MANUAL DE

USUARIO
MICROSOFT ACCESS

Lea detenidamente este manual y gurdelo como referencia en el futuro

INTEGRANTES:
CABRERA MARA JOS
JIMNEZ LEX
YPEZ GABRIELA

Contenido
INTRODUCCIN............................................................................................................................4
OBJETIVO DE ESTE MANUAL.........................................................................................................5
MICROSOFT ACCES.......................................................................................................................6
CREAR UNA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO............................................................................7
CREACIN DE RELACIONES.......................................................................................................9
CONSULTAS.................................................................................................................................10
TIPOS DE CONSULTAS.............................................................................................................10
TIPOS DE VISTA.......................................................................................................................11
VISTA HOJA DE DATOS........................................................................................................11
VISTA SQL...........................................................................................................................11
FORMULARIOS...........................................................................................................................13
CREACIN DEFORMULARIOS..................................................................................................13
FORMULARIO CON ASISTENTE...........................................................................................13
ESCTRUCTURA DE LOS FORMULARIOS...................................................................................14
INFORMES..................................................................................................................................17
INFORMES RPIDOS...........................................................................................................17
INFORMES CON EL USO DEL ASISTENTE.............................................................................17
ANEXOS......................................................................................................................................19
Bibliografa.................................................................................................................................21

INGRESE EL CD
INGRESE A LA CARPETA AULA 42 GRUPO 11

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1 base de datos elaborado por GRUPO 11..................................................................7

Ilustracin 2 crear base de datos elaborado por GRUPO 11.........................................................7
Ilustracin 3 Insertar tablas elaborado por GRUPO 11.................................................................8
Ilustracin 4 creacin de relaciones elaborado por GRUPO 11...................................................9
Ilustracin 5 Realizacin de consultas elaborado por GRUPO 11..............................................10
Ilustracin 6 Vista hoja de datos elaborado por GRUPO 11........................................................11
Ilustracin 7 Vista SQL elaborado por GRUPO 11.......................................................................12
Ilustracin 8 Creacin de formularios elaborado por GRUPO 11................................................13
Ilustracin 9 Formulario con asistente elaborado por GRUPO 11..............................................14
Ilustracin 10 Estructura de formularios elaborado por GRUPO 11...........................................14
Ilustracin 11 Asistente de informe elaborado por GRUPO 11...................................................15
Ilustracin 12 Imagen formulario elaborado por GRUPO 11......................................................16
Ilustracin 13 Informes elaborado por GRUPO 11......................................................................17
Ilustracin 14 Asistente de informes elaborado por GRUPO 11.................................................17
Ilustracin 15 Diseo informes elaborado por GRUPO 11..........................................................18

INDICE DE TABLA
Ilustracin 1 TABLA DE HERRAMIENTAS elaborado por GRUPO 11..............................................7

INTRODUCCIN
En este documento se mostrar informacin clara, concisa y eficiente, la cual permita
conocer de mejor manera la utilizacin del programa Microsoft ACCES para su funcionamiento.
Microsoft ACCESS es una herramienta cuyo uso es fcil y rpido que permite crear base
de datos, los mismos que son almacenados automticamente como base de datos por medio
de SQL (StructuredQueryLenguage), por lo que permite la proteccin de datos y aseguramiento
de los mismos, lo que funciona como un respaldo para los usuarios que utilizan esta
herramienta.
Es importante revisar este manual debido a que brinda la informacin necesaria para
poder ejecutar varias opciones y a la vez aplicaciones que se deben realizar en Microsoft
Access, para poder realizarlos paso a paso.
Para su mejor comprensin en este manual se incluye grficos, los mismos que
representarn la explicacin de manera ms detallada.
Este manual est dirigido a estudiantes universitarios que busquen comprender mejor de
Microsoft Access y las herramientas que posee, es decir para los estudiantes que deseen
interactuar con dicho programa, permitiendo la identificacin de cada elemento.

OBJETIVO DE ESTE MANUAL

El objetivo de este manual es ayudar y poder dirigir al usuario en la comprensin y

utilizacin de Microsoft Access, para que los usuarios puedan beneficiarse con toda la
informacin que este manual posee permitiendo despejar toda duda existente.
La informacin que brinda este manual es considerada como:

Una gua de Microsoft Access

Una gua para saber cmo utilizar este programa, fomentando el conocimiento y la
informacin acerca de cada aplicacin de Microsoft Access y de cada una de sus

opciones.
Una Gua de conocimiento que muestra de manera detallada y comprensiva cada
herramienta que conforma Microsoft Access explicada en cada una de las pginas de
este manual.

MICROSOFT ACCES
CONOCER ACERCA DE ACCESS
Para poder ingresar datos se debe ingresar a Microsoft Access se debe tener en cuenta lo
siguiente:
HERRAMIENTAS
BASE DE DATOS
BARRA DE HERRAMIENTAS

BARRA DE TTULO
BARRA DE ESTADO
CINTA DE OPCIONES
INTERFAZ

CONCEPTO
Coleccin
de
datos
organizados
detalladamente en tablas
Ubicada de manera predeterminada en la
parte superior de la ventana, conteniendo en
la misma las herramientas de uso ms
frecuente en nuestro programa.
Contiene el nombre de la base de datos en la
cual estamos trabajando.
contiene la informacin dela base de datos y
se encuentra en la parte inferior de la
pantalla
Muestra las principales funciones de las
fichas (Inicio, crear, datos externos,
herramientas de base de datos)
Una de las tareas fundamentales en ACCESS
en la creacin de base de datos es la
incorporacin de tablas.

Ilustracin 1 TABLA DE HERRAMIENTAS elaborado por GRUPO 11

ES IMPORTANTE SABER QUE LA DOSTRIBUCIN CORRECTA DE LOS DATOS EN TABLAS DEBE SER
ADECAUDO PARA SU CORRECTO REGISTRO.

Ilustracin 2 base de datos elaborado por GRUPO 11

DESPUS DE HABER CONOCIDO LAS HERRAMIENTAS INICIALES ES IMPORTANTE QUE

PRACTIQUEMOS LOS COMANDOS BSICOS LUEGO DE ADQUIRIR LOS CONOCIMIENTOS INICIALES

CREAR UNA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO

Se genera una base de datos desde cero, lo que se quiere decir es que no tiene elementos
predeterminados y se debe crear cada elemento de manera manual dentro de la base de
datos en la cual estamos trabajando.
Debemos ingresar a Microsoft Access, damos clic en nueva base de datos (Base de datos del
escritorio en blanco) Y proseguimos a introducir cada uno de los datos.

Ilustracin 3 crear base de datos elaborado por GRUPO 11

PARA COMENZAR A TRABAJAR CON ACCES ES IMPORTANTE CONOCER LAS VENTAJAS QUE POSEE
EL DISEO DE SU INTERFAZ Y LOS COMANDOS BSICOS, YA QUE CADA UNO DE ESTOS
TEMASCUMPLE UN ROL FUNDAMENTAL A LA HORA DE REGISTRAR INFORMACINYA QUE PERMITE
CONVERTIR UN CONJUNTO DE DATOS DESORDENADOS EN DATOS ORGANIZADOS.
PARA CREAR TABLAS
TABLAS.- Son elementos importantes que integran una base de datos, permitiendo
ingresar la informacin de manera ordenada y de forma sistemtica, constituyen la parte ms
importante del trabajo adems de las consultas, formularios e informes.
CREAR TABLAS
Debemos ingresar en la ficha CREAR, ubicada en la cinta de opciones y utilizar los
botones del grupo de TABLA y VISTA DE DISEO que nos permitir editar la tabla, establecer y
modificar su estructura.(NOMBRE DE CAMPO, TIPO DE DATOS Y DESCRIPCIN).
TIPO DE DATOS

TEXTO CORTO.- permite tener hasta 225 caracteres alfanumricos.

TEXTO LARGO.- sin lmite en la cantidad de caracteres.

NMERO.- admite solo nmeros.

FECHA/HORA.- permite registrar fecha.

MONEDA.- admite valores monetarios.

INSERTAR DATOS EN LAS TABLAS.- Se debe ingresar la informacin que queremos

almacenar en cada campo creado. (HOJA DE DATOS, se ingresa el registro de conforman los campos
de la tabla)

Ilustracin 4 Insertar tablas elaborado por GRUPO 11

DESPUS DE FINALIZAR LA TABLA DEBEMOS GUARDARLA Y CERRAR

Para organizar datos significa indicar un orden ya se ascendente o descendente (INGRESAR
EN LA FECHA INICIO/ORDENAR, FILTRAR Y HACER CLICK EN DESCENDENTE O ASCENDENTE.

CREACIN DE RELACIONES
CLAVE PRINCIPAL.- Para crear relaciones en tablas, se debe indicar un campo especial en
cada una de ella, la cual se denomina clave principal. (En el proceso debemos incluir una clave,
la misma que sea nica e irrepetible).
Es posible quitar o cambiar la clave principal, cada tabla tiene una relacin independiente,
por lo tanto sus relaciones pueden darse de distintas formas (UNO A VARIOS, UNO A UNO,
VARIOS A VARIOS).

Ilustracin 5 creacin de relaciones elaborado por GRUPO 11

FICHA DISEO, ESTA FICHA PERMITE REALIZAR VARIAS OPERACIONES SOBRE LAS RELACIONES

CONSULTAS
Almacena la informacin de manera organizada, para llevar a cabo el registro de la
actividad que realizamos, Access ofrece para esta actividad las CONULTAS, las mismas que no
permiten seleccionar registros que cumplen una o varias condiciones.

TIPOS DE CONSULTAS

CONSULTA DE CREACIN DE TABLAS.- permite crear nuevas tablas en base al

contenido de otra.

CONSULTA DE REFERENCIA CRUZADAS.- posibilita realizar clculos con los datos

existentes en las tablas.

CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS.- permiten agregar datos en tablas existentes.

CONSULTAS DE ELIMINACIN.- eliminan registro de una tabla que cumplan con los
criterios especficos.

CONSULTAS DE ACTUALIZACIN.- cambian total o parcialmente los registros de una

tabla de forma automtica, evitando prdidas de datos a futuro.

Ilustracin 6 Realizacin de consultas elaborado por GRUPO 11

LAS CONSULTAS SE LAS PUEDE REALIZAR DEMANERA ANUAL O POR MEDIO DE UN ASISTENTE DE
CONSULTAS

Para la realizacin de consultas nos dirigimos a Asistente de consultas, hacemos clic sobre
la misma, indicamos cuales son las entidades que queremos obtener informacin de cada
entidad clic en siguiente

y finalmente damos finalizar, dndonos como resultado la

informacin requerida. (EL ASISTENTE DE CONSULTA NOS PERMITIRA AHORRAR VARIOS PASOS Y NOS
GUIAR A RELIZAR EL PROCESO DE CONSULTA DE MANERA MS RAPIDA Y EFICIENTE)

Las consultas cuando son guardadas aparecern en el panel de navegacin y permiten ver
resultados.

TIPOS DE VISTA
Despus de haber creado las consultas Microsoft Acces nos permite revisar la
informacin que requerimos anteriormente facilitndonos ya sea por la Vista hoja de datos o
por vista SQL.

VISTA HOJA DE DATOS.- se utiliza para ver los resultados de la consulta.

Ilustracin 7 Vista hoja de datos elaborado por GRUPO 11

VISTA SQL.- muestra el diseo de la consulta en el lenguaje de programacin SQL

(StructuredQueryLenguage), este lenguaje se utiliza para acceder y crear datos de una base a
travs de expresiones con sntesis especficas y de manera lgica. Para realizar consultas sin
asistente es necesarios conocer las siguientes funciones dentro de la vista SQL.
SELECT.- nmero de campos
FROM.- tabla de origen
WHERE.- Campo criterio

Ilustracin 8 Vista SQL elaborado por GRUPO 11

Para volver a vista hoja de datos, damos clic derecho en Vista hoja de datos y en caso
de querer guardar la consulta, damos clic derecho sobre la consulta y seleccionamos guardar
y posteriormente cerrar.

FORMULARIOS
CREACIN DE FORMULARIOS
Para la creacin de los formularios debemos tener en cuenta que es lo que
deseamos mostrar y visualizar en la informacin.

Ilustracin 9 Creacin de formularios elaborado por GRUPO 11

Existe tambin lo que es el formulario rpido, los cuales permiten acceder a los
todos los registros de una tabla o consultas pero muestran solo un registro a la vez.
El formulario muestra el formulario en Vista Presentacin el cual permite
visualizar y modificar los datos del formulario.

FORMULARIO CON ASISTENTE.- creamos un formulario mediante el asistente de

formularios que nos gua en el proceso de creacin y nos facilita los pasos para poder
realizarlos facilitando su creacin y el proceso de insertar informacin en el formulario.
PROCEDIMIENTO
Debemos dar clic CREAR, clic en asistente de formulario, seleccionamos la informacin
que queremos que aparezca en el formulario, clic en siguiente, si queremos cambiar el nombre
de formulario, existe la opcin texto e insertamos el nombre el cual quiera que se llame el
formulario a crearse, clic en siguiente, y posteriormente en finalizar.
Para la creacin de formularios se puede insertar logos e imgenes e inclusive cambiar
color de formulario con la opcin DISEO DEFORMULARIO, la misma que brinda varias
opciones de color insertar imagen entre otras.

Ilustracin 10 Formulario con asistente elaborado por GRUPO 11

ESCTRUCTURA DE LOS FORMULARIOS

01.- Encabezado del formulario
02.- Detalle
03.- Pie del formulario

Ilustracin 11 Estructura de formularios elaborado por GRUPO 11

SE PUEDE INGRESAR LOGOTIPOS E IMGENES

En caso de realizar un formulario sin asistente de informe debemos seleccionar la

informacin que queremos que se encuentre en nuestro formulario debemos hacer clic en:
crear informe en blanco, posteriormente damos clic derecho sobre nuestro informe, eligiendo
la opcin vista de diseo, e ingresamos, nos dirigimos a la barra de diseo de formulario,
seleccionamos la opcin diseo, elegimos ingresar botn e inmediatamente aparecer un
recuadro.

Ilustracin 12 Asistente de informe elaborado por GRUPO 11

Este recuadro nos permite elegir cual ser la funcin de nuestro botn, elegimos la
funcin que queremos que sea para la creacin de nuestro formulario ya sea, nuevo, cerrar y

damos finalizar, colocamos la informacin que queremos que aparezca en nuestro formulario y
finalmente damos clic sobre nuestro formulario, seleccionamos la opcin guardar y cerrar.

Ilustracin 13 Imagen formulario elaborado por GRUPO 11

INFORMES
Se debe tener en cuenta que primero se revisar los informes rpidos y despus los
informes personalizados, para poder realizarlo se debe contar con los siguientes conos de
ayuda:

Ilustracin 14 Informes elaborado por GRUPO 11

INFORMES RPIDOS .- permiten crear informes basados en la informacin de la

tabla, o consulta que se encuentre seleccionada en el panel de navegacin, y por lo tanto su
ventaja es que se realizan de manera rpida, eficaz y sencilla. Se basan es un estilo
predeterminado.

INFORMES CON EL USO DEL ASISTENTE .-nos gua mediante todo el

proceso y nos permite elegir solo los datos que queremos mostrar.

Ilustracin 15 Asistente de informes elaborado por GRUPO 11

Para que los datos se muestren de manera ascendente o descendente seleccionamos el

criterio de ordenacin.

Para poder modificar los informes podemos seleccionar VISTA PRESENTACIN O VISTA
DISEO, la misma que permite insertar controles y modificar.

Ilustracin 16 Diseo informes elaborado por GRUPO 11

HEMOS APRENDIDO COMO REALIZAR RELAICONES, CONSULTAS, FORMULARIO E INFORMES, A

TRAVS DE ELLOS PODEMOS VERIFICAR, MODIFICAR E INCLUIR INFORMACIN EN TABLAS DE
MANERA RPIDA Y ATRACTIVA PARA EL USUARIO Y LLEVAR A CABO LAS CONFIGURACIONES
QUE SEAN NECESARIAS, AS COMO REALIZAR OPERACIONES CON LOS DATOS Y REGISTROS DE
MANERA SISTEMTIZA Y SENCILLA.

ANEXOS
EJEMPLO DE FORMULARIOS

EJEMPLOS DE INFORMES

Bibliografa

LMP. (05 de noviembre de 2013). LMP. Obtenido de Comunidad de programadores:

http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/Access/6881-Manual-de-Access2013.html
MICROSOFT, 2. (OMINGO de NOVIEMBRE de 2015). ACCESS. Obtenido de PRODUCTS.OFFICE:
https://products.office.com/es/access
Wikipedia. (01 de noviembre de 2015). Enciclopedia libre. Obtenido de Microsoft Access:
https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access