Un anlisis que evoluciona con el negocio

Xavier del Sol

Director Corporativo de Chupa Chups

El Grupo Chupa Chups es uno de los grupos lderes en el sector

de confitera, con un incremento de las ventas que supera cada ao el 10%. Con
sede en Barcelona, Chupa Chups S.A., compaa matriz del Grupo Chupa
Chups, est especializada en la produccin, distribucin y comercializacin de
productos de confitera desarrollados con tecnologa propia y con marcas
exclusivas: Chupa Chups, Smint y Crazy Planet. El grupo posee factoras en
Espaa, Francia, Rusia, China, Mxico, y Brasil, junto con filiales y delegaciones
comerciales en Espaa, Alemania, Estados Unidos, Brasil, Rusia, Inglaterra,
Japn, Corea del Sur, Canad, Australia, Sudfrica y Sudamrica. El negocio
internacional del grupo es especialmente importante, dado que ms del 90% de
los ingresos de la compaa provienen de fuera del mercado espaol. El grupo
alcanz una cifra de ventas consolidadas de 414,2 millones de euros el pasado
ejercicio.

La idea de buscar una herramienta de anlisis surgi con la necesidad de la

compaa de simplificar el acceso y la interpretacin de la informacin
departamental, proporcionando una visin holstica de las operaciones de grupo
en todas sus divisiones. Si se dispone de un entorno centralizado para
almacenar los datos, es extremadamente difcil, si no imposible, utilizar esa

informacin de manera que pueda proporcionar a los usuarios resultados

rpidos y visibles para sus roles funcionales, as como maximizar sus
capacidades para explotar la informacin que est disponible (a travs de
reporting, anlisis, etc.). Como compaa que comercializa mltiples productos a
travs de distintos canales de distribucin y localizaciones geogrficas, este tipo
de informacin, una vez puesta a disposicin del usuario en el formato correcto,
se convierte en una fuente de ventaja estratgica.

Despus de una revisin de los procesos internos de la organizacin, se

pusieron de manifiesto diversas necesidades en distintas reas. Ventas y
distribucin necesitaban la capacidad de minimizar el tiempo de respuesta a los
requerimientos del mercado (inventarios, ventas, listas de precios...). Finanzas
precisaba, para usuarios y gestores, la capacidad de acceso y elaboracin de
informes de anlisis financiero para determinar qu productos y clientes, en qu
divisiones y regiones, son ms rentables. Asimismo necesitaba contar con
funcionalidades de anlisis coste/beneficio. La direccin requera herramientas
para la mejora del proceso de toma de decisiones a travs de acceso web y
capacidades de simulacin para forecasting, budgeting, planning, etc.
Obviamente, la plena integracin con el ERP existente en la compaa era un
requerimiento bsico en el proyecto.

La idea de buscar una herramienta de anlisis surgi con la necesidad de

simplificar el acceso y la interpretacin de la informacin departamental
Para dirigir la fase de anlisis y diseo, se cre un equipo multifuncional donde
estuvieran representadas las reas de ventas, operaciones, IT y directores de
proyecto, adems del socio en la implantacin de la solucin escogida. Se
estableci una lista de objetivos y prioridades a corto plazo que fueran
consistentes con las peticiones que se recibieron de todos los departamentos
(rapidez, fcil acceso a la informacin correcta, simplicidad para elaborar nuevos

reports, etc.) y se inici un anlisis ms detallado de los datos empresariales y

de las herramientas que pudiesen cubrir las necesidades planteadas.

En el sistema SAP de la compaa, se dispona de informacin de productos,

clientes, inventario, consumos, movimientos de stock, la cual estaba
segmentada por mercado, divisin y regin. Sin embargo, estos datos no
estaban en un formato que permitiera extraerlos fcilmente con propsito de
anlisis (nicamente de reporting simple), especialmente para el anlisis
especfico por departamento que se estaba intentando proporcionar. Por esto, y
por el hecho que se necesitaba la capacidad de consultar datos desde distintas
perspectivas, se decidi adquirir una solucin que proporcionara prestaciones de
anlisis multidimensional y que permitiera una adaptacin rpida y fcil. La
solucin elegida deba ser operativa en diferentes departamentos y en un corto
perodo de tiempo.

En la fase de anlisis y diseo, se estableci una lista de objetivos a corto

plazo consistentes con las peticiones que se recibieron de todos los
departamentos
Se decidi por Board M.I.T. de Orenburg, herramienta orientada al desarrollo de
aplicaciones analticas, para optimizar el proceso de toma de decisiones por sus
capacidades de simulacin nativa y por su diseo flexible y personalizado lo que
permitira que todos los departamentos usaran un sistema comn.
Debido a que Board no requiere programacin, el impacto en IT para su
desarrollo y mantenimiento fue mnimo. Con Board, se estaba en disposicin de
depositar los datos relevantes de SAP en una herramienta que proporciona a los
usuarios una visin de la informacin departamental clave de forma rpida y que
apoya a los equipos directivos de ventas, finanzas y operaciones en su proceso
de toma de decisiones. Adems, gracias a las capacidades de simulacin de

Board M.I.T. Webserver (anlisis what if , what for...), fue posible potenciar los
estudio de actividades complejas.
El constante crecimiento del grupo Chupa Chups a nivel mundial hizo que contar
con una herramienta analtica fuese una ventaja competitiva real e inestimable.
El resultado de este proyecto es un extenso estudio de las ventas y sus
variables relacionadas, lo ha permitido analizar la evolucin, tendencia, previsin
y grado de ejecucin de los planes y presupuestos, por cliente, regin o divisin.
En otros trminos, se reduce drsticamente el anlisis basado en el olfato al
disponer de informacin en tiempo real que aporta un enfoque de mayor
objetividad a las decisiones empresariales.