INSTITUTO TECNOLOGICO DE

DURANGO
INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL
Software de Aplicacin

Software Administrativo y Contable

Alumna: Karla Liliana Garcia Garcia No. 13041465
Profesora: Karla Mara Martnez Gonzlez
03 de Noviembre del 2015
INTRODUCCION AL SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

Con la finalidad de entender sobre el Software

Administrativo y los elementos que lo componen
entre los cuales se mencionan a
continuacin: caractersticas generales, tipos de
software, ventajas y desventajas de cada una,
creacin de una empresa, crear un usuario. Vale
la pena destacar que esta informacin es til
para la futura implementacin en una empresa.
Desde este enfoque se detalla brevemente todo lo relacionado a la informacin
antes expuesta, partiendo desde la definicin de un software, el cual consiste en el
conjunto de programas de cmputo, procedimientos, reglas, documentacin y
datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de
computacin.

Un software de la contabilidad de la pequea empresa es tambin una

herramienta esencial para traer disciplina financiera al negocio. Cada pequea
empresa necesita una gama completa de funciones para alcanzar los niveles ms
altos del xito.
El software de la contabilidad de la empresa viene en muchos modos algunos de
los cuales sean ms convenientes para un negocio particular que otros. Ningn
negocio grande sobrevivira sin un sistema sofisticado del control financiero y las
pequeas empresas tienen los mismos requisitos no obstante en una diversa
escala.
Muchos empresarios que funcionan un respeto de la pequea empresa la funcin
de la contabilidad y la grabacin de transacciones financieras como carga
administrativa. El software de la contabilidad de la pequea empresa no se debe
ver de esta manera sino que por el contrario mientras que una herramienta para
asistir a la generacin de un larguero ms

SOFTWARE ADMINISTRATIVO
Software administrativo es nueva aplicacin en la economa para las empresas
que necesitan: aumentar sus ventas, controlar costos, ser ms competitivas,
ofrecer ms a los clientes, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser
ms productivas, adaptarse a nuevas tecnologas.
Hay variedad de
Software Administrativo que permite administrar y tener mejor organizada cualquie
r empresa o negocio. Partiendo desde este enfoque definiremos el Software
administrativo: Es un sistema que ayuda a las empresas a contar con
herramientas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas,
controlar sus costos, ser ms competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar
mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser ms productivas y adaptarse a
nuevas tecnologas, entre otros.
Tipos de software administrativos
Contamos con dos esquemas para la adquisicin de un software administrativo:
Software administrativo Completo:
Se entregan todos los mdulos que integran el software.

Software administrativo por Mdulos:

Se van adquiriendo mdulos hasta completar el software administrativo deseado
por ejemplo:
Altas.
Bajas.
Reportes.
Anotaciones.
Seguimiento PosVenta.
Seguimientos a Clientes.
Prospeccin de Clientes.
Algunos de los programas de administracin ms conocidos son el Aspel y el SAIT
(Software Administrativo Integral)
Aspel.
El Aspel es un software administrativo que se divide es seis plataformas con
funciones y especializaciones diferentes, estas plataformas y su respectivo precio
son:
NOI. Es el software especializado en la automatizacin y control de la nmina de
los trabajadores. El precio es de 5090 pesos.

 SAE. Es el software que se especializa en todas las transacciones de compra

venta. El precio es de 9740 pesos.
COI. Es el encargado de procesar, integrar y mantener actualizada la informacin
contable. El precio es de 4760 pesos.
CAJA. Controlar ventas de mostrador de tiendas. El precio es de 2750 pesos.
BANCO Es para controlar cuentas bancarias. El precio es de 4620 pesos.
PROD. Controlar los procesos de fabricacin de una empresa. El precio es de
6765 pesos.
Para mayor informacin solo hay que entrar a la web oficial en
www.huella.com.mx.
SAIT.
El SAIT Software Administrativo Integral es un programa que permite a las
empresas administrar y mejorar sus funciones con herramientas que le ayudan a
lograr todos sus propsitos y metas. El Sait se encarga de diversas reas de la
administracin tales como:
Administrativa. Que maneja las ventas, pedidos, palm, cobranza, compras, citas
por pagar, inventario, punto de venta y enlace de sucursales.
Contable. Que maneja la contabilidad, bancos, nmina.
Mdulos especiales.
Para mayor informacin del productos solo hay que entrar a la pgina de internet
www.sait.com.mx. Ah el interesado puede ponerse en contacto con la proveedora
para que le hagan una cotizacin del producto que desea adquirir ya que no hay
un precio fijo, si no que se aplica a cada empresa y sus necesidades.

Caractersticas generales de un Software administrativo

Se configura en funcin de las necesidades de la empresa.
Permite manejar diferentes contratos: asignaciones, retenciones, deducciones,
entre otros.
Facilita el establecimiento de la frecuencia del clculo (semanal, quincenal,
mensual).
Comprende distintos elementos: fracturacin, inventario, nmina, otros.
Muestra reportes generalizados del funcionamiento de la empresa.
Es seguro y auditable.
Se adapta al funcionamiento de la empresa.

Maneja grandes volmenes de informacin referente a la constitucin de la

empresa.
Sub Men Archivo:
Maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar
empresa, usuario, imprimir o modificar reportes, configurar impresin.
Edicin:
Maneja las funciones que se manipulan en el texto: cortar, pegar, copiar.
Procesos:
Permite seleccionar los procesos del sistema.
Barra de Herramientas Primero:
Muestra el primer registro de la ventana activa en base al orden vigente.
Anterior:
Muestra el registro anterior de la ventana activa en base al orden vigente.
Siguiente:
Muestra el registro siguiente de la ventana activa en base al orden vigente
ltimo:
Muestra en pantalla el ltimo registro de la ventana activa en base la orden
vigente.
Para crear una empresa
Para crear una empresa se debe hacer uso de la opcin EMPRESAS en el submen MANTENIMIENTO. Dicha opcin le permite crear nuevas empresas, as
como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya estn
registradas haciendo uso de la barra de herramientas. Cada empresa tiene un
directorio por separado, por ello deben configurar las caractersticas de
funcionamiento a travs de los parmetros de la empresa.
Para crear una usuario
Para crear un usuario se debe hacer uso de la opcin USUARIOS en el sub-men
MANTENIMIENTO. Dicha opcin le permite crear nuevos usuarios, as como
buscar, modificar y eliminar los datos de los usuarios que ya estn registrados
haciendo uso de la barra de herramientas. Antes de crearlo debe estar creado el
mapa de acceso del mismo, que define las opciones que el mismo podr usar.
Importancia para la empresa de la implantacin del software administrativo
Como empresa es importante contar con las herramientas necesarias para
administrar y evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos
ayuda a organizar y a procesar la informacin que se genera a lo largo del
crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la informacin que se genere
podemos tomar mejores decisiones.
Ventajas de usar este software:

*Facilidad de operar y permite que los procesos que se realizan en menos tiempo,
incrementando la productividad de la empresa.
*Se adapta a la empresa cubriendo requerimientos especiales para lograr un
mejor funcionamiento.
*Es un sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos evitando
la duplicidad de trabajo.
*Es sumamente confiable y proporciona informacin exacta, oportuna e inmediata
de la operacin de la empresa, con la que se podr tomar mejores decisiones. Hoy
en da, empresas pequeas, medianas y grandes utilizan software
administrativo para efectuar un mayor nmero de sus actividades
electrnicamente, con el propsito de hacerlas ms eficientes y competitivas. En
estas organizaciones, este tipo de software forma parte de un sistema de
informacin, el cual es un conjunto de elementos interrelacionados (personas,
hardware, software y redes de computadoras) que recopila, procesa, almacena y
distribuye informacin para apoyar a los administradores en la toma dedecisiones
y el control de la organizacin.Existen diferentes clases de software administrativo
que atienden
Las necesidades especficas en cada rea funcional de una empresa: produccin,
ventas y
mercadotecnia, recursos humanos, y finanzas/contabilidad.

SOFWARE CONTABLE
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes
contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El
software contable registra y procesa las transacciones histricas que se generan
en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, produccin de
artculos, nminas, etc. Para ello slo hay que ingresar la informacin requerida,
como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice
los clculos necesarios.
Estas funciones pueden ser basta de sacar las ediciones desarrolladas
internamente por la compaa o la organizacin que lo est utilizando o puede ser
adquirido a un tercero, existiendo tambin una combinacin de ambas alternativas,
es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones
locales.

Tipos de software de contabilidad:

Software financiero: esta generalmente dirigido para informar a terceras
personas, ya sean accionistas, entidades bancarias e inclusive para tomar una
decisin determinante para la empresa.
Software fiscal: esta generalmente dirigido para informar y/o hacer cumplir con
las obligaciones tributarias de la empresa, generalmente es usado y requerido por
la SUNAT.
Software administrativo: esta generalmente dirigido para facilitar a la empresa
en sus requerimientos administrativos, tambin influye en su toma de decisiones,
planeamientos de nuevas expectativas en beneficio de la empresa.
Existen tres tipos de sistemas de software contable

SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: se origina con el matrimonio y tiene

igual valor de los que se encargan de los sistemas tributarios.
SISTEMA PRESUPUESTARIO: da entender que se base en el matrimonio y al
tener ciertas variaciones con los que se produce los hechos (ex-ante) y luego se
produce (ex-post). Una diferencias entre ambas y se tendrn serios problemas de
desviaciones.
SISTEMA COMPLEMENTARIO: su mismo nombre lo dice solo amplia de alguna
manera lo ya dicho por los conceptos anteriores,
Ejemplos de software contable
Siscont: Es el software para llevar el adecuado manejo de la caja chica,
libro caja.

Cntasis: se utiliza mayormente para el uso de plantillas.

Concar: su uso en principalmente para el manejo empresarial de una

empresa.

Las caractersticas que debera tener todo software de contabilidad son:

Facilidad de uso: un software completamente manejable por teclado que

permita insertar transacciones de forma rpida y eficaz y haga el trabajo
ms fcil al administrativo.
Flexibilidad: es esencial que el programa se adapte a los requisitos de la
empresa, permita editar el plan de cuentas con las necesidades de la
empresa, agregar cuentas ms utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen
o modificar aquellas que se deseen.
Gestin de Informes: es esencial para la toma de decisiones en la
empresa, adems de necesario en algunos casos particulares. Un
programa de contabilidad debe contar con la posibilidad de emitir informes
de cuenta de prdidas y ganancias, balances, y poder personificarlos al
gusto o crear informes a medida de las necesidades de control contable
particulares de la empresa.
Integracin: esto ya es pedir un poco ms, pero dada la tecnologa actual
existen programas como MySaaSPlace que son capaces de integrar la
facturacin con la contabilidad. MySaaSplace posee un mdulo de
facturacin y adems otro de gestin de proyectos. Si en cualquiera de
estos dos mdulos se realizan movimientos susceptibles de ser
contabilizados como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc, el
sistema proceder a realizar los asientos de forma automtica, con lo
cual reducimos el trabajo a la mitad. Esto es ir un paso por delante de los
programas que solo son de facturacin o solo de contabilidad o solo de

gestin de proyectos. Al fin y al cabo lo que la empresa obtiene es un

ahorro en costes.
Portabilidad: El problema de la mayora de software de contabilidad de las
empresas es que si se estropea el ordenador donde est instalado
empiezan los problemas. Si alguien ha de hacer algn cambio en un
momento dado tiene que ir fsicamente a la empresa. Problemas as se
solventan con el software en la nube. El programa ya no est fsicamente
en un ordenador, sino en la nube, con lo que se puede utilizar cundo se
quiera dnde sea necesario.

VENTAJAS:
* Velocidad
Puede proporcionar informacin con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en
forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma
manual.
* Volumen de produccin
Se puede manejar grandes volmenes de transacciones usando el sistema
contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.
* Reduccin de errores
Se reduce mucho el nmero de errores, debido a que el sistema contable hace los
clculos con mayor exactitud que un ser humano. Estn diseadas con la
caracterstica de minimizar los errores.
* Pases automticos al mayor
En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.
* Obtencin de informacin contable oportuna
Se puede generar los informes en el momento en que se requieren, esto siempre y
cuando la contabilidad sea llevada al da y oportunamente.
* Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos
personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son
generados directamente por el software
* Impresin automtica de documentos

Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un

negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes,
Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
DESVENTAJAS:
* Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable
Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro contable original
en el sistema. La posibilidad de error se agrava cuando la entrada se ajusta. El
programa puede rechazar el cambio y volver a la cantidad original. El programa no
puede guardar el ajuste correctamente. Los errores humanos en las entradas
cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a errores que
afectan en ltima instancia a los ingresos.

* Prdida de datos
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrnico, la posibilidad de
la prdida de datos aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la
actividad electromagntica y otros acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el
ajuste de entrada sea an ms difcil, porque no slo se ha perdido la entrada
original, sino tambin el ajuste, por lo que la recuperacin de la cantidad correcta
de entrada ser mucho ms difcil.
* Fraude
El cambio de conexin y funciones de seguridad pueden resolver el problema de
tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude. Al ajustar las entradas,
puede ser fcil de ajustar mayor o menor que la cantidad real y mover el dinero en
diferentes cuentas para lograr malversacin de fondos. Las empresas pueden
tener dificultades para asegurar el negocio en contra de ese tipo de fraudes, ya
que son perpetrados por los empleados que tienen permiso para acceder al
sistema.
* Costos Elevados de Software y Hardware
El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya que muchas
veces los software y hardware con que cuentan no son suficientemente
actualizados tecnolgicamente para el software contable a implementar, en todo
caso debe hacerse el estudio de factibilidad econmica para prever la rentabilidad
que tendr dentro de la empresa.
CONCLUSIONES
Un aspecto esencial de la informacin generada por el sistema contable es que
est dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de
la informacin.

Un reto para la profesin contable es generar un mecanismo donde podamos

medir y valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles,
de la misma forma revelar informacin que ayude a tomar una buena decisin.
Es prescindible recurrir a la tecnologa para cumplir a cabalidad con los fines de la
contabilidad que es el de generar informes tiles y oportunos a los usuarios tanto
internas como externos.
BIBLIOGRAFIA
Lee todo en: Definicin de sistema administrativo - Qu es, Significado y
Concepto http://definicion.de/sistema-administrativo/#ixzz3qAPWSLNh
http://www.dscuento.com.mx/software-administrativo/
http://www.eit.com.mx/Software.html

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos22/necesidad-deinformacion/necesidad-de-informacion.shtml#ixzz3qArTJPSP

http://blog.mysaasplace.com/blog/2013/04/17/5-caracteristicas-basicas-de-unsoftware-contable/
http://contasystems2013.jimdo.com/contenido/ventajas-y-desventajas/