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La conception de la
procdure de cycle de
vente-client
Pour une entreprise commerciale
Option :
4SIGF (G1)
Prpare par :
BELYAMANI Chaimaa
LISFI Hajar
RATBI Leila
TOUIJER Chaimaa
Encadr par:
Mr. RADI Said
REMERCIMENTS
Aprs avoir achev notre modeste labeur, nous tenons remercier toutes les
personnes qui nous ont aids dans notre travail.
Nous exprimons nos vifs remerciements notre aimable professeur Mr. RADI
davoir accept, daussi bonne grce, dencadrer ce prsent projet et aussi pour la
qualit de son encadrement et son soutient tout au long du droulement de ce projet,
ces remarques judicieuses et ses encouragements nous ont incit redoubles defforts
pour mener terme cette tude.
Nos remerciements sadressent tous les enseignants de lIGA qui nous
devons notre formation.
Notre gratitude lensemble du groupe IGA pour sa prsence dans lassistance
des tudiants.
Enfin, nous remercions toutes les personnes qui nous ont aids de prs ou de
loin la ralisation de ce travail.
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SOMMAIRE
Remerciements ............................................................................................................... 2
Introduction gnrale .................................................................................................. 4
Chapitre 1: Le cycle de vente client ....................................................................... 5
I.
II.
II.
II.
II.
INTRODUCTION GENERALE
De nos jours, avoir une information fiable, prcise et rcente est
indispensable pour la survie de lentreprise. La mise en place des procdures
qui lui permettent dagir avec efficacit en prenant les bonnes dcisions en bon
moment est donc essentielle.
En effet, depuis la fin des annes 80 la rdaction des procdures sest
largement dveloppe par la mise en uvre dun manuel de procdure propre
chaque entreprise dans lequel on trouve une description de lorganisation,
une formalisation des instructions de travail et une identification des tches et
responsabilits de chaque intervenant dans lentreprise.
Ainsi, lentreprise moderne accorde de plus en plus de limportance
ltablissement dun manuel des procdures o elle rdige pour chacune de ses
fonction, une procdure de travail travers de laquelle la direction
communique ses consignes et dtermine le rle de chacun dans lentreprise.
Gnralement ce manuel contient cinq procdures principales pour chacun des
cycles suivants: cycle vente-client, cycle achat-fournisseur, cycle paiepersonnel, gestion des stocks, et les immobilisations. Nanmoins, compte tenu
de limportance de cycle vente-client et tant donn que vendre et fidliser la
clientle est lobjectif principal de lentreprise puisque les ventes constitue
llment principal de sa rentabilit, on va se limiter dans notre tude la
procdure relative au cycle vente-client.
Donc, afin de comprendre la dmarche de cycle vente-client il faut dabord
bien saisir son importance et ses spcificits, ce point sera traiter dans le
premier chapitre avec une description dtaille de cycle.
De mme, vu que le contrle interne qui est dfini d'une manire gnrale
comme tant un ensemble de procdures contribuant la matrise de
l'entreprise est devenu une composante essentielle dans la vie de celle-ci nous
avons jug ncessaire de prciser dans le deuxime chapitre la notion du
contrle interne relatif au cycle vente-client.
Le troisime chapitre sera consacr au contrle des comptes de cycle de venteclient puisque avoir une information comptable fiable est le souci majeur dune
entreprise, tandis que le quatrime chapitre prsentera une description
gnrale de la procdure relative au cycle vente-client.
Pour finir, nous allons prsenter un cas pratique ou nous allons essayer de
concevoir une procdure de cycle vente-client pour une entreprise
commerciale.
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I.
Il est important de souligner cette image de cycle ou de roue qui tourne quand on
parle de vente. Pour s'en convaincre, il suffit de repenser au traitement des objections
ou au cycle de la vie, entre autres.
En effet, La Fonction ventes est une fonction prdominante par rapport aux autres
fonctions internes (achat, paie, trsorerie,).
Intercepte dans un contexte global de l'organisation, la fonction ventes occupe une
place dterminante dans la structure gnrale puisqu'elle traduit tout le processus
allant de la dcouverte dun prospect la conclusion dune affaire. Ceci lui confre un
rle moteur dans le fonctionnement gnral et la bonne continuation de lentreprise.
Les responsabilits des vendeurs / clients consistent essentiellement s'assurer que
le produit et/ou service vendu soit conforme aux exigences spcifies. Ceci dit ils
doivent mettre en applications les actions suivantes :
Dtecter le besoin externe et adapter l'offre la demande ;
Identifier et matriser les risques de vente ;
Fidliser ses clients ;
Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court, moyen terme),
partenariales (moyen, long terme) ;
Associer les services techniques toute ide ou action pouvant contribuer
lamlioration des performances des produits ou services vendus ;
Promouvoir l'esprit d'innovation et de comptitivit en amliorant
constamment la qualit des services rendus et des produits vendus et en
restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre des concurrents.
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II.
Le nombre de clients
Le chiffre daffaires annuel
La valeur du poste des crances clients, comprenant les factures tablir
Le ratio de crdit clients, exprimant les dlais de rglement des clients en jours
de chiffre daffaires
Les devises utilises pour la facturation et lencaissement
Le nombre de factures mises par mois et leur valeur moyenne
Le nombre annuel des avoirs mis
Les modes de rglement habituels (chques, cartes de crdit, numraire, effets
de commerce).
Le cycle de vente est lun des plus importantes sources de valeur ajoute pour
lentreprise. Il correspond lensemble du processus allant de la prise de la
commande jusqu la conclusion de la vente. Ainsi, on peut distinguer cinq
principales tapes dans le cycle de ventes :
La prise de la commande ;
La facturation ;
La livraison ;
Lencaissement de rglement ;
La comptabilisation.
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(1) Dfinition de wikipdia
Somme toute, le cycle vente-client est considrer comme tant une zone de risque
vu le nombre important des
transactions quil comprend et le volume des flux
dargent quil gnre, do la ncessit davoir un systme de contrle interne capable
dassurer la bonne marche du cycle et minimiser les risques.
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I.
En examinant les oprations relatives aux ventes telles qu'elles apparaissent dans les
tats financiers, l'auditeur doit atteindre certains objectifs. En effet, Dans un cycle
vente classique, les sept objectifs et les exemples de questions qui aident dterminer
les endroits o des contrles sont ncessaires et sont les suivants :
Les questions poser, pour sassurer que des ventes ou avoirs fictifs ne sont pas
comptabiliss dans les livres ou encore quune mme opration nest pas
comptabilise plusieurs fois, sont les suivantes :
Quelles sont les mesures prises par la socit pour sassurer que :
Les marchandises sont expdies au bon client ;
Le service expditions nmet pas de bons dexpdition pour des produits non
expdis ;
Les factures de ventes ne comportent pas derreurs de quantits de
marchandises expdies ou de prestations effectues ;
Des factures (ou dautres moyens dinformations du client) ne sont pas mises
et des ventes ne sont pas comptabilises pour des marchandises non expdies
ou des prestations de services non effectues ;
Il ny a pas de double facturation de la mme vente ou de double
comptabilisation de la mme facture ;
Les bons de rception ne sont mis que pour des marchandises retournes par
le client pour avoirs ;
Les avoirs ne comportent pas derreurs de quantits pour les marchandises
retournes ;
Il ny a pas de double mission ou comptabilisation davoirs pour un mme
retour sur ventes ou un mme rabais accord ;
Il existe des procdures pour vrifier que les ventes et avoirs ne sont pas valoriss
des montants errons. A ce niveau, on peut poser les questions suivantes :
Quelles sont les procdures mises en place pour garantir que :
Les bons prix unitaires de vente sont utiliss sur les factures ;
Les multiplications des quantits par les prix unitaires sont exactes ;
Il nexiste pas d erreurs de calculs dans les autres lments montaires
figurant sur les factures des ventes ou sur les relevs mensuels, tels que les
escomptes pour paiement comptant, TVA et la dduction des avances ou des
dpts verss par les clients;
Il ny a pas derreurs dadditions dans les factures de vente ou les avoirs ;
Les bons prix sont utiliss pour les avoirs ;
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Pour sassurer que les avoirs et les ventes ne sont pas comptabiliss dans la mauvaise
priode, un certain nombre de question est pos, savoir :
Que prvoit la socit pour vrifier que :
La facturation est faite sans dlai chaque fois que des marchandises sont
expdies ou des prestations de services rendues ;
Les bons dexpdition et les factures de ventes refltent les dates relles des
oprations ;
Les factures de vente sont comptabilises sans dlai dans le journal des ventes;
Les informations relatives la sparation des exercices sont obtenues et
utilises ;
La comptabilit est informe rapidement de tout retour de marchandises pour
avoir ou de tout crdit accord pour dautres raisons appropries ;
Les avoirs et les fichiers de donnes mentionnent les dates relles
doprations;
Les avoirs sont comptabiliss sans dlai dans le journal des avoirs.
Des procdures sont instaures pour vrifier que les avoirs et ventes sont dbits et
crdits aux bons comptes du grand-livre et de la comptabilit auxiliaire.
Les questions suivantes sont poses cet effet :
Quelles sont les procdures mises en place par la socit pour
sassurer que :
Il ny a pas sur les factures de ventes des erreurs sur le nom ou le code client,
ainsi que sur la description des marchandises expdies ou des prestations de
services rendues ;
Il ny a pas derreurs de codification des ventes pour imputation aux comptes
du grand-livre, tels que ventes, TVA payer et clients;
Il n y a pas d erreurs de codification des ventes ou avoirs pour imputation aux
comptes de comptabilit auxiliaire ou analytique, tels que branche ou filiale,
type de produit et client ;
Il ny a pas dans les avoirs derreurs sur le nom et le code client, ainsi que sur
la description des marchandises retournes ;
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Une question est pose pour sassurer que les dbits et crdits dans les journaux lis
aux ventes et avoirs sont correctement additionns :
Quelles sont les procdures manuelles et informatiques mises en
place par la socit pour sassurer quil ny a pas derreurs de
totalisation des ventes (par exemple dans les sous- totaux et les
totaux des journaux de ventes) ;
Il existe des contrles pour sassurer que les totaux des fichiers de ventes sont
correctement reports dans les grands livres.
Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est pos, savoir :
Quelles sont les procdures mises en place pour sassurer que :
Il ny a pas derreurs de centralisation des totaux des journaux de ventes aux
grands livres ;
Il ny a pas de double enregistrement ou centralisation dans le grand livre ou
en comptabilit auxiliaire
II.
Il sagit pour lauditeur de mettre en relief les points forts du cycle tudi afin
dorienter la nature et ltendue du contrle quantitatifs mettre en uvre, mais
aussi de dtecter les points faibles, tout en mettant prcisment laccent la nature du
risque ainsi caus, et ses ventuelles rpercussions sur la fiabilit des donnes
comptables.
Dans le but dassurer le recouvrement des crances, des principes certes sont
respecter, on relve entre autres :
Lentreprise doit assurer lexistence dun service indpendant, charg du suivi
et de la gestion du risque clients, possdant des procdures claires concernant
les modalits doctroi de crdit, se dotant d une liste noire (liste des clients
jugs indsirables sous motif de leur insolvabilit probable) et de fiches de
renseignement des clients ;
Le systme doit tre dot dun blocage automatique des commandes, en cas de
liste noire ou de dpassement du plafond du crdit dun nouveau client ;
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Lapprobation ou la validation
lexpdition des marchandises ;
systmatique
des
commandes
avant
Il va sans dire que chaque entreprise a ses particularits et, en effet certaines
procdures donnent laire tre des points forts vidents certes, il faut tre capable
danalyser chaque situation.
A titre dexemple, la consultation des factures dachats importantes par le Directeur
gnral, dans une petite structure, peut tre considre comme un point fort.
Pourtant, cette consultation ne peut tre efficace et fiable que si elle concerne les
factures dachat dpassant un certain montant.
Nanmoins des soupons persistent, et on se doute quun Directeur gnral possde
le temps matriel de consulter et passer en revue la totalit des factures dachat.
Le risque dans ce cas, est que sa consultation ne soit pas un point de contrle effectif,
mais une simple formalit.
Sur ce, la qualit du contrle interne repose sur certains principes de base :
La sparation des foncions permet le contrle rciproque dans lexcution, des
taches et vite quune mme personne puisse commettre une erreur, tout en
essayant de la camoufler.
La matrialisation des taches assure leur ralisation et leur unicit, ainsi il
est indispensable que toutes les factures soient comptabilises. La
matrialisation de la comptabilisation, par apposition dun tampon, des dates
et signatures, de visa, permet de suivre le chemin comptable et didentifier la
personne susceptible de fournir des lments dinformations sur la facture
concerne.
La pr-numrotation des documents papiers permet, de vrifier leur correct
enregistrement, savoir le respect des principes dunicit et dexhaustivit
(exemples : factures client numrotes leur mission, factures fournisseurs
enregistres et numrotes ds leur rception, bons de rception et
dexpdition, bon de commande).
La mise en place de contrles particuliers pour les situations exceptionnelles a
titre dexemple: ventes au comptant pour la plupart des entreprises, demandes
davoir et notamment des avoirs sans retour, ventes tarifs
exceptionnellement bas, octroi de dlais de rglement anormalement long.
Toutes fois, les objectifs du systme de contrle interne ne seront atteints quaprs
une apprciation des points forts et de points faibles quil a relevs. Cette
apprciation se fait essentiellement par un contrle des comptes du cycle.
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I.
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II.
Laudit des comptes du cycle vente-client concerne les comptes : vente, client et
comptes rattachs, les crances et les effets recevoir :
1. Vente :
On peut mener laudit du compte vente en appliquant les rgles suivantes, et ce
comme suit :
Comparer les ratios significatifs de ventes par rapport aux annes prcdentes
et aux budgets allous ;
Si l'entreprise possde des statistiques de ventes par produits, il faut examiner
leur volution et dterminer les produits sur lesquels peut se poser un
problme de sur-stockage ;
Examiner les prvisions de ventes pour l'exercice suivant ;
Si les ristournes sont significatives, vrifier qu'elles ne remettent pas en cause
la valeur de ralisation des stocks ;
Pour les ventes des socits du groupe ou ayant des administrateurs
communs vrifier les conditions au pralable ;
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17 | Page
4. Effets recevoir
En ce qui concerne les effets de commerce, il est indispensable de :
Effectuer un examen physique la date de clture ;
Rapprocher le montant par chance des effets remis l'escompte avec les
confirmations bancaires ;
Rapprocher le montant de l'chancier avec le grand-livre et s'assurer qu'il n'y
a pas d'chances anormales (au-del de 3 mois) ;
valuer s'il y a lieu de faire une provision pour les risques d'effets impays ou
frais d'escompte et d'encaissement. (L'tude des risques clients doit toujours
inclure les effets dont le sort n'est pas connu la date des travaux).
Compte tenu que lapprciation de contrle interne et avant tout une apprciation
des procdures de travail de lentreprise, la dtection de ses points forts et ses points
faible permet lentreprise dtablir ou bien de mettre jour son manuel de
procdure en vue damliorer la qualit de son organisation.
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I.
1. Les commandes :
Gnralement les commandes parviennent lentreprise par trois moyens. Soit :
Le client passe la commande par tlphone ;
Le client adresse un courrier qui contient sa commande ;
Le client sadresse directement au reprsentant commercial de lentreprise.
Une fois que lentreprise reoit la commande, le responsable du service commercial
doit tudier les conditions de prix, de rglement, et de livraison. Il doit aussi sassurer
que chaque commende contient les informations suivantes :
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Avant diffusion, tout exemplaire du bon de commande doit tre sign par le
responsable afin de confirmer lexactitude de toutes les informations figur sur le bon
de commande.
2. Livraison :
Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dat, numrot et
tabli par le chef magasinier. Gnralement, le bon de livraison est mis en trois
exemplaires : un pour le client, un pour le service commercial et un est conserv
parmi les documents du magasin.
Le bon de livraison comporte les renseignements suivants :
3. Rglements :
Afin de sassurer que le rglement de chaque commande est effectu, les comptes
client doivent tre suivis dune manire trs rigoureuse. Ainsi, chaque encaissement
ou avis dencaissement reus par la banque doit tre mentionn dans le dossier client
mis part lenregistrement comptable.
4. Avoirs clients :
Pour chaque retour de marchandises, un avoir client doit tre tabli par le chef
magasinier en indiquant les articles et les quantits retourns.
5. Facturation :
Gnralement les factures sont tablies par le service comptabilit partir du bon de
commande envoy par le service commercial.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
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Toute fois, chaque facture doit faire lobjet dun contrle arithmtique avant sa
comptabilisation.
6. Comptabilisation :
Les factures doivent tre comptabilises sans dlai. Aprs leurs comptabilisations, sur
chaque facture le comptable doit mentionner que la facture est dj enregistre en
comptabilit avec la date de lenregistrement.
II.
1. Dfinition :
Le diagramme de circulation est une reprsentation graphique dune suite
dopration dans laquelle les diffrents documents, postes de travail, de dcisions, de
responsabilits, dopration sont reprsents par des symboles runis les uns aux
autres suivant lorganisation administrative de lentreprise . (1)
2. Objectifs :
Le D C D a pour objectifs :
3. Mode demploi :
Afin de concevoir un D C D il faut suivre les tapes suivantes :
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4. Avantages :
5. Inconvnients :
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Description de la procdure :
1. Les commandes sont reues soit par courrier, soit par tlphone, soit par fax,
soit par e-mail, soit par les reprsentants. Quel que soit le mode de rception,
les commandes sont valides par le responsable commercial quant la
possibilit de son excution (conditions de prix, de rglement, solvabilit du
client, disponibilit dans le stock, etc..).
2. Une fois la commande est valide, un accus de rception est tabli en trois
exemplaires, un exemplaire est envoy au client en rappelant les conditions
gnrales de vente, Un autre est envoy au service comptable, et le dernier
accus est class dans le dossier commande.
3. Le responsable commercial tablie un bon de commande qui comporte la
quantit commande, la dsignation des marchandises et le numro de chaque
article et lenvoie au chef magasinier.
4. Le chef de magasiner reoit le bon de commande, il lenregistre dans un cahier
des commandes et prpare la commande. Puis il tabli un bon de livraison en
trois exemplaires, un est envoy avec la commande pour le client, un autre est
envoy avec le transporteur pour tre sign par le client et le remettre ensuite
lentreprise, et le dernier est envoy au service commerciale pour quil procde
la rgularisation.
5. Le service comptable reoit laccus de rception, il tablie la facture en deux
exemplaires. Un est envoy au client et lautre est class avec les factures.
6. Le responsable commerciale reoit le bon de livraison, il le compare avec
laccus de rception quil a dans le dossier commande pour vois si les
marchandises commandes sont celle qui ont t livres, ensuite il note la date
de livraison et envoie le bon de livraison au service comptable.
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7. Le
service comptable reoit le bon de livraison puis lagent de
lordonnancement effectue les trois vrifications suivantes :
Contrle arithmtique de la facture
Rapprochement du laccus de rception et de la facture pour le contrle des
prix.
Rapprochement du bon de livraison et de la facture pour le contrle des
quantits vendus.
24 | Page
25 | Page
CONCLUSION GENERALE
26 | Page
Bibliographie
ouvrages :
Alain HENRY & Ignace MONKAM-DAVERAT, 2005 Rdiger les
procdures de lentreprise , Editions dorganisation.
Travaux de recherche :
Jacques VILLENEUVE, JUILLET 2004 Le contrle interne : Guide
de procdures, Direction du dveloppement des entreprises
Qubec.
Meryem SAMSAME, Meryem SLAOUI, Meryem HAMMOUCH, Sahar
TOLAIMATE Salma ZAHRAOUI, Hamza ELFASSI, Le cycle ventesclients, ENCG SETTAT.
Webographie
www.IFACI.com
27 | Page
www. fr.wikipedia.org
www.books.google.fr
www.scribd.com/doc/4062762/audit-des-cycles-de-lentreprise
II.
...................................................................................... 6
............................................................................. 7
......................................................... 8
III.
II.
......................................................... 14
......................................................................................... 15
Vente
........................................................................................................... 15
28 | Page
....................................................................... 17
.............................................................................. 17
......................................................................................... 18
4. Effets recevoir
Les commandes
.......................................................................................... 19
..................................................................................................... 20
2. Livraison
3. Rglements
.................................................................................................. 20
4. Avoirs clients
5. Facturation
........................................................................................... 20
................................................................................................. 20
6. Comptabilisation
II.
........................................................................................ 21
Dfinition
2. Objectifs
.................................................................................................... 21
...................................................................................................... 21
3. Mode demploi
4. Avantages
............................................................................................ 21
.................................................................................................... 22
5. Inconvnients
............................................................................................. 22
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30 | Page