PRESENTACIN INFORME DE DIAGNOSTICO SISTEMA DE GESTIN

DOCUMENTAL EN LA UNIVERSITARIA

Bogot, 13 Abril de 2015.

A: UNIVERSITARIA Attn; Adriana Directora Biblioteca y Gestin Documental
Objetivo: Conocer e identificar la situacin actual de la Gestin Documental en la
UNIVERSITARIA, con el fin de planear soluciones, a las posibles debilidades o
falencias que se tienen en la administracin como la organizacin del acervo
documental.

INTRODUCCIN
La funcin principal de este diagnstico, es orientar las actividades archivsticas
que se encuentran sin realizar para as poder estructurar el Sistema de Gestin
Documental basndonos en la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012 y dems
normas vigentes.
Este diagnstico identifica la situacin actual de los archivos de la
UNIVERSITARIA, y se plantea por medio de este documento soluciones definitivas
a la situacin de organizacin documental que se tiene.
En la organizacin de la documentacin se encuentra sin ningn tipo de avance,
solo se tiene parte de esta documentacin clasificada segn la serie documental
estando pendiente la ordenacin y descripcin.
Por otra parte se realiz el cuestionario para ser aplicado a los auxiliares de
archivo el cual fue fundamental para la identificacin de la organizacin que se
tiene de la documentacin como de las falencias que se estn presentando
actualmente en la gestin documental.

1. RECURSO HUMANO EXISTENTE

Para la realizacin de las actividades tcnicas de las Gestin Documental se
cuenta actualmente con cuatro (4) Auxiliares de Archivo los cuales se encuentran
distribuidos de la siguiente manera:
Tres Auxiliares en el rea de Archivo y una persona en la ventanilla nica de
correspondencia, los horarios establecidos para el personal que se encuentra en
el rea de archivo es de 07:00 a 17:00 y 08:00 a 18:00, la persona de
correspondencia ingresa a las 09:00 a 19:00.

DIAGNOSTICO
2. ESTADO ACTUAL DE LA PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
La produccin documental no se encuentra reglamentada ni establecida, ya que
no se tiene las Tablas de Retencin Documental elaboradas, al no contar con esta
herramienta archivstica se presenta desorganizacin en los expedientes.
Como accin para solucionar este problema se debe elaborar las Tablas de
Retencin Documental, ser socializadas en todas las reas de la Universitaria para
posteriormente iniciar con su implementacin.
A pesar de no contar con las TRD, se tiene parte de las Series documentales
clasificadas y con su inventario, labor que facilita la consulta y prstamo de los
documentos, pero sin la debida intervencin archivstica.

3. INSTRUMENTOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Respecto a la gestin documental, no se encuentra implementado el Sistema de
Gestin Documental, por tanto se debe disear el Manual de Gestin Documental
el cual estable los lineamientos para los (8) ocho procesos archivsticos.
Se debe establecer una Poltica de Gestin Documental la cual se encuentra
constituida por los siguientes componentes:
1. Marco Conceptual.
2. Conjunto de estndares para la gestin de la informacin.
3. Metodologa general para la creacin, uso, mantenimiento, retencin,
acceso, y preservacin de la informacin.

4. La cooperacin, articulacin y coordinacin permanente entre las reas de

tecnologa, la oficina de archivo, la oficina de calidad, planeacin y los
productores de los documentos.
Pendiente por la elaboracin de los instrumentos archivsticos para la Gestin
Documental.
1.
2.
3.
4.
5.

Tablas de Retencin Documental.

Tabla de Valoracin Documental.
Programa de Gestin Documental.
Cuadro de Clasificacin Documental.
Manual de Gestin Documental.

No se tiene establecido ni documentado, las funciones del Archivo como las del
personal, lo cual genera desorganizacin y una falta de planificacin de las
actividades a realizar, que son la razn de ser del Grupo de Gestin Documental.
4. ADMINISTRACCIN DEL ARCHIVO
El siguiente equipo de trabajo que interviene en el funcionamiento del Archivo son
4 Auxiliares, en la mayor parte del tiempo est dedicada a la operacin y
prestamos mas no a la planeacin y elaboracin de planes, programas y proyecto
en el archivo.
-

Vase en la Matriz Plan de Mejoramiento las actividades propuestas

5. PLAN DE MITIGACIN PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

Con relacin a la situacin que presenta actualmente la Gestin Documental en la

Universitaria Agustiniana se propone las siguientes actividades o acciones a
realizar.
1. Para mejorar parte de las situaciones detectadas se requiere de 2 personas
para adelantar las tareas que se encuentran rezagadas por la falta de tener
las Tablas de Retencin Documental.
2. Elaborar las TRD para todas las reas teniendo como base la nueva
restructuracin de la UNIVERSITARIA, y para su elaboracin siguiendo las
directrices del Acuerdo 04 del 2013, emitido por el Archivo General de la
Nacin, en el cual se contempla el procedimiento para la elaboracin,
presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de

Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. " Es

necesario se me asigne una persona de tiempo completo para esta
actividad "
3. Teniendo las TRD elaboradas se procede a ser implementadas en los
Archivos de Gestin, los archivos que se tienen actualmente en los
depsitos, sern sometidos al reproceso archivstico correspondiente a la
TRD que les aplica segn el rea, igualmente se les debe elaborar la Hoja
de Control para los expedientes.
4. Registrar en el Software de ADMIARCHI todas las Tablas de Retencin
Documental como el Cuadro de Clasificacin Documental, para iniciar con
la elaboracin de los expedientes electrnicos.
5. Se debe realizar los inventarios que no se tienen y actualizar los existentes,
realizar cambio de unidades de conservacin de AZ a Cajas, igualmente las
cajas que se encuentren deterioradas ser remplazadas, realizar la
rotulacin de las cajas utilizando el nuevo formato establecido para esta
labor y encarpetar las comunicaciones que se tengan en soporte papel, con
su respectiva organizacin y foliacin.
6. Realizar la intervencin Archivstica de todo el acervo documental que se
tiene actualmente en los depsitos de la UNIVERSITARIA, el cual es de
234 ML, es decir, Cajas son 1600 Carpetas 25727 y AZ 1235, para esta
actividad debemos contar con las TRD.
7. Reunirse la alta directiva, para establecer el Comit Archivo.
8. Elaborar los Manuales, procedimientos, planes, instructivos, formatos de
acuerdo a la prioridad de las circunstancias, es importante realizar de
manera urgente el Manual de Correspondencia.
9. Elaborar la TVD para el Fondo Documental Cerrado UNIVERSIDAD NUEVA
COLOMBIA, y para su elaboracin siguiendo las directrices del Acuerdo 04
del 2013, emitido por el Archivo General de la Nacin, en el cual se
contempla el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin,
aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las
Tablas de Valoracin Documental.

6. INFRAESTRUCTURA FISICA Y TECNOLOGIA

El Archivo de la UNIVERSITARIA cuenta con la infraestructura establecida segn

la normatividad para los edificios de archivo, igualmente se tiene la estantera
idnea para el almacenamiento de las cajas X200.
Se encuentra pendiente por adquirir:

Falta Fotocopiadora en el rea de Correspondencia, y en el Archivo para la

impresin de los Rtulos de Cajas, Carpetas, Formatos, Informes,
Inventarios y consultas que se requiera copias.
Identificacin de la Ventanilla nica de Correspondencia y rea de Archivo,
disear el aviso para la identificacin de Correspondencia y del Archivo
Cambio de Extintores, se tienen asignados 3 Extintores actualmente, de los
cuales 2 son de Agua, estos se deben remplazar por extintores
multipropsito.
Puesto para consultas y prstamos, adecuar un espacio en la nueva rea
asignada para archivo, una mesa de consulta con sus respectivas sillas y
un equipo de cmputo para el servicio de los usuarios, tener un puesto de
trabajo adicional en caso que se asigne personal al rea de archivo.

Attn,
Elaboro: Jonathan Jimnez
Reviso: Adriana Len.
Aprob: Adriana Len.
Fecha: 13/4/2015