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nuestros
padres,
porque
sacaron
adelante,
AGRADECIMIENTO
A nuestros profesores, que durante toda nuestra carrera han aportado con
un granito de arena a nuestra persona que con sus sabios consejos han
logrado que nos desarrollemos como ntegros profesional en la carrera de
computacin e informtica, carrera que est en constante cambios.
NDICE
Pg.
Cartula
I.
II.
III.
Dedicatoria
Agradecimiento
ndice
Introduccin
11
12
12
13
1.4. Ubicacin
13
13
1.6. Duracin
13
MARCO TERICO
14
15
40
47
3.1. Problema
48
48
50
50
52
3.2. Objetivos
52
52
52
53
54
55
3.3.4 Presupuesto
56
3.3.5 Financiamiento
57
3.4. Evaluacin
IV.
53
57
57
58
59
DEMOSTRACIN PRCTICA
61
62
62
62
4.4. Actores
63
4.5. Diagramas
63
63
64
67
73
75
77
77
78
V.
79
79
80
80
80
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
91
5.1. Conclusiones
92
5.2. Recomendaciones
93
Bibliografa / Linkografa
94
Anexos
95
Introduccin
1.
2.
3.
10
I. IDENTIFICACIN
DEL PROYECTO
11
I.
12
Beneficiarios Indirectos
La comunidad y las empresas que requieran de
nuestro servicio para mejorar sus procesos.
1.4. Ubicacin
El siguiente Proyecto productivo se ejecutar en las
instalaciones de la Calle Caman N460 Ica
1.6. Duracin
El Proyecto productivo tuvo como punto de Inicio en abril 2012
y trmino en enero 2013
13
II.MARCO TERICO
14
II.
MARCO TERICO
2.1. Bases tericas
Antecedentes de la investigacin
Estn referidos a estudios previos sobre el tema en cuestin, es decir,
trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y
extraer de ellos posibles alternativas que permitan cumplir con el objetivo
general de esta investigacin, sobre sistema del control se presentan las
siguientes conclusiones: establecer propuestas para
lograr un control
15
conclusiones se
16
de las
a la
17
ADMINISTRACIN
A principios del siglo XVIII
la
PLANIFICACIN
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya el instituto
predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben
obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable, es
decir: selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.
ORGANIZACIN
Es el ordenamiento de todas y cada una de las reas del instituto, es una
de las funciones principales que le atae a la administracin en forma
permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se
esperan.
18
EJECUCIN
Va a constituir el elemento esencial, que le va a dar el inicio a una
actividad preestablecida a la puesta en marcha de un objetivo ya definido.
Es hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los
objetivos de la empresa y que sus miembros se esfuercen por
alcanzarlos.
CONTROL
Es quizs uno de los elementos ms importante del proceso
administrativo, ya que nos permite
todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de
la estructura interna y externa de la empresa, es la ltima etapa del
proceso administrativo, est estrechamente relacionada a la planificacin,
el cual sirve de retroalimentacin para futuros planes. Desde hace varias
dcadas la
19
SISTEMA ES OBJETIVO
Los componentes del Control Interno son:
Ambiente de Control
El ambiente de control establece el tono de una organizacin, para
Influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de
todos Los dems componentes del control
interno, proporcionando
21
Valoracin de Riesgos
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa para la
valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en
niveles y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la
identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de
los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben
administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas,
industriales, reguladoras y de operacin continuarn
cambiando, se
Actividades de Control
Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directrices
administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estn
tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la
consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se
dan en todas las organizaciones, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisin del
desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de
responsabilidades.
22
Informacin y Comunicacin
Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en
una forma
y oportunidad
que facilite a
la
gente
cumplir sus
actividades y condiciones
de la
se relacionan con
el
necesitan comunicacin
23
Monitoreo
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un
proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo.
Ellos son realizados mediante acciones de monitoreo. Las deficiencias
del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos
delicados a la gerencia y a la junta directiva.
rea de Caja
El cual estn descritas las unidades acadmicas-administrativas, sus
funciones, normas y procedimientos; el rea de caja, tiene como finalidad
recaudar mediante la venta de ticket el ingreso propio de la institucin,
para ofrecer y mantener un servicio de excelencia a toda la comunidad
contribuyendo al crecimiento de la Institucin.
Funciones
1. Vender ticket a usuarios de los
Personal
Administrativo,
Obrero,
Docentes
Estudiantes.
3. Custodiar el Fondo Rotatorio de Caja Chica para controlar el manejo
efectivo del mismo.
4. Liquidar nminas y entregar
24
Elaborar
Normas y Procedimientos
1. Atender la solicitud del usuario cuando llega a la taquilla, obtener el
monto de la solicitud, emitir y entregar el ticket correspondiente.
2. Recibir de la direccin del instituto los cheques, verificar en la hoja de
relacin los montos, beneficiarios y cantidad de emitidos, firmar dicha
relacin; se presenta relacin de los mismos, existentes en el rea de
caja a la oficina de compras y a la subdireccin administrativa para que
les haga el llamado a los beneficiarios de los mismos, para que los
retiren.
3. El custodio del fondo de caja chica cuadrar el efectivo y los
comprobantes debiendo solicitar la reposicin de los recibos pagados
para as mantener un adecuado flujo de efectivo.
4. Recibir del departamento de
25
el
mensajero
para
ser
depositados
en
los
bancos
correspondientes.
7. Supervisar el cumplimiento de las funciones del rea de caja como
son: el horario, las actividades y los objetivos establecidos por el jefe
del rea.
La Caja Chica
Esta es una cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se
asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para
desembolsos menores, que generalmente se llevan bajo el sistema de
fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan
pequeos no es conveniente pagarlos con cheques.
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Apertura
Estar constituida por el monto previamente considerado y autorizado por
la administracin, el cual no podr exceder de doscientas (200) unidades
tributarias.
Cierre
Los custodios del manejo de fondos de caja chica reintegrarn los
remanentes y rendirn cuenta al administrador el monto total de las
facturas y dems comprobantes de gastos correspondientes a la ltima
reposicin; al trmino de cada ejercicio fiscal.
Pagos
El monto mximo a cancelar por cada gasto con cargo a los fondos de
caja chica no podr ser superior a un veinte por ciento de las unidades
tributarias establecidas en la apertura.
Autorizacin de pagos
Los que se realicen a travs de los
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Comprobantes de egresos
Todo pago debe ser soportado por un recibo o factura, al que inutilizar
mediante la aplicacin de un sello hmedo con la leyenda Pagado por
Caja Chica.
Reposicin
Deber ser solicitada por el custodio al administrador en anticipo cuando
se haya utilizado el setenta y cinco (75%) por ciento de su monto.
Registro contable
Se lleva en un libro diario de tres (3) columnas, en el cual se asentarn los
comprobantes de Ingresos y Egresos.
Nmina
El beneficiario firma la nmina
y se le entrega el formulario de
Viticos
Despus que el funcionario solicita un vitico para viajar a reuniones fuera
del instituto prcticas de campo, entre otras, se dirige al rea de caja, se
28
Proveedor
Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios a la
institucin, estos pasan por caja a retirar el cheque respectivo a la venta
hecha al instituto.
Ayuda estudiantil
Pago que se le hace al estudiante para cubrir gastos extra acadmicos,
siempre y cuando sea solicitado ante el administrador.
Comprobante de pago
Formulario debidamente firmado y autorizado por las autoridades
competentes y que generan un pago. Debido a la implementacin de
tecnologas informticas en las diferentes disciplinas, se hace necesario
que
los
profesionales
del
rea
contable
de
las
29
disciplinas
Tipos de sistemas
Tenemos:
Sistema Contable
El sistema contable recibir en forma resumida los movimientos que
tengan los dems. Aqu podemos encontrar la primera forma de entre
esos sistemas. De esta forma, surge el concepto de integracin entre
sistemas. Desde el punto de vista conceptual existe un solo sistema
contable para cada organizacin, es decir, aquel en el cual se registrarn
todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los
estados financieros.
Sistema de informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos necesarios para
la realizacin y explotacin de aplicaciones informticas. El tratamiento de
la informacin consiste en realizar las operaciones que corresponden a
las entradas, seguidamente las que correspondan al proceso o algoritmo
30
sistemas de procesamiento de
y el hardware funcionen de
31
32
Sistema experto
Un sistema experto es una aplicacin informtica capaz de solucionar un
conjunto de problemas que exigen
33
Sistema Informtico
La palabra Informtica es de origen Francs, y proviene de dos
trminos: informacin y automtica. Es una pieza fundamental en el
engranaje de la humanidad actual. Tan importante es su papel en la
sociedad de hoy en da que es prcticamente imposible pensar en
separar al ser humano de una computadora o sistema de informacin. Tal
es la simbiosis entre ambos, que sin estos elementos en sus manos, la
Humanidad a esta altura de su historia no podra seguir desarrollndose.
Un sistema Informtico resulta de la interaccin entre los componentes
fsicos que se denominan Hardware y los lgicos que se denominan
Software. A estos hay que agregarles el recurso humano, parte
fundamental de un sistema informtico.
En un sistema informtico, la informacin es introducida a travs de los
perifricos de entrada, luego es procesada y mostrada por los perifricos
de salida.
Una simple computadora es un "sistema informtico", ya que al menos
dos componentes deben trabajar conjuntamente.
Diferencias entre un sistema informtico y un sistema de informacin
34
Estructura
Los sistemas informticos suelen estructurarse en Subsistemas.
35
Clasificacin
Pueden clasificarse en base a numerosos
Criterios. Por supuesto las clasificaciones no son estancas y es comn
encontrar sistemas hbridos que no encajen en una nica categora.
Por su uso pueden ser:
De uso general.
De uso especfico.
Superordenadores.
36
Por la arquitectura
Sistema aislado.
Arquitectura cliente-servidor.
Arquitectura de 3 capas.
Arquitectura de n capas.
Servidor de aplicaciones.
arquitectura de 4 capas.
COMPONENTES
componentes estn
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Base de datos
Es un conjunto integrado de datos interrelacionados, junto con una serie
de aplicaciones para su manejo, accesibles simultneamente por
diferentes usuarios y programas; en s puede considerarse como una
especie de archivero electrnico; dicho de otra manera, es el lugar donde
se almacenan un conjunto de archivos de datos computarizados.
Lenguaje de programacin
Son una serie de instrucciones entendibles por el hombre y a travs de las
cuales se le indica al computador la forma en que se requiere sea
procesada la informacin. Y el cual est diseado para describir el
conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo
tanto, un lenguaje de programacin es un modo prctico para que los
seres humanos puedan dar instrucciones a un equipo.
Visual Basic
Todos sabemos Visual Basic es programacin orientada a eventos, en
donde los objetos son los que efectan los eventos para as llevar a cabo
el funcionamiento del programa; por esa razn tanto los objetos como los
eventos tienen mucho que ver en Visual Basic.
38
Ambiente Grfico
Un ambiente grfico es la contraparte del ambiente carcter Una de las
caractersticas principales es que cuenta con una gama de colores y
resoluciones mucho
Ventana
(Windows). Parte delimitada de la pantalla en un sistema operativo
Grfico que suele ser rectangular y que contiene elementos afines entre s
en ella
39
Sistema
Un sistema informtico como todo sistema, es el conjunto de
partes interrelacionadas, hardware, software y de Recurso
Humano.
Un
sistema
informtico
tpico
emplea
una
Programa
Un programa, o tambin llamado programa informtico,
programa de computacin o programa de ordenador, es
simplemente
un
conjunto
de
instrucciones
para
una
Archivo
Un archivo informtico o fichero es un conjunto de bits
almacenado en un dispositivo perifrico, lo cual es identificado
por un nombre y la descripcin de la carpeta o directorio que lo
contiene. Los archivos informticos se llaman as porque son
40
Pseudocdigo
Un pseudocdigo (falso lenguaje), es una serie de palabras
lxicas
gramaticales
referidos
los
lenguajes
de
Informacin
La informacin es el conjunto de datos organizados.
Dato
Es el conjunto de seales o signos con un significado
particular, Mediante ellos podemos realizar el almacenamiento
y manipulacin de la informacin que interviene en el
programa.
41
Variable
Son "espacios" de memoria en la que se almacena un valor.
Tabla
Como es normal en el contexto de bases de datos
relacionales, el trmino tabla denota un conjunto ordenado de
requisitos de idntica estructura.
Campo
En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una
columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo
particular, uno por cada fila de la tabla.
Entidad
Es la forma como se relaciona dos tablas mediante un campo
.en la cual uno necesariamente tiene que ser clave primaria y
la otra clave fornea.
Modelo Relacional
En ste modelo todos los datos son almacenados en
relaciones, y como cada relacin es un conjunto de datos, el
orden en el que estos se almacenen no tiene relevancia (a
diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red).
Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de
entender y de utilizar por un usuario no experto. La informacin
puede ser recuperada o almacenada por medio de consultas
42
Caso de Uso
Un caso de uso es una secuencia de interacciones que se
desarrollarn entre un sistema y sus actores en respuesta a un
evento que inicia un actor principal sobre el propio sistema.
Los diagramas de casos de uso sirven para especificar la
comunicacin y el comportamiento de un sistema mediante su
interaccin con los usuarios y/o otros sistemas.
Diagrama de Secuencia
El diagrama de secuencia es uno de los diagramas ms
efectivos para modelar interaccin entre objetos en un sistema.
Un diagrama de secuencia muestra la interaccin de un
conjunto de objetos en una aplicacin a travs del tiempo y se
modela para cada mtodo de la clase.
Diagrama de Colaboracin
Un diagrama de colaboracin es una forma alternativa al de
secuencia de mostrar un escenario. Este tipo de diagrama
muestra las interacciones entre objetos organizadas en torno a
los objetos y los enlaces entre ellos.
43
Diagrama de Clase
Un diagrama de clases es un tipo de diagrama esttico que
describe la estructura de un sistema mostrando sus clases,
atributos y las relaciones entre ellos. Los diagramas de clases
son utilizados durante el proceso de anlisis y diseo de los
sistemas, donde se crea el diseo conceptual de la
informacin que se manejar en el sistema, y los componentes
que se encargaran del funcionamiento y la relacin entre uno y
otro.
Normalizacin
El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en
aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el
paso del modelo entidad-relacin al modelo relacional.
Base de Datos
Aplicacin informtica para manejar informacin en forma de
"fichas": clientes, artculos, pelculas, etc. La mayora de las
bases de datos actuales permiten hacer listados, consultas,
crear pantallas de visualizacin de datos, controlar el acceso
de los usuarios, etc.
Rational Rose
Primero Liberado en 1985, el Ambiente Racional era un
ambiente de desarrollo integrado para el lenguaje de
programacin de Ada, que proporcion el apoyo bueno a la
44
UML
(LUM o UML, por sus siglas en ingls, Unified Modeling
Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de
software ms conocido y utilizado en la actualidad; est
respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un
lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y
documentar un sistema. UML ofrece un estndar para describir
un
"plano"
del
sistema
(modelo),
incluyendo
aspectos
SQL Server
Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales
(SGBD)
basado
en
el
lenguaje
Transact-SQL,
45
PowerBuilder
Es un sistema de desarrollo de aplicaciones creado por
Powersoft, que luego fue comprado por Sybase. PowerBuilder
incluye herramientas para la creacin
de la interfaz de
46
III.PLANTEAMIENTO
DEL PROYECTO
47
III.
estructura
organizacional
seccionada
en
dos
administrativos
como:
venta
de
de caja chica,
carnet,
pago al
no sean
hombre, en el
49
funciones
operativas
del
rea
de
caja
del
organizaciones
educativas
nivel
acadmica
obtener
mejores
resultados.
No
existen
dos
50
ms
51
3.2. Objetivos
3.2.1 Objetivo general
Implementar un Sistema Automatizado para mejorar la
eficiencia del control interno de las funciones operativas
del rea de caja del I.E.GE.COOP Cristo Rey.
52
ACCIN
ACTIVIDADES
Presentar el proyecto a la
empresa encargada.
Realizar
Creacin del
sistema
O.G. 01
automatizado
para el control
interno del
rea de caja.
la
recoleccin
de
sobre
los
informacin
requerimientos.
Analizar
la
informacin
conceptualizar
la
estructura
O.E. 02
Buscar datos
del alumno
alumno
por
diferentes
conceptos.
Verificar
estado
de
cuenta
corriente de alumno.
Analizar el flujo de informacin
Ordenar el
flujo de datos
O.E. 03
en Caja
53
Optimizar el almacenamiento
Control de
Pagos.
de los Procesos.
Optimizar
tiempo
de
los
manipulacin
de
procesos.
OBJETIVOS
RESULTADO
O.G.
Mejora
Implementar
la
un
Mejorar
la
bsqueda
eficiencia
de
en
datos
estudiantes.
Mejora
continua
en
las
54
proceso de caja.
O.E. N 03
Optimizar el control
de pagos
por estudiante.
Brindar una herramienta que
realice el control de egresos e
ingresos
(dinero) a dicha
institucin.
ACTIVIDAD
2013
S
Procesamiento de la
informacin
Anlisis de la informacin
55
X
X
3.3.4 Presupuesto
CDIGO
1
RUBRO
Viatico.
MONTO EN S/.
50.00
Alquiler de equipos de
cmputo.
150.00
de informes parciales y
finales.
100.0
100.0
Honorarios de personal
5
1500.00
S/. 1900.00
56
3.3.5 Financiamiento
El financiamiento total de los gastos que se requiere
especificado en el cuadro correr por los integrantes del
Proyecto.
3.5. Evaluacin
3.5.1 Indicadores de proceso
ACCIONES
INDICADORES DE
PROCESO
FUENTE
VERIFICACIN
sistema de
informacin
sistema de
informacin
Datos en caja
Reportes de
caja
Control de Pagos.
Control de pagos
Reportes de
caja
57
INDICADORES DE
FUENTE DE
ESPERADOS
RESULTADOS
VERIFICACIN
Mejora la manipulacin de
informacin y que la misma
sea
precisa,
coherente
oportuna,
de
alta
la
Sistema
informtico
adecuada.
calidad.
Garantiza
Informacin
atencin
rpida y eficiente.
La
institucin
Educativa
optimiza significativamente
la
eficiencia
en
Resultados
la
informtico
satisfactorios
Sistema
estudiantes.
Mejora continua en las
actividades propias de la
Mejora continua de
Sistema
informtico
los procesos
rpida y eficiente.
Optimizar el control
pagos por estudiante.
de
Control de pagos
58
Sistema
informtico
hay que
59
60
IV.DEMOSTRACIN
PRCTICA
61
IV.
DEMOSTRACIN PRCTICA
4.1. Ttulo del proyecto
Sistema Automatizado para mejorar la eficiencia del control
interno de las funciones operativas del rea de caja del
I.E.GE.COOP Cristo Rey de la provincia de Ica
competentes
en
lo acadmico e ntegros en
lo
personal y social.
62
4.4. Actores
Lista de actores del sistema
Secretaria
socio
Padre o
Apoderado
4.5. Diagramas
4.5.1. Diagrama de caso de uso del negocio
63
Matrcula
64
Pagos
65
Reportes:
66
67
Pago:
68
Reporte:
Autenticacin
Objetivos asociados
Descripcin
Actor
Pre-condicin
Secuencia
Normal
Post-condicin
Excepciones
69
Frecuencia esperada
Importancia
Urgencia
Estabilidad
Caso de Uso
Matrcula
Objetivos asociados
Descripcin
Actor
Pre-condicin
Secuencia
Normal
Post-condicin
Excepciones
70
Frecuencia esperada
Desconocida
Importancia
Urgencia
Estabilidad
Vital
Inmediatamente
Alta
Caso de Uso
Pagos
Objetivos asociados
Descripcin
Actor
Pre-condicin
Secuencia
Normal
Post-condicin
Excepciones
71
Frecuencia esperada
Importancia
Urgencia
Estabilidad
3
Si el pago ya existe el sistema informa
Desconocida
Vital
Inmediatamente
Alta
Caso de Uso
Reportes
Objetivos asociados
Descripcin
Actor
Pre-condicin
Secuencia
Normal
Post-condicin
Excepciones
Frecuencia esperada
Importancia
Urgencia
Estabilidad
Accin
Si el alumno est matriculado en el ao lectivo
1
datos, de lo contrario mostrar un mensaje.
Si el alumno no est matriculado el sistema
3
informa
Desconocida
Vital
Inmediatamente
Alta
72
b. Matrcula:
73
c. Pago:
a. Reporte:
74
a. Matricula:
75
b. Pago:
c. Reporte:
76
77
78
DESCRIPCIN
Alumno
Apoderado
Usuario
Matricula
Descuento
Ao lectivo
Horario
Detalle matricula
Mensualidad
Categora
Grado
Curso
Categora _ grado
curso
Mes
Meses de pago.
Pago
79
80
Mdulo de Registro
Para poder registrar un alumno vamos al mdulo registro.
81
82
83
84
85
Mdulo de Pagos
Para poder realizar un pago por pensiones del alumno vamos al
mdulo Pagos.
Los pagos se realizan por apoderado, al seleccionar un apoderado
mostrara en la lista los alumnos que se encuentran a su cargo.
En esta lista solo aparecern los apoderados de los alumnos que
se encuentran matriculados en el ao lectivo en curso, de la misma
forma los alumnos solo que se encuentran matriculados.
86
87
88
Mdulo de Reportes.
Para mostrar reportes de las matriculas vamos al mdulo reportes,
donde mostrara las matriculas correspondientes.
Reporte diario
Reporte general
89
90
V. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
91
V.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
su
flujo
de
informacin
teniendo
una
aplicacin
El
presente
sistema
se
ha
construido
fundamentalmente
5.2. Recomendaciones
93
Bibliografa / Linkografa
JerriLedford...Rational Rose
Mshop.....SQL Server
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_secuencia
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_clases
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_colaboraci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server
http://es.wikipedia.org/wiki/Rational_Software
94
Anexos
95