Unidad 2.

El entorno de Word 2013 (I)

Vamos a ver los elementos bsicos que componen la ventana de Word 2013. Aprenderemos
cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda.
Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear documentos en
el siguiente tema.

2.1. Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos ms adelante), para cambiar las
herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del
curso como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas
familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya
que se suelen utilizar estos trminos.
Comentemos, a grandes rasgos, las caractersticas de cada elemento.
1. La barra de herramientas de acceso rpido
contiene,
normalmente, las opciones que ms frecuentemente se utilizan. El primer botn no
pertenece realmente a esta barra y al pulsarlo abre un desplegable con las opciones
de restaurar, mover, minimizar, maximizar y cerrar. Los siguientes botones son
Guardar, Deshacer (para deshacer la ltima accin realizada) y Rehacer (para
recuperar la accin que hemos deshecho). El ltimo botn abre el desplegable para
personalzar los botones que aparecen en esta barra, visita el siguiente avanzado
donde se explica cmo hacerlo
.

Unidad 2. Avanzado: Personalizar barra de acceso

rpido
La barra de herramientas de acceso rpido normalmente incorpora por defecto los botones
Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero esto lo podemos personalizar agregndole o quitndole
los botones que deseemos.
Al hacer clic sobre el botn derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos ms
comunes que puedes aadir a la barra. Haz clic en Ms comandos para aadir otros.

Se abrir un cuadro de dilogo que veremos a continuacin.

Otras
formas
de
acceder
al
cuadro
de
personalizacin:
- Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rpido.
- O desde el men contextual de la propia barra (al que acceders haciendo clic con el

botn secundario sobre ella), seleccionando Personalizar la barra de herramientas de acceso

rpido.

Agregar y quitar botones

Para agregar un botn:

Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. Los
botones disponibles se agrupan en listas, de modo que debemos seleccionar una opcin del
desplegable superior para cambiar de una lista a otra. Por defecto se mostrarn los
Comandos ms utilizados.

En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y
pulsa Agregar. Aparecer entonces en el listado de la derecha que indica los comandos que
hay actualmente en la barra.

El nuevo botn siempre se colocar en ltima posicin, lo que supone que en la barra estar
a la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel
posicin de forma que los botones estn en el orden que queramos.

, se puede cambiar su

- Otra forma ms rpida de agregar un botn es hacer clic con el botn derecho del ratn
sobre el botn de la cinta de opciones que queremos agregar para que aparezca el siguiente
desplegable:

Slo hay que hacer clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para quitar botones:
- Selecciona el botn en el listado de la derecha y pulsa el botn Quitar.
- O bien, pulsa el botn
que hay justo debajo de la lista. De esta forma, no slo
quitars el botn seleccionado, sino que dejars la barra con los botones predeterminados:
Guardar, Deshacer y Rehacer.
- O tambin hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn que queremos eliminar
para que aparezca el siguiente desplegable:

Y hacer clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

2. La barra de ttulo, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento
abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la
zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas
las ventanas del entorno Windows.
3 y 4. La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una
franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word.
Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas. Para cada pestaa hay una cinta
de opciones diferente. Las veremos en detalle ms adelante.
5. Los botones para obtener ayuda, cambiar la presentacin de la cinta de opciones,
minimizar, maximizar y cerrar.

6. Las barras de desplazamiento permiten la visualizacin del contenido que no cabe en la

ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal.
En la imagen slo se ve la verivcal, si la hoja fuese ms ancha que la ventana, tambin
veramos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en
mayor
detalle
o
ver
una
vista
general
del
resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada ser el
tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrndolo.
8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizar la hoja del documento.
Por defecto se suele mostrar en Vista de impresin. Esto significa que veremos el formato
de la hoja tal cual se imprimir. Otros modos son para leer y para diseo web.
9. La barra de estado muestra informacin del estado del documento, como el nmero de
pginas y palabras, o el idioma en que se est redactando. Podremos modificar esta
informacin si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente son realmente botones.
Si quieres puedes visitar el siguiente bsico sobre las barras de Word

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso:
Elementos de la pantalla

Unidad 2. Bsico: Las barras de Word

Las barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en
ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional, por
ejemplo, Documento2, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de herramientas de acceso rpido

contiene iconos para ejecutar
de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Deshacer,
etc.
Las reglasnos permiten establecer tabulaciones y sangras en los prrafos seleccionados,
colocar los mrgenes, etc. Es posible que no se muestren por defecto. Para visualizar las
reglas debers ir a la pestaa Vista y marcar la casilla Regla

La barra de estado nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y
los
botones
de
visualizacin
del
documento.
En ella encontramos tambin una barra de Vistas para cambiar la forma en que se presenta
el
documento
(equivalente
a
las
opciones
de
la
pestaa
Vista).
Y una barra de Zoom, que permite verla ms grande o ms pequea (acercar y alejar).

Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho del documento
de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el
ratn, o hacer clic en los tringulos.

Existen tambin grupos de herramientas que aparecen en un panel flotante sobre el

propio documento. Es decir, que son independientes de la cinta de opciones.
Los llamamos flotantes porque no estn anclados a una barra fija, sino que los podemos
desplazar
por
el
entorno
de
trabajo
simplemente
arrastrndolos.
Normalmente slo se visualizan si se despliega un men contextual o se selecciona un
determinado objeto, por ejemplo al seleccionar una palabra del texto.

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso:
Elementos de la pantalla

Unidad 2. El entorno de Word 2013 (II)

2.2. La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra ms importante de Word, porque contiene todas
las opciones que se pueden realizar con los documentos. Vemosla con ms detalle.

Las herramientas estn organizadas de forma lgica en pestaas o fichas (Inicio, Insertar,
Vista...), que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la
pestaa ms utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Prrafo y
Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opcin Copiar, la
nombraremos como Inicio > Portapapeles > Copiar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de
pestaa.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su
esquina inferior derecha. Este botn abre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones
relacionadas con el grupo en cuestin. En la imagen, por ejemplo, el cursor est situado en
el botn que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriramos el cuadro de dilogo
Fuente, y as consecutivamente.

Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento

"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles,
de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por

ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estar visible de entrada, nicamente se mostrar

si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
sta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el
men Archivo > Opciones >Personalizar Cinta de opciones, o pulsando con el botn
derecho sobre la cinta de opciones y elegiendo Personalizar Cinta de opciones. Si quieres
ver con detalle cmo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalizacin de la cinta de
opciones
.

Unidad 2. Avanzado: Personalizar Cinta de

opciones (I)
Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que trabajemos de
forma cmoda y que tengamos a nuestro alcance rpidamente las herramientas que ms
frecuentemente utilizamos. Para ello, disponemos de unas opciones de personalizacin que
nos permiten gestionar las opciones de las fichas:
- Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de
herramientas.
- Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los botones que ms
utilizamos.
- Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
Opciones. Tambin haciendo clic con el botn derecho sobre una pestaa y eligiendo la
opcin Personalizar cinta de Opciones en el men contextual.
Se abre una ventana como la siguiente:

Vamos a ver cmo se utiliza.

Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que
podemos incluir en las fichas, y qu fichas queremos modificar (Personalizar la cinta de
opciones).
- Comandos disponibles en: Podremos elegir entre los ms utilizados, los que no estn
disponibles en ninguna ficha, macros, la ficha de Archivo, entre otros.
- Personalizar la cinta de opciones: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas
principales o las de herramientas.

Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarn, en funcin de lo
que hayamos seleccionado en los desplegables explicados.
Los
distintos
botones
nos
permiten
realizar
las
acciones.
- Nueva pestaa permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel que Inicio, Insertar,
Frmulas,
Datos,
etc.
- Nuevo grupo permite crear una seccin dentro de la ficha ya existente (ya sea estndar o
personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podramos crear un grupo llamado
Documento que incluyera los botones Guardar y Cerrar, as no necesitaramos cambiar a la
ficha
Archivo
cada
vez
que
guardamos.
- Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para hacerlo,
tendremos que seleccionar el elemento y luego pulsar el botn. Se abrir un cuadro de
dilogo
donde
deberemos
indicar
el
nuevo
nombre.
- Restablecer permite recuperar el aspecto estndar de Word, sin mostrar las
personalizaciones
realizadas.

- Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las pestaas.
Simplemente seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o bajando hasta la posicin que
queremos
que
ocupe.
- Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botn (o comando) de las
fichas.
A continuacin veremos cmo utilizar estos elementos.

Aadir comandos a fichas existentes

Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo, ya
que Word no nos permite modificar la organizacin de los grupos predeterminados. Los
pasos a seguir seran:
1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botn que necesitamos y visualizar
la ficha que queremos modificar.
2. Seleccionar la ficha y pulsar el botn Nuevo grupo.
3. Pulsar Cambiar nombre... para darle un nombre ms descriptivo.
4. Seleccionar el comando en la lista izquierda y pulsar el botn Agregar. Repetir la
operacin con todos los comandos (botones) que se quieran incluir.
5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el comando o
el grupo y moverlo hasta donde queramos.
6. Pulsar Aceptar.

El resultado ser el similar al siguiente:

En nuestro caso, hemos creado el grupo aulaClic en la ficha principal Inicio. Lo hemos
situado arriba de todo, por lo que aparece en primer lugar, a la izquierda. Dentro, hemos
incluido los comandos Hipernculo y Agrandar fuente, que se encuentran en la lista de
comandos disponibles Comandos ms utilizados.

Unidad 2. Avanzado: Personalizar Cinta de

opciones (II)
Crear una nueva pestaa
Para crear una ficha con comandos personalizados dispares, que no se engloben en una
categora ya existente, lo mejor es crear una nueva pestaa.
1. Para ello, hacemos clic sobre el botn Nueva pestaa.
2. Luego, pulsamos Cambiar nombre... y le indicamos el nombre oportuno, por ejemplo
Personalizada.
3. Automticamente se crear un grupo dentro de ella, ya que las fichas deben tener como
mnimo un grupo que sirva de contenedor para los comandos.
4. Ya podras pulsar Aceptar y la ficha estara ah, vaca. Pero obviamente sto no sirve de
nada, as que lo lgico sera ir aadiendo los grupos y los comandos como hemos visto en
el apartado anterior, sobre la nueva barra que hemos creado.

Inhabilitar o habilitar fichas

Si alguna de las fichas no la utilizas nunca, puedes inhabilitarla para ocultarla y que deje de
aparecer la pestaa en tu entorno de trabajo.
Para ello, simplemente debers hacer clic sobre la casilla de verificacin que hay junto a su
nombre para desmarcarla
y para recuperarla, seguir el
proceso inverso, volver a hacer clic para que vuelva a quedar marcada.
Si lo que queremos es eliminarla definitivamente, haremos clic con el botn derecho del
ratn sobre ella y elegiremos Quitar en el men contextual. Ten en cuenta que no podrs
eliminar las fichas del propio programa, slo las personalizadas que hayas creado.

Adems, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que tambin te
interese aprender cmo exportar e importar la personalizacin del entorno
.

Unidad 2. Avanzado: Importar y exportar

el entorno personalizado
Cuando utilizamos frecuentemente un programa, como Word, suele ser habitual que lo
personalicemos: incluimos en las cinta fichas y los comandos que ms utilizamos. sto nos
ayuda a trabajar ms cmodamente y con eficacia. Pero en ocasiones, tenemos que
compartir un ordenador con compaeros de otro turno en el trabajo, o debemos trabajar en
otro equipo. Acostumbrarse a trabajar con el entorno por defecto, despus de haber cogido
agilidad utilizando nuestro propio entorno supone un tiempo valioso.
Por eso es interesante exportar nuestras personalizaciones. Para luego poder importarlas en
cualquier momento y equipo que disponga de Word 2013. De sta forma podremos trabajar
cmodamente sin que ello suponga una molestia para el resto de usuarios del programa.
Lo primero es exportar nuestro entorno, desde el men Archivo > Opciones > Personalizar
Cinta. Elegimos el botn Importar o exportar y seleccionamos Exportar todas las
personalizaciones. Se guardar un archivo con extensin .exportedUI en la carpeta que
indiquemos. Una buena costumbre es guardar este archivo en una memoria usb extrable o
similar, que nos permitan tenerla a mano en cualquier momento.

Luego, para importarlo, pulsaremos Este mismo botn y escogeremos la opcin Importar
archivo de personalizacin.
Si vamos a importar en un equipo ajeno nuestra personalizacin, es interesante que
guardemos la del usuario propietario antes.

Para devolver el programa a su aspecto original y eliminar todas las personalizaciones,

deberemos pulsar el botn Restablecer.
Las opciones para importar y exportar la cinta tambin estn disponibles para la barra de
herramientas de acceso rpido, en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rpido. Recuerda que esta barra es la que se encuentra en la zona superior izquierda.

En las ltimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa,

pudiendo
controlarlo
por
completo
mediante
el
teclado.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros con fondo gris
en lugar de negro, por ejemplo, el 3 de la imagen que puedes ver al lado.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de
ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas
a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el
botn
de la zona derecha superior que abir la ventana que se muestra a continuacin,
con tres opciones.

Ocultar automticamente la cinta de opciones. Mostrar slo las pestaas. Mostrar pestaas
y comandos.
Modo Mouse/Modo Toque.
Con la aparicin de pantallas tctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para
tocarlos con el dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el
nuevo modo Toque. En este avanzado puedes ver como activarlo.

Unidad 2.
navegacin

Avanzado:

El

Panel

de

Word permite trabajar en modo Mouse o en modo Toque.

El modo Mouse es el modo convencional utilizado para dispositivos que utilizan el ratn,
mientras que el modo Toque est pensado para ser utilizado en dispositivos tctiles o para
personas con visin reducida.
Aqu tienes la misma ventana abierta en los dos modos:

En el modo MOUSE la cinta de opciones y los comandos estn diseados para aprovechar
mejor el espacio, son ms pequeos y caben ms comandos en la cinta de opciones.

En el modo TOQUE los comandos son ms grandes y hay ms espacio entre ellos lo que
facilita su uso en dispositivos tctiles.
Una forma sencilla y rpida de poder cambiar de un modo a otro se consigue aadiendo la
opcin Modo mouse/toque a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para ello despliega la lista de opciones de la barra haciendo clic en el ltimo botn y
selecciona la opcin Modo mouse/toque:

Como puedes ver en la imagen puesta a continuacin, en la barra se ha aadido un nuevo

botn que te permite seleccionar el modo que quieras de forma cmoda y rpida.

Para quitar el botn de la barra solo tienes que volver a abrir el men de la barra de
herramientas y hacer clic sobre la opcin para deseleccionarla.

2.3. La ficha Archivo

La pestaa Archivo se encuentra destacada en color azul, por qu?
Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la modificacin y
tratamiento del contenido del documento, sino ms bien opciones referentes a la aplicacin
y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un panel de
opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a partir
de la siguiente imagen.

Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con
agrupaciones. Estn situadas en forma de men vertical. Esta pestaa equivala al botn
Office en la versin Word 2007, y en versiones anteriores era el men Archivo.
La principal caracterstica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte
izquierda aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas
opciones aparecen otras opciones ms en la parte derecha de la pantalla. Por ejemplo, en la
imagen vemos como el comando Abrir genera las opciones Documentos recientes,
SkyDrive, ... y al seleccionar Documentos recientes aparece una lista con varios
documentos recientes.
SkyDrive es un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en la unidad 22.

Otra particularidad es la presencia del botn

ficha Archivo.

para volver atrs que slo aparece en la

Para familiarizarte con el entorno te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso:
Cinta de opciones y ficha Archivo