Mejora del diseo de la organizacin para

una gestin ms eciente de las inversiones

MDULO 6: Formulacin del Reglamento
de Organizacin y Funciones

Lista de Acrnimos
AD

Adjudicacin Directa

ADP

Adjudicacin Directa Pblica

ADS

Adjudicacin Directa Selectiva

AMC

Adjudicacin de Menor Cuanta

BCRP

Banco Central de Reserva del Per

BM

Bench Mark (Elevacin referencial conocida)

BP

Buena Pro

CAP

Cuadro de Asignacin de Personal

CAS

Contrato Administrativo de Servicios

CCF

Compras Corporativas Facultativas

CCO

Compras Corporativas Obligatorias

CIRA

Certificado de Inexistencia de Restos Arqueolgicos

CONSUCODE

Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado

CP

Concurso Pblico

CRP

Cmara Rompe Presiones

CTI

Comisin Tcnica de Ingeniera

DGPM

Direccin General de Programacin Multianual

DIA

Declaracin de Impacto Ambiental

EIA

Estudio de Impacto Ambiental

FONCODES

Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social

IFC

Corporacin Financiera Internacional

INC

Instituto Nacional de Cultura

INDECI

Instituto Nacional de Defensa Civil

INDECOPI

Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y

de la Propiedad Intelectual

INEI

Instituto Nacional de Estadstica e Informtica

JNE

Jurado Nacional de Elecciones

LGH

Lnea de Gradiente Hidrulico

LP

Licitacin Pblica

MAPRO

Manual de Procedimientos

Mdulos de Buenas Prcticas

MEF

Ministerio de Economa y Finanzas

MINAG

Ministerio de Agricultura

MINEDU

Ministerio de Educacin

MINEM

Ministerio de Energa y Minas

MINSA

Ministerio de Salud

MOF

Manual de Organizacin y Funciones

MTC

Ministerio de Transportes

OEC

rgano Encargado de las Contrataciones

ONPE

Oficina Nacional de Procesos Electorales

OPI

Oficina de Programacin de Inversiones

OSCE

Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado

PAAC

Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones

PAC

Plan Anual de Contrataciones

PAMA

Plan de Adecuacin y Manejo Ambiental

PCM

Presidencia del Consejo de Ministros

PCM/SGP

Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de

Gestin Pblica

PDC

Plan de Desarrollo Concertado

PDI

Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratgico)

PDLC

Plan de Desarrollo Local Concertado

PDRC

Plan de Desarrollo Regional Concertado

PEDN

Plan Estratgico de Desarrollo Nacional

PEI

Plan Estratgico Institucional

PESEM

Plan Estratgico Sectorial Multianual

PIA

Presupuesto Institucional de Apertura

PIM

Presupuesto Institucional Modificado

PIP

Proyecto de Inversin Pblica

PMIP

Plan Multianual de Inversin Pblica

PTAR

Planta de Tratamiento de Aguas Residuales

PYMES

Pequea y Mediana Empresa

RDR

Recursos Directamente Recaudados

REMYPE

Registro de Mediana y Pequea Empresa

RNP

Registro Nacional de Proveedores

Mdulos de Buenas Prcticas

RO

Recursos Ordinarios

ROF

Reglamento de Organizacin y Funciones

RUA

Reglamento nico de Adquisiciones

RUC

Registro nico del Contribuyente

SBS

Superintendencia de Banca y Seguros

SEACE

Sistema Electrnico de Adquisiciones y

Contrataciones del Estado

SIAF

Sistema Integrado de Administracin Financiera

SIAF-GL

Sistema Integrado de Administracin

Financiera Gobiernos Locales

SNIP

Sistema Nacional de Inversin Pblica

SNP

Servicios No Personales

SUNAT

Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

TdR

Trminos de Referencia

UCCO

Unidad de Compras Corporativas Obligatorias

UE

Unidad Ejecutora

UEs

Unidades Ejecutoras

UF

Unidad Formuladora

UIT

Unidad Impositiva Tributaria

UTM

Coordenadas - Universal Transversal Mercator

VR

Valor Referencial

Mdulos de Buenas Prcticas

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento

de Organizacin y Funciones.
Mejora del diseo de la organizacin para una gestin ms eficiente de
las inversiones.
1. Objetivo del mdulo:
Mejorar el diseo de la organizacin para una gestin ms eficiente de las inversiones.

El mdulo proporciona una propuesta metodolgica para la aplicacin de una herramienta de gestin orientada a mejorar el diseo de la organizacin, estableciendo una estructura apropiada a los objetivos institucionales, con funciones
distribuidas adecuadamente y con facultades delegadas para la toma de decisiones que permitan una mayor eficacia,
eficiencia y calidad durante la gestin de las inversiones.
2. Beneficios esperados:
Contar con una estructura organizacional apropiada .

La entidad define reas ejecutivas y reas de apoyo atendiendo a las prioridades de los objetivos del desarrollo local y
en funcin a la carga de trabajo que demanda la gestin del programa de inversin.
Evitar la duplicidad o conflicto de competencias entre reas.

Las reas de la organizacin cuentan con funciones adecuadamente asignadas conforme a la legislacin vigente y a
los sistemas administrativos del Estado, evitando la duplicidad o conflicto entre las funciones y competencias de las
diferentes reas de la organizacin.
Delegacin de competencias.

Los funcionarios cuentan con funciones definidas y de ser pertinente, con la autoridad delegada para tomar decisiones
sobre los temas que corresponden funcionalmente.
3. Justificacin.
Una herramienta de gestin institucional de carcter obligatorio para las entidades pblicas y que ha probado ser de
amplia utilidad para definir reas y funciones dentro de una institucin con mltiples responsabilidades es el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF). Sin embargo, muchas entidades no cuentan con un ROF correctamente
diseado, actualizado e implementado de acuerdo a sus necesidades. Existe tambin una mala prctica de copiar o
repetir el ROF entre entidades. Si bien el mbito de funciones y competencias de los gobiernos locales son los mismos
para cada municipalidad, cada institucin tiene un entorno, demandas, recursos y finanzas distintos.
El ROF de muchas entidades presenta un diseo organizacional que responde nicamente al cumplimiento de las
normas; desarticulado de la misin y de los objetivos institucionales y del desarrollo de la localidad. A su vez, muchas
estructuras orgnicas tienden a desagregar en numerosas reas o unidades la institucin. El ROF debe ser entendido
como un instrumento en el cual se vean reflejadas las prioridades de la organizacin, de tal manera que se prevea la
adecuada asignacin de recursos humanos y econmicos en reas o funciones que requieren un mayor esfuerzo para
el logro de los objetivos.
Fecha de actualizacin del mdulo: Mayo del 2009

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

4. Descripcin del mdulo

El mdulo busca la institucionalizacin de una buena prctica para el diseo o mejora de la organizacin institucional,
formalizando y utilizando el ROF como instrumento de gestin, orientado al logro de los objetivos previstos en los
planes de desarrollo local e institucional.
Cada entidad, de acuerdo a su realidad, recursos y prioridades, debe definir una estructura de organizacin flexible y
orientada a resultados, que promueva la eficiencia, eficacia y calidad de la gestin. A su vez, debe responder a la carga
de trabajo que demandar el cumplimiento de las metas previstas para el desarrollo local e institucional, asignando
funciones, competencias y autoridad suficiente para el logro de los resultados esperados.
El proceso para la mejora del diseo de la organizacin se enmarca en un contexto de importantes cambios en la gestin pblica, dentro de un proceso gradual de descentralizacin del Estado. Este proceso demanda de los gobiernos
locales una fuerte capacidad institucional para asumir nuevos retos, competencias y recursos. La estructura de organizacin y los procesos de gestin deben eliminar deficiencias o acciones que generen poco valor agregado y que dificultan
o demoran el adecuado cumplimiento de los objetivos de la institucin. Por ello, el ROF debe determinar una mejor
distribucin de funciones y competencias, con reas orgnicas que integran procesos, a fin contar con procedimientos
claros y simples, que permitan una adecuada atencin al ciudadano y una racional asignacin de personal y de recursos
de la entidad.
El mdulo describe el desarrollo de actividades y tareas en una secuencia lgica, que deben permitir un proceso ordenado de cambios o reformas institucionales. En primer lugar, se requiere un diagnstico institucional que realice
una revisin y anlisis del marco jurdico que rige las acciones de la entidad en funcin a los objetivos de los planes de
desarrollo e institucionales y a las restricciones de recursos con los que cuenta o contar la entidad para el mediano
plazo. Esta actividad busca conocer el entorno interno y externo de la entidad sobre la cual se har el rediseo del
sistema organizacional.
En segundo lugar, se deber iniciar el diseo de la organizacin para la racional distribucin de funciones y competencias que permita contar con unidades orgnicas que sean capaces de lograr los objetivos institucionales con la mayor
eficiencia posible. En tercer lugar, se debe realizar la aprobacin formal del ROF en cumplimiento de las disposiciones
normativas y con el debido consenso de las autoridades de la entidad.
Finalmente, uno de los aspectos ms importantes del diseo organizacional es la etapa de la puesta en marcha de los
cambios, lo que implica una adecuada preparacin de otros instrumentos de gestin complementarios y determinar
una adecuacin en la distribucin de los recursos disponibles tales como la infraestructura y equipamiento, pero especialmente la reasignacin del personal que deber cubrir los puestos de trabajo de acuerdo al nuevo diseo de la
organizacin. Para la puesta en marcha del diseo organizacional se requiere previamente que el personal haya recibido informacin adecuada y oportuna sobre la naturaleza y objetivos de los cambios organizacionales, as como un
profundo proceso de induccin respecto del cargo que ocupar y su relacin con los procesos y productos que debe
alcanzar en funcin de los objetivos institucionales. Adicionalmente, se requiere que exista un monitoreo permanente
del funcionamiento del nuevo diseo organizacional y realizar la evaluacin que permita adoptar las medidas correctivas correspondientes.
Para el diseo y aplicacin del ROF en cada entidad se sugiere realizar las actividades que se sealan a continuacin:

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

Actividad 1: Diagnstico institucional.

Tareas

Beneficios

Resultados

Conocer detalladamente el contexto externo e interno para el funcionamiento

del sistema organizacional de la entidad.

Diagnstico del sistema institucional

de la entidad.

Beneficios

Resultados

Se disea una organizacin apropiada a

los objetivos estratgicos de la entidad
acorde con las limitaciones y potencialidades del sistema organizacional.

Proyecto de ROF.

1.1 Revisin y anlisis del marco jurdico

institucional y de normas aplicables.
1.2 Revisin y anlisis estratgico local e
institucional (PDC, PDI).
1.3.Revisin y anlisis organizacional (finanzas, procesos, tecnologa, recursos humanos,
estructura, recursos econmicos, cultura).

Actividad 2: Diseo organizacional.

Tareas
2.1.Definicin de la estructura de la
organizacin.
2.2. Asignacin de funciones y competencias
a las reas de la organizacin.
2.3. Formulacin del ROF.

Actividad 3: Aprobacin del ROF.

Tareas

Beneficios

Resultados

Formalizacin del diseo organizacional

que permite su institucionalizacin.

Ordenanza que aprueba el

ROF.

3.1. Formulacin del informe tcnico -legal.

3.2. Aprobacin.
3.3. Publicacin.

Actividad 4: Adecuacin de la fase del proceso de seleccin.

Tareas

Beneficios

Resultados

4.1. Preparacin.
4.2. Difusin e induccin.
4.3. Puesta en marcha.

Asegurar un proceso ordenado

y eficaz de implantacin de los
cambios del sistema organizacional
aprobados mediante el ROF.

ROF en marcha y nuevo sistema

organizacional en operacin.

4.4. Monitoreo y evaluacin.

Diagnstico
Institucional
(1 mes aprox.)
Diseo Organizacional
(1 mes aprox.)

Asignacin de
procesos,
funciones y
competencias.
Formulacin
del ROF.

5.Orden lgico de organizacin de las actividades.

Formulacin
del informe
tcnico - legal.

Aprobacin del ROF

(1 mes aprox.)

Aprobacin
del ROF.

Publicacin
del ROF.

Preparacin.

Adecuacin del ROF

(3 meses aprox.)

Puesta en
Marcha.

Difusin e
Induccin.
Monitoreo y
Evaluacin.

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

6. Actores y roles de involucrados en la aplicacin del mdulo.

Hito crtico
Revisin y anlisis del
marco jurdico.
Revisin y anlisis
estratgico.
Revisin y anlisis
organizacional.

Definicin de la estructura
de organizacin.

Actores

Roles
Elaboracin

Asesor legal.
Funcionarios.
Responsable de planificacin.
Titular de la entidad.
Funcionarios.
Responsable de racionalizacin.
Titular de la entidad.
Funcionarios.
Gerente municipal.
Responsable de planificacin.
Titular de la entidad.
Funcionarios.

Asignacin de procesos,
funciones y competencias

Gerente municipal
Responsable de planificacin.
Titular de la entidad.
Funcionarios.
Responsable de racionalizacin.

Formulacin del ROF.

Gerente municipal.
Responsable de planificacin.
Responsable de racionalizacin.

Formulacin del informe

tcnico-legal.

Responsable de presupuesto.
Asesor legal.
Responsable de planificacin.

Aprobacin de la
Ordenanza del ROF.

Publicacin de la
Ordenanza del ROF.

Secretario general.
Asesor legal.
Titular de la entidad.
Concejo regional o municipal.
Secretario general.
Responsable del portal web
Institucional.
Responsable de logstica.

Preparacin para la
aplicacin del ROF.

Responsable de planificacin.
Responsable de administracin.
Asesor legal.
Responsable de presupuesto.
Responsable de racionalizacin.
Responsable de logstica.
Responsable de recursos humanos.

Difusin e induccin.

Responsable de racionalizacin.
Responsable de recursos humanos.

Puesta en funcionamiento.

Monitoreo y evaluacin.

Responsable de planificacin.
Responsable de administracin.
Funcionarios.
Responsable de planificacin.
Titular de la entidad.
Funcionarios.

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

7. Indicadores de logro en la ejecucin del mdulo.

Indicador
Reduccin de
gasto corriente
administrativo.

Fuente
SIAF-GL

Quin y cmo mide

El funcionario de presupuesto recopila la informacin del SIAF e informa sobre gasto el
gasto corriente ejecutado respecto del total
del presupuesto institucional.

Periodicidad
Trimestral

El funcionario de planificacin o racionalizacin recopila informacin del inventario de

procesos e informa del nmero de procesos
y procedimientos de gestin institucional
existentes en la institucin, respecto del nmero de procesos y procedimientos existentes antes de la reforma.

Trimestral

Encuesta de calidad de
servicios

El funcionario de planificacin o racionalizacin informar sobre la encuesta realizada

entre los ciudadanos y administrados sobre la
calidad de los servicios recibidos.

Trimestral

Clima laboral.

Encuesta

El funcionario de recursos humanos informar sobre la encuesta de clima laboral realizada entre el personal y prestadores de servicios administrativos de la entidad.

Trimestral

Ratios de gasto total

en recursos humanos
de la entidad.

Registro de contratos,
SUNAT-Planilla Electrnica

El funcionario de recursos humanos informa sobre el gasto total ejecutados en recursos humanos respecto del gasto total de la
entidad.

Mensual

Ratio de personal
profesional.

Legajos de personal y de
servidores CAS

El funcionario de recursos humanos recopilar informacin de los legajos del personal

y de los servidores CAS e informar sobre
el personal profesional respecto del total de
los recursos humanos con los que cuenta la
entidad.

Registro de contratos de
personal y de servidores
CAS.

El funcionario de recursos humanos recopilar informacin del registro de contratos del

personal y de los servidores CAS e informar
sobre el personal que labora directamente en
la gestin de inversiones respecto del total de
los recursos humanos con los que cuenta la
entidad.

Trimestral

El funcionario de planificacin o racionalizacin recopilar informacin del nmero de

procedimientos que se aprueban por funcionarios del segundo nivel organizacional respecto del nmero de procedimientos que se
aprueban por el alcalde.

Semestral

El funcionario de planificacin o racionalizacin recopilar informacin del nmero de

procedimientos que se aprueban por funcionarios del tercer nivel organizacional respecto
del nmero de procedimientos que se aprueban por el alcalde.

Semestral

Disminucin
de procesos y
procedimientos.

Inventario de procesos

Percepcin ciudadana
sobre los servicios
municipales.

Ratio de personal
dedicado directamente
a la gestin de
inversiones.

Ratio de delegacin
de autoridad al
segundo nivel de
organizacin.

Inventario de
procedimientos, ROF,
MOF.

Ratio de delegacin
de autoridad al tercer
nivel de organizacin.

Inventario de
procedimientos, ROF,
MOF.

Semestral

Mdulo 6: Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

8. Relacin de normas a tomar en cuenta en la aplicacin del mdulo.

Tipo de Norma
Constitucin

Nmero
Captulo XIV

Ttulo

Fecha de Publicacin

Constitucin Poltica del Per y modificatorias.

1993

Ley

27658

Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.

30/01/2002

Ley

27783

Ley de Bases de la Descentralizacin.

20/07/2002

Ley

27867

Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y modificatorias.

18/11/2002

Ley

27972

Ley Orgnica de Municipalidades y modificatorias.

27/05/2003

Lineamientos para la aprobacin del ROF.

26/07/2006

Decreto Supremo

043-2006-PCM

9. mbito y procesos afectados por la aplicacin del mdulo.

Dimensin

mbito

rea

Organizacin y recursos para la gestin de inversiones.

Diseo organizacional.

Diseo Estructural.

10. Relacin de herramientas para la aplicacin del mdulo.

Usuario

Funcin

Reporte

Anexo I.

Funcionarios de la entidad .

Lectura bsica.

Preguntas frecuentes sobre el diseo y aplicacin del

ROF.

Anexo II.

Funcionarios de la entidad
a cargo del proceso de
mejora del sistema de la
organizacin institucional.

Herramientas
de aplicacin.

II. A. Competencias generales de los niveles de

gobierno en el Per.
II. B. Modelo de matriz de anlisis de normas
aplicables a los gobiernos locales.
II. C. Modelo de encuesta para el anlisis organizacional.
II. D. Criterios para el diseo de la estructura de
organizacin.
II. E. Modelo de matriz de asignacin de procesos, funciones y competencias.
II. F. ndice de contenidos del ROF.
II. G. Modelo parcial de ROF para la gerencia
de infraestructura.
II. H. ndice de contenidos del informe tcnico.
II. I. Modelo de informe legal.
II. J. Modelo de ordenanza para la aprobacin
del ROF.

El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con el apoyo
de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minera, Petrleo y Gas para el
Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID, ACDI, CommDev o de IFC.