CETA

DEL GOBIERNO

ESTADO DE MXICO

Peridico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Mxico

REGISTRO DGC NUM. 001 1021 CARACTERISTICAS 113282801
Directora: Lic. Brenda Alejandra Romero Paredes Esquivel
Mariano Matamoros Sur No. 308 C.P. 50130
A:202/3/001/02
Tomo CXCVI
Nmero de ejemplares impresos: 400

Toluca de Lerdo, Mx., mircoles 4 de diciembre de 2013

No. 106
SECRETARIA DE FINANZAS

SUMARIO:

LINEAMIENTOS POR LOS QUE SE ESTABLECEN LAS POLTICAS Y

CRITERIOS PARA REALIZAR LA SELECCIN DE LOS
DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DE TRMITE CONCLUIDO
EXISTENTES EN LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LOS PODERES DEL ESTADO Y DE LOS
MUNICIPIOS.

"2013. Ao del Bicentenario de los Sentimientos de la Nacin"

SECCION TERCERA

PODER EJECUTIVO DEL ESTADO

SECRETARA DE FINANZAS

GOBiERNO DEL
ESTADO DE MXICO

COMISIN DICTAMINADORA DE DEPURACIN DE DOCUMENTOS

LINEAMIENTOS POR LOS QUE SE ESTABLECEN LAS POLTICAS Y CRITERIOS PARA
REALIZAR LA SELECCIN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DE TRMITE
CONCLUIDO EXISTENTES EN LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LOS PODERES DEL ESTADO Y DE LOS MUNICIPIOS, que expide la Comisin
Dictaminadora de Depuracin de Documentos, con fundamento en lo dispuesto en el inciso c)
del artculo 31 de la Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Mxico, y
CONSIDERANDO:
Que la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos es la instancia responsable de estudiar y determinar el
valor primario y secundario de los documentos y expedientes de trmite concluido existentes en los Archivos de los
Poderes del Estado y los Municipios, as como de establecer las polticas, criterios y procedimientos para realizar su
seleccin, con el propsito de que los documentos no sean destruidos sin un anlisis de la informacin que contienen;
Que de conformidad con lo sealado en el prrafo segundo del artculo 8 de la Ley de Documentos Administrativos e
Estado de Mxico, "Ningn documento podr ser destruido, a menos, que, por escrito, lo determine la

Histricos del

instancia facultada para ese efecto...";

Que la referida Ley seala en su artculo I I, inciso e), que "El criterio de depuracin de documentos, estar deter
por las necesidades administrativas de cada Dependencia y al valor administrativo, legal, fiscal e histrico que stos
reporten";
Que de acuerdo con lo establecido en el inciso c) del artculo 31 de la misma Ley, una de las atribuciones de la Camis;rt
Dictaminadora de Depuracin de Documentos es la de "Coadyuvar con los responsables de cada archivo, en I:
depuracin de documentos, determinando cules deben conservarse por el trmino de la Ley, trasladarse a' Archi-.
Histrico o destruirse";

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Que de

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nformidad

con lo estipulado en la fraccin V del artculo 42 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores

Estado y Municipios, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban ser
observad en la prestacin del servicio pblico, todos los servidores pblicos tienen como una de sus obligaciones, la de
"Custodi y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su
cuidado
a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin
indebidas e aquellas";

Pblicos d

Que los rchivos han sido, son y sern un factor importante de la modernizacin de la administracin pblica y
constituyan un elemento institucional que une y dinamiza el pasado con el presente y el patrimonio documental con la
accin po kico-administrativa, pero que en la actualidad la sobreproduccin documental se ha constituido en uno de los
principale desafos al que se enfrentan para cumplir cabalmente con su funcin;
Que la ac , mulacin de grandes volmenes de documentos requiere de recursos extraordinarios para su almacenamiento
y conserv cin, as como de personal con las competencias especficas para su organizacin y administracin, lo que hace
necesaria a planeacin y aplicacin de un proceso de seleccin sistemtico orientado a reunir el mximo de informacin
en un mrimo de documentos, y a establecer los tiempos en que stos deben de conservarse temporalmente para fines
administrativos y cundo de manera permanente por el valor histrico de su informacin;
Que la s leccin debe realizarse considerando el valor primario y secundario de los documentos, su antigedad, la
frecuenci de su uso, el espacio destinado para su conservacin y, principalmente, mediante la formulacin de un
programa de gestin en el que toda accin relacionada con la disposicin documental slo tenga lugar si se garantiza que
los exped i entes de trmite concluido ya no se requieren para fines administrativos, como garantes de un derecho, como
medio de rueba o para la investigacin;
Que hoy n da, la seleccin documental es una prctica admitida y adoptada por los profesionales de la archivstica y est
sustentad en los ordenamientos jurdicos locales y nacionales, adems de que ha recibido el respaldo internacional al ser
incluida e las normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos y como una fase de la gestin documental
referida e la Norma Internacional ISO 15489;
Que la se ccin precisa un trabajo de anlisis ya que implica conocer el origen del rgano productor de los documentos,
sus funciones, atribuciones legales, estructura organizacional y procesos de toma de decisiones; as como los
procedimi ntos de creacin de los documentos, su naturaleza, organizacin y administracin, adems de los cambios
administr ivos y estructurales ocurridos en el tiempo a las unidades administrativas;
Que an uando en los Poderes y Municipios del Estado de Mxico, los Tribunales Administrativos y los Organismos
Auxiliares de carc-er estatal y municipal, se han alcanzado avances significativos en materia de seleccin documental, es
necesario llevar a cabo la actualizacin de la normatividad vigente, que al respecto emiti la Comisin Dictaminadora de
Depuraci 'n de Documentos en 1998, a travs de la aplicacin de tcnicas, polticas y criterios que permitan, sin
detriment del patrimonio documental, disminuir la saturacin que presentan los Archivos, principalmente los de
concentra in;
Que la modernizacin de la normatividad que rige el proceso de seleccin documental en el Estado de Mxico, permitir
consolida los resultados hasta ahora alcanzados en la materia, adems de:
a).

Adec , ar el proceso de seleccin documental a la realidad y necesidades presentes de las unidades administrativas,
garan izando que los documentos y expedientes de archivo se conserven durante el tiempo que sean tiles para la
gesti n administrativa, el acceso a la informacin y la investigacin;

b).

Cont ibuir al descongestionamiento de los archivos, evitando la conservacin indiscriminada y sin criterio de
docu entos, reduciendo su volumen para lograr mejores condiciones para su conservacin y asegurar su debida
cons Ita, uso y difusin, de tal manera que puedan ser tiles a quienes los preservan y describen, as como a quienes
los s licitan y consultan;

c).

Coad uvar a una debida gestin de documentos, que permita redefinir los plazos y lugares predeterminados de
cons rvacin para los diversos tipos de documentos;

d).

Forta ecer el ahorro de los recursos financieros, materiales y humanos que se destinan para la conservacin y
admi istracin de los documentos existentes en los archivos; y

e).

Refo ar el proceso de seleccin para conservar documentos, expedientes y series con informacin que reflejen las
funci nes y actividades del rgano productor y mantener en mejores condiciones la menioria institucional del

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Gobierno del Estado de Mxico, lo que permitir la realizacin de investigaciones relacionadas con los procesos
sociales, polticos, econmicos, histricos o de cualquier otra ndole, de nuestra entidad incluidos sus municipios.
Por lo expuesto, la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos ha tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS POR LOS QUE SE ESTABLECEN LAS POLTICAS Y CRITERIOS PARA
REALIZAR LA SELECCIN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DE TRMITE
CONCLUIDO EXISTENTES EN LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LOS PODERES DEL ESTADO Y DE LOS MUNICIPIOS, PARA QUEDAR COMO
SIGUEN:
Captulo Primero
De las disposiciones generales
Artculo 1. Los Lineamientos tienen como finalidad establecer las polticas y los criterios para realizar la seleccin de los
documentos, expedientes y series de trmite concluido existentes en los archivos de las unidades administrativas de los
Poderes del Estado y de los Municipios, con el propsito de contribuir a la adecuada administracin y conservacin del
patrimonio documental del Estado de Mxico.
Artculo 2.- El contenido de los Lineamientos es de observancia obligatoria para las unidades administrativas de los
Poderes del Estado y Municipios, los Tribunales Administrativos y los Organismos Auxiliares de carcter estatal y
municipal.
Los Organismos Autnomos de carcter estatal podrn aplicar lo previsto en los Lineamientos, en todo lo que no se
oponga a los ordenamientos legales que los regulan.
Artculo 3.- La interpretacin tcnica de los Lineamientos, corresponde a la Comisin.
Artculo 4.- Para los efectos de interpretacin y aplicacin de los Lineamientos, se entender por:
I .

Acta de Asesora: Acta de Asesora Tcnica de la Comisin.

II .

Acta de Baja: Acta de Baja Documental.

III . Acuerdo: Acuerdo de Autorizacin de Baja Documental.

Iv.

Asesor Tcnico: Asesor Tcnico de la Comisin.

V.

Baja Documental: Eliminacin fsica de la documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables, y que no contenga valores histricos, conforme a la normatividad emitida por la
Comisin.

vI .

Comisin: Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos.

VII . Comit: Comit de Seleccin Documental.

VIII . Dependencias: Las sealadas en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Mxico.
IX.

Expediente de Trmite Concluido: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados con un mismo asunto y cuyo trmite ha concluido debido a la emisin de una resolucin
por parte de la unidad administrativa con competencia para ello y por lo cual ya no es consultado frecuentemente.

x.

Inventario: Inventario de Archivo de Concentracin.

XI.

Lineamientos: Lineamientos por los que se establecen las polticas y criterios para realizar la seleccin de los
documentos y expedientes de trmite concluido existentes en los archivos de las unidades administrativas de los
Poderes del Estado y de los Municipios.

XII.

Plazo de Conservacin Precaucional: Perodo de guarda de la documentacin en el Archivo de

Concentracin.

XIII . Relacin: Relacin de Tipos, Expedientes o Series Documentales Seleccionados para Baja.
XIV. Seleccin Documental: Proceso archivstico que consiste en la identificacin y separacin de los documentos
que pueden darse de baja por su irrelevancia, de los expedientes o series de trmite concluido, de los que deben
conservarse por el valor de su informacin.

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XV.

nidad Administrativa: Unidades administrativas, reas, rganos o equivalentes pertenecientes a los Poderes
egislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado de Mxico, a los Municipios, a los Tribunales Administrativos Estatales y
los Organismos Auxiliares Estatales y Municipales, en trminos de las disposiciones legales aplicables y de las
structuras de organizacin bajo las cuales operan.

XVI.

alor Documental: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas, legales,
f scales o contables en los Archivos de Trmite o Concentracin (valores primarios); o bien, evidenciales,
stimoniales e informativas en los Archivos Histricos (valores secundarios).

xvii .

igencia Documental: Perodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores primarios.
Captulo Segundo
De las polticas para la realizacin de la seleccin
documental de los expedientes de trmite concluido

Artculo 5. La seleccin y baja de los documentos existentes en los expedientes de trmite concluido, se realizar
considera do su utilidad e importancia para el despacho de los asuntos pblicos, el ejercicio de un derecho, la realizacin
de activid des de investigacin y el cumplimiento de las funciones de transparencia y acceso a la informacin pblica, as
como po su relevancia histrica.

Artculo 6. Las unidades administrativas implementarn las acciones necesarias para administrar y conservar los
documen os de archivo, generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones, a fin de asegurar su integridad y la
disponibil dad de la informacin en ellos contenida.
Tratando e de documentos electrnicos de archivo debern, adems de lo anterior, garantizar la validez, autenticidad y
confidenc alidad de la informacin en ellos contenida, considerando las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones
de confor idad con las normas nacionales e internacionales.

Artculo 7.- La determinacin del valor de la informacin contenida en los documentos a efecto de establecer su
conserva in o baja, es una funcin de la Comisin y podr realizarse por tipo o serie documental. Los resultados de la
valoraci se registrarn a travs de dictmenes y se publicarn en el Catlogo de Disposicin Documental, con el
propsito de que las unidades administrativas cuenten con la informacin que les permita realizar el proceso de seleccin
de sus ex edientes de trmite concluido.

Artculo 8.- Para efectos de la aplicacin del proceso de seleccin documental, baja o conservacin, los documentos
electrnis de archivo sern considerados con plena equivalencia a los existentes en soporte de papel en los archivos de
las unidad s administrativas.
Artculo 9.- Las unidades administrativas realizarn con sus propios recursos, el proceso de seleccin de los expedientes
de trmit concluido existentes en sus archivos, con apego a la normatividad en la materia y conforme a los principios de
transpare cia y acceso a la informacin pblica, para lo cual podrn solicitar a su Comit o a la Comisin, por escrito, la
asesora tcnica que requieran.

Artculo 10.- El escrito de solicitud de asesora tcnica dirigido al Comit o a la Comisin, debe sealar expresamente
que los e pedientes son de trmite concluido y que ya prescribi su vigencia documental (cuando se trate de seleccin
prelimina o que ya concluy su plazo de conservacin precaucional en el Archivo de Concentracin (tratndose de
seleccin mal). Deber referir tambin si la informacin contenida en los documentos ha sido clasificada o no, como
reservada o confidencial, en trminos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico y
Municipios para ambos tipos de seleccin, y especificar si los documentos han sido objeto de solicitudes de acceso a la
informaci n.
Artculo 1 I.- Los expedientes de trmite concluido con informacin clasificada como reservada y confidencial conforme
a lo esta lecido en los ordenamientos legales correspondientes, debern permanecer en el Archivo de Trmite y no
podrn so eterse al proceso de seleccin en tanto la unidad administrativa no realice la desclasificacin correspondiente.
Artculo 12.- Cuando en las unidades administrativas la documentacin sufra daos por descuido u omisin o se vea
afectada p r algn fenmeno natural, el titular de la unidad administrativa deber notificar por escrito esta situacin a su
rgano d Control Interno, con el propsito de que se deslinden las responsabilidades a que haya lugar. A partir del
momento en que la Comisin cuente con una copia de la resolucin que al respecto emita el rgano de Control Interno,
proceder a determinar el destino final de la documentacin daada.

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Artculo 13.- Las unidades administrativas slo podrn proceder a la baja de los documentos existentes en sus archivos,
conforme a los Lineamientos y a las disposiciones legales o administrativas vigentes.
Artculo 1 4.- La destruccin de los documentos se realizar a travs de su trituracin.
Artculo 15.- Las unidades administrativas debern elaborar un Acta Administrativa que d constancia de haberse
destruido la documentacin, turnando una copia a la Comisin con el objeto de dar por concluido el trmite.
La Comisin no iniciar ningn trmite relacionado con la seleccin documental, a aquellas unidades administrativas que
tengan pendiente la destruccin de documentacin autorizada con anterioridad.

Captulo Tercero
De los criterios para la realizacin de la seleccin
preliminar de los expedientes de trmite concluido

Artculo I 6.- Las unidades administrativas aplicarn la seleccin preliminar a sus expedientes de trmite concluido, como
paso previo a su transferencia del Archivo de Trmite al Archivo de Concentracin, de conformidad con lo sealado en
los Lineamientos.
Artculo 17.- Los expedientes de trmite concluido y los desclasificados se mantendrn ntegros por un perodo de dos
aos en los Archivos de Trmite de las unidades administrativas. Cumplido este plazo se podr proceder a su seleccin
preliminar.
El perodo sealado se computar a partir del da siguiente a la fecha del documento con el cual se d por concluido el
asunto por el que los expedientes fueron creados.
Artculo 18.- En el proceso de seleccin preliminar se identificarn y retirarn de los expedientes de trmite concluido:
I.

Los documentos duplicados o las copias fotostticas de aquellos cuyo original obre en el propio expediente, los
borradores y los sobrantes de los ejemplares mltiples de un mismo documento;

II.

Las portadas de fax, recados telefnicos, mensajes y notas escritas en tarjetas u hojas autoadheribles (post-it),
tarjetas de recordatorio y solicitudes de audiencia;

III .

Los registros de llamadas telefnicas, de control de la correspondencia y los destinados al control de entrada y
salida de personas ajenas a las unidades administrativas;

IV.

Las tarjetas de presentacin y de felicitacin, las invitaciones a eventos y, en general, los documentos cuya finalidad
sea la de recordar o dar a conocer actividades o sucesos temporales, exceptuando de ello a las invitaciones
generadas por la unidad administrativa a la que pertenece el Archivo de Trmite, de las cuales se deber de
conservar un ejemplar en el expediente correspondiente;

V.

Los documentos cancelados o carentes de la firma autgrafa o electrnica del servidor pblico que los gener, sin
importar que sean originales o copias, exceptuando de ello a los documentos no convencionales, bibliogrficos o
hemerogrficos que formen parte del asunto de los propios expedientes; y

VI.

Las copias de conocimiento, sin importar su presentacin o contenido.

Artculo 19.- Las formas valoradas sin requisitar, los formatos en blanco y en general la papelera impresa que se
encuentre obsoleta o en desuso por haber concluido su temporalidad administrativa o cambiado su imagen, podrn ser
dadas de baja ya que no son documentos y para ello no se requerir autorizacin de la Comisin.
Artculo 20.- Al concluir el proceso de seleccin preliminar, la unidad administrativa a la cual se encuentra adscrito, el
Archivo de Trmite solicitar por escrito a la Comisin, por s o a travs de su Comit, la revisin de los documentos
seleccionados con el propsito de que se autorice su baja.
La Comisin, por medio de un Asesor Tcnico, efectuar la revisin fsica de los documentos, con el propsito de
constatar que el proceso fue realizado conforme a lo sealado en los Lineamientos.
Artculo 21.- Para realizar la baja de los documentos resultantes del proceso de seleccin preliminar, no se requerir de
la expedicin de un "Acuerdo" por parte de la Comisin. El Asesor Tcnico podr autorizarla, dejando constancia de ello
en el "Acta de Asesora".

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Captulo Cuarto
De los criterios para la realizacin de la
seleccin final de los expedientes de trmite concluido
Artcul 22.- La seleccin final se aplicar por tipo o serie documental, a los expedientes de trmite concluido existentes
en los chivos de Concentracin, una vez concluido el plazo de conservacin precaucional, de conformidad con lo
estableci o en los Lineamientos, en los Dictmenes y en el Catlogo de Disposicin Documental emitidos por la
Comisi
Artcul 23.- La Comisin podr autorizar de manera extraordinaria, en su caso, la aplicacin de la seleccin final en los
Archivos de Trmite o Histricos de las unidades administrativas, previa solicitud por escrito de su titular.
chivos Histricos se podrn considerar para el proceso de seleccin final, aquellos expedientes que no lo
En los
hubieran recibido con anterioridad y que se hayan generado con posterioridad a 1970.
Artcul 24.- Las unidades administrativas al realizar la transferencia de los expedientes de trmite concluido, sealarn
en el "In entario" los plazos de conservacin precaucional de stos en el Archivo de Concentracin. Para determinar el
plazo de conservacin precaucional debern considerar el marco legal o administrativo bajo el cual se produjeron o
los documentos y los siguientes perodos:
recibier
. 6 a os para expedientes con informacin administrativa;
II. 6 a os como mnimo para expedientes con informacin fiscal y presupuestal contable;
2 aos como mnimo para expedientes con informacin jurdico-legal, obra pblica y activo fijo; y
iv. Cuando en la legislacin se establezcan perodos de conservacin mayores a los sealados en las fracciones I, II y III,
se 'onsiderarn los estipulados en dicha legislacin para efectos de realizacin del proceso de seleccin final.
Artcul 25.- El plazo de conservacin precaucional de los expedientes de trmite concluido establecido por las unidades
administ ativas en el "Inventario", se contabilizar a partir del da siguiente a la fecha en que hayan ingresado los
expedie es en el Archivo de Concentracin.
Artcul 26.- Concluido el plazo de conservacin precaucional de los expedientes de trmite concluido, stos quedarn a
disposici mn del Archivo de Concentracin para la aplicacin del proceso de seleccin final.
Artcul 27.- Los servidores pblicos responsables de los Archivos de Concentracin elaborarn y mantendrn
actualiza o, con los plazos de conservacin precaucional sealados en cada "Inventario" de transferencia, el "Calendario
de Cad idades" respectivo, con el propsito de llevar un control sobre las fechas de vencimiento de los plazos de
conserv in precaucional de los expedientes bajo su custodia.
Artcul 28.- Cuando en el Archivo de Concentracin existan expedientes carentes de "Inventario" y del sealamiento
del tiem o de conservacin precaucional, el responsable de ste deber solicitar por escrito la opinin tcnica de la
Comisi antes de proceder a la realizacin del proceso de seleccin final, ya que de no hacerlo la Comisin no autorizar
la baja d los tipos o series documentales seleccionados.
Artcul 29.- Los tipos y las series documentales que al concluir el proceso de seleccin final deban conservarse
perman temente por el valor secundario de su informacin, permanecern en el Archivo de Concentracin por un
perodo de 25 aos. Este perodo se computar a partir del da siguiente a la fecha de conclusin del plazo de
conservacin precaucional.
Los tipo o series documentales con soporte de papel que hayan sido dictaminados por la Comisin de conservacin
perman nte por el valor secundario de su informacin, no podrn ser destruidos an cuando hayan sido reproducidos o
almacena dos en cualquier otro medio o soporte.
Artcul 30.- Concluido el perodo de conservacin sealado en el artculo anterior, el responsable del Archivo de
Concen acin proceder a transferir sus expedientes con valor secundario al Archivo Histrico, de conformidad con la
normati idad vigente que regule la transferencia secundaria.
Artcul 31.- Al concluir el proceso de seleccin final, la unidad administrativa a la cual se encuentra adscrito el Archivo
de Concentracin solicitar por escrito a la Comisin, por s o a travs de su Comit, la revisin de los tipos o series
docume tales seleccionados, anexando debidamente requisitada la "Relacin" correspondiente, para que, de ser
procede te, se autorice su baja.

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La Comisin, a travs de un Asesor Tcnico, efectuar la revisin fsica de los tipos o series documentales, con el
propsito de constatar que el proceso fue realizado conforme a lo sealado en los Lineamientos, los Dictmenes y el
Catlogo de Disposicin Documental emitidos por la Comisin.
Artculo 32.- Aprobado el proceso de seleccin final aplicado, la Comisin proceder a elaborar por duplicado el
"Acuerdo" correspondiente, con el propsito de que la unidad administrativa realice la baja documental solicitada.
Captulo Quinto
Del establecimiento de los Comits de Seleccin Documental
Artculo. 33.- En las Dependencias del Poder Ejecutivo y en cada uno de los Poderes Legislativo y Judicial, los
Municipios, los Tribunales Administrativos y los Organismos Auxiliares de carcter estatal y municipal, podr establecerse
un Comit que ser el encargado de validar que la seleccin preliminar o final de los expedientes de trmite concluido se
haya realizado con apego a lo establecido en los Lineamientos, los Dictmenes y el Catlogo de Disposicin Documental.
Artculo 34.- El Comit tendr las siguientes funciones:
I . Coordinar las acciones que en materia de seleccin documental realicen las unidades administrativas;

II

Otorgar asesora tcnica y supervisar que las unidades administrativas realicen la seleccin preliminar o final de sus
documentos de trmite concluido, conforme a la normatividad establecida por la Comisin;

III.

Establecer una coordinacin permanente con la Comisin, a afecto de que sus integrantes se mantengan
actualizados respecto de la normatividad que rige el proceso de seleccin documental;

IV.

Otorgar el Vistc Bueno al proceso de seleccin preliminar o final aplicado a los expedientes de trmite concluido
por las unidades administrativas;

V.

Tramitar ante la Comisin la validacin del proceso de seleccin documental realizado y, en su caso, la autorizacin
para proceder a la baja de los tipos o series documentales seleccionados; y

VI . Asistir al acto de testificacin de destruccin de los documentos autorizados para su baja por la Comisin.
Artculo 35.- El Comit se integrar de la forma siguiente:
1.

Un Presidente;

II . Un Secretario Tcnico; y
III . Tres Vocales.
Los miembros del Comit podrn nombrar a un suplente, quien tendr los mismos derechos del titular. El desempeo de
los miembros del Comit ser honorfico.
Artculo 36.- Son facultades y obligaciones del Presidente:
1.

Convocar y presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias;

II . Evaluar las actividades y determinar las acciones que permitan el adecuado funcionamiento del Comit; y

III . Asignar las actividades a los integrantes del Comit.

Artculo 37.- Son facultades y obligaciones del Secretario Tcnico:
1.

Suplir al Presidente en sus ausencias y auxiliarlo en sus funciones;

II.

Coordinar el funcionamiento del Comit;

III.

Solicitar a la Comisin la asesora tcnica necesaria en materia de seleccin documental;

IV.

Dar el Visto Bueno al proceso de seleccin preliminar o final aplicado a los expedientes de trmite concluido por las
unidades administrativas;

V.

Tramitar ante la Comisin la validacin del proceso de seleccin realizado y, en su caso, la autorizacin para
proceder a la baja de los tipos o series documentales seleccionados;

vi. Llevar el control y el archivo de los "Acuerdos" expedidos por la Comisin a las unidades administrativas; y
VII. Elaborar los informes en materia de seleccin documental.

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Artcul 38.- Son facultades y obligaciones de los Vocales:

.

Re opilar la normatividad emitida por la Comisin y mantenerla actualizada;

II . Ot rgar la asesora tcnica requerida por las unidades administrativas en materia de seleccin documental;

III . Re isar el proceso de seleccin preliminar o final realizado por las unidades administrativas e informar de ello al
Se etario Tcnico para su aprobacin; y
iv. Asi tir al acto de destruccin de los documentos en representacin del Comit.
TRANSITORIOS

PRIME O.- Los presentes Lineamientos entrarn en vigor al da siguiente de su publicacin en el Peridico Oficial
"Gaceta el Gobierno", para su debida observancia.
SEGUN O.- Se abroga el Dictamen No. 1618, referente a las "Normas, polticas y procedimientos para la seleccin de
docume os preliminar y final de los acervos de trmite concluido existentes en las unidades administrativas de los
Poderes el Estado y municipios", publicado en el Peridico Oficial "Gaceta del Gobierno" el 15 de octubre de 1998.
TERCE O.- Los Lineamientos no derogan aquellas disposiciones en materia de guarda y plazos de conservacin de los
docume os contenidas en la legislacin vigente en el Estado de Mxico.
CUAR 0.- Las solicitudes de autorizacin de baja de documentos que se encuentren en trmite a la entrada en vigor de
los Linea ientos, se atendern en los trminos de lo dispuesto en el Dictamen No. 1618.
rob por unanimidad la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos, el da veintinueve de
As lo
noviemb e de dos mil trece.
COMISIN DICTAMINADORA DE DEPURACIN DE DOCUMENTOS

PRESIDENTE
Lic. Gerardo A. Ruiz Martnez
Director General de Innovacin y Secretario Tcnico
del Comit Tcnico del Sistema Estatal de Documentacin
(RUBRICA).
SECRETARIO TCNICO
M. en E. Jorge Luis Valverde Meja
Subdirector de Administracin
de Documentos de la Direccin
General de Innovacin
(RUBRICA).

COORDINADOR EJECUTIVO
M. en A.P. Rodolfo Alanis Boyzo
Director de Administracin y
Servio os Documentales de la Direccin General de
Innovacin
(RUBRICA).
VOCALES
LAR y LD. Fernando Camacho Torres
Jefe del Archivo General del Poder Legislativo del
Estado de Mxico
(RUBRICA).

P.LAP. Fermn Bernal Narvez

Jefe del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado
de Mxico
(RUBRICA).

Arq. Gabino Santana Moreno

Jefe del Archivo Histrico del
Estado de Mxico
(RUBRICA).

Lic. en Hist. Lucila Alvizu Garca

Jefe de Proyecto del Archivo General del Poder
Ejecutivo del Estado de Mxico
(RUBRICA).

P.LH. Juana Porras Cornejo

Jefe de Proyecto del Archivo General del
Poder Ejecutivo del Estado de Mxico
(RUBRICA).