Kaizen Aplicado A Las Actividades De Oficina

Las actividades o labores administrativas son factibles de aplicacin del Kaizen

al igual que se hace con los procesos productivos de bienes o servicios. Sin
lugar a dudas que dada la magnitud de los gastos administrativos en relacin a
los gastos totales o ventas de la organizacin, y dadas las dificultades para
medir sus niveles de productividad y calidad, est rea merece un anlisis y
metodologas muy especiales. Adems debe agregarse el carcter crtico que
como fuente de informacin para la toma de decisiones tiene este tipo de
actividades, pero tambin es importante como fuente de informacin hacia el
exterior de la empresa, como contacto con clientes, proveedores, organismos
del Estado, consumidores e inversionistas entre otros.
Las actividades administrativas sin bien son fundamentales para todo tipo de
organizacin asumen un rol muy especial en empresas dedicadas a la banca,
las inversiones, los seguros, y los negocios de consultora y asesoramiento,
donde la mayor parte de sus procesos son de carcter oficinesco.
As como en el rea productiva los grandes desperdicios o despilfarros
pasaban por temas como la calidad, el servicio de proveedores, los excesos de
inventarios y stock de insumos, productos en proceso y terminados, averas,
transportes, movimientos y tiempos de preparacin entre otros, en el caso de
las labores de oficina los despilfarros deben ser rastreados en torno a:
personal, procesos, formularios, listados de cmputos, computacin, y mtodos
de trabajo.
Podemos as mencionar los siguientes tipos de mudas administrativos:

Duplicacin de tareas, en parte por falta de informacin compartida

Exceso de movimientos y traslados, en parte como resultado de la mala

disposicin fsica

Tiempos muertos de papelera (trmites que en realidad duran 5 minutos

tienen tiempos de espera en escritorios o papeleras de horas hasta das o
semanas.

Excesiva subdivisin de procesos y/o actividades. Falta de trabajo en

grupos o equipos de trabajo.

Ineficiencia de control interno, lo cual ocasiona 4 tipos de problemas:

-

posibles fraudes externos contra la compaa,

posibles fraudes internos,

informacin poco confiable o inexacta a los efectos de la toma de

decisiones, y

falta de cumplimiento a normativas de organismos oficiales

Excesiva cantidad de formularios, con duplicacin de informacin y/o

innecesarios

Formularios mal diseados

Excesivo inventario / stock de formularios

Tareas, procesos y /o actividades innecesarios

Actividades o procesos complejos

Falta de informacin y administracin por excepcin

Listados de cmputos: innecesarios y/o mal diseados

Informacin fuera de tiempo y/o inexacta

Sobre-estructura organizativa. Ello puede ser el resultado de excesivos

actividades manuales, tramos de control demasiados cortos, falta de
empowerment, carencia de objetivos organizacionales claramente definidos
o poltica de sobre-empleo.

Software: inadecuado, no parametrizable, de lenta ejecucin, no adaptado

a las caractersticas de la empresa o del negocio.

Cuellos de botella originados en: concentracin o centralizacin de

decisiones o autorizaciones, cantidad de elementos crticos escasos en
funcin de las necesidades llmense: computadoras, impresoras,
fotocopiadoras y procesos de cmputos.

Averas y falta de mantenimiento en computadoras, impresoras, sistema

lumnico, telfonos.

Falta de resguardo de datos informticos.

Deficiente supervisin

Deficiente capacitacin del personal

Excesivos niveles de estandarizacin o normativas internas

Exceso de informes internos

Exceso de reuniones internas y/o interrupciones externas

Improductividades por exceso de especializacin o divisin de trabajo

Lentitud de impresoras, fotocopiadoras o procesos de cmputos

Dado que con excepcin de las actividades antes mencionadas de bancos,

financieras, negocios burstiles, aseguradoras y consultoras, en las dems
actividades los consumidores adquieren bienes o servicios no vinculados
directamente con tareas de oficina, estas actividades burocrticas son
consideradas como actividades de apoyo sin valor agregado o simplemente
como actividades sin valor agregado; razn por la que estas deben ser
eliminadas, simplificadas o reducidas.
La ineficiencia antes mencionada es razn por la que organizaciones
vinculadas a la educacin o la salud, pierdan gran parte de sus recursos, sino
la mayor parte, en gastos administrativos aparte de los ilcitos que a travs de
estas actividades suelen llevarse acabo.
Los costes administrativos son elevadsimos; pueden representar hasta el 30%
del coste total de una empresa o a veces ms. Eso considerando slo los
costos explcitos. Los implcitos pueden llegar a ser ms elevados, informacin
errnea o fuera de trmino, falta de seguimiento y control, carencia de
informacin para la toma de decisiones son entre otras las causantes de
dolores de cabeza para los niveles gerenciales de una organizacin.
La oficina viene a ser el cerebro de la empresa. La mayora de los directivos y
profesionales, por no decir todos, controlan e influyen, o se ven afectados por
el modo en que funciona la oficina. Pese a ello, pocas empresas disponen de
un sistema de formacin o de ayuda al directivo que tiene a su cargo la oficina.
Los profesionales expertos en ingeniera, ciencias, contabilidad, derecho o
cualquier otro campo de especializacin, no reciben ayuda alguna en el
aprendizaje sobre el modo ptimo de desempear las funciones de oficina.
El 30% de los costes de las empresas tiene su origen en las funciones de
oficina, que son vitales para la empresa y comprenden la planificacin, el
control, la contratacin de personal, las compras, la contabilidad, la
financiacin, las cuestiones jurdicas, y otras muchas actividades. Sin embargo,
pese a las dimensiones y costes de dichas funciones, hasta el momento
apenas se les ha prestado atencin.
Hay que estar inmerso en el mundo de los negocios para conocer la profunda
influencia que ejerce la oficina y comprender lo ineficaces que en ocasiones
pueden ser los sistemas utilizados en ella.
Casi el 80% de los costes de oficina se deben a los directivos y profesionales,
es decir, a los trabajadores intelectuales. El estudio averigu que estos
trabajadores slo invierten un 8% de su tiempo en la realizacin de anlisis; un
30% lo dedican a actividades menos productivas; entre un 40 y un 50% a
reuniones, y un 15% a la elaboracin de documentos.
La oficina no es un espacio fsico; es, ante todo, una actividad. Se trata de la
formacin, tramitacin, anlisis y utilizacin del trabajo administrativo que sirve
de apoyo a una empresa, y que se lleva a cabo en cualquier lugar o
departamento donde se realicen estas actividades.

Antes de introducir cualquier tipo de cambio, hay que conocer a fondo el

sistema actual. Esta es la regla nmero uno; tiene un carcter absolutamente
imperativo. Es esencial que se conozca la siguiente informacin:
1. La filosofa del sistema;
2. Las normas con arreglo a las cuales funciona el sistema;
3. Los procedimientos que se siguen;
4. Las responsabilidades y competencias de las personas participantes;
5. El flujo de trabajo dentro del sistema;
6. Los formularios e impresos que se utilizan habitualmente;
7. La idoneidad del equipo existente;
8. La suficiencia y calidad del personal;
9. Los informes que se elaboran.

A continuacin, y contando con una base slida de las caractersticas propias

del sistema en funcionamiento se proceder a efectuar los cambios. Tanto para
el caso de las actividades como de los procesos deber seguirse el siguiente
criterio:
Eliminarlo (en caso de no ser necesario)
Combinarlo
Modificarlo
Alterar el orden en que se efecta
El anlisis de mtodos y tareas es fundamental a los efectos de la reduccin de
los tiempos de realizacin de las tareas, su simplificacin y el incremento de los
niveles de productividad. La realizacin de tareas innecesarias, la duplicacin
de labores, la inexactitud de los datos y la informacin, la falta de flexibilidad en
la operatoria constituyen elevados niveles de desperdicio y despilfarro.
La evidente falta de productividad del trabajo de oficina es una consecuencia
directa de la falta de eficacia en el tratamiento de la informacin de los
procesos que integran este trabajo. Las principales causas de esta situacin
hay que encontrarlas, desde un punto de vista conceptual, en las siguientes
circunstancias:

El nfasis en la automatizacin de las diferentes tareas individuales en

lugar de realizar la automatizacin del proceso en su conjunto.
La no participacin de una forma activa, dinmica y continuada en el
tiempo, en la definicin de sus necesidades de informacin, de los
responsables de los distintos puestos de trabajo en donde se ejecutan
las tareas.
La extrapolacin que se est haciendo, por los responsables de los
sistemas de informacin de la empresa, en el tratamiento de la
informacin que interviene en el trabajo de oficina intentando resolver las
necesidades expuestas basndose en la realizacin de nuevas
aplicaciones informticas o, mejorando las presentes, como nica
solucin al problema.
El no realizar la absolutamente necesaria reorganizacin del trabajo
administrativo antes de intentar su
automatizacin, de forma que se
consigan las mximas utilidades de las tcnicas y de las herramientas
empleadas.