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COMbridge IT Consulting / Gesellschaft fr Informations-Technologie mbH

Projektabrechnung
und Auswertung mit
SAP Business One
Anwenderhandbuch

Christian Schfer
26.03.2013

Inhalt
Systembetrachtung ................................................................................................................................. 3
SAP Business One ................................................................................................................................ 3
Abgebildete Aufgaben ..................................................................................................................... 3
Time-O-Meter...................................................................................................................................... 3
Abgebildete Aufgaben ..................................................................................................................... 3
Nacharbeit ....................................................................................................................................... 3
Systemkopplung ...................................................................................................................................... 3
Stammdaten und Workflow in SAP Business One................................................................................... 4
Stammdaten ........................................................................................................................................ 4
Geschftspartner ............................................................................................................................. 4
Rahmenvertrge .............................................................................................................................. 5
Artikel .............................................................................................................................................. 9
Mitarbeiterstamm ......................................................................................................................... 26
Belege ................................................................................................................................................ 26
Angebot ......................................................................................................................................... 27
Kundenauftrag (Bestellung)........................................................................................................... 35
Lieferung........................................................................................................................................ 38
Ausgangsrechnung ........................................................................................................................ 40
Anwendertabellen ............................................................................................................................. 42
TOM-B1 Mapping .......................................................................................................................... 42
Projektstundenbersicht ............................................................................................................... 45
Auswertungen ................................................................................................................................... 48
Workflow in Time-O-Meter ................................................................................................................... 48

Systembetrachtung
Betrachtet werden die Systeme der COMbridge IT Consulting GmbH und der Gesellschaft fr
Informations-Technologie mbH.

SAP Business One


Eingesetzt wird in beiden Firmen SAP Business One, zum Erstellungszeitpunkt dieses Dokumentes in
der Version 8.82.
Abgebildete Aufgaben
In SAP Business One deckt die typischen Aufgaben eines ERP Systems ab. Unter anderem werden die
Kunden- und Lieferantenstammdaten, Personalstammdaten und Artikel im System verwaltet. Die
Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung etc. werden im System abgebildet.

Time-O-Meter
Eingesetzt wird Time-O-Meter in einer speziellen auf die Bedrfnisse von COMbridge / GIT
angepassten Version.
Abgebildete Aufgaben
In Time-O-Meter werden von den Mitarbeitern der beiden Unternehmen die geleisteten Stunden
erfasst. Hierbei ordnet der jeweilige Mitarbeiter seine Arbeitsstunden pro Tage einem oder
mehreren Projekten zu. Die Projekte sind hierbei durch Verwaltung oder Geschftsfhrung den
einzelnen Mitarbeitern zugeordnet.
Nacharbeit
Bestimmten Anwendern der Verwaltung oder Geschftsleitung ist es mglich jedem Anwender auf
Projektebene sogenannte Nacharbeitsstunden zuzuordnen.

Systemkopplung
Beide Systeme sind ber eine Schnittstelle gekoppelt, welche die in Time-O-Meter erfassten Daten
tglich zwei mal an Business One bertrgt. Die bertragung findet automatisch statt und kann in
ihrem Inhalt nicht vom Anwender beeinflusst werden.
bertragene Daten
bertragen werden jeweils die Vergangenen zwei Monate. Innerhalb dieses Zeitraumes knnen auf
Time-O-Meter Seite die Daten gendert werden. Da Time-O-Meter Daten die lter als zwei Monate
sind sperrt, werden diese auch in Business One nicht mehr aktualisiert. Bis dahin bermittelte Daten
bleiben bestehen!

Stammdaten und Workflow in SAP Business One


SAP Business One liefert einen generell gltigen Workflow, sowie bestimmte vorgegebene
Einstellungen fr Stammdaten mit. Bestimmte Einstellungen und Felder werden jedoch bei
COMbride und GIT anders genutzt als dies der Standard vorsieht. Einige Felder und Tabellen sind
zustzlich hinzugefgt worden. Auf nderungen die sich hiermit im Workflow ergeben wird explizit
hingewiesen!

Stammdaten
Geschftspartner

Der Stammdatensatz fr Geschftspartner wurde mittels Plugin erweitert, um ber die DATEV
Schnittstelle Geschftspartnerstammdaten an das Steuerbro bergeben zu knnen.

Rahmenvertrge
Seit Version 8.82 untersttzt SAP Business One Rahmenvertrge.
Die Abrechnung von sog. Wertkontrakten erfolgt ber das Anlegen von Rahmenvertrgen, wobei
diese eine Modifikation fr COMbridge / GIT erfahren.
Kopfdaten

GP-CODE: Im Kopf des Rahmenvertrages ist der betreffende Geschftspartner einzutragen. Dieser
kann aus der Liste der angelegten Geschftspartner (Kunden, Lieferanten) gewhlt werden. Sofern
die Daten entsprechend im Geschftspartnerstammsatz gepflegt sind, werden die Felder GP-Name,
Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail automatisch gefllt.
Vertragsnummer: Dieses Feld wird automatisch mit der nchsten freien Vertragsnummer belegt.
Startdatum: Dieses Feld bestimmt ab welchem Datum der Rahmenvertrag gltig ist.
Enddatum: Datum an dem der Vertrag ausluft.
Beendigungsdatum: Datum an dem der Vertrag entweder ausgelaufen ist, oder beendet wurde. Das
Beendigungsdatum kann auch vor dem Enddatum liegen!
Beschreibung: Die Beschreibung beinhaltet eine kurze Zusammenfassung des Vertrages
Registerkarte Allgemein
Die Registerkarte Allgemein erlaubt im Feld Bemerkungen das einpflegen eines lngeren Textes. Des
weiteren sind folgende Elemente enthalten.
Vertragstyp: Hier ist in der Dropdown Liste immer Allgemein zu whlen. In dieser Einstellung ist die
Checkbox In Rahmenvertrgen festgelegte Preise ignorieren immer angehakt und ausgegraut.
Zahlungswahrscheinlichkeit %: Hier kann eine Abschtzung hinterlegt werden, in welchem Umfang
der Vertrag durch den Vertragspartner erfllt wird.

Status: Diese Feld kann folgende Status annehmen:

Entwurf
Genehmigt
Zurckgestellt
Beendet

Die Eintrge des Rahmenvertrages knnen nur in den Status Entwurf und Zurckgestellt bearbeitet
werden.
Um den Rahmenvertrag wirksam zu machen, muss der Status Genehmigt gewhlt sein.
Eigentmer: Das Feld Eigentmer spezifiziert den jeweiligen Anleger des Rahmenvertrages.
Verlngerung (Checkbox): Ist die Verlngerung aktiv, wird der Anwender (Eigentmer) ber die in
Erinnerung: vor Ablauf der eingestellten Anzahl an TAGE/WOCHEN/MONATE erinnert den
Rahmenvertrag zu verlngern. Dies geschieht durch ndern des Status auf Zurckgezogen, ndern
des Enddatum und zurcksetzen des Status auf Genehmigt.
Registerkarte Details

Artikelnummer
Die Artikelnummer identifiziert einen im Artikelstamm angelegten Artikel. Neben den normalen
Artikeln, welche die angebotenen Leistungen bei COMbridge / GIT beschreiben gibt es mindestens
zwei Sonderartikel, welche in den Rahmenvertrag aufgenommen werden, aber gesondert behandelt
bzw. gekennzeichnet werden. Dies sind:

Wertkontrakt als Artikel


Nacharbeit (Wert) als Artikel

Der Wertkontrakt Artikel ist IMMER mit der Planmenge 1 und dem Stckpreis in Hhe der
Vertragssumme einzutragen. Zustzlich ist IMMER das Wertkontraktkennzeichen auf Aktiv zu setzen.
Der Artikel Nacharbeit ist IMMER ohne Stckpreis. Der vereinbarte Wert der Nacharbeit ist als
Planmenge anzulegen.
Artikelbeschreibung
Im Feld Artikelbeschreibung wird der in den Stammdaten zur Artikelnummer gepflegte Text
angezeigt.

Artikelgruppe
SAP Business One ermglicht das Anlegen von Artikelgruppen. Diese sollten immer gleiche oder
hnliche Eigenschaften aufweisen. Nheres hierzu im Kapitel Stammdaten, Artikel.
Planmenge
Die Planmenge beschreibt im SAP Business One Standard die Menge eines Artikels, welche man dem
Geschftspartner liefern, bzw. von ihm erwerben mchte.
ABWEICHUNG IM COMbridge und GIT System
Die Planmenge fr den Wertkontrakt ist IMMER 1!
Die Planmenge fr Nacharbeit entspricht immer dem Wertbetrag der mit dem Kunden vereinbart
wurde. Es gilt: Ein Stck der Planmenge entspricht einem Euro!
Die Planmenge aller anderen Artikel/Leistungen ist 0,001.
Stckpreis
Der Stckpreis definiert den Preis eines Artikels pro Stck bzw. Einheit (fr COMbridge und GIT
zumeist Stunden oder Tage). Soweit in den Artikelstammdaten und den Preislisten gepflegt wird der
Preis von dort automatisch bernommen.
ABWEICHUNG IM COMbridge und GIT System
Nacharbeit ist immer ohne Stckpreis einzutragen
Kumulierte Menge
Die Kumulierte Menge zeigt an, wie viele Stck/Einheiten des Artikels bisher geleistet wurden.
Kumulierter Wert
Der Kumulierte Wert errechnet sich aus Stckpreis multipliziert mit der Kumulierten Menge.
ACHTUNG: Kumulierte Menge und Kumulierter Wert werden nach Erstellen einer Ausgangsrechnung
bzw. im Falle von Nacharbeit einer Lieferung errechnet. Die Werte belegen keinerlei Zahlungseinausgang.
Offene Menge
IM SAP Business One Standard zeigt die offene Menge die Differenz zwischen Planmenge und
Kumulierter Menge an. In den COMbridge und GIT Systemen trifft dies nur auf Nacharbeit zu. Die
Offene Menge ist hier identisch mit dem Wert der noch an Nacharbeit zu erbringen ist!
ABWEICHUNG IM COMbridge und GIT System
Da der Wertkontraktartikel nie geleifert bzw. in Rechnung gestellt wird, bleibt die Offene Menge
immer gleich der Planmenge d. h. 1!
Fr den Artikel Nacharbeit zeigt die offene Menge immer den Wert der noch zu liefernden
Nacharbeit an.

Offener Betrag
Dieses Feld ist aufgrund des bei COMbridge / GIT genutzten Prozesses nicht gefllt. Eine Ausnahme
bildet der Wertkontraktartikel, welcher dauerhaft als offener Betrag angezeigt wird, da dieser Artikel
nie gebucht (Ausgangsrechnung oder Lieferung erstellen) wird.
Freitext
Hier knnen kurze Erklrungen angegeben werden. Das Feld ist mehrsprachentauglich!
Wertkontrakt KZ
Dieses Feld wurde fr den COMbridge / GIT Prozess hinzugefgt und kennzeichnet einen
Wertkontraktartikel. Generell ist das Feld unbelegt. Wird das Feld selektiert, stehen die
Auswahlmglichkeiten Aktiv / Inaktiv zur Auswahl.
Wertkontraktartikel mssen immer AKTIV sein. Andere Artikel drfen nie AKTIV sein!
Registerkarte Belege

Die Registerkarte Belege zeigt alle belege an, deren Artikel-Geschftspartnerkombination im


Rahmenvertrag abgedeckt ist. Angezeigt werden jeweils:

Belegart
Belegnummer
Buchungsdatum
Artikelnummer
Artikelbeschreibung
Zeilennummer bei mehreren Artikeln pro Beleg
Stckpreis
Menge
Mengeneinheit
Belegzeilenstatus

ber die gelben Pfeile vor der Belegnummer bzw. vor der Artikelnummer knnen direkt die Belege
bzw. Artikelstammdaten angesprungen werden.
ACHTUNG: Der Belegzeilenstatus zeigt den Zeilenstaus der einzelnen Belegzeilen, nicht den
Belegstatus insgesamt an.

Registerkarte Anhnge

Hier knnen, eingescannte und auf dem Entsprechenden Netzlaufwerk hinterlegte Dokumente
angelegt werden. Der Vorgang luft identisch dem anhngen von eingescannten Rechnungen etc. ab.
Derzeit steht diese Funktion nur der Verwaltung von COMbridge / GIT zur Verfgung
Artikel
Wie im vorangehenden Kapitel bereits erwhnt, sind bei COMbridge / GIT neben den normalen
Artikeln noch (mindestens) zwei besondere Artikel zu beachten. Fr diese Artikel werden im
Folgenden die notwendigen Einstellungen nochmals explizit erlutert.
Die Pflege der Artikelstammdaten ist im Men Lagerverwaltung zu finden.
Artikel allgemein
Wie fr die Stammdaten blich, verteilen sich die Informationen auf Kopfinformationen zum Artikel,
sowie mehrere Registerkarten, welche Beziehungen zu anderen Bereichen im SAP Business One
abdecken. Dies sind im Einzelnen:

Allgemeine Informationen zum Artikel


Einkaufsdaten
Verkaufsdaten
Bestandsdaten
Planungsdaten
Eigenschaften
Bemerkungen
Anhnge

Kopfdaten

Artikelnummer
Die Artikelnummer wird bei COMbridge ITC und GIT Manuell vergeben. Hierzu sind ebenso wie fr
Geschftspartner (Kunde und Lieferant) keine Nummernkreise definiert. Dies entspricht dem
Auslieferungszustand von SAP Busines One.

Da kein alternativer automatischer Nummernkreis angelegt wurde, bietet das Dropdown Men vor
Artikelnummer auch nur den Punkt Manuell an.
Die Artikelnummern bei COMbridge ITC und GIT sind meist sprechende Artikelnummern. Die Lnge
der Nummer ist auf 20 alphanumerische Zeichen beschrnkt.
Barcode
Im Feld Barcode kann der Artikelcode entsprechend EAN (Europische Artikelnummer) angegeben
werden. COMbridge ITC und GIT verwenden fr ihre Artikel keine EAN!
Der Barcode kann mehrsprachig gepflegt werden.
Beschreibung
Hier wird eine detailliertere Beschreibung des Artikels hinterlegt. Das Feld hat eine Lnge von
maximal 100 Zeichen und kann ebenfalls bersetzt werden.
Fremdsprachiger Name
Dieses ebenfalls bersetzbare Feld kann einen fremdsprachigen Namen (fremdsprachige
Beschreibung) beinhalten. Fr COMbridge ITC und GIT ist die pflege dieses Feldes derzeit nicht
relevant.
Artikelart
Als Artikelart stehen drei vordefinierte Mglichkeiten zur Auswahl:

Artikel Normale in SAP Business One definierte Artikel. Diese Einstellung ist der ist Standard
fr COMbridge ITC und GIT!
Arbeit Dient bei verwendung des Moduls Service dazu, die zur Ausfhrung einer Aufgabe
oder Dienstleistung angefallene Zeit zu berechnen.
Reise Definiert die bei Verwendung des Moduls Service Reisezeit, welche ein Mitarbeiter
unterwegs ist.

Artikelgruppe
Das Feld Artikelgruppe ermglicht es Artikel in selbst definierten Artikelgruppen anzulegen. Ein
Artikel kann hierbei jedoch nur einer Gruppe zugeschlagen werden.
ber den Dropdown-Listen-Eintrag neu definieren
kann jederzeit eine neu Artikelgruppe angelegt
werden. Hierzu ist ein eindeutiger Name zu vergeben.
Des Weiteren knnen der Artikelgruppe Informationen
zur Beschaffung und Produktion bzw.
Buchhaltungsdaten (Kontenzuordnung) hinterlegt
werden.

Preisliste
Ein Artikel kann einer Preisliste zugeordnet sein. SAP Business One sieht blicherweise vor, eine
Basispreisliste zu pflegen. Von dieser leiten sich dann spezifische Preislisten ab, die entweder
generell einen prozentualen Auf- oder Abschlag zur Basispreisliste erfahren, oder aber auch auf
Artikelebene spezifisch gepflegt werden knnen.
Preis
Der in der Preisliste dem Artikel zugeordnete Preis.

Lagerartikel, Verkaufsartikel, Einkaufsartikel und Anlagevermgen


ber das setzen von Artikelkennzeichen werden verschiedene Arten der
Verwendung und Verwaltung von Artikeln definiert. Ein Artikel kann hierbei
mehreren, aber auch nur einer der angebotenen Eigenschaften zugeordnet
werden. Eine besondere Option ist das definieren eines Artikels als
Anlagevermgen: Hierbei ist zu beachten, dass es sich bei Anlagevermgen um einen Einkaufsartikel
handelt. Dieser Artikel wird weder verkauft, noch geht er als Rohmaterial in die Fertigung ein. Wenn
eine Eingangsrechnung oder einen Lieferschein (Bestellung) fr ein Anlagevermgen erfasst wird,
wird der Wert nicht auf ein Einkaufskonto, sondern auf das entsprechende Anlagenkonto gebucht.
Auch die Umsatzsteuer wird auf das Konto USt. fr Betriebs. und Vermgensw. anstatt auf das
normale Umsatzsteuerkonto fr den Artikeleinkauf gebucht.
Lagerartikel: Durch whlen dieser Option kann der Artikel in der Lagerverwaltung gefhrt werden.
Nur als Lagerartikel gekennzeichnete Artikel knnen per Bestandstransaktion (z.B. Umlagerung)
bewegt werden. Ist der Artikel NUR als Lagererartikel definiert kann er nicht ge- oder verkauft
werden.

Lagerartikel knnen in Nicht-Lagerartikel gendert werden und umgekehrt, sofern:

Keine Transaktionen fr den Artikel gebucht wurden

Keine Belege fr den Artikel vorliegen, wie z. B. Angebote, Kundenauftrge, Bestellungen,


Ein- oder Verkaufsanzahlungsanforderungen oder geparkte Belege

ACHTUNG: Serien- oder Chargenartikel knnen nicht als Nicht-Lagerartikel definiert werden.
Verkaufsartikel: Verkaufsartikel stellen fr COMbridge ITC und GIT die typische Artikelart da, da alle
angebotenen Artikel bzw. Leistungen an Gechftspartner (Kunden) weiterverkauft werden.
Verkaufsartikel knnen in Angeboten und Kundenauftrgen aufgelistet werden.
Einkaufsartikel: Diese Artikel werden von einem Lieferanten erworben. Als Einkaufsartikel definierte
Artikel knnen z.B. in einer Bestellung verwendet werden.
SAP Business One Standard: In der Standardeinstellung (Artikel) ist der Artikel eine Kombination aus
Lager- Einkaufs- und Verkaufsartikel. Diese Werte ndern sich jedoch auch je nach gewhlter
Artikelart (Arbeit, Reise).
Registerkarte Allgemein
Auf dieser Registerkarte knnen allgemeine Informationen zum Artikel hinterlegt werden.

Hersteller
Ist der Artikel z.B. ein Einkaufsartikel, kann hier ein Hersteller eingetragen werden. Sofern die
Dropdown Liste keinen oder nicht den gesuchten Hersteller beinhaltet, kann dieser ber neu
definieren jeweils angelegt werden. Ein Artikel kann nur einem Hersteller zugeordnet werden.
Zustzlicher Identifikator
Hier kann eine Zusatzinformation zum Artikel hinterlegt werden. Dieses Feld ist 16 Zeichen lang und
Mehrsprachenfhig.

Versandart
Hier knnen Informationen zu Transportmittel und art des Versandes hinterlegt werden. Sofern
keine oder nicht die gesuchte Versandart in der Drop-Down-Liste enthalten ist, kann diese mittels
neu definieren angelegt werden.
Artikel verwalten nach:
Unter diesem Punkt verbirgt sich die Mglichkeit Artikel nach Serien- oder Chargennummern zu
verwalten. Derzeit wird bei COMbridge ITC und GIT kein Gebrauch dieser Funktion gemacht.
ACHTUNG: Um Serien- oder Chargennummern zu nutzen, muss der Artikel ein Lagerartikel sein!
Folgende Mglichkeiten werden geboten:

Keine (COMbridge & GIT Standard) - Keine spezielle Verwaltung fr diesen Artikel.

Seriennummern - Der Artikel wird ber Seriennummern verwaltet.

Chargen - Der Artikel wird ber Chargen verwaltet. Bei dieser Verwaltungsmethode werden
Artikel berwacht, die eindeutige Nummern und Eigenschaften aufweisen, jedoch zu einer
Gruppe zusammengefasst wurden, wie z. B. pharmazeutische Produkte.

Managementmethode
Dieser Punkt erscheint nur, wenn der Artikel nach Serien- oder Chargennummern verwaltet wird.
Eine Globale Einstellung zur Managementmethode wird meist in der Systeminitialisierung festgelegt.
Abweichend kann jedoch auf Artikelebene entsprechend eine andere Methode gewhlt werden.
Dies sind:

Bei jeder Buchung - Sie mssen bei jeder Bestandstransaktion Serien- oder Chargennummern
zuordnen.

Nur bei Ausgabe - Sie mssen nur bei Ausgabe Serien- oder Chargennummern zuordnen, bei
anderen Transaktionen ist dies optional.

Pseudoartikel
Das auswhlen der Checkbox definiert den Artikel als Pseudoartikel. Ein Pseudoartikel ist eine
Artikelart in Stcklisten, die lediglich eine technische oder strukturelle Funktion besitzt. Pseudoartikel
stellen keine tatschlichen Komponenten oder Zwischenbaugruppen dar, daher sind sie als NichtLagerartikel definiert.
Ausgabemethode
Hierber wird gesteuert, wie Artikel, welche in Stcklisten eines Produktionsauftrages verwendet
werden, zur Produktion ausgegeben werden. Definiert sind folgende Varianten:

Retrograde Entnahme - Die Komponenten werden automatisch an den Produktionsauftrag


ausgegeben, sobald Sie die Fertigstellung des bergeordneten Artikels melden.

Manuell - Die Komponenten werden ohne Rcksicht auf die Ausgabe des Produkts manuell
an den Produktionsauftrag ausgegeben.

ACHTUNG: Material das nach Charge- oder Seriennummer verwaltet wird, kann NICHT retrograd
entnommen werden.

Aktiv - Inaktiv
Material kann aktiv oder inaktiv sein. Zudem kann ein Gltigkeitszeitraum (von bis) fr diesen
Zustand definiert werden. Im Feld Bemerkungen kann zudem ein Grund fr aktiv/inaktiv angegeben
werden. Das Feld ist 30 Zeichen lang.
Erweitert stellt eine Kombination aus aktiv und inaktiv bereit, welche es erlaubt sowohl aktive als
auch inaktive Zeiten anzugeben.

Registerkarte Einkaufsdaten
Auf dieser Registerkarte werden Daten zum Einkauf gepflegt.

Bevorzugter Lieferant
In diesem Feld kann ein bevorzugter Lieferant fr das Produkt festgelegt werden. Dieser entstammt
der Menge der unter Geschftspartnerstammdaten gepflegten Lieferanten. Bei jeder auf der
Bedarfsrechnung beruhenden Empfehlung von SAP Business One, wird der bevorzugte Lieferant fr
das Produkt automatisch vorgeschlagen.
Lieferantenkatalognummer
Hier kann die Katalognummer (Artikelnummer) des Lieferanten eingetragen werden, welche sich im
Normalfall von der eigenen (internen) Materialnummer unterscheidet. Diese Nummer kann in den
Einkaufs- und Verkaufsbelegen angezeigt werden.
Einkaufsmengeneinheit und Artikel pro Einkaufseinheit
Hier knnen Mengeneinheit und Artikelmenge pro Einkaufseinheit gepflegt werden.
ACHTUNG: Die Artikelmenge pro Einkaufseinheit muss grer als Null sein!

Veranschaulichung: Wir kaufen Kaffepads fr die Kaffemaschine. In einer Packung befinden sich 16
Pads (Artikel pro Kaufeinheit). Da die Pads nur in Packungen verkauft werden, ist die Maeinheit
Packung. Kaufen wir zwei Packungen erwerben wir 32 Stck des Artikels.

Verpackungseinheit (Einkauf), Menge pro Verpackungseinheit


Hier werden Verpackungseinheiten definiert, welche ein Vielfaches von Maeinheiten betragen
knnen. Zudem wird die Menge (der Maeinheiten) pro Verpackungseinheit festgelegt.
Veranschaulichung: Die 16er Packung Kaffepads kann im Internet nicht einzeln, sondern nur als
Verpackungseinheit Karton bestellt werden. Ein Karton beinhaltet 10 Maeinheiten. D.h. Ein Karton =
10 packungen = 160 Kaffepads.
Zollgruppe
Sofern ein Artikel importiert wird, kann ber das Auswhlen einer Zollgruppe die Zollgebhr
berechnet werden. Ist keine entsprechende Gruppe existent, kann ber neu definieren eine neue
Zollgruppe angelegt werden.
Steuerkennzeichen
Hier ist das Kennzeichen fr den Steuersatz zu pflegen, das fr den Artikel beim Einkauf gilt.
Lnge, Breite, Hhe und Volumen
In diesen Feldern knnen Angaben zu den Maen des Artikels gemacht werden. Der Artikel wird
hierbei immer als Quader betrachtet, der durch Lnge, Breite und Hhe beschrieben wird. Sind alle
drei Angaben erfolgt berechnet SAP Business One automatisch das Volumen.
Wird das Volumen von Hand berschrieben, lscht SAP Busines One die Eingaben zu Lnge, Breite und
Hhe!
Gewicht
In diesem Feld kann das Gewicht des Einkaufsartikels angegeben werden.
Faktoren
Geben Sie die Menge ein, bei der es sich um ein Vielfaches verschiedener Faktoren handelt. Wenn
Sie z. B. einen Zaun kaufen, sind die entsprechenden Standardmae zu bercksichtigen.
Die Faktorenfelder werden dabei als Variablen verwendet, sodass Sie zur Berechnung der jeweiligen
Menge die entsprechenden Werte in diese Felder eingeben knnen. Als Vorschlagswert wird (1)
angezeigt. Die Werte, die Sie in den Artikelstammdaten eingeben, werden in den Belegen angezeigt.
Faktoren werden bei COMbridge ITC und GIT derzeit nicht verwendet!

Registerkarte Verkaufsdaten
Auf dieser Registerkarte werden Daten fr Verkaufsartikel gepflegt!

Verkaufsmengeneinheit, Artikel pro Verkaufseinheit


Unter Verkaufsmengeneinheit wird die Menge des zu verkaufenden Artikels angegeben. Unter
Artikel pro Verkaufseinheit die Anzahl der Artikel, welche eine Verkaufseinheit bilden.
Veranschaulichung: Wir verkaufen Eier. Da Eier immer Kartonweise verkauft werden, besteht die
Verkaufsmengeneinheit aus 1 Karton, die Anzahl der Artikel pro Verkaufseinheit betrgt 10.
Verpackungseinheit (Verk.) und Menge pro Verpackungseinheit
Fr Artikel, die nicht in Verkaufsmengeneinheiten verkauft werden, sondern in greren Gebinden
kann eine weitere Stufe gebildet werden. Eine Verpackungseinheit kann aus mehreren (mindestens
jedoch 1) Verpackungseinheiten (z.B. Verkaufsmengeneinheiten) bestehen.
Veranschaulichung: Unsere Eier werden nicht an Endkunden verkauft, sondern nur an an den
Einzelhandel. Die Lieferung erfolgt auf Paletten zu 500 Eierkartons. D.h. Die verpackungseinheit ist 1
Palette, die Menge der Verpackungseinheiten 500.
Steuerkennzeichen
Hier ist das Kennzeichen fr den Steuersatz zu pflegen, das fr den Artikel beim Verkauf gilt.
Lnge, Breite, Hhe und Volumen
In diesen Feldern knnen Angaben zu den Maen des Artikels gemacht werden. Der Artikel wird
hierbei immer als Quader betrachtet, der durch Lnge, Breite und Hhe beschrieben wird. Sind alle
drei Angaben erfolgt berechnet SAP Business One automatisch das Volumen.
Wird das Volumen von Hand berschrieben, lscht SAP Busines One die Eingaben zu Lnge, Breite und
Hhe!
Gewicht
In diesem Feld kann das Gewicht des Verkaufsartikels angegeben werden.

Faktoren
Geben Sie die Menge ein, bei der es sich um ein Vielfaches verschiedener Faktoren handelt. Wenn
Sie z. B. einen Zaun kaufen, sind die entsprechenden Standardmae zu bercksichtigen.
Die Faktorenfelder werden dabei als Variablen verwendet, sodass Sie zur Berechnung der jeweiligen
Menge die entsprechenden Werte in diese Felder eingeben knnen. Als Vorschlagswert wird (1)
angezeigt. Die Werte, die Sie in den Artikelstammdaten eingeben, werden in den Belegen angezeigt.
Faktoren werden bei COMbridge ITC und GIT derzeit nicht verwendet!
Registerkarte Bestandsdaten
Auf dieser Registerkarte werden Daten zur Bestandsfhrung fr Lagerartikel angelegt.

Sachkonten festlegen nach


ber dieses Dop-Down Feld wird die Standardsachkontenmetode fr den Artikel festgelegt. Zur
Auswahl stehen:

Lager - alle Sachkonten, die auf Lagerebene definiert wurden

Artikelgruppe - alle Sachkonten, die auf Artikelgruppenebene definiert wurden

Artikelebene - alle Sachkonten, die auf Artikelebene definiert wurden

Bestandsmengeneinheit
Hier kann eine Einheit angegeben werden, in der der Bestand verwaltet wird. Bsp. Stck, Kiste,
Palette oder z.B. kg fr Schttgut, Meter fr Stangenmaterial

Bewertungsmethode
Diese Option ist nur relevant, wenn die kontinuierliche Bestandsfhrung verwendet wird. Folgende
Optionen stehen zur Auswahl:

Gleitender Durchschnitt - Diese Methode beruht auf der Berechnung der


durchschnittlichen Kosten fr den Artikel in jeder Einkaufs- und Verkaufstransaktion.
Standard - das Standardpreisfindungssystem ermglicht die Wahl eines Festpreises,
der dann fr alle Transaktionen verwendet wird.
FIFO - Weiteres kontinuierliches Bestandsfhrungssystem, in dem ohne Rcksicht auf
die aktuellen Warenbewegungen zuerst erworbene Waren auch zuerst verkauft
werden.

Artikelkosten
Hier werden die Kosten des Artikels fr die Standardbewertungsmethode eingetragen
Checkbox - Bestandsfhrung nach Lager
Diese Checkbox definiert die Berechnungsmethode fr die erforderlichen Bestandshhen. Fr einen
Artikel knnen die Mindestmenge, die maximale Menge und die erforderliche Menge auf Firmenoder Lagerebene definiert werden.
Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, prft das System die Bestandshhe des Lagers, welches beim
Anlegen des Verkaufsbelegs fr den Artikel ausgewhlt wurde. Sinkt der Lagerbestand aufgrund einer
Transaktion unter die definierte Bestandshhe, wird eine Warn- oder Fehlermeldung ausgegeben,
selbst wenn der verfgbare Gesamtbestand des Artikels den Mindestlagerbestand berschreitet.
Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, werden auf der Registerkarte Bestandsdaten die folgenden drei
Spalten in der Tabelle angezeigt, und es knnen die Bestandshhenwerte fr jedes Lager einzeln
definiert werden.

Min. Bestand

Erforderlicher Bestand

Max. Bestand

Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist , prft die Anwendung die Bestandshhenwerte der Firma
und den zur Verfgung stehenden Gesamtbestand in allen Lagern, in denen dieser Artikel gefhrt
wird.
Wenn Sie das Kennzeichen nicht gesetzt ist, knnen auf der Registerkarte Bestandsdaten die
folgenden drei Felder bearbeitet werden, und es werden die Bestandshhenwerte fr alle Lager der
Firma definiert.

Erforderlich

Minimum

Maximum

Erforderlicher Lagerbestand, Mindestlagerbestand, Maximaler Lagerbestand


Diese Funktion ist wie oben beschrieben Firmenweit gltig. ber die genannten Felder werden die
Mindestbestandsmenge, die maximale Bestandsmenge und die erforderliche Bestandsmenge
definiert.

Wenn die Bestandshhe firmenweit unter die im Feld Erforderlich (EinkaufsME) definierte
Menge fllt, wird in einem Einkaufsbeleg eine Mindestmenge zum Erreichen der
erforderlichen Bestandshhe vorgeschlagen.

Wenn die Bestandshhe firmenweit unter die im Feld Minimum definierte Menge fllt,
werden die Verkaufstransaktionen fr den Artikel gesperrt, oder es wird eine Warnung
ausgegeben. Dies ist abhngig davon, was im unter Belegeinstellungen fr die Option
Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbestnden auerhalb des definierten Bereichs
definiert wurde.

Wenn die Bestandshhe firmenweit die im Feld Maximum definierte Menge bersteigt,
werden alle Einkaufstransaktionen gesperrt, oder es wird eine entsprechende Warnung
ausgegeben. Dies ist ebenfalls davon abhngig, was im Fenster Belegeinstellungen fr die
Option Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbestnden auerhalb des definierten
Bereichs definiert wurde.

Mindestbestand, Maximalbestand und erforderlicher Bestand


Diese Felder erscheinen nur, wenn der Artikel nach Lager gefhrt wird (Checkbox markiert).
Fr jedes aufgefhrte Lager knnen in den Feldern explizit die Mindestbestandsmenge, die maximale
Bestandsmenge und die erforderliche Bestandsmenge definiert werden.

Wenn die Bestandshhe firmenweit unter die im Feld Erforderlich (EinkaufsME) definierte
Menge fllt, wird in einem Einkaufsbeleg eine Mindestmenge zum Erreichen der
erforderlichen Bestandshhe vorgeschlagen.

Wenn die Bestandshhe firmenweit unter die im Feld Minimum definierte Menge fllt,
werden die Verkaufstransaktionen fr den Artikel gesperrt, oder es wird eine Warnung
ausgegeben. Dies ist abhngig davon, was im unter Belegeinstellungen fr die Option
Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbestnden auerhalb des definierten Bereichs
definiert wurde.

Wenn die Bestandshhe firmenweit die im Feld Maximum definierte Menge bersteigt,
werden alle Einkaufstransaktionen gesperrt, oder es wird eine entsprechende Warnung
ausgegeben. Dies ist ebenfalls davon abhngig, was im Fenster Belegeinstellungen fr die
Option Reaktion auf Eingang/Ausgang von Lagerbestnden auerhalb des definierten
Bereichs definiert wurde.

Gesperrt
Auf Lagerebene kann ber das setzen der Checkbox das Lager fr diesen Artikel gesperrt werden.
D.h. es sind weder Ein- noch Ausgangsbuchungen des Artikels ber dieses Lager mglich.
Standardlager festlegen
Diese Option legt immer das aktuell markierte Lager als Standardlager fest.
Registerkarte Planungsdaten
Die Registerkarte ermglicht es die Planungsdaten fr den betreffenden Artikel einzustellen.

Planungsmethode
Die Drop-Down Box bietet folgende Mglichkeiten zur Auswahl:

Disposition - Der Artikel kann durch die Disposition geplant werden.

Keine - Der Artikel kann nicht durch die Disposition geplant werden.

ACHTUNG: Nur Artikel mit der Planungsmethode Disposition knnen ausgewhlt werden, wenn
der Dispositionsassistent ausgefhrt wird.
Beschaffungsmethode
Die Drop-Down Box bietet folgende Mglichkeiten zur Auswahl:

Herstellen - Die Disposition legt Produktionsauftragsempfehlungen fr den Artikel an.

Kaufen - Die Disposition legt Bestellungsempfehlungen fr den Artikel an.

ACHTUNG: Bei Produkten mehrstufiger Stcklisten sollte folgendes beachtet werden.


Alle bergeordneten Artikel sollten als Herstellen definiert werden, damit der Bedarf fr die
untergeordneten Artikel whrend der Disposition berechnet werden kann. Im Falle einer Stckliste
fr Verkauf oder Montage wird fr den bergeordneten Artikel kein tatschlicher Produktionsauftrag
ausgegeben, sondern lediglich die Anforderungen fr die untergeordneten Artikel.
Die Methode Kaufen sollte fr die untergeordneten Artikel der untersten Ebene der Stckliste
ausgewhlt werden oder fr Artikel, die nicht Bestandteil der Stckliste sind.
Auftragsintervall
Auftragsintervalle knnen aus der Drop-Down Liste ausgewhlt, oder mittels neu definieren erstellt
werden.

Bei Dispositionsberechnungen werden die empfohlenen Auftrge automatisch zu Intervallperioden


zusammengefasst, und Auftrge in der gleichen Periode werden fr den ersten Werktag dieser
Periode eingeplant.
Auftragsvielfaches
Unter Auftragsvielfaches wird die zu produzierende Losgre festgelegt.
ACHTUNG: Wurde z. B. der Wert 12 eingegeben, betrgt die Anzahl der bestellten Artikel ein
Vielfaches von 12. Wenn Sie 20 Artikel bentigen und der Wert bei 12 liegt, lautet die
Dispositionsempfehlung demzufolge 24 Artikel.
Mindestauftragsmenge
Hier wird eine Mindestlosgre definiert. Liegt diese z.B. bei 100 und zur erfllung des
Kundenauftrages wrden 80 Stck bentigt, wrde die Materialbedarfsplanung die Beschaffung von
100 Stck empfehlen.
Durchlaufzeit
In SAP Business One definiert die Durchlaufzeit die die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der
Bestellung bis zum (Waren)Eingang oder zur Fertigung vergehen.
Toleranztage
Anzahl der Tage die durch Spielraum abgedeckt sind, da Lieferdatum-Durchlaufzeit grer als das
aktuelle Werktag-Datum sind.

Registerkarte Eigenschaften
ber diese Registerkarte knnen dem Artikel bis zu 64 frei definierte Eigenschaften zugeordnet
werden.

Artikeleigenschaften knnen unter Administration > Definition > Lagerverwaltung >


Artikeleigenschaften gepflegt werden. Artikeleigenschaften stellen im Grunde nur eine Art
zustzlicher Beschreibung des Artikels dar, welche jedoch bei SAP Business One internen
Auswertungen als Selektionskriterium herangezogen werden knnen.
Registerkarte Bemerkungen
Auf dieser Registerkarte kann ein beliebiger erklrender Text, oder ein Photo z.B. des Artikels
hinterlegt werden.

Registerkarte Anhnge
ber diese Registerkarte knnen Anhnge mit dem Artikelstammsatz verknpft werden.

Durchsuchen
ber diesen Button wird im entsprechend definierten Ordner nach anzuhngenden Dokumenten
gesucht.
Fr COMbridge und GIT ist dies immer spezielle Ordner in den die Verwaltung Dokumente einscannen
kann. Dieser Ordner ist fest eingestellt und nur Personen mit entsprechender Berechtigung (durch das
Betriebssystem) zugnglich.
Anzeigen
Selektierte Dokumente knnen ber diesen Button Aufgerufen werden.
ACHTUNG: Software zum anzeigen des entsprechenden Datenformates muss auf dem Computer
installiert sein!
Lschen
Ein selektierter Anhang wird aus der Liste der Anhnge gelscht.

Wertkontraktartikel
Eine besondere nur bei COMbridge ITC und GIT verwendete Art von Artikeln ist der
Wertkontraktartikel. Der Wertkontraktartikel wird nicht gehandelt, sondern stellt gewissermaen
den Wert eine Vertrages dar, welcher mit zu Vertragsabschluss noch nicht bekannten Artikeln
bedient wird.

Typisch fr den Wertkontraktartikel ist, dass die Artikelnummer der Nummer des Wertkontraktes
entspricht.
Da der Wertkontraktartikel weder ge- noch verkauft wird, nicht auf Lager liegt und auch kein
Anlagevermgen darstellt, sind alle diesbezglichen Markierungen zu entfernen.
Registerkarte Allgemein

ber die Lupe im Feld Zustzl. Identifikator kann abgefragt werden, ob im Rahmenvertrag das
Wertkontraktkennzeichen gesetzt ist. SAP Business One merkt sich dann diese Einstellung und zeigt
den Text WERTKONTRAKT an.
Da der Wertkontrakt eine bestimmte Laufzeit aufweist, sollte der Artikel nach Auslaufen des
Vertrages auf Inaktiv gesetzt werden.

Weitere Einstellungen auf den Registerkarten


Auf den Registerkarten sind keine gesonderten Einstellungen vorzunehmen. Bemerkungen oder die
eingescannten Vortragsunterlagen knnen ber die betreffenden Registerkarten Bemerkungen und
Anhnge hinzugefgt werden.
Verbindung zum Rahmenvertrag
Der Wertkontraktartikel sollte immer der erste Artikel im Rahmenvertrag sein. Idealerweise sind die
in der Artikelbeschreibung angegebenen Daten zur Vertragslaufzeit auch Start- und Enddatum im
Rahmenvertrag.

ACHTUNG: diese Einstellungen erfolgen nicht automatisch!


Nacharbeit
Eine weiterer besonderer Artikel bei COMbridge und GIT ist der Artikel Nacharbeit. Nacharbeit dient
dazu, bereits abgerechnete, aber noch nicht erbrachte Leistungen zu liefern.

Es ist darauf zu achten, dass Nacharbeit als Verkaufsartikel angelegt wird. Zudem ist Nacharbeit
immer OHNE PREIS anzulegen.
ACHTUNG: Der Artikel Nacharbeit wird bei COMbridge ITC und GIT immer nur geliefert, jedoch nie in
Rechnung gestellt!

Mitarbeiterstamm
SAP Business One bietet ein eigenes Modul zur Verwaltung der Mitarbeiter an. Da die erweiterten
Funktionen im Zusammenspiel mit Time-O-Meter das Vorhandensein von Mitarbeiterstammstzen
voraussetzen werden kurz die wichtigsten Einstellungen besprochen.
Kopfdaten

In den Kopfdaten werden die wesentlichen Daten der Mitarbeiter hinterlegt. Von Interesse ist die
automatisch vergebene Mitarbeiternummer, welche von Hand in Time-O-Meter zu bertragen ist.
Umgekehrt ist idealerweise im Feld Ext. Mitarbeiter-Nr. die in Time-O-Meter intern genutzte
Nummer einzutragen. Dies dient zur Koppelung der beiden Systeme.
Alle weiteren Felder sind entsprechend ihrer Feldbezeichnung zu fllen. Die bisher implementierten
Funktionen greifen auf die Eintrge Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung zu. Daher sollten
diese Felder idealerweise korrekt gefllt sein.
Registerkarten
Auf den Registerkarten werden entsprechende personenbezogene Daten gespeichert, welche zur
Kopplung von Time-O-Meter und SAP Business One (derzeit) nicht notwendig sind.

Belege
Die fr COMbridge ITC und GIT geplanten Workflows sehen das erzeugen folgender Belege vor:

Angebot
Bestellung
Ausgangsrechnung (fr bereits erbrachte Leistungen)
Lieferung (fr bereits abgerechnete aber nicht erbrachte Leistungen)

Wie bereits mehrfach erwhnt dient die Lieferung nur dazu bereits abgerechnete aber noch nicht
erbrachte Leistungen nachtrglich auszugleichen. Daher erfolgt auf eine Lieferung keine Rechnung!

Angebot
SAP Business One bietet die Mglichkeit Angebote zu definieren und diese dem Kunden zu
unterbreiten.

Kopfdaten (obere Hlfte)


SAP Business One verwendet eine weitgehend identische Darstellung der Kopfdaten auf allen Einund Verkaufsbelegen. Dies ermglicht es, die wesentliche Daten problemlos an nachfolgebelege zu
bergeben und diese immer an denselben Stellen wieder zu finden.
Kunde
Hier findet sich die Kundennummer aus dem Geschftspartnerstammsatz. Die Kundennummer kann
direkt eingegeben, oder aus der Liste der Geschftspartner, welche Kunden sind, gewhlt werden.
Lieferanten werden nicht angezeigt.
ber den gelben Pfeil kann direkt zum Kundenstammsatz abgesprungen werden.
Name
Dieses Feld wird mit dem Namen des Kunden belegt, welcher im Stammdatensatz der
Kundennummer zugeordnet ist.

Ansprechpartner
Unter Ansprechpartner wird, sofern im Kundenstammsatz gepflegt, der Ansprechpartner des Kunden
angezeigt. Sind mehrere Ansprechpartner gepflegt, wird beim Anlegen der als Standard markierte
Ansprechpartner gewhlt. ber die Drop-Down Liste kann jedoch jederzeit ein anderer
Ansprechpartner gewhlt werden.
ber den gelben Pfeil kann direkt zur Ansprechpartnerverwaltung im Kundenstammsatz
abgesprungen werden.
Kundenref.nr.
Dieses Feld wird nicht aus dem Kundenstammsatz gefllt.
Die Eintragung der Referenz erfolgt anhand der Anforderungen bei COMbridge IT-Consulting und GIT.
Whrungsfelder
Es besteht die Mglichkeit festzulegen, in welcher auf welcher
Whrungsbasis und fr Geschftspartner zudem abweichend, in
welcher Whrung der Beleg erstellt wird.
Folgende Unterscheidungen der Whrungsbasis gibt es:
Hauswhrung diese ist im Falle von COMbridge IT-Consulting und GIT immer der EURO (EUR).
Systemwhrung wre Relevant wenn mehrere Systeme in einem Verbund betrieben werden, diese
jedoch verschiedene Hauswhrungen nutzen wrden. Dies trifft jedoch fr COMbridge IT-Consulting
und GIT derzeit nicht zu.
GP-Whrung ist die in den Stammdaten des Geschftspartners hinterlegte Whrung. Diese kann
jedoch im zweiten Feld bersteuert werden. Somit wird es mglich anstelle in EUR z.B. in USD
anzubieten.
Sofern kein gltiger Wechselkurs definiert ist, wird automatisch ein Fenster geffnet, in dem der
aktuelle Kurs gepflegt werden kann.
Nr.
Hier wird die jeweilige Belegnummer angegeben. Das vorgestellte Feld ermglicht es ggf. eine
andere, als die voreingestellte Nummernkreisserie zu nutzen. Fr COMbridge IT-Consulting und GIT
steht diese Einstellung momentan auf Primr, die Belegnummer wird automatisch aufsteigend
erzeugt.

Status
Folgende Status knnen angenommen werden:

Offen: Der Beleg kann vollstndig oder teilweise in einen Folgebeleg kopiert werden.

Offen Gedruckt: Der Beleg wurde gedruckt, jedoch noch nicht abgeschlossen.

Storniert: Der Beleg wurde storniert.

Geschlossen: Der Beleg wurde entweder manuell geschlossen, oder SAP Business One hat ihn
automatisch geschlossen, als er in einen anderen Beleg kopiert wurde.

Geparkter Beleg: Der Beleg ist ein Entwurf.

Buchungsdatum
Der Standardwert fr dieses Feld ist das aktuelle Datum, an dem das Angebot erstellt wird. Das
Datum kann, sollte jedoch nicht, gendert werden.
Gltig bis
Das hier angegebene Datum beschreibt die Gltigkeit des Angebots. SAP Business One setzt dieses
Datum Standardmig 30 Tage/1 Monat in die Zukunft. Dieses Datum kann gendert werden.
ACHTUNG: Diese Feldposition ndert sich in den Nachfolgebelegen z.B. zu Lieferdatum etc.
Belegdatum
Das Belegdatum ist in SAP Business One das fr Steuerzwecke magebliche Datum. Auch dieses Feld
kann gendert werden.
Kopfdaten (untere Hlfte)
In der unteren Hlfte des Beleges werden Daten angezeigt, welche nicht Aus den Stammdaten oder
Belegvorgaben ermittelt werden.

Vertriebs-MA
Hier kann ein der fr die Kundenbetreuung zustndige Mitarbeiter eingetragen werden.
Fr COMbridge IT-Consultung und GIT typischerweise die Mitarbeiter der Verwaltung.
Eigentmer
Dem Beleg kann ein Eigentmer zugeordnet werden. Basis ist die Liste der Mitarbeiter.

Bemerkungen:
In diesem Feld knnen bis zu 254 Zeichen fr Bemerkungen jeder Art vergeben werden. Beim
Kopieren des Beleges in Nachfolgebelege fgt SAP Business One an dieser Stelle automatisch einen
Verweis auf den Vorgngerbeleg ein.
Gesamt vor Rabatt
Hier steht der Gesamtbetrag des Angebotes vor Berechnung eines auf die gesamte Belegsumme
gewhrten Rabattes.
ACHTUNG: Wenn der Rabatt in einer Artikel- oder Servicezeile definiert wurde, bercksichtigt der
in diesem Feld angezeigte Betrag bereits diesen zeilenabhngigen Rabatt.
Rabatt in %
Diese Feldkombination bezieht sich auf den Betrag der in Gesamt vor Rabatt angegeben wurde. Im
linken Feld kann der Rabattsatz eingetragen werden im rechten Feld erscheint der davon
wertabhngig berechnete Rabattbetrag.
Ebenso ist der umgekehrte Weg mglich nach Eingabe eines fixen Betrages errechnet SAP
Business One den dazu gehrigen Rabattsatz (linkes Feld) in Prozent.
Fracht
Zeigt den Gesamtfrachtbetrag des Angebotes an.
Fr COMbridge IT-Consulting und GIT wird dieses Feld (vorerst) ausgeblendet sein.
Rundung
Fr COMbridge IT-Consulting und GIT ist die Standardeinstellung von SAP Business One gltig.
Danach wird nach Whrung gerundet. D.h. die unter Definition Whrungen einer Whrung
hinterlegten Regeln greifen hier.
Steuer
Hier wird die anhand der jeweiligen Steuerkennzeichen und des Artikelpreises der einzelnen
Belegzeilen anfallende Steuerbetrag ausgewiesen.
Gesamt
Gesamtbetrag des Beleges, welcher sich aus Gesamt vor Rabatt, abzglich Rabatt, zuzglich Fracht
und Rundungsberichtigung sowie Steuer ergibt.
Registerkarten
Im Angebotsbeleg existieren folgende Registerkarten:

Inhalt
Logistik
Buchaltung
Anhnge

Registerkarte Inhalt
Die Registerkarte Inhalt listet alle Artikel oder Servicepositionen auf, die Angeboten werden.

Artikel/Serviceart
Beim Anlegen des Angebotes muss entschieden werden, ob mit Artikeln oder einer Dienstleistung
gearbeitet wird. Artikel und Serviceleistungen knnen nicht in einem Beleg enthalten sein. Allerdings
knnen Serviceleistungen als Artikel angelegt werden.
Bei COMbridge IT-Consulting und GIT werden derzeit alle Leistungen als Artikel verwaltet. Alle
weiteren Erklrungen beziehen sich darauf.
Tabellenspalten
Die Registerkarte Inhalt ist durch Zeilen und Spalten strukturiert. Dadurch stehen gleiche Elemente
immer untereinander. Mittels Werkzeugsymbol in der Menleiste knnen Spalten
ein/ausgeblendet und in ihrer Reihenfolge verndert werden.
Im Folgenden werden die wichtigsten Tabellenspalten beschrieben.
Artikelnummer
Diese Tabellenspalte enthlt die Artikelnummer. Diese ist der eindeutige Identifier eines Artikels,
welcher im Artikelstamm angelegt wurde.
ber den gelben Pfeil kann direkt zu den Stammdaten des Artikels abgesprungen werden.
Menge
Die Menge des angebotenen Artikels.
Stckpreis
Der pro Stck hinterlegte Preis des Artikels. Abhngig von der in den Stammdaten definierten
Preisliste, definierten Kundenrabatten etc.
Rabatt
Rabatt, welcher fr den Artikel der betreffenden Zeile gewhrt wird. Angabe in %
ACHTUNG: Rabatt auf Zeilenebene sollte fr COMbridge IT-Consultung und GIT nicht gewhrt
werden, da dieser in den zustzlich erstellen Abfragen nicht gehandhabt wird wird.
Steuerkennzeichen
Das fr den Artikel jeweils gltige Steuerkennzeichen.

Gesamt
Gesamtbetrag der Zeile, d.h. Menge * Stckpreis (abzglich eines Zeilenbezogenen-Rabattes)
Rahmenvertrag
Ist der Artikel Bestandteil eines derzeit gltigen Rahmenvertrages, wird dort die Nummer des
zugrundeliegenden Rahmenvertrages angezeigt.
ber den gelben Pfeil kann direkt zum betreffenden Rahmenvertrag abgesprungen werden.
Registerkarte Logistik
Die Registerkarte beinhaltet alle wesentlichen Daten um Ware liefern und abrechnen zu knnen.

Lieferadresse und Rechnungsadresse


Fr COMbridge IT-Consulting und GIT sind vornehmlich die Felder Lieferadresse und
Rechnungsadresse von Interesse. Diese werden mit den in den Stammdaten hinterlegten Adressen
gefllt, knnen jedoch auch berschrieben werden.
Versandart
Hier kann eine Angabe zur Versandart angegeben, oder eine solche definiert werden.
Dieses Feld wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT derzeit nicht genutzt.
Sprache
ber dieses Feld kann eine andere, als die dem Geschftspartner in den Stammdaten zugeordnete
Sprache gewhlt werden. Hierzu mssen jedoch die entsprechenden Feldwerte ber die Funktion
Mehrsprachenuntersttzung in der jeweiligen Sprache bersetzt sein.
GP Channel Name
Wenn dieser Beleg fr indirekten Vertrieb ber einen anderen Geschftspartner anlegt wurde, wird
hier der Code dieses Geschftspartners angegeben.
Bei COMbridge IT-Consulting und GIT wird diese Funktionalitt derzeit nicht genutzt.
GP Channel Ansprp.
Ansprechpartner fr den im GP Chanel Name angegebenen Geschftspartner.

Registerkarte Buchhaltung

Die Registerkarte Buchhaltung wird vorrangig mit den in den Geschftspartner (Kunden)
Stammdaten Werten gefllt. Diese knnen entsprechend gendert werden.
Journaleintrag
Eintrag der im Buchungsjournal erstellt wird. Die Vorgabe Angebote 10000 sollte mglichst nicht
verndert werden.
Zahlungsbeding.
Die dem Geschftspartner in den Stammdaten zugeordneten Zahlungsbedingungen.
ber den gelben Pfeil ist ein direkter Absprung zur Pflege der Zahlungsbedingungen mglich.
Zahlweg
Der dem Kunden zugeordnete und bevorzugte Zahlweg.
Zentralbankkennzeichen
Fr auslndische Kunden kann hier das jeweilige Zentralbankkennzeichen gesetzt werden.
Diese Funktion wird derzeit bei COMbridg IT-Consulting und GIT nicht genutzt.
Flligkeitsdatum neu berechnen:
Sofern aktiv, kann das Datum zur Flligkeit hier abweichend von den Einstellungen der Stammdaten
neu errechnet werden.
Verschiebung der Skontofrist
Dieses Feld erlauft es die Skontofrist fr den Kunden zu verschieben.
GP Projekt
Ist in den Kundenstammdaten ein Projekt gepflegt, wird dieses hier eingetragen. Es kann jederzeit
auch ein anderes Projekt aus der Auswahlliste selektiert werden.
Kennzeichen
Hier kann ein eventuelles Zessionskennzeichen (Markierung einer Abtretung) eingetragen werden.
Steuernr.
UID-Nummer des Geschftspartners, wie im entsprechenden Stammdatenfeld gepflegt.
Auftragsnummer
Dieses Feld wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht genutzt.
B1-Hilfe: Geben Sie eine Auftragsnummer der Kette ein, wenn Sie die direkte Verteilungsmethode
verwenden. Diese Nummer wird in der Datei aufgezeichnet, die Sie an die Zentrale der Handelskette
schicken.

Registerkarte Anhnge

Hier knnen, mittels Durchsuchen Dokumente mit dem Angebot verknpft werden. Der Button
Anzeige angezeigt werden. Mit Lschen wird die Verknpfung wieder aufgehoben.

Kundenauftrag (Bestellung)
Bestellungen erfolgen bei COMbridge IT-Consulting und GIT entweder als

Folgebeleg auf ein Angebot


Initiales Dokument
In Verbindung mit Rahmenvertrgen

Der Sprachgebrauch bei COMbridge IT-Consulting und GIT weicht von den Meneintrgen in SAP
Business One ab. Dort kennzeichnet der Ausdruck Bestellung eine Bestellung beim Lieferanten.
Wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT von Bestellung gesprochen ist der Kundenauftrag
gemeint.

Kopfdaten
Wie bereits erwhnt nutzt SAP Business One in allen Belegen eine einheitliche Struktur was
angezeigte Datenfelder in den Belegen betrifft. Im Folgenden wird nur auf die Abweichung, welche
zum bereits beschriebenen Angebot auftritt eingegangen
Lieferdatum
Abweichend zum Angebot, wo dieses Feld Gltig bis
hie, existiert im Kundenauftrag (der Bestellung) das
Feld Lieferdatum. Hier wird das Datum der zu
erbringenden Lieferung eingetragen
Sonderfelder
Fr COMbridge IT-Consulting und GIT wurden mehrere Sonderfelder hinzugefgt.
Die Felder AZ und BM sind fr den Kunden Volkswagen
vorgesehen.
Das Feld Warnung [%] erlaubt eine Prozentuale Angabe, ab der
Warnungen fr zu definierende Anwender erzeugt werden.
Hiermit kann auf die baldige Erfllung der Bestellung zeitig reagiert werden.

Registerkarte Inhalt
Auf der Registerkarte Inhalt sind keine neuen oder fr die Verwendung bei COMbridge IT-Consulting
und GIT relevanten Felder enthalten.
Registerkarte Logistik
Auf die Registerkarte Logistik sind einige Felder neu hinzugekommen.

CHECKBOX Komissionierliste drucken


Durch aktivieren der Checkbox wird beim drucken des Kundenauftrages auch eine Komissionerliste
erzeugt.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.
CHECKBOX Beschaffungsbeleg
Ist die Checkbox aktiviert, werden fr Artikel Bestellungen oder Produktionsauftrge angelegt und
automatisch im Kundenauftrag angezeigt. Zudem wrde das Fenster Beschaffungsassisten fr
Kundenaufrge geffnet, wenn der Kundenauftrag hinzugefgt (gespeichert) wird.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.
CHECKBOX Genehmigt
Ermglicht das Kopieren des Kundenauftrags in Verkaufsbelege hherer Ebene.
ACHTUNG: Diese Checkbox sollte immer gesetzt werden!
CHECKBOX Teillieferung erlauben
Das aktivieren der Checkbox erlaubt die Teilerfllung des Auftrags. Wenn Sie dieses Kennzeichen
setzen, knnen Sie den Kundenauftrag auch teilweise in Verkaufsbelege hherer Ebene kopieren.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT notwendig, da Bestellungen hufig
ber einen lngeren Zeitraum abgewickelt, aber erbrachte Leistungen in Intervallen (Monat,
Quartal) in gestellt werden.
ACHTUNG: Diese Checkbox sollte immer aktiv sein!
Bem. Komm. U. Packen
Freitextfeld das einen 254 Zeichen langen Kommentar zum Kommissionieren und Packen erlaubt.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.

Registerkarte Buchhaltung
Auf die Registerkarte Buchhaltung sind einige Felder neu hinzugekommen.

Stornierungsdatum
Das Stornierungsdatum gibt den letzten Tag an, an dem der Kunde zu liefernde Ware noch annimmt.
Das von SAP Business One vorgeschlagene Standarddatum liegt 30 Tage nach dem Lieferdatum.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.
Erforderl. Datum
Hier kann man voraussichtliche Datum angeben, zu dem die Waren an den Kunden geliefert werden.
Der Standardwert ist identisch mit dem Lieferdatum.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.
Registerkarte Anhnge
Auf der Registerkarte Anhnge sind keine neuen oder fr die Verwendung bei COMbridge ITConsulting und GIT relevanten Felder enthalten.

Lieferung
Lieferungen haben bei COMbridge IT-Consulting und GIT eine besondere Funktion.
Eine Lieferung darf nicht als Folgebeleg eines Kundenauftrages (fr ITC/GIT einer Bestellung) angelegt
werden, sondern immer nur um bereits berechnete aber noch nicht erbrachte Leistungen des
Artikels Nacharbeit gegenber der Bestellung abzurechnen.

Kopfdaten
Wie bereits erwhnt nutzt SAP Business One in allen Belegen eine einheitliche Struktur was
angezeigte Datenfelder in den Belegen betrifft. Im Folgenden wird nur auf die Abweichung, welche
zum bereits beschriebenen Angebot auftritt eingegangen
Lieferdatum
Abweichend zum Angebot, wo dieses Feld Gltig bis
hie, existiert im Beleg Lieferung das Feld
Lieferdatum. Hier wird das Datum der erbrachten
Lieferung eingetragen
Registerkarte Inhalt
Auf die Registerkarte Inhalt sind keine Felder neu hinzugekommen.
ACHTUNG: Bei COMBridge IT-Consulting und GIT sollte hier immer nur der Artikel Nacharbeit
OHNE Stckpreis aufgefhrt sein. Die Gesamtsumme des Beleges ist immer 0,00 EUR!

Registerkarte Logistik
Auf die Registerkarte Logistik sind einige Felder neu hinzugekommen.

Tracking-Nr.
Hier kann eine Trackingnummer hinterlegt werden, wie sie beispielsweise Paketdienste verwenden.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.
Stempelnummer
Diese Nummer ist zur Abrechnung bei Lieferungen an Handelsketten blich.
Diese Funktionalitt ist bei COMbridge IT-Consulting und GIT nicht notwendig.
Registerkarte Anhnge
Auf die Registerkarte Anhnge sind keine Felder neu hinzugekommen.

Ausgangsrechnung
Ausgangsrechnungen werden bei COMbridge IT-Consulting und GIT nur auf Basis eines
Kundenaufrages (Bestellung) angelegt. Niemals als Folgebeleg einer Lieferung!

Kopfdaten
Wie bereits mehrfach erwhnt nutzt SAP Business One in allen Belegen eine einheitliche Struktur was
angezeigte Datenfelder in den Belegen betrifft. Im Folgenden wird nur auf die Abweichung, welche
zum bereits beschriebenen Angebot auftritt eingegangen.
Rechnungsdatum (orginr Buchungsdatum)
Im Feld Rechnungsdatum wird bei COMbridge IT-Consulting und GIT jeweils der Monatsletzte des
abgerechneten Monats als Datum eingetragen.
Flligkeitsdatum
In diesem Feld ist festgehalten, bis zu welchem Datum der Zahlungseingang zur in Rechnung
gestellten Leistung erwartet wird.
Registerkarte Inhalt
Auf die Registerkarte Inhalt sind keine Felder neu hinzugekommen.

Registerkarte Logistik
Auf der Registerkarte Logistik hat sich eine geringfgige nderung ergeben

CHECKBOX Mahnungen sperren


Das anhaken dieser Checkbox schliet die so gekennzeichneten Ausgangsrechnungen bei der
Ausfhrung des Mahnassistenten aus.
Registerkarte Buchhaltung
Auf die Registerkarte Buchhaltung sind einige Felder neu hinzugekommen.

Abstimmkonto
Hier wird das in den Geschftspartnerstammdaten hinterlegte Abstimmkonto angezeigt. Diese
Einstellung sollte im Normalfall nicht gendert werden.
CHECKBOX und Drop-Down Liste Zahlungssperre
Ist die Checkbox angehakt, wird der Beleg als gesperrt gekennzeichnet so das er bei der Zahlung
bersprungen wird. Aus der Dropdown Liste sollte ein Grund fr die Zahlsperre gewhlt oder ggf. ein
neuer mittels neu definieren angelegt werden
CHECKBOX Max. Skonto
Das aktivieren der Checkbox berechnet den Skontobetrag im Zahlungslauf auch nach Ablauf des
Flligkeitsdatums.
Raten
Zeigt die Details zu den Raten an, wie in den Geschftspartner-Stammdaten angegeben.
Mit dem gelben Pfeil kann zur Bearbeitung der Daten abgesprungen werden.
Registerkarte Anhnge
Auf die Registerkarte Anhnge sind keine Felder neu hinzugekommen.

Anwendertabellen
Da SAP Business One nicht von sich aus ber alle bentigten Funktionen verfgt, wurden einige
Funktionen, welche z.B. Daten aus der Zeiterfassung Time-O-Meter in SAP Business One
bereitstellen zustzlich entwickelt. Diese Daten werden in gesonderten Tabellen bereitgestellt.
ANWENDERTABELLEN WERDEN BEI COMbridge IT-Consulting und GIT verwendet!
TOM-B1 Mapping
Die Tabelle TOM-B1 Mapping dient dazu, eine Verbindung zwischen den abgerechneten Stunden pro
Mitarbeiter und Projekt (oder Angebot) sowie den zugeordneten Artikeln herzustellen.
Hintergrund: TOM weis nicht, ob die erfasste Stunde pro Mitarbeiter ein Juniorentwickler, oder
Leadentwickler Stunde ist.

Aufruf
Die Mapping Tabelle ist ber den Menpunkt TOM-B1 Mapping im Personalmodul erreichbar.

Tabelle

Mitarbeiternummer
In der Spalte Mitarbeiternummer, wird die Personalnummer des Mitarbeiters eingetragen. Diese
muss sowohl im Business One Personaldatenstammsatz existieren (automatische Nummernvergabe),
als auch in Time-O-Meter eingetragen sein.
Mit einem Klick auf das Lupensymbol kann zudem der Mitarbeiterstamm angezeigt werden.
Hierbei werden Mitarbeiternummer und Name und Name des Mitarbeiters zu Auswahl angezeigt.

Pflege in TOM

In TOM wird die Personalnummer beim Anlegen/Pflegen des Mitarbeiterstammsatzes unter Sonstige
Angaben im Feld Personalnummer angelegt.

Die Personalnummer wird in der Mitarbeiterbersicht in einer gesonderten Spalte angezeigt.

Die Mitarbeiter ID aus TOM ist im Gegenzug dazu, in das Feld Ext. Mitarbeiter-Nr. einzutragen.
Angebot

Im Feld Angebot knnen Angebote hinterlegt werden. Bei COMbridge IT-Consulting und GIT kann der
Fall Auftreten das bereits auf Basis des Angebotes Leistungen erbracht werden, obwohl noch keine
Bestellung existiert. Einzutragen ist die Angebotsnummer.
Mit einem Klick auf das
Lupensymbol werden alle
im System existierenden
Angebote mit Nummer,
Kunde und Erstelldatum
angezeigt und knnen per
Mausklick gewhlt werden.

Bestellung

Das Feld Bestellung verhlt sich analog dem Feld Angebot. Es ist jedoch zu beachten, das eine
Bestellung immer ein eingetragenes Angebot bersteuert. D.h. existieren Angebot und Bestellung,
greifen die Auswertungen in B1 immer auf die Daten (z.B. Artikel, Stundenstze) der Bestellung zu.
Einzutragen ist die Bestellnummer.
Mit einem Klick auf das
Lupensymbol werden alle im
System existierenden
Bestellungen mit Nummer, Kunde
und Erstelldatum angezeigt und
knnen per Mausklick gewhlt
werden.

Leistung-Artikelnummer

In diesem Feld ist die Artikelnummer, welche die erbrachte Leistung definiert, einzutragen.
Mit einem Klick auf das Lupensymbol werden alle
einem Angebot oder einer Bestellung zugeordneten
Artikel sowie deren Beschreibung angezeigt. Per
Mausklick knnen diese ausgewhlt werden.

Von-bis

Die Felder von und bis sind fr zuknftige Erweiterungen vorgesehen. Beide Felder sind
Datumsfelder und knnen in Zukunft herangezogen werden eine zeitliche Abhngigkeit der
Mitarbeiter-Projelt-Leistungszuordnung zu ermglichen.
ACHTUNG: Derzeit werden Daten in diesen Feldern nicht ausgewertet!
Projektstundenbersicht
Die Projektstundenbersicht wird in zwei Schritten gefllt. Im ersten werden die Daten aus Time-OMeter in eine Business One Anwendertabelle geschrieben. Im zweiten Schritt werden einzelne
Informationen aus der Matchingtabelle nachgelesen und in der Projektstundenbersicht
eingetragen.
Aufruf
Das Fenster Projektstundenbersicht findet sich im Men Extras unter Benutzerdefinierte Fenster.

Tabelle

Die Tabelle besteht aus mehreren Spalten, welche (derzeit) editier bar sind, jedoch automatisch mit
Daten aus Time-O-Meter und der TOM-B1 Match Tabelle gefllt werden.
Angebot und Bestellung

In diesen Feldern stehen Angebot bzw. die Bestellung, wie in Time-O-Meter angelegt.
Pflege in Time-O-Meter

Hierzu wurde Time-O-Meter entsprechend angepasst. In den Projekteinstellungen knnen nun die
Bestellnummer und falls auf Angebotsbasis gearbeitet wird, das Angebot eingetragen werden.

Diese Daten sind zur korrekten Funktion der Auswertung in B1 sehr wichtig!
B1 Mitarbeiternummer und TOM Mitarbeiternummer

Alle Eintrge in diesen Feldern werden aus Time-O-Meter bermittelt.


Die B1-Mitarbeiternummer ist hierbei die in TOM hinterlegte Personalnummer wie sie in Business
One vergeben wurde. Die TOM-Mitarbeiternummer ist die TOM-Interne ID. Die Spalte TOMMitarbeiternummer kann ausgeblendet werden, da sie rein informellen Charakter hat.

Leistung

Dieses Feld wird mit der in der Matching-Tabelle hinterlegten Leistung zu Projekt und Mitarbeiter
gefllt.
Stunden aus TOM
Hier sind die monatlich kumulierten Stunden fr die Kombination aus Mitarbeiter und Projekt
hinterlegt.
Nacharbeit Stunden
Sollten Stunden bereits abgerechnet, aber noch nicht erbracht sein, knnen diese als
Nacharbeitsstunden in TOM angelegt werden (nur durch Verwaltung, Geschftsfhrung). Die
Nacharbeitsstunden werden als Teilmenge der TOM-Stunden betrachtet. Der Wert NA Stunden darf
nicht grer sein als die eingetragenen Stunden aus TOM.
Pflege in Time-O-Meter

TOM wurde um die entsprechende Funktion erweitert Nacharbeitsstunden zu pflegen. Dieser Entrag
erfolgt durch berechtigte Personen (nicht die Mitarbeiter selber) auf deren Projektbezogenen
Stundenauswertungen im Feld NA Std.

Idealerweise wird diese Pflege nach Abschluss des Monats und Eingang der unterschriebenen
Stundenzettel durchgefhrt.
ACHTUNG: Die Pflege ist nur fr den aktuellen und den Vormonat mglich!!!
Leistungsmonat
In diesem Feld wird vermerkt fr welchen Monat die Daten der Tabellenzeile gltig sind. Angebeben
wird immer das Datum des Monatsletzten.
Abgeschlossen
Hier wird angezeigt, ob der Mitarbeiter den Monat als abgeschlossen markiert hat.
Unterschrift
In diesem Feld wird angezeigt, ob in Time-O-Meter durch die Verwaltung der Eingang der
unterschriebenen Stundenzettel vermerkt wurde.
Pflege in Time-O-Meter

TOM wurde um die entsprechende Funktion erweitert fr die projektbezogene Stundenauswertung


eines Mitarbeiters das vorliegen eines unterschriebenen Stundenzettels zu erfassen. Hierzu dient die
Checkbox unterschr.

Auswertungen

Workflow in Time-O-Meter