UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CONTADURIA PBLICA AUTORIZADA
MATERIA:
AUDITORIA IIMAT
TEMA: E

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

PARA CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

SEMESTRE: 6TO

PARALELO: 50

DOCENTE:
ING. CARLOS PARRALES
INTEGRANTES:
GATAY CUENCA MERY
LAMOTA SOLIS ANDREINA

AO LECTIVO: 2015-2016

Introduccin
Dentro del conjunto de actividades que son necesarias conocer y dominar de
la direccin de una empresa, ocupa un lugar importante el Control Interno, el
cual rene los requerimientos fundamentales de todas las especialidades
contables, financieras y administrativas de una entidad. Hoy en da, los
dirigentes y ejecutivos hacen fuertes exigencias y promueven las tareas a
llevar a cabo para mejorar el control de las empresas, el cual se implanta para
mantener la empresa en la direccin de sus objetivos de rentabilidad, en el
xito de su misin, y minimizar los obstculos que aparezcan.
Las Empresas de Factoraje o Factoring consiste en la adquisicin de crditos,
por medio del contrato de factoraje un comerciante o fabricante cede una
factura u otro documento de crdito a una Empresa de Factoraje a cambio de
un anticipo financiero total o parcial.
Por lo cual el presente manual de control interno para el fortalecimiento
de las cuentas por cobrar en la Empresas de Factoraje es una herramienta
de mucha importancia a la administracin ya que establece

en forma

clara y precisa, para evitar errores en su interpretacin y aplicacin,

los procedimientos internos y sus reglamentos que permiten ejercer un
mejor

control

sobre

los

recursos

institucionales, promoviendo

la

eficiencia y eficacia de las operaciones y asegurando el cumplimiento

de las polticas administrativas establecidas.
Este Manual ha sido estructurado en las siguientes reas: Crdito,
recuperacin y Contabilidad, dado que el proceso de las Empresas de
Factoraje involucran las reas antes citadas. Es importante mencionar que
estas empresas cuentan con una estructura formal de las actividades que se
realizan, sin embargo no cuentan con un manual de procedimientos de
Control Interno, por ello se realiza el presente Manual para las Empresas de
Factoraje, ya que existe la necesidad de documentar los procedimientos del
control interno para el fortalecimiento de las cuentas por cobrar. Por ello el
manual se desarrolla en tres reas especificas agrupando estas todos los
procedimientos, sin embargo estas reas no forman parte de la secuencia

lgica

de

los procedimientos es

de

sealar que

existen

algunos

Interno

para

procedimientos que se relacionan con ms de una tarea.

Objetivos
Objetivos Generales
Disear

un

Manual

de

procedimientos

de

Control

el

fortalecimiento de las Cuentas por Cobrar, enmarcado en la descripcin de

tareas, requerimientos y los responsables de su ejecucin.
Objetivos Especficos
Establecer las funciones de cada uno de los integrantes del rea de
cuentas por cobrar fijando las responsabilidades pertinentes a cada
cargo.
Desarrollar polticas para la aplicacin del manual de procedimientos de
control interno de las cuentas y documentos por cobrar.
Proporcionar a las empresas de dicha actividad una herramienta que
contribuya a fortalecer el control interno de las cuentas por cobrar.
Elaborar una gua de procedimientos aplicados al control interno en el
manejo de las cuentas por cobrar y documentos por cobrar en el
proceso de factoraje.
Alcance
El alcance del Manual se encuentra con el fin de enriquecer especficamente el
control interno de las empresas dedicada a esta actividad econmica y
alcanzar todos los niveles jerrquicos para que se pueda desarrollar acorde a
los alineamientos generales de la empresa.
En base a la NIC 18 Ingresos Ordinarios, el objetivo de esta Norma es
establecer el tratamiento contable de los ingresos ordinarios que surgen de
ciertos tipos de transacciones y otros eventos.
Y de acuerdo a la NIA 265 Comunicacin de las deficiencias en el Control
Interno a los responsables del gobierno y a la direccin de la Entidad.
Normas y Polticas Generales

Para la implementacin del presente Manuel se requiere adoptar las siguientes

normas:

La implementacin del Manual debe reflejar evidencia de la autorizacin

de la alta gerencia.
Auditora interna es la responsable de velar por el fiel cumplimiento del

presente manual.
El manual debe ser revisado en forma oportuna por la alta gerencia en

colaboracin con los jefes de cada rea debidos a los cambios.

En caso de existir necesidad de hacer modificacin en el manual de
procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar, sern
realizados por la alta gerencia, por decisin propia o por medio de

solicitud del jefe de cada rea.

Los jefes de cada rea estn en la obligacin de velar por la aplicacin

de este instrumento, considerando los siguientes aspectos:

a) Que las actividades sean ejecutadas segn lo diseado segn en el
procedimiento correspondiente.
b) Que toda modificacin a los procedimientos se encuentre acorde a las
necesidades que se presenten en el rea de trabajo
Procedimientos de Control Interno
Aplicacin de Desembolsos: Aplica al rea contable y rea de crditos
Objetivo: Proporcionar las pautas para el procesamiento y autorizacin de los
desembolsos as mismo disminuir errores y mitigar el riesgo.
1. Solicitud de desembolso
2. Recibe documentos, verifica la informacin y traslada la operacin al
Dpto. de Cobros para verificacin de deuda de documentos de cobros
3. Consulta con Jefe de Cobros, la existencia de algn descuento
pendiente para el cliente al cual pertenece la operacin en proceso.
4. Inicia verificacin de deuda a travs de consulta telefnica. Al finalizar
elabore un informe, el cual debe firmarlo y adjuntarlo a los documentos
de desembolso.
5. Si el desembolso requiere de autorizaciones adicionales a las
condiciones establecidas en la lnea, deber trasladar la operacin al
Ejecutivo de Negocios responsable de dicho cliente.
6. Elaborar solicitud de desembolsos y solicitar autorizacin en Gerencia
General, en los casos que sea necesario realizar cambios a las

condiciones aprobadas en la lnea de FACORAJE, posteriormente

trasladar la operacin al Auxiliar de desembolsos.
7. Verificar que toda la documentacin del desembolso este correcta,
posteriormente procede a registrar la operacin.
8. Inicia proceso de abono en lnea e imprime detalle del abono.
9. Fotocopia de Carta de Solicitud de desembolso.
10. La Gerencia de Operacin recibir los documentos de desembolso y
debe verificar que la informacin registrada sea la correcta.
11. Autoriza el abono y traslada la operacin a Gerencia General.
12. La Gerencia general recibe los documentos del desembolso y autoriza
el abono y traslada nuevamente el desembolso al Auxiliar de
Desembolsos.
13. Imprime comprobante de crdito fiscal por desembolso y lo entrega al
auxiliar de Desembolso.
14. Anexa el comprobante de de crdito fiscal y nota de abono a
documentos a entregar al cliente.
15. Recepcin recibir documentos para su respectiva distribucin por
correspondencia externa.
16. Registro de cuentas por cobrar por desembolsos del da.
Para la contabilizacin del egreso por desembolso, deber ingresar como
cuentas por cobrar el monto financiado de la operacin, la contrapartida ser la
comisin por desembolso, el impuesto al valor agregado y el efectivo.
Entrega y liquidacin de Cobranza: Aplica al rea de recuperacin.
Objetivo: Proporcionar las herramientas para la salvaguarda de los
documentos pendiente de cobro
1. El Jefe de Cobros emite reportes de cobros del da y entrega a
Custodia.
2. El responsable de Custodia extrae del archivo los documentos de cobro
y verifica la cantidad de documentos fsicos contra total en listado.
3. Entrega documentos de Cobro a los Gestores de Cobro, con acuse de
recibido en reporte de Cobros del da.
4. Gestiona cobro mediante visita a compradores.
5. Posterior a efectuar visita a compradores, liquida cobranza, haciendo
entrega de cheques cobrados, notas de abonos, documentos no
cobrados e informa nuevas fechas de cobro.

6. El responsable de Custodia recibe cheques cobrados y notas de abonos

contra Reportes de Cobros de da, identificando en cada operacin

recuperada el numero de cheque y banco correspondiente.

Si hay documentos con diferencias de cobro, aplica el procedimiento

Liquidacin de diferencias en rutas de cobro.

Recibe documentos no cobrados y asigna nueva fecha probable de

cobro. Los documentos no cobrados son archivados nuevamente.

7. Entrega a jefe de Operaciones todo lo recuperado.
8. El jefe de operacin recibe cheques cobrados y notas de abono
realizadas directamente a cuentas del cliente y cheques no negociables
y notas de abonos.
9. Ingresa cheques no negociables, negociables y notas de abono a un
sistema de control.
10. Imprime reportes de cheques negociables, no negociables y notas de
abono por cliente y fotocopia de cada uno de los cheques y notas de
abonos.
11. Adjunta originales y copias de los cheques a los reportes respectivos.
12. Distribuye los documentos de la siguiente manera:
Notas de abono
Cheques No Negociables
Cheques Negociables
Prstamo de documentos con otra Empresa de FACTORAJE: Aplica al
rea de recuperacin.
Objetivo: Agilizar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, en caso
de que el cheque pendiente de cobro abarque un documento que lo posea otra
Empresa de Factoraje
1. El Jefe de Cobros se comunica con Cliente para solicitar documento de
cobro.
2. Informa que dicho documento se encuentra en otra empresa de
factoraje.
3. El Jefe de Cobros contacta va telfono a Responsable de Cobros de la
otra empresa de Factoraje.
4. Investiga quien posee el documento de mayor valor para recuperar.
Prstamo de documentos con otra empresa de Factoraje, cuan el quedan
de mayor valor es de empresa X: Aplica al rea de recuperacin.

Objetivo: Proporcionar los lineamientos para efectuar la recuperacin del

documento pendiente de cobro en forma conjunta con otra Empresa de
Factoraje.
1. Emite carta de solicitud de prstamo de documento.
2. Entrega a gestor de Cobros carta para visita a la otra empresa de
factoraje.
3. Entrega carta a encargado de cobros de la otra empresa de factoraje.
4. Recibe carta de solicitud de prstamo de documentos y entrega de
documento al Gestor de cobros.
5. Recibe documento y efecta cobranza.
6. Liquida cobranza del comprador e informa que documento pertenece a
la otra empresa de factoraje, anexando copia de carta de solicitud,
proporciona datos a Jefe de Operacin para que sea registrado como
documento de cobro ajeno.
7. Entrega a contabilidad el reporte de documentos no cedidos y copia de
carta de solicitud de documento de cobro.
8. Emite cheque por el valor del documento prestado
9. Solicita firma con cheque de Gerencia General y Jefe de Operaciones o
Gerente de Negocios.
10. Notifica a Jefe de Cobros la emisin del cheque.
11. Entrega cheque a la otra empresa de Factoraje
Con la aplicacin del procedimiento mencionado el proceso se fortalecer en
los siguientes puntos:
Gestin de solicitud de documento de cobro con empresa de Factoraje
Y.
Gestin de Cobranza.
Liquidacin de compra en custodia.
Emisin de cheque por documento recuperado de empresa de
Factoraje Y
Prstamo de documentos con otra empresa de Factoraje, cuando el
Quedan de mayo valor es de empresa Y: Aplica al rea de
recuperacin.
Objetivo: Proporcionar los lineamientos para efectuar la recuperacin de
documentos pendientes de cobro en forma conjunta con otra de Factoraje.

1. El jefe de Cobros solicita carta de solicitud de prstamo a la otra

empresa de Factoraje va telfono.
2. Enva carta de solicitud de prstamo del documento.
3. Solicita autorizacin a la Gerencia de Operaciones para prestar
documento.
4. Gerencia de Operaciones autoriza en Carta de solicitud de prstamo de
documento.
5. Fotocopia de Carta de solicitud de Prstamo de Documento y solicita el
documento a Custodia de Valores.
6. Entrega documento de Cobro solicitado a Jefe de Operaciones y anexa
en ruta el original de la Carta de Solicitud del Prstamo autorizado.
7. El Jefe de Operaciones ingresa detalle documento de cobro prestado a
Empresa de Factoraje como cobranza delgada en el sistema informtico
y selecciona el documento solicitado por la Empresa de Factoraje.
8. Recibe documento de cobro a prestar y fotocopia y lo entrega a
Empresa de Factoraje previa firma de recib conforme en copia de
documento.
9. El Jefe de Cobros archiva copia de documento de cobro y copia de
carta de solicitud de prstamo de documento.
10. Va telfono gestiona cheque por el valor del documento prestado con la
Empresa de Factoraje.
11. Empresa de Factoraje notifica que se encuentra listo el cheque por el
valor del documento prestado.
12. Gestor de cobro realiza visita a la Empresa de Factoraje para recuperar
cheque.
13. Liquida recuperacin del Cobro.
14. Custodia liquida en carta de documentos prestados, registrando: fecha
de cobro, generalidades del cheque y entrega carta a Jefe de
Operaciones.
15. Jefe de Operaciones imprime reporte de Cobranza Delgada. Al que le
anexa el cheque recuperado y lo entrega al Responsable de Aplicacin
de Abonos.
16. Efecta la aplicacin a la cesin correspondiente.
Con la aplicacin del procedimiento antes mencionado el proceso se
fortalecer en los siguientes puntos.
Autorizacin del prstamo de documentos pendiente de cobro a
Empresa Y.
Registro de Prstamo de documento pendiente de cobro.

 Gestin de cheque con empresa Y por valor recuperado.

Liquidacin por valor de documentado prestado.
Aplicacin a cesin de cliente correspondiente.
Cobro de abonos directos a Clientes: Aplica al rea de Crditos.
Objetivo: proporcionar los lineamientos para la recuperacin oportuna de los
abonos efectuados por el deudor a la cuenta del cliente.
1. Custodia entrega notas de abonos recibidas en el da por parte de
Gestores de Cobros con sus respectivos cheques de garanta a Jefe de
Operaciones.
2. Jefe de Operaciones efecta reserva de fondos del cheque de
garantas.
Si el cheque posee fondos deber continuar el procedimiento.
Si no posee fondos, la operacin queda pendiente de cobro.
3. Ingresa notas de abono en sistema informtico, imprime reporte por
cliente y fotocopia de cada nota de abono.
4. Archiva las notas de abono de clientes en orden alfabtico en un control
de notas de abono.
5. Entrega copia de notas de abonos con sus respectivos reportes al
Auxiliar de Cobros.
6. Solicita al cliente el reintegro de dicho abono.
7. Si recupera el valor abonado, recibe cheque y efecta reserva. Si no
recupera realiza lo siguiente:
Si el cliente posee alguna liquidacin pendiente con valor a devolver

se realiza el descuento respectivo.

Si el cliente posee un desembolso en proceso, se le descuenta del

mismo, el valor de la nota de abono.

Si el cliente no posee ninguno de los casos anteriores se le asigna
un plazo de dos das hbiles mximo para que efectu la

cancelacin del documento pagado.

8. Notifica a Jefe de Operaciones la cancelacin de la operacin.
9. Ingresa a sistema informtico para dar de baja a documentos
recuperados.
10. Imprime reporte correspondiente a la cancelacin de la nota de abono y
lo traslada a Encargado de Aplicacin de Abonos.
Con la aplicacin de procedimientos antes mencionado, el proceso se
fortalecer en los siguientes puntos:

Reservacin de fondos de cheques de garanta.

Ingreso de nota de abono en sistema de Control.
Solicitud de reintegro por valor de nota de abono a cliente.
Aplicacin de abono a cesin de cliente correspondiente.

Gestin de Cheques No Negociables: Aplica al rea de recuperacin.

Objetivo: Recuperacin oportuna de los valores cobrados en concepto de
cheques No negociables
11. Jefe de Operaciones imprime reporte de cheques no negociables por
cliente y fotocopia de cada uno de los cheques.
12. Entrega cheques no negociables originales y copias con sus respectivos
reportes al Auxiliar de Cobros.
13. Enva por correo electrnico la copia del o de los cheques y su reporte
correspondiente al cliente, notificando as el pago de los compradores y
solicita el canje del cheque.
14. Verifica con cliente la recepcin de los documentos.
15. Recibe cambio de cheque, les coloca el selloabono en cuenta y
elabora remesa para la liquidacin de la operacin.
16. Entrega cheques y remesas de Gestor de Cobros y notifica a Jefe de
Operaciones el cambio de cheque y cancelacin de la operacin.
17. Liquida en sistema informtico u otra herramienta de control el cheque
No

Negociable

correspondiente,

canjeado

por

el

cliente

posteriormente

lo

traslada

al

imprime

reporte

responsable

de

Aplicacin de abono.
Con la aplicacin del procedimiento antes mencionado el proceso se
fortalecer en los siguientes puntos:
Transferencia de documentacin al cliente.
Liquidacin de cheques No Negociables.
Aplicacin de Abono a cesiones de cliente correspondiente.
Ruta de endosos: Aplica al rea de recuperacin.
Objetivo: Recuperacin oportuna de los valores cobrados en concepto de
cheques negociables, empleando diversas medidas de control interno.
1. Jefe de Operaciones imprime reporte de cheques negociables por
cliente y fotocopia de cada uno de los cheques.

2. Adjunta las copias de los cheques al reporte y entrega cheques

negociables con sus respectivos reportes a Gestores de Cobros.
3. Recibe documentos y firma de recibido en reporte de cheques
negociables.
4. Efecta visita a cliente y solicita endosos y posteriormente entrega a
Encargado de Custodia los cheques.
5. Recibe cheques negociables endosados en Reporte de endosos
pendientes y los entrega a Encargado de Aplicacin de Abonos.
6. Recibe cheques negociables endosados y los reportes de cada uno, les
coloca sello de abonar en cuenta y elabora remesa agrupando los
cheques por bancos.
7. Entrega a Gestor de Cobros cheques y remesas.
8. Gestor de Cobros ingresa al sistema de control y liquida el endoso.
9. Efecta aplicacin de abono a cesin.
Con la aplicacin de procedimiento antes mencionado el proceso se
fortalecer en los siguientes puntos:

Recepcin de cheques para posterior endoso.

Gestin de endosos.
Liquidacin de endosos.
Aplicacin de abono a cesin de cliente correspondiente.

Cobranza y liquidacin de valores ajenos: Aplica al rea de recuperacin.

Objetivo: Administracin oportuna de los montos cobrados en concepto de
valores ajenos.
1. Efecta visita a comprador para solicitar cheque, el comprador ha
emitido cheque, pero el monto de dicho cheque incluye otro documento.
2. El Jefe de Cobros liquida en ruta de cobros el documento no
recuperado y registra la informacin del documento pendiente.
3. Verifica ruta de cobros y registra motivo de no recuperacin.
4. Consulta en sistema informtico o herramienta de control si el
documento pendiente de cobro se encuentra en otra cesin.
5. Si el cliente posee el documento pendiente, lo proporciona para su
respectivo cobro.
6. Ingresa al sistema informtico o herramienta de control.
7. Imprime reporte de los documentos no cedidos por el cliente.
8. Traslada a Jefe de Operaciones el documento de cobros ajenos y el
reporte de documentos no cedidos.

9. Recibe documento de cobro, firma de recibido en copia del reporte y

entrega a Responsable de Custodia el documento de cobro.
10. Incorpora el documento de cobro ajeno en ruta de cobro aplicando el
procedimiento de entrega y liquidacin de cobranza en custodia.
11. Si el cheque recuperado con el documento de cobro ajeno es:
Negociable: aplicar procedimiento de ruta de endoso.
No Negociable: aplica procedimiento de gestin de cheques No
negociables.
12. Si el cheque es negociable efecta la aplicacin del valor del
documento de cobro ajeno haciendo uso del procedimiento Aplicacin
de Abonos a cesiones.
13. Si el cheque es No Negociable, este es abonado a cuenta del Cliente.
14. Emite reporte de valores pendientes por liquidar a clientes, los cuales
pueden ser por cesiones o valores de documentos de cobro ajenos y lo
entrega a Jefe de Operaciones.
15. Recibe de Responsable de Aplicacin de abonos el reporte de los
valores ajenos por cliente.
16. Entrega a jefe de cobros el listado de las liquidaciones pendientes por
pagar del da.
17. Revisa si el cliente no presenta problemas de recuperacin.
Si el cliente no presenta problemas de recuperacin continuar el

procedimiento.
Si el cliente presenta problemas de recuperacin, el valor ajeno es

retenido.
18. Los valores no retenidos, los traslada a Auxiliar de Desembolsos.
19. Realiza abono al Cliente mediante la aplicacin de Desembolsos.
20. Entrega nota de abono responsable de Custodia.
21. Adjunta nota de bono a documento ajeno y entrega los documentos a
recepcin para su respectiva distribucin.
Con la aplicacin del procedimiento antes mencionado el proceso fortalecer
en los siguientes puntos:

Registro de motivo de no recuperacin del cobro.

Investigacin de ubicacin del documento pendiente de cobro.
Ingreso de documento no cedido por el cliente, al sistema de control.
Aplicacin de procedimiento de acuerdo al tipo de cheque recuperado.
Investigacin de saldos pendientes por recuperar de cliente propietario

del valor ajeno.

Preparacin de documentos a entregar al cliente.

Liquidacin de diferencias en rutas de cobro: Aplica al rea de

recuperacin.
Objetivo: Manejar adecuadamente las cifras detectadas como diferencia de
cobro en las rutas.
1. Gestor de cobros presenta cheque a Encargado de custodia con
diferencia sin justificar.
2. Recibe cheque en calidad de pendiente.
3. Efecta gestin de resolucin con el comprador.
4. Si el Gestor de cobros resuelve la diferencia, aplica el procedimiento de
entrega y liquidacin en ruta de cobro.
Si no resuelve la diferencia se traslada el caso a Jefe de cobros con
copia de cheques y ruta de cobro.
5. Realiza investigacin con cliente para resolver diferencia.
6. Liquida a Jefe de Operaciones los datos de resolucin de diferencia.
7. Recibe justificacin y entrega cheque a Responsable de Aplicacin de
Abonos.
8. Efecta aplicacin a la cesin correspondiente segn procedimiento de
aplicacin de abono a cesiones.
Con la aplicacin del procedimiento antes mencionado el proceso se
fortalecer en los siguientes puntos:

Gestin de resolucin por diferencia de cobro.

Investigacin con cliente para resolucin de diferencia.
Liquidacin de cheque.
Aplicacin de abono a cesin de cliente correspondiente.

Aplicacin de abonos a cesiones: Aplica al rea de crditos y rea de

contabilidad.
Objetivo: Registrar oportunamente los valores recuperados, con el fin de
actualizar los saldos de la cartera de cuentas por cobrar.
1. Recibe documentacin de las siguientes fuentes
Auxiliar de cobros: cambio de cheques no negociables.
Encargado de custodia: endosos del da.
Jefe de Operaciones y jefe de Cobros: cheques pendientes de
endoso y cheques abonados a clientes, recuperaciones de oficina y
cobranza delegada.

Auxiliar de desembolso: descuentos de desembolsos para abonar a

cesiones.
2. Coloca sello de abonar en cuenta a cheques endosados, elabora
remesa agrupando los cheques por banco y entrega a Gestor de
Cobros cheques y remesas.
3. Efecta la aplicacin de abono a cesiones de cliente.
4. Emite reporte de aplicacin de abonos del da e identifica las cesiones
liquidadas, tanto valor a cero como valor a devolver al cliente.
5. Entrega reporte de aplicacin de abonos del da a Encargado de
Custodia.
6. Emite comprobantes de crdito fiscal por abono a cesiones.
7. Verifica que el total reflejado en el reporte de aplicacin de abonos a
sesiones, sea igual que el total de remesas efectuadas al banco,
detallando un reporte de ingresos, el total de abonos a capital, inters
normales, intereses moratorios y liquidaciones por pagar y esto deber
ser igual que la sumatoria de los comprobante de crdito fiscal.
8. Emite reporte de ingresos le adjunta el reporte de aplicacin de abonos
y los comprobantes de crdito fiscal y registra partida contable por
ingresos del da.
9. Efecta aplicacin contable de abonos a cesiones abonando las
cuentas por cobrar y los intereses devengados siendo la contrapartida
del efectivo.
10. Traslada a recepcin los comprobantes de crdito fiscal para su
respectiva distribucin.
Si el valor del abono a la cesin es mayor que el saldo contabilizado
inicialmente se generara una cuenta por pagar al cliente

en concepto de

reembolso, por valor no financiado en la cesin de sus cuentas por cobrar.

Liquidacin de cesiones: Aplica al rea de crdito y rea contable.
Objetivo: Proporcionar en forma oportuna a los clientes la liquidacin de las
cesiones en las que fue cubierto el monto financiado mas intereses.
1. El Responsable de Custodia recibe reporte de aplicacin de abonos del
da con cesiones a liquidar identificadas.
2. Emite reporte de documentos por cesin y estado de cuenta de cada
cesin a liquidar.
3. Extrae de cajas de seguridad los documentos de las cesiones a liquidar.

4. Extrae los pagare de las cesiones a liquidar y cheques de garanta si

posee.
5. Efecta cuadratura de cesin a liquidar, la cual consiste en cuadrar el
valor nominal contra el valor cobrado. Deber efectuar adems los
descuentos correspondientes a la cesin si lo hubiese, los cuales puede
ser en los siguientes casos:
Por instruccin del cliente, para abonar o cancelar otra cesin
vigente.
Por problemas de recuperacin en otras cesiones vigentes.
6. Si la cesin posee valor a devolver se efecta el abono a la cuenta del
cliente.
7. Organiza dos legajos de documentos de la siguiente manera:
El primero contiene un formulario de liquidacin de cesin, reporte de

documentos por cesin, pagare y cheque de garanta, si lo hubiese.

El segundo consta de un formulario de liquidacin, estado de cuenta,
reporte de documentos por cesin y carta de cesin. Estos

documentos se entrega a jefe de Operaciones.

8. Efecta verificacin de las cesiones liquidadas, si la informacin es
correcta, procede a autorizarlos.
Si existe alguna inconsistencia, los devuelve al responsable de
Custodia para su correccin.
9. Traslada el primer legajo de documentos al responsable de Custodia y
el segundo legajo de documentos a Auxiliar de desembolsos para su
respectivo abono en lnea.
10. Efecta reembolso de saldos y entrega el reporte de abonos a cesiones
del da a Encargado de Aplicacin de Abonos.
11. Efecta abono por liquidacin y entrega a Encargado de Custodia las
notas de abono correspondiente a las liquidaciones del da.
12. Recibe las notas de abono y las adjunta al segundo legajo de
documentos e imprime detalle de cesiones liquidadas y lo entrega a
recepcin para su respectiva distribucin.
13. Efecta aplicacin contable por liquidacin de cesiones.
Si la cesin posee valor a devolver al cliente, en el momento de liquidar la
cuenta contablemente deber cargar la cuenta por pagar al cliente, contra la
cuenta de efectivo.
Cobranza Delegada: Aplica a toda el rea de recuperacin.

Objetivo: Proporcionar los lineamientos para el trmite de cobranza por parte

de clientes autorizados, con el fin de agilizar el proceso de recuperacin.
1. Solicita por medio de carta al departamento de cobros, los documentos
para cobranza delegada adjuntando cheque de garanta, por el valor
nominal de los documentos solicitados.
2. Recibe de cliente solicitud de documento de cobranza delegada para
trmite de cobro y cheque de garanta.
3. Ingresa detalle los documentos solicitados en concepto de Cobranza
Delegada al sistema informtico o herramienta de control.
4. Gestiona autorizacin de Gerencia de Operaciones.
5. Solicita documentos de cobro para cobranza delegada a Responsable
de Custodia.
6. Extrae documentos de cobro de cajas de seguridad segn solicitado de
cobranza delegada y entrega a auxiliar de cobro.
7. Recibe documentos de cobros y carta de solicitud cobranza delegada y
entrega documentos de cobro para trmite de cobranza a cliente.
8. Recibe documentos de cobros y forma de recibido en Carta de
Solicitud de Cobranza Delegada.
9. Entrega Carta de solicitud de Cobranza delegada y cheque de garanta
a Jefe de Operaciones.
10. Fotocopia cheque de garanta en Carta de solicitud de cobranza
delegada y archiva los documentos.
11. Liquida cobranza delegada a Jefe de Operaciones a Auxiliar de Cobros
en un plazo mximo de dos das hbiles.
12. Liquida cobranza delegada a Jefe de Operaciones.
13. Al recibir cheque del cliente verifica que el valor sea igual al total de
documentos prestados, y finiquita la cobranza en sistema.
14. Entrega cheque de garanta a Auxiliar de Cobros y Carta de Solicitud
de Cobranza Delegada
15. Devuelve cheque de garanta al cliente.
16. Coloca firma y nombre de recibido en fotocopia de cheque de garanta.
17. Archiva Carta de Solicitud de Cobranza Delegada y la copia del
cheque de garanta nuevamente.
18. Liquida cheque recuperado a Encargado de Custodia anexando el
detalle de los documentos recuperados por cesin.
Con la aplicacin del procedimiento anterior el proceso se fortalecer en los
siguientes puntos:

 Ingreso del documento para el cual se delegar e cobro al sistema de

control.
Gestin de autorizacin de documento a delegar.
Preparacin de documento a delegar.
Liquidacin de cobranza delegada.
Ampliacin de plazos a cesiones: Aplica a toda el rea de recuperacin.
Objetivo: Gestionar de manera oportuna la ampliacin de plazo de las
cesiones prximas a vencer.
1. Enva a cliente carta de notificacin de vencimiento de cesin.
2. Presenta vencimientos de cesiones a Ejecutivos para su apoyo en la
gestin respectiva, no sin antes, presentar informe de gestin por parte
de Cobros con relacin a los documentos involucrados en las cesiones a
vencer.
3. Recomienda la ampliacin de plazo en forma verbal o escrita, antes del
vencimiento de una cesin. La recomendacin puede ser a solicitud del
cliente.
4. Se comunica con el cliente para que efecte la cancelacin y le solicita
el cambio de garantas.
5. Una vez cancelados los costos por el cliente recibe el comprobante de
ingreso respectivo.
6. Solicita autorizacin al Gerencia General.
7. Genera original y 2 Copias del Formulario de Ampliacin de plazo.
8. Distribuye los documentos as: Original y el comprobante de ingreso, los
traslada a Encargado de Aplicacin de Abonos para su debido registro.
Primera copia es entrega a Asistente de negocios.
La segunda copia la archiva en control de Ampliaciones
9. Archiva copia del Formulario en expediente del cliente en su respectiva
cesin, de la cual se ha efectuado la ampliacin de plazo.
Con la aplicacin del procedimiento anterior el proceso se fortalecer en los
siguientes puntos:

Gestin de cobro de cesiones prximas a vencer.

Gestin con cliente por cambio de garanta.
Gestin de autorizacin de ampliacin de plazo a cesiones.
Aplicacin de ampliacin de plazo a cesiones.

Gestin de cobro de operaciones en mora: Aplica a toda el rea de

recuperacin.
Objetivo: Obtener de forma gil y oportuna soluciones de cancelacin de
deuda contrada por el cliente, cuando el plazo de recuperacin ha caducado.
1. Notifica por carta al cliente el traslado de la operacin a esta
"Recuperacin de Crditos en mora. En carta detalla los documentos
por cobrar y el saldo apagar.
2. Efecta visita al cliente para exigir el pago pendiente.
3. Si el cliente paga, finaliza la gestin
Si el cliente no paga, gestiona con cliente y comprador la
cancelacin de la cesin o documento de cobro. Adems informa

que el pago debe ser en el transcurso de 5 das mximo.

Si al transcurrir los 5 das efecta el pago, finaliza la gestin.
Si no paga, comunica al Ejecutivo responsable y enva segunda
carta de advertencia de pasar la operacin a cobro judicial

externo, de no obtener pago dentro de 48 horas.

4. Si el pago es efectuado, finaliza la gestin
Si no efecta el pago, enva tercera carta notificando el traslado a
"Cobro judicial externo"
5. Efecta traslado del caso a Cobro extrajudicial externo.
Con la aplicacin del procedimiento anterior el proceso se fortalecer en los
siguientes puntos:
Notificacin a cliente del estado de la cesin (Crdito).
Gestin de recuperacin con clientes.
Aplicacin de medidas correspondientes por gestin anterior.

REA DE RECUPERACIN

REA DECRDITOS

INICIO
Aplicacin
de
Desembolso
Compradore
s fuera de
S.S.?

Cobranza

Aplicacin
de abonos
a cesiones.
Liquidaci
n de
cesiones

FORTALECIMIENTO DE CUENTAS POR

COBRAR POR DESEMBOLSOS

REACONTABLE

Registro contable de
Cuentas por cobrar por
Desembolsos

Entrega y
liquidacin de
Cobro de abonos
directos a clientes.
Gestin de cheques
no negociables.

Efecta

recuperac
in?

Ruta de endosos.
Cobranza y
liquidacin de
valores ajenos.

Liquidacin de
diferencias en rutas
de cobro.

Ampliacin de
plazo a
cesiones

Efecta

recuperaci
Gestin de
cobro/operacio
nes en mora

FIN

Registro
contable de
Aplicacin de

ACTUALIZACION Y SEGUIMIENTO DEL MANUAL

Fortalecimiento de Cuentas por Cobrar por Aplicacin de
Abonos y Liquidaciones
Registro contable
de liquidaciones
a cesiones.