PROCEDIMIENTO GENERAL

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Gestin Y Control De Documentos Y Registro De

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ndice:
1
ndice

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 3
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO .......................................................................................... 5
9.1. ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD.............................................................................5
9.2. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS..............................................5
9.3. MANUAL DE CALIDAD.......................................................................5
9.4. PROCEDIMIENTOS............................................................................6
9.5. INSTRUCCIONES ..............................................................................7
9.6. FORMATOS .......................................................................................7
9.7. DOCUMENTACIN EXTERNA .............................................................7
9.8. DISTRIBUCIN.................................................................................8
9.9. CONTROL DE LOS REGISTROS ..........................................................8
10. DEFINICIONES ..................................................................................... 9

PROCEDIMIENTO GENERAL

1. TABLA DE RESUMEN
SECTOR :
TIPOLOGIA DE PROCESO :
PROCESO :
RESPONSABLE DEL PROCESO
PROCESOS RELACIONADOS
ENTADAS: NECESIDAD DE
DOCUMENTAR Y CONTROLAR EL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
SALIDAS : DOCUMENTACION
DEFINIDA Y CONTROLADA

TRANSORTE
GENERAL
GESTIN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS DE
LA CALIDAD
RESPONSABLE CALIDAD
TODOS LOS PROCESOS
RESPONSABLE: RESPONSABLE
DE CALIDAD
RESPONSABLE: RESPONSABLE
DE CALIDAD

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado Y Aprobado:

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1. TABLA RESUMEN
2. OBJETO
El objeto de este procedimiento es establecer la sistemtica a seguir en la
Organizacin para la preparacin, revisin, actualizacin, aprobacin,
Distribucin y control, as como la metodologa a utilizar para realizar
Cualquier cambio o modificacin de la documentacin del Sistema de Gestin
de la Calidad.

3. ALCANCE

3. ALCANCE
Este procedimiento afecta a todos los documentos y datos de uso interno
que definan o desenvuelvan el Sistema de Gestin de Calidad en la
Organizacin, que son los siguientes:
Manual de Calidad
Manual de Procedimientos
Instrucciones
Formatos
Datos
Adems, este procedimiento tambin engloba a la documentacin externa y
a los registros de calidad, que ms adelante veremos y la metodologa de
Identificacin de la legislacin y reglamentacin aplicable a la organizacin
de forma que sta se asegure del cumplimiento continuo de los requisitos
Establecidos en las sucesivas actualizaciones legislativas.
A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO
Todos los sectores, en general.

4. RESPONSABILIDADES

4. RESPONZABILIDADES
Responsable del Sistema.
Elaboracin/Revisin de la documentacin del sistema de gestin
(Manual de Calidad, procedimientos, instrucciones, soportes)
Identificacin, revisin y actualizacin de la documentacin externa,
comprendiendo manuales tcnicos, fichas tcnicas, etc.
Distribucin, modificaciones y actualizacin de la documentacin del
sistema.
Control de los registros de calidad.
Gerencia
Aprobacin de la documentacin del Sistema.
5. ENTRADAS
La entrada del proceso es la necesidad de documentar y controlar el sistema
de gestin de calidad.
6. SALIDASALIDAS
La salida del proceso es la definicin del control de la documentacin del
sistema, de manera que se facilita el sistema de gestin, consiguiendo que
las versiones de los documentos pertinentes estn disponibles en aquellos
puntos en los que deban ser utilizados y actualizados.
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:
Realizado:

Revisado Y Aprobado:

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7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la organizacin
8. DIAGRAMA DE FLUJO

8.
NOTA: el nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del
procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.
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9. DESARROLLO
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Realizado:

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9.1. ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN

DE CALIDAD
La elaboracin de la documentacin general del Sistema de Gestin de
Calidad es la tarea del Responsable de Calidad y de los Responsables de
rea.
9.1.1. REVISIN Y APROBACIN
Una vez elaborada, ser revisada por el Responsable de Calidad y
aprobada por la Gerencia. La modificacin de algn documento del
Sistema y su revisin ser realizada por el Responsable de Calidad.
El Sistema de Gestin de Calidad estar a disposicin del personal de la
organizacin en soporte papel e informtico en la red, con permiso de
slo lectura para todo el personal y con permiso de modificacin para el
responsable de calidad y Responsables del rea a la que aplique el
documento.
9.2. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Todos los documentos que componen el Sistema de Gestin de Calidad
de la organizacin estn identificados, es decir, codificados de forma
inequvoca, para facilitar su control y gestin.
9.3. MANUAL DE CALIDAD
El Manual de Calidad es el documento que define la estructura
organizativa y de responsabilidades del Sistema de Gestin de Calidad a
travs de captulos, haciendo referencias explcitas o implcitas a los
procedimientos que lo desarrollan.
As, para cada sistemtica de actuacin se mencionar, cuando exista, el
procedimiento especfico que la desarrolle.
Es, por lo tanto, el documento bsico del Sistema de Gestin de Calidad y
establece de manera ordenada y sistemtica la poltica y lneas
directrices de calidad por las que se rige la organizacin, mediante la
definicin de que se debe hacer, que responsabilidad se genera, y
quienes son los responsables.
CONTENIDO
El Manual de Calidad est constituido por los siguientes captulos:
Captulos del Manual de Calidad
Captulo 00A: Presentacin de la organizacin
Captulo 00B: Generalidades
Captulos del Manual de Calidad: Los captulos del Manual son 5,
segn los cinco bloques en los que se desarrolla la norma UNE-ENISO9001, que son:
1. Gestin de la Documentacin
2. Responsabilidad de la Direccin
3. Gestin de los recursos
4. Realizacin del producto/servicio
5. Medicin, anlisis y mejora
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Realizado:

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Cada captulo mantendr su propio estado de edicin y

paginacin debido al carcter modular del propio Manual. Todos
los captulos constarn de una portada en la que figure el
ttulo, el nmero del captulo, y el ndice desglosado del mismo.
9.4. PROCEDIMIENTOS
Son documentos que complementan al Manual de Calidad y que
desarrolla los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad para
actividades concretas, describiendo aspectos de su aplicacin y su
verificacin, si procede.
CONTENIDO
El texto de los procedimientos deber ser claro y conciso, describiendo
de manera precisa el mtodo operativo a aplicar para facilitar su
comprensin y utilizacin.
Siempre que sea aplicable, se deber estructurar la informacin con los
apartados mnimos siguientes:
Tabla Resumen
Objeto
Alcance
Responsabilidades
Entradas
Salidas
PROCE Procesos Relacionados
Diagrama de Flujo
Desarrollo
Archivo
Definiciones (si procede)
Formatos y Referencias
Todos los procedimientos constarn de una portada con su ttulo e ndice.
Adems, deber recoger la fecha de entrada en vigor y la firma de las
personas encargadas de su elaboracin, revisin y aprobacin.
9.5. INSTRUCCIONES
Las instrucciones se generan para definir aspectos, criterios de
aceptacin
y/o requisitos a contemplar en la realizacin de una tarea concreta, que
no fueran contemplados en los procedimientos.
CONTENIDO
Las instrucciones sern redactadas de forma concisa y sencilla para que
puedan ser fcilmente entendidas por las personas a la que van
dirigidas. Se procurar, en la medida de lo posible, sintetizarlas en una
nica hoja.
9.6. FORMATOS
Los formatos son los soportes documentales del registro de datos
relevantes del sistema.
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9.7. DOCUMENTACIN EXTERNA

La documentacin externa podr ser:
Documentacin Tcnica de Referencia
Documentacin Suministrada por los Clientes
Informacin proporcionada por Proveedores
Documentacin General
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9.8. DISTRIBUCIN
La distribucin de los documentos se realizar de tal forma que la edicin
en vigor est disponible en aquellos puntos en los que se lleven a cabo
operaciones que se vean afectadas por estos documentos o datos.
NECESIDAD DE MODIFICACIN Y ACTUALIZACIN
Est prohibida la realizacin de copias de los procedimientos o
instrucciones complementarias sin la expresa autorizacin del
Responsable de Calidad.
La copia de la documentacin que fue sustituida por error ser retirada y
destruida por el destinatario para evitar su uso por error.
9.9. CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros de calidad son las evidencias documentales de que se estn
llevando a cabo las actividades conforme a los requisitos recogidos en el
Sistema de Gestin de Calidad (por ej.: hoja de pedido, contrato,
informacin auditora).
La informacin que deben contener los citados registros de calidad se
detalla en el procedimiento correspondiente. Tal informacin debe ser
legible, estar cerrada, limpia y debe estar firmada o aprobada por la
persona que realiza o supervisa tal actividad.
Los registros de calidad deben ser clasificados y archivados de forma que
se localice y el acceso a la informacin que contienen sea sencillo y
rpido.
Cada rea establecer los criterios a seguir para ordenar y clasificar tales
registros, as como el establecimiento de la poltica de acceso a esos
registros.
Los registros de calidad se archivan, bien en soporte informtico o en
papel, tomndose las medidas precisas para garantizar su perfecto
estado de conservacin. En el caso de archivos en soporte informtico,
deber hacerse una copia de seguridad con la periodicidad definida y se
darn las instrucciones precisas para cualquier acceso a los datos, dada
la vulnerabilidad de este tipo de archivos.
En el formato: "Registros del Sistema de Gestin de Calidad" figura la
relacin de registros de calidad del Sistema de Gestin de Calidad, el
ttulo correspondiente, su codificacin, los responsables y el tiempo de
conservacin en archivo.
10. DEFINICIONES
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Realizado:

Revisado Y Aprobado:

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Copia Controlada: Aquellas copias de documentos identificadas como

controladas que deben ser actualizadas mediante la entrega de la nueva edicin
y la devolucin de la edicin anterior para su destruccin.
Copia no Controlada: Aquellas copias de documentos identificada como no
controladas no sern actualizadas en caso de modificacin.
Documento: Medio de soporte (papel, disco magntico, electrnico, etc.) que
contienen informacin.
Formato: Cuadro formulario de registro de datos
Registro de Calidad: Documento que proporciona evidencia de actividades
realizadas.

LISTADO DE DOCUMENTACION EXTERNA

TITULO

FECHA

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado Y Aprobado:

ARCHIVO

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PROCEDIMIENTO GENE
LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCION
N COPIAS

CODIGO

TITULO

PERASONAL

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado Y Aprobado:

CONTROLADA/NO
CONTROLADA

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REGISTROS DEL SISTEMA DE CALIDAD

REGISTR
O

CODIGO

RESPONSABLE

ARCHIVO

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado Y Aprobado:

TIEMPO DE
CONSERVACION
(AOS)

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Realizado:

Revisado Y Aprobado:

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