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- Contabilidad Gerencial
Fecha.- 22/06/2015
PRESUPUESTO EMPRESARIAL
I.
CONCEPTO.El presupuesto empresarial es la herramienta bsica de planificacin para saber antes de los
hechos, los resultados a obtener. La eficiencia es el resultado lgico de la aplicacin coordinada de
un conjunto de procedimientos y tcnicas que conducen a la buena marcha de una empresa y al
mejor logro de los fines perseguidos. Los objetivos del presupuesto son de planeacin,
coordinacin, direccin y control.
II.
FUNCIONES.Las funciones que desempean los presupuestos dependen en gran parte de la propia direccin de
la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los
presupuestos, estn fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los
antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. De manera ideal, la direccin espera que la
funcin presupuestal proporcione:
III.
IMPORTANCIA.-
Fecha.- 22/06/2015
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones
de la organizacin.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos
lmites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin.
Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de
personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una
vez que se hayan completado los planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades
totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los
varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel
y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias
se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.
IV.
CARACTERISTICAS.Segn Sarmientos (1989) El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la
administracin tratar de realizar:
Integrador: Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa.
Dirigido a cada una de las reas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es
indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si
no se identifica con el objetivo total de la organizacin, a este proceso se le conoce como
presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo integran.
Coordinador: Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa
deben ser preparados conjuntamente y en armona. En trminos monetarios: significa que
debe ser expresado en unidades monetarias.
Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe
planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra, con
la planeacin financiera que incluya; El Presupuesto de efectivo y el Presupuesto de
adiciones de activos.
V. PRINCIPIOS.-
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Los principios presupuestarios son aquellas reglas que determinan el contenido y mbito de los
presupuestos, constituyendo, desde el punto de vista formal, una garanta de los derechos de los
administrados.
Los principales principios enunciados por Hctor Salas Gonzlez se expresan de la siguiente
manera:
De flexibilidad.-Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en razn de la
parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado despus de la
previsin.
De unidad.-Debe existir un solo presupuesto para cada funcin y todos los que se aplican a
la empresa deben de estar debidamente coordinados.
VI.
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las funciones de cada miembro del grupo directivo detallando deberes u obligaciones y
autoridad.
De comunicacin.-Implica que dos o ms personas entienden de la misma manera un
asunto determinado de manera oportuna y concisa.
1) Por el Tipo de Empresa.A. Pblicos. Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc.,
para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
B. Privados. Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su
Administracin.
2) Por su Contenido.-
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A. Principales. Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los
elementos modulares, en todos los presupuestos de la entidad.
B. Auxiliares. Son aquellos que muestran, en forma analtica, las operaciones estimadas por cada
uno de los departamentos que integran la organizacin de la Compaa.
3) Por su Forma (Fases alternativas que presente).A. Flexibles. Estos presupuestos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir
y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lgicas, o necesarias.
B. Fijos. Son los presupuestos que permanecen invariables, durante la vigencia del perodo
presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la
Institucin a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de ajustarse lo mejor posible
a su contenido.
4) Por su Duracin.La determinacin del lapso que abarcarn los presupuestos, depender del tipo de operaciones
que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a ms
tiempo corresponder una menor precisin y anlisis. As pues, puede haber presupuestos:
A. Cortos. Los que abarcan un ao o menos, y
B. Largos. Los que formulan para ms de un ao.
Ambos tipos de presupuestos son tiles y usados. Es importante, para los directivos, tener de
antemano una perspectiva de los planes del negocio para un perodo suficientemente largo, y no se
concibe sta sin la formulacin de presupuestos para perodos cortos, con programas detallados
para el lapso inmediato siguiente.
5) Por la Tcnica de Valuacin.A. Estimados. Son los presupuestos que se formulan sobre las bases empricas; sus cifras
numricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan slo la probabilidad
ms o menos razonable, de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
B. Estndar. Son aquellos que por ser formulados sobre bases cientficas o casi cientficas,
eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia
de las anteriores (estimadas), representan los resultados que se deben obtener.
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A. De Posicin Financiera. Este tipo de presupuestos, muestra la posicin esttica que tendra la
empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo
que se conoce como Posicin Financiera (Balance General) Presupuestada.
B. De Resultados. Que muestran las posibles utilidades o prdidas a obtener en un perodo futuro.
C. De Costos. Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronsticos de
ventas, y reflejan, a un perodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o
cualquiera de sus partes.
7) Por las Finalidades que Pretende.A. De Promocin. Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansin; para su
elaboracin es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el
perodo presupuestal.
B. De Aplicacin. Normalmente se elaboran para solicitud de crditos. Constituyen pronsticos
generales sobre la distribucin de los recursos con que se cuenta, o habr de contar la Empresa,
segn lo proyectado.
C. De Fusin. Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar
de una conjuncin de entidades o compaas filiales.
D. Por reas y Niveles de Responsabilidad. Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de
los encargados de las reas y niveles, en que se divide una organizacin.
E. Por Programas. Este tipo de presupuestos es preparado normalmente, por dependencias
gubernamentales descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en
relacin con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que
cada dependencia debe realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo.
F. Base Cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideracin las experiencias habidas. Este
presupuesto es til ante la desmedida y continua elevacin de los precios, las exigencias de
actualizacin, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles,
bsicamente. Resulta ser muy costoso y con informacin extempornea, pero que sirve, entre otros
aspectos a evitar vicios, repeticiones, obsolescencia, etc.
G. Tradicional. Es el clsico y normal que generalmente se utiliza en la Iniciativa Privada.
8) De Trabajo.A. Presupuestos Parciales. Se elaboran en forma analtica, mostrando las operaciones estimadas
por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los:
B. Presupuestos Previos. Son los que constituyen la fase anterior a la elaboracin definitiva,
sujetos a estudios y a la aprobacin, para desembocar en el:
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VII.
VIII.
DESVENTAJAS.-
Sus datos al ser estimados estarn sujetos al juicio o la experiencia de quienes los
determinaron.
Es slo una herramienta de la gerencia. Un plan presupuestario se disea para que sirva
de gua a la administracin y no para que la suplante.
Su implantacin y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrn
despus del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal
que participa en su ejecucin est plenamente convencido de las necesidades del mismo.
IX.
LIMITACIONES.-
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MOTIVOS POR LOS QUE FALLA UN PRESUPUESTO.a. Los presupuestos pueden fracasar por diversas razones:
b. Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del
momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
c. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la
organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
d. Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la
organizacin.
e. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores
que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas
presupuestadas.
f. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
g. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se fan de las
formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
h. Cuando no se tienen controles efectivos respecto del presupuesto.
i. Cuando no se siguen las polticas de la organizacin.
XI.
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Polticas y directivas.
Anlisis de factores sociales, culturales, demogrficos, polticos y econmicos que incidan en
el pas y que afecten al sector y a la empresa.
Anlisis del sector.
Identificacin de Amenazas y oportunidades.
Anlisis del comportamiento de la empresa e identificacin de las fortalezas y debilidades de
cada una de las reas funcionales.
Definicin de la misin y la visin del negocio.
2) ELABORACION (ACTIVIDADES). Preparacin de los programas operativos (Ventas, produccin, personal, finanzas, costos y
gastos).
Preparacin de los programas financieros (Efectivo, inversiones, financiamiento).
Conversin de los programas a presupuesto.
Clculos rutinarios.
Preparacin del informe para la gerencia.
Revisin de informes, anlisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos, metas y desde
el punto de vista financiero (Auditora).
Ajustes para mejorar los resultados previstos
Aprobacin final y publicacin.
3)
EJECUCION (ACTIVIDADES).-
5) EVALUACION (ACTIVIDADES).
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ETAPAS DE PROCESO.-
II.
III.
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IV.
V.
VI.
Ahora bien, segn el autor Burbano (2005) plantea que el proceso presupuestario est ntimamente
relacionado con el proceso administrativo descrito en las ciencias administrativas, y que se debe
comprender que la funcin de un buen presupuesto es mejor, cuando este se relaciona con los
fundamentos de la administracin misma, o sea, como parte de las funciones administrativas:
Planeacin, organizacin, Coordinacin, direccin y control.
XIII.
DURACION.Hay distintos periodos de tiempo para los que se puede hacer un presupuesto. Normalmente, se
hacen con una base anual, semestral o trimestral.
a) PRESUPUESTOS CONTINUOS.Los presupuestos continuos son aquellos que se actualizan Constantemente. Por Ejemplo, si tienes
un presupuesto Anual y extenderlo por uno, dos o los meses que quieras, Segn te convenga:
XIV.
PRESUPUESTO FUNCIONAL.Los presupuestos funcionales abordan los gastos e ingresos para una funcin en particular,
como un departamento o proceso, dentro de una empresa. Ejemplos de presupuestos
funcionales incluyen los presupuestos para funciones tales como la produccin, las ventas, el
desarrollo de negocios y la compra de materiales.
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ELEMENTOS. Los presupuestos funcionales listan tanto los costos directos e indirectos
necesarios para completar la funcin identificada.
a. Los costos directos son fciles de identificar, ya que incluyen los salarios de los
empleados, el costo de los suministros y el equipo o el costo de pagar por los
datos de marketing o encuestas.
b. Los costos indirectos se identifican como gastos generales o administrativos, e
incluyen el pago de impuestos, servicios pblicos o de seguridad. Por ejemplo, una
funcin que requiere que los empleados trabajen horas extras o fines de semana
tendra que incluir el costo indirecto de pagar los servicios pblicos para el horario
no Comercial en el presupuesto funcional.
Los presupuestos funcionales que abordan las ventas de productos, promociones u
otras actividades generadoras de ingresos enumerarn los ingresos y los gastos.
Cada tipo de actividad generadora de ingresos deber estar inscrita en el
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presupuesto funcional para tener una imagen clara de cmo se alcanzan los
ingresos. Por ejemplo, la creacin de un presupuesto funcional para la
comercializacin de nuevos productos podra incluir los ingresos generados por la
venta de un kit de muestra de productos a los consumidores.
PRESUPUESTO MAESTRO. Los presupuestos funcionales proporcionan informacin financiera necesaria para
crear un presupuesto maestro o resumen de los gastos generales de un
departamento o empresa.
Los presupuestos funcionales son, por lo general, de herramientas de planificacin
de corta duracin.
La combinacin de los presupuestos funcionales en un presupuesto maestro
proporciona datos sobre los gastos generales de la empresa previstos para un ao
o perodo designado.
Los presupuestos maestros son instrumentos de planificacin a largo plazo que le
permiten a la gestin tener una comprensin ms amplia de las responsabilidades,
los recursos y las necesidades de capital.