Universidad Tecnolgica de Tabasco

Angel Tadeo de los Santos Gomez

1 B
Ofimtica
Procesador de Texto

I.

Procesador de Texto

El procesador de texto es un tipo de aplicacin informtica para la creacin, edicin, modificacin y

procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y tamao de la tipografa, adicin
de grficos, etc.), a diferencia de los editores de texto, que manejan solo texto simple.
Los procesadores de textos son una clase de software con mltiples funcionalidades para la
redaccin, con diferentes tipografas, tamaos de letras o caracteres, colores, tipos de prrafos,
efectos artsticos y otras opciones.

Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipogrficas,
semnticas, organizativas o estticas; con algunas variantes segn el programa informtico de que se
disponga.
Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaos de letras o caracteres,
formato de prrafo y efectos artsticos; adems de brindar la posibilidad de insertar tablas, imgenes u
otros objetos grficos dentro del texto.
Como ocurre con la mayora de las herramientas informticas, los trabajos realizados en un
procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados documentos,
as como impresos a travs de diferentes medios.
Los procesadores de texto tambin incorporan correctores de ortografa y gramtica, as
como diccionarios multilinges y de sinnimos o tesauros, que facilitan en gran medida la labor de
redaccin.

I.1

Entorno de trabajo del procesador de texto

Es la parte central de la ventana de Word es el rea de Escritura, el papel

En el que se va a escribir sus documentos. En el rea de escritura siempre
Aparece una barra vertical parpadeante que recibe el nombre de cursor, ste
Nos indica en qu posicin del documento vamos a realizar determinada
Operacin.

BARRAS

Barra de formato
La barra de formato es de gran ayuda ya que en ella se encuentran todas las funciones que podemos
utilizar para realizar un buen escrito.

Barra estndar
En esta barra estndar podemos encontrar las funciones que nos facilitan la elaboracin de algn
texto, como son por ejemplo, corta, pegar, copiar, guardar, tablas.

Barra de estado
La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie
de informacin muy til: la pgina en la que est situado el cursor, la seccin y el nmero de pginas
del documento activo; la posicin del cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la
pgina, etc.

Barra de mens
Los comandos de la barra de mens se refieren a las funciones del procesador de textos.

Barra de herramientas imagen

Sirve para hacerle alguna modificacin a las imgenes

Barras de desplazamiento
A la derecha del rea de escritura se puede ver la barra de desplazamiento vertical. Esta barra le
permitir moverse de una forma rpida y cmoda por los documentos.

Mens
Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestin de archivos, as como las opciones
para preparar la pgina antes de imprimir y las opciones de impresin.
Edicin: contiene los comandos relativos a la edicin de texto como pueden ser aquellos que permiten
copiar o mover informacin, as como las de bsqueda y sustitucin de palabras.
Ver: contiene los comandos de visualizacin del documento, como son los modos de trabajo, las
barras de herramientas y los encabezados y pies de pgina.
Insertar: en este men estn los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un
documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.
Formato: con l se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentacin de la
informacin, como pueden ser los cambios de formato de carcter, prrafo, o la creacin de columnas
o estilos.
Herramientas: como su nombre indica, facilita el corrector ortogrfico y los sinnimos, as como los
comandos de combinar correspondencia para envos masivos de informacin.
Tabla: contiene todos los comandos para la creacin y manejo de tablas.
Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos
simultneamente.
? da acceso al men de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda
surgir.

AYUDA
El botn Ayuda: Es el icono que parece a la izquierda del botn Cerrar (en la esquina superior
derecha del cuadro de dilogo). Al hacer clic sobre l, el puntero cambia y muestra tambin un signo
de interrogacin. Si haces clic sobre cualquier parte del cuadro de dilogo que se desconozca, se
obtendr informacin sobre dicho elemento.

SELECCIONAR
Para seleccionar una palabra en el documento se utiliza el mouse y se selecciona con el botn
izquierdo y sin soltarlo se agarra toda la palabra o texto que se desee seleccionar, tambin se puede
seleccionar yendo a edicin-seleccionar todo.
ELIMINAR
Para eliminar una palabra o un texto se puede seleccionar y despus con el botn derecho del mouse
se selecciona eliminar. O Tambin se puede eliminar oprimiendo suprimir u oprimiendo la tecla que se
encuentra arriba del enter.

DESHACER Y REHACER
Cuando se hace algo por accidente podemos utilizar deshacer para recuperar lo que hayamos perdido
o podemos utilizar rehacer para regresar a donde estbamos antes.

COPIAR
Para copiar una palabra o un texto se puede seleccionar y despus con el botn derecho del mouse
se selecciona copiar. O bien, en la barra estndar se selecciona el icono de copiar.

PEGAR

Para pegar una palabra o un texto se puede seleccionar y despus con el botn derecho del mouse
se selecciona pegar., as mismo en la barra estndar se selecciona pegar.

CORTAR
Para cortar una palabra o un texto se puede seleccionar y despus con el botn derecho del mouse
se selecciona cortar, o en la barra estndar se selecciona el icono de pegar

BUSCAR Y REEMPLAZAR
Para seleccionar buscar o reemplazar se va a edicin/buscar o reemplazar o ctrl+B, y se abre un
recuadro como este, para buscar se pone la palabra que se desee buscar y se le seleccione en
buscar siguiente y la computadora te va marcando cada palabra. Para reemplazar se selecciona la
segunda pestaa en buscar se le pone la palabra que se desea quitar y abajo la palabra con la que se
quiere reemplazar y se le pone reemplazar o reemplazar todos.

MOSTRAR CARACTERES NO IMPRIMIBLES

Ir a archivo/vista preliminar, o de lo contrario dar clic en el icono

REVISIN ORTOGRFICA
Para realizar una revisin ortogrfica nos dirigimos a herramientas, ortografa y gramtica y a
parecer un recuadro como ste en donde automticamente revisar toda la ortografa y gramtica
del texto, de manera consecutiva. Otra forma es dando clic con el botn derecho del mouse sobre la
palabra subrayada, por consiguiente aparece un recuadro como el siguiente, en donde se puede
seleccionar la palabra deseada u omitir si es necesario.
FORMATO DE UN DUCUMENTO

CAMBIO DE TIPOGRAFA
Se da clic en formato, fuente y a parece un cuadro como este en donde se puede dar el formato que
se desee, tanto tipo de fuente como de tamao y forma. En su defecto se selecciona el texto que se
desee cambiar de tipografa y en la barra estndar a parece el siguiente recuadro en el cual se puede
realizar lo mismo

NUMERACIN Y VIETAS
Los siguientes iconos, localizados en la barra estndar, sirven para aplicar la numeracin o vietas

Pero si se desea dar formato a las mismas basta con ir a formato/numeracin y vietas y aparece un
recuadro como ste.

INTERLINEADO
Al igual que la numeracin y vietas, se da clic en el siguiente icono, de lo contrario se va a
formato/prrafo, y se selecciona el interlineado deseado en el siguiente recuadro

TABULACIONES
Ir a formato/tabulaciones, aqu se da formato a la tabulacin que queramos.

1.2Configuracin de pagina
II.
III.
IV.

CONFIGURAR PAGINA
El margen es la distancia desde el texto hasta el borde del papel. Word usa para el texto el
interior de los mrgenes.
Los encabezados, los pies de pgina y los nmeros de pgina se imprimen dentro de
la zona de los mrgenes.

Vea el grfico, todo lo que queda alrededor de las lneas de puntos , es la zona de mrgenes.

Y es el lugar donde se colocan los encabezados, pie de pgina y nmeros de pginas.

V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.

Podemos usar para configurar la pagina el Men:

- ARCHIVO
- CONFIGURAR PAGINA
All tenemos la primera solapa para los mrgenes:
- Ejercicios NRO. 8:
Cambiar los mrgenes de la pgina
Para cambiar los mrgenes superior o inferior de la pgina, seale un valor, avanzando o
descendiendo los valores que se encuentren predefinidos. Y para ello debe hacer clic
sobre la flecha que indica hacia arriba
XII.
Y la otra que indica hacia abajo (disminuye el valor del margen).
XIII. Ejercicios:
XIV. Hacer varios cambios, por ejemplo:
XV.
Configurar una pagina con los siguientes mrgenes:
XVI. SUPERIOR.
3 cm.
XVII. INFERIOR:
2 CM.
XVIII. IZQUIERDO:
3.50 CM.
XIX. DERECHO:
2.50 CM.
XX.
OBSERVE: La vista previa de la hoja a la derecha que va presentando los cambios.
XXI. Luego ir al botn ACEPTAR.
XXII. *******************
XXIII. TEMA: ENCABEZADOS EN TODAS LAS PAGINAS
XXIV. 1.
El encabezado es el texto que se ubica en la parte superior de las pginas del
documento, y el pie de pgina se ubica en la parte inferior de la misma. En este curso
veremos cmo aplicarlos.
XXV. - Ejercicios NRO. 9:
XXVI. 2.
Antes de comenzar, se recomienda pasar a la vista "Diseo de pgina". Para esto, ir
al men :
XXVII. VER
XXVIII. DISEO DE PAGINA
XXIX. Luego vuelva al Men: VER (Hacer un clic en l)
XXX. 3.
elija la opcin "Encabezado y pie de pgina".
XXXI.
Esta zona para el encabezado quedar resaltado por una lnea de puntos ...
XXXII. OBSERVE: que apareci una barra de herramientas especialmente diseada para
trabajar con encabezados y pies de pginas.
XXXIII. 4.
Presione el botn "Insertar Nro. De pagina". (es la primer herramienta despus de
la palabra Insertar autotexto) - Luego hacer clic en CERRAR
XXXIV.5.
De esta forma, puede insertar distintos tipos de datos en sus encabezados. Por
ejemplo, el nombre del autor, la fecha, la hora, la fecha de impresin, etc.

XXXV. 6.
Ahora veremos cmo cambiar a pie de pgina. Para esto, presione el tercer botn a
la derecha de la barra , el cartel amarillo que indica para que nos sirve la herramienta
dice: "Cambiar entre encabezado y pie". Hacer un clic sobre sta herramienta.
XXXVI.7.
El pie de pgina quedar resaltado por la lnea de puntos.
XXXVII. 8.
Escriba en esta zona, el texto o presione algn botn de la barra para ingresar un
dato. Por ejemplo, presione el botn "Insertar nmero de pgina".
XXXVIII. 9.
Luego CERRAR.
XXXIX.10. Para ver el resultado :
XL.
11. Debemos ir a la herramienta que est representada como una hoja en blanco y una
LUPA arriba de ella.
XLI. 12. Tambin podemos ir al Men:
XLII. ARCHIVO - VISTA PRELIMINAR...
XLIII. (es exactamente lo mismo) y veremos que ha insertado el nro. De pgina sobre EL
ENCABEZADO Y sobre el PIE DE PAGINA....
XLIV. OBSERVE: que esta zona de Encabezado y Pie de Pgina NO ES EDITABLE, vale decir
que cuando cerramos esta opcin de Encabeza y Pie de Pgina, y volvemos al texto
comn, ya no se puede escribir sobre dicha zona.
XLV. 13. Para recorrer esta vista Previa, podemos cambiar el porcentaje de visualizacin,
pulsando sobre el control donde debemos hacer un clic sobre la flecha que indica hacia
abajo, para ver ms porcentajes.... luego hacer un clic sobre otro porcentaje, por ejemplo:
75 % .
XLVI. 14. Recorrer la vista previa, luego CERRAR.
XLVII. Tema: ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINAS
XLVIII. PARA QUE NO APAREZCAN EL ENCABEZADO Y PIE DE PAG. EN LA PRIMERA
PAGINA
XLIX. Word tiene una opcin para evitar que en la primera pgina de un documento aparezcan el
encabezado y el pie de pgina. Esto es muy til si usted desea utilizar la primer pgina del
documento como cartula.
L.
- Ejercicios NRO. 10 :
LI.
1.
Despliegue el men "Ver" y seleccione la opcin "Encabezado y pie de pgina".
Aparecer la barra de herramientas "Encabezado y pie de pgina".
LII.
2.
Haga un clic en el botn "Configurar pgina" de dicha barra de herramientas. Se
desplegar el cuadro de dilogo del mismo nombre.
LIII.
3.
Seleccione con un clic la ficha "Diseo". Se visualizar una serie de opciones
referidas al diseo de la pgina.
LIV.
4.
En el cuadro "Encabezado y pie de pgina" seleccione la opcin "Primera pgina
diferente".
LV.
5.
Para terminar, presione el botn "Aceptar".
LVI.
6.
De esta forma, podr modificar el contenido de la primera pgina sin modificar las
siguientes.
LVII. 7.
Vaya al rea de encabezado de la primera pgina y realice las modificaciones que
desee. Si quiere, puede dejarlo en blanco para que la primera pgina no lleve encabezado.

LVIII.
LIX.
LX.
LXI.

NOTAS AL PIE DE PAGINA

En este CURSO, veremos cmo insertar notas al pie de pgina o al final del documento.
- Ejercicios NRO. 11:
1.
Abra Microsoft Word y luego cualquier archivo. Ubique el cursor en el lugar del
texto en el que desea insertar la marca de referencia de la nota.
LXII. 2.
IR AL MEN: INSERTAR
LXIII. 3.
Luego seleccione la opcin "Nota al pie".
LXIV. 4.
Se abrir un cuadro de dilogo con el mismo nombre.
LXV. 5.
Haga clic en "Nota al pie" y la referencia estar al pie de la pgina. Si desea tener
todas las notas juntas al final del texto, seleccione la opcin "Nota al final".
LXVI. 6.
Presione el botn "Aceptar" y la ventana de trabajo se dividir en dos. En la parte
inferior, ver que aparece el nmero de la referencia y el cursor. Ingrese la nota. Por
ejemplo NOTA.
LXVII. 7.
Para terminar, presione el botn "Cerrar" y quedar insertada la nota al final de la
pgina.
LXVIII. AUTOCORRECCION
LXIX. Word tiene una herramienta que modifica automticamente los errores ms frecuentes.
Se trata de la Autocorreccin y en este CURSO veremos cmo personalizar las opciones
preestablecidas.
LXX. - Ejercicios NRO. 12:
LXXI. 1.
IR AL men:
"Herramientas" y seleccione la opcin "Autocorreccin".
LXXII. 2.
Seleccione la ficha "Autocorreccin". Haga un clic en el casillero "Reemplazar" y
escriba la palabra con error que queremos luego arreglar automticamente. Por ejemplo
"eror".
LXXIII. 3.
Luego al lado En el casillero que dice: "Con"
haga un clic e ingrese la
palabra corregida. En este caso error. (bien escrito)
LXXIV. 4.
Presione luego el botn "Agregar" (el error ser agregado a la lista.)

1.3 Edicin y formato de texto

Utilizacin del teclado
Adems de la posibilidad de utilizar el ratn y las barras de desplazamiento, se puede mover el
punto de insercin mediante el teclado. La siguiente tabla muestra un resumen de las acciones ms
tiles:
Al final de la lnea
Fin

Al principio de la lnea

Inicio

A la pantalla anterior

Re Pg

A la pantalla siguiente

Av Pg

Al final del documento

CTRL + Fin

Al principio del documento

CTRL + Inicio
Para moverse hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo utlizamos las teclas de direccin.
Para desplazarse a un lugar concreto del documento, podemos:
Hacer doble clic en la barra de estado sobre el nmero de pgina y aparece el cuadro de
dilogo Ir a
Ir a la banda Inicio y seleccionar la opcin Buscar y luego Ir a
Aparecer un cuadro de dilogo, que nos permitir ir a una pgina especfica del documento, un
nmero determinado de prrafos hacia delante o hacia atrs, etc.
Seleccin del Texto
Microsoft Word, al igual que la mayora de las aplicaciones que funcionan bajo el entorno grfico
Microsoft Windows, est diseado segn el principio de "Primero Seleccionar, luego Ejecutar". Esto
quiere decir que cuando deseamos hacer algo con el texto de un documento, primero deber
seleccionar el texto o porcin de texto (ello indica a Word el sujeto sobre el que recaer la accin a
ejecutar), y luego una vez seleccionado el texto, lo que se hace es aplicar la orden (por ejemplo poner
un subrayado).
Estos son los principales mecanismos de seleccin utilizando el ratn:
Para seleccionar
Accin
Un elemento o un
fragmento de texto.

Existen dos mtodos:

- Situar el puntero del ratn al principio del fragmento y
arrastrarlo hasta el final del mismo manteniendo pulsado el
botn del ratn
- Situar el punto de insercin al principio del fragmento,
llevar el ratn hasta el final del mismo y hacer clic teniendo
pulsada la tecla Maysculas (Shift)

Una palabra

Doble clic sobre la palabra

Una lnea de texto

Clic en la barra de seleccin a la izquierda de la lnea

Varias lneas de
texto
Una frase
Un prrafo
Varios prrafos
Documento
completo
Bloque vertical de
texto

Se arrastra la barra de seleccin a la izquierda de las lneas

Dar CTRL + clic en cualquier lugar de la frase
Doble clic en la barra de seleccin junto al prrafo o triple
clic en cualquier lugar del prrafo
Se arrastra en la barra de seleccin
Triple clic en la barra de seleccin o elegir la opcin
Seleccionar todo del men Edicin. Otra opcin es dar CTRL +
E
ALT + clic y arrastrar

La barra de seleccin est situada en la ventana del documento a la izquierda del texto y de arriba
a abajo. Al pasar el ratn lentamente por ella, el puntero se convierte en una flecha apuntando hacia la
derecha.
Mover, copiar y pegar
Como se mencion en un principio, es posible introducir todo el texto, y luego hacer modificaciones
sobre el mismo. Pngase por caso la realizacin de un artculo donde posiblemente el autor cambie a
menudo el emplazamiento de prrafos e incluso figuras para variar el enfoque del mismo. Para
efectuar este tipo de cambios se utilizan las opciones de cortar, copiar y pegar, que sirven tanto para
texto como para grficos y para cualquier elemento que se encuentre dentro del documento activo.
El acceso a estas opciones es a travs de la banda Inicio.
En ningn momento aparece un botn especfico para realizar la operacin Mover, ya que la
misma es el resultado de aplicar primero la opcin de Cortar y luego la operacin Pegar. A
continuacin se detallarn los pasos para efectuar este tipo de operaciones.
Los pasos para copiar son:
1. Seleccionar lo que se desea copiar con alguno de los mtodos que hemos visto en el apartado
anterior.
2. Seleccionar la operacin Copiar (ya sea a travs del men Inicio o con la combinacin CTRL +
C).
3. Situar el puntero en la posicin en donde se desea copiar.
4. Seleccionar la operacin Pegar o utilizar la combinacin CTRL + V
Tambin se pueden duplicar elementos seleccionados manteniendo la tecla Ctrl y arrastrando con
el ratn la lnea de insercin punteada hasta el lugar deseado.
Los pasos para mover son:
1. Seleccionar lo que se desea mover con alguno de los mtodos que hemos visto en el apartado
anterior.
2. Seleccionar la operacin Cortar.
3. Situar el puntero en la posicin en donde se desea colocar.
4. Seleccionar la operacin Pegar.
Tambin se pueden mover elementos arrastrndolos con el ratn hasta el lugar deseado.
Se puede repetir la operacin Pegar tantas veces como se quiera. Tambin se permite Pegar en
otro documento distinto al de origen, que sea de Microsoft.
Formato del Texto
Se consideran caracteres las letras, nmeros, smbolos, signos de puntuacin y espacios. Para
cambiar la apariencia de dichos caracteres, se seleccionan y a continuacin se le aplica uno o varios
formatos de fuente.
Cuando se comienza a escribir un nuevo documento, el texto aparecer con la fuente y el tamao
preestablecidos de Word. Si se desea cambiar hay que elegir nuevos formatos. Para cambiar los
formatos de los caracteres que se encuentran en un documento, los pasos a seguir son:
1. Seleccionar el texto a modificar. Si no se selecciona ningn texto, el formato se aplicar al texto
que escribamos a partir de la modificacin.
2. Ir a la banda Inicio y elegir la fuente deseada.
Si damos clic sobre la opcin Fuente de la banda Inicio nos aparece la siguiente ventana:

Donde:
Estilo de la fuente . Permite seleccionar la manera de escribir (negrita, cursiva, normal, etc.).
Tamao . Especifica el tamao de la fuente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1
pulgada = 2,54 cm). La letra que est usted leyendo tiene un tamao de 12 puntos. El tamao se
puede seleccionar de la lista que se despliega o indicarse manualmente.
Color . Permite elegir el color de los caracteres.
Fuente . Se selecciona el tipo de letra.
Subrayado . Aplica diferentes tipos de subrayado a los caracteres. Puede ser subrayado sencillo,
subrayado doble, etc.
Efectos . Permite aplicar al texto caractersticas como sombra, tachado, etc.
Vista previa . Muestra el resultado de las opciones marcadas.
Fuentes
Las Fuentes son un conjunto de letras, nmeros, smbolos y signos de puntuacin que tienen un
diseo particular. Las fuentes y tamaos que se pueden utilizar en los documentos dependern de las
fuentes instaladas en el sistema y de las disponibles en la impresora.
Columnas

Se ver cmo dar formato con columnas de estilo periodstico a todo un documento o bien a parte
del mismo (en funcin del texto que se haya seleccionado). En las columnas de estilo periodstico, el
texto fluye desde la parte inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente (como en un
peridico). Las columnas pueden tener igual o diferente ancho. Para poder ver varias columnas en la
pantalla de edicin, se debe cambiar a Presentacin de diseo de pgina.
Word tambin facilita la creacin de columnas de estilo para catlogos u otros documentos en los
que el texto se lee de columna en columna.
Crear columnas periodsticas
Para crear columnas periodsticas lo hacemos de la siguiente manera:

Presionar clic en el botn Columnas de la banda de opciones Diseo de pgina,

seleccionando a continuacin el nmero de columnas.

De la lista de opciones seleccionar Ms columnas y nos aparecer la siguiente ventana.

Donde:

Se establece el nmero de columnas deseado.

Se establece el ancho de las columnas.

Se indica si se aplica a todo el documento, o de aqu en adelante.

Si se quiere una lnea fsica de separacin.

Una vez seleccionadas las columnas iniciamos a introducir texto en ellas. El texto fluir de una a
otra columna.
Combinacin de correspondencia
Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de plantilla o modelo que
se enlaza internamente con un origen de datos de donde se obtienen los datos que se van a
incorporar a la carta. El resultado es otro documento que contiene los datos del origen de datos
diseados segn las definiciones de la plantilla.
La generacin automtica de cartas puede realizarse con distintas aplicaciones como
precesadores de texto, bases de datos, hojas de clculo o aplicaciones diseadas especficamente
para este fin. Trminos como "cartas personalizadas", "mailmerge", "fusin de documentos", "mailing"
"combinacin de cartas", etc., son utilizados para referirse a este proceso.
El procedimiento para crear la Combinacin de cartas es el siguiente:
Identificar las variables. En una carta se pueden apreciar palabras, nmeros, nombres o frases
que se convierten en variables, es decir que van a cambiar al momento de combinar la
correspondencia, ya que los datos varan con cada destinatario, por ejemplo el nombre del
destinatario, la direccin, el gnero, el cargo, la organizacin, la ciudad, el cdigo postal, y otros datos
ms que podran ser incluidos en una carta y muchos de ellos son especficos para cada destinatario.
Elaborar la base de datos. Se debe elaborar la base de datos es decir, debemos tener en un
documento todas las variables que son factibles de ser incluidas en las cartas que se van a combinar,
para este fin, se puede elaborar una base de datos en Excel de acuerdo al siguiente formato:
Se puede apreciar las siete variables
definidas en la parte superior como ttulo
de cada columna, seguida de los datos
de cada destinatario que sern
combinados en las cartas. Tambin se ha
colocado una columna que se llama
Nmero, y sta contiene un nmero
consecutivo que va a ser el nmero de
oficio, que ser diferente para cada destinatario y puede estar compuesto de nmeros y texto.
Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con un nombre que identifique
la lista de destinatarios.
Nuestra carta modelo podra ser la siguiente:
Podemos observar la colocacin de los elementos que debemos insertar en el proceso de la
Combinacin de correspondencia. Debajo de la lnea de saludo se tiene el cuerpo del documento y los
datos del remitente, que sern constantes para todos los documentos que sean creados. Veremos
como insertar los elementos en forma individual y en la posicin deseada.

Ahora que ya tenemos los

elementos bsicos, procedemos a
crear nuestra Combinacin de cartas,
y para ello seleccionamos el
men Correspondenciay ah damos
clic sobre Iniciar Combinacin de
correspondencia y de la lista que se
despliegue, elegimos Paso a paso
por el Asistente para combinar
correspondencia.
Paso 1
A continuacin se escoge la opcin
Cartas que est primera en la lista y
predefinida. Luego se debe dar un clic en la
opcin,Siguiente: Inicie el documento.

Paso 2
Luego se despliega un nuevo men, con
tres nuevas opciones, como la carta ya est
lista se escoge la primera opcin que est
predefinida es decir: Utilizar el documento
actual y a continuacin se debe hacer un
click en el men inferior que dice:
Siguiente: Seleccione a los destinatarios.

Paso 3

En el nuevo men desplegado se presentan tres opciones, al haberse realizado ya,

la lista de destinatarios se escoge la primera opcin es decir: Utilizar una lista existente.
A continuacin se aprieta la opcin Examinar. y abrimos el archivo que contiene nuestra base de
datos. Dar clic en Abrir y aparece la siguiente ventana:

La ventana Seleccionar tabla nos permite elegir una base de datos alojada en cualquiera de las
hojas que contiene el Libro. Podramos tener diferentes listas de destinatarios, alojadas en diferentes
hojas dentro del mismo libro, y al aparecer la ventana Seleccionar tabla, selecionamos la hoja en la
que est la lista que queremos utilizar. En el ejemplo se aplic la hoja 1, escogiendo la misma y
dando Aceptar.
A continuacin se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la lista que
se elabor. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen errores. Despus de
revisarla, se da la opcin Aceptar.
A continuacin se elige la opcin Siguente: Escriba la carta, que est en la parte inferior derecha
del men.

Paso 4

En el paso 4 nos aparecen 4 opciones. Aqu podemos emplear dos procedimientos

para la colocacin de los campos. La primera es colocando el cursor en la posicin de
los campos respectivos y luego dar clic sobre las opciones disponibles que son: Bloque
de direcciones y Lnea de saludo.
Para tener un mejor control de nuestros campos elegimos la opcin Ms
elementos ...
Colocamos el cursor, en un espacio en blanco despus de "Oficio No." y damos clic
sobre Ms elementos y nos aparece la siguiente ventana:
En la ventanaInsertar campo de combinacinaparece activada la opcin Campos de
base de datos, es decir son los campos que contiene el archivo deExcel que estamos
utilizando.

Ahora damos clic en Insertar y se inserta el

campo Nmero que asignar el nmero
consecutivo a los oficios.
Si no vemos en la lista algn campo que est
contenido dentro de nuestra base de datos damos
clic sobre Asignar campos... y lo configuramos para
que aparezca en la lista. (ver Nota al final)
Despus de Insertar el campo Nmero,
cerramos la ventana y luego colocamos nuestro
cursor en el lugar donde debemos insertar
el Ttulo, Nombre y Apellidos. Repetimos el
procedimiento de cerrar la ventana cada vez que
hagamos un cambio de rengln. Finalmente
insertamos la Lnea de saludo, si es que as se
desea y si no se deja en blanco.
Al dar clic sobre Lnea de saludo se abre la
ventana que se ve a la izquierda y nos permite
elegir el formato del saludo.

Una vez insertados los campos uno a uno nuestra carta modelo deber tener este aspecto:
Una vez insertados los campos uno a uno nuestra carta modelo deber tener este aspecto:

Recordar que todo lo que est escrito debajo de la Lnea de saludo, permanecer constante ya
que es la informacin que haremos
llegar al grupo de destinatarios de
nuestra base de datos.
Una vez insertados los campos
podemos insertar espacios entre
campo y campo y tambin podemos
darle formato al texto que aparecer.
Seleccionamos el campo y le
asignamos tipo y tamao de fuente,
negrita o cursiva, etc.

Paso 5

Ya realizada la definicin de campos se puede verificar los resultados de la combinacin de cartas,

seleccionando la opcin Siguiente: Vista previa de las cartas, que se encuentra en la parte inferior del
men.
A continuacin se puede verificar el resultado previo de la combinacin de cartas con los datos del
primer destinatario de la lista. Revisamos que los datos sean los esperados y que estn correcto ya
que lo que aparezca en la vista previa aparecer en todos los destinatarios. De esta manera queda el
documento corregido y listo para la combinacin final, seleccionando la opcin Siguiente: Complete la
combinacin

Paso 6
De esta manera se despliega un nuevo men en el que se detallan dos opciones Imprimir y Editar
cartas individuales, se puede seleccionar la segunda opcin, Editar cartas individuales, para
observar el detalle de todas las cartas combinadas.
Esto permite desplegar un nuevo men que permite seleccionar el tipo de combinacin de registros
mediante tres opciones, Todos, Registro Actual y Desde / Hasta.
Mediante la seleccin deseada, se puede observar el detalle de las cartas combinadas listas para
su impresin final. En el ejemplo se selecciona Todos, seguido del botn Aceptar.

Al oprimir Aceptar se genera un nuevo archivo con todas las cartas combinadas tal como se
detalla en el ejemplo, que estn listas para una ltima revisin final y su impresin. Este documento
que se gener en este ltimo paso es el que contiene todos los destinatarios y lo
podemos Guardar para su uso e impresin posterior.
Nota: Si tienes Office XP te vas al men Herramientas -> Cartas y correspondencia y la
opcin Asistente para combinar correspondencia. Seguir los pasos que son prcticamente los
mismos que ya se describieron antes.
Nota: En el Paso 4 se hace mencin que debemos utilizar Asignar campos... para configurar los
campos que deben estar visibles cuando utilizamos la opcin Bloque de direcciones para insertar
automticamente todos los campos que contienen nombre, apellidos y direccin.(En nuestro ejemplo
se introdujeron uno a uno). Al dar clic sobre Asignar campos... aparece la siguiente ventana:

En la figura podemos observar que en la seccin

Requerido para el bloque de direcciones, algunos
campos tienen la etiqueta (no coincide), esto nos
indica que el campo no es visible o no existe en
nuestra Base de datos. Para hecerlo visible en
nuestra carta desplegamos la lista y elegimos el
nombre del campo.
Aplicamos el mismo procedimiento para ocultar
algn campo que no deseamos que aparezca e
nuestra carta modelo.

1.4 Tablas

TABLAS EN WORD
Una tabla es una cuadricula, que nos sirve para presentar informacin organizada, o para
mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos
contenidos en su cuadricula. Una tabla est compuesta de filas, columnas y celdas. Las
columnas son las lneas verticales de la cuadricula, las filas son las lneas horizontales
de la cuadricula y la celdas, es cada cuadrito de
la tabla. (Ulibarri & Hernndez, 2000).

Lneas de divisi
5.1 Pasos para crear una tabla con la cuadricula
1. Coloca el indicador del mouse donde deseas insertar la tabla en tu documento.
2. Da clic la Pestaa Insertar.

3. En el

grupo Tablas, presiona el icono de

Tabla
4. En el cuadro de Insertar tabla, selecciona el nmero
de filas y columnas pasando el indicador del mouse
sobre la cuadriculada.

5.2 Pasos para crear una tabla con el comando insertar

tabla
1.

Coloca

el

indicador

del

mouse

donde

deseas insertar la tabla en tu documento.

2. Da clic la Pestaa Insertar.
3. En el grupo Tablas, presiona el icono de Tabla
4. Presiona el comando Insertar tabla
5.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, ah

tienes que indicar el nmero de filas y columnas
que deseas.

6. Presiona el botn Aceptar

FORMATO A UNA TABLA

Una vez creada la tabla, en la banda de opciones aparecen 3 nuevas pestaas,

todas ellas para darte la posibilidad de dar formato, estilos y herramientas para
modificar una tabla. Observa que en la barra de ttulo en un color
ligeramente de otro color est la pestaa Herramientas de
Tabla.

para

indicarte

que

hay

dos

pestaas

que

corresponen a la Tabla la de Presentacin y Diseo.

Cuando creas una tabla, Word te permite formato aplicarle directamente con Estilos,
ya definidos por Word o aplicarle el que t quieras con una serie de herramientas.

Para aplicar formato es necesario tener seleccionado el elemento, de la tabla, ya que

se le puede aplicar, solo a una fila, columna, celda o a toda la tabla.

Para seleccionar una celda tienes que dar clic en el borde izquierdo.
Una fila clic en la parte izquierda de la fila

Una columna clic en la parte superior de la columna

(Microsoft,

2009) Otra manera de seleccionar es siguiendo estos pasos:

1. En Herramientas de tabla, da clic en la Pestaa
Presentacin.
2. En el grupo Tabla, da clic en Seleccionar
3. En el cuadro que te aparece escoge el elemento
que quieras seleccionar.

5.3 Pasos para aplicar un estilo a la tabla

1. Selecciona la tabla a la que deseas aplicarle formato.
2. En Herramientas de tabla, da clic en la Pestaa Diseo.

3.

En el grupo Estilos de tabla, coloca el

indicar sobre los estilos de tabla para que
visualices sus caractersticas.

4. Para que veas todos los estilos, haz clic en

la flecha Ms

5. En pantalla te aparecen los etilos que tienes

Word, cuando elijas uno, da clic sobre
el estilo para aplicarlo.
Si quieres aplicarle o quitarle el estilo seleccionado,
a una parte de la tabla, en el grupo Opciones de estilo de tabla, activa o desactiva
la casilla de verificacin que aparece junto a cada uno de los elementos de tabla.

5.4 Pasos para agregar filas a la

tabla
1. Coloca el indicador del mouse en la celda prxima de la cual deseas agregar
una fila.
2. En Herramientas de tabla, da clic en la
Pestaa Presentacin.
3. Dentro del grupo Filas y columnas da
clic en Insertar arriba o Insertar debajo,
segn en la posicin que deseas la nueva
fila.
5.5 Pasos para agregar una columna a la tabla
1. Coloca el indicador del mouse en la celda prxima de la cual deseas agregar
una fila.
2. En Herramientas de tabla, da clic en la

Pestaa Presentacin.
3. Dentro del grupo Filas y columnas da clic
en Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha, segn en la posicin
que deseas para la nueva columna.

5.6 Pasos para eliminar filas o columnas

1. Selecciona la Fila, columna o celda que deseas eliminar
2. En Herramientas de tabla, da clic en la Pestaa
Presentacin.

1.5 Integracin de procesador de texto y hojas de

clculo
Office se puede utilizar para transferir archivos entre ordenadores, ya que puede
almacenar cualquier archivo, como un dispositivo USB y puede visualizar muchos
formatos de archivo diferentes.
Con la integracion a Google Docs, permite ver y editar los documentos y hojas de clculo
almacenadas en tu cuenta de Google Docs.
Los usuarios de MobileMe pueden acceder a los archivos almacenados en un iDisk, ya
sea mediante su apertura y edicin directamente en el iDisk o bien copiarlos del iDisk y
editarlos en el plano local.
Office tambin puede ser montado como un disco en Mac Finder o el Explorador de
Windows, o desde un navegador web en cualquier plataforma.
Caracteristicas principales:

Ver, crear, editar y guardar documentos en formato Word(.doc) y hojas de clculo

en Excel(.xls).

Compatible con los programas Microsoft Word, NeoOffice, Excel, Nmeros y

cualquier otro. doc o. xls.

Ver en plano vertical y horizontal.

Copiar y pegar. Para el procesador de textos, incluye textos e imgenes desde

otras aplicaciones, incluyendo Safari.

Procesador de textos Word:

Formato de caracteres, incluyendo el texto y relleno de color, negrita, cursiva,

subrayado, tipo de fuente y tamao.

El formato de prrafo incluye alineacin, sangras, vietas y numeracin.

Soporte para tablas, incluyendo la creacin de la tabla.

Soporte para imgenes, incluyendo la insercin de imgenes de la cmara en uso

o bien pegar desde otros programas.

Bsqueda de texto dentro de documentos.

Deshacer y rehacer hasta 100 niveles se pueden deshacer.

Admite la auto-correccin y auto-realizacin.

Hoja de Calculo:

Manejar varias hojas de clculo con filas y columnas ilimitadas.

Buscar y seleccionar celdas.

Formato de celdas incluyendo, negrita, cursiva, mrgenes, texto y color de la

celda, la alineacin y ajuste de texto.

Tipos de celdas, entre ellos: General, Nmerico, Moneda, Porcentaje, Fecha,

Hora, Fecha/Hora y Texto.

Combinar celdas.

Panel de congelacin.

Pulsar y arrastrar para cambiar la altura de la fila y ancho de columnas.

Auto seleccin inteligente de la gama basada en funciones.

Pulsar en las celdas para componer la frmula.

Insertar, copiar, pegar o cortar lneas de celdas, filas o columnas.

Los formatos de fecha, separadores de fecha y separadores numricos se

manejan correctamente de acuerdo a la localizacin actual, con mando manual.
De todas las hojas de clculo iPhone, slo Officehace esto correctamente!

Funciones 112

Organizacion de Archivos:

Acceso a los archivos almacenados en Google Docs, iDisk y cualquier servidor

WebDAV, incluyendo abrir, editar, guardar, borrar y renombrar.

Crear o borrar carpetas.

Mover o copiar archivos entre carpetas a nivel local.

Mover o copiar archivos entre Google Docs o cuentas de iDisk y las carpetas
locales.

Mover o copiar archivos en carpetas en Google Docs o cuentas de iDisk.

Archivos de correo electrnico como archivos adjuntos.

1.6 Herramientas de dibujo

Para ver la ficha de Herramientas de dibujo de Word hay que asegurarse de
haber seleccionado una forma, una lnea o un objeto de dibujo. Para eso tenemos que
crear uno antes, as que vamos a ello.
Vamos dibujar algunas figuras al final del documento, por lo que debers aadir el
siguiente prrafo
A continuacin se muestran algunas figuras realizadas con las herramientas de
Dibujo
Nota
Si lo ltimo que contiene un documento es una imagen, al intentar situar el punto
de insercin al final del documento ocurre muchas veces que seleccionas la imagen. Para
evitar esto, lo ms cmodo es pulsar la combinacin de teclas Ctrl+Fin.

Comprueba que en la cinta de opciones se muestra la ficha Insertar. En el

grupoIlustraciones pulsa el comando Formas. Puedes observar que tienes la posibilidad
de crear Lneas, Formas bsicas, Flechas, Diagramas de flujo, Llamadas y Cintas o
estrellas; utiliza la siguiente secuencia para crear uno:
1. Haz clic en el comando Formas, en el grupo Ilustraciones (ficha Insertar). Y
ahora clic en Nuevo Lienzo de dibujo.
2. Observa que se crea automticamente una zona rectangular con unos
delimitadores. Y aparece la ficha Herramientasde dibujo! (figura 12.4).

Figura 12.4. Barra de herramientas Dibujo

3. Pulsa de nuevo en Formas y elige A mano alzada (en el apartado Lneas).y
dentro de esa zona haz clic en el lugar donde desees comenzar el dibujo.
4. Sin soltar el botn del ratn, arrastra el puntero del ratn hasta finalizar el
dibujo. Para terminar de dibujar haz doble clic
5. Si lo deseas, selecciona otros iconos en el grupo Insertar formas y haz clic y
arrastra en el lienzo para dibujar.

La zona delimitadora donde creamos el texto recibe el nombre de Lienzo de

dibujo, y sirve para integrar el dibujo con el resto del documento, con el flujo de texto.
Digamos que el lienzo se comporta como un prrafo, conteniendo el dibujo; as podemos
ampliar esta zona todo lo que queramos para que nuestro dibujo tenga todo el espacio
que necesitar.

Bibliografas

http://www.mailxmail.com/curso-word-2007-compartirinformacion-dibujos-macros/word-2007-herramientasdibujo

http://html.rincondelvago.com/entorno-del-procesadorde-texto.html

http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsof
t_word_2010/configurar_pagina_en_word_2010/1.do

http://es.slideshare.net/krlonio/formato-y-edicin-del-textoparrafo

http://procesa-textos.blogspot.mx/p/las-tablas-permitenorganizar-la.htm