la produccin
y uso de informacin documental.
74
Glosario y
bibliografa
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Glosario.
Archivos administrativos. Se apoyan en la previa existencia de cuadros de clasificacin formales
cuya elaboracin se lleva a cabo en sucesivos procesos de identificacin, jerarquizacin y
codificacin de la informacin documental.
Archivos de concentracin. Constituyen las reas encargadas de la administracin de los
documentos en la fase semiactiva del ciclo vital.
Archivos de gestin. Se conciben como un elemento fundamentalmente de identificacin y
localizacin de la informacin documental. sta no necesariamente explica a detalle el contexto
y contenido de los documentos.
Archivos histricos. Elementos que deben explicar y relacionar el origen estructural de la
documentacin, las funciones de las que se deriva su creacin y su contenido informativo; con
el propsito de hacerlos asequibles a usuarios de la informacin distintos de los institucionales.
Descripcin. Elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y de
las partes que la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de
la Informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivos, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El trmino sirve tambin para
describir los resultados de este proceso.
Descripcin multinivel. Procedimiento a travs del cual se relacionan las descripciones
archivsticas de lo general a lo particular, de los fondos a las partes que lo componen
(subfondos, secciones, series, expedientes, documentos). De esta manera establece sus
vinculaciones y jerarquas, as como informacin pertinente para cada nivel de descripcin, sin
repetir informacin.
Funcin. Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea, asignada a una
institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjuntos
de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.
Instrumentos de descripcin. Vinculan, en la prctica, a los archivos con sus usuarios y registran
la informacin resultante de los procesos descriptivos. Su elaboracin puede realizase en
diversos niveles, en concordancia con las caractersticas y relaciones jerrquicas de los fondos,
secciones, series, expedientes y unidades documentales simples y, en su caso, las categoras
intermedias que se determinen (subfondos, subsecciones y subseries). Tienen que reflejar el
contexto y contenido de los archivos, las vinculaciones y jerarquas de los documentos, las
entidades productoras y las funciones de las que se deriva su produccin.
Inventario de transferencia primaria. Es un instrumento de descripcin cuyo propsito es el
de facilitar el control de la transferencia de los documentos entre los archivos de trmite y el
archivo de concentracin.
Nivel de descripcin. Situacin de la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo.
Normalizacin. Es un esfuerzo que a partir de diseos conceptuales cabalmente integrados,
persigue el desarrollo de estndares y la homologacin de criterios metodolgicos generales
de orden internacional, sobre cuya base puedan construirse normas, polticas e instrumentos
descriptivos a nivel nacional en los diversos pases.
Nugatorio. Que burla la esperanza que se haba concebido o el juicio que se tena hecho.
Punto de acceso. Se entiende como nombre, trmino, palabra clave, frase o cdigo; que se
puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivsticas, y que incluye los
registros de autoridad.
Registro de autoridad. Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos
informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada (al productor) y que
puede tambin remitir a otros registros de autoridad relacionados.
Unidad de descripcin. Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma
fsica, que constituyen la base de una nica descripcin.
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Autores recomendados.
Heredia Herrera, Antonia.
Lpez Gmez, Pedro.
Lecturas recomendadas.
Gua simple de archivos. Formulada en el marco de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
y de los Lineamientos para la Organizacin y Conservacin de los Archivos
de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal emitida por el IFAI y el
Archivo General de la Nacin.
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