Universidad de San Carlos de Guatemala

Escuela de historia
Tcnico universitario en archivos
Administracin de archivos III
Licda. Anna Carla Ericastilla

Criterios de clasificacin en Archivos personales

conservados en Archivos histricos

Nombre: Jedver David Marroqun Lpez

Carn:
200012546
Fecha:
07-11-2015

Tabla de contenidos
1. Introduccin .............................................................................. 3
2. La Clasificacin......................................................................... 4
3. Tipos de clasificacin............................................................... 4
4. Niveles del cuadro de clasificacin. .................................... 6
5. Definicin de Archivos personales y familiares ................... 6
6. Archivos personales: Fondos o colecciones ....................... 8
7. Criterios de clasificacin para Archivos personales. ......... 9
12. Conclusiones ........................................................................... 14
13. Referencias .............................................................................. 15

Introduccin:

Los archivos personales y familiares, por sus caractersticas,

representan un reto para los Archivos histricos. Este tipo de documentos
provienen de donaciones, depsitos, transferencias y regularmente no han
sido organizados con criterios archivsticos.
Al ser trabajados regularmente como Colecciones, no se utilizan
instrumentos descriptivos como los Cuadros de Clasificacin; sin embargo,
Archivos familiares y personales tienen una estructura orgnica de origen,
la cual se debe preservar, utilizando los instrumentos descriptivos
adecuados (cuadro de clasificacin, inventarios, fichas descriptivas) y se
deben organizar en funcin de preservar su procedencia y para poder
acceder a ellos de manera eficiente.
El presente trabajo, siguiendo el mtodo deductivo, parte de la
definicin de clasificacin; determinando los tipos de clasificacin y los
niveles que corresponden. Posteriormente, se establecen algunos modelos
de cuadro de clasificacin de archivos personales, para determinar sus
propiedades y posible aplicacin como modelo general.

Clasificacin de Archivos personales en archivos histricos

Es importante determinar los modelos tericos de clasificacin
archivstica, para establecer su idoneidad al ser aplicados a los archivos
personales.
Hay un consenso sobre los tipos de clasificacin: Orgnico, funcional
y orgnico-funcional; por otro lado, existen diversos criterios con respecto a
los subniveles jerrquicos que componen el cuadro de clasificacin.
La clasificacin
Clasificar es bsicamente agrupar jerrquicamente los documentos
de un fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios a los
ms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden
original1 para ello, se debe identificar la procedencia y sus propiedades
estructurales, es decir, las subdivisiones que posee la entidad y determinar
las funciones de estas.
De acuerdo al Archivo General de Colombia la clasificacin
es la adaptacin de un fondo documental a la estructura de la
entidad que lo produce o produjo, una vez identificadas las
categoras administrativas (dependencias) y archivsticas (series,
unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institucin
productora de los documentos2
Tipos de clasificacin:
Luego de definir qu es clasificar, es necesario, para elaborar el cuadro de
clasificacin aplicable a los archivos personales, determinar las
caractersticas de los tipos de clasificacin: Funcional, orgnica y
orgnico-funcional.
La clasificacin funcional, se basa en las funciones de la entidad que
genera el fondo. En este tipo de clasificacin, se identifican las funciones y
procesos, los cuales son agrupados en criterios ms amplios: el cuadro de
clasificacin de los documentos es la estructura jerrquica y lgica,

Cruz Mundet, Jos Ramn: La gestin de documentos en las organizaciones, Ediciones Pirmide. Pgina 186
Archivo General de la Nacin: Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
Direccin del Sistema Nacional de Archivos. Mxico 2012. Recuperado de:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion06072012.pdf Pgina
10.
2

organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividadesconcretadas en documentos tienen lugar3
Este tipo de clasificacin es adecuada para fondos de entidades de
larga data y que han tenido mltiples transformaciones a lo largo del
tiempo. Generalmente las organizaciones y entidades cambian en forma
ms constante que las funciones, que tienen a ser ms estables.
Ejemplo:
A 100 Administracin general y organizacin
A101 Documentos constitutivos
A 102 Organizacin de gobierno
E1 Actas
E2 Anexos4
La clasificacin orgnica es aquella en donde las series se agrupan
de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura
orgnica de la entidad, reproduciendo sus departamentos, secciones,
unidades5 Este tipo de clasificacin representa fielmente la jerarquizacin
entre las divisiones y la entidad generadora del fondo.
Ejemplo:
Instituto Nacional de Electrificacin INDE
A. Consejo Directivo
B. Gerencia General
B.1.Gerencia de Servicios Corporativos
B.2.Gerencia de Planificacin Institucional
B.3.Gerencia de Desarrollo de Proyectos
El modelo orgnico-funcional es muy apreciado por los archiveros
porque combina los aspectos positivos de las dos formas anteriores,
permitiendo tener mayor claridad de la procedencia de cada
documento, as tambin, hace posible determinar las funciones y
actividades a las que corresponden.
Para los archivos personales es aplicable el modelo funcional,
porque el tipo de entidad (una persona) no posee subdivisiones, como
sera el caso de una institucin o sociedad, pero si desarrolla (n)

Llans San Juan, Joaquim, otros: Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos, Manual de normas
y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra. Espaa, 2006. Pgina 78.
4
Ibd., Pgina 90
5
Cruz Mundet, Jos Ramn. Op. Cit. Pgina 188.

actividades diversas que generan documentos, que en este caso se

equipara al concepto de funciones.
Niveles del cuadro de clasificacin
Con respecto a los niveles jerrquicos del cuadro de clasificacin,
existen diversos modelos. A manera de ejemplo, aparecen en la siguiente
tabla cuatro modelos, de los cuales el de la Universidad Pblica de
Navarra muestra mayor diferencia, porque las funciones se dividen en
categoras no aplicables a los modelos anteriores.
Archivo General
de la Nacin de
Mxico6

Fondo
Seccin
Serie
Subserie
Expediente
Unidad
documental

ISAD G7

Fondo
Subfondo
Serie
Subserie
Unidad
documental
compuesta
Unidad
documental
simple

Universidad Pblica de
Navarra9

Norma NODAC8

Fondo
Subfondo
Grupo de series
Serie
Unidad
documental
compuesta
Unidad
documental
simple
Nivel unidad de
instalacin (caso
excepcional)

Clases
Subclases
Divisiones
Auxiliares de
clasificacin:
o Subdivisiones
especficas
o Subdivisiones
uniformes
o Subdivisiones
nominales

Las subdivisiones del cuadro de clasificacin aplicable a los archivos

familiares o personales deben relacionarse con las distintas actividades.
Con base a estas, se determinarn las series que agruparn los
documentos.

Definicin de Archivos personales y familiares

Es importante precisar la definicin del trmino al cual se van a
aplicar los criterios de clasificacin.
6

Archivo General de la Nacin. Op. Cit. Pgina 11.

Consejo Internacional de Archivos: Norma internacional general de descripcin archivstica, ISAD G. Suecia,
1999. Recuperado de: www.ica.org/download.php?id=1745 Pgina 51.
8
Varios Autores: Norma de descripcin archivstica de Catalua, NODAC. Direccin General del Patrimonio
Cultural. Generalitat de Catalua. Espaa, 2009. Recuperado de:
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/norma_de_descripcio_arxivistica_de_cat
alunya/arxius/nodcast.pdf Pgina 22
9
Universidad Pblica de Navarra. Op. Cit. Pgina 79.
7

Para el Diccionario de Terminologa Archivstica, un archivo familiar

es: el archivo privado que rene los fondos documentales de una o varias
familias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados,
principalmente la administracin de sus bienes y, ocasionalmente, a sus
actividades pblicas10 Posteriormente, con respecto a los archivos
privados: Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en
el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas en el
transcurso de actividades no regidas por el derecho pblico11 Lo
importante es indicar que ambos conceptos no son sinnimos, uno
contiene al otro en cuanto a extensin.
Una definicin ms completa la plantea Olga Gallego, indicando
que son archivos familiares los generados por las actividades de una
persona a lo largo de su vida o por las de los distintos componentes de una
familia a travs de generaciones, constituyendo, generalmente, la etapa
final de la integracin de otras familias y de desmembraciones de sus
componentes que han dejado huella en sus fondos documentales12.
Ampliando la definicin anterior, Belmonte Garca, indica que el
trmino familia es aplicado al conjunto de personas unidas bajo relacin
de parentesco consanguneo o poltico. Dicho autor aporta una definicin
de archivo personal: documentacin generada y acumulada por una
persona durante la realizacin de las tareas personales y profesionales,
actividades que pueden ser de muy distinta ndole y que dependen de la
idiosincrasia del individuo que las realiza, el cual organiza dicha
documentacin segn su propio criterio y necesidades13
Es importante determinar que este tipo de archivo, personal o
familiar, puede tener mucho valor social, sea porque se trate de personas
destacadas a nivel cultural, militar, poltico, etc. Pero tambin pueden ser
sobre personas, que segn Vzquez Murillo, no sean destacadas pero s de
inters, como criminales, prostitutas o como muestra de personas de una
poca o perodo histrico.

10

Diccionario de termologa archivstica, Subdireccin General de Archivos Estatales. Espaa. 1995. Pgina 6
Ibd., pgina 7.
12
Gallego Domnguez, Olga: Manual de Archivos Familiares. Editorial ANABAD. Espaa, 1993. Pgina 17.
13
Belmonte Garca, Adrian: Archivos personales y familiares de la regin de Murcia. [Sin datos de editorial]
Pgina 5.
11

Archivos Personales: Fondos o colecciones

Este tipo de archivo representa muchas dificultades, entre las cuales
se encuentra el determinar si son fondos o colecciones.
Las definiciones son un factor determinante para la controversia que
se genera al catalogar este tipo de archivos de una u otra forma. Un
fondo es Un conjunto de documentos, con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgnicamente y /o acumulados y
utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus
actividades y funciones como productor14 y el concepto coleccin se
refiere al conjunto inorgnico de documentos que se renen y se ordenan
en funcin de criterios subjetivos independientemente de su
procedencia15
El carcter orgnico o no de los archivos personales es lo que genera
la controversia. Algunos autores, como Vzquez Murillo, indican que son
colecciones, debido a que considera que estos documentos no poseen un
carcter orgnico16 . Por otro lado, Belmonte Garca hace la distincin
entre fondos personales, los cuales si poseen un carcter orgnico, a
diferencia de las colecciones que son reuniones artificiales de
documentacin (como seran los documentos generados por el ocio o
distraccin de familias e individuos, en contraparte a documentos que son
resultado de las actividades sustantivas de estos, como las laborales o
acadmicas).
Es importante hacer estas observaciones, porque generalmente
estos conjuntos documentales son denominados Colecciones dentro de
los cuadros generales de fondos de los archivos. Esto es interesante, porque
todos los archivos histricos poseen diversos fondos, ya que la
documentacin proviene de diversos productores. Entonces, los cuadros
de clasificacin generales del archivo contemplan distintos fondos. Por
ejemplo, en el Archivo General de Centroamrica se encuentra el fondo
del Estado Mayor Presidencial y el fondo Registro Civil, entre otros; en el
Archivo de Indias en Espaa, se encuentran los fondos: La casa de la
Contratacin de Indias, siglos XVI-XVIII, Direccin General de la Renta de
Correos, Real Compaa de la Habana, etc.17

14

ISAD G. Op. Cit. Pgina 17.

NODAC Op. Cit. Pgina 19.
16
Vzquez Murillo, Manuel: Manual de seleccin documental. S & C ediciones, Carmona. Espaa, 1995.
Pgina 104.
17
Gua del Archivo General de Indias. Ministerio de Cultura, Espaa, 2008. Pgina 28 y 29.
15

En el caso de los archivos personales, no se puede denominar

Fondo Archivos Personales porque en un sentido estricto, cada archivo
personal constituye un fondo particular. Si el Archivo histrico cuenta con
50 archivos familiares, seran entonces 50 fondos distintos, por lo que se ha
preferido agruparlos en el cuadro general de fondos bajo el trmino
coleccin, aunque no lo sean.

Criterios de clasificacin para Archivos personales:

El modelo de clasificacin utilizado es el funcional, el cual puede ser
aplicado de distintas formas, simples o complejas, dependiendo de la
complejidad del fondo a clasificar.
El Instituto Aragons Pablo Serrano utiliza los siguientes niveles18:
Ttulo del fondo
1. Documentos de carcter personal
a. De carcter acadmico y honorfico
b. De carcter patrimonial
c. Correspondencia
2. Documentos de funcin
a. Actividades pblicas
b. Actividades de carcter privado
Empresariales
Intelectuales
Profesionales
Currculum
Contratos
Otros
3. Colecciones

Este esquema es muy bsico, pero permite determinar tres niveles

funcionales principales para poder agrupar los documentos y determinar
las series. Un problema es la serie correspondencia, porque regularmente
se recomienda incorporarla a los documentos relacionados a lo que hace
referencia, integrando la correspondencia a expedientes u otro tipo de

18

Archivo Pablo Serrano, Cuadro de Clasificacin. Instituto Aragons de Arte y Cultura

Contemporneos. Recuperado de de:
IAACC. http://www.iaacc.es/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASIFICACI%C3%93N.pdf
9

serie, de no ser posible, entonces se pueden agrupar como una serie

aparte.
Olga Gallego, al igual que el modelo anterior, indica que la
documentacin personal se puede dividir en dos niveles fundamentales:
Documentacin de carcter personal y documentos propios de la funcin.
La autora explica que puede haber interferencia y difcil discernimiento
entre una categora y otra. Lo importante es determinar que los primeros se
refieren a documentos de identificacin, correspondencia, records clnicos,
documentos honorficos, acadmicos, etc. Los documentos de funcin
corresponden al ejercicio de las actividades en entidades pblicas o
privadas, es decir, que son resultado de su profesin.
En resumen el modelo podra establecerse de la siguiente manera19:
Documentos de carcter personal

Documentos de identificacin
personal
Documentos que facultan el
ejercicio de alguna actividad.
Documentos honorficos.
Documentos de estado de
salud
Correspondencia.
Documentos propios de funciones Actividades pblicas (si desempe
de los individuos.
cargos polticos o de Estado)

Actividades de carcter privado

Documentos empresariales
Documentos Intelectuales
(o acadmicos)
Polticas (emanados de la
participacin en
agrupaciones de esa
ndole)
Profesionales (de tipo
laboral)
Sociales
Colecciones

19

Gallego, Op. Cit. Pgina 58-62

10

En cuanto al tema de la correspondencia, la autora Gallego

propone la posibilidad de clasificar todas las cartas por asunto, para as
tener mayor control sobre este tipo de documentos. Por otro lado, indica
que de ser posible es preferible agrupar todas las cartas con la
documentacin a la que hacen referencia y que le sirve de apoyo o
ilustracin20
El Centro de Investigaciones Regionales de Mesoamrcia CIRMAresguarda varios archivos y colecciones personales. En sus descripciones
indican que algunos archivos poseen cuadro de clasificacin y otros solo
han sido agrupados en forma temtica o estn pendientes de trabajar. De
la consulta de dichas descripciones, elaboradas bajo la Norma ISAD G, se
colocan los siguientes criterios utilizados para clasificar la documentacin
de dos archivos personales:
Archivo Personal de Juan Jos Arvalo
Bermejo21

Actividad personal y familiar

Actividad profesional
Relaciones externas
Poltica
Representacin diplomtica
Recursos de informacin.

Archivo personal, Coronel

Jacobo Arbenz Guzmn22

Correspondencia
Documentos personales
sueltos
Publicaciones
Borradores de libros
Recortes de peridicos
Diplomas Escuela
Politcnica

Otra propuesta ms elaborada fue resultado de la Conferencia de

Archiveros de la Universidades Espaolas, desarrolladas en el ao 2012, en
donde se plante un modelo de cuadro de clasificacin general,
aplicable a distintos fondos.
Este modelo resulta ms complejo, pero tambin ms completo para
poder abordar este tipo de archivos personales.

20

Gallego, Op. Cit. Pgina 59

Archivo Personal de Juan Jos Arvalo, Recuperado de: http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GTCIRMA-AH-045.
22
Archivo personal de Jacobo Arbenz Guzmn. Recuperado de:
http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-099
21

11

Propone 8 divisiones principales con posibles sudivisiones23:

Divisiones
Subdivisiones
Identificacin y organizacin Identificacin individual
personal
Vinculacin familiar y genealgica
Organizacin de la vida privada
Gestin de las relaciones Gestin de relaciones privadas y de
interpersonales
amistad
Gestin de las relaciones familiares
Gestin de las relaciones sociales
Gestin de bienes y recursos Gestin de bienes muebles e inmuebles
Gestin de recursos econmicos y
financieros
Gestin de recursos de informacin
Gestin del ocio y de la Gestin del ocio y de las aficiones
actividad creativa
Gestin de la actividad creativa
Preservacin y restitucin de Preservacin de la salud
la salud y bienestar personal Cuidado y restablecimiento de la salud
Previsin y mantenimiento del bienestar
personal.
Gestin de la actividad Acceso a la formacin
formativa
Desarrollo del aprendizaje
Evaluacin del aprendizaje
Acreditacin de la formacin
Gestin de la actividad Incorporacin a la actividad profesional
profesional
Desarrollo de la actividad profesional
Resultados de la actividad profesional
Finalizacin de la actividad profesional
Asociacionismo y representacin
profesional
Representacin, proyeccin Actividad representativa
y contribucin social
Proyeccin social
Participacin social y accin poltica
Gestin de la actividad asociativa
Gestin de la actividad de voluntariado
Contribucin social

23

Propuesta de cuadro de clasificacin comn de fondos personales (v.2.0) XVIII Jornadas de la Conferencia
de Archiveros de las Universidades Espaolas. Universidad de Cdiz, Espaa, 2012. Recuperado de:
http://dadun.unav.edu/handle/10171/2489 Pginas 8 y 9.

12

Cada campo agrupa los documentos enviados o recibidos

relacionados. No contempla el criterio de correspondencia como una serie
diferenciada, sino que la incorpora a las distintas agrupaciones sugeridas.
Otro aspecto interesante del modelo anterior, es que no utiliza el
criterio de Colecciones, para agrupar los tipos de documentos, como
agrupaciones de revistas o recopilaciones de libros, monedas, fotografas,
timbres u otros que hayan sido obtenidos por recreacin o aficin. La
divisin Gestin del ocio y de la actividad recreativa se refiere a la
documentacin relacionada con estos aspectos, por lo que sera
necesario crear la divisin de colecciones para complementar el modelo.
Determinar un cuadro de clasificacin es una labor primordial por
parte del archivero, para posteriormente elaborar los otros instrumentos
descriptivos, como inventarios, catlogos, guas o fichas de descripcin,
que solo tendrn sentido si se construye un cuadro de clasificacin
adaptado a las particularidades del fondo.

13

Conclusiones:
1. Los Archivos Familiares o personales son un tipo de archivo particular
que corresponde a un conjunto orgnico de documentos
generados por una persona o conjunto de personas en el
cumplimiento de sus actividades.
2. Tradicionalmente en los archivos se reduce a colecciones a todo
tipo de documentacin familiar o personal, lo cual considera una
simplificacin, debido a que estos son Fondos documentales, por el
carcter orgnico de los documentos que comprenden. Junto a
este tipo de documentos pueden existir colecciones.
3. Los Archivos personales tradicionalmente son inventariados, pero se
obvia la elaboracin de cuadros de clasificacin, debido a la
dificultad que representan. Es importante crear modelos que puedan
ser adaptados a las particularidades de cada fondo de archivo.
4. Los Archivos personales poseen documentacin de distintas clases,
lo que genera dificultades en los procesos de instalacin y
descripcin. Se deben tomar las medidas necesarias para preservar
los criterios archivsticos de procedencia y orden original al aplicar
procesos de clasificacin, ordenamiento y descripcin de este tipo
de archivos.
5. Los Archivos personales son de vital importancia para la sociedad,
porque pueden ser parte del Patrimonio Cultural, si se refieren a
personajes destacados, adems, pueden reflejar el contexto y
representar las formas de vida de un perodo histrico determinado.

Referencias:
1. Archivo General de la Nacin: Instructivo para Elaborar el Cuadro
General de Clasificacin Archivstica. Direccin del Sistema Nacional
de Archivos. Mxico 2012. Recuperado de:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoC
uadroClasificacion06072012.pdf
2. Archivo Pablo Serrano, Cuadro de Clasificacin. Instituto Aragons
de Arte y Cultura Contemporneos. Recuperado de de:
IAACC.
http://www.iaacc.es/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASI
FICACI%C3%93N.pdf
3. Belmonte Garca, Adrian: Archivos personales y familiares de la
regin de Murcia. [Sin datos de editorial] documento en formato
PDF.
4. Centro de Investigaciones Regionales de Mesoamrica CIRMALinks de referencias:
Archivo personal de Jacobo Arbenz Guzmn:
http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-099
Archivo Personal de Juan Jos Arvalo:
http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-045
5. Cruz Mundet, Jos Ramn: La gestin de documentos en las
organizaciones, Ediciones Pirmide. [Sin datos de editorial]
6. Consejo Internacional de Archivos: Norma internacional general de
descripcin archivstica, ISAD G. Suecia, 1999. Recuperado de:
www.ica.org/download.php?id=1745
7. Diccionario de termologa archivstica, Subdireccin General de
Archivos Estatales. Espaa. 1995.
8. Gallego Domnguez, Olga: Manual de Archivos Familiares. Editorial
ANABAD. Espaa, 1993.
9. Llans San Juan, Joaquim, otros: Buenas prcticas en gestin de
documentos y archivos, Manual de normas y procedimientos
archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra. Espaa, 2006.

10. Propuesta de cuadro de clasificacin comn de fondos personales

(v.2.0) XVIII Jornadas de la Conferencia de Archiveros de las
Universidades Espaolas. Universidad de Cdiz, Espaa, 2012.
Recuperado de: http://dadun.unav.edu/handle/10171/2489
11. Varios Autores: Norma de descripcin archivstica de Catalua,
NODAC. Direccin General del Patrimonio Cultural. Generalitat de
Catalua. Espaa, 2009. Recuperado de:
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/
norma_de_descripcio_arxivistica_de_catalunya/arxius/nodcast.pdf
12. Vzquez Murillo, Manuel: Manual de seleccin documental. S & C
ediciones, Carmona. Espaa, 1995.