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METAS E INDICADORES

COMO DEFINIR OS INDICADORES?


Os indicadores permitem avaliao do desempenho da instituio, segundo trs
aspectos relevantes: controle, comunicao e melhoria. (MARTINS & MARINI,
2010, p.111).
Segundo alguns autores, os indicadores teriam dois importantes papis:
comunicar e mensurar o alcance da estratgia, atravs da comparao do desempenho
atual com a meta definida para o indicador.
Neste contexto, a utilizao dos indicadores no planejamento estratgico
primordial para tomada de decises seguras e bem fundamentadas, baseadas em fatos, e
no em suposies.
O indicador definido como formas de representao QUANTIFICVEL de
caractersticas de produtos/servios ou processos, utilizadas para ACOMPANHAR E
MELHORAR OS RESULTADOS ao longo do tempo.
Para a formulao de indicadores necessrio um conjunto de passos para
assegurar os princpios da qualidade. Em sntese os passos esto representados na figura
abaixo:

Fonte: Martins & Marini. Guia de Governana para Resultados, 2010.

Passo 1 - Identificao do nvel, dimenso, subdimenso e objetos de


mensurao poder ser realizada a partir do mapa estratgico, pois o mapa representa
os resultados e impactos pretendidos pela instituio.
Passo 2 - Estabelecimento de indicadores necessrio considerar alguns
componentes e requisitos bsicos, para garantir a sua operacionalizao.
a) Componentes bsico de um indicador so:
Medida (relao matemtica), num determinado momento, grandeza
qualitativa ou quantitativa que permite classificar as caractersticas,
resultados e consequncias dos produtos, processos ou sistemas.
A frmula de obteno do indicador indica como o valor numrico
(ndice) obtido.
ndice valor de um indicador em determinado momento.
Padro de comparao ndice arbitrrio e aceitvel para uma avaliao
comparativa de padro de cumprimento.
Metas so os ndices atribudos para os indicadores, a serem alcanados
num determinado perodo de tempo. So pontos ou posies a serem
atingidos no futuro.
b) Requisitos bsicos:
Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponvel a
tempo;
Simplicidade: facilidade de ser compreendido;
Baixo custo de obteno;
Estabilidade: permanncia no tempo, permitindo a formao de srie
histrica;
Rastreabilidade: facilidade de identificao da origem dos dados, seu
registro e manuteno;
Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender s etapas
crticas dos processos, serem importantes e abrangentes.
O referencial comparativo um ndice acordado para o indicador,
utilizado como padro de comparao.
c) Tipos de indicadores
Indicadores de eficincia (Produtividade): medem a proporo de recursos
consumidos com relao s sadas dos processos.

Indicadores de eficcia (Qualidade): focam as medidas de satisfao dos


clientes e as caractersticas do produto/servio.
Indicadores de Efetividade (impacto): focam as conseqncias dos
produtos/servios. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade est vinculada ao
grau de satisfao ou ainda ao valor agregado, a transformao produzida no contexto
em geral.
Passo 3 - Validao preliminar dos indicadores com as partes interessadas
Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas fundamental
para obteno de um conjunto de indicadores, que propicie uma viso global da
instituio e represente seu desempenho. Durante a validao necessrio levar em
conta os requisitos bsicos apresentados no passo (2. Estabelecimento de indicadores).
Passo 4 - Construo de frmulas e estabelecimento de metas
a) Construo de frmulas
Com a utilizao de frmula permite que o indicador seja: inteligvel,
interpretado uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto
em fornecer subsdios para o processo de tomada de deciso.
A frmula do indicador deve, sobretudo, ser de fcil compreenso e no
envolver dificuldades de clculo ou de uso, proporcionando a obteno de um resultado,
numrico ou simblico, facilmente comparvel com valores predeterminados,
posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisrio.
b) Estabelecimentos de metas
Meta o ndice de resultado que se espera alcanar com o desempenho do
processo que est sendo medido. o desafio a ser alcanado. Todos os indicadores de
desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador. As
metas tm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementao da
estratgia.
A finalidade de cada meta enunciada no detalhamento do indicador e expressa
um propsito da organizao. Um estado de futuro esperado em um determinado
perodo.
Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo.
Exemplo: aumentar o ndice de acordos homologados para 50% at o final do
ano de 2012.
Caractersticas das metas:
Mensurveis;
Desafiadoras;

Viveis;
Relevantes;
Especficas;
Temporais;
Alcanveis;
Se h um objetivo, deve haver uma meta. Dito de outra forma se h uma situao
desejada, h necessidade de se quantificar a representao do alcance da situao
desejada.
Principais mitos, posturas e imposturas da mensurao do desempenho.
1. O mito da medio absoluta: preciso medir tudo. Quem pretende medir tudo
acaba no medindo nada! Gerir o desempenho uma forma de controle, mas que deve
ser extremamente seletivo. Medir apenas o que importante, o que significativo, o
que vale a pena. Medir custa tempo e dinheiro! E algumas medidas so perecveis s
fazem sentido se puderem gerar decises oportunas.
2. Para medir o que importa, preciso gerar todas as informaes, coletar dados de
forma exaustiva e precisa. Quem se preocupa em gerar todas as informaes
provavelmente morrer afogado num mar de informaes, cheio de informaes
inviveis e inteis.A postura correta , sempre que possvel, trabalhar com
aproximaes, buscando construir indicadores a partir de dados j existentes e tratados
dentro de padres aceitveis de qualidade apostando-se que, na maioria dos casos, a
disponibilidade de dados e informaes no o problema fundamental.
3. Primeiro vamos medir, depois vamos ver o que fazemos com as medidas.
Inicialmente, medidas no podem ser vistas como modismos ou obrigao. Mede-se
para controlar/melhorar o desempenho. Medidas tm que ser teis, fazer sentido para
orientar a gesto no dia a dia. A medio tem que ser orientada para a melhoria do
desempenho e a melhoria do desempenho tem que ser orientada pela medio.
4. Preciso, sobretudo, do sistema informtico perfeito para isto. Voc precisa,
acima de tudo, de um bom modelo de mensurao, que permita uma boa definio
especfica do que o seu desempenho e, a partir da, como mensur-lo. Primeiro a
sistemtica, depois o sistema.
Fonte: Martins & Marini. Guia de Governana para Resultados, 2010.
Passo 5 - Definio de Responsveis
Aps a construo das frmulas e estabelecimento das metas importante
estabelecer os responsveis pela apurao do indicador.
Indicadores sem responsveis por sua coleta e acompanhamento no so
avaliados, tornando-se sem sentido para a organizao. Uma vez identificado o
responsvel pela coleta, definida a periodicidade de coleta do indicador.
Passo 6 - Gerao de Sistema de Coleta de Dados
Etapa complexa, uma vez que h necessidade de se coletar dados acessveis,
confiveis e de qualidade. A identificao dos dados varia de acordo com o tempo e os
recursos disponveis, assim como o tipo de informao necessria.

Aps definidos os mtodos de coleta das informaes necessrio seguir para o


prximo passo, de validao dos indicadores pelas partes interessadas.
Passo 7 - Ponderao e Validao Final dos Indicadores com as Partes
Interessadas
A ponderao e validao final dos indicadores com as partes
interessadas so fundamentais para a obteno de uma cesta de
indicadores relevante e legtima que assegure a viso global da
organizao e, assim, possa representar o desempenho da mesma.
O processo de validao conduzido visvis uma sistemtica de
ponderaes em que so definidos pesos para as dimenses do
desempenho e para cada critrio de seleo do indicador, avaliando
o grau de relevncia de dimenses e de indicadores para a
mensurao
do
desempenho
da
organizao
(ou
Governo).(Manual Gespblica, 2009).
Definir pesos aos indicadores se faz til tambm quando h um
conjunto extenso de indicadores para um determinado objetivo,
requerendo o uso de um mtodo adequado de priorizao.

Passo 8 - Mensurao do Desempenho


Aps a execuo de todos os passos bsicos para a criao do indicador e sua
sistemtica, torna-se necessrio medir o que se deseja. Esse passo iniciado com a
coleta de dados e o clculo do indicador, e finalizado com a converso do valor obtido
na nota correspondente.
A seguir modelo de Matriz de indicadores utilizado pelo Planejamento
Estratgico do Poder Judicirio do Tocantins.
MATRIZ MODELO PARA ELABORAO DE INDICADORES
INDICADOR:
Tipo de Indicador
O qu mede
Quem mede
Quando medir
Onde medir
Por qu medir
Como medir
Situao atual
META
Distribuio

1.

INTERPRETANDO O INDICADOR

Promover a anlise e a interpretao dos dados aspecto primordial para o


processo decisrio, pois, caso contrrio, a existncia de uma sistemtica de
monitoramento e avaliao no proporciona ganhos e benefcios para a organizao,
havendo apenas dispndio de tempo e de recursos. A anlise e a interpretao de dados
podem ocorrer de diversas formas, aps a prvia coleta e mensurao das informaes.
Algumas formas de anlise e interpretao ocorrem por meio de:

Na gesto do diaadia.
Reunies gerenciais;
Reunies operacionais; e
Intercmbio de informaes e solues.

Para voc interpretar um indicador, voc deve primeiro definir sua formatao,
porm nunca se esquea de tornar este processo de visualizao e interpretao o mais
fcil possvel.
necessrio avaliar os seguintes critrios em seu indicador a meta deve estar
relacionada ao alcance dos resultados, ou seja, ndices fora do padro da meta gera um
plano de ao.
Seguindo a metodologia apresentada no ciclo PDCA origine suas aes sempre
na interpretao de seu indicador, onde o processo de melhoria se dar no
tempo determinado de suas aes.
Uma ao planejada para 30 dias, o tempo de avaliao o mesmo, avalie o
resultado gerado e procure manter este resultado, no deixando esta ao geradora
deste resultado sem aplicao nos meses seguintes.
Destaca-se que no devemos construir indicadores apenas para medir, mas em
estabelecer indicadores que possam aferir resultados, bem como monitorar, orientar e
induzir o desempenho da instituio.
Nesse contexto, os indicadores funcionam como ferramentas que conduzem ao
comportamento desejado e devem dar aos indivduos o direcionamento que precisam
para atingir os objetivos da organizao.

Sua meta deve estar adequada conforme sua


estrutura e a capacidade de envolvimento do grupo
e investimento. Verifique em casos de que o grupo
necessita de qualificao, portanto a ao o
treinamento.

importante destacar que na seleo de indicadores estratgicos no se pode


comear fazendo perguntas erradas: Que indicadores devemos usar? Quantos? E sim
com as perguntas certas: quais so os nossos objetivos estratgicos? Que informaes

so importantes monitorar ao alcance dos objetivos, para assim, definir quais os


indicadores sero necessrios.

Indicadores sem metas no gera resultados, apenas


tem a funo de coletar dados, neste exemplo
utilizado no seria possvel avaliar se houve
melhora de um comportamento sem base para esta
avaliao, apenas temos a coleta mensal.

2.

DIVULGANDO OS INDICADORES

A comunicao um fator importante para a integrao da instituio e o


desdobramento dos resultados em todos os nveis, internamente e externamente.
O processo de comunicao move as aes, estimula a mudana, gera a
conscincia e o engajamento, e mantm o ritmo da organizao na busca do melhor
desempenho.
Conforme Manual para construo de indicadores (Gespblica, 2009), para
divulgar o desempenho a instituio podem adotar as mais diversas ferramentas
existentes, as mais comuns so:
Painel de indicadores com seus respectivos resultados (Central de
resultados);
Banners com faixas de desempenho (vermelho, amarelo, verde e azul);
Reunies de avaliao da Estratgia (RAE);
Relatrios anuais (fsicos e virtuais); e
Indicadores devem ser divulgados a cada perodo de coleta, divulgando
seu histrico para todo o setor envolvido, pois indicadores so resultados de trs aes,
coleta, avaliao e planejamento de aes.
Divulgue os seus indicadores, mantenha-o sempre atualizado e organizado.
Todo o indicador de desempenho tem uma funo, e
esta funo deve ser divulgada para se tornar cultura
na instituio entre as pessoas. Faa de seus
indicadores extenso de melhoria na cultura de sua
instituio.

Referncias Bibliogrficas

Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Planejamento e


Investimentos Estratgicos (SPI). Guia Referencial para medio de Desempenho e
Manual para a Construo de indicadores. 2010 em
http://www.gespublica.gov.br
/ferramentas/pasta. 2010- 0524.1806203210/guia_indicadores_jun2010.pdf.
JAIRO SIQUEIRA Como identificar e implantar os indicadores para
monitoramento do plano de negcios 2007 http://www.slideshare.net/Siqueira/
indicadores-estrategicos.
Martins & Marini. Guia de Governana para Resultados, 2010.