ELEMENTOS DE CONTEXTUALIZACIN

Introduccin al tema
En el presente captulo aprenderemos a utilizar la herramienta de Excel MS QUERY. Esta
herramienta es supremamente til porque nos permite tener acceso a bases de datos de
otras fuentes, como el caso de una base de datos en Access, en SQL server, entre otros
programas que manejan grandes bases de datos.
Podremos tener acceso a tablas de datos completas o tablas que generemos con la
utilizacin de campos de varias fuentes.
A partir de tener acceso a los datos en Excel podremos utilizar herramientas de datos para
el procesamiento, tales como tablas dinmicas.

Objetivo
Aprender el funcionamiento de la herramienta de MS QUERY para obtener datos
externos.
Duracin en horas
El desarrollo de esta unidad tomar aproximadamente cuatro horas.
TABLA DE CONTENIDO

1.

Qu es Microsoft QUERY?..................................................................................................... 1

2.

Cmo obtener datos de una fuente externa a travs de MS QUERY? .................................... 3

3.

Cmo obtener datos de campos de diferentes tablas a travs de MS QUERY? .................... 11

DESARROLLO TEMTICO
1. Qu es Microsoft QUERY?

Es un programa que facilita obtener datos de fuentes externas de otros programas.

Dentro de los programas a los que puede tener acceso tenemos Access, SQL server,
entre otros.
Cuando hablemos de QUERY, pensemos siempre en una consulta que podemos hacer
a una base de datos, esa consulta nos permitir obtener datos de acuerdo a la
necesidad de informacin que tengamos en el momento. Los datos que genere la
consulta nos servirn de insumo para entregar el resultado final a travs de una
herramienta de datos de Excel, como podra ser una tabla dinmica.
Dentro de la ficha Datos de la cinta de opciones de Excel, encontramos un grupo de
opciones llamado "Obtener datos externos", es all donde podremos encontrar la
opcin para utilizar MS QUERY.

Vamos a la opcin "De otras fuentes" y desplegamos la lista que posee y aparecer la
siguiente pantalla...

A travs de esta opcin podremos utilizar todo el potencial que tiene esta herramienta
de Excel.
2. Cmo obtener datos de una fuente externa a travs de MS QUERY?

Para que conozcamos el procedimiento de cmo obtener datos por medio de MS

QUERY, utilizaremos una fuente de datos de Access, la base de datos con el nombre de
"BD_VENTAS", ser nuestra fuente de datos externa. Esta base de datos contiene tres
tablas:

La tabla clientes contiene datos de 60 clientes. En la tabla pedidos existen 2.927

registros de las ventas que se han realizado, y en la tabla productos est toda la
informacin de 32 productos.
Anexo base de datos tomada como referencia.

Para inicial el procedimiento de obtener datos por medio de MS QUERY, debemos

abrir un libro nuevo de Excel, hacemos clic en la ficha Datos, luego clic en la opcin De
otras fuentes del grupo de opciones Obtener datos externos y por ltimo clic en Desde
Microsoft QUERY...

Inmediatamente aparece el siguiente cuadro...

Debemos elegir el origen de los datos, recordemos que para nuestro ejemplo la base
est almacenada en Access, por lo tanto la tercera opcin es la adecuada... MS Access
Database*. Hacemos clic en esta opcin y presionamos el botn de Aceptar...

Debemos continuar con la seleccin de la base de datos, en las unidades, desplegamos

la lista y hacemos clic en la unidad donde se encuentra la base de datos, y en la parte
superior observamos las carpetas para que ubiquemos el lugar donde est la base de
datos...

Una vez seleccionado el nombre de la base de datos, procedemos a hacer clic en el

botn de Aceptar...
Entonces deber aparecer un cuadro con el asistente para consultas, y debemos
seleccionar las columnas o los campos que requerimos para la consulta. En el lado
izquierdo vamos a encontrar todas las tablas disponibles de la base de datos (para
nuestro ejemplo son tres tablas), cada una tiene un signo + al lado izquierdo del
nombre de la tabla, que se utiliza para mostrar todos los campos que tiene la tabla...

Como podemos observar, podramos utilizar los campos necesarios no importa de la tabla que
sea.
Para nuestro primer ejemplo... necesitamos conocer las cantidades vendidas por ao y mes,
esto significa que debemos revisar que campos tiene la tabla de pedidos... hacemos clic en el
signo + y mostrar los nombres de los campos disponibles:

Podemos utilizar los campos Fecha_Venta y Cantidad, con estos dos es suficiente para
responder a nuestra necesidad de informacin...
Seleccionamos el campo Fecha_Venta y presionamos el botn que tiene el smbolo de mayor
(>), este traslada el campo del lado izquierdo al derecho indicando que ese campo est
incluido en la consulta, hacemos lo mismo con el campo Cantidad...

Debe quedar as:

Luego presionamos el botn siguiente para continuar con el Asistente para consultas...
El paso siguiente del Asistente para consultas hace referencia a que podemos filtrar datos de
los campos seleccionados.
En caso de que se requieran todos los registros de los campos seleccionados, no realizamos
ningn filtro, esto significa que presionamos el botn siguiente y continuamos con el
asistente...

En el siguiente paso del Asistente para consultas nos da la posibilidad de ordenar los datos...
para ello nos muestra la siguiente pantalla...

En nuestro caso no necesitamos ordenar, por lo tanto simplemente hacemos clic en el botn
de Siguiente...
Por ltimo el Asistente para consultas nos presenta su paso final; en este debemos seleccionar
como queremos ver el resultado de la consulta... por defecto trae seleccionada la opcin
Devolver datos a Microsoft Office Excel, esto significa que el resultado de los campos
seleccionado quedar en una hoja de Excel...

Procedemos a hacer clic en el botn Finalizar, y deber aparecer un cuadro como el siguiente:

En este cuadro nosotros debemos definir como deseamos ver los datos en el libro, las
opciones son:
Tabla (viene seleccionada por defecto)
Informe de tabla dinmica
Informe de grfico y tabla dinmicos
Para nuestro caso como necesitamos hacer una tabla dinmica que muestre la cantidad
vendida por ao y mes, seleccionamos la segunda opcin y damos clic en el botn de
Aceptar...

Entonces en la hoja activa del libro donde estbamos ubicados aparece la lista de campos
para realizar la tabla dinmica...

Podemos ver que los dos nicos campos que tenemos son los dos que seleccionamos en el
Asistente para consultas... el resultado final, despus de hacer una tabla dinmica por
agrupaciones (mes y ao) es el siguiente:

RECUERDE QUE:
Para elaborar la tabla dinmica por agrupaciones de mes y ao es necesario que
ubiquemos en Etiqueta de fila el campo Fecha_Venta y luego nos ubicamos en
cualquier fecha y nos vamos por la ficha Opciones de la tabla dinmica y luego
hacemos clic en Agrupar campos, all seleccionamos mes y ao. De esta manera
generamos los meses y los aos. Luego completamos la tabla ubicando el campo
Cantidad en el rea de valores. Para que los aos queden en las columnas,
simplemente pasamos el campo Ao a Etiquetas de columna y listo.
Hasta el momento hemos aprendido el procedimiento para realizar un informe de
tabla dinmica con datos externos y utilizando campos de una sola tabla de la fuente
de datos. Ahora conoceremos como se hace cuando se requiere ms campos que
estn en diferentes tablas.
3. Cmo obtener datos de campos de diferentes tablas a travs de MS QUERY?

No todas las veces que necesitamos obtener datos de bases de datos de fuentes
externas los campos que necesitamos se encuentran en una sola tabla. Lo normal es
que debamos utilizar campos de varias tablas, lo que implica que nosotros debemos
conocer como se relacionan esas tablas, para que podamos obtener los datos

correctamente... vamos a ilustrar esta situacin con la siguiente situacin: nos han
solicitado que presentemos un informe a travs de un grfico y tabla dinmicos que
muestre el resultado de las cantidades vendidas por cada categora.
Si recordamos en la tabla Tabla_Pedidos no aparece ningn campo de categora. El
nombre de la categora est en la tabla Tabla_Productos, significa entonces que
nosotros debemos relacionar estas dos tablas para que podamos obtener los datos
correctos... veamos cmo se hace...
Nos ubicamos en otra hoja disponible del libro en el que estamos trabajando, nos
vamos por la Ficha Datos y hacemos clic en la opcin De otras fuentes y luego clic en la
opcin Desde Microsoft Query...

Seleccionamos el origen de datos MS Access Database*, y hacemos clic en Aceptar

Luego ubicamos la carpeta donde se encuentra la base de datos, seleccionamos el

nombre de la base de datos y clic en Aceptar...

De la tabla Tabla_Productos seleccionamos el campo Categora y lo ubicamos en el

rea de Columnas en la consulta:

Luego seleccionamos de la tabla Tabla_Pedidos el campo Cantidad y lo ubicamos en el

rea de Columnas en la consulta...

Con los dos campos seleccionados debera quedar as:

Procedemos a hacer clic en el botn Siguiente... Inmediatamente sale un mensaje,

como se muestra a continuacin:

No nos debemos asustar... simplemente el Asistente de la consulta nos est

advirtiendo de que ha encontrado campos de diferentes tablas y que l no es capaz de
relacionar las tablas, solicita que nosotros manualmente definamos la relacin entre
las dos tablas de donde seleccionamos los campos, es decir, la tabla Tabla_Productos y
la tabla Tabla_Pedidos las debemos relacionar. Veamos como...
Procedemos a hacer clic en el botn Aceptar del mensaje y deber aparecer una
pantalla tal como la siguiente:

Estamos en el editor de consultas de Microsoft Query. En el recuadro rojo se

encuentran los mens que estn disponibles y algunos botones que nos permiten, por
ejemplo, aplicar criterios a los campos seleccionados, entre otros.
En el recuadro verde est el rea donde aparecen las tablas de donde seleccionamos
los campos para la consulta, para nuestro caso tenemos las tablas Tabla_Pedidos y
Tabla_Productos.
En el recuadro azul aparecen los campos que previamente seleccionamos para nuestra
consulta.
Recordemos que es necesario relacionar las dos tablas, para ello, vamos a tomar el
campo Referencia_Producto de la tabla Tabla_Pedidos y lo vamos a unir con el campo
Referencia de la tabla Tabla_Pedidos. Es muy sencillo... con clic sostenido en el campo
Referencia_Producto arrastramos el mouse hasta el campo Referencia de la otra tabla
y soltamos el clic... y listo quedan las dos tablas relacionadas por este campo, lo que
nos permitir obtener los datos correctos de ambas tablas.
Quedara de la siguiente manera:

Qu pasa si hacemos mal la relacin?

La respuesta es muy sencilla, no tendramos datos para nuestra consulta, esto se vera
reflejado en el recuadro azul pues all apareca vaco... un ejemplo a continuacin:

No aparecen datos porque el campo Referencia_Producto de la tabla Tabla_Pedidos

no es comn con el campo Descripcin de la tabla Tabla_Pedidos.

Continuando con nuestro ejemplo... una vez realizada la relacin entre las dos tablas,
hacemos clic en el men Archivo...

Luego clic en la opcin Devolver datos a Microsoft Excel... Inmediatamente aparece el

siguiente cuadro:

Como nosotros necesitamos hacer un informe de grfico y tabla dinmicos, debemos

seleccionar la tercera opcin y damos clic en el botn de Aceptar:

Despus procedemos a elaborar la tabla dinmica... el resultado final sera as:

Podemos apreciar que tenemos el informe del grfico dinmico y la tabla dinmica
para cada una de las categoras con sus respectivas cantidades vendidas.
Hemos aprendido los procedimientos para elaborar informes por medio de Microsoft
Query, obteniendo datos de fuentes externas y utilizando campos de diferentes tablas.
Para complementar los conceptos de Microsoft Query, revisemos detenidamente el
contenido de los dos vdeos de este captulo, pues nos ensearn a realizar filtros y
criterios de ordenacin a los campos seleccionados para la consulta, como tambin
crear campos calculados dentro de la consulta.

Enlace de ampliacin: Microsoft Query en Excel

Enlace de ampliacin: http://exceltotal.com/microsoft-query-en-excel/

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
A continuacin encontraremos algunas afirmaciones, de acuerdo a lo estudiado en este
captulo, debemos responder si cada afirmacin es verdadera o falsa.
1) Por medio de MS QUERY puedo acceder a bases de datos de otros programas como
Access. (V) (F). Respuesta: V
2) Las relaciones entre las tablas de los campos seleccionados dentro de la consulta las
realiza automticamente Excel. (V) (F). Respuesta: F
3) Podemos seleccionar para una consulta por medio de MS QUERY campos de
diferentes tablas que estn en la base de datos que se est accediendo. (V) (F).
Respuesta: V
4) El resultado de la consulta puede ser devuelto a Excel por medio de una tabla
dinmica. (V) (F). Respuesta: V
5) La opcin de MS QUERY se encuentra dentro de la Ficha Revisar. (V) (F). Respuesta: F

BIBLIOGRAFIA
BESKEEN, DAVID. DUFFY, JENNIFER A. FRIEDRICHSEN, LISA. REDING, ELIZABETH E.
MICROSOFT OFFICE XP. MEXICO: THOMSON, 2004.
BERK, KENNETH N. CAREY, PATRICK. ANALISIS DE DATOS CON MICROSOFT EXCEL:
ACTUALIZADO PARA OFFICE 2000. MEXICO: THOMSON, 2001.
DAVILA LADRON DE GUEVARA, FERNANDO. HACIA LA INTELIGENCIA DEL NEGOCIO
CON EXCEL 2003. BOGOTA: POLITECNICO GRANCOLOMBIANO, 2005.
FRYE, CURTIS D. EXCEL 2010: PASO A PASO. MADRID: ANAYA, 2011.
GOMEZ G., JUAN ANTONIO. EXCEL 2010 AVANZADO. MEXICO: ALFAOMEGA, 2011.

ENLACES DE INTERS
Obtener datos externos a travs de MS QUERY
Esta pgina describe el procedimiento para obtener datos que se encuentran en una
fuente de datos externa por medio de Microsoft Query.

http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/use-microsoft-query-to-retrieve-external-dataHA010099664.aspx

PREGUNTAS FRECUENTES
1) Es posible acceder a un computador que est conectado a una red para acceder a
una base de datos a travs de MS QUERY?
Si es posible siempre y cuando se tengan los permisos necesarios otorgados por el
administrador de la red para acceder al computador y a la base de datos. Con estos
permisos podra acceder a la base de datos sin inconvenientes.
2) Puedo hacer informes de tablas dinmicas sin necesidad de tener fsicamente la base
de datos, por medio de MS QUERY?
Definitivamente esta es una de las ventajas de utilizar Microsoft Query, pues nos
permite acceder a datos externos y realizar diferentes informes sin necesidad de tener
la base de datos en el libro de Excel.
3) Qu pasa si los datos de la base de datos se actualizan y tenemos informes realizados
por medio de MS QUERY con esa base de datos?
Simplemente con actualizar los informes que tenemos, estos validarn si los datos han
cambiado y se actualizan todas las tablas y datos.
4) Qu debemos hacer?, si necesitamos varios campos de diferentes tablas en una
consulta por medio de MS QUERY y no conocemos como se relacionan las tablas.
Debemos preguntar a la persona que conozca muy bien la base de datos para que nos
indique con qu campos se relacionan las tablas, pues de ello depende el xito de la
consulta.
5) Es posible seleccionar parte de los registros de una tabla por medio de MS QUERY?
Por medio de los filtros, se pueden seleccionar los registros que cumplan alguna
condicin determinada.